CARACTERISITICAS DEL MENSAJE COMERCIAL

CREACION PERSONAL DE MENSAJES: La automatizacin del trabajo de oficina, los

conceptos de productividad, calidad y excelencia imponen mensajes breves
informales y funcionales

1. Productividad en la oficina: para el trabajador de la oficina la productividad

se expresa en ms y mejores mensajes, menor esfuerzo para lograrlos, menor
gasto (consumo de energa y desgaste de equipos), menor tiempo para la
elaboracin de documentos y el mejor resultado como consecuencia de su
lectura.
Evitar el despilfarro de papel, copias, luz, telfono y equipo tambin redunda
en una mayor productividad de la oficina.
2. Caractersticas vitales del mensaje: la comunicacin comercial de hoy solo
es eficiente y eficaz si est dotada de caractersticas vitales y algunas
complementarias:
a. Claridad: esta caracterstica implica que el mensaje escrito sea de
comprensin fcil y rpida con una sola interpretacin posible. La
claridad se obtiene con un ordenamiento metdico de ideas y el uso
correcto del lenguaje. Adems se complementa con la presentacin
completa de ideas y empleo de datos esenciales.

Mensajes confusos Mensaje claro

El seminario que todos refieren parece que Lamentamos comunicar la

no tendr lugar en septiembre, debido a postergacin del seminario Hombres
mltiples razones que no vienen al caso, se del futuro para el mes de septiembre.
acord postergarlos para otra fecha.

2.2 Brevedad: un mensaje es breve cuando, a pesar de haber usado el menor

nmero de palabras, es claro y completo. Donald Walton lo ilustra muy bien en
uno de sus subttulos, No use 20 palabras cuando cinco sean suficientes

Mensaje difuso Mensaje Breve

En relacin con su informe del 15 de septiembre, Me complace anunciar el

donde se refiere a las irregularidades advertidas en traslado de su informe 431 del
el departamento de computo durante el ao 5 de septiembre a la
calendario de 1998, me complace anunciarle el Gerencia de Recursos
traslado de este asunto a la gerencia de Recursos Humanos para el trmite
Humanos para su solucin correspondiente

2.3 Integridad: un mensaje integro tambin es claro. Integridad y claridad se

complementan. Por el contrario una carta incompleta resulta vaga, vana y de
difcil comprensin. En los siguientes ejemplos se ilustra esta caracterstica:

Mensajes Incompleto Mensaje completo

Informo a usted que el Me complace informarle que los siguientes equipos

equipo de inventario de hacen parte del inventario de nuestro equipo mdico:
nuestra oficina es reducido
pero de gran importancia Una maquina rayos x Holiday
para el trabajo de nuestros Un tomgrafo Bolton
profesionales de la salud. 6 Tensimetros Kulex
Un juego de 22 pinzas

2.4 Cordialidad: Esta caracterstica se relaciona con el tono amable y

respetuoso que siempre se debe usar para la comunicacin comercial. Nada
mejor que una palabra amigable y atenta para transmitir una idea. Donald
Walton seala que las dos palabras ms importantes del lenguaje: muchas
gracias; la ms importante Usted; la menos importante Yo.

Mensajes Desatento Mensaje cordial

En lo que a m concierne, el desperfecto Luego de la inspeccin realizada a la

descubierto en su mquina tejedora no
es de nuestra responsabilidad y su
empresa debera cambiarla o asumir su
reparacin por encontrarse en periodo
de garanta
maquina tejedora fabricada por ustedes,
nos parece justo, por encontrarse en
periodo de garanta, que su empresa
asuma e gasto de reposicin o
reparacin. Ustedes tienen la palabra.

2.5 coherencia: es la capacidad para manejar la informacin como un todo

articulado; lograr que las pequeas cosas se enlacen entre si para que surja la
idea general significativa y total. Para que esto sea posible es preciso usar
conectores de ideas simples, conjunciones que tambin nos sirven: adems,
sin embargo, por lo tanto, sin duda, mientras tanto, asimismo, aunque, a
pesar de que. Etc.
2.6 veracidad: A usted no le agradara hacer negocios con personas que faltan
a la verdad, por lo tanto la veracidad es la mxima cualidad de la comunicacin
comercial. Una relacin basada en la verdad genera buena voluntad, ser
solida y duradera.

Mensajes Engaoso Mensaje Veraz

La totalidad del software que usamos en Una parte importante del software
nuestras redes locales y en todo el pas ha utilizada en nuestras redes locales y
sido producida por nuestros ingenieros de nacionales fue producida por nuestros
sistemas ingenieros.

3. Caractersticas complementarias:
3.1 correccin: unos errores visibles pueden destruir la buena impresin que
el comunicador se propone ganar con la carta. Por eso,
correccin significa:
a. Buena ortografa
b. Uso adecuado de maysculas
c. Empleo apropiado de signos de puntuacin
d. Divisin correcta de palabras l final de la lnea si es el caso
e. Escritura apropiada de los nmeros
f. Presentacin del mensaje organizado en tablas o columnas
g. Uso discriminado de abreviaturas y acrnimos
h. Presentacin de prrafos bien balanceados
i. Uso adecuado de sinnimos
 j. Aplicacin adecuada de los principios sintcticos y uso correcto de
preposiciones.

3.2 Motivacin: Motivar para la accin es el verdadero reto de la

comunicacin comercial hoy en da. Motivar es despertar el inters del ser
humano comnmente renuente a comprar, cooperar o pagar.

3.3 Modernidad: es el uso de trminos, frases, estilos y rasgos e la poca

Anticuadas Modernas

A la espera de Espero, esperamos

De acuerdo a.. De acuerdo con..
En base a .. Con base en ..
Agradezco de antemano Agradecer
De los corrientes.. De julio, agosto etc

3.4 Positivismo: ser positivo en la vida es una forma de conducta. Es

comunicar con empata, pensando en el inters y circunstancias del interlocutor
o lector. He aqu algunos rasgos:

a. El lenguaje positivo evita el reproche como: olvid, dej etc.

b. Prefiere los posesivos su, suyo en vez de mi, nuestro.
c. No toma los beneficios; los solicita.
d. Omite frases de estructura negativa y recurre a sus equivalentes
positivos: No nos oponemos por aceptamos; No me comprendes por
Permteme explicarle otra vez
e. Impulsa la accin inmediata: Apreciare su respuesta, Esperamos su
catalogo

3.5 Naturalidad y sencillez. El mensaje debe ser vivo y natura. La sencillez

esta en el lenguaje simple y directo sin trminos rebuscados o ambiguos.
Cuando tenga dudas someta su mensaje a la prueba del telfono, si lo puede
decir por telfono, adelante, tambin lo puede escribir.

3.6 creatividad: Trate de ser genuino y creativo. Sus frases representan su

personalidad y estilo. Dentro de estos parmetros, trate de crear algo diferente
y novedoso. No seas una copia de otro; realiza tus propias impresiones

3.7 Discrecin: exprese siempre lo que debe y pueda en forma discreta y

diplomtica