CLASE 5: Tercerización, Contratación / Compra con o sin Pluralidad de Ofertas, Negociación

Tercerización

El fin concreto de la gestión de compras consiste en cubrir las necesidades de la

Empresa con elementos exteriores a la misma, "maximizando el valor del dinero
invertido" (criterio económico)

***10 principales razones por las cuales las empresas subcontratan son:

 Reducir y controlar los costos operativos

 Mejorar los objetivos de la Empresa
 Obtener acceso a prácticas de calidad mundial.
 Liberar recursos internos para otros propósitos.
 Obtener recursos no disponibles internamente.
 Acelerar los beneficios de la reingeniería.
 Abordar una función difícil de manejar o que está fuera de control.
 Tener fondos de capital disponibles
 Compartir riesgos.
 Obtener una inyección de efectivo

***principales beneficios de la subcontratación son:

 Reducción en el costo de obtención del servicio.
 Reducción de la cantidad de personal de la Empresa.
 Flexibilidad en términos de la prestación del servicio.
 Acceso a la experiencia de proveedores y contratistas.
 Servicio mejorado.
 Tiempo extra gerencial.
 Concentración en los servicios clave.
 Calidad mejorada.
 Menos necesidad de inversión de capital.
 Afluencia de efectivo

Contratación / Compra con o sin Pluralidad de Ofertas

Un proceso de decisión de Contratación / compra con o sin pluralidad de ofertas es

un proceso formal, racional en el que una empresa que desee contratar un servicio o
comprar un bien, evalúa la conveniencia de desarrollar un proceso formal de
solicitud de ofertas o entablar directamente un proceso de negociación
directamente con un oferente, prefiriéndolo en el mercado por una razón especifica

Es posible clasificar las herramientas de toma de decisiones Contratación / compra

con o sin pluralidad de ofertas en 3 categorías principales, a saber:

 Lista de verificación de la decisión: es un simple conjunto de preguntas.

 Matriz de decisión: asigna ponderaciones a las preguntas, y calcula una
puntuación global de la media ponderada.
 Árbol de decisión: organiza las preguntas como un flujo lógico de múltiples
ramas que conduce a una decisión

Negociación
Negociar se puede definir, de manera amplia, como el proceso de comunicación
dirigido a conseguir acuerdos con otros
La meta es alcanzar un acuerdo mutuamente satisfactorio de forma amistosa.
**Existen cinco puntos importantes, según Ury, para diseñar la ruta para lograr un
acuerdo mutuamente satisfactorio:
1. los intereses  Si queremos conseguir alcanzar un acuerdo que satisfaga a
ambas partes tenemos que comenzar por averiguar los intereses de la otra
parte.
2. las opciones  El propósito de conocer los intereses de la otra parte es ver si
podemos diseñar opciones creativas que puedan satisfacerles. Una opción es
un posible acuerdo o parte de un acuerdo.
3. los estándares  Éstos son instrumentos de medida que permiten decidir cuál
es una solución justa. Estándares comunes pueden ser el valor de mercado, la
legislación sobre el tema o simplemente la forma en que cuestiones similares
han sido resueltas en el pasado.
Por tanto, antes de una negociación hay que decidir qué estándares vamos a utilizar en
nuestra negociación, para prepararnos a persuadir.
4. las alternativas El propósito de una negociación no es siempre llegar a un
acuerdo, sino el explorar si ésta es la forma más adecuada de satisfacer
nuestros intereses o si es mejor intentar conseguir la mejor alternativa posible
a un acuerdo negociado (MAPAN o BATNA)
5. las propuestas  una propuesta es un posible acuerdo que estamos dispuestos
a aceptar. Puede existir más de un posible acuerdo que cumpla los requisitos
de mejorar las mejores alternativas de ambas partes
CLASE 6: Optimización del Proceso de Abastecimiento. Gestión Documental Eficiente

Planeación del Abastecimiento

- Consiste en acercarse a los clientes internos por medio de reuniones para

conocer sus necesidades en términos de compras y contratación,
preferiblemente en el último trimestre del año y realizar este proceso
conjuntamente con la elaboración del presupuesto que es responsabilidad del
área financiera.

- El Plan Anual de Compras y Contratación (PACC) debe socializarse en la

Empresa por medio de reuniones
- cuantificar la demanda interna

- Elaborar y desarrollar un plan de acción y un cronograma con los contratos a

implementar durante el año en curso, utilizando una herramienta que integre
la elaboración del presupuesto - responsabilidad del área financiera - con el
PACC - responsabilidad de la función de Abastecimiento (Compras y
Contratación

- Definir indicadores de desempeño asociados al desempeño del PACC

- Elaborar modelo de posición del abastecimiento para clasificar las necesidades

de abastecimiento en artículos restrictivos, rutinarios, críticos y relevantes,
generándolo separadamente para cada área de la Empresa

- Identificar procesos de suministro y abastecimiento que por su impacto

requieren una estrategia particular, contando con un procedimiento para el
desarrollo de estrategias de abastecimiento, con énfasis en artículos críticos

- Confrontar las estrategias en marcha versus la recomendación,

Investigación de Mercado
Alcance de los Servicios
Enriquecer el alcance de los servicios en una etapa temprana antes de proceder a
solicitar ofertas:
- Convocando potenciales oferentes a una reunión comunitaria para revisar en
detalle el alcance de los servicios.
- Incorporando las observaciones y comentarios aceptados para mejorar el
alcance de los servicios, buscando recibir mejores ofertas técnicas y
económicas.
- Así, el alcance de los servicios es el punto de partida para asegurar un
adecuado proceso de contratación.
- Esta es una de las fortalezas o destrezas que deben desarrollarse con mayor
énfasis en los clientes internos. Recibir mejores ofertas técnicas y económicas
responde al mejor entendimiento del alcance por parte de los potenciales
oferentes.

Proceso de Solicitud de Ofertas

Recibir de clientes internos la solicitud de contratación con justificación de la

necesidad, - mal llamada requisición - que dispara el proceso de contratación; debe ser
un documento muy bien estructurado en términos de justificación, determinación del
presupuesto y descripción del alcance.

 Solicitud de contratación. Asegurarse que llegue debidamente sustentada con

las aprobaciones de las distintas instancias, evitará tropiezos o demoras en
etapas posteriores del proceso.
 Aprobación financiera. Respaldada con las órdenes internas o centros de
costos. Con alguna frecuencia el cliente interno inicia el proceso sin contar con
las aprobaciones del presupuesto
 Alcance de los Servicios. Bajo la nueva visión de responsabilidad global, la
optimización de recursos regionales ya sea mano de obra especializada o no y
el suministro de insumos por parte de proveedores locales, deberían
reconocerse con alguna ventaja diferencial al momento de evaluar las ofertas
técnicas.
 El presupuesto. se convierte en un punto de referencia para comparar
adecuadamente las distintas ofertas comerciales recibidas.
 Cronograma. La relación cotidiana con los clientes internos deja como
enseñanza que no siempre proyectan sus necesidades con la debida
anticipación y esta situación la reflejan en cronogramas muy optimistas,
especialmente en lo que se refiere a los plazos de entrega por parte de
proveedores y contratistas