SD-MPY-684-T-002_1-2018-2019 - Gestión de Contratos

Título de la asignación: Resumen Ejecutivo – Charla Ing. Sánchez

Charla con el Ing. Virialo Sánchez

13/11/18

Resumen Ejecutivo
Mejores prácticas en la gestión de proyectos

GESTION DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

La Gestion de Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir los
productos, servicios o los resultados necesarios fuera del ámbito del equipo del proyecto. La organización
puede ser el comprador o el vendedor de los productos, servicios o resultados de un proyecto.

La organización puede ser la compradora o vendedora de los productos, servicios o resultados de un

proyecto.

¿Por qué “outsource”?

 Acceder a habilidades y tecnologías
 Reducir costos fijos y recurrentes
 Para permitir que la organización se centre en su negocio principal
 Para proporcionar flexibilidad
 Para aumentar la responsabilidad

En conclusión, todo dependerá de que insumos crean valor para mi negocio, y en que me interesa
especializarme. El outsourcing además reduce costos, aumenta flexibilidad, y aumenta la responsabilidad
entre las partes. Esta fase tiene mucho que ver con los riesgos de retraso del proyecto. “en una alta
proporción los proyectos se retrasan por una vaga gestión de las adquisiciones”. Es importante tener un SLA
establecido y respetarlo.

Riesgos del “Outsourcing”

 El dreamliner de Boeing  No tengo el control estricto del proceso .
 Seguir el ejemplo y no tener en cuenta los riesgos
 Problemas del vendedor  Debo asegurarme de que la informacion sea entendida correctamente.
o Malentendido
o Intercambio de información
o Horarios excedidos

Muchas veces de considera que “Más es Mejor”, pero no es del todo cierto:
 Mas proveedores, más problemas, ya que los factores variables, herramientas y acuerdos se
multiplican.
 Acuerdos de servicio y nivel operativo
 Encontrar un balance que funcione para la organización.

¿Por qué la gestión de las adquisiciones del proyecto?

 La mayoría de todos los proyectos necesitaran adquirir algunos recursos externos
 No entender las diferentes formas de contratar puede resultar en un riesgo innecesario para el
proyecto
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 No disponer adecuadamente de las especificaciones de los requerimientos, tiempo, y recursos

financieros necesarios para la Gestion de Adquisiciones generan un riesgo costoso al proyecto y a
sus resultados.

¿Cómo gestionamos las adquisiciones?

 Los cuatro procesos son:
o Planificar las adquisiciones  Se define qué y cómo lo voy a comprar
o Ejecutar las adquisiciones
o Administrar las adquisiciones  Debo asegurarme de que lo solicite fue lo que recibí
o Cerrar las adquisiciones

“A la alta gerencia lo que más le interesa es que estemos respetando el tiempo y costo planificado”.

¿Cómo llevar al área de Gestion de Adquisidores y contrataciones al estándar deseado?

Debemos realizar un análisis de Gestion de brechas del departamento de comprar de la empresa donde
estoy realizando el proyecto

 Entender cómo se lleva el proceso de adquisiciones

 Generación de nuevos procedimientos para la Gestion de adquisiciones a partir de lineamientos del
PMI
 Actualizar los formatos y documentos de la empresa
 Programación de reuniones con los involucrados en la actualización de los nuevos formatos
 Diseño estratégico del proceso que estoy sugiriendo (involucrando a la alta gerencia, para que me
apoye).
 Finalmente debo definir y asignar un proyecto piloto (lograr pequeñas ganancias).

Planificar las adquisiciones:

Por ejemplo, las adquisiciones pueden definir la ruta crítica del proyecto, ya que, para la construcción de una
obra, o un edificio, puede necesitar una tubería que debo comprar un año antes de cuando lo necesito. Es
importante planificar las adquisiciones con mucho celo, ya que podríamos prevenir retrasos y correcto
estimaciones de los tiempos.

Es de suma importancia involucrar desde el inicio al departamento de compras y contrataciones, de modo

que el cronograma sea lo más realista posible.

Contratos:
Un contrato es un acuerdo mutuamente vinculante que obliga al vendedor a proporcionar los productos o
servicios especificados, y obliga al comprador a pagar por ellos.

Debido a que los contratos son legalmente vinculantes, hay una mayor responsabilidad por la entrega del
trabajo como se indica en el contrato.

“Para la formulación de los contratos de un proyecto, es de suma importancia que el abogado cuente con el
apoyo del Director de Proyecto con el abogado, ya que este es quien conoce lo que se desea contratar, para
cumplir con los requerimientos del proyecto”.
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Tipos de contratos:
PMI distingue tres tipos de contratos principales:
1. Contrato de precio fijo  El proveedor recibe una cantidad fija por sus servicios.

2. Contrato de costo reembolsable  El proveedor cobra los costos incurridos más un beneficio.

3. Contrato por tiempo y materiales  Se acuerdan unas tarifas fijas para los recursos humanos y
materiales. El proveedor sobra en función de las unidades incurridas.

Estos tres tipos básicos dan lugar a los siguientes tipos de contratos específicos, según se combinen con
estos cuatro calificadores:
a. Con beneficio fijo  El beneficio del proveedor se acuerda al inicio del proyecto, y no varía.

b. Con incentivo  El vendedor cobra una bonificación según su costo o desempeño.

c. Con gratificación por cumplimiento de objetivos  El vendedor cobra una bonificación según la
satisfacción subjetiva del cliente.

d. Con ajustes económicos del precio  Se pactan modificaciones del precio en contratos plurianuales.

Cláusulas del contrato:

 Los contratos deben incluir clausula específicas para tener en cuenta los problemas exclusivos del
proyecto
 Puede requerir varias experiencias educativas o laborales para diferentes derechos de pago
 A menudo incluye: Clausula de terminación y Clausula limitación de responsabilidad.

Tipos del alcance del trabajo:

 Desempeño: Lo que el proyecto necesita, como se cumple y las necesidades del proyecto definidas
por el vendedor.
 Funcional o Detallada: Define qué producto final debe ser, así como los requisitos mínimos.
 Diseño: Define exactamente lo que se requiere y cómo lograrlo.

Efectuar las Adquisiciones:

Pasos para efectuar las adquisiciones:
 Decidir a quién pedir hacer el trabajo
 Envío de documentación adecuada a potenciales vendedores
 Obtención de propuestas u ofertas
 Seleccionar un vendedor
 Adjudicación de un contrato

Enfoques para la adquisición:

Las organizaciones pueden anunciarse para adquirir bienes y servicios de varias maneras:
 Acercándose al vendedor preferido
 Acercándose a varios proveedores potenciales
 Publicidad a cualquier persona interesada

Documentos de adquisiciones:
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- Solicitud de propuesta (RFP)  Pregunta por el precio y como / quien hara el trabajo
- Invitación a Bid (ofertar) – Tender (IFB)  Un precio simple para hacer el trabajo
- Solicitud de Cotización (RFQ)  Precio por unidad cotizada

Elementos más importantes de la negociación:

Es de suma importancia cual es mi:
1. Poder de negociación
2. Capacidad de negociación
3. Habilidad de negociación

Técnicas de negociación:
Para obtener ventaja, los negociadores empelan diversas técnicas durante la etapa distributiva de la
negociación:
 La presión del tiempo
 Dobles mensajes
 Ofertas de aperturas extremas
 Preguntas inquisitivas
 Retroceder o mostrarse abatido
 Actuar como ratoncitos – es decir, una vez cierro el negocio, pido nuevos y pequeños requisitos,
que el vendedor aceptara por no perder el negocio.
 Hacer ofertas de rango
 Hacer ofertas con fechas de caducidad o limitadas
 Enojarse
 Mostrar agresión
 Salir de la habitación o colgar el teléfono
 “El bueno y el malo”
 Concesiones falsas
 Predecir desastres
 Actuar como “descamisado”

Etapa de cierre:
La etapa del cierre se caracteriza por un aumento de certidumbre, relajación y compromiso para llegar a un
acuerdo final. Las técnicas efectivas incluyen promesas, paciencia, silencio y fingida indiferencia. Hacia el
final de la negociación los participantes deben evitar concesiones que no sean reciprocas y tener paciencia.

Es conveniente recordar el consejo que dan los negociadores expertos: “Si no estás preparado, lo mejor es
no negociar”

Criterios de selección de proveedor:

Es importante preparar algún tipo de criterio de evaluación, preferiblemente antes de emitir un RFP o RFQ
formal. Debemos además tener cuidado con las propuestas que se ven bien en el papel.

Cerrar las adquisiciones:

El equipo del proyecto debe determinar si todo el trabajo fue completado correctamente y
satisfactoriamente. Actualizar los registros para reflejar los resultados finales. Información debe ser
archivada para su uso futuro. El propio contrato debe incluir requisitos de aceptación formal y cierre.