COLEGIO DARIO ECHANDIA I.E.D.

FORMACION DE CIUDADANOS EN VALORES Y TECNICA COMERCIAL

AREA: DE COMERCIO
DOCENTE:
ELSA BEATRIZ ORJUELA PINILLA CONTENIDO TEMATICO:
EL MENSAJE
PRODUCCION DE DOCUMENTOS COMERCIAL INTENSIDAD HORARIA 2 HORAS
GRADO 9 PRIMER SEMESTRE FASE IV SEMANALES

FASE 4: PROFUNDIZACION

TRANSCRIBA LA FASE 4 EN SU PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS

CARACTERISTICAS DEL MENSAJE COMERCIAL

DEFINICION:
La Correspondencia: es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas,
esquelas, tarjetas, emails, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la
correspondencia es el alma del comercio y de la industria.
Es aquellas cuyo contenido está relacionado con operaciones comerciales, negocios, compra, venta,
propaganda, movimientos internos de una empresa.

La redacción comercial es un conjunto de documentos que se tramitan diariamente, solicitando o

presentando información, materiales, entrevistas, reservaciones, pedidos, cobros, etc.
Para redactar se debe utilizar un lenguaje sencillo, actualizado, claro y correcto, ya que el objetivo
fundamental es informar e influir.
La exactitud y la claridad son requisitos vitales, no conviene extenderse mas de lo necesario, ni
emplear más palabras de las que se necesitan. Los hombres de empresa afirman que
una buena carta comercial influye en la positiva marcha de los negocios.

REDACTAR significa compilar, poner en orden, expresar por escrito los pensamientos o
conocimientos redactados con anterioridad. Es construir la frase con exactitud,
originalidad, concisión y claridad. Es el arte de hablar o escribir correctamente, es el Arte
de persuadir.

REDACCION consiste en relacionar el lenguaje escrito, con nuestro pensamiento.

CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Las comunicaciones comerciales se clasifican en externas e internas.
EXTERNAS: Es la que se realiza entre la empresa y otras entidades y funcionarios de diferentes
entidades, es decir la correspondencia recibida y despachada: Cartas, oficios, informes, tarjetas,
postales, publicaciones, ordenes, facturas, actas acuerdos resoluciones, licitaciones, cotizaciones y
correos electrónicos.
INTERNA: Es la que se produce entre funcionarios de la misma institución, memorandos y circulares
en general.

CARACTERISTICAS FUNDAMENTALES DE LA CORRESPONDENCIA.

BREVEDAD: Exponer las ideas con las palabras indispensables únicamente. Un mensaje es breve
cuando a pesar de haber utilizado el menor numero de palabras, es claro y completo. “No use 20
palabras cuando 5 son suficientes”.
Ejemplo:

MENSAJE DIFUSO MENSAJE BREVE

En relación con su informe del 15 de septiembre, en
donde se refiere a las irregularidades advertidas en
el departamento de cómputo durante el año
calendario de 2006, me complace anunciarle el
traslado de este asunto a la Gerencia de personal
para su solución.
Me complace anunciar el traslado de
su informe 431 del 15 de septiembre
a la Gerencia de Personal para el
trámite correspondiente

CLARIDAD: Emplear palabras sencillas pero correctas, evitando el uso de rebuscadas expresiones
idiomáticas; no abusar de las abreviaturas. Conviene tratar en cada párrafo un solo asunto, sin omitir
datos importantes.
Esta característica implica comprensión fácil y rápida, con una sola interpretación posible. La claridad
se obtiene con base en el ordenamiento metódico de ideas y el uso correcto del lenguaje. Además, se
complementa con la presentación completa de ideas y el empleo de datos esenciales.

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Ejemplo:

MENSAJE CONFUSO MENSAJE CLARO

Hablar con el personal de oficina, además de ser una Debe recomendarse a los superiores que
buena rutina diaria, constituye por parte de los adopten la práctica diaria de hablar con su
supervisores una excelente practica, que debería personal.
imitarse en algunos casos.

CORTESIA: Esta característica se relaciona con el tono amable y respetuoso que siempre se debe
usar para la comunicación comercial. Nada mejor que una palabra amigable y atenta para trasmitir
una idea. Las dos palabras más importantes del lenguaje son: MUCHAS GRACIAS. La mas
importante USTED y la menos importante YO.
Un escrito es nuestro representante; por lo tanto, debemos tener en cuenta que decimos y como lo
decimos. El escrito hará nuestra tarea frente al interlocutor; por eso debe mostrar las cualidades
humanas, cordialidad, espontaneidad y naturalidad. Mantener un trato agradable y discreto.

Ejemplo:

DESATENTO
En lo que a mí concierne el desperfecto
descubierto en su máquina tejedora “Wally” no
es de nuestra responsabilidad y su empresa
debería cambiarla o asumir su reparación por
encontrarse en periodo de garantía.
CORDIAL
Luego de la inspección realizada a la maquina
tejedora “Wally” de su fabricación, nos parece justo,
por encontrase en periodo de garantía, que se
empresa asuma el gasto de reposición o reparación.
Tienen ustedes la palabra.

ESTETICA: El texto debe guardar estricto equilibrio entre los espacios escritos y los que quedan en
blanco. La calidad del papel, el tipo de letra y el tamaño de la misma forman parte de la presentación
estética del escrito.

COHERENCIA: Es la capacidad para manejar la información como un todo. Lograr que las pequeñas
ideas se enlacen entre si para que surja la idea general significativa y completa. Para esto es preciso
usar conectores de ideas simples con funciones de cohesión como: adición, disyunción, comparación,
temporalidad, contraste, condición.
CONECTORES PARA MEJORAR LA COHERENCIA

CONJUNCION AL INICIO AL MEDIO

Adición Y. también. Además, por otra parte, ni, así.
Disyunción O.
Comparación Así mismo. Del mismo modo, tanto como, así como.
Temporalidad Mientras, en tanto, hasta ahora, en Al mismo tiempo, en tanto después,
este momento. entonces.
Contraste Aunque, en cualquier caso, en Aunque, pero, sin embargo, en cambio, al
cambio. contrario, por otra parte.
Implicación Si, si no, a menos que. Si, si no, a menos que, por que, por eso,
por consiguiente, por tanto.

La coherencia permite al que escribe relacionar sus ideas y párrafos para conseguir un mensaje de
ideas articuladas, de modo que el lector sea llevado de la mano del primer al último párrafo.

Apreciamos,… 1er. Párrafo No obstante,… 2º Párrafo Por tanto,… Ultimo párrafo

VERACIDAD: La veracidad es la máxima cualidad de la comunicación comercial. Una relación

basada en la verdad generara buena voluntad, será sólida y duradera.
Compare los dos mensajes siguientes y determine cual está mejor identificado.

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ENGAÑOSO VERAZ
La totalidad del software que usamos en nuestras Una parte importante del software utilizado en
redes locales y en todo el país ha sido producido por nuestras redes locales y nacionales ha sido
nuestros ingenieros de sistemas producido por nuestros ingenieros.

CORRECCION: Unos errores visibles pueden destruir la primera buena impresión que el
corresponsal quiere ganar con la carta. Corrección significa:
 Buena ortografía.
 Uso adecuado de mayúsculas.
 Empleo apropiado de signos de puntuación.
 División correcta de las palabras al final del renglón.
 Escritura apropiada de los números.
 Limpieza y carencia de errores.
 Presentación de párrafos bien balanceados.
 Uso adecuado de sinónimos
 Aplicación adecuada de los principios sintácticos y uso correcto de las preposiciones.

MOTIVACION: Motivar para la acción es el verdadero reto de la comunicación comercial. Solo un

mensaje motivador lograra atraer al lector a la acción porque sus intereses internos han sido
convocados. Para que la motivación sea favorable y defina una decisión en la mente el lector, es
preciso acudir a el para ayudarlo a satisfacer sus necesidades debilidades humanas.
NECESIDADES DEBILIDADES HUMANAS
1. Biológicas 1. Por lo nuevo.
2. De seguridad 2. Por lo exclusivo.
3. De amor y pertenencia. 3. Por lo cómodo.
4. De autoestima. 4. Por lo fácil.
5. De autorrealización 5. Por lo divertido.
6. Por la calidad.

Motivar es despertar el interés en el ser humano, comúnmente renuente a comprar, pagar o cooperar.
En estas 3 áreas están definidos los siguientes ejemplos.

TEMA FRASES MOTIVADORAS

a. Venta Nuestros clientes afirman haber asegurado su tranquilidad en el viaje
luego de haber adquirido nuestro económico plan de protección.
b. Cobro Su remesa oportuna mantendrá para usted el prestigio y crédito
comerciales que siempre los ha distinguido.
c. Cooperación El trabajo realizado por usted representará un valioso aporte a la
industria nacional en los años venideros.

MODERNIDAD: A continuación, se presenta una lista de expresiones anticuadas con sus

equivalencias modernas, para emplearlas en la correspondencia comercial.

TERMINOS COMERCIALES MÁS USUALES

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ANTICUADOS MODERNOS
1. Por la presente me permito enviarle. 1. Le envió.
2. Quedamos de usted 2. Atentamente, hasta tener sus
Noticias.
3. Anticipo mis agradecimientos. 3. Agradeceré.
4. En el día de hoy. 4. Hoy.
5. Tengo a bien. 5. Me complace.
6. Agradezco de antemano. 6. Agradeceré.
7. A su mas pronta conveniencia. 7. Especificar la fecha.
8. Pongo en su conocimiento. 8. Le comunico.
9. Le estamos incluyendo. 9. Incluimos.
10. Debidamente firmado, registrado. 10. Firmado, registrado.
11. De los corrientes. 11. De julio, agosto, etc.
12. Adjunto le incluyo. 12. Adjunto.
13. Muy señor nuestro y amigo. 13. Cordial saludo, señor.
14. Con el fin, con el objeto. 14. Para.
15. A la espera de. 15. Espero, esperamos.
16. Me despido. 16. Hasta otra ocasión.
17. Esta es para comunicarle. 17. Le comunico.
18. Confió, confiamos. 18. Espero, esperamos.
19. Esperando su respuesta. 19. Espero.
20. Próximo pasado. 20. De abril, mayo, etc.
21. Llego a mí poder. 21. Recibí.
22. Agradeciéndole la atención. 22. Agradezco.
23. Sírvase de. 23. Utilizar.
24. Rendir servicios. 24. Servir.
25. Con excepción de. 25. Excepto.
26. Tomar las medidas apropiadas. 26. Hacer.
27. Obra en su poder. 27. Tiene.
28. Es responsable por la selección. 28. Selecciona.
29. Hice la notificación. 29. Notifique.
30. Tuvo lugar una reunión de. 30. Se reunieron.
31. Durante el curso de. 31. Durante.
32. Durante el año 2006. 32. Durante 2006.
33. Es la opinión de muchos. 33. Muchos opinan.
34. En relación con las precauciones de seguridad. 34. Por seguridad.
35. El mayor problema es cuestión de costo.
36. En número de cuatro. 35. El mayor problema es el costo.
37. Tipo seis de la tarde. 36. Cuatro.
38. Permítame decirle que estamos sumamente 37. Seis de la tarde. 18:00 horas.
Satisfechos. 38. Estamos satisfechos.
39. Quiero aprovechar esta oportunidad para 39. Le agradezco.
Expresarle mi agradecimiento.
40. Cuesta un total de $100.000. 40. Cuesta $100.000.
41. Daremos a este asunto nuestra más pronta 41. Atenderemos pronto.
atención
42. Le envió.
42. Me he tomado la libertad de enviarle. 43. Afectuosamente, sinceramente,
43. Sírvase ser tan amable de informarme. Agradecer su apoyo
44. Afectuosamente, sinceramente,
44. Aprovechamos la ocasión para reiterarle las agradeceré su apoyo.
seguridades de nuestra más alta consideración. 45. De enero, Febrero, etc.
45. Con la mayor brevedad posible. 46. de marzo abril, etc.
46. Tan pronto como le sea posible. 47. Sabemos, conocemos.
47. Estamos plenamente conscientes. 48. Incinerar.
48. Efectuar la incineración. 49. según su solicitud.
49. Relativo a su solicitud. 50. Considerar.

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50. Tomar bajo consideración. 51. Objetar.

51. Interponer una objeción.. 52. Más tarde.

POSITIVISMO:
Ser positivo en la vida es una forma de conducta. Es comunicar con empatía, pensando en el interés
y circunstancias del interlocutor o lector, aspectos:
a. El leguaje positivo evita el reproche como olvido, dejo, etc.
b. Prefiere los posesivos su, suyo en vez de mi, nuestro.
c. No toma los beneficios, los solicita.
d. Omite frases de estructura negativa y recurre a sus equivalentes positivos: “No nos
oponemos” por “aceptamos” o “no me comprendes” por “permíteme explicarte otra vez”

LENGUAJE CON DOS SIGNOS

POSITIVO (+) NEGATIVO (-)

Señor Martínez no voy a poder asistir hoy porque
me siento mal de salud.
Usted olvido especificar el número de piezas de
vajilla que desea y lamentamos no poder atender
su pedido.
Señor Martínez, permítame faltar al trabajo esta
mañana para poder atender mi salud en el hospital.
Apreciaremos que especifique el número de piezas
de vajilla para su pedido 123, para que pueda ser
atendido de inmediato.

NATURALIDAD Y SENCILLEZ:
El mensaje debe ser vivo y natural. La sencillez esta en el lenguaje simple y directo, sin términos
rebuscados o ambiguos.

MENSAJE ARTIFICIAL MENSAJE NATURAL

 Muy señor mío y amigo
 Tengo el honor de dirigirme a usted.
 Espero vuestra complacencia
 Su obsecuente servidor y amigo.
 Estimado señor Martínez.
 Un saludo cordial, Señor Martínez.
 Me complace comunicarle.
 Espero su satisfacción
 Cordialmente.

CREATIVIDAD:
Trate de ser genuino y creativo. Sus frases representan su personalidad y estilo, dentro des estos
parámetros trate de crear algo diferente y novedoso.

DISCRECION:
Exprese siempre lo que deba y pueda en forma discreta y diplomática.

De todas las características las más importantes son la claridad y la precisión

En la correspondencia no caben adornos que están bien en el estilo literario, pero no en el

estilo de la correspondencia; éste debe ajustarse a preceptos o normas del buen decir, que
llamamos características o notas.

En la correspondencia no se trata de lograr belleza artística, sino que se pretende la

comunicación fácil, clara y digna en las relaciones comerciales.

Los defectos del estilo vienen a ser lo contrario de las cualidades, o sea: oscuridad,
imprecisión, impropiedad, prolijidad, afectación y descortesía; lo cual ha de evitarse en la
correspondencia.

ACTIVIDAD

Con base en la anterior información resuelva el siguiente crucigrama, puede imprimirlo, solo el
crucigrama y resolverlo directamente.

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MENSAJE COMERCIAL
REALICE EL CRUCIGRAMA
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VERTICAL

1. información visualizada en pantalla; videotex pasivo (sólo recepción) o activo (recepción y envío)
3. cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras
4. es la que se realiza entre la empresa y otras entidades y funcionarios de diferentes entidades, es
decir la correspondencia recibida y despachada
5. la sencillez está en el lenguaje simple y directo, sin términos rebuscados o ambiguos
6. son breves mensajes, enviados en tarjetas o telegramas en los cuales se expresan
congratulaciones por un hecho feliz
7. mensajes en forma de esquelas o tarjetas especiales en las que se invita a concurrir a un acto o
reunión
9. lleva signos de puntuación en cada una de sus partes o componentes
12. género de composición que comprende las distintas formas de comunicación escrita, en los
trámites mercantiles, industriales y oficiales
13. la intermediaria entre las relaciones cliente-proveedor

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15. escritos breves que encierran la idea de agradecer una atención o algo. se hacen a través de
esquelas, tarjetas o telegramas
17. el texto debe guardar estricto equilibrio entre los espacios escritos y los que quedan en blanco
19. es comunicar con empatía, pensando en el interés y circunstancias del interlocutor o lector
20. es la máxima cualidad de la comunicación comercial. una relación basada en la verdad generará
buena voluntad, será sólida y duradera
22. las ideas con las palabras indispensables únicamente. cuando a pesar de haber utilizado el menor
número de palabras, es claro y completo

HORIZONTAL
2. no lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes componentes
8. unos errores visibles pueden destruir la primera buena impresión que el corresponsal quiere ganar
con la carta
10. conjunto de frases hechas
11. es la capacidad para manejar la información como un todo. lograr que las pequeñas ideas se
enlacen entre sí para que surja la idea general significativa y completa.
14. el arte de hablar o escribir correctamente, es el arte de persuadir
16. consiste en relacionar el lenguaje escrito, con nuestro pensamiento
18. anuncios de acontecimientos como bodas, bautizos, fallecimientos, etc
21. contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio, tv, carteles,
pancartas
23. ser genuino y creativo. sus frases representan su personalidad y estilo, dentro de estos
parámetros trate de crear algo diferente y novedoso
24. esta característica se relaciona con el tono amable y respetuoso que siempre se debe usar para
la comunicación comercial
25. para la acción es el verdadero reto de la comunicación comercial. solo un mensaje motivador
lograra atraer al lector a la acción porque sus intereses internos han sido convocados
26. es la que se produce entre funcionarios de la misma institución, memorandos y circulares en
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idiomáticas; no abusar de las abreviaturas
28. exprese siempre lo que deba y pueda en forma discreta y diplomática