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UNIDAD 2
HERRAMIENTAS DE
ORGANIZACIÓN E INTEGRACIÓN
PERSONAL
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Se prohíbe la reproducción total o parcial de esta obra, por cualquier medio,
electrónico o mecánico sin la autorización de la Dirección de Educación a Distancia
(UDB virtual).
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Sumario
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Clase 05 | ¿Cómo
organizar a la empresa?
En la unidad anterior se estudió la forma en la que en que se toman decisiones
y se elaboran planes operativos, tácticos y estratégicos en empresas privadas y
emprendimientos, a continuación se estudiará la forma en que las empresas
deben de organizarse y ser integradas para llevar la planificación a la práctica.
5. Bases de la organización
“La estructura organizacional es la distribución formal de los puestos de una
organización” (Robbins y Coulter, 2010, p.185). Las organizaciones en la
actualidad operan desde dos perspectivas; desde la jerarquía formalmente
establecida y desde las alianzas no oficiales establecidas entre los colaboradores
(Bateman y Snell, 2005). Los administradores no deben ignorar la manera en la
que los grupos se relacionan y por el contrario, deben utilizar, estas relaciones
informales para su influencia y beneficio en el cumplimiento de las tareas y
objetivos. La organización requiere de planeación en otro caso, se estaría ante
un escenario “ilógico, cruel, poco económico e ineficaz” (Urwick, 1944 citado por
Koontz et al., 2013, p.190). En realidad, es posible encontrar escenarios poco
económicos e ineficaces debido a una mala planeación o a una nula
consideración de las relaciones informales, lo que resulta en poca afinidad o
empatía entre los miembros de la organización; sin embargo, los
administradores deben aprovechar las competencias y recursos de los que
disponen para sacar adelante la tarea encomendada, sobre todo porque en la
mayoría de los casos no es posible decidir sobre el equipo de trabajo o no se
cuenta con un equipo ideal que posea todas las habilidades y actitudes deseadas.
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Rico, Fernández y Sánchez, (2001). Procesos estratégicos
y estructura organizacional: implicaciones para el
rendimiento. Psicothema. 13 (1), 29-39. Recuperado de
http://www.psicothema.com/pdf/410.pdf
Presidencia
Supervisión de
Publicidad Diseño Logística
Ventas
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En términos de horizontalidad se busca establecer divisiones en el mismo nivel
jerárquico, con igual grado de responsabilidad y autoridad, pero con distintas
funciones.
Presidencia
Supervisión de
Publicidad Diseño Logística
Ventas
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identificar alcances y limitaciones de sus funciones. Los organigramas describen
de forma gráfica las relaciones de dependencia y comunicación dentro de la
empresa y los manuales organizacionales ayudan a identificar procesos e
interacciones dentro de la organización.
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5.1.3 Estructuras horizontales y organización
funcional, divisional y matricial.
Presidencia
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matricial que identifica el interés y posibilidad de contribución de diferentes
participantes para lograr mayor integración de los diferentes departamentos, sin
dejar a un lado la posibilidad de dificultades por ambigüedad o conflictos en la
dirección. Lo cierto es que las ventajas de la especialización del trabajo son
evidentes y han sido destacadas desde los inicios de la administración, pero
también es importante identificar la posibilidad de cooperación en tareas afines
para lograr especialización, este reto de integración organizacional requiere de
una dirección adecuada y de un equipo consolidado.
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5.2.2 Coordinación planeada
Este tipo de coordinación parte de los objetivos para establecer plazos y metas,
sin establecer los protocolos para lograrlos. Se basa en la definición de las
tareas, los responsables y los plazos sin entrar en los detalles del cómo se
ejecutará el trabajo, dejando libertad a los departamentos o equipos de hacer
ajustes en la marcha, siempre y cuando se cumpla con los acuerdos de meta
establecidos.
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Clase 06 | Capacidad de
respuesta
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• Los empleados dependen más unos de otros y se relacionan de manera más
informal y personal. Figurafi
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embargo, en algunos casos los clientes pueden sentirse frustrados al no recibir
una atención personalizada a sus casos, ni obtener respuestas oportunas a sus
problemas porque hace falta una autorización en el proceso. Lo anterior es
evidencia de que el tamaño de la organización influye en el tipo de organización;
sin embargo, la organización no debería buscar ser grande como un fin último,
sino tener una alta capacidad de respuesta por medio de procesos
organizacionales efectivos, de este modo, el crecimiento en tamaño será una
consecuencia de una efectiva capacidad de respuesta. Si las empresas buscan
crecer sin considerar su capacidad de respuesta, podrían experimentar
problemas de calidad en sus procesos y operaciones, y si se toma en cuenta que
los procesos organizacionales son las actividades y comportamientos que
ocurren de manera regular en las empresas (Meadow y Yuan, 1997 citado por
Torres y Torres, 2014) se estaría ante un escenario de poco deseable
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Ciertamente el gran tamaño de las organizaciones puede ser un factor de ventaja
competitiva; sin embargo, las empresas de menor tamaño pueden encontrar
maneras de competir a través de la colaboración entre sí.
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En este caso, la flexibilización de la regla produciría más ingresos para la
compañía y una mayor satisfacción del cliente. De manera que podría afirmarse
que la informalidad en algunos casos es necesaria. En un sentido amplio, la
informalidad ayuda a hacer los procesos más expeditos, sobre todo en empresas
donde no existe una adecuada relación entre tamaño y delegación. Empresas
muy grandes, con una gran cantidad de personas y procesos centralizados,
requieren de la informalidad para conseguir resultados, de lo contrario, el tiempo
de toma de decisiones y resolución de problemas sería intolerable, sobre todo
en los entornos contemporáneos donde las respuestas se esperan de manera
inmediata y se penaliza la demora.
Desde el punto de vista comercial las empresas no deben diseñar sus productos
y servicios según el criterio de los ingenieros de diseño o según el requerimiento
de mercadeo. Las empresas deben diseñar productos según el criterio de los
usuarios o consumidores. Enfocarse en esta visión de conocimiento del público
objetivo, teniendo presente la disponibilidad de recursos puede conseguir
resultados o productos con un alto potencial de mercado, hasta que los gustos
o necesidades de los consumidores cambien.
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Para conocer la capacidad de respuesta de las empresas a
cambios en el entorno y cómo factores como el tamaño
inciden en la supervivencia de las empresas, visite el
siguiente enlace:
http://nulan.mdp.edu.ar/63/1/FACES_n9_9-22.pdf
Cliente
Corporación Competidores
Figura 20. Circulo estratégico para crear valor mediante una mejor
cobertura de los requerimientos de los clientes que lo que hace la
competencia.
Fuente: Ohmae, (1982) citado por Bateman, T. y Snell, S. (2005).
Administración: un nuevo panorama competitivo. México, D.F., México:
McGraw Hill
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en la actualidad los cambios no son un fenómeno cíclico sino más bien una
constante (Díez et al., 2004). En términos tecnológicos, los sistemas de
información en línea y tiempo real, permiten proporcionar seguimiento más
oportuno a los clientes, así mismo, los sistemas de producción o manufactura
integrados por computadora, permiten que problemas sean resueltos sin estar
presencialmente en el sitio de producción, así como otras prestaciones y
beneficios. Sin embargo, no es posible prescindir completamente de la
intervención de personal capacitado y sobre todo motivado para brindar una
oportuna y pronta respuesta a los requerimientos del cliente, pues no es posible
estandarizar todos los requerimientos y problemas de los clientes, lo que
significa que debe haber personas que se auxilian de la tecnología, pero tengan
un criterio para tomar decisiones y tratar con los clientes.
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No siempre es posible lograr una alta participación, pero esta alternativa de
respuesta de la organización crea una ventaja competitiva que es difícilmente
replicable, pues, requiere de un liderazgo carismático para su implementación.
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Clase 07 | Integración de
personal y manejo de
relaciones laborales
El proceso de integración en las empresas es cíclico, debido a que las
organizaciones y el mercado cambian constantemente. Debido a ello, es necesaria
una continua actualización al interior de las organizaciones, lo que implica el
inevitable retiro del personal, pero además la contratación de nuevo talento. En esta
clase se explicarán en detalle cada uno de las etapas del proceso de integración de
personal descritos en la figura 22.
Atracción
nuevo de
talento
Conservación Reclutamiento
del talento y selección
Contratación
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7.Procesos de selección y contratación.
La decisión de incorporar a nuevo personal a la empresa pasa generalmente por
procesos sumamente estructurados; sin embargo, en algunos casos los gerentes
pueden identificar talento a través de sus diferentes interacciones con el
entorno, y realizar contrataciones de esta manera o identificar posiciones en
donde requieren personal de confianza y contratarlos directamente. Por
supuesto, que lo anterior requiere de altas facultades y de una gran intuición
que solo la experiencia puede proporcionar. A continuación, estudiaremos las
situaciones en las que los procesos de selección y contratación demandan de
otras herramientas, diferentes de la intuición, para apoyar la decisión de
contratación.
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trabajo le gustaría formar parte de un equipo ganador. Las empresas que son
líderes y poseen habilidades clave, llaman al talento a través de la publicidad
generada por el boca a boca. Sin embargo, en lo que respecta a empresas que
tienen una pequeña participación de mercado principalmente por limitaciones de
capital pero que cuentan con una capacidad de respuesta estratégicamente
buena y liderazgo en competencias clave, la innovación para comunicar plazas
vacantes puede hacer la diferencia para conseguir al mejor talento de la
industria.
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Para conocer un estudio de las tendencias en el uso de
las redes sociales como herramienta de reclutamiento y
selección de personal, visite el siguiente enlace:
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desarrollar su trabajo, pero, además, también existen programas de desarrollo,
que pueden incluir no sólo formación en relación a temas relacionados con las
operaciones de la empresa, sino, además, temas integrales que un colaborador
puede aprovechar para su desarrollo personal.
Otro factor que es determinante para apoyar la cultura de la empresa, es la
remuneración. En un principio, todo trabajador necesita tener las condiciones
mínimas indispensables para desempeñarse satisfactoriamente. Existe la
percepción de que un profesional debe responder a las necesidades laborales
con independencia de los problemas o situaciones personales. Sin embargo, es
necesario comprender que los colaboradores son seres humanos que poseen
emociones y estados de ánimo, y que para responder adecuadamente en el
trabajo con independencia de otras situaciones es necesaria la inversión de
mucha más energía por parte de ellos. En un sentido más práctico,
inevitablemente un colaborador con problemas, no será un colaborador
desempeñándose en condiciones óptimas.
Es cierto que las compañías no pueden resolver todos los problemas de los
colaboradores, pero pueden garantizar ayuda y un principio un sueldo que
cumpla con las expectativas de los trabajadores, para que la situación económica
no sea un factor determinante en el desempeño.
En algunos casos, las compañías establecen una parte fija de pago y una parte
variable. Esto es funcional, cuando existen 3 factores. Primero las metas son
alcanzables, segundo el esfuerzo es proporcional a la remuneración y tercero, la
paga es realizada oportunamente. Por último, también es importante considerar
la confiabilidad del pago a través del cumplimiento de las condiciones pactadas
y la información oportuna sobre el desempeño. Si por algún motivo, no se
cumple lo que ha sido acordado en ese preciso momento, el incentivo de la parte
variable de pago dejará de ser funcional y hacer efecto.
Otros beneficios dependerán del tipo de colaboradores que se tengan y de las
necesidades identificadas. Existen empresas que proporcionan transporte a sus
empleados, también alimentación, u otro beneficio, como becas de estudio para
los hijos, oportunidad de capacitación en el extranjero, entre otros. Estos
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beneficios indirectos ayudan a incrementar los niveles de retención (Chun-Hsien
et al., 2006 citado por Vidal et al., 2015) y satisfacción de los trabajadores
(Gumbus y Johnson, 2003; Cole y Flint, 2004 citado por Vidal et al., 2015).
Todos los factores anteriores inciden en la retención del talento, pero ningún
beneficio haría que el talento rindiera los frutos esperados, si no están bajo una
dirección que ubique a la persona humana por encima de una visión utilitarista,
lo cual es un riesgo que puede ocurrir en empresas grandes y pequeñas por
igual.
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macroeconómica pueden incidir sobre indicadores como la inflación, la tasa de
empleo, la balanza fiscal y balanza de pagos.
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7.2.2 Gestión con sindicatos
En las organizaciones con sindicatos, muchas de las decisiones de recursos
humanos deben de pasar por la negociación colectiva, estas decisiones pasan
por las fuentes de reclutamiento, criterios de contratación, ascensos y despidos,
empleados elegibles para capacitaciones y normativa disciplinaria (Robbins y
Coulter, 2010). Los sindicatos tienen 3 funciones principales, la de negociar
contratos con los patronos, realizar presión al gobierno y servir de representante
de los trabajadores ante la empresa en lo que respecta a obligaciones y derechos
laborales. Sobre la negociación de contratos, lo lógico es que los sindicatos
produzcan aumento en los niveles salariales junto con otros beneficios para los
empleados. En relación a la presión hacia el gobierno, los sindicatos se ven
afectados por regulaciones estatales, por lo que existe la posibilidad que se
involucren en acciones de presión para procurar medidas y leyes en favor de sus
intereses. Los sindicatos incluso pueden adoptar participación y apoyos políticos,
convirtiéndose en grupos de poder dependiendo de la cantidad de
representados. Por último, los sindicatos pueden representar a los trabajadores
ante el patrono cuando existen disputas en relación a las condiciones pactadas
en el contrato laboral, cuando hubiese ambigüedad o hubiese señalamientos
hacia el desempeño de los trabajadores (Dusaillant, 2008).
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para sobresalir, incluso, las personas más valiosas para el equipo, son las que
ayudan a sus demás compañeros a resolver sus problemas y a superarse.
Sin embargo, las empresas poseen recursos limitados y en algún momento es
necesario prescindir de algunos colaboradores cuando los recursos de la
empresa se ven comprometidos o el rendimiento de los empleados no justifica
su permanencia dentro de la empresa. En estos casos, se genera un ambiente
desagradable internamente, pues, evidentemente existen relaciones laborales,
pero también afectivas entre los compañeros y, además, existe la preocupación
entre los que permanecen de si su trabajo podría ser el siguiente en ser liquidado
o si habrá una mayor carga laboral mayor, al exigirse mejores resultados con
menos recursos y apoyo.
Desde luego, que las situaciones de despidos son poco atractivas para la
empresa y lo son menos para los empleados despedidos, pero estas situaciones
pueden manejarse con mucha prudencia si la empresa posee adecuados
sistemas de medición de desempeño que realimenten oportunamente a los
empleados; además de una comunicación eficaz sobre la razón de los despidos
que no comprometa el prestigio del empleado pero que justifique la decisión.
También, es importante que los despidos sean definidos en el menor tiempo
posible para que los empleados que permanecen en la empresa no entren en
ansiedad, ni incertidumbre sobre su futuro. En realidad, la comunicación en
ambos sentidos es vital para afrontar un proceso de liquidación dentro de la
empresa que permita incluso que los empleados cesados se puedan retirar sin
menoscabo de su autoestima.
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Clase 08 | Evaluación de
desempeño laboral y
sistemas de incentivos
Incentivos
Realimentación
Indicadores
Evaluadores
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8.1 Evaluación del desempeño
El desempeño es el resultado de una actividad y el desempeño organizacional es
la sumatoria de resultados de todas las actividades de una empresa (Robbins y
Coulter, 2010). La evaluación de desempeño tiene 2 principales funciones.
Primero sirve para tomar decisiones sobre salarios, promociones o despidos y
segundo, identifica necesidades de capacitación y desarrollo de carrera
(Bateman y Snell, 2005).
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8.1.2 Indicadores de evaluación
Un buen indicador sería un objetivo cuando se plantea específicamente; sin
embargo, el diseño de objetivos cuantificables o cualitativos que puedan ser
corroborables es complejo. Es por lo anterior que se establecen indicadores (Díez
et al., 2004). Los indicadores de evaluación se pueden categorizar en
características subjetivas, comportamientos observables y resultados objetivos
(Bateman y Snell, 2005). Las características subjetivas, se basan en indicadores
que miden o señalan las habilidades blandas como el liderazgo, la comunicación,
proactividad, entre otros. Los comportamientos observables, tienden a ser un
poco más objetivos, pues, se basan en acciones y comportamientos, algunos
indicadores de estas evaluaciones son, por ejemplo, muestra diligencia en su
trabajo, apoya a sus compañeros, es puntual. La última evaluación basada en
los resultados, es sumamente objetiva, pues, analiza los resultados que pueden
estar representados por indicadores de resultados como volúmenes de venta,
errores en la producción, ahorros en costos, entre otros.
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2010). A continuación, se presenta una serie de pasos para asumir la labor de
realimentar un desempeño bajo según Bateman y Snell (2005):
• Resuma el desempeño en términos de resultados objetivos.
• Explique las metas y expectativas detalladamente.
• Sondeo las razones del rendimiento mostrado.
• Ayude al empleado a identificar alternativas de solución.
• Genere un acuerdo de mejora, definiendo plazos y metas.
• Levante un acta de compromiso o acuerdo.
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rechazado para una promoción en la que se consideró a alguien más y que a
juicio del empleado, no había hecho méritos mayores.
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un criterio individual de asignación de sueldo que podría estar influenciado por
la antigüedad del empleado o por sus competencias y resultados (Bateman y
Snell, 2005).
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Para conocer sobre la compensación flexible como
mecanismo de incentivos para la atracción y retención del
talento, visite el siguiente enlace:
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Referencias citadas en la UNIDAD 2
36
Rico, Fernández y Sánchez, (2001). Procesos estratégicos y estructura
organizacional: implicaciones para el rendimiento. Psicothema. 13 (1), 29-39.
Recuperado de http://www.psicothema.com/pdf/410.pdf
http://nulan.mdp.edu.ar/63/1/FACES_n9_9-22.pdf
García, P., Gatica, M., Cruz, E., Luis, K., Vargas, R., Hernández, J., Ramos, V. y
Macías, D. (2016). Procesos de reclutamiento y las redes sociales. Revista
Iberoamericana para Innovación y el Desarrollo Educativo: RIDE. 6 (12), 60-76.
Recuperado de https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=5523889
37
Iturriaga, A. (2007). Los futuros de los sindicatos. Crisis, dictaduras,
democracia: I Congreso Internacional de Historia de Nuestro Tiempo. Logroño.
Recuperado de https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=2676405
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Glosario de los términos citados en la
UNIDAD 2
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Relaciones informales Relaciones que no están identificadas, ni
reguladas por la impresa pero ocurren por la
afinidad o características personales que existen
entre los seres humanos.
Sindicatos Comité organizado de trabajadores que tienen la
función de representar a los empleados de un
sector o compañía antes las autoridades.
Teoría de sistemas Teoría que estudia a las empresas en su entorno,
es decir, estudia los actores fuera de la empresa
que tienen influencia sobre ella misma.
Tramos de control Personas desempeñándose en áreas o
actividades comunes o parecidas que son
dirigidas por una sola persona.
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