Fundamentos de excel

¿Qué es y para qué sirve Excel?

Excel 2007 es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya
conoce otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint,... le resultará familiar
utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los
programas de Office. Al ser una Hoja de Cálculo permite realizar operaciones con números
organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de
cualquier tipo.

La pantalla inicial
Al iniciar Excel2007 aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil
entender el funcionamiento del programa. La pantalla que se muestra a continuación puede no
coincidir exactamente con la que se ve en su computador, ya que cada usuario puede decidir qué
elementos quiere que se vean en cada momento, pero eso no es impedimento para utilizar
adecuadamente las herramientas del programa.
A
B

HOJA DE
TRABAJO
C
G
E

Al igual que en Word y todos los programas de Office, Excel tiene: A. Barra de Título, B. Barra de
Acceso Rápido, C. Cinta de Opciones, D. Barra de Estado (que se puede modificar), E. Scroll Bars.
Además podemos observar como las columnas se numeran por letras A,B,C,... y las filas por
números 1,2,3,... Como nuevos elementos podemos destacar:
 F. La Barra de fórmulas
 G. Las Etiquetas de las hojas.
 Cualquier archivo de Excel recibe el nombre de Libro, el cual puede estar conformado por
una o más hojas de trabajo.

 Y muchas herramientas prácticas y útiles para diversas tareas de cálculo y edición.

ACTIVIDAD 1

1. Cree una nueva carpeta en el escritorio y llámela: Prácticas Excel Diseño, luego genere un
nuevo libro de M.S Excel y guárdelo con el nombre “filtros”.

2. Cambie el nombre de hoja 1 por AUTO 1 y a partir de la celda A2 escriba el nombre de los
siguientes campos:
APELLIDO NOMBRE SEXO EDAD E. CIVIL SUELDO CIUDAD

3. Introduzca en la tabla por lo menos 10 registros para conformar una base de datos, la tabla
debe contener, algunos nombres y apellidos repetidos (es decir, que sean tocayos), sexo (F o
M) edades entre 18 y 50 años, estados civiles variados (Sol, Cas, Div), sueldos entre 450000
y 2000000 y solamente las siguientes ciudades: Bogotá, Cartagena, Medellín y Pasto.
 4. Ahora vamos a agregar un Título centrado a la tabla, para ello, seleccione las celdas a lo
ancho de la tabla, a partir de la celda A1hasta G1. Ahora seleccione de la opción

InicioAlineaciónCombinar y centrar . Verá como tenemos una sola celda que

ocupa el ancho de la tabla.

5. En la nueva Celda A1, escriba en fuente tamaño 18, color azul oscuro el título “LISTA DE
CLIENTES”.

6. Seleccione todos los registros de la tabla (no incluya los encabezados de las columnas o
Campos), y utilizando la opción Datos  Ordenar y filtrar  ordenar, ordene la tabla por
apellido de la A a la Z
7. Dando doble clic sobre la etiqueta de la hoja 1, cambie el nombre por AUTO 1, además
cambie los nombres de las hojas 2 y 3 por AUTO 2, AUTO3, inserte dos nuevas hojas y
nómbrelas como: AUTO 4 y AUTO 5 (para ello de clic en el icono ubicado en la
sección de etiquetas de hojas, parte inferior izquierda.
8. Copie y pegue la misma tabla en las 4 nuevas hojas.
9. Ahora vamos a aplicar un Filtro Automático, para ello en la hoja nombrada como AUTO 1,
ubíquese en cualquier celda correspondiente a la base de datos (es decir, la tabla) y de clic en
la opción Datos  Ordenar y filtrar  Filtro.
10. Observe como en los CAMPOS (no olvide que son los encabezados de las columnas) aparece
un botón pequeño que contiene una flecha apuntando hacia abajo (esta herramienta es una
lista desplegable que permite hacer filtros). Para hacer un filtro, se ubica el cursor en el
encabezado de la columna que se desea filtrar y luego se escoge la opción deseada, por
ejemplo: en la columna CIUDAD, seleccione la opción Bogotá y verá como se filtran
únicamente los registros que contienen la ciudad de Bogotá.
11. Realice los siguientes filtros:
a) En la hoja AUTO 2, filtre un apellido cualquiera que se repita en la tabla (para esto,
ingrese al filtro del campo Apellido, cuando se despliegue el cuadro de opciones quite
el visto bueno de la opción Seleccionar todo, y a continuación seleccione un nombre
que se repita en la tabla y se desee filtrar)
b) En la hoja AUTO 3, filtre los que tienen sexo F y
estado civil Soltero.
c) En la hoja AUTO 4, filtre los que tienen edades
iguales o mayores que 22 y menores o iguales
que 37 años. Para esto ingrese al campo edad y
en las opciones de filtro seleccione Filtros de
número y de allí Mayor o igual que...

Aparecerá un cuadro de dialogo donde podemos ingresar los

criterios que nos están pidiendo.

d). En la hoja AUTO 5, filtre todos los que viven en Bogotá y

ganan más de $ 600.000.

Como pudieron observar, el filtro es una herramienta útil y rápida

en la ubicación de información puntual, pero tiene un inconveniente, no se puede realizar más de un
filtro por hoja.

EDICIÓN DE FÓRMULAS Operación Operador

Para editar una fórmula en Excel se pueden Básica
tomar varios caminos: Suma +
a. Editarlas de manera directa: Para Resta -
esto escribimos los valores Multiplicación *
directamente, aplicando operadores División /
básicos de cálculo como: Potencia ^
 Porcentaje %
Por ejemplo para hallar la suma de varios números la fórmula seria:
=23+456+900+23, al oprimir enter daría: 1402, Note algo importante en la celda donde se
realiza la operación aparece el resultado ya conocido pero en la barra de fórmulas aparecen
las cifras y operadores correspondientes
Intente las siguientes operaciones:
=23457-234-1843+1298 =65*87 =4,5*20/100 =2^4 =4,5*20%

b. A partir de Referencia a celda: por medio de esta opción se hacen fórmulas generales, a
partir del nombre de la celda y posibilita la realización de documentos dinámicos y flexibles,
muy útiles a la hora de ahorrar tiempo en una empresa.

Por ejemplo calculemos los siguientes valores para una factura:

Iniciando con la celda ELEMENTO Desde la celda A1

Ubíquese en la celda D2 y edite la fórmula para calcular el valor total de televisores así:
=B2*C2, nótese que en la celda D2 se ve el resultado de la multiplicación, mientras que en la Barra
de Herramientas se ve la fórmula tal como la edito
Para hallar el Sub Total digite en la celda D5 =D2+D3+D4, para hallar la semi suma
Para hallar el IVA digite en D6 =D5*16%, o también puede ser: =D5*16/100
Para el Total digite en la celda D7 =D5+D6

Para observar la utilidad de este método borre los valores de las cantidades y precios, y escriba de
nuevo otros, observe como Excel le calcula los nuevos resultados sin necesidad de editarse una
nueva fórmula.
c. Con inserción de Funciones: Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o
por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá
directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es: nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No deje espacios antes o
después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador
":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1
y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C
7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro
de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así
hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora,
lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

d. Utilizando el Asistente para funciones: Una función como cualquier dato se puede
escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una
ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

 Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas.

Elegir la opción Insertar función.

 Bien, hacer clic sobre el botón

de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos

escribiendo una breve descripción de la función
necesitada en el recuadro Buscar una función: y a
continuación hacer clic sobre el botón , de esta
forma no es necesario conocer cada una de las funciones
que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de
lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que
ver con la descripción escrita. Para que la lista de funciones
no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una
categoría del cuadro combinado O seleccionar una
categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida
y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo
clic sobre ésta. Observe como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos
aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un
enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

La función Autosuma permite variadas funciones que ayudan en la obtención de

resultados en celdas adyacentes, es una herramienta muy práctica que puede encontrar en la
pestaña Datos

ACTIVIDAD 2
1. Cree un nuevo Libro con el nombre “NOTAS” en la carpeta: Prácticas Excel Diseño.
2. A partir de la celda A4 edite la siguiente tabla:
3. Combine las celdas desde A1, hasta A11 y escriba el nombre de la carrera “DISEÑO
GRÁFICO”
4. Ubicado sobre la nueva celda combinada, de clic derecho (aparece el menú contextual) y de
allí seleccione: , seleccione luego la pestaña alineación y en
orientación asígnele 90°. En la misma pestaña Alineación del texto, asígnele en Horizontal:
Centrar y en Vertical: Centrar, y luego de clic en Aceptar.
5. Para arreglar el nombre de las materias, utilice la herramienta Formato de celdas... (no olvide
que está en el menú contextual) y de allí ubique en la pestaña Alineación: Horizontal,
Justificar, Vertical y Centrar.
6. Posteriormente asígnele bordes a la tabla, para esto utilice la opción Inicio  Fuente  Borde

de tabla ( ):
7. Déle un color claro a las filas intercaladas, y procure que la presentación sea similar a esta:

8. Ahora en las filas superiores combine las celdas y asigne los siguientes títulos:
Asignaturas plan de estudios
9. Ahora realice una copia de todo lo hecho hasta ahora y péguela a partir de la celda A14
10. Cambie el título de la tabla superior por TABLA DE NOTAS OBTENIDAS
11. Utilizando la imaginación introduzca valores numéricos para las notas en la tabla, en una
escala de 1 a 5, si la nota posee valor fraccionario, utilice una coma.
12. A continuación, en la tabla dos introduzca las fórmulas necesarias para obtener los
porcentajes obtenidos en cada materia para todas las actividades en la tabla de la parte
inferior y en la celda correspondiente a la primera materia.
13. Complete todas las fórmulas realizando un llenado automático.