Manual de Proceso y Procedimiento Tienda Obando

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NIT: 800765432-1
Manual de procesos y procedimientos tienda Obando
Karen Rubiela Rojas Benavides

Fanny Viviana Chavarro
Yescenia Tovar Moreno
Dainer Obando Cruz
Estudiantes
Jeraldine Hurtado Martínez

Docente Control y Aseguramiento de la Información
Universidad de la Amazonia
Facultad de Ciencias Contables, Económicas y Administrativas
Programa de Contaduría Pública
Florencia - Caquetá
2020
Dirección: Carrera 14# 11-124 barrió la bocana Florencia-Caquetá

Horario: lunes a viernes de 7:00am a 11:00am y 2:00pm a 5:00pm
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Contenido
ACTIVIDAD:...................................................................................................................................4
PROCESO:.......................................................................................................................................4
Auditoria para realizar diagnóstico de la empresa..............................................................................4
POLITICA:......................................................................................................................................4
1. PROCEDIMIENTOS:.............................................................................................................4
1.1. Análisis de la estructura y los procedimientos establecidos en el Departamento contable y
financiero de la empresa donde se realizará la práctica:.................................................................4
1.1.2. Como está constituido el Departamento contable y Financiero de la empresa:...............4
Definición de cargos y definición de funciones..........................................................................4
1.1.2. Descripción de los procesos llevados a cabo al interior del Departamento Contable y
Financiero e identificación de los puntos críticos de control (DOFA).......................................5
1.2. Planteamiento, Descripción, Formulación y Sistematización del problema principal
que ustedes como firma identifican en la empresa en los procesos y procedimientos que
realizan en la entrada y salida de dinero, identificando el proceso el cual requiera el diseño de
un sistema de control interno contable...........................................................................................7
Planteamiento Del Problema y Descripción Del Problema......................................................7
Formulación Del Problema.......................................................................................................7
Sistematización Del Problema...................................................................................................7
1.3. Planteamiento de la Justificación........................................................................................8
Objetivo general.........................................................................................................................8
Objetivos específicos..................................................................................................................9
1.4. Diseño Metodológico: Fuentes y Técnicas de recolección de información.......................9
1.4.1. ENTREVISTA..............................................................................................................9
1.4.1.1. Persona Entrevistada: GLADYS CRUZ AGUILAR...................................................9
1.4.1.2. Persona encuestada: Ediver Andrés Obando Cruz....................................................11
1.5. Recursos disponibles: Recurso humano, Recurso Material, Recurso Institucional y
Recursos financieros......................................................................................................................14
1.6. Aspectos Generales de la empresa: Información general de la empresa, reseña...........14
histórica, plataforma estratégica (Misión, Visión, principios institucionales, estructura.........14
organizacional, portafolio de servicios etc.)..................................................................................14

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1.6.1. Información general de la empresa:..........................................................................14

1.6.2. Reseña Histórica:........................................................................................................15
1.6.3. Plataforma estratégica:..............................................................................................15
1.6.3.1. Misión..................................................................................................................15
Ofrecer a nuestros clientes productos de calidad, a precios cómodos que cumplan con sus
necesidades y exigencias, contando con el personal y la infraestructura altamente calificados........15
1.6.3.2. Visión...................................................................................................................15
1.6.3.3. Objetivo...............................................................................................................15
1.6.3.4. Principios Institucionales...................................................................................15
1.7. Estructura Organizacional:...........................................................................................16
1.8. Portafolio de Servicios....................................................................................................16
1.9. Cronograma de Actividades: Identificación de las actividades o tareas a realizar,
fecha y hora, nombre del auditor responsable.........................................................................17
1.10. Elaboración de normograma de la Entidad..................................................................18
2. PROCESO:.............................................................................................................................19
POLITICA:....................................................................................................................................19
PROCEDIMIENTO 1: Elaboración del Mapa de procesos de la Entidad............................19
PROCEDIMIENTO 2: Elaboración del flujograma del proceso contable detectado por la
firma con mayor impacto de riesgo según las debilidades y Amenazas detectadas en el
DOFA..........................................................................................................................................20
PROCEDIMIENTO 3: Objetivo General y Específicos..........................................................21
Objetivo General........................................................................................................................21
Objetivos específicos..................................................................................................................21
PROCEDIMIENTO 4: Identificación de 5 Riesgos del Proceso contable al cual se le va a
diseñar el sistema y Análisis de cada uno.................................................................................21
PROCEDIMIENTO 5: Valoración de los riesgos identificados: nivel y semaforización......23
PROCEDIMEINTO 6: Identificación de los criterios de Probabilidad:................................24
PROCEDIMIENTO 7: Identificación del Impacto de los riesgos..........................................24
PROCEDIMIENTO 8: Matriz de Calificación, Evaluación y Respuesta de los Riesgos......25
3. GLOSARIO............................................................................................................................44

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ACTIVIDAD:
Se va a implementar el Diseño del Manual de Procesos y Procedimientos para el encargo:

Diseño e implementación de un Sistema de Control Interno a un proceso contable del
Departamento Financiero en la empresa Tienda Obando del municipio de Florencia
Departamento del Caquetá.
PROCESO:
Auditoria para realizar diagnóstico de la empresa.
POLITICA:
Análisis de la necesidad de elaborar un Manual de Control Interno contable e

identificación de las falencias en los métodos y procedimientos contables y financieros en
la Tienda Obando donde se realizará la práctica, para lo cual se deber realizar entrevistas a
cada uno de los empleados de la empresa a través de la formulación de cuestionarios o
listas de chequeo para la Observación directa de los procedimientos utilizados. Se debe
tabular y sacar análisis de la entrevista y de los resultados de la observación, porque de allí
debe salir la necesidad de implementar un sistema de control interno contable.
1. PROCEDIMIENTOS:
1.1. Análisis de la estructura y los procedimientos establecidos en el

Departamento contable y financiero de la empresa donde se realizará la práctica:
1.1.2. Como está constituido el Departamento contable y Financiero de la empresa:

Definición de cargos y definición de funciones.
La administradora: Es la persona encargada de llevar un control de inventario y verificar

los productos para ir surtiendo las vitrinas, refrigeradores y realizar los respectivos pedidos,
también se encarga de recibir la mercancía que entra una vez hecho los pedidos verificando
que sea la cantidad correspondiente a lo solicitado, de igual manera maneja la caja en
cuanto a los movimientos de dinero tanto el que entra como el que sale.

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El vendedor: Es el encargado de verificar los vencimientos de productos y alimentos

perecederos como también es el que surte las vitrinas cuando un producto se agota, la
atención al cliente y responsable de realizar la limpieza del establecimiento
1.1.2. Descripción de los procesos llevados a cabo al interior del Departamento Contable
y Financiero e identificación de los puntos críticos de control (DOFA)
Procesos del Departamento Contable
 Dentro del establecimiento comercial se lleva a cabo procesos como el manejo y

archivo de documentos contables como lo es las facturas.
 Se realiza el respectivo seguimiento al área de la tienda para llevar un control de los
inventarios en cuanto a los productos que se ofrecen y los que se tienen en bodega
como lo es: Inventario de los granos y abarrotes, carnes rojas y blancas, gaseosas.
 Otra función dentro del departamento contable es con respecto a las obligaciones
registrales para la legalización del establecimiento comercial ante la cámara de
comercio y el pago del empleado.
 Se tiene en cuenta la preparación de los tributos, como el impuesto de industria y
comercio, y cámara de comercio.
Procesos del Departamento Financiero
 Planificación y elaboración del presupuesto que se tendrá en cuenta para todo el

año.
 Respectivo pago del empleado en especie y efectivo.
 Debido al tamaño del establecimiento comercial las obligaciones y funciones
financieras recaen en una sola persona para este caso el propietario puesto que no se
dispone de una estructura suficiente para independizar y asignar cargos específicos.
 Gestión de los gastos e ingresos que se presenten en el desarrollo normal del
establecimiento.
 Otro actuar dentro de las funciones financieras es la de buscar fuentes de
financiación cuando se requieran, teniendo en cuenta la capacidad de pago y de
deuda que tiene el establecimiento con terceros.

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Identificación de puntos críticos de control (DOFA)
FACTORES INTERNOS
FORTALEZAS DEBILIDADES
-ubicación geográfica. -carencia de sistemas contables
-buena atención a los clientes. -mal proceso en la determinación de los
-precios acordes. stop de inventarios
-estructura adecuada. -mala determinación del costo del producto
-no existe una política clara para el recaudo
de cartera.
-falta de aplicación de la normatividad.
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
-sanciones o cierre del establecimiento. -Políticas favorables hacia las Pymes.
-inseguridad. -poca competencia.
-competencia agresiva. -fidelidad de los clientes.
-factores biológicos de algunos productos. -gran variedad de productos.
-no pago de los clientes
ESTRATEGIAS FA ESTRATEGIAS DA
-El aplicar la normatividad disminuirá la
-Al tener buenos precios y contar con una amenaza del cierra y sanciones por parte
buena atención se puede hacer frente a la del gobierno.
competencia. -Al contar con un bien sistema de
-el contar con una buena estructura puede inventarios podrá determinar la rotación de
conservar la descomposición de los los mismos reduciendo perdidas de los
productos evitando perdidas. productos.
-al tener una buena ubicación el riesgo de -Al aplicar un buen sistema de costos nos
ser robados disminuye. permitirá identificar el verdadero costo, así,
lograremos fijar precios que podrán hacerle
frente a la competencia.
-Al aplicar buenas policitas en el recudo de
la cartera disminuirá las probabilidades de
perdida.
ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS DO
-Al prestar una buena atención a los -El aplicar sistemas contables y la
clientes lograra mayor satisfacción por normatividad vigente permitirá aprovechar
parte de los mismos aumentando su al máximo los beneficios brindados a las
fidelidad. Pymes.
-Al contar con una estructura adecuada -El buen manejo de los invitarlos permitirá
permite contar con mayor cantidad de una mayor variedad de productos.
productos y a su vez evita la perdida de los
mismos

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1.2. Planteamiento, Descripción, Formulación y Sistematización del

problema principal que ustedes como firma identifican en la empresa en los
procesos y procedimientos que realizan en la entrada y salida de dinero,
identificando el proceso el cual requiera el diseño de un sistema de control
interno contable.
Planteamiento Del Problema y Descripción Del Problema
Después de una inspección del problema, identificamos una serie de falencias que recaen en
la falta de información precisa y oportuna de las entradas y salidas de dinero del negocio ya
que no llevan un adecuado control del proceso mencionado, hace que la necesidad de
software contable sencillo sea de carácter imperativo o importante, entonces, en su falta de
seguimiento en las acciones contables que debe implementar, hace que la información no
sea fiable y al ser manual duplica el tiempo en la recopilación de la información, ahora
bien, al llegar a implementar un software contable, provocara un giro total que acarrea
aspectos positivos para la toma de decisiones futuras.
Formulación Del Problema
¿Cómo la falta de un software contable limita y atrasa el proceso de recolección de

información de la situación en la que se encuentra la microempresa, sin dejar de lado
los procesos operativos en Tienda Obando, buscando así llevar una información clara y
veraz con la implementación del sistema?
Sistematización Del Problema
¿Cómo la falta de un software contable limita la consolidación de una información

contable y financiera de un negocio en el momento en la que se requiere?

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1.3. Planteamiento de la Justificación
Tienda Obando hace parte del conglomerado de los pequeños comerciantes que trabajan en
pro de sus sueños, intentando fortalecer su patrimonio familiar como lo es su negocio, la
clienta nos brinda la información necesaria para identificar el proceso que lleva a cabo en la
matriz de su tienda y de las falencias que puede legar a tener, las cuales
AUDICONSULTORES SAS intenta fortalecer brindando el asesoramiento correcto para
identificar que diseño requiere la cliente para un sistema de control interno favorable y
acorde a su posición; ahora bien, mediante un debido proceso de recolección de
información identificamos que Tienda Obando requiere de un sistema de información
contable más sólida donde le permita identificar los costos de los productos y fijación
adecuada del precio de los mismos, de este modo garantizaremos márgenes razonables de
utilidad y un mayor control sobre sus procesos contables.
Bajo un estudio realizado detectamos que la cliente usa métodos empíricos para el cálculo
de su utilidad y demás procesos que lleva a cabo, adquiridos a través de los años, que son
considerados con un nivel de baja expectativa, de modo que, al entrar con un sistema de
control interno en estos flancos, podremos hacer que Tienda Obando sea uno de los
establecimientos con mejor desempeño contable y así la clienta pueda seguir tomando
decisiones que sean positivas para su negocio
Objetivo general
Diseñar el manual de procedimientos para la implementación de un sistema de control

interno para las actividades que se realizan en el proceso contable y financiero en este caso
de los movimientos de caja, teniendo en cuenta la entrada y salida de dinero que a falta de
un software contable no se puede llevar a cabo un control en las transacciones presentadas
en el transcurso de las operaciones de la tienda Obando del municipio de Florencia.

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Objetivos específicos
 Realizar un manual de procedimientos el cual ayude a la administración de la tienda

Obando mejorar el control que se lleva en sus procesos contables.
 Analizar porque la implementación de un sistema de control interno puede traer
beneficios para conocer los movimientos de dinero que se presentan en las
operaciones normales de la tienda Obando
 Determinar la importancia que ofrece un sistema o software contable para llevar
registros relacionados a los movimientos de dinero y así tener un control sobre
estos, mejorando el manejo del proceso contable de la caja.
1.4. Diseño Metodológico: Fuentes y Técnicas de recolección de

información.
La firma AUDICONSULTORES S.A.S obtiene la información directamente de la tienda,

para este caso por medio de la administradora y el trabajador y de acuerdo a ello se llevó a
cabo mediante la técnica de recolección de entrevista, que se le realizo a la administradora
y al empleado de la tienda Obando.
1.4.1. ENTREVISTA
1.4.1.1. Persona Entrevistada: GLADYS CRUZ AGUILAR
Cargo: PROPIETARIA ADMINISTRADORA de la tienda

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1.4.1.2. Persona encuestada: Ediver Andrés Obando Cruz
Cargo: Ayudante

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1.5. Recursos disponibles: Recurso humano, Recurso Material, Recurso

Institucional y Recursos financieros.
Recurso humano: El grupo de la firma AUDICONSULTORES S.A.S cuenta con cuatro

auditores, encabezados por el líder Karen Rubiela Rojas Benavidez, y sus auditores a cargo
Fanny Viviana Chavarro Parra, Yescenia Tovar Moreno y Dainer Obando Cruz.
Recurso material: Equipo móviles y Equipos de cómputo por parte de cada integrante de
la Firma..
Recurso institucional: la Universidad de la Amazonia nos ofrece un medio digital

(Microsoft Teams) para el desarrollo y encuentros virtuales, asesorías por parte de la
docente.
Recursos financieros: El mantenimiento de equipos y de costo de la energía eléctrica,

mientras los equipos estén conectados a una fuente que le surta a esta.
1.6. Aspectos Generales de la empresa: Información general de la empresa,

reseña
histórica, plataforma estratégica (Misión, Visión, principios institucionales, estructura
organizacional, portafolio de servicios etc.).
1.6.1. Información general de la empresa:
Razón social: Tienda Obando

Actividad económica: Ventas al por menor de Granos y Abarrotes
Sector: Comercial
Ubicación: Lote Mz B Cs 6 B/ Londres
Contacto: 4367489
Nombre representante legal: Gladys Cruz Aguilar

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Año de fundación: 2012

Numero de personal: 3123829738
1.6.2. Reseña Histórica:
Tienda Obando del municipio de Florencia del Departamento del Caquetá, Inicio su
actividad en el año 2012 se constituyó con un presupuesto inicial de $1.800.000 su apertura
fue producto de la necesidad de los habitantes del barrio los cuales no contaban con un
establecimiento que cumpliera con sus expectativas, de esta forma fue logrando crecer y
logro la fidelidad de los clientes, hace 3 años se inscribió en la cámara de comercio
recibiendo así el permiso para ejercer la actividad legalmente.
Tienda Obando no cuenta con una plataforma estratégica en la cual se evidencie (misión,
visión, principios institucionales, estructura organizacional, portafolio de servicios etc.)
1.6.3. Plataforma estratégica:
1.6.3.1. Misión
Ofrecer a nuestros clientes productos de calidad, a precios cómodos que cumplan con sus
necesidades y exigencias, contando con el personal y la infraestructura altamente
calificados.
1.6.3.2. Visión
Ser una empresa líder y competitiva en el comercio al por menor que cumpla con las
exigencias del mercado, brindando seguridad y confianza a nuestros clientes.
1.6.3.3. Objetivo
Ofrecer productos al por menor y detal que cumpla con las necesidades de los clientes y
que contribuya.
1.6.3.4. Principios Institucionales
Responsabilidad
Trabajo en Equipo

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Compromiso
Honestidad
Transparencia
Fuente: Diseño propio de la firma AUDICONSULTORES S.A.S
1.7. Estructura Organizacional:
PROPIETARIO DEL ESTABLECIMIENTO

COMERCIAL
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO PROPIETARIA
GLADYS CRUZ
VENDEDOR EIDER
OBANDO CRUZ
HIJO
1.8. Portafolio de Servicios
La tienda Obando ofrece a sus clientes los siguientes productos:

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 Se ofrece granos y abarrotes

 Se ofrecen carnes rojas y blancas
 Se ofrecen bebidas como gaseosas, jugos, agua en botella y bolsa
 Se ofrecen otros productos en este caso lácteos como la leche en caja y bolsa,
avenas, Yogurt
 Se ofrecen productos de galguería como galletas, bombones, papas fritas, Cheetos,
mentas, chicles, chocolatinas, pasabocas, salchichas enlatadas, leche condesada
entre otros.
 Se ofrecen otros productos de aseo del hogar y personal.
1.9. Cronograma de Actividades: Identificación de las actividades o tareas a

realizar, fecha y hora, nombre del auditor responsable.
SEGUIMIENTO DEL PLAN DE ACTIVIDADES GENERALES DEL MANUAL DE

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL ENCARGO/ TIENDA OBANDO .
FECHA: 7 Y 12 de
COMPROMISO N°5 PLATAFORMA: Microsoft Teams
septiembre de 2020
OBJETIVO: Entrega y socialización de los avances del manual corporativo de la firma Audiconsultores SAS
ORGANIZADORA: Auditora de auditores- Karen Rubiela Rojas Benavides
Nombres de los auditores Se presento No se presento

Fanny Viviana Chavarro X
Yescenia Tovar Moreno X
Dainer Obando Cruz X
TIENDA OBANDO
NUMERO DE SEGUIMIENTO DE
ACTIVIDADES ASIGNADAS NOMBRE DEL AUDITOR
ACTIVIDADES LOS AVANCES
PROCESO, POLITICA Y YESCENIA TOVAR
1 7 DE SEPTIEMBRE
PROCEDIMIENTO MORENO
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA,
2 DAINER OBANDO CRUZ 7 DE SEPTIEMBRE
OBJETIVO GENERAL Y ESPECIFICOS

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DISEÑO METODOLOGICO, RECURSOS

DISPONIBLES, ASPECTOS GENERAL DE
LA EMPRESA, PORTAFOLIO DE
3 DAINER OBANDO CRUZ 7 DE SEPTIEMBRE
SERVICIO, ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL, NORMOGRAMA DE
LA ENTIDAD
FANNY VIVIANA
4 MAPA DE PROCESOS Y FLUJOGRAMA 12 DE SEPTIEMBRE
CHAVARRO
RIESGOS DEL PROCESO CONTABLE,
FANNY VIVIANA
5 VALORIZACION E IDENTIFICACION DE 12 DE SEPTIEMBRE
CHAVARRO
CRITERIOS DE PROBABILIDAD
Los avances requeridos por mi equipo auditor fueron muy complacientes con respecto al último
trabajo, de modo que los frutos de nuestros esfuerzos quedan en el deber cumplido, puesto que no
se requirió de ningún plan de mejoramiento.
1.10. Elaboración de normograma de la Entidad.
JERARQUIA NUMERO TITULO ARTICULOS APLICACIÓN

/FECHA ESPECIFICA
Por la cual se regulan los
principios y normas de
contabilidad e información
financiera y de aseguramiento de
información aceptados en
1314 de Colombia, se señalan las Aplica
Ley 2009 autoridades competentes, el Completamente Regulación
procedimiento para su expedición Grupo 3
y se determinan las entidades
responsables de vigilar su
cumplimiento.
Decreto Único Reglamentario de
las Normas de Contabilidad, de Aplica Regulación
Decreto 2420 de Información Financiera y de Completamente Grupo 3
2015 Aseguramiento de la
Información.
Por el cual se reglamenta la Ley
2706 de 1314 de 2009 sobre el marco Aplica Regulación
Decreto 2012 técnico normativo de información Completamente Grupo 3
financiera para las
microempresas.
No.115- Proceso de implementación del Gobierna
000003 del nuevo marco normativo de Aplica directrices para
Circular 2013 información financiera para las Completamente la presentación
Externa Microempresas y plan de de los informes

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implementación. financieros
2. PROCESO:
Diseñar e implementar un Sistema de Control Interno como parte primordial para el
desarrollo de las actividades contables y financieras de la tienda Obando del municipio de
Florencia del Departamento de Caquetá.
POLITICA:
ELABORACION DE LA PROPUESTA DEL DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL
INTERNO A UN PROCESO CONTABLE Y FINANCIERO DE LA TIENDA OBANDO.
PROCEDIMIENTO 1: Elaboración del Mapa de procesos de la Entidad
MACRO PROCESO ESTRATEGICO
CLIENTES A LA ESPECTATIVA CLIENTES SATISFECHOS

MEJORAMIENTO
ADMINISTRADOR
CONTINUO
MISIONALES U OPERATIVOS
COMPRA A GESTION
PROVEEDORES DOMICILIO
COMERCIAL

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PROCEDIMIENTO 2: Elaboración del flujograma del proceso contable detectado

por la firma con mayor impacto de riesgo según las debilidades y Amenazas
detectadas en el DOFA.
NO SE CUENTA CON
UNA SISTEMATIZACION
CONTABLE
Estudio y cotización para

adquirir un sistema
contable(software)
SI Facilidad de uso, y SI
¿es viable y mejor gestión de
adquiere
informes generando ¿se adquiere
adecuado? o no?
seguridad
NO
NO
Realizar de Realizado
nuevo otro
Cambiar las
estudio
opciones

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PROCEDIMIENTO 3: Objetivo General y Específicos
Objetivo General
Diseñar el manual de procedimientos para la implementación de un sistema de control
interno para las actividades que se realizan en el proceso contable y financiero en este caso
de los movimientos de caja, teniendo en cuenta la entrada y salida de dinero que a falta de
un software contable no se puede llevar a cabo un control en las transacciones presentadas
en el transcurso de las operaciones de la tienda Obando del municipio de Florencia.
Objetivos específicos
 Realizar un manual de procedimientos el cual ayude a la administración de la tienda
Obando mejorar el control que se lleva en sus procesos contables.
 Analizar porque la implementación de un sistema de control interno puede traer
beneficios para conocer los movimientos de dinero que se presentan en las
operaciones normales de la tienda Obando
 Determinar la importancia que ofrece un sistema o software contable para llevar
registros relacionados a los movimientos de dinero y así tener un control sobre
estos, mejorando el manejo del proceso contable de la caja.
PROCEDIMIENTO 4: Identificación de 5 Riesgos del Proceso contable al cual se le va

a diseñar el sistema y Análisis de cada uno.
IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS:

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TIENDA OBANDO
No se maneja una información concreta para la toma

5
de decisiones
Mal proceso en la determinación del manejo de
4
dinero
3 La falta de realizar facturación
2 No tener una política clara para el recaudo de cartera.
1 No se tiene un control en la documentación
Riesgo 5: No se maneja una información concreta para la toma de decisiones: La

información no es completa por que no se lleva un registro contable adecuado.
Riesgo 4: Mal proceso en la determinación del manejo de dinero: Tener saldos incorrectos
al llevar las cuentas de entrada y salida de dinero de manera manual, no contar con un
software contable para la tienda Obando genera una situación problemática porque al
realizar las cuentas de forma manual se pueden cometer errores en los saldos y llevar una
información que no es fiable, por lo tanto, no se cuenta con informes de la entrada y salida
de dinero de manera real.
Riesgo 3: la falta de realizar facturación: No se lleva un control y no se tiene un soporte al

momento de presentarse algún problema o reclamo por parte de un cliente.
Riesgo 2: No tener una política clara para el recaudo de cartera: no se tiene claro las
políticas del recaudo de cartera, por ello se debe realizar la evaluación, seguimiento y

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control de los pagos pendientes y encaminar los esfuerzos para lograr un pronto pago y
completo de las deudas.
Riesgo 1: No se tiene un control en la documentación: Al no contar con un software

contable no se tiene con soportes disponibles ya que si se llevan en papel este se puede
perder o dañar por descuidos que se presenten, al contrario, si se contara con el software
donde se podrían tener disponibles de manera rápida y corregir los errores si se presentasen.
PROCEDIMIENTO 5: Valoración de los riesgos identificados: nivel y semaforización.

NIVEL RIESGO CATEGORÍA DESCRIPCIÓN
No se maneja una Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia

información concreta es muy alta, es decir, se tiene plena
5 CATASTROFICO
para la toma de seguridad que éste se presente, tiende al
decisiones 100%.
Mal proceso en la Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia

4 determinación del MODERADO es alta, es decir, se tiene entre 75% a
manejo de dinero 95% de seguridad que éste se presente.
Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia

La falta de realizar
3 MEDIO es media, es decir, se tiene entre 51% a
facturación 74% de seguridad que éste se presente.
No tener una política Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia

2 clara para el recaudo de POCO PROBABLE es baja, es decir, se tiene entre 26% a
cartera. 50% de seguridad que éste se presente.
Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia

No se tiene un control es muy baja, es decir, se tiene entre 1%
1 IMPROBABLE
en la documentación a 25% de seguridad que éste se
presente.

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PROCEDIMEINTO 6: Identificación de los criterios de Probabilidad:
NIVEL DESCRIPTOR DESCRIPCION FRECUENCIA RIESGO
El evento puede ocurrir No sea presentado No se tiene un control en la

1 Raro solo en circunstancias en los últimos 5 documentación.
excepcionales. años.
Al menos de una
El evento puede ocurrir No se tiene claro las políticas
2 Improbable vez en los últimos 5
en algún momento del recaudo de cartera.
años.
No se lleva un control y no
Al menos de una se tiene un soporte al
El evento podría ocurrir
3 Posible vez en los últimos 2 momento de presentarse
en algún momento
años algún problema o reclamo
por parte de un cliente.
El evento Tener saldos incorrectos al
probablemente ocurrirá Al menos de una llevar las cuentas de entrada
4 Probable en la mayoría de las vez en el último y salida de dinero de manera
circunstancias. año manual, no contar con un
software contable.
Se espera que el evento No contar con información
Mas de una vez al
5 Casi seguro ocurra en la mayoría de oportuna para tomar
año
las circunstancias decisiones.
PROCEDIMIENTO 7: Identificación del Impacto de los riesgos.
NIVEL
DESCRIPTOR DESCRIPCIÓN FRECUENCIA

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Si el hecho se llegara a
presentarse, tendría consecuencias No se tiene un control en la
1 INSIGNIFICANTE o efectos mínimos sobre la documentación.
entidad.
Si el hecho llegara a presentarse,
tendría bajo impacto o efecto
sobre la entidad. No se tiene claro las políticas del
2 MENOR
recaudo de cartera.
Si el hecho llegara a presentarse, No se lleva un control y no se

tendría medianas consecuencias o tiene un soporte al momento de
3 MODERADO efectos sobre la entidad. presentarse algún problema o
reclamo por parte de un cliente.
Si el hecho llegara a presentarse, Tener saldos incorrectos al llevar
tendría altas consecuencias o las cuentas de entrada y salida de
4 MAYOR
efectos sobre la entidad. dinero de manera manual, no
contar con un software contable.
Si el hecho llegara a presentarse,
5 CATASTROFICO tendría desastrosas consecuencias No contar con información
o efecto sobre la entidad. oportuna para tomar decisiones.
PROCEDIMIENTO 8: Matriz de Calificación, Evaluación y Respuesta de los Riesgos

Calificación:
 B: Zona de Riesgo Baja.
 M: Zona de Riesgo media.
 A: Zona de Riesgo Alta.
 E: Zona de Riesgo Extrema.
Evaluación:
 B: Asumir el Riesgo
 M: Asumir y Reducir el Riesgo
 A: Reducir, evitar, compartir o transferir el riesgo.
 E: Reducir, evitar, compartir o transferir el riesgo
Cuadro identificación de los riesgos: Tener en cuenta Factores Internos y Factores Externos
utilizar la técnica de pescado para establecer la condición, causa, criterio y
IMPACTO
PROBABILIDAD INSIGNIFICANTE (1) MENOR (2) MODERADO (3) MAYOR (4) CATASTRÓFICO (5)

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RARO (1) B B M A A
IMPROBABLE (2) B B M A E
POSIBLE (3) B M A E E
PROBABLE (4) M A A E E
CASI SEGURO (5) A A E E E
efecto.
PROCEDIMIENTO 9: ACTIVIDADES DE CONTROL PARA MITIGAR EL

RIESGO:
ACTIVIDADES DE
NIVEL RIESGO SI CUMPLE NO CUMPLE OBSERVACIONES
CONTROL
realizar un analisis
No se maneja mensual de las operaciones
una información efectuadas.
5 concreta para la
toma de
capacitacion del personal
decisiones
Implementar el uso de los

Mal proceso en libros contables
la determinación
4
del manejo de determinar las funciones
dinero del personal a cargo del
manejo del efectivo
implementar el uso de un
soporte contable (recibo de
La falta de
caja)
3 realizar
registro diario de los
facturación
movimientos en la entra y
salida de dinero.
No tener una
determinar un tope
política clara
2 maximo para aplicar
para el recaudo
credito a los clientes
de cartera.

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definir un tiempo maximo

del recaudo y asi decidir si

el cliente continua no con
el credito mes a mes.
Sistematizar la infomacion

contable
No se tiene un
1 control en la
documentación Asesoramiento y
capacitacion de

implementacion del
software
INFORME DE VIGILANCIA Y SUPERVISION DEL MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS PARA EL ENCARGO.
INTRODUCCION
En el desarrollo de los procesos de encargo por parte de los auditores donde se estipulo en
el manual de funciones, políticas de seguimiento y declaraciones de independencia y
compromiso, por consiguiente, contribuye a que nuestra reputación en la prestación de
servicios sea optimo con nuestros clientes. Además, los procedimientos de control por parte
de la Firma están orientado en sus documentos administrativos en participación con cada
uno de los auditores en función.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
La Firma AUDICONSULTORES SAS en su función de cumplimiento de cada una de las

políticas establecidas en el manual corporativo para ejecución correcta de los encargos
dados por la docente. Por consiguiente, cada auditor de la Firma frente a lo correspondiente
a sus obligaciones al igual que el auditor de auditores en el desarrollo del curso, por lo cual
se fueron realizando diferentes mecanismos para abarcar correctamente los compromisos
adquiridos en formación de la Firma.

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MANUAL DE FUNCIONES
En función del Auditor de Auditores, Karen Rubiela Rojas Benavides elaboró las
respectivas delegaciones correspondientes a sus auditores según el perfil profesional y la
estructura correspondiente que se encuentran incorporados en el Manual Corporativo.
PROPOSITO GENERAL: Responsable de todas las decisiones relacionadas

con AUDICONSULTORES S.A.S que tienen que ver con aspectos administrativos,
técnicos, financieros, presupuestales, contables, de contratación, planeación, organización y
ejecución de los proyectos. La firma es la única autorizada para comprometer, manejar
recursos y para tomar decisiones que comprometan el patrimonio de la empresa.
DESCRIPCION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA AUDITORA

LIDER:
1. Identificar oportunamente las necesidades de consulta de los auditores y

especialistas que se requieran.
2. Liderar con el ejemplo
3. Trabajar bien bajo presión
4. Cumplir con el código de conducta, políticas de uso aceptable de los recursos
tecnológicos y políticas de protección de datos personales.
5. Evaluar los resultados del trabajo de auditoría, tanto de planeación, controles y
procedimientos sustantivos.
6. Motivar a los demás a pensar y a desarrollar sus metas.
7. Promover el trabajo en equipo para mejorar las relaciones y la eficacia.
8. Planear, supervisar, revisar y efectuar seguimiento permanente al trabajo de
auditoría
9. Programar reuniones con su equipo de trabajo.

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CUESTIONARIO DE ACEPTACION DEL CLIENTE RESPECTIVAMENTE

DILIGENCIADA

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DECLARACION DE INDEPENDENCIA
La Firma AUDICONSULTORES S.A.S presenta su declaración de independencia de cada
uno de los auditores en la organización.

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Acta de entrega de normas de ética aplicables a encargos de

auditoría
Señores.
AUDICONSULTORES SAS
Yo, KAREN RUBIELA ROJAS BENAVIDES atendiendo los requerimientos de la

Norma Internacional de Control de Calidad –NICC 1–, manifiesto que el 03 de
Junio de 2020 hago entrega de las normas de ética aplicables al ejercicio de la
auditoría de estados financieros, contenidas en la Ley 43 de 1990 y el Código de
Ética de la IFAC, expuesto en la parte A, B y C del anexo 4.1 del DUR 2420 de
2015 (modificado por el Decreto 2132 de 2016), el cual se encuentra vigente en
Colombia. En estas normas se exponen con claridad los principios de integridad,
objetividad, competencia y diligencia profesional, confidencialidad,
comportamiento profesional e independencia que deben atender los profesionales
contables en el desarrollo de sus labores.
Se espera que DAINER OBANDO CRUZ, quien ocupa el cargo de AUDITOR en la
firma AUDICONSULTORES SAS se comprometa a estudiar, analizar y socializar
lo expuesto en estas normas, y a cumplir con sus lineamientos a fin de contribuir al
mejoramiento de la calidad de los trabajos que se le encomienden. Cabe anotar
que de emitirse alguna norma que modifique o sustituya a las mencionadas es
deber de DAINER OBANDO CRUZ estar al tanto de su actualización profesional.
KAREN RUBIELA ROJAS DAINER OBANDO CRUZ

BENAVIDES Auditor
Directora General Tarjeta profesional n.° 09876542
Tarjeta profesional n.° 1234567123 Florencia, calle 12 #17-29, 03/06/2020
Florencia, calle 12 #17-29, 03/06/2020

Celular: 3213522594-3182453180-038 4356577
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AUDICONSULTORES SAS
NIT: 800765432-1

auditoría
Señores.
AUDICONSULTORES SAS

Se espera que FANNY VIVIANA CHAVARRO, quien ocupa el cargo de AUDITOR

en la firma AUDICONSULTORES SAS se comprometa a estudiar, analizar y
socializar lo expuesto en estas normas, y a cumplir con sus lineamientos a fin de
contribuir al mejoramiento de la calidad de los trabajos que se le encomienden.
Cabe anotar que de emitirse alguna norma que modifique o sustituya a las
mencionadas es deber de FANNY VIVIANA CHAVARRO estar al tanto de su
actualización profesional.
KAREN RUBIELA ROJAS FANNY VIVIANA CHAVARRO

BENAVIDES Auditora

Celular: 3213522594-3182453180-038 4356577
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AUDICONSULTORES SAS
NIT: 800765432-1

Florencia, calle 12 #17-29, 03/06/2020

auditoría
Señores.
AUDICONSULTORES SAS

Se espera que YESCENIA TOVAR MORENO, quien ocupa el cargo de AUDITOR

en la firma AUDICONSULTORES SAS se comprometa a estudiar, analizar y
socializar lo expuesto en estas normas, y a cumplir con sus lineamientos a fin de
contribuir al mejoramiento de la calidad de los trabajos que se le encomienden.
Cabe anotar que de emitirse alguna norma que modifique o sustituya a las
mencionadas es deber de YESCENIA TOVAR MORENO estar al tanto de su
actualización profesional.
KAREN RUBIELA ROJAS YESCENIA TOVAR MORENO

BENAVIDES Auditora

Celular: 3213522594-3182453180-038 4356577
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AUDICONSULTORES SAS
NIT: 800765432-1

Florencia, calle 12 #17-29, 03/06/2020
EVALUACION DE DESEMPEÑO
Por medio de la presenta AUDICONSULTORES SAS se encargará de realizar

periódicamente la evaluación de desempeño de calidad de cada uno de los auditores, para
evidenciar su comportamiento bajo riguroso análisis.

Celular: 3213522594-3182453180-038 4356577
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AUDICONSULTORES SAS
NIT: 800765432-1

Celular: 3213522594-3182453180-038 4356577
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AUDICONSULTORES SAS
NIT: 800765432-1

Celular: 3213522594-3182453180-038 4356577
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AUDICONSULTORES SAS
NIT: 800765432-1

Celular: 3213522594-3182453180-038 4356577
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AUDICONSULTORES SAS
NIT: 800765432-1
SEGUIMIENTO DEL PLAN DE ACTIVIDADES GENERALES DE LA FIRMA

AUDITORA
COMPROMISO N°1 FECHA: 17 de PLATAFORMA: Microsoft Teams

julio de 2020
OBJETIVO: Entrega y socialización de los avances del manual corporativo de la firma Audiconsultores
SAS
ORGANIZADORA: Auditora líder- Karen Rubiela Rojas Benavides

MANUAL CORPORATIVO DE LA FIRMA
NUMERO DE NOMBRE DEL SEGUIMIENTO DE

ACTIVIDADES ASIGNADAS
ACTIVIDADES AUDITOR LOS AVANCES
LOGO TIPO, ESLOGAN,
FANNY VIVIANA
COLORES CORPORATIVOS, 17 DE JULIO
CHAVARRO
1 MISION, VISION,
Cada auditor presenta y socializa el respectivo ejercicio, se realizar las modificaciones

necesarias y finaliza los compromisos.

julio de 2020
SAS


Celular: 3213522594-3182453180-038 4356577
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AUDICONSULTORES SAS
NIT: 800765432-1

NUMERO DE ACTIVIDADES ASIGNADAS SEGUIMIENTO DE LOS
NOMBRE DEL AUDITOR
ACTIVIDADES AVANCES
OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS
FANNY VIVIANA CHAVARRO 28 DE JULIO
2 DE LOS OBJETIVOS
3 ORGANIGRAMA FANNY VIVIANA CHAVARRO 28 DE JULIO
4 MAPA DE PROCESOS FANNY VIVIANA CHAVARRO 28 DE JULIO
RESPONSABILIDADES DE
KAREN ROJAS BENAVIDES 28 DE JULIO
5 LIDERAZGO
Cada auditor presenta y socializa el respectivo ejercicio, se realizar las modificaciones

necesarias teniendo en cuenta la sugerencia de todos y se definen los respectivos
compromisos.

agosto de 2020
SAS


SEGUIMIENTO
ACTIVIDADES
NUMERO DE NOMBRE DEL AUDITOR DE LOS
ASIGNADAS
ACTIVIDADES AVANCES
6 RECURSO HUMANO DAINER OBANDO CRUZ 5 DE AGOSTO
POLITICA DE
RECLUTAMIENTO Y
RETENCION DE
7 PERSONAL DAINER OBANDO CRUZ 5 DE AGOSTO

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FASES DE
INCORPORACION Y
8 FASES DE RETENCION DAINER OBANDO CRUZ 5 DE AGOSTO
RECURSOS DE
9 ETICAC DAINER OBANDO CRUZ 5 DE AGOSTO
AMENAZAS Y
10 SALVAGUARDAS DAINER OBANDO CRUZ 5 DE AGOSTO
Con arduo trabajo cada auditor presento sus avances respectivos, modificamos unos
conceptos y de acordaron compromisos.

septiembre de 2020
SAS


SEGUIMIENTO
ACTIVIDADES
NUMERO DE NOMBRE DEL AUDITOR DE LOS
ASIGNADAS
ACTIVIDADES AVANCES
11 BUZON DE PQRS YESCENIA TOVAR MORENO 1 DE SEPTIEMBRE
POLITICAS Y
KAREN ROJAS BENAVIDES
12 PROCEDIMIENTO 1 DE SEPTIEMBRE
CUESTIONARIO DE
ACEPTACION DE
13 CLIENTES KAREN ROJAS BENAVIDES 1 DE SEPTIEMBRE
PORTAFOLIO DE
14 SERVICIOS DAINER OBANDO CRUZ 1 DE SEPTIEMBRE

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AUDICONSULTORES SAS
NIT: 800765432-1
Ha sido un arduo trabajo realizado con el manual de la firma de la que nos sentimos
orgullosos.
EVIDENCIA FOTOGRAFICA
Aquí adjunto algunas pruebas del empeño demostrado en las actividades asignadas y
llevadas a cabo.

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CONCLUISION
Dando final al arduo trabajo que ha realizado la firma AUDICONSULTORES SAS en
función de las obligaciones con la asignatura de Control Interno y más aun con nuestra
Docente Jeraldine Hurtado, nos damos por bien servidos, ya que fue un aprendizaje
provechoso y colectivos en el que se trabajó en equipo, nos conocimos como personas y
cuasi- contadores, vimos debilidades de las que decidimos afrontar y mejorar, vimos
fortalezas que nosotros mismo no reconocíamos pero gracias a la perspectiva que tiene cada
uno de nosotros salimos siempre de confusiones y nos apoyamos los unos a otros, nos
sentimos orgullosos todo conocimiento adquirido en el transcurso de este semestre; siempre
intentamos orientar a aquel auditor en su encargo igualmente la comunicación fue muy
fluida entre todos.

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AUDICONSULTORES SAS
NIT: 800765432-1
3. GLOSARIO
control de calidad
Es un conjunto de políticas y procedimientos de seguimiento diseñados para alcanzar el
objetivo de establecer y mantener una seguridad razonable de que:
• La firma de auditoría y su personal cumplen las normas profesionales y los

requerimientos aplicables.
• Los informes emitidos por la firma de auditoria o por los socios de los encargos son
adecuados en función de las circunstancias. Que esos informes sean de calidad.
Auditor: Es la persona sobre la que recae la responsabilidad última de la auditoría.

También se utiliza este término en referencia a una firma o sociedad de auditoría (para
facilitar la referencia, el término "auditor" se utiliza e las NIA's aplicado tanto a la auditoría
propiamente dicha como a los servicios relacionados que puedan prestarse; tal referencia no
supone que la persona que suministre tales servicios sea necesariamente el auditor de los
estados financieros).
Inspección: Examen de registros, documentos o activos tangibles.
Sistema contable: Conjunto de operaciones y registros de una entidad mediante los que se
procesan sus transacciones, como manera de mantener sus registros contables. Tal sistema
identifica, recopila, analiza, calcula, clasifica, registra, agrega e informa de las
transacciones y otros hechos.
Auditoría Interna: Elemento de Control, que permite realizar un examen sistemático,

objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una
Entidad Pública. Así mismo, permite emitir juicios basados en evidencias sobre los
aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los
diferentes grupos de interés.

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Manual de Proceso y Procedimiento Tienda Obando

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Manual de procesos y procedimientos tienda Obando

Karen Rubiela Rojas Benavides

Jeraldine Hurtado Martínez

Dirección: Carrera 14# 11-124 barrió la bocana Florencia-Caquetá

Dirección: Carrera 14# 11-124 barrió la bocana Florencia-Caquetá

1.6.1. Información general de la empresa:..........................................................................14

Dirección: Carrera 14# 11-124 barrió la bocana Florencia-Caquetá

Se va a implementar el Diseño del Manual de Procesos y Procedimientos para el encargo:

Auditoria para realizar diagnóstico de la empresa.

Análisis de la necesidad de elaborar un Manual de Control Interno contable e

1.1. Análisis de la estructura y los procedimientos establecidos en el

1.1.2. Como está constituido el Departamento contable y Financiero de la empresa:

La administradora: Es la persona encargada de llevar un control de inventario y verificar

Dirección: Carrera 14# 11-124 barrió la bocana Florencia-Caquetá

El vendedor: Es el encargado de verificar los vencimientos de productos y alimentos

Procesos del Departamento Contable

 Dentro del establecimiento comercial se lleva a cabo procesos como el manejo y

 Planificación y elaboración del presupuesto que se tendrá en cuenta para todo el

Dirección: Carrera 14# 11-124 barrió la bocana Florencia-Caquetá

Identificación de puntos críticos de control (DOFA)

Dirección: Carrera 14# 11-124 barrió la bocana Florencia-Caquetá

1.2. Planteamiento, Descripción, Formulación y Sistematización del

Planteamiento Del Problema y Descripción Del Problema

Formulación Del Problema

¿Cómo la falta de un software contable limita y atrasa el proceso de recolección de

Sistematización Del Problema

¿Cómo la falta de un software contable limita la consolidación de una información

Dirección: Carrera 14# 11-124 barrió la bocana Florencia-Caquetá

1.3. Planteamiento de la Justificación

Diseñar el manual de procedimientos para la implementación de un sistema de control

Dirección: Carrera 14# 11-124 barrió la bocana Florencia-Caquetá

 Realizar un manual de procedimientos el cual ayude a la administración de la tienda

1.4. Diseño Metodológico: Fuentes y Técnicas de recolección de

La firma AUDICONSULTORES S.A.S obtiene la información directamente de la tienda,

1.4.1.1. Persona Entrevistada: GLADYS CRUZ AGUILAR

Cargo: PROPIETARIA ADMINISTRADORA de la tienda

Dirección: Carrera 14# 11-124 barrió la bocana Florencia-Caquetá

Dirección: Carrera 14# 11-124 barrió la bocana Florencia-Caquetá

1.4.1.2. Persona encuestada: Ediver Andrés Obando Cruz

Dirección: Carrera 14# 11-124 barrió la bocana Florencia-Caquetá

Dirección: Carrera 14# 11-124 barrió la bocana Florencia-Caquetá

Dirección: Carrera 14# 11-124 barrió la bocana Florencia-Caquetá

1.5. Recursos disponibles: Recurso humano, Recurso Material, Recurso

Recurso humano: El grupo de la firma AUDICONSULTORES S.A.S cuenta con cuatro

Recurso institucional: la Universidad de la Amazonia nos ofrece un medio digital

Recursos financieros: El mantenimiento de equipos y de costo de la energía eléctrica,

1.6. Aspectos Generales de la empresa: Información general de la empresa,

1.6.1. Información general de la empresa:

Razón social: Tienda Obando

Dirección: Carrera 14# 11-124 barrió la bocana Florencia-Caquetá

Año de fundación: 2012

1.6.2. Reseña Histórica:

1.6.3. Plataforma estratégica:

1.6.3.4. Principios Institucionales

Dirección: Carrera 14# 11-124 barrió la bocana Florencia-Caquetá

Fuente: Diseño propio de la firma AUDICONSULTORES S.A.S

1.7. Estructura Organizacional:

PROPIETARIO DEL ESTABLECIMIENTO

Fuente: Diseño propio de la firma AUDICONSULTORES S.A.S

1.8. Portafolio de Servicios

La tienda Obando ofrece a sus clientes los siguientes productos: