I-Am-Pgg-001 Plan Estrategico Comunicaciones V6

PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES Código: I-AM-PGG-001
MUNICIPIO DE ARMENIA Fecha: 21/08/2019

Versión: 006
Despacho Alcalde
Proceso Gestión Gerencial Página 1 de 33
Tabla de contenido
1. INTRODUCCIÓN / MARCO TEÓRICO, CONSTITUCIONAL Y NORMATIVO .................. 2

1.1 PÚBLICOS ...................................................................................................................... 4
2. CARTA DE IDENTIDAD / POLÍTICA.................................................................................. 5
2.1. PRINCIPIOS ................................................................................................................... 5
2.2 VALORES........................................................................................................................ 7
2.3 PILARES ......................................................................................................................... 8
3. PROPÓSITOS.................................................................................................................. 10
4. NUESTRO MENSAJE Y NUESTRO TONO ..................................................................... 12
5. MAPA DE ACCIÓN (COMUNICACIÓN INTERNA / ORGANIZACIONAL) ....................... 14
6. INSTRUCTIVOS O GUÍAS ............................................................................................... 16
6.1 BOLETÍN DE PRENSA ................................................................................................. 16
6.2 REDES SOCIALES ....................................................................................................... 19
6.3 PROGRAMA DE TELEVISIÓN...................................................................................... 22
6.4 PROGRAMA DE RADIO ............................................................................................... 24
6.5 CARTELERAS............................................................................................................... 26
7. ACCIONES Y OPERACIONES ........................................................................................ 29
7.1 CORRESPONSALES PERIODISTAS Y NO PERIODISTAS ........................................ 30
7.2 COMUNICACIÓN EXTERNA ........................................................................................ 30
7.3 MEDIOS DE COMUNICACIÓN ..................................................................................... 30
8. RESPONSABILIDADES DE LA UNIDAD DE COMUNICACIONES................................. 31
9. COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA PERTINENTE AL SISTEMA DE GESTION DE
LA CALIDAD. .......................................................................................................................... 32
10. CONTROL Y SEGUIMIENTO ....................................................................................... 33
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1. INTRODUCCIÓN / MARCO TEÓRICO, CONSTITUCIONAL Y NORMATIVO

La Constitución Política de 1991 trajo consigo el fortalecimiento de la democracia y con él la
apertura de los mecanismos de participación ciudadana. Por tal razón, existe en el medio una
mayor exigencia de información en doble vía, es decir, de una comunicación que haga
posible que los ciudadanos intervengan en los programas de gobierno y en las actividades
del Estado. Así mismo, este proceso comunicativo debe permitir que los gobernantes y
funcionarios públicos conozcan de primera mano las necesidades de las comunidades, para
que a partir de allí orienten sus acciones en pro de su desarrollo integral, la solución de sus
principales problemas y una mejor calidad de vida.
Frente a este moderno panorama de la comunicación pública, se hace necesario el diseño de

un Plan Estratégico de Comunicaciones en el que se propenda por un efectivo flujo de
comunicación en los medios propios y externos, de carácter privado y comunitario, para
propiciar el acercamiento del gobierno a los ciudadanos y lograr la resolución de los
problemas públicos de manera abierta y participativa.
Con el propósito de cumplir con los preceptos constitucionales y los objetivos específicos del
gobierno actual del Municipio de Armenia se busca posicionar una unidad que atienda
asuntos de Comunicación Pública: “Comunicación Estado – Sociedad Civil”, para potenciar
el sentido de lo público dentro del campo de la gobernabilidad; “para fortalecer la idea de lo
común, lo colectivo, lo que nos pertenece a todos” como lo señala el periodista y
comunicador social, magíster en Ciencias de la Administración, Luis Horacio Botero Montoya,
en su ensayo “Comunicación pública y la construcción de democracia” .
Una unidad que “gire en torno a la idea de reconectar a los ciudadanos con la vida pública,
potenciar la capacidad de deliberación de la ciudadanía, ofrecer información con miras a la
participación, apoyar los procesos ciudadanos con un buen cubrimiento (y especialmente un
adecuado seguimiento), dar elementos para la creación de capital social, al tiempo que pone
a los medios en calidad de actores y promotores del diálogo social” como lo propone el
creador del periodismo cívico Devis Merritt. (1995, p. 113-114 Public Journalism and Public
Life). New Jersey, Lawrence Erlbaum Associates.
Para enriquecer este trabajo informativo y hacerlo efectivo es necesario incluir en el Plan
Estratégico de Comunicaciones un componente organizacional y/o de comunicación
interna. En este nivel podremos lograr que la Administración Municipal se mantenga vigente
en cuanto a excelencia y competitividad, a través del conocimiento del recurso humano y de
la evaluación permanente de su desempeño y productividad.
La licenciada mexicana en Ciencias de la Comunicación, Celeste Martínez Posadas, en su

tesis denominada “Estrategias de comunicación para el óptimo funcionamiento de las
organizaciones” reconoce que “la comunicación interna es el elemento que nos encamina al
desarrollo de la información, brinda herramientas para que la comunicación sea eficiente y
nos menciona que todo esto depende del recurso humano” y añade que de la atención que
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se brinde en las organizaciones y entes administrativos a la calidad de la comunicación con

los funcionarios depende por completo el éxito de la gestión.
Alineada en la modernidad, la Unidad de Comunicaciones de la Alcaldía de Armenia

promueve estrategias específicas de información, divulgación y posicionamiento de los
programas y proyectos del Plan de Desarrollo 2016 – 2019 “SIGAMOS ADELANTE” desde el
Plan Estratégico de Comunicaciones, que de acuerdo con el licenciado en periodismo y
especializado en Mass Communication de la Universidad de Columbia, Jorge Escobar
Fernández, es el conjunto de mensajes que la institución proyecta a un público determinado
a fin de dar a conocer su misión y visión, para lograr la empatía con las comunidades de toda
la ciudad.
“Toda institución, cualquiera que sea su objetivo (comercial, institucional, gubernamental, de

producción, servicios, educacional, etc.) es creada para satisfacer necesidades sentidas,
creadas o reales de una comunidad (local, regional, nacional o global). Es por ello que dicha
institución vive por y para esa comunidad; y sea cual fuere la situación económica, política o
social imperante, la institución necesita detectar cuáles son los escenarios en que la
comunidad se está moviendo, para crear las bases motivacionales a proyectar, con el fin de
mantenerse allí en un espacio, un posicionamiento o un nicho productivo” precisa Escobar
Fernández.
Frente a estos postulados la Unidad de Comunicaciones de la Alcaldía de Armenia,

conformada por los equipos de comunicación institucional, mercadeo institucional y protocolo
institucional, fortalece su Plan Estratégico de Comunicaciones, para posicionar la imagen
corporativa a nivel endógeno y la proyección de la misma a los públicos externos. Una tarea
apoyada en la propaganda, las campañas de relaciones públicas y el trabajo con la sociedad
civil, impulsada por los medios tradicionales de las comunicaciones, los alternativos o
comunitarios y las autopistas virtuales de la información.
El Plan Estratégico de Comunicaciones 2016 – 2019 unifica criterios informativos para

proyectar el trabajo del gobierno local hacia las comunidades, fortalecerlo con el
acompañamiento de todos los empleados públicos y funcionarios y posicionarlo en el
imaginario colectivo de los armenios, para que en Armenia “SIGAMOS ADELANTE”.
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1.1 PÚBLICOS
- ALCALDÍA (Público interno): Secretarios de despacho y directores de
departamentos administrativos de la Alcaldía de Armenia, gerentes de institutos
descentralizados del orden municipal; empleados públicos y contratistas del
gobierno municipal.
- CIUDADANÍA: habitantes del municipio de Armenia y turistas.
- GOBIERNO DEPARTAMENTAL: Gobernador del Quindío, secretarios de
despacho y gerentes de institutos descentralizados del gobierno departamental,
empleados públicos y contratistas de la Gobernación del Quindío.
- GOBIERNOS MUNICIPALES: Alcaldes, empleados públicos y contratistas de
las demás alcaldías del departamento del Quindío y del país.
- GOBIERNO NACIONAL: Despacho presidencial, ministerios, departamento
nacionales.
- ORGANISMOS DE CONTROL: Contraloría, Personería, Procuraduría.
- CONCEJO: Concejales de Armenia.
- MEDIOS: Periodistas y/o comunicadores sociales locales, regionales y
nacionales.
- GREMIOS: Cámara de Comercio, Sociedad de Ingenieros, Sociedad de
Economistas, Sociedad de Arquitectos, sindicatos, magisterio, médicos,
cafeteros, hoteleros, cooperativas.
- ACADEMIA: Universidades, colegios, SENA.
- ONG: Ambientalistas, animalistas, grupos de estudio, culturales, sociales,
fundaciones.
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- COMUNIDADES: Juntas de acción comunal, Consejo Territorial de Planeación,

ediles, víctimas del conflicto, desplazados, afrodescendientes, LGBTI,
indígenas, juventudes.
- EMPRESAS: Fuerza productiva privada y de economía mixta.
- FUERZA PÚBLICA: Policía, ejército.
- RELIGIONES: Diócesis de Armenia, representantes de todas las religiones.
2. CARTA DE IDENTIDAD / POLÍTICA

Que la sonrisa de los niños de Armenia y los rostros esperanzadores de sus padres sean la
respuesta al esfuerzo de Gobierno, es la apuesta de nuestro Plan Estratégico de
Comunicaciones.
Es un ejercicio de comunicación de confianza desde la información clara, objetiva, pero con

acento pedagógico y tono constructivo.
Es una tarea diaria e infatigable que comunicará la realidad sin trampas, siempre en la
búsqueda de la verdad y la posibilidad de hacer respetar el sagrado derecho a la información
que tienen los ciudadanos.
Es un Plan que se preocupará por la edificación de la cultura de la información con canales
claros y expeditos de interacción con el gobierno.
Es un Plan Estratégico de Comunicaciones que hará cumplir los mandatos ciudadanos
desde la difusión de la gestión de gobierno y el pensamiento orientador del alcalde local.
Es un Plan apegado a la Ley, pero sobre todo, apegado a la defensa del interés ciudadano
desde la conexión oportuna con el gobierno local y sus respectivas obligaciones
constitucionales, morales, sociales y humanitarias.
Es un Plan de respuestas y de propuestas.
Es un Plan que desde sus propósitos contribuirá para que en Armenia SIGAMOS
ADELANTE.
2.1. PRINCIPIOS
El Plan Estratégico de Comunicaciones del municipio de Armenia tomará como referente
los principios generales del Plan de Desarrollo Armenia, Quindío 2016 - 2019, consignados
así en el Artículo 7:
2.1.1. Del ejercicio de competencias:

Coordinación. El municipio de Armenia, al momento de ejercer sus competencias y sus
responsabilidades, conciliará su actuación con la de otras entidades estatales de diferentes
niveles.
Concurrencia. Cuando el Municipio y otras entidades estatales de diferentes niveles tengan

competencias comunes sobre un mismo asunto, se deberán realizar convenios o usar
cualquiera de las formas asociativas previstas en la ley orgánica de ordenamiento territorial
para evitar duplicidades y hacer más eficiente y económica la actividad administrativa.
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Subsidiariedad. Cuando el Municipio se encuentre en condiciones de menor desarrollo

económico y social en el ejercicio de sus competencias y demuestre su imposibilidad de
ejercerlas debidamente, acudirá a la Nación, las entidades territoriales y los esquemas de
integración territorial para que lo apoyen en forma transitoria y parcial.
Complementariedad. Para complementar o perfeccionar la prestación de los servicios a su
cargo y el desarrollo de proyectos locales, el Municipio podrá hacer uso de mecanismos de
asociación, cofinanciación y/o convenios.
Eficiencia. El Municipio garantizará que el uso de los recursos públicos y las inversiones que
se realicen en su territorio produzcan los mayores beneficios sociales, económicos y
ambientales.
Responsabilidad y transparencia. Armenia asumirá las competencias a su cargo,
previendo los recursos necesarios sin comprometer la sostenibilidad financiera, garantizando
su manejo transparente.
Se promoverá el control de las actuaciones de la Administración por parte de los ciudadanos
a través de ejercicios que los involucren en la planeación, ejecución y rendición final de
cuentas, como principio de responsabilidad política y administrativa de los asuntos oficiales,
a fin de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción relacionados con la ejecución del
presupuesto y la contratación estatal..
Participación. La Administración municipal garantizará el acceso de los ciudadanos a lo
público, a través de la concertación y cooperación, para que tomen parte activa en las
decisiones que inciden en el ejercicio de sus derechos y libertades políticas, con arreglo a los
postulados de la democracia participativa, vinculando activamente en estos procesos a
particulares, organizaciones civiles, asociaciones y grupos de acción comunal.
2.1.2 De la función administrativa:

Eficacia. El Municipio determinará con claridad la misión, propósito y metas de cada una de
sus dependencias y entidades; definirá al ciudadano como centro de su actuación dentro de
un enfoque de excelencia en la prestación de sus servicios y establecerá rigurosos sistemas
de control de resultados y evaluación de programas y proyectos.
Eficiencia. El Municipio deberá optimizar el uso de los recursos financieros, humanos y
técnicos, definirá una organización administrativa racional que le permita cumplir de manera
adecuada las funciones y servicios a su cargo, creará sistemas adecuados de información,
evaluación y control de resultados, y aprovechará las ventajas comparativas que ofrezcan
otras entidades u organizaciones de carácter público o privado.
En desarrollo de este principio, establecerá los procedimientos y etapas estrictamente
necesarios para asegurar el cumplimiento de las funciones y servicios a cargo del municipio,
evitar dilaciones que retarden el trámite y la culminación de las actuaciones administrativas o
perjudiquen los intereses del municipio.
Publicidad y transparencia. Los actos de la administración municipal son públicos y es
obligación de la misma facilitar el acceso de los ciudadanos a su conocimiento y fiscalización,
de conformidad con la ley.
Moralidad. Las actuaciones de los servidores públicos del municipio deberán regirse por la
ley y la ética propias del ejercicio de la función pública.
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Responsabilidad. La responsabilidad por el cumplimiento de las funciones y atribuciones

establecidas en la Constitución y en la ley, será de las respectivas autoridades municipales
en lo de su competencia. Sus actuaciones no podrán conducir a la desviación o abuso de
poder y se ejercerán para los fines previstos en la ley.
Imparcialidad. Las actuaciones de las autoridades y de los servidores públicos municipales
se regirán por la Constitución y la Ley, asegurando y garantizando los derechos de todas las
personas sin ningún género de discriminación.
Sostenibilidad. El Municipio como entidad territorial, en concurso con la nación y el
departamento, buscará las adecuadas condiciones de vida de su población. Para ello
adoptará acciones tendientes a mejorar la sostenibilidad ambiental y la equidad social;
propiciando el acceso equitativo de los habitantes de su territorio a las oportunidades y
beneficios de desarrollo; buscando reducir los desequilibrios; haciendo énfasis en lo rural y
promoviendo la conservación de la biodiversidad y los servicios ecosistémicos.
Asociatividad. Las Autoridades municipales, con el fin de lograr objetivos de desarrollo
económico y territorial, propiciarán la formación de asociaciones entre las entidades
territoriales e instancias de integración territorial para producir economías de escala, generar
sinergias y alianzas competitivas. Así mismo, promoverá la celebración de contratos plan y
alianzas publicoprivadas para el desarrollo rural.
Economía y buen gobierno. El Municipio buscará garantizar su autosostenibilidad
económica y fiscal y deberá propender por la profesionalización de su administración, para lo
cual promoverá esquemas asociativos que privilegien la reducción del gasto y el buen
gobierno en su conformación y funcionamiento.
2.2 VALORES
ARTÍCULO 8°. VALORES: Los valores referentes en el presente Plan Estratégico de

Comunicaciones son los contemplados en el artículo 2° del Acuerdo 049 del 2007 Manual
de convivencia para el municipio de Armenia, el cual relaciona las reglas mínimas de
comportamiento social que deben acatar y respetar las personas residentes en el municipio
de Armenia para fortalecer la cultura ciudadana.
ARTÍCULO 9°. ENFOQUES BÁSICOS: El Plan Estratégico de Comunicaciones como el

Plan de Desarrollo Municipal tendrá como enfoques básicos los contenidos en el Plan de
Desarrollo Nacional:
 El enfoque basado en derechos humanos EBDH, entendido como la garantía del goce
efectivo de los derechos de los ciudadanos en su pleno ejercicio, incluye el conjunto
de valores, principios y normas universales sobre los derechos humanos.
 Está orientado a la promoción y la protección de los derechos humanos (civiles,
políticos, económicos, sociales y culturales) desde la visión integral de la realidad a
nivel individual, familiar, comunitario y social, identificando las principales
problemáticas de los habitantes de Armenia para dar respuesta a ellas desde los
diferentes programas propuestos y así transformar las condiciones de vida de las
personas con el fortalecimiento de las capacidades de participación, inclusión y
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empoderamiento de los ciudadanos con el propósito de conseguir la realización de sus

derechos, especialmente, la de las poblaciones más vulnerables.
 El enfoque territorial que implica la atención diferenciada de los territorios con el fin de
cerrar las brechas existentes entre los ámbitos urbano y rural, parte del
reconocimiento de las diferentes dinámicas territoriales en las cuales se desarrolla la
cotidianidad de los habitantes de la ciudad. Es así como se tienen en cuenta no solo
los elementos de la edad (curso de vida) o los demográficos, sino que también, se
analizan los elementos sociales, económicos, ambientales, culturales, institucionales
con el fin de fortalecer el reconocimiento de la realidad territorial y promover el
desarrollo de ésta para mejorar la calidad de vida de la población.
 El enfoque participativo, entendido como la profundización de la democracia y la
participación de todos los ciudadanos en las decisiones que les incumben.
 El enfoque hacia la reconstrucción de la confianza entre los ciudadanos y entre la
ciudadanía y el Estado como base para la reconciliación.
2.3 PILARES
ARTÍCULO 10°. PILARES: El Plan de Desarrollo del Municipio de Armenia, Quindío, para el
período 2016 – 2019 “SIGAMOS ADELANTE”, se basará en los siguientes Pilares que serán
observados y adoptados celosamente por el Plan Estratégico de Comunicaciones:
Cultura
“El término cultura, que proviene del latín cultus, hace referencia al cultivo del espíritu
humano y de las facultades intelectuales del hombre. Su definición ha sido asociada a la
civilización y al progreso, pero en general, es una especie de tejido social que abarca las
distintas formas y expresiones de una sociedad determinada, como: las costumbres, las
prácticas, las maneras de ser, los rituales, los tipos de vestimenta y las normas de
comportamiento. La cultura permite al ser humano la capacidad de reflexión sobre sí mismo:
a través de ella, el hombre discierne valores y busca nuevas significaciones.
(http://www.frasecelebre.net/temas/sociedad/cultura.html)
Comprendida como un deber ser, donde todos ejercemos e incentivamos su ejercicio a

través de la adquisición del conocimiento, el arte, el cumplimiento de la ley, la moral, las
costumbres y todos los hábitos y habilidades adquiridos por el hombre, no sólo en la familia,
sino también al ser parte de una sociedad como miembro que es. De allí que si todos somos
coherentes con nuestras actitudes, costumbres, acciones y reglas mínimas compartidas con
los demás individuos, lograremos la convivencia y generaremos sentido de pertenencia.
Ello da lugar a lograr una visión positiva de convivencia que contempla la tolerancia o el
aprecio por distintos proyectos de sociedad, la no violencia, la capacidad de celebrar y
cumplir acuerdos, el cumplimiento de la ley, la confianza o expectativa de cooperación de los
demás y el interés por lo público.
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Respeto
“La palabra respeto proviene del latín “respectus” y significa atención o consideración. Está
relacionado con la veneración o el acatamiento que se hace a alguien. El respeto incluye
miramiento, consideración y deferencia, es un valor que permite que el hombre pueda
reconocer, aceptar, apreciar y valorar las cualidades del prójimo y sus derechos. Es decir, el
respeto es el reconocimiento del valor propio y de los derechos de los individuos y de la
sociedad. Por otra parte, mirar a algo o alguien con respeto también puede hacer referencia
al temor o al recelo” 4.
Para ser respetado es necesario saber o aprender a respetar, a comprender al otro, a valorar
sus intereses y necesidades. En este sentido, el respeto debe ser mutuo y nacer de un
sentimiento de reciprocidad.
Respetar no significa estar de acuerdo en todos los ámbitos con otra persona, sino que se
trata de no discriminar, ni ofender a esa persona por su forma de vida y sus decisiones,
siempre y cuando dichas decisiones no causen ningún daño, ni afecten o irrespeten a los
demás. Respetar también es ser tolerante con quien no piensa igual, con quien no comparte
los mismos gustos o intereses, con quien es diferente o ha decidido diferenciarse.
El respeto es un valor supremo de una sociedad justa y garantiza una sana coexistencia y
convivencia, no en vano, la Constitución Política en los artículos 4° y 95°, así lo establece
como un deber y una obligación.
Felicidad
“Se define como el estado de ánimo que genera una persona cuando cree haber alcanzado
una meta deseada, esto propicia paz interior y un enfoque del medio positivo, al mismo
tiempo que estimula la conquista de nuevas metas. Esta se compone de pequeños
momentos, y quizá su principal característica sea la de aparecer y desaparecer de forma
constante a lo largo de nuestra vida. La felicidad no es igual para todos y esto es porque
todos los seres humanos somos únicos e irrepetibles, lo cual nos lleva a tener diferentes
aspiraciones y objetivos para alcanzar en la vida. Pero esto no solo dependerá de las
grandes aspiraciones que se puedan concretar, sino que las pequeñas cosas del día a día
también contribuirán a hacer más o menos feliz a una persona.”
Es el estado emocional de una persona y en este sentido, supone una sensación de
bienestar, satisfacción y realización que se experimenta cuando se alcanzan metas, deseos y
propósitos en la vida.
La percepción que un individuo tiene de su lugar de existencia, en el contexto de la cultura y

del sistema de valores en los que vive y en relación con sus objetivos, sus expectativas, sus
normas, sus inquietudes, influido de modo complejo por la salud física del sujeto, su estado
sicológico, su nivel de independencia, sus relaciones sociales, así como su relación con los
elementos esenciales de su entorno, le generan una sensación de felicidad.
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El rol del gobierno es proveer a sus gobernados de las condiciones necesarias para que
puedan desarrollarse plenamente y garantizar sus derechos; debe garantizar el acceso a un
cierto nivel de felicidad. Mejorar la sensación de bienestar de nuestra sociedad es el reto
político central de esta época.
Comprendiendo la felicidad como factor holístico para el desarrollo implementada por la Ley
1583 de 2012, se debe reconocer la necesidad de que se aplique al crecimiento económico
un enfoque más inclusivo, equitativo y equilibrado, que promueva el desarrollo sostenible y la
igualdad, la erradicación de la pobreza, la conservación del medio ambiente, la preservación
y promoción de la cultura y un buen gobierno para permitir que nuestros habitantes disfruten
el derecho de ser felices.
3. PROPÓSITOS
 El Plan estratégico de Comunicaciones consulta el marco inspirador del Plan de
Desarrollo del municipio de Armenia que a su vez observa como referentes
inamovibles los ejes orientadores del Plan de Desarrollo Nacional en los enfoques
estratégicos de Paz, Equidad y Educación.
 El Plan de Desarrollo de Armenia consigna en su Artículo 17, componente MÁS
CIUDAD, El sector 1 GESTIÓN TRANSPARENTE, contiene el programa Armenia con
más percepción y un subprograma vital que denota la comunicación para el desarrollo
de Armenia, más ciudad, que sirve como soporte y sustentación de la importancia de
esta área de Gobierno que inevitablemente opera con toda transversalidad a la
plataforma de gobierno. Es nuestro propósito que esta apuesta de carácter holístico y
cuya integralidad estratégica es determinante, se cumpla.
 El propósito fundamental del Plan Estratégico de Comunicaciones de la Alcaldía de
Armenia es informar de forma oportuna y veraz a los ciudadanos respecto al
accionar administrativo pensado para mejorar sus condiciones de vida y motivarlos a
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participar decididamente en la consolidación de los proyectos propuestos en el Plan

de Desarrollo 2016 – 2019, procurando que todas las actividades sean recordadas
por la sociedad y se conviertan en referencia de bienestar y vinculación activa a la
construcción de ciudad y ciudadanía para que en Armenia SIGAMOS ADELANTE.
 Optimizar los vínculos comunicacionales del municipio, identificar los actores
principales de los procesos de comunicación existentes y desarrollar nuevos para
hacerlos más eficientes en la relación gubernamental con la comunidad.
 Unificar los mensajes generados por y en la gestión administrativa para posicionar los
programas y proyectos del Gobierno de Armenia, lograr la participación comunitaria en
su desarrollo y contribuir a mejorar la calidad de vida de los ciudadanos.
 Optimizar la inversión de los recursos del Estado en el área publicitaria en medios
propios y en pautas en medios masivos de comunicación, de acuerdo con las
directrices que señala la ley.
 Desarrollar las estrategias de comunicación pública del municipio y los contenidos de
los materiales de comunicación y publicidad, para que sean claros y precisos en
relación al público al que van dirigidos y al efecto que buscan alcanzar.
 Garantizar la cobertura periodística y difundir todas las actividades, obras y actos del
gobierno municipal, como forma de garantizar el acceso de los ciudadanos a la
información pública.
 Planificar estratégica y creativamente la publicidad institucional del municipio en los
medios de comunicación, según el Plan de Medios.
 Consolidar diferentes canales, activos y permanentes, de comunicación entre los
ciudadanos y la administración municipal, como una primera alternativa de solución a
diferentes inquietudes de la comunidad.
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4. NUESTRO MENSAJE Y NUESTRO TONO

 Es un gobierno de carácter convergente, con acento independiente y espectro
incluyente y democrático.
 Es un gobierno que de acuerdo con la realidad actual de Armenia busca propiciar
consensos y ser el ágora para que fluya una causa común por la ciudad y para la
ciudad.
 Es una propuesta de compromiso local, departamental y regional, pero de talla
nacional, pues a Armenia hay que insertarla en la agenda de intereses y prioridades
del Gobierno Nacional.
 Es una piedra angular para formular iniciativas en serio y no en serie; es decir, que
busca trabajar con la gente y no a través de la gente, pues entiende que está en juego
la imagen de un proyecto alternativo con sello participativo y decisorio de la gente para
servirle a ella y no para servirse de ella.
 Es un esfuerzo de trabajo con todos los armenios, sin exclusiones, ni
discriminaciones. Es entender que trabajando en equipo y haciendo equipos de
trabajo, es como se pueden consolidar propuestas y compromisos que se parezcan a
lo que quiere, pero también a lo que necesita la gente, desde su participación,
decisión y priorización.
 Es una posibilidad de construir transparencia hablándole claramente a la gente, dando
la cara para proponer, dando la cara para acordar y dando la cara, para rendir
cuentas.
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 Es una proclama ciudadana que asumirá los compromisos y corresponsabilidades

públicas con iniciativas como la de CUENTAS CLARAS, promovida por
“Transparencia por Colombia”, filial de “Transparencia Internacional”, pues creemos en
la rendición de cuentas como manifiesto básico de la moralidad pública.
 Es una propuesta conciliadora que no permitirá que la agresión o la descalificación a
otras posturas sea herramienta de debate.
 Es la validación democrática de una auténtica vocería de Armenia y por Armenia,
capaz de interlocutar en los escenarios nacionales por los más altos intereses de la
ciudad.
 Es una plataforma de servicio por un municipio, que por tener tantas dificultades y
problemas, no puede darse el lujo de estar dividido. Más bien tiene que abrirse paso, y
en eso estamos, un liderazgo compartido capaz de congregar y no separar. De
generar más consensos que disensos; más acercamientos que distancias, más
convergencias que divergencias, y en últimas más equipo por el municipio que
protagonismos individuales.
 Es una opción que se construye desde puntos, necesidades, expectativas y proyectos
concretos, y no desde panaceas que terminan siendo deslumbrantes en elecciones y
frustrantes durante las gestiones. Es un buen momento y de acuerdo con la realidad
actual de Armenia de formular iniciativas posibles, cumplibles y verificables.
 El señor alcalde ha recalcado de manera tutelar que cumplirá con los objetivos del
Programa de Gobierno, que hablan de hacer de Armenia “más ciudad”, con mayor
bienestar para las familias, cada vez con mejor calidad de la educación, principal
vehículo de transformación. También, más seguridad y competitividad, más empleo
digno y cultura ciudadana, más tolerancia y mejor convivencia
 Otro aspecto tutelar de la apuesta de éste gobierno es trabajar de la mano con la
comunidad, con el ejemplo y mucha pedagogía, para que Armenia sea cada día más
aseada, descongestionada y hermosa; y de este modo, se garantice su uso y disfrute
para los ciudadanos. No puede haber una mejor ciudad si no hay mejores
ciudadanos.
 El gobierno local trabaja con los ciudadanos, las organizaciones civiles, las
autoridades de seguridad, los gremios, los alcaldes del departamento, los políticos
locales y regionales, los gobiernos del Eje Cafetero y el gobernador del Quindío.
 El Plan Estratégico de Comunicaciones, de la Alcaldía de Armenia, será el vehículo
difusor del pensamiento, acción y ejecución del mandato constitucional en cabeza del
alcalde local, plasmados en el programa de gobierno y el plan de desarrollo del
municipio y validados en la gestión diaria que enmarca su periodo legal como
gobernante de los armenios.
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5. MAPA DE ACCIÓN (COMUNICACIÓN INTERNA / ORGANIZACIONAL)
El ejercicio idóneo de la comunicación interna en la Alcaldía de Armenia es fundamental para

alcanzar los objetivos del Plan de Desarrollo del Municipio, contando con servidores públicos
motivados y comprometidos en el ejercicio de sus funciones para beneficio de los
ciudadanos.
La estrategia de comunicación interna permitirá informar a los trabajadores de forma
transparente y oportuna en relación con el diario acontecer de la administración, la filosofía,
los valores y la misión de la entidad territorial, con el fin de reducir la incertidumbre.
Así mismo, se busca democratizar la comunicación entre las directivas y el personal de
planta y contratistas para el cumplimiento de la misión institucional y potenciar la identidad, el
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sentido de pertenencia y la participación del equipo humano del gobierno municipal en las
actividades con las cuales se hará realidad el proyecto de la Alcaldía que queremos.
Para cumplir con este amplio propósito utilizaremos herramientas unas tradicionales y otras
innovadoras que ubicadas en el mapa como medios, canales, tácticas y estrategias le
apuntan al cumplimiento de las metas tanto de comunicación como del plan de desarrollo de
la Alcaldía de Armenia.
Estrategia: Difusión de la información:

A través de mensajes claros y oportunos que permitan a la familia de la Alcaldía de Armenia
conocer el contexto en el que se encuentran y las acciones que las diferentes secretarías
adelantan.
Los mensajes enviados a través de diferentes canales tienen distintos propósitos: Unos,
relacionados con la información que sale a los medios de comunicación y en la que se
encuentran los planes y proyectos que adelanta el municipio y que están directamente
relacionadas con el bienestar de los ciudadanos. Estas acciones están relacionadas con lo
social, con la infraestructura, vías, salud, educación y demás.
Otros mensajes están directamente relacionados con los colaboradores de la administración
municipal y le apuntan a la motivación laboral, el trabajo en equipo, las buenas relaciones
internas, la conciliación, el autocuidado.
Mensajes que recogen las experiencias exitosas de los colaboradores de la Alcaldía quienes
por sus acciones e historias se han destacado y han obtenido logros significativos. Lo que
representa un ejemplo para sus compañeros.
Por último, mensajes de resorte informativo con los que se busca trasmitir acciones
operativas al interior de la Alcaldía. Ejemplo: “Manaña la Secretaría de Desarrollo Social
atenderá en horario extendido de 7:00 am a 3:00 pm por motivos de organización interna”.
Tácticas:
Las tácticas son las acciones implementadas para ejecución exitosa lograr el cumplimiento
de la estrategia interna presentada en el plan de comunicaciones, por ello se han planteado
las siguientes:
Boletín interno
Periódico interno.
Carteleras.
Correo electrónico
Pantallas electrónicas.
Videos institucionales y motivacionales.
Redes sociales.
Canales y medios: Son el ‘vehículo’ por el cual se moviliza la información. El plan de
comunicación contempla canales virtuales, electrónicos y físicos todos con el propósito de
llegar a los diferentes públicos y audiencias con las que cuenta la Alcaldía teniendo en
cuenta las edades, los gustos y preferencias de los colaboradores a la hora de informarse.
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Versión: 006
Despacho Alcalde
6. INSTRUCTIVOS O GUÍAS
Cada documento oficial de comunicaciones de la Alcaldía de Armenia, dirigido a alguno de
los 15 públicos definidos en este Plan Estratégico, deberá ceñirse a las normas éticas,
técnicas y estéticas definidas a continuación.
6.1 BOLETÍN DE PRENSA

Descripción. Medio de comunicación, de emisión diaria, de lunes a viernes, digital, con el
que se difunden las noticias producidas por la administración municipal.
Marco ético. La información suministrada en este medio es verídica, respetuosa de las
diferencias conceptuales, sin vetos ni mordazas, incluyente y que valora las minorías. No
se hará apología a actos delictivos, inmorales, discriminatorios, nocivos con el medio
ambiente o violentos, y no inducirá una preferencia política o religiosa.
Marco técnico
- Cada boletín debe tener: CABEZOTE, CUERPO, FIRMA Y ANEXOS
- El cabezote: identificado con BOLETÍN DE PRENSA, el nombre del alcalde, las
redes sociales, el número de emisión del boletín, la fecha y el rótulo Unidad de
Comunicaciones
- El cuerpo: contiene las noticias, fotos, piezas publicitarias, firma del director de
la Unidad de Comunicaciones.
- Anexos: Audios (ubicados al final), y fotografías (con link de descarga)
- Los únicos géneros periodísticos utilizados serán la noticia, la crónica y la
entrevista.
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Versión: 006
Despacho Alcalde
- Cada noticia deberá tener titular, opcional entretítulo y apoyo en fotografía,

gráfico o infografía.
- Titulares centrados, en altas y bajas, negrilla, arial, 18 puntos.
- Cuerpo de la noticia, crónica o entrevista justificado, en arial, 12 puntos, altas y
bajas.
- Entre título justificado a la izquierda, en arial, negrilla, 14 puntos.
- Fotografías en color, composición horizontal, formato JPG. Resolución 640 x 428.
- Los audios de las fuentes, adjuntos al boletín, deberán exportarse en formato
MP3, con una duración máxima de un minuto. Si se requiere un audio que supere
esta duración deberá fraccionarse para que cada parte no supere el minuto de
duración.
- Los audios no deberán contener preguntas del entrevistador.
- Cada audio deberá identificarse en mayúscula, en el siguiente orden: nombre de
la fuente, cargo que ocupa, tema al que se refiere; separando cada componente
de la etiqueta con un guión bajo: NOMBRE_CARGO_TITULO AUDIO.
Marco estético
- No se deberá opinar, hablar en primera persona o tutear.
- Redactar en párrafos cortos, de no más de 5 líneas.
- Cada noticia deberá tener una extensión máxima de 3 párrafos, excepción de la
noticia principal cuya extensión no tiene límite preestablecido.
- Los nombres de las personas citadas como fuentes deberán escribirse
completos, sin antecederles la palabra doctor, salvo que sea profesional de la
medicina.
- Las siglas lexicalizadas, que no generen confusión por sonar de forma idéntica o
parecida a otra expresión o marca, deberán escribirse en altas y bajas, las no
lexicalizadas en mayúscula sostenida. Icbf (NO), ICBF (SI); Unesco (SI),
UNESCO (NO).
- Los cantidades deberán expresarse en número y no en letras, excepción de los
adjetivos un o una: Tres puntos de información (NO), 3 puntos de información
(SI). 1 pasajero (NO), Un pasajero (SI).
- No se utilizará la combinación entre números y letras para expresar una cantidad:
$80 mil (NO), $80.000 (SI).
- La información horaria se hará de la forma más abreviada posible. 8:00 A. M.
(NO), 8 a. m. (SI)
- Cada vez que se escriba Alcaldía de Armenia, o Alcaldía (refiriéndose a la
Alcaldía de Armenia), deberá escribirse en negrilla. En la Alcaldía de Armenia se
instalará… (NO), En la Alcaldía de Armenia se instalará (SI).
- Cada vez que se cite el nombre del alcalde, deberá hacerse de forma completa
(dos nombres y dos apellidos).
- Salvo las crónicas y las notas producidas por profesionales adscritos a
secretarías, departamentos administrativos o institutos descentralizados de la
Alcaldía de Armenia, ninguna nota irá firmada por su autor.
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Versión: 006
Despacho Alcalde
- Las notas difundidas en el boletín de prensa, producidas por el gobierno

nacional, ministerio u entidad pública o empresa privada deberá firmarse.
- En el apoyo fotográfico, cuando se incluya varias imágenes, deberá combinarse
planos generales con planos de conjunto, planos medios y primeros planos.
- Evitar fotografías de mesas principales en el momento de los himnos. Privilegiar
la acción y el movimiento en los protagonistas de las fotografías.
Proceso (PARA BOLETINES DE PRENSA Y COMUNICADOS)
- Consejo de redacción el primer día hábil de cada semana.

- Diariamente los periodistas le reportarán al editor del Boletín las notas escritas con
los respectivos soportes en audio.
- El reportero gráfico, previa concertación con el equipo de periodistas, suministrará
al editor del boletín las fotografías.
- Diariamente el publicista, previa solicitud del editor del boletín, suministrará las
|piezas publicitarias requeridas.
- El editor, una vez recibida la información, antes de las 4 p. m., salvo eventos
agendados después de esta hora, revisará el material y hará a cada periodistas las
respectivas observaciones. El editor tendrá autonomía para editar o eliminar material
periodístico.
- Hecha la primera revisión, el editor deberá enviar el material al director de la
Unidad de Comunicaciones.
- Cumplida la revisión por parte del director de la Unidad de Comunicaciones se
autorizará el montaje y envío del boletín de prensa.
- Semanalmente deberá emitirse un reporte de la cantidad de notas emitidas y las
fuentes cubiertas.
COMUNICADO
Descripción. Medio de comunicación, reservado para ampliar y/o comunicar medidas y/o
noticias extraordinarias producidas por la administración municipal.
Marco técnico
- Cada comunicado debe tener: CABEZOTE, CUERPO, FIRMA Y ANEXOS
- El cabezote: identificado con COMUNICADO DE PRENSA, el nombre del
alcalde, las redes sociales, el número de emisión del comunicado, la fecha y el
rótulo Unidad de Comunicaciones
- El cuerpo: contiene las noticias, fotos, firma del director de la Unidad de
Comunicaciones.
- Anexos: Audios (ubicados al final), y fotografías (con link de descarga)
- El único género periodístico utilizado será la noticia.
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Versión: 006
Despacho Alcalde
-La noticia deberá tener titular, opcional entretítulo y apoyo en fotografía, gráfico o
infografía.
- Titular centrado, en altas y bajas, negrilla, arial, 18 puntos.
- Cuerpo de la noticia justificado, en arial, 12 puntos, altas y bajas.
- Entretítulo justificado a la izquierda, en arial, negrilla, 14 puntos.
- Fotografías en color, composición horizontal, formato JPG. Resolución 640 x 428.
- Los audios de las fuentes, adjuntos al comunicado, deberán exportarse en
formato MP3, con una duración máxima de un minuto. Si se requiere un audio
que supere esta duración deberá fraccionarse para que cada parte no supere el
minuto de duración.
- Los audios no deberán contener preguntas del entrevistador.
- Cada audio deberá identificarse en mayúscula, en el siguiente orden: nombre de
la fuente, cargo que ocupa, tema al que se refiere; separando cada componente
de la etiqueta con un guion bajo: NOMBRE_CARGO_TITULO AUDIO.
Marco estético
- Redactar en párrafos cortos, de no más de 5 líneas.
medicina.
UNESCO (NO).
$80 mil (NO), $80.000 (SI).
(NO), 8 a. m. (SI)
- En el apoyo fotográfico, cuando se incluya varias imágenes, deberá combinarse
planos generales con planos de conjunto, planos medios y primeros planos.
- Evitar fotografías de mesas principales en el momento de los himnos. Privilegiar
la acción y el movimiento en los protagonistas de las fotografías.
6.2 REDES SOCIALES

Descripción. Medios virtuales de comunicación, utilizados para difundir las noticias
producidas por la administración municipal.
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Versión: 006
Despacho Alcalde
Marco ético. La información suministrada en cada red social es verídica, respetuosa de

las diferencias conceptuales, sin vetos ni mordazas, incluyente y que valora las minorías.
No se hará apología a actos delictivos, inmorales, discriminatorios, nocivos con el medio
FACEBOOK. Medio usado para difundir noticias, transmitir en vivo eventos de la Alcaldía de
Armenia e interactuar con los ciudadanos.
Marco técnico
- En las publicaciones los únicos géneros periodísticos utilizados serán la noticia,
la crónica y la entrevista.
- Cada publicación, preferiblemente, deberá tener titular, y apoyo en fotografía,
gráfico, infografía, y/o video.
- Titulares centrados, en negrilla y mayúscula.
- Cuerpo de la noticia, en arial, alto y bajo.
- Se deberá responder cada mensaje interno enviado a la fan page, en el menor
tiempo posible.
Marco estético
- Redactar un párrafo corto, preferiblemente, de no más de 5 líneas.
medicina.
UNESCO (NO).
$80 mil (NO), $80.000 (SI).
(NO), 8 a. m. (SI).
- Salvo las crónicas y las notas producidas por profesionales adscritos a
secretarías, departamentos administrativos o institutos descentralizados de la
Alcaldía de Armenia, ninguna nota irá firmada por su autor.
- Las notas, producidas por el gobierno nacional, ministerio u entidad pública o
empresa privada, deberán firmarse.
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Versión: 006
Despacho Alcalde
TWITTER. Medio usado para difundir noticias, apoyadas con imagen y video, de la Alcaldía
de Armenia e interactuar con los ciudadanos.
Marco técnico
- En las publicaciones el único género periodístico utilizado será la noticia.
- Cada publicación, preferiblemente, deberá tener apoyo en fotografía, gráfico,
infografía, y/o video.
- Cuerpo de la noticia, en arial, alto y bajo.
- Entre publicación y publicación deberá haber un mínimo de media hora,
excepción de publicaciones relacionadas en tiempo real y que hagan referencia
al mismo tema.
Marco estético
- Los nombres de las personas citadas como fuentes deberán escribirse sin
antecederles la palabra doctor, salvo que sea profesional de la medicina.
UNESCO (NO).
$80 mil (NO), $80.000 (SI).
(NO), 8 a. m. (SI).
INSTAGRAM. Medio usado para promocionar la ciudad como un destino que vale la pena
conocer y del que hay que sentirse orgulloso.
Marco técnico
- Cuerpo del texto, en arial, alto y bajo.
- Entre publicación y publicación deberá haber un mínimo de un día, excepción de
publicaciones relacionadas en tiempo real y que hagan referencia al mismo tema.
Marco estético
- Cada publicación deberá estar antecedida o precedida de la etiqueta Postales de
mi ciudad
- No se deberá hablar en primera persona o tutear.
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Versión: 006
Despacho Alcalde
- Los nombres de las personas citadas como fuentes deberán escribirse sin
antecederles la palabra doctor, salvo que sea profesional de la medicina.
UNESCO (NO).
$80 mil (NO), $80.000 (SI).
(NO), 8 a. m. (SI).
YOUTUBE. Medio usado para difundir noticias de la Alcaldía de Armenia.
Marco técnico
- La música usada en cada video deberá ser de libre uso.
- Los videos deberán estar en una resolución 1920 x 1080 en formato MPG 4.
- Los videos deberán ser marcados con las etiquetas: alcaldía, armenia, ciudad.
- Los videos no deberán contener anuncios publicitarios. Solo es permitida la
difusión de campañas publicitarias de bien público o sociales.
Marco estético
- Cada video deberá contener una clara identificación de la marca Armenia, en los
colores, formas y aplicaciones autorizados por la Unidad de Comunicaciones de
la Alcaldía de Armenia
Procedimiento
- El boletín será una de las principales fuentes de alimentación de Facebook y
Twitter. En cada edición quedará indicada las noticias que serán reeditas en
redes sociales.
- Semanalmente y/o diariamente se hará una asignación, por parte del director
de la unidad de comunicaciones de los cubrimientos especiales en redes
sociales.
- Antes de publicar en redes sociales, el texto deberá someterse a revisión
ortográfica y de estilo.
6.3 PROGRAMA DE TELEVISIÓN

Descripción. Medio de comunicación en el que se difunden las noticias producidas por la
administración municipal.
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Versión: 006
Despacho Alcalde
Estructura.
- Cabezote: pieza audiovisual de corta duración que identifica el programa
apoyada en la identidad gráfica de la marca Armenia y el municipio de Armenia.
- Nota institucional: Pieza audiovisual, de no más de 3 minutos de duración, con
voz en off, entrevistas, imágenes de apoyo, música ambiental o descriptiva,
créditos y títulos.
- Cabeza parlante: Pieza audiovisual, de no más de 3 minutos de duración, sin voz
en off, con entrevistas de ciudadanos sin vinculación contractual con la Alcaldía
de Armenia, imágenes de apoyo, música ambiental o descriptiva, créditos y
títulos.
- Vox pop: Pieza audiovisual, de no más de 3 minutos de duración, con
presentación, entrevistas, música ambiental o descriptiva, créditos y títulos, sin
imágenes de apoyo.
- Top 5: Pieza audiovisual, de no más de 3 minutos de duración, con presentación,
voz en off, sin entrevistas, con imágenes de apoyo, música ambiental o
descriptiva, créditos y títulos.

Marco técnico
entrevista.
- Las imágenes deberán estar grabadas en formato full HD, audio máximo a -12.
- Cada noticia deberá entregarse, para su edición, con guión impreso según el
siguiente esquema.
FORMATO GUIÓN PROGRAMA TV

NOTA. (TITULO DE LA NOTA)
Informa. (NOMBRE DEL PERIODISTA)
CINTA 1: (TÍTULO QUE RESUMA LA NOTA)
OFF 1
(Texto a grabar por el periodista)
FULL 4
NOMBRE COMPLETO DE LA FUENE ENTREVISTADA
CARGO O ROL DE LA FUENTE ENTREVISTADA
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Versión: 006
Despacho Alcalde
- Todo el material grabado deberá estar en aspecto 16:9.

Marco estético
- En la noticias no se deberá opinar, hablar en primera persona o tutear.
- En la crónica es permitida la opinión.
completos, sin antecederles la palabra doctor o especificar la profesión u oficio.
- Cada fuente deberá identificarse según su cargo o rol.
UNESCO (NO).
$80 mil (NO), $80.000 (SI).
(NO), 8 a. m. (SI)
- Cuando se utilice la figura de presentador, quien cumpla con esta función deberá
vestirse de forma sobria, formal o casual, nunca deportiva. Nunca deberá usar
prendas con estampados, o marcas publicitarias diferentes a la marca Armenia.
Procedimiento
- El primer día hábil de cada semana se realizará un consejo de redacción para definir
temas y asignar cubrimientos.
- El último día hábil de cada semana deberá quedar grabado el guion de cada nota,
impreso el guion y seleccionadas las entrevistas a usar.
- Dos días antes de emisión el coordinador del programa de tv suministrará la
continuidad al presentador para grabar las presentaciones.
- Un día antes de emisión el coordinador del programa de tv revisará el programa para
corregir ortografía, verificar continuidad y montaje.
- Será responsabilidad de cada periodista la revisión de sus notas para verificar
pertinencia de las imágenes de apoyo, estructura y montaje.
6.4 PROGRAMA DE RADIO

Descripción. Medio de comunicación en el que se difunden las noticias producidas por la
administración municipal y se hace pedagogía sobre los diferentes programas y
subprogramas de la administración municipal.
Estructura.
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Versión: 006
Despacho Alcalde
- Cabezote: pieza audiovisual de corta duración que identifica el programa

apoyada en la identidad musical de la marca Armenia y el municipio de Armenia.
- Noticia: Pieza radiofónica, de no más de 3 minutos de duración, con presentación
en estudio, entrevistas.
- Entrevista: Diálogo en vivo con el alcalde, secretarios de despacho o funcionarios
de la administración municipal.
- Invitado artístico. Espacio de difusión y promoción de un artista local (músico,
cantante, escritor, declamador, cuentero, humorista).
- Paisaje sonoro. Pieza radiofónica con sonido ambiente que relata las
características de un ligar o evento.
- Vox pop. Colección de opiniones sobre algún tema.
- Breves. Notas de agenda, sin entrevista, de corta duración.
Marco técnico
entrevista. La opinión será permitida siempre y cuando no haga referencia a
alguna postura o preferencia política o religiosa.
- Los audios de las entrevistas no deberán superar en extensión, cada uno, los 40
segundos.
- Cada programa deberá contar con un guion técnico.
FORMATO GUIÓN PROGRAMA RADIAL

NOMBRE DEL PROGRAMA - PROGRAMA _#_
MEDIO: NOMBRE DE LA EMISORA Y/O FRECUENCIA
FECHA: DÍA, MES, AÑO
CONTROL: AGILIZADOR
CONTROL: AUDIO 1_TUTAINA
VOZ 1: ….
CONTROL: AUDIO 1_NOMBRE_CARGO_TEMA
VOZ 1: …
CONTROL: AGILIZADOR
RONDA DE NOTAS BREVES (2 POR CADA UNO)
VOZ 1: …
VOZ 2: …
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Versión: 006
Despacho Alcalde
CONTROL: AGILIZADOR
CONTROL: CABEZOTE
- Todo el material grabado deberá estar formato mp3.
Marco estético
- En las noticias y/o entrevistas no se deberá opinar, hablar en primera persona o
tutear.
- En la crónica es permitida la opinión.
- Los nombres de las personas citadas como fuentes deberán leerse completos,
sin antecederles la palabra doctor o especificar la profesión u oficio.
- Cada fuente deberá identificarse según su cargo o rol.
- Durante la entrevista en vivo deberá mencionarse el nombre y cargo del invitado
por lo menos tres veces.
- Antes de emitir una entrevista pregrabada deberá identificarse el nombre y cargo
de la persona.
- Al inicio de cada emisión deberán mencionarse las diferentes redes sociales de la
Alcaldía de Armenia.
- Cuando sean leídas noticias de fuentes diferentes a la Alcaldía de Armenia
deberá reconocerse el respectivo crédito.
- El lenguaje usado deberá propender por el buen uso del idioma español.
Procedimiento
- Cuatro horas antes de emisión los conductores del programa de radio deberán enviar
la coordinador del mismo, el título de las notas y la cantidad de audios a usar en el
programa en vivo.
- Con este insumo el coordinador escribirá el guion y entregará, mínimo una hora
antes emisión, a los conductores del programa.
- Será responsabilidad del coordinador del programa de radio agendar un invitado.
6.5 CARTELERAS
Descripción. Canales efectivos de comunicación a través de los cuales pueden darse a
conocer las actividades, servicios y programas diseñados por la Alcaldía de Armenia, para
beneficio de la comunidad y de los mismos servidores públicos. Se constituyen en un
importante apoyo para el proceso de comunicación, permitiendo mejorar la interrelación con
la comunidad y los funcionarios, al tiempo que fortalecen la imagen institucional.
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Versión: 006
Despacho Alcalde
Estructura carteleras internas

En ellas se estimulará a los servidores públicos informándoles sobre las actividades más
relevantes de la Administración y de la misma dependencia, buscando generar sentido de
pertenencia.
- Cabezote: En este espacio de ubica la imagen institucional de la Alcaldía de

Armenia.
- Nuestra Administración: Contiene la información general que sea de interés

para los servidores públicos y la comunidad.
- Cumpleaños: En esta sección se felicitará a los servidores y/o contratistas que

cumplan años durante cada mes.
- Servidor o Contratista del Mes: Para exaltar la labor de quien se haya

destacado, exhibiendo su fotografía, una breve biografía y una reseña de sus
logros.
- Agenda: Figurarán las actividades que deban realizarse cada semana o cada
mes, según el caso.
- Nuestra Dependencia: Se resaltará cómo va la dependencia en cuanto a

proyectos, actividades y logros.
- Frases Motivacionales: Espacio para frases o textos de motivación que

permitan generar sentido de pertenencia. Esta sección estará a cargo de la
Oficina de Comunicaciones y del funcionario escogido por cada dependencia.
Estructura carteleras externas

Se ubican en los pasillos, zonas de recibo y demás lugares en donde acude la comunidad en
general. Por medio de ellas se da a conocer a toda la población los servicios, programas,
eventos, actividades e información importante de la Alcaldía destinada a la ciudadanía.
- Cabezote: Es el espacio donde se ubica la imagen institucional de la

Administración Municipal.
- De Interés: En esta sección la respectiva dependencia da a conocer a la

comunidad cada semana los diferentes programas, servicios y actividades que
esté adelantando.
- Nuestros Valores: Bajo este título se publicará cada semana una frase célebre
de valor institucional. Esta sección estará a cargo de la Oficina de
Comunicaciones.
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Versión: 006
Despacho Alcalde
- Nuestros Servicios: Aquí se difundirá la MISIÓN y la VISIÓN de cada

dependencia.
- Resoluciones: Este espacio se reserva para las resoluciones o acuerdos que

cada dependencia deba comunicar a la comunidad, de acuerdo con la Ley.
- Nuestra Administración: Aquí se ubica la información general de la

Administración que sea de interés para la comunidad y para los servidores
públicos y/o contratistas. Esta sección estará a cargo de la Oficina de
Comunicaciones.

diferencias conceptuales, sin vetos ni mordazas, incluyente y que valora las minorías. No se
hará apología a actos delictivos, inmorales, discriminatorios, nocivos con el medio ambiente o
violentos, y no inducirá una preferencia política o religiosa.
Marco técnico
- La información deberá fijarse con chinches, estoperoles o cinta adhesiva al
reverso de la información.
- Incluir el logo de la Administración Municipal en todas las piezas que sean

publicadas.
- No publicar impresos, recortes de periódicos, volantes, folletos y otros materiales

escritos con letra pequeña.
- No publicar material de otra entidad diferente a la Administración Municipal.
- Evitar la publicación de material en las paredes, muros o vitrinas del Centro

Administrativo Municipal –CAM.
Marco estético
- Contener textos claros, sencillos y cortos, evitando abreviaturas y símbolos.
- No mezclar varios tipos de letras, ni utilizar tipografía confusa que dificulte la

lectura.
- No modificar el tamaño, la forma o los colores del logo de la Administración

Municipal.
- Contener textos claros, sencillos y cortos, evitando abreviaturas y símbolos.
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Versión: 006
Despacho Alcalde
Procedimiento
La Unidad de Comunicaciones será la encargada de aprobar o desaprobar la información
que vaya a fijarse en las carteleras institucionales, efecto para el cual precisará exigencias en
el lenguaje, sintaxis, ortografía y presentación en cuanto a tamaño, dolores, espacios y
diagramación.
La Oficina de Comunicaciones designará a una persona encargada de coordinar el proceso y

el adecuado manejo de las carteleras con las personas designadas en cada dependencia de
la Administración Municipal.
Esta misma oficina será la encargada de elaborar la información específica de la

Administración Municipal, mientras que los servidores públicos de cada dependencia serán
los responsables de la información que se publique desde sus áreas de trabajo.
Verificar y actualizar semanalmente la información.
Los responsables de cada dependencia deben seguir las instrucciones de la guía de

montaje.
Funciones de las Personas Designadas por cada Dependencia.
- Procurar que en su cartelera se observe equilibrio.

- Separar la información interna de la externa.
- Vigilar para que los contenidos y las imágenes proyecten una imagen excelente
de la administración.
- Renovar y actualizar permanentemente la información.
- Revisar frecuentemente la información, para evitar la publicación de material
ajeno a la dependencia.
- Recibir la información y acatar las instrucciones de la Oficina de Comunicaciones.
PARA LA PRODUCCIÓN DE CUALQUIER PIEZA DE COMUNICACIÓN, DIFERENTE A LAS

YA MENCIONADAS COMO POR EJEMPLO: PERIÓDICO INTERNO, PERIFONEO
INTERNO, VOLANTES, CARTELERAS, ETC., SE ADOPTARÁN LAS NORMAS ÉTICAS,
TÉCNICAS Y ESTÉTICAS YA DESCRITAS.
7. ACCIONES Y OPERACIONES
La Unidad de Comunicaciones de la Alcaldía de Armenia, de acuerdo con el talento humano
disponible, formalizará las siguientes rutas de trabajo para la producción de las diferentes
piezas de comunicación oficial de la Alcaldía de Armenia.
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Versión: 006
Despacho Alcalde
7.1 CORRESPONSALES PERIODISTAS Y NO PERIODISTAS

- Se establecerán en cada dependencia grupos primarios de apoyo conformados por el jefe
inmediato (secretario de despacho) y coordinadores de programas que tengan personal y/o
presupuesto a su cargo. Dicho grupo primario asumirá el compromiso de realizar reuniones
mensuales y extraordinarias frente a temáticas o asuntos que exijan solución inmediata. En
la convocatoria de las reuniones, resulta fundamental adoptar la siguiente metodología:
Iniciativa del secretario de despacho con temática a tratar; análisis; discusión de los procesos
que se llevan a cabo con base en el Plan de Desarrollo y las directrices afines del Plan
Estratégico de Comunicaciones para incentivar la participación y toma de decisiones;
conclusiones, en las que se delegarán compromisos en facilitadores directos (quedará
registrado en actas para el seguimiento y evaluación de los resultados); finalmente se lleva a
cabo la socialización de los participantes al grupo primario como multiplicadores hacia los
demás niveles de la organización.
Los resultados que se esperan son del conocimiento, la introyección, la apropiación y
exteriorización del Plan de Desarrollo del gobierno actual.
7.2 COMUNICACIÓN EXTERNA

- Para dar cumplimiento a los principios de probidad, publicidad y transparencia, la Alcaldía
de Armenia informará periódicamente a la ciudadanía sobre los resultados de su gestión en
diferentes medios y canales de comunicación.
- Se establecerán espacios planificados y periódicos a manera de reuniones zonales y
sectoriales a cargo de los funcionarios directivos de la Administración con el fin de dar cuenta
y rendir informes a la ciudadanía acerca de la gestión que se adelanta en el municipio.
- En los canales comunitarios se podrán socializar aspectos importantes para cada
zona/comuna y se divulgarán asuntos relacionados con la gestión adelantada por la
administración, generándose un espacio de acercamiento con la comunidad de Armenia.
- Se difundirán los resultados de la gestión pública en los medios y publicaciones de la
administración y en los medios masivos de comunicación.
7.3 MEDIOS DE COMUNICACIÓN

- La relación de la Alcaldía de Armenia con los medios de comunicación tendrá carácter
institucional y estará basada en principios de veracidad y libertad, buscando establecer con
ellos unas relaciones de confianza e imparcialidad, mediante el suministro de información a
todos los medios masivos en igualdad de condiciones de acceso y oportunidad
- La Unidad Comunicaciones será el canal y dependencia responsable de coordinar todo lo
relacionado con la expresión de la Administración Municipal y sus voceros frente a los
medios de comunicación.
- La pauta institucional se adjudicará de acuerdo con los criterios técnicos definidos por la
Administración Municipal que garanticen el mayor impacto en el público estratégico al cual
está destinada.
- El señor alcalde será el principal vocero de la Administración Municipal de Armenia, quien
de acuerdo con la trascendencia del tema se desprenderá una cadena de delegados,
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Versión: 006
Despacho Alcalde
pasando por los secretarios de despacho hasta los coordinadores de los programas que
pretenden promulgarse.
- En caso de tratarse de un tema de carácter técnico u operativo el secretario, gerente o

directivo definirá a criterio propio quien es el funcionario más adecuado de su equipo de
trabajo para hacer las veces de vocero.
- Los voceros designados tendrán la competencia de expresarse en los temas que sean de
su conocimiento y dominio; en ningún caso en otro tema de la gestión administrativa que no
conozca o maneje.
- Ningún vocero designado ocasionalmente estará autorizado a dar declaraciones en otros

temas distintos al tema para el cual fue designado.
- Los voceros institucionales acatarán los criterios de manejo de la información, cuidado de

la imagen corporativa y niveles de confidencialidad
- Los voceros oficiales o designados verificarán la información antes de dar cualquier

declaración respecto a un tema determinado y no emitirán información dudosa o para la cual
no hayan sido autorizados previamente.
- Periódicamente, y apoyado en el monitoreo de medios, la Unidad de Comunicaciones

definirá una agenda conjunta con el alcalde en el que se expongan temas críticos de la
administración, posturas nacionales y decisiones administrativas. El tono e intensidad del
mensaje será escalado a los funcionarios directamente involucrados.
- La gestión de comunicación en la Alcaldía de Armenia enfocará las interacciones con los

demás entes del entorno local, departamental, nacional e internacional hacia la construcción
de un trabajo concertado y colaborativo con beneficios bilaterales, además de la proyección
de la buena imagen institucional.
- Permitir una visibilidad del ejercicio de la función pública en el ámbito interno y externo,
específicamente con otras entidades del orden público y privado, con el propósito de formar
alianzas, convenios y acuerdos que beneficien a la comunidad armenia.
8. RESPONSABILIDADES DE LA UNIDAD DE COMUNICACIONES

Coordinador comunicación institucional
Coordinador boletín de prensa
Coordinador producción radial
Coordinador producción audiovisual
Coordinador producción redes sociales
Coordinador comunicación interna
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Versión: 006
Despacho Alcalde
Equipo periodístico
Reportero gráfico
Camarógrafo / editor
Coordinador protocolo institucional
Equipo protocolo
Coordinador publicidad institucional
Equipo publicidad
Coordinador procesos administrativos
Equipo administrativo
Enlaces (PERIODISTAS O NO PERIODISTAS) por cada secretaría de despacho,
departamento administrativo e instituto descentralizado.
9. COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA PERTINENTE AL SISTEMA DE GESTION

DE LA CALIDAD*.
La alcaldía de Armenia, dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, determinará en la

actualización de los manuales de procesos y procedimientos la comunicación interna y
externa del sistema, en la cual cada uno de los procesos incluyan qué, cuándo, a quién,
cómo y quién comunica.
Cada uno de los proceso determina qué requiere comunicar, siendo diferente para partes
internas interesadas, siendo por diferentes métodos de comunicación para diferentes
situaciones, pudiendo requerir comunicaciones más formales tales como informes,
especificaciones, entre otros.
Para las comunicaciones internas se pueden emplear métodos tales como el contacto diario,
reuniones por actividades, por procesos, sesiones informativas, correo electrónico o intranet,
como también informes escritos, dependiendo de la naturaleza de la información y la
importancia del asunto a comunicar.
Dentro de la matriz de comunicación interna y externa de los procesos pertinentes al sistema

de gestión de calidad se debe determinar quién realiza la comunicación y a quien se está
comunicando.
La comunicación debe además se eficaz en la cual se observe la capacidad de transmitir y

recibir información con rapidez y actual sobre ella, construir confianza e identificar
oportunidades de mejora.
*Anexo con la Matriz de comunicación de cada dependencia.
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Versión: 006
Despacho Alcalde
10. CONTROL Y SEGUIMIENTO

Para garantizar la correcta aplicación de los establecido y propuesto en el presente plan
estratégico de comunicaciones, se ha establecido como instancia de primer orden una
reunión mensual de los líderes y/o responsables de procesos de la Unidad de
Comunicaciones (comunicación, protocolo, publicidad institucional).
Esta reunión de trabajo deberá realizarse en los primeros cinco días hábiles de cada mes. El
resultado de la sesión de trabajo se consignará en un acta que será socializada, en segunda
instancia, ante el señor alcalde o quien él delegue.
Elaborado: Revisado por: Aprobado por:
Sandra Bibiana Aristizábal Saleg

Asesora Administrativa
Enlace de Proceso Oscar Castellanos Tabares
COMITÉ OPERATIVO
Alcalde de Armenia
Líder de Proceso
Juliana Marcela Trejos Arismendy
Profesional Especializada
Líder Actividad de Comunicaciones
Proyectó: Juliana Marcela Trejos Arismendy – Porfesional Especializada / Despacho – Comunicaciones

Revisó: Fabio Lenis Collantes - – Porfesional Especializad / Despacho – SGC
Juán Carlos Ramos Múnera - Contratista, / Despacho – SGC
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I-Am-Pgg-001 Plan Estrategico Comunicaciones V6

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PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES Código: I-AM-PGG-001

MUNICIPIO DE ARMENIA Fecha: 21/08/2019

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5. MAPA DE ACCIÓN (COMUNICACIÓN INTERNA / ORGANIZACIONAL)

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Estrategia: Difusión de la información:

6.1 BOLETÍN DE PRENSA

- Cada noticia deberá tener titular, opcional entretítulo y apoyo en fotografía,

- Las notas difundidas en el boletín de prensa, producidas por el gobierno

Proceso (PARA BOLETINES DE PRENSA Y COMUNICADOS)

- Consejo de redacción el primer día hábil de cada semana.

6.2 REDES SOCIALES

Marco ético. La información suministrada en cada red social es verídica, respetuosa de

YOUTUBE. Medio usado para difundir noticias de la Alcaldía de Armenia.

6.3 PROGRAMA DE TELEVISIÓN

Marco ético. La información suministrada en este medio es verídica, respetuosa de las

FORMATO GUIÓN PROGRAMA TV

- Todo el material grabado deberá estar en aspecto 16:9.

6.4 PROGRAMA DE RADIO

- Cabezote: pieza audiovisual de corta duración que identifica el programa

FORMATO GUIÓN PROGRAMA RADIAL

CONTROL: AUDIO 1_TUTAINA

RONDA DE NOTAS BREVES (2 POR CADA UNO)

- Todo el material grabado deberá estar formato mp3.

Estructura carteleras internas

- Cabezote: En este espacio de ubica la imagen institucional de la Alcaldía de

- Nuestra Administración: Contiene la información general que sea de interés

- Cumpleaños: En esta sección se felicitará a los servidores y/o contratistas que

- Servidor o Contratista del Mes: Para exaltar la labor de quien se haya

- Nuestra Dependencia: Se resaltará cómo va la dependencia en cuanto a

- Frases Motivacionales: Espacio para frases o textos de motivación que

Estructura carteleras externas

- Cabezote: Es el espacio donde se ubica la imagen institucional de la

- De Interés: En esta sección la respectiva dependencia da a conocer a la

- Nuestros Servicios: Aquí se difundirá la MISIÓN y la VISIÓN de cada

- Resoluciones: Este espacio se reserva para las resoluciones o acuerdos que

- Nuestra Administración: Aquí se ubica la información general de la

Marco ético. La información suministrada en este medio es verídica, respetuosa de las

- Incluir el logo de la Administración Municipal en todas las piezas que sean