Sonia - Yenny Entrega Final

SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN EL TRABAJO
INDUSTRIAL
NOMBRE DEL PROYECTO:
“IMPLEMENTACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO EN LA ELABORACIÓN DE
COTIZACIONES DE REPUESTOS PARA REDUCIR LA DEMORA DE ESTE
PROCESO EN LA EMPRESA MULTIMOTRIZ JOHN CHAVEZ S.A.C.”
PARTICIPANTES: ALEJO MERMA, SONIA FABIOLA
HUAYTA PACOMPIA, YENNI CELINA
HUIILLCA PACOMPIA, RUTH ELIZABETH
PROGRAMA: ADMINISTRADORES INDUSTRIALES
ESPECIALIDAD: ADMINISTRADOR INDUSTRIAL
PROMOCIÓN: 2016-20
GRUPO: 51NAIDE604
AREQUIPA – PERU
2020
I
DEDICATORIA
Dedicamos el esfuerzo invertido en este proyecto,
a nuestro padre celestial, el que nos acompañó y
siempre nos levantó de nuestros continuos tropiezos.
A nuestros padres por habernos forjado como las
personas que somos en la actualidad, muchos de
nuestros logros se los debemos a ellos entre los que
se incluye este.
Durante el transcurso de estos semestres, nosotras
nos hemos esforzado en superarnos. Hemos
aprendido la importancia de dar lo mejor, trabajar
para conseguir todas las metas propuestas y siempre
le hemos dado prioridad a nuestros estudios en todo
lo que necesitemos, por esto al culminar este trabajo
y así conseguir una meta más en nuestra vidas, les
dedicamos este proyecto también a nuestros
instructores quienes nos apoyaron y ayudaron
incondicionalmente e hicieron más fácil este proceso.

II
AGRADECIMIENTOS
Agradecemos primeramente a la empresa MULTIMOTRIZ JOHN CHAVEZ S.A.C. por
habernos permitido realizar nuestras prácticas pre-profesionales, y brindarnos sus instalaciones
y equipos, para poder desempeñarnos y realizar nuestro proyecto.
Y así mismo agradecemos al Sr. John Chávez Denegrí, quien es gerente general de
MULTIMOTRIZ JOHN CHAVEZ S.A.C. por brindarnos sus apoyo y conocimientos, además
de la confianza necesaria día a día para desempeñarnos en las actividades de su empresa
poniendo a prueba nuestros conocimientos.
Queremos agradecer a nuestro asesor Percy Salazar Peña, porque sin su ayuda y
conocimientos nos hubiese sido posible realizar este proyecto.
A la institución SENATI por ser parte de mi formación técnica superior, la cual abre sus
aulas a jóvenes como nosotras, con ganas de superarse para un futuro profesional y haciéndonos
personas de bien.
III
LISTA DE CONTENIDO
PRESENTACIÓN DEL ALUMNO .................................................................................. X
PRESENTACIÓN DEL ALUMNO ................................................................................ XI
PRESENTACIÓN DEL ALUMNO ............................................................................... XII
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................. XIII
CAPITULO I .....................................................................................................................1
1 Presentación de la Empresa ..........................................................................................1
1.1 Información general ..............................................................................................1
1.2 Misión y visión .....................................................................................................1
1.2.1 Misión: ..........................................................................................................1
1.2.2 Visión: ...........................................................................................................2
1.3 Organización.........................................................................................................2
1.4 Mapa de procesos .................................................................................................4
Procesos Estratégicos.- ...............................................................................................5
Procesos Misionales ..................................................................................................5
Procesos de Apoyo.- Son procesos de apoyo ..............................................................5
CAPITULO II ....................................................................................................................6
2 Análisis de la Situación Actual.....................................................................................6
2.1 Identificación del Problema Principal ....................................................................6
2.1.1 Lluvia de ideas ...............................................................................................6
2.2 Identificación de la causa principal .......................................................................9
2.2.1 Lluvia de ideas ...............................................................................................9

IV
2.2.2 Diagrama de Ishikawa.................................................................................. 10
2.2.3 Diagrama de Pareto de las causas ................................................................. 10
2.3 Diagrama del Proceso Actual .............................................................................. 11
2.3.1 Diagrama de operaciones del proceso (DOP) ............................................... 11
2.3.2 Diagrama de Análisis de proceso (DAP) ...................................................... 12
CAPITULO III ................................................................................................................ 13
3 Planeamiento del Proyecto de Mejora ........................................................................ 13
3.1 Descripción del contexto macro de la investigación ............................................ 14
3.2 Enunciado de la Propuesta de Mejora .................................................................. 14
3.3 Análisis de variables ........................................................................................... 15
3.4 Objetivos ............................................................................................................ 16
3.4.1 Objetivo General.......................................................................................... 16
3.4.2 Objetivos Específicos................................................................................... 16
3.5 Antecedentes....................................................................................................... 16
3.6 Justificación ........................................................................................................ 18
3.7 Marco Teórico .................................................................................................... 19
3.7.1 Generalidades .............................................................................................. 19
3.8 Hipótesis .............................................................................................................21
3.9 Matriz de Consistencia del Proyecto ................................................................... 22
CAPITULO IV ................................................................................................................ 23
4 Desarrollo de la Propuesta de Mejora ......................................................................... 23
4.1 Diseño de contrastación de la hipótesis ............................................................... 23

V
4.2 Población y muestra ............................................................................................ 23
4.2.1 Consideraciones técnicas .............................................................................24
4.2.2 Especificaciones de las tareas propuestas ..................................................... 26
4.2.3 Consideraciones operativas ..........................................................................28
4.3 Consideraciones ambientales .............................................................................. 28
4.4 Diagrama del proceso mejorado ..........................................................................29
CAPITULO V.................................................................................................................. 31
5 Presupuesto de la implementación del Proyecto de Mejora ......................................... 31
5.1 Presupuesto de Inversiones para la Implementación del Piloto ............................ 31
5.1.1 Determinación de la inversión en maquinaria, equipo y herramienta ............ 31
5.1.2 Determinación de la inversión en materiales ................................................ 31
5.1.3 Determinación de la inversión en intangibles ............................................... 32
5.1.4 Otras inversiones para la Implementación .................................................... 33
5.2 Presupuesto de Costos para la Implementación del Piloto .................................... 33
5.2.1 Determinación de los costos en materiales ................................................... 33
5.2.2 Costo de personal......................................................................................... 34
5.2.3 Otros costos de Implementación de la mejora............................................... 35
5.3 Resumen del Presupuesto para la Implementación del Piloto ............................... 35
5.4 Cronograma para la implementación del Piloto ................................................... 36
CAPITULO VI ................................................................................................................ 36
6 Implementación de la propuesta de Mejora ................................................................ 36

VI
6.1 Autorizaciones necesarias para la aplicación del piloto de la propuesta de mejora
36
6.2 Implementación del piloto de la propuesta de mejora ..........................................37
6.2.1 Procedimientos para la ejecución del proyecto de mejora ............................. 37
6.3 Medición de resultados del piloto ........................................................................ 39
CAPITULO VII ............................................................................................................... 39
7 Evaluación Económica de la Implementación de la Propuesta de Mejora ................... 39
7.1 Determinación de los flujos de egresos................................................................ 40
7.2 Flujo de caja neto de la implementación de la Propuesta de Mejora ..................... 40
7.3 Indicadores de Rentabilidad ................................................................................ 40
7.3.1 Valor Actual Neto (VAN) ............................................................................ 41
7.3.2 Tasa Interna de Retorno (TIR) ..................................................................... 41
7.3.3 Índice de Beneficio – Costo (B/C)................................................................ 41
CAPITULO VIII .............................................................................................................. 42
8 Conclusiones y Recomendaciones .............................................................................. 42
8.1.1 Conclusiones ............................................................................................... 42
8.1.2 Recomendaciones ........................................................................................ 42

VII
LISTA DE TABLAS
TABLA N° 1: Diagrama de Afinidad .................................................................................7
TABLA N° 2: Resultado del Diagrama de Afinidad ...........................................................8
TABLA N° 3: Matriz de Priorización .................................................................................8
TABLA N° 4: Análisis de Variables de la Implementación de un procedimiento en la
elaboración de cotizaciones de repuestos para reducir la demora de este proceso en la empresa
Multimotriz John Chávez S.A.C - Arequipa, 2020 ................................................................ 15
TABLA N° 5: Matriz de Consistencia de la Implementación de un procedimiento en la
elaboración de cotizaciones de repuestos para la reducción de demoras en la elaboración de
cotizaciones de repuestos en la empresa Multimotriz John Chávez S.A.C- Arequipa, 2020 ... 22
TABLA N° 6: Costeo de la inversión en materiales .......................................................... 32
TABLA N° 7: Costeo de la inversión Intangibles ............................................................. 32
TABLA N° 8: Costeo de inversión en impresiones y copias .............................................33
TABLA N° 9: Costeo de los costos en materiales ............................................................. 34
TABLA N° 10: Costeo de costos de personal ................................................................... 34
TABLA N° 11: Costeo de impresiones.............................................................................35
TABLA N° 12: Costeo total de la implementación de la propuesta de mejora .................. 35
TABLA N° 13: Cuadro comparativo de tiempos antes y después de la implementación ... 39
TABLA N° 14: Flujo de caja neto .................................................................................... 40
TABLA N° 15: Valor Actual Neto (VAN) ....................................................................... 41
TABLA N° 16: Beneficio Costo ...................................................................................... 41

VIII
LISTA DE FIGURAS
FIGURA N° 1: Organigrama de la empresa Multimotriz John Chávez S.A.C. ....................3
FIGURA N° 2: Mapa de Procesos de la empresa Multimotriz John Chávez S.A.C .............5
FIGURA N° 3: Diagrama de Ishikawa de las causas ........................................................ 10
FIGURA N° 4: Diagrama de Pareto de las causas del problema ....................................... 11
FIGURA N° 5: Diagrama de Operaciones ........................................................................ 12
FIGURA N° 6: Diagrama de Análisis del Proceso ............................................................ 13
FIGURA N° 7: Diagrama de Flujo de elaboración de cotizaciones de repuestos ............... 25
FIGURA N° 8: Diagrama de Operaciones de Procesos de elaboración de cotizaciones de
repuestos .............................................................................................................................. 29
FIGURA N° 9: Diagrama de Análisis del Proceso Mejorado ............................................ 30
FIGURA N° 10: Cronograma de actividades para la Implementación............................... 36

IX
LISTA DE APENDICES
APENDICE A: Ficha de consulta RUC de la empresa ...................................................... 45
APENDICE B: Lluvia de idea de los problemas ............................................................... 46
APENDICE C: Diagrama de Afinidad .............................................................................47
APENDICE D: Matriz de Priorización de los problemas encontrados .............................. 48
APENDICE E: Operacionalización y Medición del problema principal ............................ 49
APENDICE F: Lluvia de idea de las causas ..................................................................... 51
APENDICE G: Categorización de las causas – Diagrama de Ishikawa ............................. 51
APENDICE H: Aplicación de la matriz de priorización para el diagrama de Pareto ......... 52
APENDICE I: Operacionalización y Medición de la causa principal ................................ 54
APENDICE J: Directorio de principales proveedores ....................................................... 56
APENDICE K: Ficha de medición de tiempos de elaboración de cotizaciones después de la
prueba piloto ........................................................................................................................ 57
APENDICE L: Cálculo del beneficio económico por ahorro total de tiempos de
elaboración de cotizaciones .................................................................................................. 58
APENDICE M: Cálculo del Valor Actual Neto ................................................................ 58
APENDICE N: Plano de la primera planta ....................................................................... 59
APENDICE O: Plano segunda Planta............................................................................... 60
APENDICE P: Procedimientos de la Propuesta de Mejora ............................................... 61

X
PRESENTACIÓN DEL ALUMNO
Señor Director SENATI, Zonal Arequipa – Puno
Mg. Ing. Pedro Cesar Bravo García
Señor Jefe de la UFP – Administración de Empresas
Lic. Francisco Sarcco Quispe
Yo, Sonia Fabiola Alejo Merma estudiante del Sexto Semestre de la carrera de
Administración Industrial, identificado con ID 980366 y periodo de ingreso 2016-20, presento
ante ustedes el Proyecto de Innovación o Mejora realizado en el área de Administración de la
empresa Multimotriz John Chávez S.A.C, titulado “Implementación de un Procedimiento en la
elaboración de cotizaciones de repuestos para reducir la demora de este proceso” el mismo que
será evaluado y calificado por los señores miembros del Jurado Calificador, de acuerdo a los
criterios y procedimientos de la institución, y que me permitirá obtener el título a nombre de la
nación como Profesional Técnico en Administración Industrial.

XI
Yo, Yenni Celina Huayta Pacompia estudiante del Sexto Semestre de la carrera de

XII
Yo, Ruth Elizabeth Huillca Pacompia estudiante del Sexto Semestre de la carrera de

XIII
RESUMEN EJECUTIVO
El presente proyecto se desarrolló en la empresa Multimotriz John Chávez S.A.C. dedicada
al mantenimiento y reparación de vehículos y la venta de repuestos mecánicos, brindando
servicios de mantenimiento para estos.
El problema que se detectó en el área de administración de la empresa es la “Demora en la
elaboración de cotizaciones de repuestos”, a raíz que el proceso se realizaba empíricamente
por la falta de un procedimiento, resultando cotizaciones mal elaboradas y con un tiempo
excedente de demora.
Para el análisis respectivo del problema principal que existe en el área se utilizó distintas
herramientas de la mejora continua como la lluvia de ideas, diagrama de afinidades y matriz
de priorización, además de elaboración de un instrumento de medición para el problema
principal en el cual se identificó los tiempos promedio de demora en el proceso de
elaboración de cotizaciones, el cual antes de la implementación fue de 84 minutos por
cotización y tuvo una reducción de 49 min. En el caso del análisis se utilizaron los diagramas
de Ishikawa y Pareto, aplicando de la misma manera un instrumento de medición para
comprobar la necesidad de implementar un procedimiento para el proceso de elaboración de
cotizaciones donde se determinó que el porcentaje total de cotizaciones mal elaboradas antes
de la implementación de la propuesta de mejora fue de 69% del total de cotizaciones
elaboradas en una semana.
Con el resultado del análisis de la situación antes de la implementación de la propuesta de
mejora se determinaron la necesidad de documentos, formatos y procedimientos para
reducir la presencia del problema principal en el área. La rentabilidad de la ejecución de la
propuesta de mejora quedo demostrada a través de indicadores, como Valor Actual Neto en
el que se obtuvo S/ 260.59, una de TIR de 88 % y un beneficio – costo de 1.57.

1
CAPITULO I
1 Presentación de la Empresa
El presente capítulo desarrolla una breve reseña de la empresa Multimotriz John Chávez
S.A.C junto con su visión y misión, asimismo se muestra de manera resumida su estructura
organizacional y sus principales procesos.
1.1 Información general
La empresa Multimotriz John Chávez S.A.C está ubicada en la calle Prolongación Miguel
Grau-203 en el distrito de Tiabaya y se encuentra en el rubro mecánica automotriz como se
puede ver en la Ficha de consulta de RUC en el Apéndice A (pág.45) y se dedica a la
prestación de servicios de mantenimiento, reparación vehicular: afinamiento, servicio de
scanner, programación , servicio de lubricantes, cambio de aceite. Venta de repuestos de
todas las marcas, partes, piezas, accesorios es por ello que actualmente atiende a un grupo
muy variable, son en mayor proporción vehículos livianos siendo sus principales clientes:
Omega S.A.C, Empresa de transportes Nazarenito, municipalidades etc.
1.2 Misión y visión
La empresa Multimotriz John Chávez S.A.C cuenta con una misión y visión
respectivamente en la cual se da a conocer el trabajo que realiza y como nos proyectamos
hacia el futuro.
1.2.1 Misión:
La misión de la empresa es “Encantar al cliente con un servicio de primera clase
brindando un acertado diagnóstico en el mantenimiento y reparación de vehículos
multimarca, así como en la venta de repuestos automotrices y maquinaria a nivel nacional,
con el mejor personal técnico capacitado y con equipos tecnológicos”.
Fuente: Multimotriz John Chávez S.A.C

2
A su vez tiene como visión:
1.2.2 Visión:
La empresa tiene como visión “Posicionar la marca MULTIMOTRIZ JOHN CHAVEZ
S.A.C a nivel nacional y ser reconocidos como los mejores especialistas en soluciones
automotrices”
Fuente: Multimotriz John Chávez S.A.C
Como se puede observar, la empresa prioriza dar un servicio de primera clase con el mejor
personal técnico para así obtener clientes satisfechos en sus actividades y aspira
principalmente a ser la empresa líder así como ser reconocidos a nivel nacional.
1.3 Organización
La empresa Multimotriz John Chávez S.A.C está organizada en 5 departamentos los
cuales se pueden observar en el organigrama.
A continuación se precederá a describir las funciones que actualmente se realizan en
todas y cada una de las áreas, con la finalidad de tener un panorama claro del estado de la
empresa.
Gerente General: Establece los objetivos de la empresa y la dirige hacia ellos, además
se encarga de planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar, calcular y deducir
el trabajo de la empresa, efectuando esto durante la jornada de trabajo y supervisar a los
trabajadores para los cumplimientos de trabajo, tiene la máxima responsabilidad sobre los
vehículos ingresados a mantenimiento dentro de la empresa, por lo que procura llevar
siempre una supervisión dentro de todo el personal de la misma.
Jefe Administrativo: Actúa directamente de las órdenes del gerente general.
Relacionada con el funcionamiento de la empresa, está encargado de dirigir y controlar la
administración general de la empresa, teniendo a su cargo la sección de caja y también la
contratación de personal operativo capacitado y con cualidades requeridas.

3
Jefe de Taller: Es el responsable de llevar el programa de producción de la empresa,
organiza, vigila y asesora al equipo humano para asegurar la calidad del servicio de acuerdo
con los parámetros indicados dentro del centro de mantenimiento, asegurándose de que las
reparaciones en este departamento se hagan correcta y eficientemente.
Jefe de Almacén y Logística: Está encargado de las compras que se requieran en
empresa, además de llevar los inventarios físicos de los bienes que ésta posea; como
artículos, EPP’s, maquinaria de trabajo y herramientas etc.
Jefe de Ventas: Planear, ejecutar y controlar actividades en este campo. Se encarga de
realizar el mercadeo de los productos, posicionarlos en el mercado y presentarse al mismo
por medio de la publicidad. Asegura el crecimiento y rentabilidad del área de servicio,
además investiga el progreso de la terminación de la reparación de los vehículos y de
mantener una alta calidad de las reparaciones de servicio para minimizar las devoluciones
de taller.
FIGURA N° 1: Organigrama de la empresa Multimotriz John Chávez S.A.C.

4
El proyecto de mejora se realizará en el departamento Administrativo en el cual se
vienen realizando la formación práctica en empresa, desarrollando principalmente las
siguientes actividades:
 Hojas de internamiento de vehículos que van a ser reparados
 Realización de cotizaciones o presupuestos
 Realización de facturas a clientes satisfechos
 Inventarios de materiales
 Control de asistencia a diferentes trabajadores
 Cotizar los repuestos a diferentes proveedores
 Orden y limpieza en Oficina
 Introducir datos y textos en terminales informáticos en condiciones de seguridad,
calidad y eficiencia.
 Llevar informe detallado de servicios realizados a vehículos
 Control de inventarios de repuestos en almacén
 Ventas de repuestos
1.4 Mapa de procesos
A continuación, se muestra el mapa de procesos de la empresa Multimotriz John Chávez
que describe sucesivamente los procesos que se realizan desde la llegada del requerimiento
y/o necesidad del cliente hasta la entrega del producto o servicio final al cliente, cumpliendo
con la satisfacción del cliente.
Cabe resaltar que la empresa Multimotriz John Chávez S.A.C. debido a que es una
empresa funcional, carece de un Mapa de procesos, por ello se procederá a su elaboración.

5
FIGURA N° 2: Mapa de Procesos de la empresa Multimotriz John Chávez S.A.C
Como se puede observar en la figura 2, la empresa MULTIMOTRIZ JOHN CHAVEZ
S.A.C realiza diversas actividades, las cuales han sido clasificadas en tres grandes grupos
según su importancia y el sentido de ser de la empresa.
Procesos Estratégicos.- Son aquellos establecidos por la alta dirección los cuales son
de vital importancia para el correcto funcionamiento de la empresa a fin de lograr los
objetivos establecidos para la cual se consideró la gestión gerencial.
Procesos Misionales.- Este proceso está ligado a la atención al cliente, también tiene
que ver con la razón de ser de la empresa la cual hemos considerado el Servicio técnico y
venta de repuestos.
Procesos de Apoyo.- Son procesos de apoyo en el cual se consideraron el área
administrativa, contador y almacén – logística.

6
El presente proyecto de mejora se desarrollara dentro del proceso de apoyo que vendría
a ser el área administrativa enfocándonos en ventas y atención al cliente, para el cual
desarrollaremos nuestro proyecto de mejora.
CAPITULO II
2 Análisis de la Situación Actual
El presente capítulo desarrolla tres aspectos: la identificación del problema y su causa
además de presentar el diagrama de procesos de la situación actual.
2.1 Identificación del Problema Principal
Se procedió a conformar un equipo de trabajo con el subgerente, contador y dos
trabajadores más, quienes colaboraron en la elaboración y ejecución del presente proyecto
de mejora.
A continuación, se procedió a aplicar la técnica de la Lluvia de Ideas a los miembros
del equipo de trabajo, para identificar los posibles problemas en el departamento
administrativo como se puede observar en el Apéndice B (pág.46), producto de lo cual se
obtuvieron los siguientes de problemas:
2.1.1 Lluvia de ideas
Para la aplicación de esta técnica se planteó el tema a manejar, priorizando el objetivo de
la reunión que fue encontrar la mayor cantidad de problemas para la mejora en los procesos
en el área administrativa, permitiéndonos recoger los siguientes problemas:
 Se utiliza mucho tiempo en búsqueda de informes de reparaciones.
 Demora en la ubicación de hojas de internamiento a vehículos.
 Incidentes por falta de señalización.
 Demora en la preparación de pedidos por falta de control de inventarios.
 Demora en encontrar repuestos por falta de proveedores.

7
 Demora en la atención al cliente por desconocimiento de los productos.
 Estantes en mal estado a punto de caerse por desorden de almacén.
 Demoras en la entrega de pedido por falla del producto.
 Demora en la elaboración de cotizaciones por desconocimiento de los productos.
A partir de los problemas identificados, se procedió a eliminar sus redundancias y mejorar
la redacción a través de la aplicación de la técnica de Diagrama de Afinidades.
TABLA N° 1: Diagrama de Afinidad
Lluvia de ideas Problemas identificados
Se utiliza mucho tiempo en búsqueda de

informes de reparaciones.
Demora en la búsqueda de documentos
Demora en la ubicación de hojas de
internamiento a vehículos.
Incidentes por inadecuada señalización.
Incidentes por falta de señalización

Estantes en mal estado a punto de caerse
por desorden de almacén.
Demoras en la entrega de pedido por falla

del producto.
Demoras en la preparación de pedidos por falta
de control de inventarios
Demora en la preparación de pedidos por
falta de control de inventarios.
Demora en la atención al cliente por

desconocimiento de los productos.
Demora en la elaboración de cotizaciones Demora en la elaboración de cotizaciones de

por desconocimiento de los productos. repuestos
Demora en encontrar repuesto por falta de

proveedores.
8
Como se puede observar en el Apéndice C (pág.47), a partir de lo cual se obtuvieron los
siguientes problemas:
TABLA N° 2: Resultado del Diagrama de Afinidad
N° RESULTADOS
1 Demora en la búsqueda de documentos
2 Incidentes por falta de señalización
3 Demora en la preparación de pedidos por falta de control de inventarios
4 Demora en la elaboración de cotización de repuestos
Luego de identificar los problemas del departamento administrativo se procede a
priorizarlos a través de la aplicación de la técnica de Matriz de Priorización, como se puede
observar en el Apéndice D (pág. 48), con lo que se obtuvo el siguiente resultado:
Al procesar la información se obtuvieron los siguientes resultados:
TABLA N° 3: Matriz de Priorización
PROBLEMAS FRECUENCIA IMPACTO FACTIBILIDAD TOTAL
Demora en la elaboración de
18 12 18 48
cotizaciones de repuestos
Demora en la preparación de
pedidos por falta de control de 12 14 14 40
inventarios
Demora en la búsqueda de
12 18 8 38
documentos
Incidentes por falta de

8 20 4 32
señalización
Como se puede observar, el problema Demora en la elaboración de cotizaciones de
repuestos es el que obtuvo el mayor puntaje acumulado convirtiéndose en el Problema

9
Principal para el presente proyecto de mejora, del cual se procedió a verificar su existencia
y relevancia a través de su operacionalización y medición como se puede observar en el
Apéndice E (pág. 49).
2.2 Identificación de la causa principal
A partir de la identificación del problema principal, demora en la elaboración de
cotizaciones de repuestos, se procedió a la identificación de las posibles causas a través de
la aplicación de la técnica de la lluvia de ideas como se puede ver el Apéndice F (pág.51),
producto de lo cual se obtuvieron las siguientes causas:
2.2.1 Lluvia de ideas
Seguidamente se aplicó por segunda vez una lluvia de ideas en el área administrativa de
la empresa, ésta se dio para identificar las posibles causas del problema, de las cuales
determinaremos la causa principal con la interrogante: ¿qué causas presenta el problema
“Demora en la elaboración de cotizaciones de repuestos” en la empresa?, tomándose nota de
las ideas de los participantes.
 Falta de procedimientos para la elaboración de cotizaciones de repuestos.
 Falta de capacitación del personal para la elaboración de cotizaciones de repuestos.
 Maquinaria limitada para impresión
 Falta de un procedimiento para la selección de proveedores
 Ausencia de un formato para los datos de cotización
 Errores en la estimación de materiales de los trabajos a cotizar
Una vez identificadas las posibles causas de la demora en la elaboración de cotizaciones
de repuestos se procedió a reducir redundancias y mejorar la redacción de las causas
aplicando la técnica de las 6 M y el Diagrama de Ishikawa, como se puede observar en el
Apéndice G (pág. 51) A partir de lo cual se obtuvo el siguiente resultado expresado a
través de un Diagrama de Ishikawa.

10
2.2.2 Diagrama de Ishikawa
El diagrama de Ishikawa, más conocido como el método de causa efecto es una
herramienta técnica gráfica que se utiliza para apreciar con claridad las relaciones entre un
problema y las posibles causas del mismo. (Jeison Arenhart, 2018)
FIGURA N° 3: Diagrama de Ishikawa de las causas
Una vez identificadas y categorizadas las posibles causas de “Demora en la elaboración
de cotizaciones de repuestos”, se procedió a priorizarlas a través de la aplicación de la técnica
del Diagrama de Pareto, como se puede ver en el Apéndice H (pág. 52), como se puede ver
a continuación:
2.2.3 Diagrama de Pareto de las causas
Para poder realizar el diagrama de Pareto se tuvo que dar ponderaciones, que las
utilizaremos con la frecuencia para luego graficarlo, tal como se muestra a continuación:
11
FIGURA N° 4: Diagrama de Pareto de las causas del problema
Como se puede observar, la causa “Falta de procedimientos para la elaboración de
cotizaciones de repuestos” es la que obtuvo el mayor puntaje acumulado convirtiéndose en
la Causa Principal del problema “Demora en la elaboración de cotizaciones de repuestos”,
el cual se procedió a verificar su existencia relevancia a través de su operacionalización y
medición como se puede observar en el Apéndice I (pág. 54).
2.3 Diagrama del Proceso Actual
2.3.1 Diagrama de operaciones del proceso (DOP)
El DOP es un diagrama de operaciones donde vamos a mostrar todos nuestros procesos
principales en el departamento administrativo.

12
DIAGRAMA DE OPERACIONES
ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL
Diagrama N°: 1 Hoja N°: 1 de 1
Resumen
Empresa:
Multimotriz John Chavez S.A.C.
Proceso: Actividad Actual Propuesta Ahorro
Elaboracion de Cotizaciones de Repuestos
Lugar: Oficina Operación 6
Operario (s): Inspección 2

Asistente Administrativo Tiempo (min) 84
Elaborado por:
Alejo Merma, Sonia Fabiola Costo de Mano
Fecha: 26/08/19
Huayta Pacompia, Yenni Celina de Obra
Huillca Pacompia, Ruth Elizabeth
Aprobado por: Costo de
John Chavez Denegri Fecha: 26/08/19 Materiales
Simbolo
Distancia
Descripción Tiempo (min) Observaciones
(metros)
1 Atencion al cliente 1.5 X

2 Recepcion de requerimiento de trabajo 5 X
3 Identificar el tipo de vehiculo 3 X
4 Dibujar la estructura del vehiculo 19.5 X
5 Inspeccionar diseño del plano del vehiculo 8 X
6 Calcular presupuestos 44 X
7 Concretar cotización 1.5 X
8 Entrega de cotización al cliente 1.5 X
TOTAL 84 6 2
FIGURA N° 5: Diagrama de Operaciones
Esta figura nos muestra las actividades que se realiza en el área administrativa de forma
continua, se observa que hay una demora de 84 minutos el cual es un exceso.
2.3.2 Diagrama de Análisis de proceso (DAP)
Pasaremos a elaborar nuestro Diagrama de Análisis de Proceso (DAP) identificando los
tiempos y la distancia de cada procedimiento que se hace para cotizar los repuestos que nos
requieren.
13
DIAGRAMA DE ANALISIS DEL PROCESO

Resumen
Empresa:
Proceso: Elaboracion Actividad Actual Propuesta Ahorro
de Cotizaciones de Repuestos
Operación 9
Lugar: Oficina
Inspección 2
Operario (s): Demora 3
Almacenamiento 1
Asistente Administrativo Transporte 3
Tiempo (min-hombre) 84
Elaborado por:
Alejo Merma, Sonia Fabiola Costo de Mano de
Fecha: 26/08/19
Huayta Pacompia, Yenni Celina Obra
Aprobado por:
Fecha: 26/08/19 Costo de Materiales
John Chavez Denegri
Simbolo
Distancia
(metros)
1 Cliente llega con su vehiculo 1 X

2 Recibir al cliente 1.5 X
3 Retomar a oficina con el cliente 2 2 X
4 Recepcion de requerimiento de trabajo 1.5 X
5 Dirigirse al taller mecanico 2 2 X
7 Dibujar la estructura del vehiculo 17 X X Demora
8 Inspeccionar diseño del plano del vehiculo 5 X
9 Determinar cantidad de materiales a usarse 27 X X Demora
10 Retomar a oficina con el cliente 2 2 X
11 Fijar costo total en materiales, M.O, tiempo 20 X X Demora
13 Digitar la cotizacion 1 X
14 Imprimir cotizacion (Cc) 1 X
15 Entregar la cotizacion al cliente 0.5 X
16 Archivar cotizacion 0.5 X
TOTAL 84 6 9 2 3 3 1
FIGURA N° 6: Diagrama de Análisis del Proceso
Como se observa en la figura anterior se evidencia demora en las actividades del proceso
de elaboración de cotizaciones, principalmente para las actividades de determinación de
cantidad requerida en material, costos en mano de obra y maquinaria con el cálculo de los
costos respectivos y el dibujo de la estructura del vehículo.
CAPITULO III
3 Planeamiento del Proyecto de Mejora
El presente capítulo desarrolla 09 aspectos metodológicos del proyecto de mejora, los
cuales son: descripción del contexto macro de la investigación, enunciado de la propuesta

14
de mejora, análisis de variables, objetivos, antecedentes, justificación, marco teórico,
hipótesis y matriz de consistencia del proyecto de mejora.
3.1 Descripción del contexto macro de la investigación
Upsistemas S.A. es una empresa comercializadora de bienes y servicios dedicada a
brindar soluciones integrales de infraestructura tecnológica para cualquier tipo de empresa.
Según (Gálvez Orjuela Juan, 2014) En el proyecto “Diseño de procedimiento estándar
para la elaboración de cotización de Servicios de mantenimiento y repuestos en Upsitemas
S.A.” del área comercial de servicios y mantenimiento determino que para lograr una
entrega oportuna al cliente se debe optimizar el proceso de elaboración de las cotizaciones
que surge de los distintos mantenimientos realizados.
Este proyecto surge entonces con el propósito de optimizar dicho proceso señalado
como objeto de estudio, debido a los resultados obtenidos en los periodos anteriores que
evidencian el no cumplimiento con los tiempos de respuesta establecidos, buscando
reducirlos para lograr una entrega oportuna al cliente; analizando sistemáticamente los
procedimientos de trabajo empleados y proponiendo mejoras para que las cotizaciones
sean elaboradas en menor tiempo.
Es así que, en la empresa, Multimotriz John Chávez S.A.C. en la que se lleva a cabo la
presente investigación, también presenta demoras en la elaboración de cotizaciones de
repuestos mecánicos que ascienden, aproximadamente, al 35% del total de proceso, lo cual
evidencia la importancia del dicho problema no solo para la empresa sino para el sector
empresarial Arequipeño.
3.2 Enunciado de la Propuesta de Mejora
Es a partir de lo anteriormente mencionado que se plantea la presente investigación
titulada “Implementación de un procedimiento en la elaboración de cotizaciones de

15
repuestos para reducir la demora de este proceso en la empresa Multimotriz John Chávez
S.A.C - Arequipa, 2020”.
3.3 Análisis de variables

La presente investigación es de tipo cuantitativa y de nivel aplicativo o también llamado
tecnológico en la cual se han tenido en cuenta dos variables, la variable independiente que
es el proceso Falta de procedimientos para la elaboración de cotizaciones de repuestos (la
causa) y la variable dependiente que es proceso en la elaboración de cotizaciones de
repuestos (el efecto) cuyas dimensiones, indicadores, valores finales, tipo de variable y
escala se pueden apreciar en la siguiente tabla:
TABLA N° 4: Análisis de Variables de la Implementación de un procedimiento en la

elaboración de cotizaciones de repuestos para reducir la demora de este proceso en la empresa
Multimotriz John Chávez S.A.C - Arequipa, 2020
Valores Tipo de Escala de la

Variables Dimensiones Indicadores
finales variable variable
Categórica
Fecha de
Variable día/mes/año Ordinal
cotización
dependiente: Politómica
Pedido de
Elaboración de
cotización
cotizaciones de Numérica
repuestos Número de
Correlativo Razón
cotización
Entera
Numérica
Hora de inicio
Horas Razón
de cotización
Variable Continua
independiente: Elaboración
Falta de de cotización
Hora de Numérica
procedimientos
finalización de Horas Razón
para la
cotización Continua
elaboración de
cotizaciones de
repuestos Procedimiento Número y Ubicación, Categórica
de cantidad de datos, Nominal
cotizaciones cotizaciones números Politómica
16
Como se puede apreciar, se ha especificado las dimensiones e indicadores para cada
variable y a su vez se ha establecido los valores finales que se esperan medir, así como el
tipo de variable y su escala, para cada indicador.
3.4 Objetivos
En esta sección se presentan el objetivo general y los objetivos específicos de la presente
investigación titulada: “Implementación de un procedimiento en la elaboración de
cotizaciones de repuestos para reducir la demora de este proceso en la empresa Multimotriz
John Chávez S.A.C - Arequipa, 2020”
3.4.1 Objetivo General
Implementar un procedimiento en la elaboración de cotizaciones de repuestos para
reducir tiempos en la elaboración de cotizaciones de repuestos.
3.4.2 Objetivos Específicos
 Identificar las principales marcas de vehículos que presentan demoras para su
cotización.
 Calcular el tiempo promedio en la elaboración de cotización de repuestos
 Determinar el porcentaje total de cotizaciones mal elaboradas
 Elaborar un procedimiento para la elaboración de cotizaciones
 Determinar rentabilidad del proyecto de mejora propuesto
3.5 Antecedentes
Según (Vélez Restrepo, 2019) en su investigación titulada “Mejora del proceso de
presupuestos, cotizaciones y licitaciones (PCYL) de la empresa COINSI S.A.S.” se concluye
que:
La presente investigación tuvo como propósito el proceso de presupuestos, cotizaciones
y licitaciones (PCYL), básicamente la empresa Coinsi tiene definido unos acuerdos de nivel
17
de servicio, en las encuestas de satisfacción a clientes internos y externos, identificaron que
una de las principales causas de insatisfacción es el tiempo de entrega de las cotizaciones,
por lo que con su trabajo se buscó mejorar el proceso de presupuestos, cotizaciones y
licitaciones (PCYL), a través de la aplicación de metodologías enfocadas en el mejoramiento
continuo, de esta manera se pudo entender y evaluar intervenciones al proceso, para
minimizar la problemática el cual permitió la evaluación de estrategias y oportunidades. Se
definió el tiempo promedio de realización de cada tipo de cotización, presupuesto o
licitación, según su nivel de complejidad y el numero promedio de ítems, información
relevante para estimar tiempos de entrega, programar o asignar requerimientos y en general
evaluar el nivel de ocupación y efectividad de cada empleado.
Según (Castorena Ángeles, China Jiménez, González Medina, Martínez Cuamani, &
Trejo Segovia, 2016) en su investigación titulada “Optimización del proceso de cotización
en una empresa metal mecánica implementando Kanbanflow” se concluye que:
El propósito de la investigación es optimizar el proceso de cotización, identificando las
causas de la baja capacidad para cerrar ventas, con ello elaborar una propuesta de solución
a las áreas de oportunidad, y finalmente aumentar la cantidad de pedidos formales. Dicho
proceso se eligió luego de hacer un estudio y determinar que, en este caso, es el punto
estratégico a abordar para lograr la mejora al flujo de todas las operaciones de la
organización. El proceso de cotización juega un papel determinante, ya que la empresa se
dedica a la fabricación de piezas metal mecánicas por proyecto.
La información en conjunto permite generar un presupuesto con el precio y el tiempo del
proyecto ya definidos. Después de hacer un diagnóstico profesional, se encontró que el
proceso de cotización tiene áreas de oportunidad. Con base a entrevistas e investigaciones
de campo se determinó que la competencia entrega cotizaciones más precisas y en menor
tiempo, por lo que se pierden clientes como consecuencia es por ello que el enfoque de
negocios actual apuesta por introducir calidad integral en sus empresas.

18
Según (Lozano Gonzales, 2018) en su investigación titulada “Mejora de proceso de
cotización y costeo que genere confiabilidad y eficiencia en el proceso y que fomente el
crecimiento y el nivel competitivo de O’Neall Steel de México” se concluye que:
. La competencia en la industria metalmecánica en México ha ayudado a fortalecer la red
de clientes-proveedores dentro de sí misma, así como darle una posición importante en
cuanto a otras industrias internacionales. Obviamente entra el tema del TLC. Gran parte de
la industria metalmecánica en México, se beneficia de la maquila. El hecho de que en México
la mano de obra es mucho más barata que en otros países, hace que la competencia entre las
empresas incremente. Es por eso, que la propuesta de este proyecto es hacer que las prácticas
de estimación de tiempos y costos, sea más rápida y confiable. Esto será de gran beneficio
para O’Neall Steel de México.
Además de implementar dicha herramienta, se sugiere la implementación de diferentes
controles, indicadores y acciones correctivas que logren la mejora continua y calidad integral
en el flujo de la operación.
Así podemos observar que al menos según los antecedentes revisados se puede esperar
que la reducción de demoras alcance alrededor de 40%.
3.6 Justificación
Dado que las ineficiencias por demora en la elaboración de cotizaciones de repuestos, así
como otros problemas originados por la falta de procedimientos en la elaboración de
cotizaciones de repuestos, termina afectando de manera relevante el desempeño de la
empresa. La aportación que ofrece este proyecto es implementar un procedimiento para el
proceso de elaboración de cotizaciones y reducir la demora de este proceso.
En la actualidad la necesidad de realizar eficientemente sin demoras en el proceso de
elaboración de cotizaciones, es un factor de suma importancia para las empresas que deseen
19
permanecer activas en un mercado como en el actual, que exige respuestas rápidas y
cumplimientos a tiempo.
El proyecto será atractivo para la empresa ya que potencializa sus ingresos manteniendo
al mínimo el riesgo de pérdidas de inversión, ya que existirá un mayor control en la
elaboración de cotizaciones, es que, de no llevarse a cabo el presente estudio, se mantendrían
dichos perjuicios económicos, lo cual justifica la presente investigación.
3.7 Marco Teórico
En la presente sección se desarrollan los conceptos más relevantes del proyecto de mejora,
cabe recordar que el enunciado del estudio es: “Implementación de un procedimiento en la
cotizaciones de repuestos en la empresa Multimotriz John Chávez S.A.C - Arequipa, 2020.
3.7.1 Generalidades
El Marco Teórico es la base de los trabajos científicos y de investigación. Es el conjunto
de ideas, procedimientos y teorías que fueran analizadas por un grupo o un autor, sirviendo
de metodología a un investigador para llevar a término su propia actividad. Es un
armonioso círculo hacia el enriquecimiento del conocimiento, estableciendo las coordenadas
básicas a partir de las cuales se busca validar una cuestión específica. (Navarro, 2010)
3.7.1.1 Bases Teóricas
Procedimiento
Un procedimiento es todo aquel método o sistema mediante el cual se puede ejecutar
algo. Por otro lado, el término procedimiento tiene un significado específico en la esfera
del derecho. (MX, 2016)
El término procedimientos corresponde al plural de la palabra procedimiento, en
tanto, un procedimiento es el modo de proceder o el método que se implementa para
llevar a cabo ciertas cosas, tareas o ejecutar determinados acciones. (Ucha, 2009).
20
En ese mismo sentido (Riquelme, 2017) señala que un procedimiento es una
secuencia definida, paso a paso, de actividades o acciones (con puntos de inicio y fin
definidos) que deben seguirse en un orden establecido para realizar correctamente una
tarea. Los procedimientos repetitivos se denominan rutinas.
Conceptos y Términos Utilizados
 Satisfacer.- cubrir una necesidad o conceder un deseo a alguien.
 Inventario.- Lista ordenada de bienes y demás cosas valorables que pertenecen
a una persona, empresa o institución.
 Constatar.- Hacer constar algo que se cree o supone y que ha sido comprobado
personalmente.
 Optimizar.- Conseguir que algo llegue a la situación óptima o dé los mejores
resultados posibles.
 Desperdicio.- Cosa o parte de ella que queda después de haberla utilizado o que
se desperdicia por descuido.
 Despilfarro.- Gasto excesivo de tiempo, energías, medios, etc.
Cotizaciones
La cotización es el hecho de cotizar y significa establecer un precio, estimarlo o
pagar una cuota. Determina el valor real de un bien, de un servicio o de un activo
financiero. (Oca, s.f.)
También se puede definir como el precio al que se puede realizar una compra o venta
de un bien o un valor en el mercado, pero además se aplica al precio al que compradores
y vendedores están dispuestos a concretar operaciones, pero que no es necesariamente
el precio que al finalmente se cierra. En operaciones de compraventa suele usarse el
término cotización para referirse al precio que cada una de las partes estarían dispuestas
a abonar para sellar el acuerdo. (Garcia, 2018)

21
Conceptos y Términos Utilizados
Por su parte (Diaz, 2017) señala que la fijación de precios depende de diversos
factores, criterios y casuísticas. Dada la importancia del presupuesto, resaltaré los
criterios básicos a nivel orientativo, ya que es uno de los elementos clave para cualquier
autónomo, especialmente si su actividad implica la prestación de servicios o si el precio
de sus productos es el adecuado.
 Cubrir costes
Muchos profesionales autónomos deben analizar previamente cuál es el precio hora
a repercutir por su trabajo, en base a sus costes fijos y variables y al reparto de su tiempo
de trabajo. Al precio habrá que añadirle el de los materiales o gastos directamente
asociados al trabajo a realizar.
 Margen de beneficio
Sobre el coste de los trabajos, el autónomo definirá un porcentaje de beneficio
empresarial. Su cuantía dependerá de la estrategia comercial con el cliente y si los costes
son lo suficientemente bajos como para permitirlo.
 Precio de mercado
Es importante tener referencias de los precios de la competencia y también de hasta
dónde están dispuestos a pagar los clientes.
 Promociones
El autónomo deberá valorar la inclusión o no de posibles promociones para hacer
más atractiva su oferta.
3.8 Hipótesis
La implementación de un procedimiento en la elaboración de cotizaciones de repuestos
reducirá las demoras en la elaboración de cotizaciones de repuestos en la empresa
Multimotriz John Chávez S.A .C- Arequipa, 2020.

22
3.9 Matriz de Consistencia del Proyecto
TABLA N° 5: Matriz de Consistencia de la Implementación de un procedimiento en la

cotizaciones de repuestos en la empresa Multimotriz John Chávez S.A.C- Arequipa, 2020
Problema Causa Propuesta de Instrumento/

Objetivos Hipótesis
Principal Principal mejora Documentación
Objetivo General
“Implementar un
procedimiento en la -Ficha de
elaboración de medición de
cotizaciones de tiempos
repuestos para reducir -Ficha de
tiempos en la medición de
elaboración de cotizaciones mal
cotizaciones de elaboradas
repuestos en la
empresa Multimotriz -Un procedimiento
John Chávez S.A.C - para la elaboración
Arequipa, 2020” de cotizaciones de
repuestos
Implementar un
Con la
procedimiento -Hoja de costos de
implementación de
Objetivos Específicos un procedimiento en la materiales,
-Identificar las elaboración de maquinaria y M.O.
para la elaboración
Falta de un principales marcas de de cotizaciones de cotizaciones de
Demoras en la procedimiento vehículos que repuestos para
repuestos reducirá
elaboración de para la presentan demoras reducir la -Ficha Técnica de
las demoras en la
cotizaciones de elaboración de para su cotización. demora de este trabajo
elaboración de
repuestos cotizaciones proceso en la
repuestos en la
de repuestos empresa
-Calcular el tiempo empresa
Multimotriz
promedio en la Multimotriz John -Ficha de datos del
John Chávez
elaboración de Chávez S.A.C- cliente solicitante
S.A.C -
cotización de repuestos Arequipa, 2020
Arequipa, 2020
-Determinar el
porcentaje total de -Lista de precios
cotizaciones mal de materiales
elaboradas
-Elaborar un
procedimiento para la -Directorio de
elaboración de proveedores
cotizaciones
-Determinar
rentabilidad del
proyecto de mejora
propuesto
23
CAPITULO IV
4 Desarrollo de la Propuesta de Mejora
En el presente capítulo se desarrollan los aspectos técnicos operativos para el diseño e
implementación de la propuesta de mejora a través de seis secciones: diseño de contrastación
de la hipótesis, población y muestra, consideraciones técnicas, operativas y ambientales de
la implementación de la propuesta de mejora, así como los diagramas de proceso mejorados
del problema de investigación.
4.1 Diseño de contrastación de la hipótesis
El diseño metodológico de la presente investigación es de un caso de estudio, es decir que
sólo existe una unidad de estudio en la población y esta es la empresa MULTIMOTRIZ
JOHN CHAVEZ S.A.C. puesto que todos los resultados serán válidos únicamente para ella
misma y se interpretarán en al ámbito de su funcionamiento.
Respecto de la contrastación de la hipótesis, esta se realizará mediante un diseño
comparativo de la situación “antes” de la aplicación del “piloto” de la propuesta de mejora,
frente a la medición “después” del mismo. Es decir, la hipótesis que se propuso: la
implementación de un procedimiento para la elaboración de cotizaciones de repuestos
reducirá las demoras en la elaboración de cotizaciones de repuestos mecánicos en la empresa
MULTIMOTRIZ JOHN CHAVEZ S.A.C. - Arequipa, 2020, se contrastará con la realidad
mediante la medición del problema (demora en la elaboración de cotizaciones de repuestos)
antes y después de la aplicación de una prueba piloto (muestra) de la propuesta de mejora.
4.2 Población y muestra
Como ya mencionó, la presente investigación es un caso de estudio, lo que implica que
se trabajará con una sola unidad de estudio en la población, sin embargo, cuando se
implemente el “piloto” de la propuesta de mejora implementación de un procedimiento en

24
la elaboración de cotizaciones de repuestos para reducir la demora de este proceso se tomará
en cuenta sólo una muestra de los ítems esta muestra será tomada de manera intencionada(no
aleatoria ya que se ha verificado que el desperdicio se concentra principalmente en la
elaboración de cotizaciones.
4.2.1 Consideraciones técnicas
En esta sección se desarrollan los aspectos técnicos de la propuesta de mejora:
Implementación de un procedimiento en la elaboración de cotizaciones de repuestos para
reducir la demora de este proceso que se inició con el desarrollo teórico de un
procedimiento para la elaboración de cotizaciones en el marco teórico del capítulo III
(página 19), donde a partir de los conceptos más relevantes se diseñó un diagrama de flujo
y a partir de cada una de las tareas identificadas se procedió a describirlas técnicamente,
para luego documentarlos a través de procedimientos agrupados en un procedimiento para
la elaboración de cotizaciones de repuestos.
4.2.1.1 Diagrama de Flujo para la elaboración de cotizaciones de repuestos
mecánicos
A continuación, se presenta el Diagrama de Flujo de la empresa Multimotriz John
Chávez S.A.C., en la que se identifican las principales “tareas” para corregir la causa
principal identificada que fue la Falta de procedimientos para la elaboración de
cotizaciones de repuestos.
25
Clie nte Adminis tración Produccion
INICIO
Recepcion de pedido del

Solicitud de pedido cliente
Registra datos del cliente Acudir al lugar de servicio
Identifica el tipo de vehiculo
Elabora la Ficha Tecnica de

Trabajo
NO Verificación Ficha Tenica del trabajo

del repuesto
SI
Recepciona ficha tecnica de
trabajo
Calcula costos totales de

materiales, equipos
Hoja de cotización
Calcular costos en MO
Hoja de cotización
Digitar cotización
Ingreso al sistema
Cotizaciones MJC_2020
Imprimir Cotizacion
Cotización
Entregar cotización original

Recepciona la cotización
al cliente
Elaborar expediente de
cotización
Expediente de
cotización
Archivar expediente
FIN
FIGURA N° 7: Diagrama de Flujo de elaboración de cotizaciones de repuestos

26
Así planteado, se procede ahora a describir cada una de las tareas propuestas en el
diagrama de flujo presentado.
4.2.2 Especificaciones de las tareas propuestas
Como podemos observar en el flujo grama de la página 25, este nos indica las
actividades que forman parte de nuestra propuesta de mejora las cuales se pasan a
describir a continuación:
Descripción del procedimiento
Tarea 1.- Recepción de pedido del cliente: Se recibe al cliente y nos indica
previamente el servicio de trabajo requerido.
Tarea 2.- Registrar los datos de cliente: Se anota los datos del cliente como el
nombre, dirección, teléfono propio o de contacto, dirección, fecha y la descripción exacta
del trabajo requerido.
Tarea 3.- Acudir a lugar de servicio: El operario deberá acudir al lugar en el que se
requiere el trabajo para la toma de medidas respectivas y así realizar la siguiente actividad.
Tarea 4.- Identificar el tipo de vehículo: El operario para el tipo de repuestos a usar
requiere identificar el tipo de vehículo y repuestos a usar.
Tarea 5.-Elaborar ficha técnica de trabajo: Se elabora ficha técnica por el operario
de producción, donde se indica dimensiones del trabajo, lista de materiales necesarios,
maquinaria y equipos necesarios, entre otros.
Tarea 6.-Verificación del repuesto: Se verifica si el repuesto está en almacén o se
tiene que solicitar uno nuevo ante un proveedor.
Tarea 7.-Recepcionar ficha técnica de trabajo: Se recepciona la ficha técnica y se
revisa toda la descripción.

27
Tarea 8.- Calcular costo en maquinaria y/o equipos Se calcula el costo total de
maquinaria y/o equipos necesarios, en base al costo de adquisición, a la depreciación por
la cantidad de días a usar cada máquina.
Tarea 9.- Calcular costo en mano de obra: Para calcular el costo de mano de obra
nos basamos en la remuneración diaria establecida por la empresa por cada puesto de
trabajo multiplicado a su vez por los días requeridos a trabajar.
Tarea 10.- Digitar cotización: Se digita la cotización según plantilla de cotización
de realización propia con número correlativo en orden ascendente, donde se incluye los
datos del cliente como el nombre y/o razón social, RUC, dirección y número de contacto
respectivo, además de la fecha de emisión, descripción del trabajo, el tiempo de entrega,
el precio del trabajo (total más IGV). También se incluye notas adicionales o condiciones
del trabajo, donde se describe como se iniciará el proyecto (modo de pago), además de la
vigencia de la cotización (13 días hábiles después de su emisión). Se indica además lo
que no incluye el servicio. Luego se procede a guardar la cotización en la carpeta de
COTIZACIONES MJC_2020.
Tarea 11.- Imprimir cotización: Se imprime la cotización ya terminada con copia.
Tarea 12.- Entregar cotización original a cliente: La entrega de la cotización al
cliente será de manera física o virtual, según sea el caso. En el caso de ser de manera
física, la cotización a entregarse será la original, conjuntamente con una pequeña
explicación del trabajo a realizarse. Si la cotización se entrega de manera virtual al cliente,
ya sea por cualquier medio, se le escribe las consideraciones y especificaciones del
trabajo. En ambas situaciones se queda a la espera de la pronta aprobación.
Tarea 13.- Elaborar expediente de cotización: Esta actividad consta en adjuntar a
la cotización elaborada las hojas de costos elaboradas al principio del procedimiento, se
procederá con el siguiente orden:

28
 Primera hoja: Copia de cotización
 Segunda hoja adjuntada: Ficha técnica de trabajo
 Tercera hoja adjuntada: Hoja de costo de materiales
 Cuarta hoja adjuntada: Hoja de costo de equipos y maquinaria
 Quinta hoja adjuntada: Hoja de costo en mano de obra
Todas estas hojas serán enumeradas con lápiz de forma ascendente, empezando por
la hoja de costos en mano de obra.
Tarea 14.- Archivar expediente: Se archivará de manera ascendente (de menor a
mayor antigüedad) el expediente de cotización en el archivador (que estará con
separadores por meses) COTIZACIONES EMITIDAS 2020 de color rojo que es el color
característico de la empresa el cual tendrá una etiqueta, la cual contará con las
dimensiones establecidas.
4.2.3 Consideraciones operativas
Para la ejecución del piloto de la propuesta de mejora, se procederá a capacitar al personal
administrativo, colaborador junto con el cual se ejecutarán los procedimientos, de la misma
manera se capacitará a un vendedor que es el colaborador que se verá afectado por los
cambios propuestos, ya que este último realiza verificaciones de stock físico y requiere
interactuar con el almacén.
4.3 Consideraciones ambientales
Para la ejecución del piloto del presente proyecto, se han tenido en cuenta la emisión de
residuos sólidos del tipo papelería y artículos de oficina como son: cintas adhesivas, grapas,
marcadores, bolígrafos, entre otros, cuya manipulación es manual y su almacenamiento se
hará en bolsas plásticas, para luego ser eliminadas a través del servicio de recojo de basura
municipal, por ser su tratamiento común como basura doméstica.

29
4.4 Diagrama del proceso mejorado
A continuación, se presenta el Diagrama de Operaciones de Proceso (DOP) para la
elaboración de cotizaciones de repuestos de la situación mejorada después de la ejecución
del piloto del proyecto:
DIAGRAMA DE OPERACIONES
Resumen
Empresa:
Proceso: Actividad Actual Propuesta Ahorro
Elaboracion de Cotizaciones de Repuestos
Lugar: Oficina Operación 6
Operario (s): Inspección 5

Asistente Administrativo Tiempo (min) 35
Elaborado por:
Alejo Merma, Sonia Fabiola Costo de Mano
Fecha: 07/07/20
Huayta Pacompia, Yenni Celina de Obra
Aprobado por: Costo de
John Chavez Denegri Fecha: 07/08/20 Materiales
Simbolo
Distancia
(metros)
1 Atencion al cliente 1.5 X

2 Recepcion de requerimiento de trabajo 1 X
4 Desarrollo de ficha tecnica de trabajo 18 X X
5 Verificación del repuesto requerido 2 X
6 Recepcion de ficha tecnica de trabajo 0.5 X
7 Calcular costos de materiales, equipos, MO, etc 7 X X
8 Concretar cotización 1.5 X
9 Entrega de cotización al cliente 1.5 X
TOTAL 35 6 5
FIGURA N° 8: Diagrama de Operaciones de Procesos de elaboración de cotizaciones de
repuestos
Como se puede observar en la Figura 8, la demora en la elaboración de cotizaciones de
repuestos se realizó teniendo en cuenta su inicio cuando se recepciona y atiende al cliente,
pasando por identificación del tipo de vehículo, desarrollo de la ficha técnica de trabajo
(desarrollado por el operario), hojas de cálculo de costos para materiales maquinaria y mano
de obra donde se ha logrado mayor reducción de tiempos hasta la entrega de cotización al

30
cliente a pesar de que se haya implementado formatos que antes no existían facilitando la
obtención de datos para el encargado y no depender del alto mando de la gerencia para
determinar el requerimiento en materiales y mano de obra.
Para un análisis más detallado de la mejora se procedió a realizar un Diagrama de Análisis
de Proceso (DAP), como se puede observar, para la demora en la elaboración de cotizaciones
de repuestos, con el fin de determinar las actividades específicas que muestran ahora
mayores eficiencias, como se puede observar en la siguiente figura:
DIAGRAMA DE ANALISIS DEL PROCESO

Resumen
Empresa:
Proceso: Elaboracion Actividad Actual Propuesta Ahorro
de Cotizaciones de Repuestos
Operación 8
Lugar: Oficina
Inspección 6
Operario (s): Demora 0
Almacenamiento 1
Asistente Administrativo Transporte 3
Tiempo (min-hombre) 35
Elaborado por:
Alejo Merma, Sonia Fabiola Costo de Mano de
Fecha: 07/07/20
Huayta Pacompia, Yenni Celina Obra
Aprobado por:
Fecha: 07/07/20 Costo de Materiales
John Chavez Denegri
Simbolo
Distancia
(metros)
1 Cliente llega con su vehiculo 1 X Asistente Administrativo

2 Recibir al cliente 1.5 X Asistente Administrativo
3 Retomar a oficina con el cliente 2 1 X Asistente Administrativo
4 Recepcion de requerimiento de trabajo 1 X X Asistente Administrativo
5 Dirigirse al taller mecanico 2 2 X Asistente Administrativo
6 Identificar el tipo de vehiculo 2 X Operario
7 Desarrollar la ficha tecnica de trabajo 10 X X Operario
8 Verificacion del repuesto requerido 2 X Asistente Administrativo
9 Retomar a oficina con el cliente 3 2 X Asistente Administrativo
10 Recepcionar ficha Tecnica de trabajo 0.5 X Asistente Administrativo
11 Fijar costos de materiales, equipos, MO, etc 6.5 X X Cifras aproximadas
12 Digitar la cotizacion 1 X Asistente Administrativo
13 Imprimir cotizacion (Cc) 1 X Asistente Administrativo
14 Entregar la cotizacion al cliente 1 X Asistente Administrativo
15 Archivar cotizacion 0.5 X Asistente Administrativo
TOTAL 35 5 8 6 0 3 1
FIGURA N° 9: Diagrama de Análisis del Proceso Mejorado
31
De la misma manera que con el DOP, se observan las mediciones que evidencian la
disminución del desperdicio original de la demora en la elaboración de cotizaciones de
repuestos que nos da mayor detalle de la mayor eficiencia del nuevo proceso.
De esta manera ha quedado identificada y demostrada la mejora del problema principal:
Demora en la elaboración de cotizaciones de repuestos.
CAPITULO V
5 Presupuesto de la implementación del Proyecto de Mejora
En este capítulo se realizará los presupuestos de los recursos utilizados en la elaboración
del proyecto como en la inversión del proyecto tales como costos de material e insumos,
costos de personal utilizado.
5.1 Presupuesto de Inversiones para la Implementación del Piloto
5.1.1 Determinación de la inversión en maquinaria, equipo y herramienta
En el presente proyecto de mejora solo se usarán equipos (computadora, impresora y
calculadora) que se encuentran en el área de Administración.
No se realizó inversión en la maquinaria, equipo y herramientas, pues la mejora en el área
de administración y los equipos están a disposición del colaborador, y ya han sido costeadas
por la empresa.
5.1.2 Determinación de la inversión en materiales

Se detallará el presupuesto de materiales que se utilizó para poder realizar la
implementación de la propuesta de mejora.
32
TABLA N° 6: Costeo de la inversión en materiales
Materiales Unidad de Cantidad Precio Costo total

medida Unitario
Papel bond A-4 Unidad 60 S/. 0.02 S/. 1.20
Lapicero Unidad 2 S/. 0.50 S/. 1.00
Folders Unidad 2 S/. 0.50 S/. 1.00
Total S/. 3.20
Como se pudo observar se muestra la cantidad y precio de cada material utilizado como las
hojas bond con un precio de s/. 1.20, lapicero a s/. 1.00 y los folders utilizados siendo el
precio de s/. 1.00 el costo total asciende a S/. 3.20 soles.
5.1.3 Determinación de la inversión en intangibles
El proyecto se elaboró en un lapso de 3 meses y se determinó las horas de elaboración del
proyecto (redacción y corrección).
A continuación, se muestra el resumen del total de gastos en mano de obra para la
elaboración del proyecto de mejora.
TABLA N° 7: Costeo de la inversión Intangibles
Descripción Unidad de Cantidad Precio Costo total

medida Unitario
Tiempo para el análisis antes de la Horas 4.5 S/. 5.00 S/. 22.50
situación
Tiempo para la elaboración de la Horas 12 S/. 5.00 S/. 60.00

propuesta de mejora
Tiempo para la evaluación técnica Horas

y economía de la implementación 5 S/. 5.00 S/. 25.00
de la mejora
Total S/.107.50
33
Como se puede observar en la tabla anterior el costo total de la inversión asciende a S/
107.50 en total de costos de inversión intangible.
5.1.4 Otras inversiones para la Implementación
En la siguiente tabla se muestra los costos de inversión en impresiones que se realizaron
para la preparación a la implementación de la propuesta de mejora en el área de
administración.
Se consideraron aquellos que formaron parte del manual de procedimientos además de
otros documentos.
TABLA N° 8: Costeo de inversión en impresiones y copias
Descripción Unidades Cantidad Precio Subtotal

Unitario
Impresión de formatos Hojas 50 S/ 0.18 S/ 9.00

documentos y otros
Copias de los procedimientos Hojas 20 S/ 0.08 S/ 1.60
Total S/ 10.60
Como se observa en la tabla anterior los costos totales incurridos en impresiones y copias
ascienden a S/ 10.60.
5.2 Presupuesto de Costos para la Implementación del Piloto
5.2.1 Determinación de los costos en materiales
Se costeó solo los materiales que la empresa no proporcionó para la implementación del
proyecto de mejora, los cuales se demuestran en la siguiente tabla.

34
TABLA N° 9: Costeo de los costos en materiales
Materiales Cantidad Unidad de medida Precio Costo total

Unitario
Papel bond A4 259 Unidad S/. 0.02 S/. 5.18
Lapicero 2 Unidad S/. 0.50 S/. 1.00
Folders 2 Unidad S/. 0.50 S/. 1.00
Total S/. 7.18
Como se observa en la tabla anterior los costos en materiales ascienden a un total de S/
7.18 por mes.
5.2.2 Costo de personal
5.2.2.1 Determinación de costos de personal
Se detallara el costo de personal en la elaboración del proyecto del proceso de
elaboración de cotizaciones de repuestos.
TABLA N° 10: Costeo de costos de personal
Unidad de
Personal Cantidad Costo/Hora-hombre Subtotal
medida
Practicante mecánico Horas 8.00 6.25 S/. 50.00
Total S/. 50.00
Para la aplicación de los procedimientos y registros del plan de mejora se tendrá un
aproximado de 3 horas al mes en la utilización del tiempo del practicante mecánico, que
genero un gasto de S/ 50.00, teniendo en cuenta el costo de hora hombre que asciende a
S/ 6.25, siendo su sueldo de S/ 1500.00.

35
5.2.3 Otros costos de Implementación de la mejora
En la siguiente tabla se muestra los costos en impresiones que se realizaron para la
implementación de la propuesta de mejora en el área de administración.
TABLA N° 11: Costeo de impresiones
Descripción Unidades Cantidad P.U Subtotal
Impresión de lista de precios de Unidades 10 S/ 0.18 S/ 1.80

materiales y directorio
Impresión de los formatos Unidades 200 S/ 0.18 S/ 36.00
Total S/ 37.80
Se consideraron aquellos costos a los que se incurrirá cada mes como parte de la ejecución
de la propuesta de mejora, como lo son para la actualización de la lista de precios de
materiales y el directorio de proveedores, además de los formatos implementados en el
proceso de elaboración de cotizaciones.
5.3 Resumen del Presupuesto para la Implementación del Piloto
A continuación, se muestra el resumen del total de inversiones y costos operativos para
la elaboración del proyecto de mejora.
TABLA N° 12: Costeo total de la implementación de la propuesta de mejora
Concepto Total
Total en inversiones S/. 121.30
Total en costos S/. 94.98
TOTAL S/. 216.28
Como se puede observar en la tabla de costo total de la implementación de la mejora, el
total que se invirtió para la puesta en marcha del plan de mejora es de 216.28 soles.
36
5.4 Cronograma para la implementación del Piloto
A continuación, se dará a conocer el cronograma de la ejecución del proyecto de
mejora.
Elaboración de cotizaciones de repuestos

Empresa Multimotriz Jhon Chavez S.A.C 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Nombre de la tarea Duración Comienzo Fin m m j v s d l m m j v s d l m m j
Elaborar lista de precios de

4 14/07/2020 17/07/2020
materiales (repuestos)
Elaborar directorio de proveedores 2 18/07/2020 19/07/2020
Elaborar formato para ficha de datos
1 20/07/2020 20/07/2020
de cliente solicitante
Elaborar ficha técnica de trabajo 1 21/07/2020 21/07/2020
Elaborar formato para hojas de costo

1 22/07/2020 22/07/2020
de maquinaria y MO
Calcular costo hora/maquina 1 23/07/2020 23/07/2020
Elaborar formato de cotización 1 24/07/2020 24/07/2020
Elaborar los procedimientos para la

elaboracion de cotizaciones de 5 25/07/2020 29/07/2020
repuestos
FIGURA N° 10: Cronograma de actividades para la Implementación
Como se puede apreciar en la figura anterior, se tomó como día de inicio el día 14 de
Junio, la duración de las actividades será durante 14 días laborales. El día 30 de Julio se
estará empezando a realizar la prueba piloto.
CAPITULO VI
6 Implementación de la propuesta de Mejora
6.1 Autorizaciones necesarias para la aplicación del piloto de la propuesta de mejora
Para el desarrollo de este proyecto de mejora se tuvo la autorización respectiva del gerente
general y al mismo tiempo la colaboración del subgerente para facilitar la
implementación de la propuesta, además de contar con el apoyo de los trabajadores del
área administrativa y los operarios que apoyaron mucho con su ayuda.

37
6.2 Implementación del piloto de la propuesta de mejora
6.2.1 Procedimientos para la ejecución del proyecto de mejora
Las actividades necesarias que ayudarán en la implementación de la propuesta de
mejora, son los siguientes:
Actividad 1.- Elaborar lista de precio de repuestos: El procedimiento para la
elaboración de la lista de precio de repuestos iniciará con él envió de un correo electrónico,
a tres de nuestros principales proveedores, una vez que cada uno de ellos envíen la lista de
precio de repuestos se recepciona dicha lista. Posteriormente se calcula el precio promedio
por cada repuesto en base a los precios establecidos por cada proveedor. Dicho archivo
debe ser guardado en Excel en la carpeta LISTA DE PRECIO DE REPUESTOS_2020 que
se encuentra en el escritorio de la computadora del área de administración. Esta carpeta se
manejará de forma digital y física, de tal manera que sea de fácil uso tanto para las
personas encargadas de la elaboración de cotizaciones que harán uso de ésta. La misma se
actualizará a inicios de cada mes, desarrollado en el procedimiento
Actividad 2.- Elaborar directorio de principales proveedores: El procedimiento para la
elaboración del directorio de principales proveedores iniciará con la investigación previa
según información histórica de la empresa (facturas de compras realizadas), en dicho
directorio se detallará en nombre del proveedor, dirección, teléfono, persona de contacto, lo
que ofrece respectivamente, etc. Como se muestra en el Apéndice J (pág. 56).
Esta lista se elaboró con el fin de identificar rápidamente que proveedores cuentan con
los materiales que se quiera cotizar y todos sus datos para realizar este proceso, de igual
forma también se manejará una carpeta en físico y de forma digital para el fácil acceso de
los interesados. De hecho, para la elaboración de la carpeta en físico se separará por
productos ya que de forma digital es más fácil buscar tan solo filtrando el producto que se
busca.
38
Actividad 3.- Elaborar formato para hoja de datos de cliente solicitante: La realización
de esta actividad fue en una hoja de cálculo de Excel, donde se incluyeron la fecha de
requerimiento, nombre del cliente, número de teléfono, descripción del trabajo, dirección
de requerimiento y el nombre de la persona quien recepcionó el requerimiento respectivo,
desarrollado en el procedimiento.
Actividad 5.- Elaborar ficha técnica de trabajo: La realización de esta actividad también
fue en una hoja de cálculo de Excel, donde se incluyeron los datos necesarios para la
elaboración de la cotización, como: datos del cliente, requerimiento de repuesto para
reparación, máquina, modelo. Se elaborará una ficha técnica de trabajo para mejorar el
procedimiento de recolección de datos para la elaboración de cotizaciones, esta ficha será
usada por el área de producción, desarrollada en el procedimiento
Actividad 4.- Elaborar formatos para hoja de costo en repuestos y MO: Esta actividad
también fue realizada en una hoja de Excel, donde para cada hoja de cálculo respectivo se
consideró la cantidad, unidad de medida, descripción, precio unitario, subtotal y total de
requerimiento para cada uno de ellos, desarrollado en el procedimiento.
Actividad 5.- Elaborar formato de cotización: Para la realización de esta actividad se
tomó en cuenta el formato actual que es manejado por la empresa, pero a diferencia de ello
ésta se elaboró en una hoja de cálculo de Excel. El formato de cotización de realización
propia con número correlativo en orden ascendente, se incluyen los datos del cliente como
el nombre y/o razón social, RUC, dirección y número de contacto respectivo, además de la
fecha de emisión, descripción del trabajo, el tiempo de entrega, el precio del trabajo (total
más IGV).
También se incluye notas adicionales o condiciones del trabajo, donde se describe como
se iniciará el proyecto (modo de pago), además de la vigencia de la cotización (13 días
después de su emisión), desarrollado en el procedimiento.
Actividad 6.- Elaboración de un procedimiento para la elaboración de cotizaciones.

39
La elaboración del procedimiento es a partir de la elaboración previa en las anteriores
actividades, con dichos documentos y/o formatos se inicia con la descripción de nuestro
procedimiento.
6.3 Medición de resultados del piloto
Al realizar un análisis de los tiempos ahorrados con la implementación de un
procedimiento en la elaboración de cotizaciones de repuestos para reducir la demora de
este proceso en el departamento administrativo, tomando en cuenta la ficha de medición de
tiempos de elaboración de cotización antes y después de la mejora (Apéndices E pág. 49 y
Apéndice K pág. 57 respectivamente), tenemos como resultado lo siguiente:
TABLA N° 13: Cuadro comparativo de tiempos antes y después de la implementación
Tiempo Promedio antes de la Tiempo promedio después de Ahorro de tiempo

mejora la mejora
84 MIN 35 MIN 49MIN
Como se puede ver en la tabla anterior antes de la implementación del procedimiento se
tenía 84 minutos como tiempo promedio por la elaboración de cada cotización y con la
mejora se pudo reducir a 35 minutos en el proceso. Por lo tanto, se determinó que los
ahorros serán de 49 min por la elaboración de cada cotización ascienden a un valor de
S/204.17 mensuales Apéndice L (pág. 58).
CAPITULO VII
7 Evaluación Económica de la Implementación de la Propuesta de Mejora
En el presente capítulo se muestra la evaluación técnica y económica al que se incurrirá
con la implementación de la propuesta de mejora realizando la comparación como primer
punto de los ingresos y/o beneficios que brindaría la implementación de la propuesta y los
40
egresos que se requieren para su implementación, procediendo luego al análisis de los
indicadores de rentabilidad como la relación de beneficio – costo, la tasa interna de retorno
y el valor actual neto.
7.1 Determinación de los flujos de egresos
Los egresos están conformados por S/ 94.98 en costos operativos y S/ 121.30 en
inversión, que sumados ascienden a un total de S/ 216.28.
7.2 Flujo de caja neto de la implementación de la Propuesta de Mejora
TABLA N° 14: Flujo de caja neto
MES 0 MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6
INGRESOS S/ 204.17 S/204.17 S/204.17 S/204.17 S/204.17 S/204.17
EGRESOS -S/ 121.30 S/ 94.98 S/94.98 S/ 94.98 S/ 94.98 S/ 94.98 S/ 94.98
FCN -S/ 121.30 S/109.19 S/109.19 S/ 109.19 S/109.19 S/109.19 S/109.19
Luego de elaborado el flujo de caja durante un periodo de 6 meses se obtiene como
egreso total (inversión para el proyecto) en el mes 0 de S/ 121.30, a partir de finalizar el
primer mes de aplicación de la mejora se obtiene ingresos de S/ 204.17 por ahorro de
tiempo en horas/ hombre y egresos de S/ 94.98 para aplicación de formatos; con la
diferencia de estos dos últimos obtenemos un flujo de caja neto positivo de S/ 109.19 por
mes.
7.3 Indicadores de Rentabilidad
Se mostrará los indicadores de la rentabilidad del proyecto para eso hallaremos el Valor
actual neto (VAN), la Tasa interna de retorno (TIR) y el índice de beneficio/costo (B/C)
esto para comprobar si el presente proyecto es rentable.

41
7.3.1 Valor Actual Neto (VAN)
A partir de los datos del Flujo de Caja realizado, seguidamente haremos el cálculo del
Valor Actual Neto (VAN) (Apéndices M pág. 58), el cual nos ayudará a determinar la
rentabilidad o viabilidad del proyecto de mejora realizado, para poder realizar el cálculo
del VAN, se utilizó el COK de la empresa el cual fue determinado mediante su estado de
ganancias y pérdidas, siendo este de 18% según el Gerente General.
TABLA N° 15: Valor Actual Neto (VAN)
VAN S/ 260.59
COK 18%
Para casos del proyecto el VAN salió S/ 260.59 monto positivo y es mayor a cero lo
cual demuestra que el proyecto si es factible.
7.3.2 Tasa Interna de Retorno (TIR)
La TIR da como resultado 88 %, el cual es mayor que la tasa de rentabilidad de la
empresa (18%), lo cual demuestra que el proyecto es viable.
7.3.3 Índice de Beneficio – Costo (B/C)
Para determinar este indicador se realizó la división entre el valor actual de beneficio
y el valor actual de costo de ellos se obtiene la relación beneficio costo del proyecto. Como
B/C es mayor a 1 se acepta el proyecto.
TABLA N° 16: Beneficio Costo
VAB 714.09
B/C 1.57
VAC 453.50
A través del cálculo respectivo se determinó que la relación de B/C es de 1.57, con lo
cual por cada sol invertido se espera una ganancia de 0.57.

42
CAPITULO VIII
8 Conclusiones y Recomendaciones
8.1.1 Conclusiones
 Se identificó las principales marcas de los vehículos que se presentaba demoras para la
elaboración de cotizaciones.
 Se identificó los tiempos promedio de demora en el proceso de elaboración de
cotizaciones, el cuál antes de la implementación fue de 84 minutos por cotización.
 Se determinó que el porcentaje total de cotizaciones mal elaboradas antes de la
implementación de la propuesta de mejora fue de 69% del total de cotizaciones elaboradas
en una semana.
 Se elaboró un procedimiento para la elaboración de cotizaciones el cual se aplicó como

piloto en una semana. Concluyendo satisfactoriamente que la “Implementación de un
procedimiento en la elaboración de cotizaciones de repuestos para reducir la demora de
este proceso” propuesto en el presente proyecto reduce en un 60% el tiempo de demora
en la realización del proceso, con un 10% mayor a la hipótesis que se tenía en un inicio
antes de su implementación lo que genera un ahorro económico de S/ 204.17.
 Además, se demostró la rentabilidad de la ejecución de la propuesta de mejora a través
de indicadores, como Valor Actual Neto en el que se obtuvo S/ 260.59, una de TIR de
88% y un beneficio – costo de 1.57.
8.1.2 Recomendaciones
 Se recomienda a la empresa continuar con los procedimientos indicados para continuar
con las mejoras en el departamento de administración.
 Implementar proyectos similares para poder ahorrar el tiempo en las diferentes áreas
 Se recomienda continuar elaborando proyectos de mejora para los demás problemas
identificados.
 Cumplir con los procedimientos para no volver a crear una inadecuada organización.
43
REFERENCIAS
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Tecnologica: https://repositorio.itc.edu.co/handle/001/306
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Tecnologico de Monterrey:
https://repositorio.tec.mx/bitstream/handle/11285/631587/Reporte%20Final%20proye
cto%20de%20titulacion%20MEM%202018%20-
%20A00618590%20LL.pdf?sequence=1&isAllowed=y
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Vélez Restrepo, S. C. (2019). Universidad de Antoquia. Obtenido de Universidad de
Antoquia:
http://bibliotecadigital.udea.edu.co/bitstream/10495/14358/4/VelezSintia_2019_Mejor
aPresupuestosCotizaciones.pdf
45
APENDICE
APENDICE A: Ficha de consulta RUC de la empresa
A continuación este reporte le proporciona información actual de su ficha RUC, garantiza
su autenticidad y puede ser verificado desde la página de SUNAT.
Numero de RUC 20601419883 – MULTIMOTRIZ JOHN CHAVEZ

S.A.C
Tipo de contribuyente SOCIEDAD ANONIMA CERRADA
Nombre comercial -
Fecha de inscripción 11/08/2016
Estado de contribuyente ACTIVO
Condición de contribuyente HABIDO
Dirección del domicilio fiscal CAL.PROLONG MIGUEL GRAU NRO 203(A

UNA CDRA DEL MERCADO) AREQUIPA -
AREQUIPA –TIABAYA
Sistema de Emisión de Comprobante MANUAL
Sistema de Contabilidad MANUAL
Actividad(es) Económica(s): 4520 – MANTENIMIENTO Y REPARACION DE

VEHICULOS AUTOMOTORES
Comprobantes de Pago c/aut, de FACTURA

impresión (F.806 u 816):Sistema de
Emisión Electrónica:
Sistema de emisión Electrónica -
Emisión electrónica desde -
Comprobantes Electrónicos -
Afiliado al PLE desde: -

Padrones : NINGUNO
46
APENDICE B: Lluvia de idea de los problemas
La aplicación de la técnica de lluvia de ideas se dio en la empresa el día 5 de Junio del año
2020, con la autorización correspondiente del gerente, se dio inicio de una reunión para la
presentación del moderador dando a conocer la aplicación de esta herramienta y la forma de
trabajar
Para ello se elaboró y se reunió a todos los trabajadores de equipo de trabajo que
colaboraron posteriormente se repartió hojas a cada uno en el cual cada uno identifico los
problemas que consideraba importante en el área administrativa y ventas.
N° RESULTADOS
1 Se utiliza mucho tiempo en búsqueda de informes de reparaciones
2 Demora en la ubicación de hojas de internamiento a vehículos
3 Incidentes por falta de señalización
4 Demora en la preparación de pedidos por falta de control de

inventarios
5 Pérdida de tiempo por falta de control al personal
6 Demora en la atención de al cliente por desconocimiento de los

productos
7 Estantes en mal estado a punto de caerse
8 Demoras en la entrega de pedido por falla del producto
9 Demora en la elaboración de cotizaciones de repuestos mecánicos

47
APENDICE C: Diagrama de Afinidad
Una vez realizado la Técnica de lluvia de ideas ya categorizadas se obtuvo el siguiente
resultado de los posibles problemas.
Lluvia de ideas Problemas identificados
Se utiliza mucho tiempo en búsqueda de

informes de reparaciones.
Demora en la búsqueda de documentos
Demora en la ubicación de hojas de

internamiento a vehículos.
Incidentes por inadecuada señalización.
Incidentes por falta de señalización
Estantes en mal estado a punto de caerse por

desorden de almacén.
Demoras en la entrega de pedido por falla

del producto.
Demoras en la preparación de pedidos por falta
de control de inventarios
Demora en la preparación de pedidos por
falta de control de inventarios.
Demora en la atención al cliente por

desconocimiento de los productos.
Demora en la elaboración de cotizaciones Demora en la elaboración de cotizaciones de

por desconocimiento de los productos. repuestos
Demora en encontrar repuesto por falta de

proveedores.
48
APENDICE D: Matriz de Priorización de los problemas encontrados
Después de la redacción de 4 problemas existentes el moderador indico que cada problema
debía ser puntuado de acuerdo como estas afectan sus actividades en el área administrativa
siendo el puntaje:
Alto = 5, Medio =3, Bajo =1
Posteriormente se elaboró un formato que se repartió a los participantes del equipo de
trabajo en el cual cada uno dio una puntuación.
Problemas Frecuencia Impacto Factibilidad

Demoras en la preparación de pedidos por falta de control
de inventarios 5 3 3
Demora en la búsqueda de documentos 1 5 1
Incidentes por falta de señalización 1 5 1
Demora en la elaboración de cotizaciones de repuestos
3 3 5

5 3 5

5 5 3

5 1 5
49
APENDICE E: Operacionalización y Medición del problema principal
Una vez identificado el problema se procedió a operacionalizar para poder encontrar sus
dimensiones e indicadores, esto ayudara a crear un instrumento de medición del problema
identificado, como se puede observar en la siguiente tabla
PROBLEMA VARIABLE DIMENSIONES INDICADORES INSTRUMENTO
Fecha
Repuestos
Tipo de vehículo
Demora en la Elaboración Ficha de medición
elaboración de de Hora inicio de tiempo en la
cotizaciones cotizaciones elaboración de
de repuestos repuestos Hora termino cotizaciones
Cotizaciones
Tiempo de
elaboración de
cotizaciones
Como se puede observar al momento de operacionalizar la variable “Demora en la
elaboración de cotizaciones de repuestos” se tuvo que hallar las dimensiones por lo cual con
ayuda del marco teórico se tomó en cuenta dos dimensiones uno del repuesto y dos la
cotización propiamente dicha, y de la misma manera se pudo sacar los indicadores con fecha,
tipo de vehículo, hora inicio, hora termino, tiempo de elaboración de cotizaciones.

50
Ficha de medición de tiempos para la elaboración de cotizaciones de repuestos
N° DE TIEMPO DE
HORA
ITEM FECHA VEHICULO COTIZACIO HORA FINAL COTIZACIO MINUTO
INICIO
NES N
1 07/06/2020 NISSAN 19-0101 01:00:00 p.m. 02:24:00 p.m.

01:24 84
2 08/06/2020 FORD 19-0105 10:30:00 a.m. 11:50:00 a.m.
01:20 80
3 09/06/2020 GREAT WALL 19-0109 12:00:00 p.m. 01:00:00 p.m.
01:00 60
4 10/06/2020 MG 19-0111 10:50:00 a.m. 12:00:00 p.m.
01:10 70
5 12/06/2020 DAIHATSU 19-0113 09:00:00 a.m. 10:20:00 a.m.
01:20 80
6 13/06/2020 VOLSWAGEN 19-0115 10:30:00 a.m. 12:00:00 p.m.
01:30 90
7 14/06/2020 HYUNDAI 19-0117 09:30:00 a.m. 10:50:00 a.m.
01:20 80
8 15/06/2020 DAIHATSU 19-0119 11:00:00 a.m. 12:30:00 p.m.
01:30 90
9 16/06/2020 TOYOTA 19-0122 01:30:00 p.m. 02:50:00 p.m.
01:20 80
10 17/06/2020 KIA 19-0125 01:20:00 p.m. 02:15:00 p.m.
00:55 55
11 19/06/2020 GREAT WALL 19-0128 08:20:00 a.m. 09:40:00 a.m.
01:20 80
12 20/06/2020 MG 19-0130 10:20:00 a.m. 11:44:00 a.m.
01:24 84
13 21/06/2020 TOYOTA 19-0132 09:15:00 a.m. 10:33:00 a.m.
01:18 78
16:51
TOTAL 1011
Tiempo de demora promedio por Unidad 84
Como se puede observar en la tabla, se muestra el tiempo tomado en la elaboración de
cotizaciones de repuestos se calculó un total de 1011 minutos, siendo así el promedio de 84
minutos por cotización, los cuales se consideran muy elevados y retrasan las tareas operativas
del proyecto.
51
APENDICE F: Lluvia de idea de las causas
La aplicación de la técnica de la lluvia de ideas de causa se dio en la empresa el día 5 de
Junio del 2020, con la autorización del gerente.
Para ello se repartió hojas a los participantes del equipo de trabajo, en el cual cada uno
identifico las posibles causas que generan la problemática en el área administrativa y ventas.
N° RESULTADOS
1 Falta de un procedimiento para la selección de proveedores
2 Falta de procedimientos para la elaboración de cotizaciones de repuestos
3 Falta de capacitación del personal para la elaboración de cotizaciones de

repuestos
4 Errores en la estimación de materiales de los trabajos a cotizar
5 Ausencia de un formato para los datos de cotización
6 Maquinaria limitada para impresión
APENDICE G: Categorización de las causas – Diagrama de Ishikawa
Una vez encontradas las causas a través de la lluvia de ideas para el problema demora de
cotización de repuestos no comerciales pasamos a categorizarlo en material
CAUSAS CATEGORIA
Falta de un procedimiento para la selección de proveedores.
Falta de procedimientos para la elaboración de cotizaciones en repuestos MÉTODO
Ausencia de un formato para los datos de cotización
Maquinaria limitada para impresión MAQUINARIA
Errores en la estimación de materiales de los trabajos a cotizar MANO DE

OBRA
Falta de capacitación del personal para la elaboración de cotizaciones de
repuestos
52
APENDICE H: Aplicación de la matriz de priorización para el diagrama de Pareto
Para ello se elaboró un formato que posteriormente se repartió a los participantes del equipo
de trabajo en el cual cada uno dio una puntuación
Alto = 5, Medio =3, Bajo =1
Posteriormente se elaboró un formato que se repartió a los participantes del equipo de
trabajo en el cual cada uno dio una puntuación.
CAUSA PUNTAJE
Ausencia de un formato para los datos de cotización 3
Falta de capacitación del personal para la elaboración de cotizaciones de repuestos 1
Falta de procedimientos para la elaboración de cotizaciones de repuestos 5
Falta de un procedimiento para la selección de proveedores 3
Errores en la estimación de materiales de los trabajos a cotizar 3
Maquinaria limitada para impresión 3
CAUSA PUNTAJE
CAUSA PUNTAJE
53
CAUSA PUNTAJE
En el siguiente grafico se podrá observar los resultados obtenidos en la tabla de
ponderación con el fin de poder identificar la causa principal como se puede observar en el
grafico que se muestra a continuación:
Frecuencia
N° CAUSA Frecuencia %ACUMULADO
Acumulada
Falta de procedimientos para

C1 la elaboración de 18 18 23%
Falta de un procedimiento
C2 para la selección de 14 32 18%
proveedores
Maquinaria limitada para

C3 14 46 18%
impresión
Ausencia de un formato para

C4 12 58 15%
los datos de cotización
Falta de capacitación del
C5 personal para la elaboración 12 70 15%
de cotizaciones de repuestos
Errores en la estimación de
C6 materiales de los trabajos a 10 80 13%
cotizar
80 100%
Como podemos ver en la tabla nos damos cuenta que la causa principal al problema
“Demora en la elaboración de cotizaciones de repuestos”, su causa es “Falta de procedimientos
para la elaboración de cotizaciones de repuestos”.

54
APENDICE I: Operacionalización y Medición de la causa principal
Una vez identificado la causa se procedió a operacionalizar para poder encontrar sus
dimensiones e indicadores, esto ayudara a crear un instrumento de medición de la causa
identificada, como se puede observar en la siguiente tabla
CAUSA VARIABLE DIMENSIONES INDICADORES INSTRUMENTO
Falta de Procedimientos Numero correlativo

procedimientos para la Cotizaciones Ficha de medición
para la elaboración de
de cotizaciones mal
elaboración de cotizaciones elaboradas
cotizaciones de repuestos Cantidad de
repuestos cotizaciones mal
elaboradas
Como se puede observar al momento de operacionalizar la variable “Falta de Procedimientos
para la elaboración de cotizaciones de repuestos” se tuvo que hallar las dimensiones y de la
misma manera se pudo sacar los indicadores, para ello realizaremos una ficha de medición de
cotizaciones mal elaboradas en la cual se evidenciara si existe o no su mala elaboración.

55
Ficha de medición de tiempos para Falta de procedimientos para la elaboración de
FICHA DE MEDICIÓN DE COTIZACIONES MAL ELABORADAS

Elaboración
ITEM N° de Fecha de
Conforme Inconforme
Cotizaciones emisión
1 19-0101 7/06/20 X
2 19-0105 8/06/20 X
3 19-0109 9/06/20 X
4 19-0111 10/06/20 X
5 19-0113 12/06/20 X
6 19-0115 13/06/20 X
7 19-0117 14/06/20 X
8 19-0119 15/06/20 X
9 19-0122 16/06/20 X
10 19-0125 17/06/20 X
11 19-0128 19/06/20 X
12 19-0130 20/06/20 X
13 19-0132 21/06/20 X
TOTALES 4 9
PORCENTAJE 31% 69%

Como podemos observar el porcentaje de cotizaciones mal elaboradas asciende a un total
del 69% del total de cotizaciones tomadas en la medición.

56
APENDICE J: Directorio de principales proveedores
ITEM PROVEEDORES DIRECCION CELULAR/TELF. CONTACTO OFRECE
Jr. Lambayeque 107 Mariano

1 Aceros del Perú 946582292 Eduardo Gálvez acero inoxidable, tubos
Melgar - Arequipa
Teniente Rodríguez 206, Arequipa
2 David Spoiler & Tuning 959754582 limpiabrisas, sparco
04001
3 Depo Import Group Calle Puno 620, Miraflores 04001 964938523 sistemas de seguridad eco
Calle Puno 410-414, Arequipa

4 Dávalos Import S.A 229008 Eduardo Dávalos arrancador de batería y partes
04001
amortiguadores veste y tokico
5 Aceros Cordova Pje. Teniente Ferre 211, Arequipa 975000556
bujías
Cal. Pro Hogar Nro. 110 (entre Av.

6 Ccori Motors E.I.R.L 222695 Jacqueline Ccori diésel, filtros , baterías , fajas
Goyeneche y San Martin)
sistemas de encendido
Av. Pro Hogar 101, Miraflores
7 Repuestos Nueva Era 981322619 sistemas de inyección de
04000
gasolina
Av. Aviación 616, Cerro Colorado Compresor de aire, partes y
8 MG Motors 383101 Enzo Osvaldo
04017 piezas
Carr. ki 1.5 Variante de Uchumayo -

9 Autopartes Ferrosos S.R.L 449557 repuestos en general
Sachaca, 34C 28-825, Yanahuara
Av. Alfonso Ugarte 205, Cercado,

10 Conauto 206655 Lazo Cueto partes y piezas de motor
Cercado De Arequipa 04001
57
APENDICE K: Ficha de medición de tiempos de elaboración de cotizaciones después de la

prueba piloto
N° DE
HORA TIEMPO DE
ITEM FECHA VEHICULO COTIZACI HORA FINAL MINUTO
INICIO COTIZACION
ONES
1 07/08/2020 NISSAN 19-0101 01:00:00 p.m. 01:30:00 p.m.

00:30 30
2 08/08/2020 FORD 19-0105 10:50:00 a.m. 11:15:00 a.m.
00:25 25
3 09/08/2020 GREAT WALL 19-0109 12:00:00 p.m. 12:26:00 p.m.
00:26 26
4 10/08/2020 MG 19-0111 09:45:00 a.m. 10:14:00 a.m.
00:29 29
5 12/08/2020 DAIHATSU 19-0113 10:20:00 a.m. 10:50:00 a.m.
00:30 30
6 13/08/2020 VOLSWAGEN 19-0115 10:30:00 a.m. 11:10:00 a.m.
00:40 40
7 14/08/2020 HYUNDAI 19-0117 02:00:00 p.m. 02:31:00 p.m.
00:31 31
8 15/08/2020 DAIHATSU 19-0119 11:40:00 a.m. 12:11:00 p.m.
00:31 31
9 16/08/2020 TOYOTA 19-0122 09:30:00 a.m. 10:02:00 a.m.
00:32 32
10 17/08/2020 KIA 19-0125 08:30:00 a.m. 09:00:00 a.m.
00:30 30
11 19/08/2020 GREAT WALL 19-0128 11:21:00 a.m. 11:56:00 a.m.
00:35 35
12 20/08/2020 MG 19-0130 01:00:00 p.m. 01:29:00 p.m.
00:29 29
13 21/08/2020 TOYOTA 19-0132 09:15:00 a.m. 09:50:00 a.m.
00:35 35
6:43
TOTAL 403
Tiempo de demora promedio por Unidad 35

58
APENDICE L: Cálculo del beneficio económico por ahorro total de tiempos de elaboración
de cotizaciones
Promedio de
Ahorro de Ahorro de Ahorro de
cotizaciones Costo de Ahorros
Descripción tiempo/cotización tiempo/semana tiempo/mes
elaboradas Hora Hombre (S/)
(min) (min) (hrs)
semanalmente
Tiempo en elaboración de cotización 49 12.5 612.5 40.8 S/ 5.00 S/ 204.17

TOTAL S/ 204.17
Para el cálculo del beneficio económico de la implementación de la propuesta de mejora se
considera el tiempo promedio ahorrado en la elaboración de cada cotización (49 minutos), este
tiempo se multiplica por el promedio de cotizaciones elaboradas al semanalmente (12.5
cotizaciones); donde resulta que el tiempo promedio ahorrado por semana es de 612.5 minutos
que procedemos con su conversión en horas (40.8 hrs por semana), tiempo que multiplicamos
por el costo de hora hombre del asistente administrativo el cual asciende a 5.00 soles siendo su
remuneración mensual de S/ 1200.00; obteniendo así que el ahorro económico total por mes es
de 204.17 soles.
APENDICE M: Cálculo del Valor Actual Neto

PERIODO FLUJO DE CAJA VAN POR PERIODO
MES 0 -S/ 121.30 -S/ 121.30
MES 1 S/ 109.19 S/ 92.53
MES 2 S/ 109.19 S/ 78.42
MES 3 S/ 109.19 S/ 66.45
MES 4 S/ 109.19 S/ 56.32
MES 5 S/ 109.19 S/ 47.73
MES 6 S/ 109.19 S/ 40.45
VAN S/ 260.59
El cálculo del valor actual neto de la implementación de la propuesta de mejora se relaciona
a la suma de las actualizaciones de los flujos de caja obtenidos por cada periodo.
59
APENDICE N: Plano de la primera planta
Nombre: Fecha: Firma:
Sonia A. Merma 07/07/2020
Dibujado por: Yenni H. Pacompia 07/07/2020

MULTIMOTRIZ JHON CHAVEZ S.A.C.
Ruth H. Pacompia 07/07/2020
Aprobado por: John C. Denegri 10/07/2020
Escala: Número:
1/100
1/75
Plano primera planta 01
Escuela de Administración de Empresas
60
APENDICE O: Plano segunda Planta
Nombre: Fecha: Firma:
Sonia A. Merma 07/07/2020
Dibujado por: Yenni H. Pacompia 07/07/2020

MULTIMOTRIZ JHON CHAVEZ S.A.C.
Ruth H. Pacompia 07/07/2020
Aprobado por: John C. Denegri 10/07/2020
Escala: Número:
1/100
1/75
Plano segunda planta 02
Escuela de Administración de Empresas
61
APENDICE P: Procedimientos de la Propuesta de Mejora
Área: Administración
MULTIMOTRIZ Fecha: 31 de Julio del 2020
“JOHN CHAVEZ” S.A.C.
Versión: 01
PROCEDIMIENTO PARA LA
ELABORACION DE COTIZACIONES DE
REPUESTOS
Elaborado por: Elaborado por: Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Asistente Asistente Asistente Sub Gerente Gerente General

Administrativo Administrativo Administrativo
Sonia A. Yenni H. Ruth H. Katherine S. Anderson C.
Merma Pacompia Pacompia Cama Denegrí
Firma Firma Firma Firma Firma
Fecha: 31/07/20 Fecha: 31/07/20 Fecha: 31/07/20 Fecha: 01/08/20 Fecha:01/08/20

Fecha: 31 de Julio del 2020

MULTIMOTRIZ
“JOHN CHAVEZ” S.A.C. Versión: 01
Pagina: 1/12
PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACION DE COTIZACIONES DE REPUESTOS
PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN
DE REQUERIMIENTO DE COTIZACIÓN

MULTIMOTRIZ
Pagina: 2/12
CONTENIDO
I. Diagrama de flujo – Proceso de atención de requerimiento de cotización
1. INTRODUCCION
2. OBJETIVO
3. ALCANCE
4. RESPONDABILIDADES
5. DESARROLLO
5.1 Recepcionar requerimiento del cliente
5.2 Registrar datos del cliente solicitante
5.3 Acudir a lugar de requerimiento
5.4 Elaborar ficha técnica de trabajo
6. ANEXOS

MULTIMOTRIZ
Pagina: 3/12
El diagrama que se presenta representa de forma general las actividades para el

Procedimiento de la atención de requerimiento de cotización.
FLUJOGRAMA PARA LA ATENCIÓN DE REQUERIMIENTO DE COTIZACIÓN

CLIENTE ADMINISTRACIÓN PRODUCCIÓN
INICIO
Solicitud de pedido Recepcionar pedido

del cliente
Registrar datos del Elaborar ficha tecnica

cliente de trabajo
Ficha técnica
FIN

MULTIMOTRIZ
Pagina: 4/12
1. INTRODUCCIÓN
Para la mejora del procedimiento de atención de requerimiento de cotizaciones en la
empresa Multimotriz John Chávez S.A.C, este documento se desarrolla de forma ordenada
y detallada todos los procedimientos que con lleva en el proceso para su rápido
entendimiento.
El procedimiento para la atención inicia con la recepción de requerimiento del cliente,
donde se procederá a rellenar una ficha de datos solicitante, donde se colocaran datos
necesarios del cliente para la visita y toma de medida por parte del operario mecánico, quien
después de ello rellenara y emitirá una ficha técnica de trabajo.
2. OBJETIVO
El presente documento tiene como objetivo establecer las actividades a desarrollar en el
procedimiento de atención de requerimientos de cotizaciones en la empresa
MULTIMOTRIZ JOHN CHAVEZ S.A.C. de manera eficiente; estableciendo lineamientos
y responsabilidades respectivas.
3. ALCANCE
Este documento es de aplicación en el departamento administrativo como también en
área operaria de mecánica; este último necesario para el rellenado de la ficha técnica de
trabajo.
4. RESPONSABILIDADES
El responsable de la ejecución y distribución del presente procedimiento, es el asistente
administrativo.
Será responsabilidad del operario mecánico, la revisión del vehículo y repuesto,
rellenando y emitiendo a partir del requerimiento del cliente una ficha técnica de trabajo.

MULTIMOTRIZ
Pagina: 5/12
5. DESARROLLO
5.1 Recepcionar requerimiento del cliente
Se inicia con el saludo respectivo al cliente e invitarlo a pasar a la oficina administrativa.
Después se pasa a conocer sus requerimientos respectivos, tomando en cuenta los
siguientes datos:
1. Descripción del repuesto que requiere
2. Cantidad requerida
5.2 Registrar datos del cliente solicitante
Se registra datos del cliente, como: el nombre completo y/o razón social del
cliente/solicitante, número telefónico de contacto, dirección de lugar específico para trabajo,
entre otros; los mismos que se describirán en la ficha de datos de solicitante que se puede
ver en el Anexo N°1.
5.3 Acudir a lugar de requerimiento
En esta actividad se cuenta con la participación de un operario mecánico quién acudirá al
lugar donde se requiere el trabajo indicado por el cliente, una vez el operario llegue al lugar,
éste iniciará con la realización de la siguiente actividad.
5.4 Elaborar ficha técnica de trabajo
Esta actividad es realizada por el operario mecánico. Quien es el encargado de la revisión
del vehículo y tipo de repuesto, según las especificaciones del modelo, marca del repuesto,
los cuales serán inscritos en la ficha técnica de trabajo (Anexo N°3).
La elaboración de la ficha técnica de trabajo deberá de realizarse siguiendo su instructivo
(Anexo N°4). Esta actividad es considerada la última actividad del procedimiento para la
atención al cliente.

MULTIMOTRIZ
Pagina: 6/12
ANEXOS
Anexo N°1: Ficha de datos del cliente solicitante
DESCRIPCION DEL ENCARGADO DE
FECHA NOMBRE DEL CLIENTE N° DE CELULAR DIRECCIÓN
TRABAJO ATENCIÓN
Anexo N°2: Instructivo para rellenado de ficha de datos de cliente solicitante

1. Descripción de la fecha: Se desarrolla la fecha en la que el cliente emitió su respectivo
requerimiento de trabajo.
2. Descripción del trabajo solicitado: Se desarrolla la descripción completa de requerimiento

de trabajo, relacionado a la pregunta ¿Qué repuesto requiere el cliente para el vehículo?
3. Descripción del nombre del cliente: Se colocará el primer nombre con sus dos respectivos
apellidos del cliente solicitante.
4. Descripción del N° de celular: Se describirá el número de celular de la persona con la que

nos comunicaremos para especificaciones del trabajo requerido.
5. Descripción de la dirección: Se colocará la dirección específica donde se requiere el

trabajo.
6. Descripción del nombre de recepción: Este casillero implica responsabilidad, ya que se

describe el nombre de la persona quien recepcionó el requerimiento del cliente, quién responderá
por detalles precisos del repuesto.

MULTIMOTRIZ
Pagina: 7/12
Anexo N°3: Ficha técnica de trabajo.
MULTIMOTRIZ
FICHA TÉCNICA DE TRABAJO

Fecha: N° MJC-FT0001
DATOS DELCLIENTE:
Nombre y/o razon social: RUC:
Dirección: Numero de Contacto:

e-mail:
DATOS DEL TRABAJO/ SERVICIO:
Descripción de trabajo:
Dimensiones:
LISTA DE MATERIALES NECESARIOS
Cantidad Descripción y especificaciones (incluido medidas)
LISTA DE MAQUINARIA Y EQUIPOS NECESARIOS

Cantidad(horas) Descripción
MANO DE OBRA
Cantidad(días) Descripción

MULTIMOTRIZ
Pagina: 8/12
Anexo N°3: Ficha técnica de trabajo.


MULTIMOTRIZ
Pagina: 9/12
Anexo N° 4: Instructivo para el rellenado de ficha técnica de trabajo

1. Descripción de fecha de elaboración: se inscribirá la fecha de su elaboración, en el caso
de la numeración de la ficha técnica, esta será correlativa a partir de la N° MJC-FT0000 como
se muestra en el ejemplo.
MULTIMOTRIZ
FICHA TECNICA DE TRABAJO

Fecha: N° MJC-FT0000
2. Datos del cliente en que se inscribe los siguientes datos: Nombre y/o razón social para el
cual se realizará el servicio, RUC del caso que el cliente cuente con uno, la dirección en la que
requieren el trabajo (lugar específico donde se realizará el trabajo), el número de contacto
respectivo para el llenado de este dato se necesita saber el número de celular de la persona con
la que se tratará directamente sobre el trabajo a realizarse, también se añade el e-mail si el
cliente tuviera uno.
DATOS DEL CLIENTE:
RUC:
Nombre y/o razon social:
Dirección: Numero de contacto:
e-mail:
3. Datos del trabajo/servicio requerido en el que se inscriben los siguientes datos:

La descripción de trabajo, para el llenado se tomará en cuenta el tipo de trabajo a realizarse
relacionado a la pregunta ¿Cuál es el trabajo requerido y repuesto?
Dimensiones, se inscribe las medidas fundamentales para el diseño (altura, ancho y longitud).
DATOS DE TRABAJO/ SERVICIO:
Descripción de trabajo:
Dimensiones

MULTIMOTRIZ
Pagina: 10/12
4. Lista de materiales necesarios, se inscriben los datos específicos de los materiales a usarse
en el que se incluyen las medidas (ancho, alto y espesor) cantidades exactas y tipo del material.
LISTA DE MATERIALES NECESARIOS:
Cantidad Descripción
5. Lista de maquinaria y equipos necesarios, se inscriben el tipo y cantidad (en horas) del
equipo y/o maquinaria requerida para el trabajo.
LISTA DE MAQUINARIA NECESARIOS:
Cantidad(horas) Descripción
6. Mano de obra, para este dato se requiere se especifiqué la cantidad de días necesarios
para la entrega total del trabajo y repuesto incluyendo tiempo, la cantidad de días requeridos
por tipo de operario (Mecánico de producción, Mecánico de mantenimiento, etc.) según sea el
caso.
MANO DE OBRA:
Cantidad(dias) Descripción

MULTIMOTRIZ
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7. Diseño de trabajo
El diseño del trabajo a realizarse es según los requerimientos del cliente y con asesoría del
operario mecánico, para la elección del modelo, tipo de material, etc.
MULTIMOTRIZ
DISEÑO DE TRABAJO
8. Otras especificaciones, se describen tales como, lugar de trabajo (en el caso que el
ambiente perjudique el proceso de trabajo normal; ejemplo: exposición directa a la luz solar,
falta de fluido eléctrico en trifásico, etc.)
OTRAS ESPECIFICACIONES:
9. Dato de elaboración, se inscribe el nombre completo de la persona que realizó el llenado

de la ficha técnica (operario mecánico) junto a su firma.
ELABORADO POR: FIRMA:


MULTIMOTRIZ
Pagina: 12/12
10. Datos de revisión, se inscribe el nombre completo de la persona que realizó la revisión
necesaria (Gerente General o jefe de producción) junto a su firma para validar dicha revisión.
REVISADO POR: FIRMA:
11. Datos de aprobación, se inscribe el nombre completo del gerente junto a su firma y
sello.
APROBADO POR: FIRMA:


MULTIMOTRIZ
Pagina: 1/18
ELABORACIÓN DE COTIZACIONES DE
REPUESTOS

MULTIMOTRIZ
Pagina: 2/18
CONTENIDO
I. Diagrama de flujo de flujo-Proceso de elaboración de cotizaciones
1. INTRODUCCION
2. OBJETIVO
3. ALCANCE
5. MÉTODO DE TRABAJO
5.1. Recepcionar ficha técnica de trabajo
5.2. Calcular costo total en materiales
5.3. Calcular costo en uso de maquinaria y equipos
5.4. Calcular costo en mano de obra
5.5. Calcular costo de herramientas
5.6. Agregar margen de utilidad
5.7. Digitar cotización
5.8. Imprimir cotización
5.9. Entregar cotización original a cliente
5.10. Elaborar expediente de cotización
5.11. Archivar expediente de cotización
6. ANEXOS

MULTIMOTRIZ
Pagina: 3/18
El siguiente diagrama representa de forma general las actividades para el procedimiento

de elaboración de cotizaciones.
Clie nte Adminis tración
INICIO
Recepciona ficha tecnica de

trabajo

materiales
Hoja de costo en materiales

maquinaria
Hoja de costo en
Calcular costos en MO
Hoja de costos en MO
Digitar cotización
Cotizaciones MJC_2020
Imprimir Cotizacion
Cotización
Entregar cotización original

Recepciona la cotización
al cliente
Elaborar expediente de
cotización
Expediente de
cotización
Archivar expediente
FIN

MULTIMOTRIZ
Pagina: 4/18
1. INTRODUCCIÓN
Se elabora con el fin de mejorar el proceso de Elaboración de cotizaciones de la empresa
MULTIMOTRIZ JOHN CHAVEZ S.A.C. este documento se desarrollará de forma
ordenada y detallada todos los procedimientos que con lleva el proceso para su rápido
entendimiento.
El procedimiento para la elaboración de la cotización inicia con la recepción de la ficha
técnica que es entregada por el mecánico, luego el encargado de la elaboración de la
cotización procede a realizar los cálculos respectivos (materiales, repuestos, mano de obra,
entre otros), así como también el margen de utilidad, para luego digitar los datos respectivos
a la plantilla de cotización. Finalmente, con los costos totales, se guarda la cotización en la
carpeta de documentos de la máquina de escritorio de la oficina de administración, una vez
esto se entrega la cotización original al cliente y la copia es archivada en
“COTIZACIONES_MJC_2020”.
2. OBJETIVO
El presente documento tiene como objetivo establecer las actividades, lineamientos y
responsabilidades a desarrollar en el proceso de elaboración de cotizaciones con el fin de
minimizar los tiempos del mismo.
3. ALCANCE
Este proceso está dirigido al departamento administrativo.
Es responsabilidad del administrador y/o jefe inmediato la supervisión de su ejecución.
El responsable de la ejecución del proceso de elaboración de cotizaciones es el asistente
administrativo, encargado de la elaboración de cotizaciones y distribución de las
cotizaciones en sus respectivos lugares.

MULTIMOTRIZ
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5. METODO DE TRABAJO
5.1 Recepcionar ficha técnica de trabajo
Esta actividad es realizada por el departamento administrativo, específicamente por el
asistente administrativo, con el cual se iniciará el procedimiento de elaboración de
cotizaciones. Se realiza una retroalimentación si fuera necesaria con el operario mecánico
quién elaboró la ficha técnica de trabajo.
5.2 Calcular costo total en materiales

Para dar comienzo a esta actividad se iniciará con la revisión de la lista de materiales/
repuestos requeridos descritos en la ficha técnica de trabajo colocándole el precio unitario
que está en la lista de precio de materiales (Anexo N°1), según las especificaciones tanto en
tipo vehículo, repuesto.
Para el cálculo del costo de total de materiales se realizará la multiplicación del costo
unitario por la cantidad requerida de cada ítem/material. Para finalmente sumar los subtotales
por material requerido y así obtener el total en soles para nuestra cotización. Este cálculo se
realizará en una hoja que será para el control interno de la empresa, llamada Hoja de costo
de materiales (Anexo N°2), el instructivo (Anexo N°3) para el rellenado de dicha hoja
explicará los pasos a tomar en cuenta.
5.3 Calcular costo en uso de maquinaria y equipos

Para el cálculo del costo de uso de equipos y/o maquinarias, se procederá a multiplicar la
cantidad de horas que se requieren por cada máquina/equipo por el costo de hora/máquina
que está fijado en el cálculo relacionado al precio de adquisición de la máquina/equipo, su
vida útil en este caso la garantía que nos brindan por cada uno y las horas promedio que
trabaja la máquina por día (Anexo N°4).

MULTIMOTRIZ
Pagina: 6/18
Este cálculo se realizará en una hoja que también será para el control interno de la
empresa, llamada Hoja de costo de maquinaria y equipos (Anexo N°5), el instructivo (Anexo
N°6) para el rellenado de dicha hoja explicará los pasos a tomar en cuenta.
5.4 Calcular costo en mano de obra
Como siguiente actividad a realizar es el cálculo del costo total en mano de obra, el cual
se realizará también en base al llenado de la ficha técnica realizada por el operario,
previamente revisada y a su vez aprobada por el gerente general.
Este cálculo se basa en la multiplicación de la remuneración diaria establecida por la
empresa (Anexo N°7) por cada puesto de trabajo multiplicadas a su vez por los días
requeridos a trabajar.
Estos cálculos se describirán en una hoja que servirá para el control interno de la empresa,
llamada Hoja de costo en mano de obra (Anexo N°8), al igual que la anterior hoja ésta
también cuenta su respectivo instructivo (Anexo N°9).
5.5 Calcular costo de herramientas
Para el cálculo de esta actividad se toma en cuenta el costo total en mano de obra, a este
costo total establecido se le aplica un porcentaje de 10%, el cual será el costo por el uso de
herramientas.
Este porcentaje está fijado por las políticas internas de la empresa.
5.6 Agregar margen de utilidad
Hasta la realización de esta actividad, ya está el costo de inversión por parte de la empresa
para realizar el trabajo requerido por el cliente, el margen de utilidad establecido por la
empresa es el 30% de los costos totales, en el que se considera otros gastos indirectos.

MULTIMOTRIZ
Pagina: 7/18
5.7 Digitar cotización

Con la obtención de los anteriores cálculos, se inicia a la digitación de la cotización
propiamente dicha, la cual se realiza en una computadora de escritorio ubicada en la oficina
administrativa de la empresa.
Para poder registrar lo cotizado, se abrirá la carpeta “COTIZACIONES JOHN CHAVEZ”
ubicada en el escritorio de la computadora del área de administración, donde se encontrará
un archivo en Excel llamado “FORMATO_COTIZACIÓN_”MJC” (Anexo N°10) según
número correlativo que es de manejo interno de la empresa.
Para su desarrollo se contará con un instructivo (Anexo N°11).
La cotización realizada será guardada en la carpeta “COTIZACIONES_MJC_2020”
como archivo de PDF con el nombre según N° de cotización, Nombre del trabajo/repuesto
y nombre del cliente. Ejemplo:
N°19-0000_Repuestos de ***_Nombre del cliente
La última carpeta mencionada se encuentra en la carpeta “COTIZACIONES JOHN
CHAVEZ”, ubicada a su vez en el escritorio de la computadora del área de administración.
5.8 Imprimir cotización
Luego de culminada la actividad anterior se procede a la impresión de la cotización (2
copias) utilizando la máquina impresora con la que cuenta la empresa.
Una vez impreso este documento deberá ser firmado y/o sellado junto al nombre completo
de la persona que lo realizó.

MULTIMOTRIZ
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5.9 Entregar cotización original a cliente

La entrega de la cotización al cliente será de manera física o virtual, según sea el caso.
En el caso de ser de manera física, la cotización a entregarse será la original,
conjuntamente con una pequeña explicación del trabajo a realizarse.
Si la cotización se entrega de manera virtual al cliente, ya sea por e-mail o por mensaje
de Whatsapp, se le escribe las consideraciones y especificaciones del trabajo. En ambas
situaciones se queda a la espera de la pronta aprobación.
5.10 Elaborar expediente de cotización
Esta actividad consta en adjuntar a la cotización elaborada las hojas de costos elaboradas
al principio del procedimiento, se procederá con el siguiente orden:
Primera hoja. - Copia de cotización
Segunda hoja adjuntada. - Ficha técnica de trabajo
Tercera hoja adjuntada. - Hoja de costo de repuestos
Cuarta hoja adjuntada. - Hoja de costo de material, maquinaria
Quinta hoja adjuntada. - Hoja de costo en mano de obra
Todas estas hojas serán enumeradas con lápiz de forma ascendente, empezando por la
hoja de costos en mano de obra.
5.11 Archivar expediente de cotización
Se archivará de manera ascendente (de mayor a menor antigüedad) el expediente de
cotización en un archivador (que estará con separadores por meses) de color rojo que es el
color característico de la empresa el cual tendrá una etiqueta, la cual contará con las
dimensiones establecidas (Anexo N°12).

MULTIMOTRIZ
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6. ANEXOS
Anexo N° 1: Lista de Precio de materiales
SISTEMA DE MOTOR
TIPOS DE VEHICULO
REPUESTO
NISSAN FORD GREAT WALL MG DAIHATSU VOLSWAGEN HYUNDAI TOYOTA KIA
juegos de anillos S/. 292.00 S/. 130.00 S/. 120.00 S/. 160.00 S/. 350.00 S/. 438.00 S/. 410.00 S/. 180.00 S/. 113.00
bielas S/. 320.00 S/. 145.00 S/. 170.00 S/. 250.00 S/. 156.00 S/. 295.00 S/. 128.00 S/. 130.00 S/. 145.00
empaques S/. 40.00 S/. 360.00 S/. 195.00 S/. 78.00 S/. 134.00 S/. 60.00 S/. 34.00 S/. 54.00 S/. 30.00
retenes S/. 45.00 S/. 140.00 S/. 62.00 S/. 45.00 S/. 43.00 S/. 170.00 S/. 79.00 S/. 239.00 S/. 35.00
válvulas S/. 410.00 S/. 288.00 S/. 280.00 S/. 112.00 S/. 156.80 S/. 480.00 S/. 112.00 S/. 441.00 S/. 112.00
bomba de agua S/. 208.00 S/. 352.00 S/. 450.00 S/. 560.00 S/. 280.00 S/. 560.00 S/. 380.00 S/. 288.00 S/. 250.00
culata S/. 2,880.00 S/. 160.00 S/. 220.00 S/. 320.00 S/. 700.00 S/. 3,000.00 S/. 1,950.00 S/. 1,250.00 S/. 1,350.00
cárter S/. 928.00 S/. 1,720.00 S/. 636.80 S/. 932.00 S/. 1,500.00 S/. 2,274.00 S/. 1,500.00 S/. 1,216.00 S/. 520.00
bombas de aceite S/. 543.00 S/. 650.00 S/. 384.00 S/. 412.00 S/. 768.00 S/. 1,293.00 S/. 300.00 S/. 402.00 S/. 300.00
SISTEMA DE FRENADO
TIPOS DE VEHICULO
REPUESTO
discos de frenos S/. 320.00 S/. 380.00 S/. 300.00 S/. 234.00 S/. 350.00 S/. 540.80 S/. 140.00 S/. 155.00 S/. 190.00
calipers S/. 300.00 S/. 288.00 S/. 290.00 S/. 288.00 S/. 156.80 S/. 412.00 S/. 188.80 S/. 700.00 S/. 400.00
pastillas S/. 272.00 S/. 176.00 S/. 108.80 S/. 480.00 S/. 796.80 S/. 979.00 S/. 304.00 S/. 496.00 S/. 304.00
zapatas S/. 272.00 S/. 217.60 S/. 195.00 S/. 215.00 S/. 156.80 S/. 557.00 S/. 304.00 S/. 256.00 S/. 95.00
SISTEMA ELECTRICO
TIPOS DE VEHICULO
REPUESTO
faros S/. 1,060.00 S/. 320.00 S/. 325.00 S/. 650.00 S/. 311.00 S/. 414.00 S/. 270.00 S/. 300.00 S/. 275.00
direccionales S/. 59.00 S/. 60.00 S/. 69.00 S/. 60.00 S/. 54.00 S/. 70.00 S/. 55.00 S/. 87.00 S/. 115.00
alternadores S/. 340.00 S/. 140.00 S/. 599.00 S/. 500.00 S/. 636.00 S/. 560.00 S/. 550.00 S/. 545.00 S/. 599.00
arrancadores S/. 624.00 S/. 780.00 S/. 624.00 S/. 550.00 S/. 550.00 S/. 1,248.00 S/. 960.00 S/. 624.00 S/. 640.00
focos S/. 25.00 S/. 30.00 S/. 34.00 S/. 35.00 S/. 32.00 S/. 35.00 S/. 23.00 S/. 29.00 S/. 32.00

MULTIMOTRIZ
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SISTEMA DE SUSPENCIÓN
TIPOS DE VEHICULO
REPUESTO
llanta S/. 325.44 S/. 324.00 S/. 340.20 S/. 429.76 S/. 510.00 S/. 160.00 S/. 383.04 S/. 325.44 S/. 325.44
amortiguadores S/. 520.00 S/. 370.00 S/. 315.00 S/. 200.00 S/. 220.00 S/. 270.00 S/. 250.00 S/. 300.00 S/. 255.00
resortes S/. 150.00 S/. 680.00 S/. 190.00 S/. 316.00 S/. 244.00 S/. 256.00 S/. 160.00 S/. 165.00 S/. 199.00
trapecios S/. 350.00 S/. 350.00 S/. 320.00 S/. 320.00 S/. 350.00 S/. 1,000.00 S/. 480.00 S/. 360.00 S/. 384.00
rótulas S/. 240.00 S/. 200.00 S/. 195.00 S/. 226.00 S/. 240.00 S/. 240.00 S/. 192.00 S/. 256.00 S/. 198.40
SISTEMA DE ENCENDIDO
TIPOS DE VEHICULO
REPUESTO
bobinas S/. 110.00 S/. 99.00 S/. 130.00 S/. 125.00 S/. 120.00 S/. 200.00 S/. 110.00 S/. 285.00 S/. 100.00
cables de bujías S/. 145.00 S/. 70.00 S/. 65.00 S/. 95.00 S/. 145.00 S/. 300.00 S/. 75.00 S/. 90.00 S/. 75.00
bujías S/. 40.00 S/. 70.00 S/. 50.00 S/. 50.00 S/. 172.00 S/. 40.00 S/. 30.00 S/. 55.00 S/. 65.00
resistencias S/. 180.00 S/. 195.00 S/. 195.00 S/. 174.00 S/. 150.00 S/. 143.00 S/. 195.00 S/. 129.00 S/. 169.00
módulos S/. 300.00 S/. 260.00 S/. 229.00 S/. 288.00 S/. 285.00 S/. 500.00 S/. 450.00 S/. 150.00 S/. 250.00
supresores S/. 186.00 S/. 150.00 S/. 136.00 S/. 162.00 S/. 150.00 S/. 190.00 S/. 160.00 S/. 159.00 S/. 145.00
precalentadores. S/. 75.00 S/. 75.00 S/. 74.00 S/. 50.00 S/. 75.00 S/. 550.00 S/. 80.00 S/. 82.00 S/. 75.00

MULTIMOTRIZ
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Anexo N°2: Formato de hoja de costos de materiales

CANT UNIDAD DESCRIPCION PEDIDO UNITARIP SUBTOTAL
1 2 3 4 5
TOTAL 6
Anexo N°3: Instructivo para el llenado de la hoja de costos de materiales

1. Cant: Se refiere a la cantidad necesaria por cada material para la fabricación del total
del trabajo requerido.
2. Unidad: La descripción del material podrá estar medido en piezas/unidades según por
cada material.
3. Descripción: Se describe el material o repuesto que se requiere, tal y como se indicó
en la ficha técnica de trabajo.
4. Precio unitario: Establecido en la lista de precio de materiales.
5. Subtotal: Consiste en la multiplicación respectiva de la cantidad necesaria por cada

material y el costo unitario del mismo.
6. Total: Se realiza la suma de los subtotales (precios por cada material o repuesto
requerido).

MULTIMOTRIZ
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Anexo N°4: Cálculo de costo de maquinaria y/o equipos necesarios
Horas trabajadas por Horas trabajadaspor las Horas trabajadas por

Descripcion de equipo/Maquina
las maquinas por dia maquinas por semana las maquinas por mes
Escáner. 1 24 96
Multímetro Digital. 1 6 24
Manómetro de aire acondicionado 1 6 24
Analizador de gases digital. 1 30 120
Osciloscopio. 2 12 48
Gato y patín hidráulico 10 24 96
Bomba neumática 5 24 96
Pulidora 1 24 96
Polipasto 1 12 48
Costo
Descripcion de equipo/Maquina Costo de vida Util Vida util/meses Costo por mes
Hora/maquina
Escáner. S/ 320.00 12 S/ 26.67 S/ 0.28
Multímetro Digital. S/ 45.00 12 S/ 3.75 S/ 0.16
Manómetro de aire acondicionado S/ 200.00 12 S/ 16.67 S/ 0.69
Analizador de gases digital. S/ 14,000.00 12 S/ 1,166.67 S/ 9.72
Osciloscopio. S/ 2,849.90 12 S/ 237.49 S/ 4.95
Gato y patín hidráulico S/ 120.00 6 S/ 20.00 S/ 0.21
Bomba neumática S/ 350.00 6 S/ 58.33 S/ 0.61
Pulidora S/ 300.00 6 S/ 50.00 S/ 0.52
Polipasto S/ 2,043.00 6 S/ 340.50 S/ 7.09
Para el cálculo del costo de la hora por el uso de equipos y/o maquinarias;
primeramente, se determinó la cantidad de horas promedio (establecidas por el operario)
que trabaja cada máquina/equipo, seguidamente dicha cantidad de horas se multiplicó por
6; que son los días que se labora en la empresa; y este resultado a su vez por 4 (semanas al
mes), como resultado se halló la cantidad de horas promedio que trabaja cada
máquina/equipo al mes.
La última tabla mostraba se inicia estableciendo costo de vida útil total que es el precio
total de la adquisición de la maquina/equipo, la vida útil de cada máquina/equipo
dependerá de la garantía que nos brinden por cada uno.

MULTIMOTRIZ
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En la tercera columna se muestra el resultado del costo por mes de cada máquina que
resulta de la multiplicación de del costo total de vida útil y la vida útil medida en meses por
cada máquina/equipo.
Finalmente, para el costo de la hora/máquina, ésta se establece a partir de la división del
costo total por mes de cada máquina/equipo entre las horas promedio totales que trabaja
cada máquina/equipo al mes.
Anexo N°5: Formato de hoja de cálculo de maquinaria y/o equipo

CANT
UNIDAD DESCRIPCION PEDIDO UNITARIO SUBTOTAL
(hrs)
1 2 4
3 5
TOTAL 6
Anexo N°6: Instructivo para el desarrollo de la Hoja de cálculo de maquinaria

1. Cant (hrs): Se refiere a la cantidad de horas necesarias por cada máquina/equipo para
la fabricación e instalación total del trabajo requerido.
2. Unidad: La descripción del material podrá estar medido en horas según el
requerimiento de la máquina/equipo para el trabajo solicitado.
3. Descripción: Se describe la máquina/equipo que se requiere, tal y como se indicó en la
ficha técnica de trabajo.
4. Precio unitario: Establecido en el Anexo N°4, solo se colocará el costo de hora según
la descripción de la máquina.
5. Subtotal: Consiste en la multiplicación respectiva de la cantidad necesaria por cada
máquina/equipo y el precio unitario de la misma.
6. Total: Se realiza la suma de los subtotales por cada máquina/equipo requerido.

MULTIMOTRIZ
Pagina: 14/18
Anexo N°7 Tabla de remuneraciones por puesto de trabajo
PUESTO DE TRABAJO REMUNERACIÓN DIARIA

Mecánico de Mantenimiento S/. 70.00
Soldador S/. 70.00
Ayudante Mecánico S/. 50.00
Anexo N°8 Formato de hoja de costo en mano de obra
CANT
UNIDAD DESCRIPCION PEDIDO UNITARIO SUBTOTAL
(dias)
1 2 4
3 5
TOTAL 6

MULTIMOTRIZ
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Anexo N°9: Instructivo para el rellenado de la hoja de costo de mano de obra

1. Cant: Se refiere a la cantidad necesaria de mano de obra para la fabricación del total
del trabajo requerido. Deberá estar medido en días según la complejidad y tamaño del
trabajo/proyecto.
2. Unidad: Se establece en días.
3. Descripción: La descripción del tipo de operario que se requiere.
4. Precio unitario: Se describe según lo establecido por la empresa como se muestra en el
Anexo N°7 que muestra la remuneración diaria de mano de hombre según puesto de trabajo.
5. Subtotal: Consiste en la multiplicación respectiva de la cantidad necesaria por tipo de
operario y costo de mano de obra por día.
6. Total: Se realiza la suma de los subtotales por cada tipo de operario requerido.

MULTIMOTRIZ
Pagina: 16/18
Anexo N°10: Formato de cotización
MULTIMOTRIZ
RUC: 20601409883
MANTENIMIENTO Y REPARACION DE VEHICULOS AUTOMOTORES
Dirección: CAL.PROLONG MIGUEL GRAU NRO 203(A UNA CDRA DEL
MERCADO) AREQUIPA - AREQUIPA –TIABAYA
COTIZACIÓN
Fecha: N°:
RUC:
Telefono:
Nos es grato dirigirnos a ustedes a fin de presupuestarles lo siguiente de acuerdo a las especificaciones:
Proyecto:
Lugar:
Cant. Unidad Descripción Precio U. Importe
S/ -
S/ -
S/ -
S/ -
S/ -
TOTALES S/ -
Terminos
Todos los costos no incluyen IGV

Tiempo de entrega en dias habiles
Se recibirá el 50% del costo total como adelanto y el otro 50% al termino y entrega de la obra.
Forma de pago en efectivo
Cotización válida por 13 dias habiles despues de su emisión
Atentamente
Nombre y firma del encargado de

elaboración de cotización

MULTIMOTRIZ
Pagina: 17/18
Anexo N°11: Instructivo para la digitación de la cotización

1. Primera parte: se describe la fecha en la que se realiza la cotización,
seguidamente el número correlativo que le corresponde.
Se describe en nombre y/o razón social del cliente, al igual que su RUC correspondiente
en el caso que lo tuviera.
Se coloca el número de teléfono del cliente.
COTIZACIÓN
Fecha: N°:
RUC:
Telefono:
2. Primeramente, se describe el nombre del proyecto cotizado y el lugar en donde se

realizará la fabricación y/o servicio
Proyecto:
Lugar:
3. Se describe la cantidad de lo requerido según especificaciones del cliente,

seguido de la unidad que se describirá en piezas y la descripción respectiva del trabajo
donde se incluirá medida del trabajo, material a usarse y lo que incluye el costo fijado.
Se establece el precio unitario según las hojas de costos en materiales maquina/equipo,
mano de obra, incluyendo el 10% de costo en mano de obra que representa el costo por
herramientas y el 30% de utilidad establecida por la empresa.
El importe resulta de la multiplicación de la cantidad requerida por cada trabajo
requerido y el precio unitario. Los totales representan la suma total de los importes por
cada trabajo requerido.
Cant. Unidad Descripción Precio U. Importe
S/ -
TOTALES S/ -

MULTIMOTRIZ
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4. En la descripción de los términos de trabajo, la empresa establece que las

cotizaciones emitidas al cliente no incluyen IGV.
El tiempo de entrega se establece a partir de la descripción de la ficha técnica desarrollada
por el operario de producción.
La forma de pago para el inicio del trabajo será con el pago por adelantado del 50% del
costo total del proyecto y el resto al término y entrega del mismo.
Las formas de pago pueden realizarse en efectivo como se indica.
La empresa establece que la validez de la cotización es por 13 días hábiles una vez emitida
la misma.
Términos Todos los costos no incluyen IGV Tiempo de entrega en Forma de pago en
efectivo. Se recibirá el 50% del costo total como adelanto y el otro 50% al término y
entrega de la obra. Cotización válida por 13 días hábiles después de su emisión
5. Finalmente, se digita el nombre completo de quien realizó la cotización junto a
su firma
Atentamente
Nombre y firma del encargado de

elaboración de cotización
Anexo N° 12: Dimensiones de etiqueta de archivador de cotizaciones


MULTIMOTRIZ
Pagina: 1/5
ACTUALIZACION DE LA LISTA DE PRECIO
DE MATERIALES

MULTIMOTRIZ
Pagina: 2/5
I. CONTENIDO
1. Diagrama de flujo-Proceso de actualización de lista de precios
2. INTRODUCCION
3. OBJETIVO
4. ALCANCE
5.1.DESARROLLO
5.2.Enviar correo electrónico a proveedores
5.3.Recepcionar lista de precios de materiales actualizada
5.4.Calcular promedio de precio de cada material
5.5.Actualizar lista de precio de materiales
5.6.Imprimir lista de precio de materiales “Mes actual”
5.7.Archivar en el catálogo de precio de materiales


MULTIMOTRIZ
Pagina: 3/5
El diagrama que se presenta en la siguiente página representa de forma general las

actividades para el procedimiento de elaboración de cotizaciones
Prove e dor Administración
INICIO
Recepcionar correo Enviar correo electronico a

electronico de proveedores proveedores
Enviar lista de precios de

materiales actualizada
Lista de precios de Recepcionar lista de precios

Materiales de materiales actualizada
Calcular promedio de precio

de cada material
Lista de precio de
materiales "mes anterior"
Actualizar lista de precio de

materiales
Lista de precio de
materiales "mes actual"
Imprimir Lista de precio de

materiales " Mes Actual"
Lista de precios de
materiales
Archivar en catalogo de
precio de materiales
FIN

MULTIMOTRIZ
Pagina: 4/5
1. INTRODUCCIÓN
Es primordial que la lista de precio de materiales sea actualizada mensualmente, de tal
manera que ayude y facilite el proceso de elaboración de cotizaciones, este documento se
desarrollará de forma ordenada y detallada todos los procedimientos.
El procedimiento para la actualización de la lista de precio de materiales inicia con él
envió de un correo electrónico de a tres de nuestros principales proveedores, una vez que
cada uno de ellos envíen la lista de precio de materiales actualizada al mes se recepciona
dicha lista. Posteriormente se calcula el precio promedio por cada material en base a los
precios establecidos por cada proveedor; actualizando a su vez la lista de precio de
materiales que maneja la empresa para la elaboración de cotizaciones.
2. OBJETIVO
Establecer las actividades a desarrollar para la actualización de la lista de precios de
manera eficiente en la empresa MULTIMOTRIZ JOHN CHAVEZ S.A.C. y estableciendo
lineamientos y responsabilidades respectivas.
3. ALCANCE
Este proceso está dirigido al departamento administrativo.
El responsable de la ejecución del presente procedimiento, es el asistente administrativo.
Sera responsabilidad del administrador y/o jefe inmediato supervisar que todas las
actividades se lleven a cabo.

MULTIMOTRIZ
Pagina: 5/5
5.1. DESARROLLO
5.2. Enviar correo electrónico a proveedores
La actualización del precio de cada material se realizará mediante el envío de un correo
electrónico a nuestros tres principales proveedores, solicitando los precios actualizados al
mes respectivo.
5.3. Recepcionar lista de precios de materiales actualizada
Se recepciona el correo de cada proveedor con la lista de precios de materiales
actualizada.
5.4. Calcular promedio de precio de cada material
Dichos precios (de tres principales proveedores) se sumarán y se hallará el promedio por
cada material dependiendo el tipo de vehículo.
5.5. Actualizar lista de precio de materiales
Para la actualización de la lista de precio de materiales primeramente se abrirá la carpeta
LISTA DE PRECIO DE MATERIALES que se encuentra en el escritorio de la computadora
del área de administración, posteriormente se abrirá el archivo en Excel LISTA DE PRECIO
DE MATERIALES “MES ANTERIOR”.
El promedio de precio de cada material hallada en la actividad anterior se actualizará por
cada material según el tipo de vehículo.
Una vez realizada la actualización respectiva, se procede a guardar el archivo en Excel
con el nombre LISTA DE PRECIO DE MATERIALES “MES ACTUAL”, en la carpeta de
LISTADE PRECIO DE MATERIALES.
5.6. Imprimir lista de precio de materiales “Mes actual”
En cada actualización dicha lista deberá ser impresa en su totalidad.
5.7. Archivar en el catálogo de precio de materiales
Una vez impresa la actualización de la lista de precio de materiales, se reemplazará la
anterior.

Sonia - Yenny Entrega Final

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SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN EL TRABAJO

NOMBRE DEL PROYECTO:

“IMPLEMENTACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO EN LA ELABORACIÓN DE

COTIZACIONES DE REPUESTOS PARA REDUCIR LA DEMORA DE ESTE

PROCESO EN LA EMPRESA MULTIMOTRIZ JOHN CHAVEZ S.A.C.”

PARTICIPANTES: ALEJO MERMA, SONIA FABIOLA

HUAYTA PACOMPIA, YENNI CELINA

HUIILLCA PACOMPIA, RUTH ELIZABETH

PROGRAMA: ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

ESPECIALIDAD: ADMINISTRADOR INDUSTRIAL

Dedicamos el esfuerzo invertido en este proyecto,

a nuestro padre celestial, el que nos acompañó y

siempre nos levantó de nuestros continuos tropiezos.

A nuestros padres por habernos forjado como las

personas que somos en la actualidad, muchos de

nuestros logros se los debemos a ellos entre los que

Durante el transcurso de estos semestres, nosotras

nos hemos esforzado en superarnos. Hemos

aprendido la importancia de dar lo mejor, trabajar

para conseguir todas las metas propuestas y siempre

le hemos dado prioridad a nuestros estudios en todo

lo que necesitemos, por esto al culminar este trabajo

y así conseguir una meta más en nuestra vidas, les

dedicamos este proyecto también a nuestros

instructores quienes nos apoyaron y ayudaron

incondicionalmente e hicieron más fácil este proceso.

Agradecemos primeramente a la empresa MULTIMOTRIZ JOHN CHAVEZ S.A.C. por

habernos permitido realizar nuestras prácticas pre-profesionales, y brindarnos sus instalaciones

y equipos, para poder desempeñarnos y realizar nuestro proyecto.

de la confianza necesaria día a día para desempeñarnos en las actividades de su empresa

poniendo a prueba nuestros conocimientos.

conocimientos nos hubiese sido posible realizar este proyecto.

PRESENTACIÓN DEL ALUMNO .................................................................................. X

PRESENTACIÓN DEL ALUMNO ................................................................................ XI

PRESENTACIÓN DEL ALUMNO ............................................................................... XII

RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................. XIII

1 Presentación de la Empresa ..........................................................................................1

1.1 Información general ..............................................................................................1

1.2 Misión y visión .....................................................................................................1

1.2.1 Misión: ..........................................................................................................1

1.2.2 Visión: ...........................................................................................................2

1.4 Mapa de procesos .................................................................................................4

Procesos Estratégicos.- ...............................................................................................5

Procesos Misionales ..................................................................................................5

Procesos de Apoyo.- Son procesos de apoyo ..............................................................5

2 Análisis de la Situación Actual.....................................................................................6

2.1 Identificación del Problema Principal ....................................................................6

2.1.1 Lluvia de ideas ...............................................................................................6

2.2 Identificación de la causa principal .......................................................................9

2.2.1 Lluvia de ideas ...............................................................................................9

2.2.2 Diagrama de Ishikawa.................................................................................. 10

2.2.3 Diagrama de Pareto de las causas ................................................................. 10

2.3 Diagrama del Proceso Actual .............................................................................. 11

2.3.1 Diagrama de operaciones del proceso (DOP) ............................................... 11

2.3.2 Diagrama de Análisis de proceso (DAP) ...................................................... 12

CAPITULO III ................................................................................................................ 13

3 Planeamiento del Proyecto de Mejora ........................................................................ 13

3.1 Descripción del contexto macro de la investigación ............................................ 14

3.2 Enunciado de la Propuesta de Mejora .................................................................. 14

3.3 Análisis de variables ........................................................................................... 15

3.4 Objetivos ............................................................................................................ 16

3.4.1 Objetivo General.......................................................................................... 16

3.4.2 Objetivos Específicos................................................................................... 16

3.6 Justificación ........................................................................................................ 18