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PLAN ESTRATÉGICO DE

COMUNICACIONES
Ministerio de Minas y Energía
PEC 2016 – 2017

Grupo de comunicaciones y prensa


Ministerio de Minas y Energía
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INTRODUCCIÓN

1. INTRODUCCIÓN la relación entre política y comunicación. Por


eso los organismos públicos han incorporado
La comunicación pública o institucional está la comunicación a sus funciones como parte
conformada por los canales y las herramien- de las labores necesarias y prioritarias, crean-
tas necesarias para transmitir y recibir infor- do incluso una oficina específica para el de-
mación relativa a la gestión pública, con sarrollo de las actividades informativas.
destino a la ciudadanía en general y gene-
La comunicación en la administración públi-
rar opinión y contacto con las instituciones
ca debe responder a la necesidad de cum-
públicas. Su importancia ha escalado gra-
plir y satisfacer el derecho
dos en la última década te-
de los ciudadanos a ser
niendo en cuenta los costos
que genera en la adminis- La comunicación informados pero también
a la de informar la gestión,
tración pública el acto de en la administra- de esa manera se acerca
comunicar o no, y obede-
ción pública debe la administración pública a
ciendo a los parámetros de
eficiencia, transparencia y responder a la ne- la sociedad. La comunica-
ción institucional es el vehí-
equidad adoptados por los cesidad de cumplir culo por medio del cual se
gobiernos democráticos
y satisfacer el dere- transmite lo que se quiere
que entienden el derecho
de los ciudadanos a ser cho de los ciudada- informar y debe ser integral
por cuanto supone un pro-
informados y a expresar su nos a ser informa- ceso circular con retroali
opinión libremente.
dos pero también mentación.
La potencial falta de cre- a la de informar la La comunicación es una he-
dibilidad de los ciudada-
nos en sus gobiernos y de gestión rramienta estratégica frente
a la necesidad de devolver
confianza en sus entidades
esa confianza y credibili-
públicas, así como el nuevo
dad en los gobiernos, en medio de las polí-
orden de la tecnología, exige a las institucio-
ticas de transparencia y gobernabilidad que
nes públicas preocuparse por la adecuada
proponen los estados al reconocer clave la
manera de comunicar la gestión y lograr acer-
necesidad de restaurar tales valores. El éxi-
camiento con la ciudadanía. Allí se encuentra
to del servicio de información dependerá del

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grado de implicación que asuman los respon- nes del Ministerio de Minas y Energía para
sables para hacer efectiva la comunicación. ser prestado de manera integral y por medio
El siguiente esquema representa las dimensio- de las cuales se abarcan cada una de las
nes que desarrolla el servicio de comunicacio- necesidades de comunicación de la entidad.

DIMENSIONES DE LA GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN EN EL MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA

Medios de
comunicación

Gremios

Industria
COMUNICACIÓN
INTERNA
DIRECCIÓN COMUNICACIÓN Líderes de
ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL opinión
COMUNICACIÓN
EXTERNA
Entidades de
Gobierno

ONG’S

Ciudadanía

Congreso de la
República

Fuente:

A continuación una definición de cada una proyectar sobre el Ministerio y sus voceros,
de estas dimensiones: y asume la función de puente de comunica-
ción entre la sociedad y los mismos.
1.1. Dirección Estratégica
Asimismo, el Asesor de Comunicaciones an-
Debe desarrollar la comunicación estratégi- ticipará en la estrategia de comunicaciones,
ca y gestionar la comunicación frente a las la respuesta y/o solución institucional ante las
crisis, asimismo define el Plan Estratégico de situaciones adversas.
Comunicación desde la perspectiva global y
transversal; es decir, construye los mensajes 1.2. Comunicación
y el discurso institucional sobre la gestión del Institucional
Ministerio a transmitir a la ciudadanía.
Está dividida en comunicación interna y ex-
En el Asesor de Comunicaciones recae la terna, y reúne todas las acciones de comu-
responsabilidad del direccionamiento estra- nicación encaminadas a transmitir mensajes
tégico que investiga y analiza el entorno no- de interés a los públicos internos y externos
ticioso y coyuntural relativo al sector minero de la entidad.
energético para diseñar y planificar la estra- >> La comunicación interna: Sus objetivos es-
tegia de comunicación según las necesida- tán relacionados con transmitir información
des específicas; en ella define la imagen a

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útil para facilitar el trabajo en la entidad
generando una cultura del buen manejo de
la comunicación e información, y por esa
vía mejorar el ambiente laboral, generar es-
pacios de retroalimentación en la comunica-
ción e incentivar el conocimiento de la visión
y misión del Ministerio entre sus funcionarios.
>> La comunicación externa: se gestiona por
medio del relacionamiento con los medios y
otros públicos de interés, para lo cual iden-
tifica y elabora acciones de divulgación so-
bre la gestión de la entidad con el fin de di-
fundir información para explicar las políticas
públicas del sector minero energético, rendir
cuentas a la comunidad y hacer pedagogía
sobre temas específicos así como para apro-
vechar las oportunidades de comunicación
efectiva para los acontecimientos y proyec-
tos institucionales, y para dar respuesta a los
medios de comunicación y gestionar la rela-
ción con ellos.

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ANTECEDENTES

2. ANTECEDENTES sostenible bajo un enfoque de goce efectivo


de derechos; contempla una visión de desa-
La Resolución Número 40129 del 30 de rrollo humano integral en una sociedad con
enero de 2015, del Ministerio de Minas y oportunidades para todos y asume la educa-
Energía, conformó la organización de los ción como el más poderoso instrumento de
grupos internos de trabajo de la entidad igualdad social.
con el fin de desarrollar eficientemente los
El PND 2014-2018 cuenta con estrategias
objetivos, políticas, planes y programas ins-
transversales y regionales que buscan conso-
titucionales y dictó entre otras funciones del
lidar sus pilares, como la de Buen Gobierno
Grupo de Comunicación y Prensa, la de
que está orientada a “ga-
asesorar a la alta dirección
rantizar la configuración y
en la implementación de
un plan estratégico de co- El Grupo de Comu- consolidación de un Esta-
do moderno, más transpa-
municaciones como de la nicación y Prensa, rente, eficiente, y eficaz”
divulgación de la informa-
debe asesorar a la para lo cual resulta de pri-
ción y la implementación
y desarrollo de canales de alta dirección en la mera necesidad la puesta
en marcha de estrategias
comunicación. implementación de de comunicación que lo-
Este Plan Estratégico de un plan estratégico gren mostrar de manera
Comunicaciones impac- de comunicaciones, eficiente y transparente la
ta el objetivo de “Gestión gestión pública, así como
óptima de la información” divulgar la informa- planeadas para generar
del Plan Nacional de De- ción e implementar credibilidad en los públicos
sarrollo PND 2014-2018 y desarrollar canales de interés de las entidades.
denominado “Todos por un
Nuevo País”, el cual es fun- de comunicación. El Gobierno Nacional ade-
más tiene dentro de sus
damental para una gestión
objetivos “consolidar el de-
transparente de cara a la
sarrollo minero energético para la equidad
ciudadanía y el cual fue constituido sobre los
regional” y uno de los enfoques del sector
pilares de Paz, Equidad y Educación. Con
es ser motor generador de parte de los re-
ello, el Gobierno busca construir una paz
cursos que apalancan los proyectos para el

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desarrollo y competitividad del país. Esto se nal en cuanto a imagen y lineamientos del
consigue a través del aporte al crecimiento Decreto 2693 de 2012 de Gobierno en
económico, al aparato productivo, al em- Línea.
pleo rural y a la inversión privada que hace La circular mencionada anteriormente, tam-
el sector minero energético a los diferentes bién señaló responsable al Grupo de Comu-
planes y programas sociales en el ámbito nicaciones y Prensa de validar la información
nacional y regional. a publicar de acuerdo con el manual de ima-
De otro lado, el Decreto 0381 de 2012 se- gen y estilo de comunicación del Ministerio,
ñala el deber de las instituciones de hacer para armonizar la información que se entre-
pública y transparente su gestión en cumpli- ga a los interesados con los lineamientos del
miento de la Ley de Transparencia y Acceso Gobierno Nacional.
a la Información Pública. En ese marco, el Adicionalmente, el Artículo 2° de la Ley
Ministerio de Minas y Energía debe realizar 1341 de 2009, dispone en su numeral 8 la
diferentes acciones estraté- masificación de la estrate-
gicas para la difusión de la gia Gobierno en Línea con
información a los medios El Grupo de Comu- el fin de lograr la presta-
de comunicación, utilizan- ción de servicios eficientes
do diversos canales de nicaciones y Pren-
a los ciudadanos, por lo
comunicación y nuevas tec- sa debe validar la que las entidades públicas
nologías para que llegue información a publi- deberán adoptar todas las
de manera inmediata a la medidas necesarias para
ciudadanía y partes intere- car en el portal web
garantizar el máximo apro-
sadas, lo que revierte a su de la entidad, de vechamiento de las Tecno-
vez en la viabilización del acuerdo con el ma- logías de la Información y
ejercicio del control social. las Comunicaciones en el
nual de imagen del
Entre otras cosas y de desarrollo de sus funciones.
acuerdo con lo anterior, Ministerio, según
De acuerdo a la Directiva
la circular 9034 del 1 de los lineamientos del presidencial No. 07 del
octubre de 2014 del Mi- Gobierno Nacional 10 de febrero de 2011,
nisterio de Minas y Energía “las autoridades responsa-
señala que en el marco de bles de ordenar los gastos
la Ley 1712 de 2014 “Por de publicidad en las entidades destinatarias
medio de la cual se crea la Ley de Transpa- de la presente directiva, deberán enviar
rencia y del derecho de acceso a la Infor- previamente a la Alta Consejería para las
mación Pública Nacional y se dictan otras Comunicaciones los términos de las campa-
disposiciones”, las entidades públicas deben ñas publicitarias que se pretenden adelantar
mantener actualizados los portales web, di- y demás material objeto de publicación o
vulgando proactivamente los contenidos a su emisión en medios masivos de comunica-
cargo y respondiendo de buena fe, de ma- ción, junto con los costos asociados a tales
nera adecuada, veraz, oportuna y accesible actividades. Lo anterior con el propósito de
a las solicitudes de la ciudadanía. garantizar la debida coordinación en el ma-
Por ello, el Ministerio de Minas y Energía nejo de la publicidad en el Gobierno; la op-
cuenta con un nuevo portal web desde el timización en la utilización de los recursos
mes de octubre de 2014, en cumplimiento públicos y la uniformidad de criterios frente
con las disposiciones del Gobierno Nacio- al manejo de la imagen de las instituciones

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que integran la Administración Pública Na- formación pública que cumple al menos tres
cional”. En consonancia con tal Directiva, el funciones dentro del ordenamiento nacional:
Gobierno Nacional emitió el 10 de febrero garantizar la participación democrática y el
de 2016, la Directiva 01 que conminó a ejercicio de los derechos políticos y garan-
las entidades públicas a llevar a cabo ac- tiza también la transparencia de la gestión
ciones puntuales para desarrollar el Plan de pública.
Austeridad 2016 y les impartió instruccionesPor último, la información y la comunicación
precisas sobre reducción de gastos en co- tienen una dimensión estratégica fundamen-
municaciones, generales, de nómina y con- tal por cuanto vincula a la entidad con su
tratación por servicios personales, así comoentorno y facilita la ejecución de sus opera-
de seguimiento a las medidas de austeridad. ciones internas, dándole al usuario una parti-
Por medio de la Resolución 3564 del 31 cipación directa en el logro de los objetivos.
de diciembre del 2015, el Ministerio de las Tal concepción está contenida en el Manual
Tecnologías de la Informa- Técnico del Modelo Están-
ción y las Comunicaciones dar de Control Interno para
entrega la reglamentación La comunicación el Estado Colombiano,
correspondiente a los es- MECI 2014, que rige para
tándares para publicar tiene una dimensión todas las entidades que ha-
información, publicación estratégica funda- cen parte del ámbito de
de datos abiertos, acce- mental, vincula a aplicación de la Ley 87 de
sibilidad en medios elec- 1993. En su interior, el Ma-
trónicos para población la entidad con su nual considera a la informa-
en situación de discapa- entorno y facilita ción y a la comunicación
cidad, y seguridad que la ejecución de sus como factores determinan-
deben atender los medios tes, siempre y cuando se
electrónicos. Dicha Resolu- operaciones inter- involucre a todos los nive-
ción también contiene los nas, dándole al les y procesos de la organi-
anexos “Estándares para usuario participa- zación en ellas; y concibe
publicación y divulgación que para su desarrollo se
de información” y “Linea- ción directa en el lo- deben diseñar políticas, di-
mientos sobre el formulario gro de los objetivos rectrices y mecanismos de
electrónico para la recep- consecución, captura, pro-
ción de solicitudes de infor- cesamiento y generación
mación pública”. La aplica- de datos al interior y en
ción de estos lineamientos concierne a las el entorno de cada entidad, que satisfagan
entidades públicas en su responsabilidad la necesidad de divulgar los resultados, de
y oportunidad para aprovechar al máximo mostrar mejoras en la gestión administrativa
las tecnologías de la información en medio y procurar que la información y la comunica-
de su funcionamiento y garantizar con ello ción de la entidad y de cada proceso, sea
una prestación eficiente de sus servicios a adecuada a las necesidades específicas de
los ciudadanos; teniendo en cuenta además, la ciudadanía y de las partes interesadas.
el derecho fundamental de acceso a la in-

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ANÁLISIS DEL
ENTORNO

3. ANÁLISIS DEL ENTORNO Gutiérrez, quien lideró junto con la oficina


de la Ministra Consejera de las Comunica-
3.1. Coyuntura Noticiosa del ciones de la Presidencia de la República y
el Grupo de Comunicaciones y Prensa del
Sector Minero Energético
Ministerio de Minas y Energía, la campaña
El Fenómeno del Niño con mayor fuerza en denominada “Apagar Paga”, con la cual se
la historia de Colombia, fue protagonista en buscó alcanzar una meta de ahorro de ener-
la coyuntura energética del país durante los gía que ahuyentara el fantasma del racio-
primeros meses del año 2016. En medio de namiento o los cortes programados de ener-
condiciones desfavorables para garantizar gía eléctrica en el país. El 7 de marzo de
el suministro de energía eléctrica a todos 2016 fue anunciada la campaña que ade-
los colombianos, debido a los daños en las más promovió una cultura de buen uso de
principales generadoras los recursos entre los ciuda-
térmicas y contratiempos danos, rechazó y denunció
inesperados de tipo finan- Con la campaña el derroche, y prometió a
ciero de las mismas que denominada “Apa- los ciudadanos premiar el
sumaron al difícil panora-
ma eléctrico, el Gobierno
gar Paga”, se buscó ahorro y castigar el gasto
reduciendo o aumentando
Nacional tomó la decisión alcanzar una meta el precio del kilovatio en
de llevar a cabo una cam- de ahorro de ener- la factura de energía, se-
paña de ahorro de energía
dirigida a las familias y
gía que ahuyentara gún el comportamiento del
usuario durante la época
empresas del país, con el el fantasma del ra- de la campaña.
fin de lograr una meta de cionamiento en el La estrategia de comuni-
ahorro que evitara cortes
programados de luz eléctri-
país caciones diseñada como
base de la iniciativa publi-
ca o en su defecto, el ra-
citaria tuvo un componente
cionamiento.
emocional y conductual importantes, que
Tras la salida del (ex) Ministro Tomás Gonzá- consiguieron incentivar el comportamiento
lez fue nombrada Ministra encargada la (ex) de la ciudadanía para reducir el consumo
Ministra de Gobierno, doctora María Lorena de energía como para denunciar a través de

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línea telefónica y redes sociales, a quienes que enfocó sus inquietudes en temas específi-
hacían caso omiso a las recomendaciones cos como el cargo por confiabilidad y venta
de ahorro expedidas por el Gobierno y a de Isagen y desvió su atención hacia temas
través de “Apagar Paga”. El final de la cam- que surgieron en la agenda como la explo-
paña superó las expectativas en tal manera ración por medio de la técnica de fracking
que el Presidente Juan Manuel Santos entre- y la aprobación de licencias ambientales en
gó los resultados en una alocución pública zonas protegidas.
en la que también agradeció a todos los co- Hasta mediados del mes de abril del 2016,
lombianos por haber logrado un ahorro sin los sondeos ubicaron la gestión del Gobier-
precedentes que superó en un 38% el índice no Santos con niveles de aceptación entre el
de ahorro esperado. 15 y el 25 por ciento, por lo que se espera,
Por su parte, la Ministra encargada pidió a teniendo en cuenta la época de formulación
los colombianos ser constantes en la cultura de este PEC 2016-2017, que los temas del
del ahorro de energía y agua de cara a los posconflicto sean centro en los mensajes de
desafíos del cambio climático y señaló que Gobierno y teniendo en cuenta el relevo en
en adelante el país debía las carteras ministeriales.
enfrentar un nuevo desafío Frente a la llegada del
como el de la interconexión La opinión en ge- Ministro Germán Arce al
eléctrica latinoamericana. neral se mostró a Ministerio de Minas y Ener-
La opinión en general se favor de la campa- gía, a finales de abril del
mostró a favor de la cam- mismo año, los medios
paña por cuanto su men- ña Apagar Paga, hicieron mención de su
saje frente al buen uso de por cuanto su men- trayectoria y dieron espa-
los recursos naturales y la saje frente al buen cio a terceras fuentes que
concientización de la ciu- abrieron el debate sobre
dadanía. uso de los recursos su conocimiento en materia
“En estos días, no obstante
naturales y la con- de energía y necesidad de
el castigo de las encuestas, cientización de la manejo de la problemática
relacionada con la presta-
el Gobierno Santos dio un ciudadanía ción del servicio en la re-
ejemplo valioso de cómo
manejar las comunicacio- gión de la Costa Caribe,
nes modernas. Nos referimos, claro está, a específicamente con la
la exitosa combinación de acción y comu- empresa Electricaribe. Las notas registradas
nicación, a la unión entre Administración y sobre el nombramiento de Arce centraron su
Ciudadanía, que se dio frente al tema del atención en enunciar los retos de la nueva
“apagón”. El saldo pedagógico social es, a gestión y la importancia de este ministerio
no dudarlo, gigantesco. Y debería ser la ruta para la estabilidad del país.
a seguir. Porque como suele decirse, cuando Mirando un poco hacia atrás, el entorno del
no se hace política, se la padece” (comen- sector minero energético desde el segundo
tario de El Nuevo Siglo.com, http://www. semestre del año 2014, periodo de inicio
elnuevosiglo.com.co/articulos/4-2016-el- de la administración del ex Ministro Tomás
arte-de-gobernar.html). González, estuvo en cambio signado por
No obstante, las críticas frente a las causas la atención que recibió el desarrollo de las
de la crisis que enfrentó el sector eléctrico in- industrias extractivas y la importancia que
cidieron en la aprobación de la ciudadanía cobró para mantener el financiamiento de

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los programas y proyectos sociales del país, mediante Resolución 40391 del 20 de abril
asimismo por los nuevos escenarios para las de 2016 y se enmarcó en el Plan Nacio-
regiones productoras de cara al nuevo Sis- nal de Desarrollo 2014- 2018 “Todos por
tema General de Regalías y la necesidad un nuevo país” que cuenta con seis pilares
de aumentar las reservas petroleras como la estratégicos relacionados con minería y en-
producción de hidrocarburos y de minerales. caminados hacia garantizar la seguridad
Entre 2014 y 2015 se mostró relevante la jurídica para el sector, otorgar condiciones
necesidad de construcción y mejora de la competitivas para la industria minera, gene-
infraestructura energética para garantizar el rar confianza legítima, hacer gestión para
suministro de electricidad y ampliar la cober- la infraestructura, ampliar la información y
tura de los servicios de energía y gas en el fortalecer la institucionalidad.
territorio nacional. Asimismo, una de las prioridades del sector
La última década se caracterizó por ser una ha sido la de dar la mano a los pequeños
que replanteó el paradigma de la minería, en mineros para que formalicen su actividad y
el escenario social las regiones productoras gocen de los beneficios que esto conlleva. El
permanecieron atentas al nuevo Sistema Ge- programa de Formalización Minera del Mi-
neral de Regalías (SGR) y la ciudadanía en nisterio de Minas y Energía busca que el mi-
general sentó sus expectativas en que la ge- nero adquiera competencias para cumplir la
neración de tales ingresos normatividad en temas mi-
e impuestos sea producto neros, ambientales, labora-
de una actividad que no Una de las prio- les, legales y de seguridad
atente contra el ambiente minera. Hasta el 2015, en
ridades del sector
y la salud humana. Por ta- el marco de ese programa
les razones, surge para el ha sido la de dar la se caracterizaron 7.322
sector y en particular para mano a los peque- Unidades de Producción
el Ministerio de Minas y Minera (UPM’s) en 180
ños mineros para
Energía la necesidad de municipios y se regulariza-
trabajar por una actividad que formalicen su ron 104.567 barequeros;
que sea sostenible, que lle- actividad y gocen la implementación del pro-
ve progreso a las regiones grama crea espacios de
de los beneficios
y que tenga instituciones formación y mediación, y
fuertes y legítimas que la que esto conlleva abre las puertas del sector
respalden y regulen. financiero para la pequeña
Por eso, desde el 2015 el y mediana minería. En su
Viceministerio de Minas recogió y compiló política minera, el MinMinas también busca
las diferentes políticas y lineamientos de polí- mostrar al país como un destino interesante
tica existentes en el país, con el fin de contar en materia de minería. Además del licencia-
con una política minera única e integral que miento ambiental de dos proyectos auríferos
impulse a la actividad hacia el cumplimiento Red Eagle y Gramalote en Antioquia, em-
de los estándares rigurosos, hacia la inclu- presas como Muzo International, Gemfields,
sión, la sostenibilidad y rentabilidad, y que Murray Energy y Mubadala llegaron al país
se pueda operar tranquilamente en armonía para invertir en campos con gran potencial
con las comunidades y el medio ambiente. y mejorar las condiciones laborales de los
mineros.
La “Política Minera de Colombia: Bases
para la Minería del Futuro” fue adoptada A mediados del 2016, el Gobierno empezó
a implementar políticas y reglamentaciones

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estrictas que obligan a los empresarios gran- dor de un país en paz, con equidad y mejor
des, medianos y pequeños a contar con ins- educación, alineado con los objetivos del
trumentos minero ambientales actualizados Presidente de la República y condensados
que certifican la pertinencia y la viabilidad en la estrategia de Gobierno y el Plan Na-
de los proyectos, y el rigor de cada una de cional de Desarrollo 2014-2018”. Sin em-
las etapas. Además, las comunidades están bargo, dado el nuevo escenario para el PEC
más involucradas y activas en el seguimien- 2016-2017 el Grupo apuntará hacia posi-
to a las actividades extractivas, pues no es- cionar el valor institucional de la cartera y
tán dispuestas a prolongar la ejecución de la importancia del sector para la estabilidad
una minería que acabe con su entorno, que económica del país, en niveles de equilibrio
descuide a sus trabajadores y sobretodo que permiten obtener recursos para construir
que pretenda imponerse un país en paz.
en el territorio. Por su par- El Grupo también inclina
te, las empresas han des-
Posicionar al Mi- su quehacer hacia el cum-
cubierto que los proyectos plimiento de los objetivos
sostenibles y rentables son nisterio de Minas
misionales concernientes
aquellos que integran en su y Energía ante la a la adecuada prestación
planeación y su ejecución
opinión pública del servicio de divulgación
todas las variables econó- de la información pública
micas, sociales y ambien- como “un importan-
y centra como compromiso
tales. te financiador de institucional velar porque la
De otro lado, los temas un país en paz, con gestión del Ministerio de
recurrentes entonces, para equidad y mejor Minas y Energía, también
los medios de comunica- sea difundida a los grupos
ción que cubren el sector educación, alinea- de interés y ciudadanía con
minero energético están re- do con los objetivos base en lineamientos estra-
lacionados con los precios del Plan Nacional tégicos e institucionales.
de combustibles y contra- Para ello define tácticas de
bando de los mismos, mi- de Desarrollo 2014- comunicación social enfo-
nería ilegal y afectación al 2018”. cadas en comunicaciones
medio ambiente, ataques públicas; comunicación
a la infraestructura energé- estratégica; relacionamien-
tica, conflictos locales en regiones producto- to con medios; comunicaciones en medios
ras, legislación del sector, calidad del servi- electrónicos y comunicación interna.
cio de energía en la región Caribe. Otras
coyunturas a tener en cuenta son la técnica 3.2. Contexto Organizacional
de fracking, el impacto de la reforma tributa- La historia del Ministerio de Minas y Ener-
ria, el debate alrededor de los Yacimientos gía comprende los principales cambios y
No Convencionales (YNC), entre otros, que reformas  que la entidad ha experimentado
aún siguen incidiendo en la reputación del a partir de su creación, los cuales nos permi-
Ministerio de Minas y Energía ten examinar la evolución y transformación
El Grupo de Comunicaciones y Prensa for- institucional del organismo responsable de
muló el Plan Estratégico de Comunicaciones dirigir y promover el desarrollo del sector mi-
2015-2016, con la finalidad de posicionar nero energético del país hasta el día de hoy.
al Ministerio de Minas y Energía ante la opi- Dada la problemática que surgió por la Se-
nión pública como “un importante financia-

Ministerio de Minas y Energía


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gunda Guerra Mundial, la cual afectó el pro- do el Decreto 2152 modificó la integración
greso de Colombia, el Gobierno Nacional del sector administrativo de minas y energía
diseñó un plan para la defensa y el fomento dando conformación al Ministerio de Minas
de las industrias existentes buscando el apro- y Energía, dos Unidades Administrativas
vechamiento de los recursos naturales y el Especiales (UPME y CREG), dos estableci-
desarrollo de otras fuentes de producción. mientos públicos (Ingeominas e IPSE) y ocho
Por ello fue creado el Ministerio de Minas y entidades vinculadas (Ecopetrol, Ecogas, Mi-
Petróleos, mediante el Decreto 968 del 18 nercol, ISA S.A., Isagen S.A., Empresa Mul-
de mayo de 1940. El primer ministro que tipropósito Urrá S.A. E.S.P., Corelca, FEN y
asumió la cartera ministerial fue Juan Pablo Carbocol). Adicionalmente, se le asignaron
Manotas y los primeros negocios a su cargo a la entidad nuevas funciones relacionadas
fueron los siguientes: con la señalización y delimitación de las zo-
nas mineras indígenas de acuerdo con las
>> Petróleos – Minas disposiciones del Código de Minas, junto
>> Salinas terrestres y marítimas con la señalización del área de reserva mi-
nera indígena bajo condiciones especiales
>> Bienes ocultos y la tarea de adelantar los estudios que se
>> Laboratorio nacional de análisis e investigación requieran para tales efectos.
La misión de la entidad fue definida como la
Luego, mediante el Decreto 0464 de 1951
de formular y adoptar políticas dirigidas al
se creó el Ministerio de Fomento y el Decreto
aprovechamiento sostenible de los recursos
0481 de 1952 volvió a organizar el Ministe-
mineros y energéticos para contribuir al de-
rio de Minas y Petróleos de forma independien-
sarrollo económico y social del país, mientras
te, con funciones técnicas y administrativas.
que su visión quedó establecida como la de
El Decreto 636 del 10 de abril de 1974, ser una entidad reconocida por la formula-
revisó la organización administrativa del Mi- ción de políticas que garanticen el desarrollo
nisterio de Minas y Petróleos y cambió su y aprovechamiento eficiente de los recursos
nombre por el de Ministerio de Minas y Ener- mineros y energéticos en Colombia, su explo-
gía. A partir de ese momento histórico, una tación, abastecimiento y exportación de sus
serie de cambios estructurales y organizati- excedentes, trabajando con eficiencia, inno-
vos se fueron implementando a través de dis- vación, calidad en su gestión y promoción de
tintas leyes y decretos como en 1999 cuan-

Plan Estratégico de Comunicaciones


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la responsabilidad social y ambiental. los requerimientos de los ciudadanos, de la
En consonancia con esas dos variables, sus industria y partes interesadas, para el de-
objetivos estratégicos fueron determinados sarrollo y fortalecimiento del sector minero
para 1. Asegurar la ejecución de proyectos y energético a nivel nacional; 3. Fortalecer
minero energéticos para generar los recursos las competencias y el desarrollo de los Ser-
que necesita el país; 2. Fortalecer la institu- vidores Públicos, para mejorar su desempe-
cionalidad para tener un sector minero orga- ño y la conformidad de los productos y/o
nizado y legítimo; 3. Ampliar la cobertura del servicios de la entidad; 4. Garantizar la
servicio de energía para los más pobres y 4. administración eficiente y oportuna de los
Aumentar la competitividad de la energía. recursos financieros, administrativos y tec-
nológicos para el cumplimiento de los fines
El Plan de Acción del Ministerio de Minas y de la entidad con criterios de austeridad y
Energía contiene el Plan de Acción de cada transparencia; y 5. Asegurar la funcionali-
una de sus dependencias, y se encuentra dad y el desempeño del sistema de gestión
alineado con el Plan Estratégico Sectorial, para lograr la mejora continua de los proce-
Plan Estratégico Institucional y el Pensamien- sos de la entidad con criterios de eficacia,
to Estratégico, este último tiene como objeti- eficiencia y efectividad.
vos estratégico 1. Asegurar la ejecución de
proyectos minero energéticos para generar 3.3. Públicos
los recursos que necesita el país; 2. Fortale-
Ciudadanía: los colombianos cuentan con
cer la institucionalidad para tener un sector
una serie de derechos políticos y sociales
minero organizado y legítimo; 3. Ampliar la
que le permiten intervenir en la política del
cobertura del servicio de energía para los
país. Es por ello que se debe tener un flujo
más pobres; y 4. Aumentar la competitividad
de información constante de las actividades
de la energía.
y la gestión que realiza la entidad para el
Y su Política de Calidad establece su com- sector, fundamentado en la ley de Transpa-
promiso con el aprovechamiento sostenible rencia y del Derecho de Acceso a la Informa-
de los recursos mineros y energéticos en el ción Pública Nacional, Ley 1712 de 2014.
territorio nacional mediante la formulación
Medios de Comunicación: masifican la infor-
y adopción de políticas, regulaciones y re-
mación a través de múltiples canales y deman-
glamentaciones que satisfagan las necesi-
dan toda la información posible que le pueda
dades de los ciudadanos, partes interesa-
brindar la entidad dentro de su gestión, se les
das y el cumplimiento de los requerimientos
debe brindar claridad sobre los temas técni-
constitucionales, legales y normativos. Para
cos del Ministerio con el fin de evitar malas
el cumplimiento de ésta Política, el MinMi-
interpretaciones de las acciones y que se ge-
nas cuenta con talento humano competente,
nere una divulgación negativa o errónea.
recursos y procesos definidos en el Sistema
de Gestión de la Calidad que permiten el Entidades de Gobierno: tanto a nivel interno
mejoramiento continuo del ministerio en tér- como externo, los funcionarios del Estado de-
minos de eficacia, eficiencia y efectividad; ben tener una opinión clara frente al sector
y cumple con los objetivos de 1. Formular y la entidad, son portadores de información
y adoptar oportunamente políticas, planes, más no voceros según lineamientos de polí-
programas, proyectos, regulaciones y regla- tica institucional. La sincronización y el buen
mentaciones para el sector minero y energé- uso de la información de los funcionarios y
tico, de acuerdo con las directrices del Go- contratistas permite mayor funcionalidad de
bierno Nacional; 2. Atender eficientemente todo el Gobierno Nacional conjunto.

Ministerio de Minas y Energía


16
Organismos de Control: las entidades que Líderes de opinión: a través de la publica-
conforman el Ministerio Público en Co- ción de sus comentarios, un líder de opinión
lombia son la Procuraduría General de la genera algún tipo de reacción en los públi-
Nación, la Defensoría del Pueblo y la Con- cos consumidores de medios y finalmente en
traloría General de la República. La prin- los ciudadanos. Estos deben tener claridad
cipal responsabilidad de la Procuraduría de los temas a los que hacen referencia, allí
que debe prevenir antes que sancionar, es radica la importancia de entregar informa-
vigilar el actuar de los servidores públicos ción transparente y precisa, un dato erróneo
y advertir cualquier hecho que pueda ser o mal interpretado que se divulgue a través
violatorio de las normas vigentes, sin que de ellos, puede significar reacciones nega-
ello implique coadministración o intromisión tivas en la comunidad y crear imaginarios
en la gestión. La Defensoría ejerce sus fun- colectivos sobre el sector.
ciones bajo la dirección del Procurador y le Funcionarios de la entidad: el capital hu-
corresponde esencialmente velar por la pro- mano que debe permanecer bien informado
moción, el ejercicio y la divulgación de los frente a las acciones que realiza la entidad
Derechos Humanos; y la Contraloría vigila con el fin de mantener el compromiso en su
la gestión fiscal de la administración y de labor y su concientización frente al papel
los particulares o entidades que manejen que desempeña para el buen Gobierno. El
fondos o bienes de la Nación. Ministerio de Minas y Energía cuenta con un
Gremios: las opiniones de las asociaciones total de 272 personas que cumplen funcio-
profesionales formadas por empresas con nes, de las cuales un 65 por ciento tiene una
interés en común son de bastante peso en edad superior a los 40 años.
las decisiones que pueda tomar el Ministe- Contratistas de la entidad: de su buena
rio frente a temas del sector que los puedan ejecución dependen muchas de las activi-
beneficiar o afectar a corto o largo plazo. dades que permiten el buen funcionamiento
Además de encontrarse en un nivel impor- del Gobierno y de la misión de la entidad​,
tante para lo que es la economía del país, que estén bien informados de las acciones
lo cual hace que requieran información cons- e información que emita la entidad permi-
tante de la toma de decisiones por parte de te  la correcta aplicación de su labor como
entidad. Una reacción negativa por parte de el buen funcionamiento del aparato estatal.
este público objetivo puede afectar a las fi-
nanzas y progreso del país. Autoridades locales y regionales: las re-
giones del país cobran importancia para el

Plan Estratégico de Comunicaciones


17
sector por su calidad extractiva o productora, munidades y las regiones. Por esta razón, el
como por ser receptoras de la inversión social Ministerio debe tener una interlocución espe-
que se realiza a través del Ministerio. Las au- cial en donde se suministre suficiente informa-
toridades demandan la información de ges- ción de las iniciativas, programas y políticas
tión en las comunidades para de esa manera organizadas por la entidad.
proyectar sus regiones hacia el desarrollo, y Profesionales del sector minero energético:
se debe de tener claridad de información en al tener relación con empresas del sector, es-
cuanto a las políticas del sector en la región y tos profesionales demandan un flujo de infor-
como estas los pueden beneficiar. mación de tipo técnico y que debe mantener
Congreso de la República: el máximo órgano una regularidad a través del Ministerio como
representativo del poder legislativo y al que fuente directa de información. La toma de
por ley le corresponde reformar la Constitu- decisiones de algunas de estas empresas ra-
ción, hacer las leyes y ejercer control político dica en la información que se tenga referente
sobre el gobierno y la administración. Es ne- normatividad del sector minero energético.
cesario que los representantes a la Cámara y
al Senado mantengan claridad de los temas 3.4. OBJETIVOS
tanto técnicos como de gestión de la entidad
debido al funcionamiento y peso que radican 3.4.1. Estratégicos
para la toma de decisiones del sector. >> Informar sobre la gestión realizada parte del
Líderes políticos: las personas involucradas Ministerio de Minas y Energía, en cumpli-
miento del mandato de transparencia para
en el acontecer de la política tienen una alta
las instituciones públicas, rendición de cuen-
influencia en los ciudadanos y las comunida- tas y acceso a la información.
des debido al contenido de sus comentarios
difundidos a través de medios o redes sociales >> Generar visibilidad del Ministerio de Minas
de opinión. Su funcionalidad dentro de las co- y Energía en todos los medios de comunica-
municaciones va ligada la opinión que pue- ción y espacios relacionados con el sector.
dan tener referente a los temas del sector y la >> Mejorar la comunicación con la ciudadanía
demanda de información que requieren para y la cercanía con las audiencias claves del
poder transmitir la funcionalidad de la entidad. sector a través de información oportuna y
relevante.
Industria: es uno de los pilares económicos
del país, se debe tener en cuenta su opinión >> Ofrecer información de interés para la ciuda-
y reacción frente a temas que puedan afec- danía sobre el sector minero energético, des-
tarle, y en ocasiones, dar a conocer nuestra tacando su pertinencia para el país y favore-
opinión frente a la gestión de esta. El Minis- ciendo la comprensión a cerca de los servicios
terio debe suministrar claridad en el flujo de que presta el Ministerio de Minas y Energía.
información debido a la importancia econó-
mica de las industrias y del sector para la 3.4.2. Tácticos
economía del país. >> Difundir a los públicos de interés información
Organizaciones No Gubernamentales: estas sobre la gestión del Ministerio de Minas y
entidades no lucrativas de ciudadanos volun- Energía, así como sobre sus principales ac-
tividades, según indicadores fijados en el
tarios están organizadas a nivel local, nacio-
Plan de Acción 2016 del Grupo de Comu-
nal o internacional. Llevan a cabo labores de
nicaciones y Prensa.
defensa de las problemáticas sociales ante
los medios de comunicación y el Gobierno. >> Divulgar información institucional sobre la
Sus defensas tienen gran cogida entre las co- gestión, así como de documentos técnicos

Ministerio de Minas y Energía


18
de las dependencias, en los sitios web del entidad, y desarrolla iniciativas en diferentes
Ministerio de Minas y Energía y que deba contextos regionales para fomentar y discutir
ser del conocimiento de los ciudadanos o las políticas y lineamientos.
como insumo para los medios de comunica-
ción u otras audiencias 3.5.2. Grupo de Tecnologías de la
>> Establecer canales de información y rendi- Información
ción de cuentas a través de las redes socia-
Este Grupo formuló el Plan Estratégico de
les, con los públicos externos.
Tecnologías de Información y Comunicacio-
>> Generar campañas y mensajes a través de nes (PETIC) para el MinMinas con el propó-
redes sociales que destaquen la gestión del sito primordial de presentar su plan estraté-
Ministerio y sus dependencias, con informa- gico para el periodo comprendido entre los
ción de interés para la comunidad años 2016 al 2019, el cual le servirá a la
>> Generar mensajes del sector que estén rela- entidad como guía estratégica para la imple-
cionadas con las iniciativas del Gobierno y mentación de iniciativas y proyectos de TIC
que le permitan a la entidad abarcar nuevas acorde a las mejores prácticas, que apoyen
temáticas, más cercanas a la ciudadanía. el cumplimiento eficiente de la misión y vi-
sión del Ministerio de Minas y Energía. El
>> Implementar una estrategia de comunica-
ción interna que sea apropiada por los fun- Petic evaluó el Plan Estratégico Institucional
cionarios de la entidad y que redunde en la (PEI) 2014-2018, la Formulación del Plan
mejora del ambiente laboral. de Acción 2015, la Distribución del Presu-
puesto Vigencia 2015, la Modificación al
3.5. DEPENDENCIAS CON Presupuesto 2015, el Plan Anticorrupción y
FUNCIONES RELATIVAS A LA Atención al Ciudadano Formulación 2015,
el Mapa de Riesgos de Corrupción Formula-
GESTIÓN DE INFORMACIÓN
ción 2015, el Plan de Eficiencia Administra-
INSTITUCIONAL
tiva y Cero Papel, el Plan de Gobierno en
Línea Formulación 2013- 2015, y el Plan Es-
3.5.1. Grupo de Participación y
tratégico Prensa y Comunicaciones Formula-
Servicio Ciudadano ción 2015-2016, la finalidad fue partir del
Es la dependencia encargada de ejecutar estado actual de la Estrategia de TI, cuya
estrategias para que los ciudadanos y partes finalidad es apoyar el proceso de diseño,
interesadas sean atendidas oportunamen- implementación y evolución de la Arquitectu-
te cuando hacen uso de los mecanismos ra TIC en el Ministerio para lograr que esté
de protección ciudadana o buscan ejercer alineada con las estrategias institucionales y
el control social a la gestión de la entidad. sectoriales.
Gestiona información relacionada con los El Petic 2016-2019 planteó 21 proyectos
derechos de petición, tutelas, acciones de en un portafolio que se espera alcanzar los
cumplimiento, acciones populares y las objetivos que hacen parte de la construcción
que se formulen ante la entidad y, recibe, de la arquitectura empresarial de la entidad,
direcciona y realiza el seguimiento de los a saber: implementar la estrategia de TI, su
requerimientos presentados ante el Ministe- gobierno, uso y apropiación; diseñar la ar-
rio; orienta y suministra información sobre las quitectura de la información de TIC como de
actuaciones del MinMinas y del sector mine- los sistemas de la información, y la arquitec-
ro energético. También desarrolla acciones tura de servicios tecnológicos.
para permitir a las partes interesadas acceso
a la información y a las actuaciones de la

Plan Estratégico de Comunicaciones


19
3.5.3. Grupo de Comunicaciones y estratégica que permita divulgar y socializar
las acciones que adelanta de entidad.
Prensa:
La gestión de este grupo está directamente >> Implementar y desarrollar canales de comu-
nicación interna para divulgar información
ligada al objetivo del Proceso de Comuni-
orientada a promover la generación de una
cación Institucional al cual pertenece y co-
cultura organizacional acorde con la misión
rresponde a divulgar y socializar la temática del Ministerio.
institucional y sectorial mediante la difusión
de la información, rendición de cuentas y >> Asesorar a la Alta Dirección en la divulga-
la ampliación de los canales de comunica- ción de información del Ministerio a través
ciones con los públicos internos y externos, de los canales oficiales de comunicación di-
gital de la entidad, tanto en la página web
para garantizar el correcto flujo y acceso a
como en las redes sociales con que se cuen-
la información sectorial. Sus tácticas para lo-
ten para este fin.
grarlo serán explicadas en detalle en el resto
del cuerpo de este documento. >> Asesorar a las dependencias en los asuntos
relacionados con sus necesidades de comu-
A través de la Resolución 40129 del 30 de nicación y divulgación de las actividades
enero de 2015, señaló la organización de institucionales.
los grupos internos de trabajo con el fin de
desarrollar eficientemente los objetivos, po- >> Proporcionar el registro audiovisual (foto-
líticas, planes y programas institucionales. grafías, videos y material multimedia) de
En tal sentido, dictó entre otras funciones carácter público y que provenga de la Alta
Dirección del Ministerio como un servicio a
del Grupo de Comunicación y Prensa, la de
la ciudadanía y a los medios de comunica-
asesorar a la Alta Dirección en la implemen- ción.
tación de un plan estratégico de comunica-
ciones como de la divulgación de la infor- >> Asesorar a la Alta Dirección en la coordina-
mación y la implementación y desarrollo de ción, producción y publicación de material
canales de comunicación. impreso y audiovisual del Ministerio con ca-
rácter público para ser difundido a través de
3.5.3.1. Funciones del Grupo de diferentes medios de comunicación.
Comunicaciones y Prensa >> Las demás que le sean asignadas por la na-
La Resolución 40129 del 30 de enero del turaleza del grupo
2015 señaló las funciones del Grupo de Co- Las demás actividades de información y co-
municaciones y Prensa, así: municación que son generadas o requeridas
>> Asesorar a la Alta Dirección en la implemen- por las demás dependencias del Ministerio
tación de un Plan Estratégico de Comuni- de Minas y Energía, dependen de su queha-
caciones que permita posicionar, divulgar cer misional y generalmente tienen que ver
y socializar las acciones que desarrolla el con el diseño de la política institucional, la
Ministerio de Minas y Energía.
reglamentación sectorial y el control docu-
>> Asesorar a la Alta Dirección en lo referente mental. La oficina de Enlace Congreso en
a la imagen institucional y la divulgación de particular, gestiona la información que es so-
la información a través de diversos canales licitada por los congresistas y demás actores
de cara a la ciudadanía y los medios de del sector político.
comunicación.
>> Identificar la agenda temática de cada se-
mana, tanto del Ministro como del Ministe-
rio, para implementar también una agenda

Ministerio de Minas y Energía


20
ACTUALIZACIÓN
DE CONTENIDOS
INSTITUCIONALES
PARA DIVULGAR A
PÚBLICOS EXTERNOS

4. ACTUALIZACIÓN proactiva de los contenidos a su cargo y res-


pondiendo de buena fe, de manera ade-
DE CONTENIDOS cuada, veraz, oportuna y accesible, a las
INSTITUCIONALES PARA solicitudes de la ciudadanía.
DIVULGAR A PÚBLICOS Desde el mes de octubre del 2014, el Ministe-
rio de Minas y Energía actualizó su portal web
EXTERNOS alineándose con las disposiciones del Gobier-
Por medio del Decreto 2693 de 2012 (que no Nacional en materia de imagen institucio-
reglamenta parcialmente las Leyes 1341 de nal y de acuerdo a los lineamientos del Decre-
2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras to 2693 de 2012 de Gobierno en Línea.
disposiciones), el Gobierno Nacional ha Adicionalmente, el Artículo 2º de la Ley
asegurado la continuidad de la Estrategia 1341 de 2009, dispone en su numeral 8
Gobierno en Línea, convirtiéndola en un la masificación de la estrategia Gobierno en
instrumento que facilita el buen gobierno, el Línea con el fin de lograr la prestación de
crecimiento y la competitividad del país. Esta servicios eficientes a los ciudadanos, por lo
estrategia viene siendo implementada de que las entidades públicas deberán adoptar
manera sostenida desde el año 2000 y tie- todas las medidas necesarias para garanti-
ne como propósito contribuir con la construc- zar el máximo aprovechamiento de las Tec-
ción de un Estado más eficiente, más trans- nologías de la Información y las Comunica-
parente y participativo, y que preste mejores ciones en el desarrollo de sus funciones.
servicios a los ciudadanos y a las empresas,
a través del aprovechamiento de las Tecno- 4.1. Actualización de
logías de la Información y la Comunicación contenidos noticiosos
(Decreto 1151 de 2008).
El Grupo de Comunicaciones y Prensa cum-
De acuerdo a la Ley 1712 del 6 de marzo plirá los roles de generador, supervisor y pu-
de 2014 "Por medio de la cual se crea la blicador de contenidos noticiosos en el sitio
Ley de Transparencia y del derecho de ac- Web del Ministerio, incluidos videos, foto-
ceso a la Información Pública Nacional y grafías y audios. Para tal fin puede solicitar
se dictan otras disposiciones", las entidades información a las dependencias que consi-
públicas deben mantener actualizados los dere oportuno.
portales web por medio de la divulgación

Plan Estratégico de Comunicaciones


21
Las dependencias del MinMinas pueden su- 4.3. Campañas de
gerir contenidos noticiosos para ser publica- Comunicación
dos o que deban ser actualizados en el sitio
En el marco de la implementación de la es-
Web institucional, al Grupo de Comunica-
trategia de comunicación, el Grupo de Co-
ciones y Prensa que se encargará de verifi-
municaciones y Prensa diseña y desarrolla
car que tales publicaciones estén acordes a
campañas de comunicación enfocadas a
los principios de generación de contenidos
divulgar la gestión de la entidad sin que ello
web institucionales, que se describen en el
limite la producción de iniciativas similares al
aparte correspondiente a la Estrategia Digi-
interior de las dependencias. En tales casos,
tal de este documento.
las oficinas deben seguir los lineamientos
4.2. Actualización expresados en la Directiva Presidencial 01
del 10 de febrero de 2016, que fija pro-
de contenidos
cedimientos para los temas de publicidad,
institucionales
comunicaciones, eventos y da órdenes sobre
Las dependencias del MinMinas deben en- otros gastos generales. Asimismo, señala el
viar al Grupo de Participación Ciudadana proceso de revisión y aprobación institucio-
los contenidos institucionales que deben ser nal que deben surtir tales productos para ser
divulgados en el sitio Web institucional. El divulgados.
Grupo cuenta con equipo encargado de ga-
rantizar que la información esté acorde a los 4.4. Interacción en línea
principios de generación de contenidos web El Grupo de Participación Ciudadana ha-
institucionales, bilitará, implementará e integrará diferentes
espacios de interacción con los ciudadanos,
a través de la sede electrónica y dispondrá
de opciones de consulta interactiva de infor-
mación y de soporte en línea.

Ministerio de Minas y Energía


22
VOCEROS DE
LA ENTIDAD

5. VOCEROS DE LA nicar, los tecnicismos son términos que se


usan en el lenguaje científico y tecnológico y
ENTIDAD la mayoría son de uso particular, los usuarios
El PEC 2015-2016 señala que “el Ministro del lenguaje técnico frecuentemente no están
como los dos Viceministros son los voceros conscientes de que su audiencia no puede
del Ministerio de Minas y Energía ante los entender su mensaje principal., por tales ra-
medios de comunicación y solo ellos pue- zones resulta de mayor importancia que la
den delegar la vocería en otros funcionarios, estrategia de comunicaciones contenga la
cuando la particularidad de los temas así lo asesoría necesaria para traducir el mensaje
requiera”. a las audiencias.

El ejercicio profesional del Ministerio de Mi- Según lo anterior y siguiendo los lineamientos del
nas y Energía requiere un dominio técnico Plan mencionado, la delimitación de las temáti-
que se convierte en un reto y en el primer cas que hacen parte de la agenda del Ministerio
obstáculo a superar en el proceso de comu- y sus entidades, es la siguiente:

EJEMPLOS DE CASOS DE VOCERÍA EN LAS ENTIDADES

MINISTRO > Política minero energética en general


> Cifras de producción
> Anuncios macro
> Hitos

VICEMINAS > Vocería del Ministerio en temas de política minera


> Formalización

VICENERGÍA > Vocería del Ministerio en temas de energía e hidrocarburos

ANH > Rondas de inversión en el sector petrolero

Plan Estratégico de Comunicaciones


23
ANM > Títulos, fiscalización, rondas
> Incidentes

CREG > Regulación sector energía y gas


> Tarifas

UPME > Planeación, oferta y demanda de energía


> Respaldo vocería en nuevos proyectos

IPSE > Zonas No Interconectadas


> Respaldo vocería nuevos proyectos
> Energías alternativas

Ministerio de Minas y Energía


24
ESTRATEGIA,
TÁCTICAS Y
ACCIONES

6. ESTRATEGIA, TÁCTICAS Y miento de la función pública en beneficio de


la ciudadanía.
ACCIONES
Cabe señalar que estas estrategias no resul-
Para que la información que genera el Gru- tan adecuadas si no se informan debida y
po de Comunicaciones y Prensa del Ministe- oportunamente al público, la comunicación
rio llegue a las audiencias y su finalidad sea efectiva de la gestión pública por parte de los
optimizada, requiere de piezas y canales de portavoces oficiales del Ministerio, es otro de
comunicación que se puedan implementar los frentes que ha buscado cubrir el equipo de
de manera externa así como herramientas de comunicaciones por medio de una estrategia
comunicación para la divulgación interna. de comunicación para conocer la efectividad
En ese mismo sentido, el Grupo de Comuni- respecto a la forma en que los voceros de
caciones ha encaminado esfuerzos hacia la la entidad transmiten los mensajes y de esta
realización de diferentes acciones estratégi- manera, entender la receptividad que logra el
cas para difundir información a los medios público respecto a los mismos.
de comunicación y utilizar diversos canales
El Grupo de Comunicaciones y Prensa enton-
de comunicación para la difusión de la ges-
ces, define tácticas de comunicación social
tión, no solo para los públicos externos sino
enfocadas en comunicaciones públicas; co-
también para los funcionarios del MinMinas.
municación estratégica; relacionamiento con
El Grupo se encarga de transmitir los men- medios; comunicaciones en medios electróni-
sajes institucionales y la gestión en los porta- cos y comunicación interna. Ellas son en parte
les web institucionales y en especial, en los desarrolladas por un grupo base de trabajo
espacios de redes sociales que hoy día son conformado por un asesor del despacho del
modalidades de comunicación con interac- Ministro, dos profesionales de planta y una
ción de doble vía entorno a un mensaje. secretaria, y las relacionadas con actividades
Asimismo, el Grupo consolida y hace se- de comunicación digital, diseño de piezas
guimiento a la información publicada en gráficas, productos audiovisuales, manejo de
los medios de comunicación por medio de la imagen corporativa y las de comunicación
herramientas que le permiten la creación de interna, quedan supeditadas a actividades
estrategias para fortalecer la identidad ins- profesionales de apoyo a la gestión.
titucional y organizacional, y por esa vía Asimismo, la estrategia debe promocionar la
generar credibilidad, presencia y reconoci-

Plan Estratégico de Comunicaciones


25
imagen positiva de la entidad a partir de ac- como a entrenamiento de los voceros de la
tividades como asesorar en la elaboración y entidad con el fin de los transmitan de manera
diseño de estrategias de comunicaciones ex- adecuada.
ternas; prestar soporte en el diseño, desarrollo
y ejecución de la estrategia de comunicación 6.1. Mensajes de la Entidad
en medios digitales; efectuar el entrenamiento Para efectos de mantener una adecuada co-
en el manejo de medios convencionales de ordinación en función del PEC de comuni-
comunicaciones; desarrollar las tácticas para caciones, se establecen algunas reglas de
la ejecución de las estrategias propuestas, oro a la hora de comunicar, con las que se
orientada al fortalecimiento de las relaciones espera unificar criterios previos a la decisión
con actores especializados que se conviertan de comunicar:
en validadores del mensaje del MinMinas,
>> Todas las coyunturas albergan oportunidad
esto incluye relaciones institucionales, con gre-
para comunicar
mios, entidades adscritas y vinculadas, líderes
empresariales y de opinión; y acompañar y >> Está claro por qué se va a comunicar
asesorar el desarrollo y/o ejecución de las
>> El mensaje se debe enmarcar en la caja de
estrategias de comunicación.
mensajes institucional
Para desarrollar óptimamente su labor, el Gru-
>> Debe estar previsto el impacto como las ac-
po de Comunicaciones y Prensa cuenta para
ciones a tomar en caso de alta sensibilidad
las vigencias 2016, 2017 y 2018, con recur-
sos aprobados por el Departamento Nacional
6.2. Caja de mensajes
de Planeación (DNP) a través del proyecto de
inversión denominado Implementación de los institucional
Servicios de Información y Comunicación Ins- Definimos los mensajes que queremos que
titucional del Ministerio de Minas y Energía, nuestras audiencias escuchen y crean, el
cuyo objetivo general es “Ampliar el conoci- mensaje más eficaz es el más cercano a la
miento que tienen los públicos de interés del ciudadanía, no debe ser abarcador ni aleja-
sector minero energético sobre la gestión del do de la realidad (menos es más), deben ser
Ministerio de Minas y Energía”. Con ese pre- fuertes y claros.
supuesto el equipo de co- Los debemos resumir en
municaciones adquiere ac- una frase o slogan que co-
ceso a plataformas que le El mensaje más efi- necte con el público, de-
permiten obtener monitoreo
diario de la información así
caz es el más cerca- bemos tener claro lo que
no a la ciudadanía, queremos conseguir con
como análisis periódicos y ellos: educar nuestras au-
la posibilidad de hacer inte- no debe ser abarca- diencias, informarlas o mo-
ligencia de medios, es de-
cir un riguroso seguimiento
dor ni alejado de la tivarlas a retroalimentar.
a los públicos específicos realidad, deben ser Tener en cuenta al construir
generadores de opinión, fuertes y claros. los mensajes: qué saben
con el objeto de tomar de- nuestras audiencias del tema
cisiones de comunicación del mensaje, cómo lo perci-
efectivas y oportunas; asi- ben, qué le queremos decir
mismo, el presupuesto permitirá el acceso a sobre él, quién es la persona adecuado para
diversos canales de divulgación para difundir decírselo.
masivamente los mensajes institucionales así Los definimos teniendo en cuenta la agen-

Ministerio de Minas y Energía


26
da central institucional y los objetivos insti- ministros liderarán encuentros con periodis-
tucionales (garantizar abastecimiento de tas encargados de cubrir a la entidad como
hidrocarburos y energía / crear instituciona- fuente.
lidad y herramientas para generar minería Estos espacios permiten una actualización
responsable y competitiva / ampliar acceso de los temas que hacen parte de la agenda
de población vulnerable a energía y gas / institucional, al tiempo que permiten generar
impulsar integración energética regional). contenidos estratégicos para la difusión del
accionar de la entidad.
6.3. Tácticas de comunicación
También se programarán visitas a las salas
6.3.1. Tácticas de comunicación en de redacción (hang outs) de los principales
relaciones públicas medios nacionales y regionales, como espa-
cios de interlocución entre el Ministro y los
Cuando el Ministro o los viceministros parti- periodistas. Lo propio de hará con reuniones
cipen en eventos públicos, y en los casos en 1:1 con líderes de opinión, directores y edi-
que previamente se haya acordado, el grupo tores de medios de comunicación en las que
de comunicaciones elaborará material multi- se podrá exponer el avance en la gestión del
media para enviar a medios de comunica- Ministerio.
ción que podrá incluir boletín o comunicado
de prensa, audio, video y fotografía de alta 6.3.1.3. Columnas de opinión
resolución sobre la intervención. Los boleti-
nes y comunicados de prensa del Ministerio Este documento también el desarrollo de
deberán incluir en la medida de lo posible columnas de opinión en prensa nacional
citas del Ministro o de los viceministros en o regional por parte del Ministro o los vice-
los que se dé cuenta de la articulación de ministros. Este es un espacio que apoya la
la política minero energética de la entidad. labor de divulgación a través de un escrito
que permite profundizar en temas de amplio
6.3.1.1. Ruedas de prensa interés en la ciudadanía relacionados con la
política de la cartera minero energético.
Las ruedas de prensa se convierten en esce-
narios de amplia difusión sobre hechos rele- 6.3.2. Tácticas de Comunicación
vantes de la entidad. Logros sobresalientes
del Ministerio o de sus entidades adscritas,
Digital
como cifras récord en producción de hidro- Internet y las redes sociales se han conver-
carburos o minerales; proyectos adjudicados tido en el canal más efectivo para comuni-
en energía eléctrica o avances puntuales en car e informar. Las formas de administrar lo
materia de política minera, entre otros temas, público que conocíamos hasta ahora van a
pueden ser parte de la agenda a tratar. modificarse radicalmente. Pasamos de una
comunicación unidireccional, dirigida “ha-
Este documento no plantea como indicador
cia” los ciudadanos, a un modelo en el cual
o elemento de evaluación un número mínimo
la comunicación y otras actividades pasan a
de ruedas de prensa, pero si sugiere un desa-
hacerse “con” la sociedad.
rrollo cotidiano de las mismas como ejercicio
que redundará en una mejor favorabilidad. Razón por la cual hoy en día es funda-
mental que el gobierno haga presencia y
6.3.1.2. Visitas periódicas a medios participe en las redes sociales, y en este
nacionales y/o regionales proceso el Ministerio de Minas y Energía
El Ministro de Minas y Energía y los vice- ha participado como entidad, junto con sus

Plan Estratégico de Comunicaciones


27
entidades adscritas y vinculadas, ministro y Esta unión ha permitido que la oferta de go-
viceministerios. bierno y los mensajes de la coyuntura nacio-
nal impacten a aproximadamente 17 millo-
6.3.2.1. Antecedentes y entorno nes de usuarios.
Teniendo en cuenta el Decreto 2693 del 21 Las sinergias se dividen en dos categorías,
de diciembre de 2012 en donde se defi- las que contienen las campañas y mensajes
nen los lineamientos, plazos y términos para del Presidente y las que contienen informa-
garantizar el máximo aprovechamiento de ción del Gobierno Nacional.
las Tecnologías de la Información y las Co-
municaciones con el fin de contribuir con la En el caso del Ministerio de Minas y Ener-
construcción de un Estado más eficiente, más gía, trabajos sinergias de Gobierno. Estas
transparente y participativo y que preste me- son campañas en donde se desea promo-
jores servicios con la colaboración de toda cionar información que tienen mensajes de
la sociedad, el Ministerio de Minas y Ener- uso e interés para la mayoría de usuarios
gía cuenta con plataformas de las redes sociales de
digitales en donde se divul- las diversas cuentas del
ga de manera transparen- El mensaje más efi- Gobierno. El fin último de
los temas aprobados para
te y oportuna información caz es el más cerca- estas sinergias es informar
sobre la Gestión del Min-
Minas.
no a la ciudadanía, al ciudadano y generar in-

Dichas plataformas digita-


no debe ser abarca- teracción sobre campañas,
convocatorias, servicios,
les: página web, correos dor ni alejado de la eventos, entre otras.
masivos y redes sociales per- realidad, deben ser
miten garantizar el acceso 6.3.2.2. Planteamiento
inmediato a la información
fuertes y claros. Estratégico en
a través de la elaboración Comunicación Digital
de piezas comunicativas y >> Objetivo:
de material audiovisual.
Crear y fortalecer el ecosistema del Ministe-
En los últimos 4 años el Gobierno Nacional
rio de Minas y Energía, donde todas las pla-
ha implementado una estrategia de comuni-
taformas se enfoquen en el cambio de men-
cación digital a través de la “Sinergia de
saje y el reconocimiento de las audiencias.
la Fuerza de Tarea Digital” y de “Urna de
Cristal” en la cual MinMinas ha participado >> Acciones estratégicas:
activamente. Posicionamiento de Ministro como líder de
Esta Sinergia es la metodología con la que opinión digital y fuente de consulta de me-
la Fuerza de Tarea Digital articula a las enti- dios de comunicación.
dades del Gobierno Nacional alrededor de Interacción de MinMinas con diferentes au-
la difusión de mensajes estratégicos que per- diencias.
mitan informar e incentivar la participación
de los ciudadanos con el gobierno a través Apoyo de los voceros de respaldo en mate-
de los medios digitales. El objetivo es po- ria digital (Viceministros).
tenciar los mensajes que cada sector desea Identificación constante de coyunturas/cri-
promover, por medio de la unión y el apoyo sis y detractores.
de las cuentas en redes sociales creadas por
el Gobierno que existen a la fecha.

Ministerio de Minas y Energía


28
6.3.2.3. Mapa de Audiencias 3. Medios de comunicación digitales.

Priorizaremos nuestra interacción y/o segui- 4. Directores de medios y líderes de opinión me-
miento con: dios tradicionales.

1. Gobierno Nacional (Congreso / Entidades / 5. Ciudadanía.


Voceros Inst.)

2. Gremios especializados.

Gobinero
Nacional

Gremios
Ciudadanía especializados

MinMinas y su
comunidad

Directores Medios de
de medios y comunicación
líderes de digitales
opinión

6.3.2.4. Principios de generación de sobre el mensaje que se desea transmitir. Se


contenidos Web debe tener en cuenta que serán utilizados
Debido a las características de los medios por personas de diferentes niveles de edu-
electrónicos, relacionadas especialmente cación y de diferentes regiones del país.
con el hecho que los contenidos se pueden No se debe usar abreviaturas desconoci-
diseminar de forma rápida y aun gran núme- das. Si se necesita utilizar abreviaturas, és-
ro de personas, se expone a continuación tas deben ir referenciadas después que son
una política editorial que establece las ca- utilizadas por primera vez, entre paréntesis,
racterísticas que deben considerar las de- inmediatamente después del texto al que
pendencias al momento de publicar conteni- hacen referencia.
dos generales en medios digitales. No se deben usar tecnicismos. Si es estric-
6.3.2.5. Los contenidos deben ser tamente necesario utilizarlos, se deben ex-
entendibles, agradables y de plicar el significado del mismo inmediata-
fácil uso mente después que es utilizado por primera
vez, incluyendo la explicación dentro de
Los contenidos deben ser claros, precisos y paréntesis.
de lenguaje sencillo. No debe dejar dudas

Plan Estratégico de Comunicaciones


29
No se debe utilizar términos en idiomas ex- Cuando se publique información en archivos
tranjeros. Cuando se hace necesario su uso, para descargar, se debe indicar la fecha de
estos términos deben presentarse de forma publicación o de su última actualización.
que se diferencien del resto (escribiendo el Las imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro
término en caracteres itálicos si la herramien- material gráfico que se utilice, deben estar
ta lo permite) y deben ser explicados inme- acordes con los textos y debidamente mar-
diatamente después de la primera vez que cado. Cuando este tipo de material sufre
son utilizados. algún tipo de tratamiento técnico (por ejem-
En las fechas, no se deben utilizar abreviatu- plo: montajes, composición, transparencias,
ras para el nombre del mes. etc.), se debe indicar claramente en el pie
Se deben seguir las reglas sintácticas, gra- del material que éste ha sido tratado y ha
máticas y ortográficas del idioma español, sufrido modificaciones de su versión original.
de acuerdo con la Real Academia Española. Antes de ofrecer contenidos, se debe validar
Los contenidos deben ser vigentes, relevan- la vigencia y calidad de los mismos.
tes, verificables y completos. Los contenidos
que la Presidencia de la República de Co- 6.3.2.6. Los contenidos no deben ser
lombia ofrezca por medios electrónicos debe ofensivos ni discriminatorios.
ser vigentes, relevantes, verificables y com-Los contenidos provistos por medios electróni-
pletos, que generen algún beneficio para cos por el MinMinas de ninguna forma pue-
los consumidores finales y que no dé lugar den ser considerados como ofensivos, sexis-
a interpretaciones erradas. De igual forma, tas, racistas, discriminatorios, obscenos, en
se debe evitar cualquier tipo de distorsión ola medida que contenidos ofensivos atentan
interpretación tendenciosa de la información contra derechos fundamentales de los parti-
que va a ser publicada en culares. En todo momento
medios electrónicos. se debe tener presente que
Las entidades deben ofre- Las entidades se trata de la imagen del
cer solo aquellos contenidos deben ofrecer solo Estado.
que sean de su competencia aquellos conteni- Se debe evitar todo tipo
y sobre las cuales se tenga de estereotipos por raza,
completa seguridad en tér- dos que sean de género, religión, origen
minos de veracidad de los su competencia y étnico, localización geo-
mismos. En caso de ofrecer sobre las cuales se gráfica, orientación sexual,
contenidos tomados de un discapacidad, apariencia
tercero ajeno a la entidad, tenga completa se- física o estrato social.
se debe incluir la fuente de guridad en términos Los contenidos que se pro-
donde fueron tomados. de veracidad de los vean no deben reflejar inte-
Cuando se publique infor- mismos reses, deseos, gastos ni nin-
mación en forma de artí- gún otro tipo de tendencia
culos, la información debe de sectores en particular,
provenir de fuentes totalmente confiables. Si igualmente, no deben reflejar posiciones po-
la fuente no es totalmente confiable o si no se líticas, religiosas, económicas, ni de ninguna
tiene certeza de la fuente de donde provie- otra índole, que puedan indicar preferencias
ne, la información debe ser corroborada al con grupos específicos.
menos con tres (3) fuentes adicionales, iden-
No se deben utilizar regionalismos o frases
tificando las fuentes al final del artículo.

Ministerio de Minas y Energía


30
coloquiales que son de uso común en algún que se encuentren dentro de los sitios Web
lugar del país pero que en otras regiones hacen parte del patrimonio de la entidad pú-
pueden ser consideradas ofensivas. blica y por lo tanto son considerados bienes
fiscales, razón por la cual su utilización debe
6.3.2.7. Los contenidos deben mantener estar expresamente autorizada y así mismo
la privacidad. se debe informar claramente al ciudadano
No se deben ofrecer contenidos que reve- qué puede hacer y qué no, con el material
len aspectos confidenciales de las personas alojado.
o entidades, que afecten el buen nombre o Si una entidad pública desea hacer uso (re-
que puedan generar efectos legales adver- producción, transformación, o puesta a dis-
sos a las entidades que publiquen la informa- posición) de materiales y obras protegidas
ción. Es importante en este punto tener claros por el derecho de autor, debe cerciorarse de
conceptos jurídicos tales como indagatorias, contar con la debida autorización del titular
llamado a juicio y demás, que de una u otras de los derechos sobre dicho material.
forma están afectando la condición jurídica
de las personas o las instituciones. La protección del derecho de autor se aplica
sobre los textos, imágenes, dibujos, foros y
No se debe ofrecer contenidos de procesos cualquier otro material gráfico, sonoro o vi-
sancionatorios en trámite, sual y los programas infor-
en la medida en que los máticos y bases de datos.
mismos pueden estar reser- Las obras protegi- Cualquier material de este
vados conforme a la ley. das por el derecho tipo que sea tomado de
En el caso de antecedentes alguna fuente externa a la
penales o disciplinarios,
de autor que se en-
entidad debe ser conside-
solo se ofrecerán conte- cuentren dentro de rado como una cita textual,
nidos cuando se trate de los sitios Web ha- por lo cual debe ir entre
antecedentes definitivos, comillas dobles y se debe
en los casos en que apli-
cen parte del patri-
incluir la referencia del lu-
que, se deberán mantener monio de la entidad gar donde fue tomada la
actualizados y se excluirán pública y por lo cita, con al menos, los si-
nombres de las personas guientes datos: autor(es),
cuando los antecedentes
tanto son considera-
libro u otra fuente del cual
dejen de tener vigencia. dos bienes fiscales fue tomada, fecha de publi-
En los casos en que se soli- cación.
cite información de los particulares, se acla- La protección de los derechos de propiedad
rará que la misma solo será utilizada para intelectual y propiedad industrial se observan
los fines para los cuales se solicita la infor- en lo relativo a marcas, nombres comercia-
mación y que no será divulgada a terceros les, logos, enseñas, lemas, nombre de do-
sin consentimiento de quien suministra la in- minios, secretos empresariales, saber-hacer,
formación, salvo en los casos previstos por la diseños industriales, patentes, modelos de
ley colombiana. utilidad y derechos de autor.
6.3.2.8. Los contenidos deben observar En caso que se detecten errores, omisiones,
el derecho de autor y de malas interpretaciones o cualquier situación
propiedad intelectual en la que el contenido quede en duda, se
debe corregir esta información de la manera
Las obras protegidas por el derecho de autor
más diligente.

Plan Estratégico de Comunicaciones


31
El desconocimiento de las normas vigentes >> Si bien puede surgir información extraordi-
en materia de derechos de autor, derechos naria que requiera divulgación inmediata,
de propiedad intelectual y de propiedad siguiendo en todo momento el procedimien-
industrial puede generar acciones civiles o to de publicación definido para las redes so-
ciales, cuando se trata de eventos públicos
penales.
de la entidad, se sugiere que el recibo de
6.3.2.9. Actualizaciones y contenidos en la información para elaborar trinos y memes
sea por lo menos un día antes que se dé
redes sociales
desarrollo al evento.
El objetivo de usar las redes sociales como
>> Los trinos y memes se envían antes del even-
canal de comunicaciones del Ministerio y de
to para aprobación. En caso de tener que
sus voceros se enfoca en dar a conocer de
realizar ajustes se hacen de inmediato. Esto
manera efectiva las decisiones de política de quiere decir que antes del evento ya estan
la entidad y contextualizar la información que revisados y aprobados los trinos y memes.
se desprende de la gestión de la entidad.
>> Los trinos y memes que se utilizaran en la
Mediante el aprovechamiento de las Tecno- cuenta del Ministerio incluyen mensajes ge-
logías de la información y la Comunicación nerales que se publicarán mensajes especi-
(TIC), el Grupo de Comunicaciones y Prensa ficos de lo que está ocurriendo y en estos
ha dado desarrollo al uso de redes sociales casos se acompañara de fotos que muestren
como canales de divulgación estratégicos a los seguidores qué está ocurriendo. Se re-
para exponer a la ciudadanía la gestión comieda no utilizar memes en los momen-
de la entidad y de los responsables de la tos especificos del evento dado que al ser
política pública del sector minero energéti- piezas pre-elaboradas dejan de reflejar la
co. En este sentido, el Ministerio de Minas espontaneidad del momento y pierden cre-
dibilidad.
y Energía tiene usuario como entidad en Fa-
cebook, Twitter, y Youtube, y la información
6.3.2.10. Sobre los mensajes del
que allí se divulga responde a los procedi-
Ministerio, el Ministro y los
mientos establecidos para este fin a través
viceministros
del Sistema Integrado de Gestión (Sigme), el
cual se puede consultar el mapa de procesos Liderar debate en redes: los mensajes pu-
(comunicación institucional), disponible en el blicados en las cuentes del Ministerio deben
siguiente enlace: estar alineadas con las cuentas del Ministro
y los Viceministros. El Grupo de Comunica-
https:/sigme.minminas.gov.co/SIGME/Mo-
ciones será el encargado de la articulación,
duloReportesDinamicos/InterfazUsuario/Ho-
basado en los lineamientos que den los vo-
meRepDinamicos.asp?Portal=GC
ceros.
En este documento se propone acciones de
Contenidos equilibrados: la parrilla de
comunicación digital encaminadas a posi-
mensajes en las cuentas del Ministerio y
cionar la imagen institucional de la entidad,
sus voceros deben procurar información
principalmente en el universo digital y las re-
de todos los frentes de la política mine-
des sociales.
ro energética y es importante que sean
>> La primera acción de cara a divulgar infor- propios voceros los que den retweet a
mación en las redes sociales del Ministerio la información que en el grupo se ge-
es identificar el objetivo de la publicación
nera. Tambien se recomienda el uso de
con el fin de definir piezas digitales a de-
hashtags y darle desarrollo permanen-
sarrollar y recursos gráficos que se pueden
utilizar. te a aquellos que refuerzan la caja de

Ministerio de Minas y Energía


32
mensajes, tanto de Gobierno como del dida esta como las publicaciones recibidas
Ministerio. para conocer la retroalimentación y/o iden-
tificar temas que se deban responder o redi-
6.3.2.11. Seguidores, contenidos y PQR’s: reccionar. Al respecto, se especifica tambien
No sólo se trata de aumentar el número de la acción de Responder (retwittear en Twitter)
seguidores, es importante aumentar el nivel cuando sea viable hacerlo por cuestión ins-
de influencia y esto se logra con una inte- titucional (competencia del Ministerio), fun-
racción permanente entre el Ministerio, sus cional (competencia del Grupo de Prensa)
voceros y sus seguidores. y técnica (espacio en Twitter), y se establece
Redireccionar al Grupo de Participación y
Cabe mencionar que en el Procedimiento
Servicio al Ciudadano si se identifica que se
para el Manejo de la Red Social Facebook,
trata de una PQR, la cual será respondida
así como en el Procedimiento para el Mane-
por el Ministerio desde la competencia de
jo de la Red Social Twitter, se estableció en
este Grupo.
el flujograma la acción de Visualizar, enten-

Plan Estratégico de Comunicaciones


33
Ministerio de Minas y Energía
34
TÁCTICAS DE
COMUNICACIÓN
EN DISEÑO
E IMAGEN
INSTITUCIONAL

7. TÁCTICAS DE 7.2.1. Actividades por demanda


COMUNICACIÓN EN >> Apoyar el diseño gráfico de las presentacio-
nes de la alta dirección.
DISEÑO E IMAGEN
>> Realizar el diseño de infografías como apo-
INSTITUCIONAL yo a la divulgación de políticas, planes o
proyectos.
7.1. Objetivo Táctico
>> Diseñar y diagramar libros, cartillas y regla-
Generar piezas de comunicación gráficas mentos.
que permitan entregar información clara y
>> Realizar el montaje semanal del boletín de
oportuna de los planes y políticas del Mi-
Informe de Mercados Energéticos.
nisterio de Minas y Energía, a los diferentes
públicos de interés. >> Diseñar espacios de interacción (stands) y
material de exhibición para eventos.
7.2. Plan Táctico de
>> Diseñar material POP.
Comunicación en Diseño
Socializar el procedimiento para solicitud de >> Montar invitaciones a eventos.
piezas gráficas impresas y comenzar el pro- >> Diseñar material para divulgación vía in-
ceso de implementación. ternet (landing page, banners, iconografía
para el portal de la entidad).
Coordinar, junto con la oficina de Planea-
ción, la recolección de la información para
las Memorias al Congreso de la República 7.3. Canales de Comunicación
2015-2016. Realizar el diseño y diagrama- que se Usarán
ción del documento. Las piezas gráficas de comunicación que se
Solicitar a las diferentes dependencias del desarrollarán a lo largo del año pueden ser
Ministerio sus solicitudes de diseño de pie- divulgadas a través de diferentes canales,
zas gráficas para la vigencia. tanto impresos, virtuales o audiovisuales. La
selección de éstos podrá estar a cargo del
Actualizar piezas gráficas de Pasa la Co- Grupo de Comunicaciones y Prensa o puede
rriente. depender de la oficina solicitante.

Plan Estratégico de Comunicaciones


35
Por lo tanto, a continuación se enuncian al- 7.3.4. Redes Sociales y Mailing
gunos canales que pueden ser selecciona-
En estos medios virtuales de la entidad, se
dos por los responsables:
publican infografías que apoyen o amplíen
la información de comunicados o boletines
7.3.1. Material Impreso
de prensa, así como de información de inte-
Libros, cartillas, plegables, afiches, etc. rés para los diferentes públicos relacionados
Este material puede ser distribuido en los di- con temas coyunturas de la entidad o del
ferentes eventos a los que se asista o a los sector de minas y energía.
que cite el Ministerio, de acuerdo a las nece-
Adicionalmente, a través del correo elec-
sidades de comunicación.
trónico se divulgan boletines institucionales,
Los libros y cartillas se utilizan principalmen- como el Boletín de mercados energéticos,
te para suministrar información completa y así como las invitaciones a eventos.
detallada de los planes y políticas de la en-
tidad, así como para entregar reglamentos 7.3.5. Eventos
técnicos.
Los eventos sirven para suministrar diferente
Por su parte, los plegables, afiches, o volan- tipo de material gráfico a los públicos de
tes están pensados para invitar a los públicos interés. Estos pueden ser organizados por el
de interés a tomar una acción particular: rea- Ministerio de Minas y Energía, como audien-
lizar inscripciones, asistir a eventos, acceder cia pública de rendición de cuentas, inaugu-
a subsidios u otro tipo de beneficios, cumplir ración de obras del sector,
con los lineamientos de una política, etc.
Por una parte, el diseño de los stands, puntos
de atención o material de exhibición permite
7.3.2. Material POP
realizar el posicionamiento de la entidad y
Cuadernos, esferos, agendas, bolsas, poci- divulgar los canales de atención.
llos, camisetas, USB, imanes, etc.
Adicionalmente, al tener contacto directo
Este tipo de material se usa principalmente con los públicos de interés es posible hacer
para divulgación de los canales de atención entrega de todo tipo de material impreso y
de la entidad. Es suministrado en el marco POP.
de eventos, ya sean organizados por terce-
ros o por la entidad, con el fin de dar a co- 7.3.6. Presentaciones de la Alta
nocer a los públicos de interés las diferentes Dirección
opciones que tienen para comunicarse con
el Ministerio. Se refieren específicamente a reuniones pri-
vadas con determinado público objetivo, en
7.3.3. Portal web www.minminas. los cuales se presenta información técnica
detallada, que debe ser expuesta de forma
gov.co
muy clara y precisa. Para ello se usa el for-
A través de este medio se pueden divulgar mato de presentación en Power Point, el cual
varios tipos de piezas, entre ellas: puede incluir varios tipos de información:
>> Las versiones digitales de los libros y cartillas gráficas, tablas, infografías, fotografías, etc.
>> Banners informativos
>> Infografías y material gráfico para micro si-
tios enfocados en políticas o campañas par-
ticulares.

Ministerio de Minas y Energía


36
TÁCTICAS DE
COMUNICACIÓN
INTERNA

8. TÁCTICAS DE 8.2. Objetivos Tácticos


COMUNICACIÓN >> Crear una política de comunicación para la
difusión de información interna.
INTERNA
>> Lograr una evaluación complementaria que
La comunicación interna es el flujo de infor- permita saber el estado actual del clima la-
mación dirigido al cliente interno. Se divide boral.
entre la comunicación oficial (memorán-
>> Mantener un seguimiento y mejora continua
dums, normas, políticas, procedimientos y de la comunicación interna.
circulares) y la comunicación no oficial (el
intercambio de ideas, opiniones, el desa- >> Brindar visibilidad interna de todas las ac-
rrollo de relaciones y la conversación per- ciones que realiza la organización externa-
sonal).  Nace como respuesta a las nuevas mente
necesidades de las entidades de motivar a >> Divulgar toda la información de alcance ma-
su equipo humano. sivo interno y brindar lineamientos para su
El Ministerio de Minas y Energía construye distribución y publicación.
actualmente un sistema de comunicación in- >> Localizar y conocer lideres por área para la
terna con los funcionarios y contratistas que comunicación interpersonal.
le permita tener un flujo constante y efectivo
>> Diseñar un canal de comunicación abierto y
de la información del sector y la entidad,
de doble vía con el fin de generar y conocer
enfocado de manera humanista hacia las ac- las opiniones de los colaboradores.
tividades de individuo y grupos de trabajo.
>> Dar a conocer la política informativa de la
8.1. Objetivos Estratégicos entidad.
>> Generar una cultura del buen manejo de la >> Tener conocimiento de todo el contenido in-
comunicación e información dentro del Mi- formativo que generen las dependencias.
nisterio de Minas y Energía.
>> Incentivar el conocimiento de la visión del 8.3. Plan de Acción
Ministerio y sus de objetivos generales. A través del plan se priorizarán las iniciativas
más importantes para cumplir de los objeti-
vos y metas. Este se constituirá como la guía

Plan Estratégico de Comunicaciones


37
que brindará el marco y estructura de los pa- >> Saber el conocimiento los colaboradores
sos a seguir tanto para el análisis y diagnós- frente a la identidad del Ministerio de Minas
tico como para mantener la visibilidad de la y Energía.
comunicación interna. >> Conocer que tan aplicada se da la comuni-
cación de doble vía.
8.4. Evaluación Permanente
>> Conocer posibles obstáculos y vacíos del
Se desea monitorear continuamente el desa- flujo de la información.
rrollo de las actividades e información para
el buen desarrollo de la comunicación inter- >> Observar los hábitos y costumbres internos
na. del flujo de información dentro de la cultura
laboral.
8.4.1. Objetivos >> Evaluar la evolución paulatina de la comuni-
>> Observar la efectividad del flujo de infor- cación dentro de la organización.
mación interno, tanto en canales como en
contenido.

Ministerio de Minas y Energía


38
CONTROL,
SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN

9. CONTROL, Para completar el análisis y evaluación de


SEGUIMIENTO Y la estrategia de comunicaciones, el Grupo
de Comunicaciones y Prensa implementó un
EVALUACIÓN servicio de análisis, monitoreo e inteligencia
La Resolución 40089 del 29 de enero del de medios que le permite analizar mensual-
2016 adopta el Plan de Acción del Ministe- mente los contenidos de publicaciones de
rio de Minas y Energía para la anualidad y cara al impacto causado; medir el trabajo
define la planeación como un instrumento de del equipo de comunicaciones con base en
gestión fundamental para orientar el cumpli- criterios previos; tomar decisiones acertadas
miento de la misión de la entidad, mediante y aplicables a la estrategia; responder ade-
el señalamiento de objetivos y metas a ejecu- cuadamente a las crisis coyunturales; y en
tar en el respectivo año. general comunicar de manera óptima.

EJEMPLO DE GRÁFICA ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

Plan Estratégico de Comunicaciones


39
A continuación un cuadro explicativo de las metas e indicadores del Grupo de Comunicaciones y Prensa para el año 2016, los cuales
representan uno de los insumos para realizar seguimiento y control para el cumplimiento de los objetivos del PEC 2015-2016; asimismo
para tener control sobre las actividades como sobre las responsabilidades frente a la realización física de lo planeado; y para conocer
el impacto de la estrategia planteada como sus resultados.
EJEMPLO DE SEGUIMIENTO A COLUMNAS Y EDITORIALES

Ponde- Ponde- Tipo


Valor Planea- Valor Planeado Valor Planeado Valor Planeado
Meta ración Indicador ración Valor Planeado Formula Indica-
do Trim Trim Trim Trim
Meta Indicador dor
Mantener comuni-
[Atención de Solicitudes
cación efectiva con
Entrevista y de entrevistas
periodistas, direc-
20 solicitudes de 100 300 de medios de Eficacia 50 85 85 80
tores o editores de
medios de comu- comunicación
medios de comuni-
nicacción] atendidas
cación.
Publicar contenidos [Publicación
podscats
institucionales en 20 de audios o 100 60 Eficacia 12 16 16 16
publicados
formato de audio podcast]
Publicar contenidos [Divulgación de

40
videos publi-
institucionales en 20 videos institucio- 100 60 Eficacia 12 16 16 16
cados
formato audiovisual nales]
[Publicación
Publicar mensajes Mensajes
en Cuenta del
institucionales en 20 100 600 publicados en Eficacia 150 150 150 150
MME en Red so-

Ministerio de Minas y Energía


redes sociales Facebook
cial Facebook]
[Publicación
Publicar mensajes Mensajes
en Cuenta del
institucionaels en 20 100 7.200 publicados en Eficacia 1.500 1.900 1.900 1.900
MME en Red
redes sociales Twitter
social Twitter]
Actualilzación per-
[Publicación
manente de las
de contenidos
carteleras con es- Cartelera
50 institucionales 100 180 Eficacia 30 55 55 40
pacios de retroali- actualizadas
en Carteleras
mentación para to-
internas]
dos los funcionarios
Publicar medio de [Publicación In-
InfoMinas
comunicación con foMinas Express Efectivi-
50 100 24 Express publi- 4 7 7 6
direccionamiento al interior de la dad
cados
estratégico interno entidad ]
Ponde- Ponde- Tipo
Valor Planea- Valor Planeado Valor Planeado Valor Planeado
Meta ración Indicador ración Valor Planeado Formula Indica-
do Trim Trim Trim Trim
Meta Indicador dor
Elaborar, publicar
[Divulgación y
y enviar oportuna-
publicación de Comunicados
mente a medios
100 comunicados 100 264 y boletines Eficacia 54 72 72 66
de comunicación,
y boletines de divulgados
comunicados o bo-
prensa]
letines de prensa
Ejecución presupues-
tal del primer indica-
dor de producto de
Servicio de di-
la actividad Divulgar [Servicio de
vulgación de
los Mensajes a tra- divulgación de
20 100 1 estrategias de Eficacia 0 1 0 0
vés de los Distintos estrategias de
comunicación
Canales y Medios comunicación]
prestado
de Comunicación,
del proyecto de in-
versión.
Ejecución presupues-
tal del segundo indi-
cador de producto

41
de la actividad [Realización Programas
Divulgar los Mensa- y emisión de audiovisuales
20 100 4.002.446 Eficacia 0 0 4.002.446 0
jes a través de los programas realizados y
Distintos Canales y audiovisuales] emitidos
Medios de Comuni-
cación, del proyecto
de inversión.

Plan Estratégico de Comunicaciones


Ejecución presupues-
tal del indicador de [Contar con Servicio de
producto de la activi- un servicio análisis y
dad Implementar un 20 de análisis y 100 1 medición de Eficacia 1 0 0 0
Sistema de Monito- medición de la la información
reo, del proyecto de información] prestado
inversión.
Ponde- Ponde- Tipo
Valor Planea- Valor Planeado Valor Planeado Valor Planeado
Meta ración Indicador ración Valor Planeado Formula Indica-
do Trim Trim Trim Trim
Meta Indicador dor
Ejecución presu-
puestal del indica-
dor de producto de Documentos
la actividad Reali- [Elaboración de de comunica-
20 100 4 Eficacia 1 1 1 1
zar un Análisis de documentos] ción elabora-
la Información Ob- dos
tenida, del proyec-
to de inversión.
Ejecución presu-
puestal de los recur- Recursos de
[Ejecución de
sos de las activida- 20 100 $4.000.000.000 comunicación Eficiencia $80.847.435 $2.613.171.606 $1.213.171.606 $92.809.351,80
recursos]
des del proyecto de ejecutados
inversión

42
Ministerio de Minas y Energía