Compras

La Adecuada Gestión
de las Compras
En el panorama empresarial actual, que es cada vez más competitivo,
las compañías se mantienen en una constate búsqueda de oportunidades
para mejorar, de forma que puedan asumir los nuevos retos del mercado.
En razón a esto, las organizaciones son cada vez más conscientes de la
relevancia que tiene la gestión de las compras – por no decir la gestión
logística en general-, reconociéndola como elemento vital para generar
valor agregado a los clientes, a la vez que se reducen los costos.
Por: Redacción Zonalogística
redaccion@zonalogistica.com

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S
e pueden mencionar diferen-
tes razones por las que las
compañías deben adoptar un
manejo adecuado de las compras.
En primer lugar, éstas representan un
porcentaje significativo en los costos
totales de las organizaciones, por lo
que, ahorrar en las compras, incide,
de forma considerable, en los resulta-
dos financieros de las empresas.
Adicionalmente, los inventarios se
quedan con una parte importante del
capital de trabajo, en consecuencia,
optimizar la administración del tiem-
po de entrega, genera un impacto po-
sitivo en la disponibilidad que tiene
el capital de trabajo. También, es im-
portante tener en cuenta que, la flexi-
bilidad para cumplir con los requeri-
mientos del mercado, la mayoría de
las veces, depende de la flexibilidad
que tengan las compras, por tal mo-
tivo, mejorar esta gestión representa
destacarse en la competitividad de la
organización.
De igual forma, existe un elemento
muy importante: la innovación de
los productos, la cual, en muchas
ocasiones, comienza con la gestión
del abastecimiento. Por otro lado, la
calidad de los productos está ligada,
estrechamente, al manejo de las com-
pras, puesto que, una administración
adecuada de éstas, puede incrementar
la calidad de la mercancía adquirida.
No obstante la relevancia que tiene
el manejo de las compras, las compa-
ñías, en algunos casos, no le prestan
la atención que requiere. Aún persiste
la concepción de que, ventas y pro-
ducción, son la base de la organiza-
ción y que el proceso de compras sólo
es un apoyo a la labor de fabricación.
Adicionalmente, el enfoque de la ges-
tión de compras se centra en la orga-
nización y recepción de la mercancía,
sin hacer conciencia de que estas dos
tareas no son más que una mínima
parte del manejo del abastecimiento.
Sólo en los últimos años, se está
viendo cómo, las empresas multi-
nacionales, reconocen la relevancia
que representa el ahorro existente en
el manejo de las compras. Por este
motivo, las organizaciones están mo-
dificando radicalmente su proceso de
abastecimiento, por medio de meca-
nismos como:
• Centralización de las compras, ge-
nerando ventajas de escala.
• Utilización de Internet en el proceso
de compras.
• Vinculación de las áreas de ventas
y compras.
• Enfoque en los resultados.
Con este nuevo pensamiento empre-
sarial, las compañias han incorporado,
dentro de sus servicios, la gestión de
las compras, enfocándose en una serie
de elementos, dentro de los cuales se
pueden mencionar los siguientes:
Clasificación del portafolio de las
compras. El paso inicial, para opti-

Adicionalmente, el enfoque de la gestión de compras

se centra en la organización y recepción de la mer-
cancía, sin hacer conciencia de que estas dos tareas
no son más que una mínima parte del manejo de las
compras. Sólo en los últimos años, se está viendo
cómo las empresas multinacionales reconocen la rele-
vancia que representa el ahorro potencias que existe
en el manejo del abastecimiento.
Compras
Gráfico 1
mizar el manejo del abastecimiento,
es hacer una clasificación del portafo-
lio. Para esto, se hace uso del Modelo
de Kraljig (Gráfico 1).
En este esquema, se resaltan cuatro
grupos de productos:
Productos – Servicios Multiplicado-
res (poseen un impacto importante en
También es impor-
tante decir que, el
manejo del abasteci-
miento, depende del
tipo de compra que se
vaya a realizar, pues-
to que es diferente
la gestión que debe
ejecutarse cuando se
desea adquirir pro-
ductos estratégicos,
que cuando se van a
obtener productos de
tipo rutinario.
los resultados, siempre y cuando se
cuente con una cantidad significativa
de proveedores. El mejoramiento sur-
ge al hallar proveedores que ofrezcan
los precios más favorables).
Productos – Servicios Rutinarios
(cuentan con un impacto menor en
el resultado, cuando existen muchos
proveedores. Este grupo mejora cuan-
do se agiliza el proceso).
Gráfico 2
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Productos – Servicios Críticos (su
impacto en el resultado es bajo, en el
evento en el que se presentan pocos
proveedores. Su optimización surge
cuando se encuentran productos al-
ternativos, de forma que se aminore
la posibilidad de que el proveedor in-
cumpla).
Productos – Servicios Estratégicos
(El impacto que tienen sobre el re-
sultado es alto, cuando se tienen po-
cos proveedores. El mejoramiento se
presenta en la relación que se tenga
con los proveedores, con quienes se
establece una alianza que garantice el
futuro de la compañía).
También es importante decir que, el
manejo del abastecimiento, depende
del tipo de compra que se vaya a reali-
zar, puesto que es diferente la gestión
que debe ejecutarse cuando se desea
adquirir productos estratégicos, que
cuando se van a obtener productos de
tipo rutinario.
La pirámide del manejo de las
compras: Tras analizar el portafolio
de las compras, se define la pirámide
del abastecimiento de la compañía, la
cual se expone en el Gráfico 2.

Gráfico 3
En está pirámide, se destacan concep-
tos como: Estrategia (se establecen
los objetivos y la estrategia para cada
clase de compra), Táctica (se determi-
nan los procedimientos, las mejoras y
la organización para hallar las fuentes,
la definición de los requerimientos, se
selecciona el proveedor, la táctica con
la que se va a negociar, el contrato y
la evaluación de dicho proveedor) y
Operaciones (se define la organiza-
ción, las mejoras y los procedimientos
que se llevarán a cabo para ordenar la
mercancía o el servicio, controlando
que cumplan con los requerimientos
y, finalmente, se procede a la cancela-
ción de la factura).
La administración del abastecimien-
to se encuentra íntimamente ligado a
la satisfacción de los clientes, lo que
implica que, cualquier mejora que
se efectúe, sea cual fuere el procedi-
miento que se aplique y sin importar
la organización que se establezca,
todo esto conformará el sistema para
garantizar la calidad de la compañía.
El Gráfico 3, muestra las etapas que
debe tener el proceso de compras.
No puede olvidarse que, la gestión
adecuada, de las compras implica es-
tablecer, exactamente, qué necesita la
compañía, cuánto de esto requiere y
para cuándo lo precisa.
De igual forma, se deben identificar
los proveedores potenciales para cada
una de las compras y un estimado de
los parámetros más importantes: cali-
dad, precio y plazos de entrega, entre
otros.
Esta labor, permite el logro de los ob-
jetivos estratégicos que se plantea la
compañía, facilita la consecución de
precios que sean más competitivos, la
ejecución de un abastecimiento opor-
tuno y el incremento en la productivi-
dad de la compañía.
La gestión de las compras sugiere un
proceso de planificación, el cual debe
cumplir con tres fases principales, en
donde se resalta la relación de retroa-
limentación y de secuencia que las
une, sin dejar de lado la relevancia
que tiene definir el lapso de tiempo
para el cual se requiere llevar a cabo
Gráfico 4
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Compras
este proceso de planifi-
cación. Estas etapas se
evidencian en el Gráfico
4.
Finalmente, debe con-
cluirse que, una planifi-
cación adecuada de las
compras, permite con-
trolar, guiar y clarificar
los gastos que tiene la
empresa, lo cual es muy
útil, principalmente,
para las entidades vincu-
ladas al sector público.
La gestión de las com-
pras sugiere un proce-
so de planificación, el
cual debe cumplir con
tres fases principales,
en donde se resalta la
relación de retroali-
mentación y de secuen-
cia que las une, sin
dejar de lado la rele-
vancia que tiene defi-
nir el lapso de tiempo
para el cual se requiere
llevar a cabo este pro-
ceso de planificación.