Manual de Redaccion

INTRODUCCIÓN
En la actualidad, con el avance de la tecnología, la escritura es la herramienta de

comunicación más utilizada, sobre todo, en el ámbito de las corporaciones. Lo
paradójico es que, con el avance de las comunicaciones, escribimos más, pero no
lo hacemos mejor que antes. La velocidad y la frecuencia de estas
comunicaciones hacen que poco a poco vayamos perdiendo de vista las normas
de redacción, que finalmente provocan que las comunicaciones no logren cumplir
con sus objetivos. Resulta fundamental que tanto el personal jerárquico, como los
profesionales y técnicos que forman parte de la empresa, sean capaces de
transmitir sus ideas por escrito con eficacia. ESCRIBIR CORRECTAMENTE
Desarrollar las habilidades de
Generalidades:
comunicación es una herramienta
indispensable para todo aquel que desee
MANUAL DE
 Revisar conceptos de redacción y correspondencia,
clasificación y registro.
así como su manejo,
tener un mejor desempeño en su hábitat.
Hablar bien y escribir bien son
REDACCION PARA LA
 La carta y sus partes en la cual se profundizará sobre los tipos de puntuación y
habilidades necesarias para subsistir en
los estilos de documentos que se manejen en elesteámbito empresarial.
mundo cada vez más caótico.
COMUNICACION
Describir con detalle todo lo relacionado con la correspondencia especial,

como el memorando, la circular, el informe,

Alumno: Ángel Aaron Linares
etc., para terminar con la
Navarro
EMPRESARIAL Materia:
elaboración del currículum vitae y los lineamientos
de formularios impresos.
Análisis
generales para ely manejo
textos
redacción de
Profesor: Miguel Angel Lopez Conrado

Campus Florida
Contabilidad
Fecha de entrega: 30/11/2022
Manual de Redacción Para la Comunicación Empresarial
CONTENIDO
Introducción……………………………………………………………………...........0
 Generalidades…………………………………………………………………1
Contenido………………………………………………………………………………2
Cap. 1. Redacción y correspondencia……….………………………………………
3
Cap. 2. La
carta………………………………………………………………………...7
Cap. 3. Correspondencia especial………….
………………………………………..9
Cap. 4. Cartas redactadas por la asistente o secretaria, para firma del jefe……
12
Cap. 5. Cartas que redacta y firma la secretaria o
asistente……………………..35
Cap. 6. Correo
electrónico…………………………………………………………..45
Conclusión……………………………………………………………………………51
Pá g. 1
CAPITULO 1. REDACCION Y CORRESPONDENCIA
Concepto de redacción
Redactar proviene del verbo latino redactus, que a su vez

proviene de redigere, y significa compilar, escribir en
orden lo pensado.
Redactar es:
a) Ordenar ideas y expresarlas por escrito

b) Construir clara, completa, concisa y correctamente
cada frase, oración o clausula.
c) Dar forma escrita a un tema determinado.
d) Expresar adecuadamente, por escrito pensamientos, conocimientos y
experiencias, sin ataduras léxicas, sintácticas, ortográficas, de distribución y
síntesis.
e) El arte de transmitir correctamente una idea por escrito.
f) Construir una frase con exactitud y originalidad, mediante la utilización de
un lenguaje común.
La comunicación oral y escrita
1. La comunicación oral está limitada por el espacio y el tiempo; sin embargo,

las inflexiones y el tono de voz atraen el interés del interlocutor, y si a esto
añadimos el ademan y el gesto, la expresión oral se verá enriquecida, ya
que el mensaje se podrá transmitir con más fuerza y será más persuasivo y
convincente.
2. La comunicación escrita es la memoria de la humanidad y suple, además,
una gran deficiencia de la palabra hablada: su inestabilidad, pues esta no
deja constancia histórica sobre un hecho determinado. Mediante la escritura
se puede transmitir el pensamiento de la humanidad, a través del tiempo y
del espacio, a países remotos y a generaciones futuras.
Pá g. 2
Elaboración de un escrito
 Planeación
Consiste en plantear, con claridad la respuesta a las preguntas ¿Qué se va a
decir, a quien vamos a dirigirnos, cuando, donde, cómo y por qué? La planeación
consta de lo siguiente:
a) Identificar el objetivo del escrito
b) Elaborar una guía que contenga los puntos que vamos a tratar.
c) Investigar, recopilar la información necesaria y organizar las ideas.
d) Tener presente el tipo de lector a quien nos estamos dirigiendo.
e) Preparar un borrador y revisarlo con sentido crítico.
f) Procesar el escrito en la computadora.
 Cualidades
- Claridad: Transmitir un pensamiento de manera que se comprenda sin

esfuerzo.
- Integridad: Se refiere a que, cuando queramos expresar una idea, esta vaya
completa, evitando que al lector que surjan dudas.
- Concisión: Significa que debemos expresar nuestro escrito con el menor

número posible de palabras, evitando rodeos absurdos y párrafos sin
sentido; pero sin sacrificar, por ello, claridad e integridad.
- Sencillez: Ausencia de rebuscamiento en la exposición de ideas, que hace

que todo se diga sin artificios y sin poses de erudición.
- Corrección: Uso de términos apropiados, tanto por su significado como por

su apego a las normas gramaticales.
- Cortesía: El tono, el cual debe ser amable, y esta íntimamente relacionado

con la respuesta del lector. Cuanto mejor digamos las cosas, mejor
respuesta obtendremos.
Pá g. 3
- Originalidad: Radica en el modo casi exclusivo de expresarnos.

- Interés: Influir positivamente en la actitud del lector hacia la empresa, desde
el primer párrafo hasta el final.
- Tacto: Empleo de la prudencia y discreción, basadas en el conocimiento de

la naturaleza humana. Emplear hábilmente las palabras para conseguir un
fin.
- Adaptación: Consiste en adecuar nuestro mensaje a la personalidad e

intereses del lector.
Objetivos de un escrito
Ya que un escrito se utiliza para muchos fines y en virtud de que es enorme la
diversidad de mensajes que podemos transmitir, estos pueden ser:
 Aclarar  Informar
 Agradecer  Invitar
 Analizar  Moralizar
 Atacar  Motivar
 Atraer  Ofrecer
 Autorizar  Ordenar
 Comentar  Orientar
 Comparar  Pedir
 Conmover  Persuadir
 Criticar  Preguntar
 Defender  Presentar
 Divertir  Prevenir
 Emocionar  Promover
 Enseñar  Reclamar
 Entretener  Recomendar
 Estimular  Recordar
 Exhortar  Responder
 Felicitar  Sancionar
 Formalizar  Sugerir
 Influir  Vender, etc.
Pá g. 4
Concepto de correspondencia
Correspondencia es el intercambio de mensajes o comunicaciones escritas entre
empresas o individuos, sin importar distancias o posiciones sociales, políticas,
económicas o culturales. Para su estudio y manejo, dividimos la correspondencia
en dos grandes grupos:
 De entrada
 De salida
Correspondencia de entrada
La correspondencia de entrada es la que se recibe en la organización y para
tramitarla se realizan las de tareas de recepción, registro, clasificación y
distribución.
Correspondencia de salida
La correspondencia de salida, es la que se envía al exterior de la organización.
Pá g. 5
CAPITULO 2. LA CARTA
Partes de la carta
Las partes de la carta son: Membrete, fecha, destinatario, línea de atención,
indicación de confidencial, línea de referencia, saludo, línea de asunto, cuerpo,
despedida, antefirma, iniciales de identificación, firma, indicación de anexos,
indicación de copias y posdata.
Membrete
Dibujo o símbolo que se relaciona con la empresa además del nombre, dirección y
título de una persona o entidad que aparece en la parte superior o inferior.
Fecha
Suele escribirse a no menos de dos, ni más de 10 interlineas debajo del
membrete.
Destinatario
Se alinean al margen izquierdo, con interlineado sencillo. Se anota el nombre,
numero de la calle, la colonia y delegación y, finalmente el código postal, la ciudad
y la entidad federativa.
Línea de atención
Se sugiere omitirla, pero si la innovación no puede aplicarse en su empresa,
escribir la línea de atención dos espacios debajo de la dirección interior.
Indicación de confidencial
Se utiliza cuando la carta solo debe verla la persona a quien va dirigida.
Línea de referencia
Va en el lado derecho de la carta, dará el número de archivo del remitente y la
línea debajo del número de archivo del destinatario.
Saludo
Se escribe de dos a cuatro renglones debajo de la dirección, alineado al margen
izquierdo, con la mayúscula inicial; a continuación, el título, el apellido y dos
puntos.
Línea de asunto
Es muy convencional, ya que esto evita que a quien dicta dedicar el primer párrafo
a la explicación del asunto, y facilita la distribución del correo y el archivo.
Pá g. 6
Cuerpo
Se inicia dos líneas debajo del saludo, y deberá escribirse a renglón seguido,
aunque el texto sea breve.
Despedida
Se escribe dos espacios debajo de la última línea de la carta, alineada al margen
izquierdo, con mayúscula inicial, sin espaciar y con punto final.
Antefirma
Solo se usa en documentos oficiales y en aquellas cartas donde una de sus copias
se envía fuera de la empresa.
Iniciales de identificación
Permiten saber quién dictó y quien redactó y capturó la carta. En general se utiliza
solo en las copias.
Firma
Le confiere autenticidad a la carta. En ausencia del jefe, la secretaria o asistente
puede firmar y anotar, junto a su firma, las siglas PA o PP, que significan,
respectivamente, por acuerdo, por usencia y por poder.
Indicación de anexos
Se anota uno o dos renglones abajo de la firma, indicando de que se trata.
Indicación de copias
Cuando se necesita informar a alguien más sobre el contenido de un escrito, se
mencionará dos renglones debajo de las demás anotaciones y después de la
abreviatura CC.
Posdata
Texto que se incluye a una carta después de concluida y firmada. Suele utilizarse
en carta personales, para no repetir un escrito ya elaborado.
Pá g. 7
Pá g. 8
CAPITULO 3. CORRESPONDENCIA ESPECIAL
El memorando
Su propósito fundamental es transmitir información de un departamento a otro,

dentro de una empresa.
Sirve para: Indicar actividades diarias, recordar asuntos importantes, dar

instrucciones a subordinados, comunicar el orden del dia en una junta, etc.
La circular
Son cartas o avisos que tienen una misma redacción y que se distribuyen a
diversas personas.
Puede utilizarse para: Anunciar un nuevo establecimiento, comunicar un cese o un

renombramiento, informar un cambio de domicilio, notificar la admisión de un
socio, convocar a junta, etc.
Minuta
Es el resumen de los puntos tratados o acuerdos a los que se llega durante la

celebración de una junta, de cualquier índole.
Constancia
También es conocida como certificado, es un documento que redacta y firma una

persona con la autoridad necesaria para expedirlo.
El informe
Es un escrito que tiene por objeto comunicar, formalmente, algo; suele utilizarse
en orden ascendente; es decir, de subordinado a jefe.
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Carta de presentación
Consiste en un escrito que tiene por objeto, como su nombre lo indica, presentar
ante un amigo o una persona de elevada confianza, a otra persona que requiere
establecer con aquella, una relación de trabajo o de cualquier otra índole.
Carta de recomendación
Es un documento escrito por una persona que conoce al candidato que solicita un
empleo y puede respaldar sus habilidades y su capacidad para realizar un trabajo.
Respuesta
Constituye una respuesta a la carta anterior, para informar que se recibió al

recomendado, pero no se aceptaron sus servicios.
El saluda
Se emplea principalmente para recomendaciones o notificaciones especiales.
La tarjeta
Se emplean, para comunicar noticias breves. Tienen forma rectangular y son de

tamaño variable.
Telefonema
Es un mensaje que se redacta cuando se considera necesario dejar constancia de

que se recibió o trasmitió un mensaje determinado.
Curriculum vitae
Consiste en una relación detallada de todos los méritos que posee el solicitante,
con fotocopias de los documentos que respaldan los datos consignados.
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Empleo de formas impresas (Machotes)
Confiere a la información que se envía, con mejor calidad y presentación, además

de llegar con mayor grado de oportunidad.
El eslogan
Se emplea publicitariamente; tiene la brevedad y el estilo de una sentencia. Por

consiguiente, para que el eslogan sea eficaz, tendrá que reunir tres elementos:
-Brevedad
-Energia
-Rima
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CAPITULO 4. CARTAS REDACTADAS POR LA ASISTENTE O SECRETARIA,

PARA LA FIRMA DEL JEFE.
Aperturas, cierres y medios de enlace.
Apertura
El párrafo inicial de una carta reviste gran importancia, debe despertar el interés
del lector por el mensaje que vamos a trasmitir.
Algunas frases con las que podemos iniciar nuestra correspondencia:
A nombre de...
A petición del...
Con motivo de la inauguración de nuestra sucursal...
Con respecto a...
Confirmamos nuestra conversación...
Contestamos su carta del...
De acuerdo con sus instrucciones...
El 2 de enero recibimos...
El personal de esta empresa...
En contestación a su...
En relación con...
Enviamos a usted...
Estamos apenados...
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Cierre
El párrafo de cierre debe ser breve y, sobre todo, debe referirse, específicamente,
a la acción que se desea.
Algunos ejemplos con los que podemos iniciar un párrafo de cierre:
Gracias, una vez más, por...
Gracias por la oportunidad que nos dio de servirle...
La información proporcionada se tratará confidencialmente...
Lamentamos la demora que originó...
Lamentamos no poder servirle en esta ocasión...
Le agradeceremos nos envíe su pago, lo más pronto posible...
Le agradeceré nos envié...
Le agradeceré verifique si...
Lo mantendremos informado sobre...
Mil gracias por su valiosa cooperación...
Muchas gracias por su invitación...
Muchas gracias, una vez más, por sus atenciones...
Nos dará mucho gusto servirle nuevamente...
Pá g. 13
Medios de enlace
Los medios de enlace son frases que sirven para unir una idea con otra o un
párrafo con otro. Entre otros medios de enlace, algunos son:
Además de,
Ahora bien,
Así pues,
Así que,
Asimismo,
Así mismo,
Como consecuencia de ello,
Con respecto a...
De esta manera,
De hecho,
De manera que...
De modo que...
De cuando en cuando...
En consecuencia,
En efecto,
En realidad,
Pá g. 14
Es decir,
Los medios de enlace suelen ir acompañados de una coma (,), como sucede en el
siguiente ejemplo: Ahora bien, como usted recordará, aún queda pendiente el
envío del contrato 163-25...
Periódicamente,
Por consiguiente,
Por ello,
Por ese motivo,
Por esta causa,
Por esto,
Por fin,
Por otra parte,
Por tal razón,
Por tanto,
Posteriormente,
Pues,
Puesto que,
Sin embargo,
Sobre todo,
También,
Ya que,
Pá g. 15
Tipos de correspondencia
Hay muchos motivos por los que se escribe una carta; el propósito de este
capítulo es dar a conocer los distintos tipos de correspondencia que suele
elaborarse en una oficina, cuyo contenido se relaciona, directamente, con el fin
que se persigue.
Al redactar cartas, para la firma del jefe, la secretaria o asistente debe atender las
siguientes consideraciones básicas:
a) Identificar el objetivo del escrito y reunir los antecedentes necesarios para la

contestación.
b) Familiarizarse con el estilo de redacción del jefe y adoptarlo. Asimismo,

conservar su sello personal, sin sacrificar por ello la buena redacción.
c) Utilizar las frases favoritas de su jefe.
d) Usar el mismo saludo y despedida que usaría su jefe, siempre que sean
correctos.
e) Escribir en primera persona del plural.
f) Adaptar su carta a la cultura, edad, experiencia y personalidad del destinatario.
g) Prever las acciones o reacciones del lector.
h) Personalizar sus cartas; escriba como si estuviera hablando.
i) Aplicar la regla AIDA (llame la Atención, despierte Interés, provoque Deseo, in-
troduzca a la Acción).
j) Reflejar la filosofía de su empresa.
k) No usar abreviaturas que confundan al lector.
Pá g. 16
l) Evitar, siempre que pueda, el uso de infinitivos, gerundios y participios.
m) No emplear pronombres relativos.
n) Evitar el uso de voces extranjeras.
o) Planear, organizar, integrar, ejecutar y controlar, cuidadosamente, la carta que

va a contestar.
p) Evitar los impulsos y las precipitaciones; piense dos veces lo que va a escribir.
q) Mostrar amabilidad y comprensión, cuidando el tono y la naturalidad del

mensaje. r) Evitar la adulación y el servilismo.
s) Modernizar sus escritos.
t) Conocer y dominar el idioma.
u) Aplicar la autocrítica a todo lo que escriba.
v) Hacer un borrador y, cuando tenga dudas, pedir a su jefe que lo corrija.
Cartas de tipo personal
Ofrecimiento de disculpas por no asistir a un evento
Objetivos:
• Ofrecer disculpas sinceras.
• Mencionar la razón por la cual no se cumplió.
• Reiterar nuestro interés por participar en futuros eventos.
Pá g. 17
Ejemplo:
Estimado señor Cañedo: Acepte usted mis sinceras disculpas por no haber
asistido a la conferencia de la Asociación Mexicana de Ejecutivos, del 23 de
octubre.
Como se lo mencioné en su oportunidad, tenía mucho interés en asistir; sin

embargo, nuestra Junta Anual de Accionistas se prolongó más de lo previsto, por
lo que me fue imposible llegar a tiempo. Tenga usted la seguridad de que me
informaré sobre el contenido de la conferencia y estaré pendiente de asistir a su
próximo evento. Cordialmente.
Lamentar no haber estado presente cuando se le visitó
Objetivos:
• Dar una explicación sincera.
• Dejar abierta la posibilidad de verse en otra ocasión.
Ejemplo:
Estimado señor Álvarez: Sentí enterarme de que estuvo en mi oficina mientras yo

realizaba un viaje por el estado de Chihuahua, ya que me hubiese agradado
mucho saludarlo y conversar con usted. Cuando vuelva a visitarnos, le agradeceré
que me llame para poder tener el gusto de invitarlo a comer.
Cordialmente.
Pá g. 18
Mostrar interés por entrevistarse con alguien
Objetivos:
• Obtener información importante.
• Fomentar las buenas relaciones.
Ejemplo:
Estimado señor Sánchez: Me dio mucho gusto enterarme, por medio del señor
Juan Gómez Téllez, de su próxima visita a esta ciudad, el 12 de octubre. Si sus
planes se lo permiten, me agradaría mucho invitarlo a comer el 15 de octubre. Tal
vez, pudiéramos reunirnos en el Club de Industriales, a las 14:00 horas.
Atentamente.
Invitación para asistir a un acontecimiento especial
Objetivos:
• Dar a conocer el acontecimiento al que se invita.
• Mencionar el lugar y la hora.
• Hacer sentir la importancia de su presencia.
Pá g. 19
Ejemplo:
Estimado señor Beteta:
La compañía Galletera de Xalapa, S.A., dará a conocer, en un coctel que tendrá

lugar el 10 de junio, a las 20:00 horas, en el salón El Dorado, del Hotel Camino
Real, su nueva línea de productos. Nos dará mucho gusto que nos acompañe. En
virtud de que las operaciones efectuadas con usted tuvieron un lugar
preponderante en el crecimiento de nuestra empresa, estamos seguros de que su
presencia en este acontecimiento resultará muy valiosa.
Esperamos tener oportunidad de saludarlo y conocer su opinión acerca de

nuestros nuevos productos.
Atentamente.
Aceptación para asistir a un acontecimiento especial
Objetivos:
• Agradecer la atención de habernos invitado.
• Mencionar si se asistirá o no.
Ejemplo:
Estimado ingeniero Olvera:
Pá g. 20
Agradezco su amable invitación para asistir al cóctel que, con motivo de la

presentación de su nueva línea de galletas, se llevará a cabo el 10 de junio. Por
fortuna, no tengo inconveniente en asistir a dicho evento y estoy de acuerdo con
usted en que nuestras relaciones son muy estrechas. Por ningún motivo perdería
esta oportunidad de reunirnos. Espero con gusto la llegada de ese importante
acontecimiento.
Sinceramente.
Invitación a sustentar una conferencia
Objetivos:
• Reconocer los méritos de la persona invitada.
• Proporcionar al orador el título del tema, lugar, fecha y hora de la conferencia.
• Mostrar interés genuino por su participación.
Ejemplo:
Estimado señor Díaz: A nombre de la mesa directiva de la Asociación Secretarial

Ejecutiva, A. C., tenemos el agrado de invitarlo a figurar como orador huésped,
durante nuestra sesión-cena mensual, que se llevará a cabo el miércoles 15 de
abril, en el salón Diamante del Hotel Krystal, Zona Rosa, a las 20:30 horas.
Estamos enteradas acerca de sus investigaciones sobre los problemas de
drogadicción en México, y existe una gran inquietud, por parte de nuestras
asociadas, en torno a este tema. Esperamos que nos honre con su presencia y
acepte hablarnos sobre dichos problemas.
Atentamente.
Aceptación para sustentar una conferencia
Objetivos:
Pá g. 21
• Referencia a la carta.
• Comunicar la aceptación.
• Solicitar más información sobre la ex- tensión del tema.
• Otras indicaciones, si fuesen necesarias.
Ejemplo:
Estimada señorita Carrillo:
Agradezco su cordial invitación para sustentar una conferencia a los miembros de

la Asociación Secre tarial Ejecutiva, el 15 de abril, a las 20:30 horas, en el salón
Diamante del Hotel Krystal, Zona Rosa. Existe una gran cantidad de información
nueva sobre el tema que me sugiere. Creo que sus socias estarán muy
interesadas en los resultados de nuestras últimas investigaciones.
Si tiene alguna sugerencia en cuanto a la extensión de la charla, le agradeceré se

comunique conmigo.
Atentamente.
Declinación para asistir a un acontecimiento especial
Objetivos:
• Agradecer la invitación.
• Informar que no podrá aceptar.
• Mencionar las razones de la declinación.
• Ofrecer una sincera disculpa y desearles éxito.
Pá g. 22
Ejemplo:
Estimado señor Olvera:
Gracias por su amable invitación para que los acompañe durante el cóctel de
presentación de su nueva línea de productos. Lamentablemente, me será
imposible asistir ya que, para esa fecha, estaré en Querétaro, organizando la
apertura de una nueva sucursal. Siento mucho no poder estar con ustedes en esta
ocasión, pero estoy seguro de que el acontecimiento será un éxito y que sus
nuevos productos superarán a todos los anteriores.
Espero poder saludarlos en otra oportunidad.
Afectuosamente.
Agradecimiento por trato recibido
Objetivos:
• Agradecer las atenciones recibidas.
• Reconocer el trato brindado.
Ejemplo 1:
Querido Memo:
Pá g. 23
Muchas gracias por tu generosa hospitalidad durante mi estancia en Mérida. El

tiempo que disfruté en tu compañía fue lo mejor de mi visita a esa ciudad. Te
confieso que tus amplios conocimientos del mercado de valores y el tiempo que
me dedicaste, hicieron mi viaje más interesante y placentero.
Afectuosamente.
Cartas de tipo empresarial
Reclamación por mercancía no enviada adecuadamente
Objetivos:
• Indicar el origen de la reclamación.
• Dar detalles acerca de los objetos reclamados.
• Solicitar cortésmente que se tomen las medidas correctivas.
Ejemplo:
Estimado señor Garduño:
Nuestro departamento de recepción de mercancía nos indicó que sólo llegaron

325 de las 350 sillas ple- gables que solicitamos en nuestro pedido AH1310, del
16 de marzo.
Le agradeceré verifique sus órdenes de embarque, y nos envíe el faltante tan

pronto como sea posible.
Atentamente.
Respuesta a reclamación por mercancía no enviada adecuadamente
Pá g. 24
Objetivos:
• Contestar inmediatamente o enviar acuse de recibo.
• Explicar la causa y ofrecer disculpas.
• Informarle que se tomarán las medidas correctivas del caso.
•No expresar sorpresa ante la queja.
• Adoptar una actitud abierta a la crítica.
• Evitar palabras y frases antagónicas.
• Corregir el problema inmediatamente.
• Proyectar un sentido de dignidad y justicia; pero, también, de amabilidad.
• Explicar los hechos en forma cordial y clara
Ejemplo:
Estimado señor Álvarez:
Enviamos hoy, por Aeroméxico, con número de guía AA143/4396, el faltante de su

pedido original.
Sentimos mucho las molestias ocasionadas.
Aunque los pedidos se revisan cuidadosamente antes de salir del Departamento

de Embarque, en ocasiones se cometen errores. Le agradecemos que nos haya
mencionado el problema con oportunidad y procuraremos, en lo futuro, que sus
pedidos se manejen con el máximo cuidado.
Atentamente.
Solicitud de información sobre cierta mercancía
Pá g. 25
Objetivos:
• Señalar claramente la información que se desea.
• Mencionar para qué se necesita la infor mación.
• Agradecer la atención.
Ejemplo:
Estimado señor Muñoz:
En virtud de que en los planes para este año, está el de instalar nuestra Unidad de
Procesamiento de Datos, nos dirigimos a usted, como experto, para solicitarle,
atentamente, nos proporcione la información disponible sobre sus computadoras
M-100, R-500 y 3-3000, así como la bibliografía e información sobre cualquier
equipo que, a su juicio, pudiera satisfacer nuestras necesidades.
Agradeceré su respuesta, antes de mayo 2.
Cordialmente.
Respuesta a solicitud de información sobre cierta mercancía
Objetivos:
• Agradecer la solicitud.
• Dar información completa.
• Proporcionar catálogos y bibliografía.
• Ofrecer información adicional.
Pá g. 26
Ejemplo:
Estimado señor Nava:
Agradecemos su carta del 10 de octubre, en la que nos solicita información sobe

las unidades M-100, R-500 y 3-3000. Anexamos bibliografía, catálogos, instructivo
de manejo, garantía de servicio y asesoría técnica sobre ese equipo, así como de
los sistemas YY-005 que superan a todos los que actualmente en el mercado y
que, posiblemente, ustedes puedan utilizar.
De necesitar información adicional, tendremos mucho gusto en proporcionarla.
Atentamente.
Agradecimiento por el envío de información sobre mercancía
Objetivos:
• Agradecer el envío de información.
• Explicar que la información será de mucha utilidad.
Ejemplo:
Estimado señor Muñoz:
Pá g. 27
Muchas gracias por su carta del 15 de octubre en la que, amablemente, nos

proporciona la información que solicitamos sobre sus computadoras M-100, R-500
y 3-300, así como los catálogos complementarios de los sistemas YY-005.
Revisaremos cuidadosamente esta información y, en unos días más, recibirán un
pedido formal de nuestra empresa.
Cordialmente.
Pedido de mercancía específica
Objetivos:
• Obtener mercancías en compra, ya sea a crédito o de contado, según acuerdo

con el proveedor.
• Describir el o los artículos, especificando el modelo y la cantidad de piezas.
• Mencionar el precio por unidad y la cantidad total a pagar.
• Dar instrucciones de embarque.
• Mencionar forma de pago, según convenio previamente establecido con el

proveedor.
Ejemplo:
Estimado señor Vázquez:
Le agradeceré que me envíe, por el medio acostumbrado, cinco planchas de vapor

modelo G-38, ilustradas en la página 16 de su catálogo de primavera-verano,
impreso en febrero de 2017.
Pá g. 28
El precio de las planchas es de $ 120.00 cada una, que hacen un total de $

600.00. Le envío comprobante escaneado de la transferencia electrónica, por $
650.00, que incluye el costo de las planchas, más el flete.
Atentamente.
Respuesta a un pedido de mercancía específica
Objetivos:
• Firmar acuse de recibo y agradecer la compra.
• Proporcionar fecha de salida del talón de embarque.
• Promover futuras ventas.
Ejemplo:
Estimado señor Larios:
Muchas gracias por su carta-pedido del 6 de abril, en la que nos solicita cinco
planchas de vapor modelo G-38. Los artículos que solicitó se embarcaron el 25 de
julio, por DHL, y el número del talón de reclamación es el BH-25376.
Agradecemos, una vez más, su preferencia.
Cordialmente.
Solicitud de crédito a una empresa privada
Pá g. 29
Objetivos:
• Indicar por qué medio se enteró del artículo que le interesa adquirir.
• Describir el producto o los productos que se desean adquirir.
• Pedir los requisitos para recibir crédito.
Ejemplo:
Estimada señorita Piña:
Estuve en la sala de exhibición de su EXPORTEC, S. A. de C. V., y deseo

comunicarle mi interés por adquirir 200 metros cuadrados de alfombra de lana
virgen, modelo 183, azul turquesa.
Le agradeceré me informe cuáles son los requisitos que debo cubrir para obtener
un crédito con ustedes.
Atentamente.
Respuesta a solicitud de crédito
Ejemplo:
Estimada señorita Garza:
Gracias por su carta de junio 21 en la que nos solicita la apertura de una línea de
crédito a su nombre, para adquirir 200 metros cuadrados de alfombra de lana
virgen, azul turquesa, modelo 183.
Pá g. 30
Nos dará mucho gusto poder servirla. Le agradeceremos que nos proporcione los
nombres de tres referencias comerciales o bancarias y, tan pronto recibamos su
respuesta, tramitaremos de inmediato el crédito.
Cordialmente.
Envío de referencias comerciales
Objetivos:
• Hacer referencia a una carta anterior.
• Enumerar las referencias solicitadas.
• Ponerse a las órdenes para aportar mayor información.
Ejemplo:
En respuesta a su solicitud de junio 23, me es grato proporcionarle los nombres de

las tres referencias bancarias y comerciales solicitadas:
1. Bancomextro, S. A. de C. V. Sucursal Reforma
Cuenta de cheques 967322-9
2. Banco Interbursátil, S. A. de C. V. Sucusal Juárez
Tarjeta de Crédito 8141-4111-1379-5573
3. El Puerto de Liverpool Sucursal Insurgentes
Tarjeta de Crédito 8763- 3569-3545-24
De necesitar información adicional, tendré mucho gusto en proporcionarla.
Atentamente.
Pá g. 31
Verificación de referencias comerciales
Objetivos:
• Mencionar el nombre de la solicitante y su relación con la empresa a la que

escribimos.
• Solicitar información sobre su comportamiento crediticio.
Ejemplo:
Estimados señores:
La señorita Luisa Fernanda Garza, cuentahabiente de esa institución, solicitó a

esta empresa la apertura de una línea de crédito, para lo cual nos proporcionó su
nombre como referencia. Su cuenta de cheques es la 967322-9.
Agradeceremos la información que nos puedan proporcionar sobre la moralidad y

solvencia personal y económica de la señorita Garza, con la seguridad de que los
datos que nos proporcionen se tratarán confidencialmente.
Muchas gracias por su cooperación.
Cordialmente.
Respuesta a solicitud de referencias comerciales
Ejemplo:
Pá g. 32
En relación con su solicitud de informes de septiembre 10, sobre la moralidad y

solvencia personal y económica de la señorita Luisa Fernanda Garza,
comunicamos a que, efectivamente, usted es cuentahabiente de esta institución
desde hace cinco años, y nuestra experiencia es satisfactoria, por lo que no
tenemos inconveniente en recomendarla.
Estamos a sus órdenes en caso de requerir información adicional.
Atentamente.
Aceptación para otorgar un crédito
Objetivos:
• Dar la bienvenida al nuevo cliente.
• Mencionar al futuro cliente los trámites que siguen para asignarle su número de
cuenta como sujeto de crédito.
Ejemplo:
Estimada señorita Garza:
La información obtenida de sus referencias bancarias y comerciales son

inmejorables.
Nuestra empresa no tiene inconveniente en otorgarle una línea de crédito abierta

para adquirir nuestros productos, en cualquier sucursal.
Pá g. 33
Le agradeceré presentarse en nuestras oficinas, de lunes a viernes, de 10:00 a

15:00 horas, a recoger su tarjeta personal y firmar su contrato. Nos dará mucho
gusto servirla y contarla entre nuestros mejores clientes.
Cordialmente.
Cobro de adeudo, en tono amistoso
Objetivos:
• Hacer un recordatorio gentil de la deuda pendiente.
• Requerir el pago con amabilidad.
Ejemplo:
Estimado señor Islas: Nos dirigimos a usted, para recordarle que el dos de enero
venció su factura 3742 por $ 5000.00.
Le agradeceremos nos envíe su pago lo más pronto posible.
Atentamente.
En este tipo de carta predomina un tono amable, cada uno puede mostrar un
distinto grado de presión, de menor a mayor, para el deudor.
Cobro de adeudo, en tono enérgico
Objetivo:
• Mencionar los esfuerzos pacíficos que se han hecho para requerir el pago.
Pá g. 34
• Fijar un plazo para la liquidación del pago.
• Mencionar que el asunto se turnará al Departamento Jurídico.
Ejemplo:
Estimado señor Islas:
A pesar de nuestros repetidos esfuerzos, aún no liquida la factura 3742 que venció
el dos de enero. Hicimos lo posible por conservar nuestra buena amistad y
relaciones, pero usted ignoró nuestras cartas. Le agradeceremos nos envie su
pago, a más tardar el 15 de junio. De no ser así, nos veremos precisados a
proceder legalmente.
Esperamos contar con su cooperación para evitar medidas tan desagradables

para ambos.
Atentamente.
CAPITULO 5. CARTAS QUE REDACTADA Y FIRMA LA SECRETARIA O

ASISTENTE
Acuse de recibo de correspondencia en ausencia del jefe
Objetivos:
• Informar sobre la ausencia del jefe.
• Dar una fecha aproximada de su regreso.
• Asegurar que la carta se atenderá al regreso de su jefe.
Ejemplo:
Estimado señor Suárez:
Pá g. 35
Gracias por su carta del 7 de abril, que atenderá con mucho gusto el señor
Estrada, a su regreso de Guadalajara, a fines de la próxima semana.
Atentamente.
Carta-respuesta y acuse de recibo
Objetivos:
• Identificar la carta recibida.
• Proporcionar la información solicitada.
• Si es necesario, informar que el jefe apliará detalles a su regreso
Ejemplo:
Estimado señor Colmenares:
Su carta del 12 de abril, llegó después de que el señor Estrada salió hacia
nuestras oficinas de Guadalajara. De acuerdo con su solicitud, el programa de
actividades para el segundo semestre se le enviará la primera semana de mayo, y
contendrá: título, fecha y lugar de iniciación del seminario, duración y costo del
mismo, y nombre de los expositores.
Si surge algún cambio en el programa, se lo comunicaremos oportunamente.
Atentamente.
Acuse de recibo y notificación de que otra persona lo atenderá
Objetivos:
• Identificar la carta.
Pá g. 36
• Precisar cuánto tiempo tardará en regresar.
• Proporcionar el nombre de la persona que lo atenderá.
• Facilitar el contacto con dicha persona.
Ejemplo:
Estimado señor Ortiz:
El señor Estrada salió a visitar nuestras oficinas de Guadalajara y permanecerá

allá hasta el 4 de octubre. El señor Pablo Ramírez, Jefe del Departamento de
Crédito y Cobranzas, tendrá mucho gusto en estudiar la posibilidad de una
apertura de crédito a su nombre. Lo espera el lunes 16, a las 15:30 horas.
Puede usted confirmar la cita con la señorita Socorro Hidalgo, secretaria del señor
Ramírez, al 55-53-24- 36, extensión 25.
Atentamente.
Reservacion en un hotel
Objetivos:
• Definir tipo de alojamiento.
• Mencionar el nombre de las personas que ocuparán la o las habitaciones.
• Día y hora de llegada.
• Fecha en que dejarán el hotel.
• Solicitar confirmación del servicio.
• Preguntar la hora de vencimiento de la habitación.
• Formular peticiones especiales.
Pá g. 37
Ejemplo:
Estimados señores:
Agradeceremos reservar una habitación doble, en plan europeo, para el señor

Efraín González Pérez y su esposa, la señora Julia Gómez de González, quienes
llegarán a esa ciudad el jueves 23 de octubre, a las 10:00 horas, y permanecerán
hasta el sábado 25.
Esperamos su confirmación por escrito, así como el precio del alquiler de la

habitación y la hora de su vencimiento.
Atentamente.
Tanto las habitaciones de hotel como los boletos de avión se pueden reservar por
teléfono, ante una agencia de viajes o vía Internet. Estas reservaciones, que
deberán confirmarse por escrito, podrán pagarse en efectivo o con tarjeta de
crédito, en cuyo caso se citará el número de ésta y la fecha de vencimiento. Los
boletos y los comprobantes de reservación se envían al domicilio fisico o
electrónico del usuario, sin costo adicional.
Solicitud de reembolso por pasajes no utilizados
Objetivos:
• Avisar de la cancelación y anexar el boleto correspondiente.
• Proporcionar número y tipo de vuelo, destinos, fecha de salida, nombre de la

compañía aérea y nombre de quien hizo la reservación.
• Hacer mención del día y la hora en que se hizo la cancelación, así como el
nombre de la persona que la recibió vía telefónica.
• Especificar forma de reembolso.
Ejemplo:
Pá g. 38
Estimados señores:
Anexamos boleto AM917/28, viaje redondo, de Aeroméxico, S.A., con destino

México-Los Ángeles- México, a nombre del señor Ernesto González Pérez, con
fecha de salida el 3 de mayo. Dicho boleto se canceló telefónicamente, a las 11:00
horas, del lunes 25 de abril, en la sucursal Reforma, con el señor Filomeno
Gómez.
Agradeceremos nos envíen el reembolso correspondiente, mediante cheque o

transferencia a nombre de Psicólogos Industriales Asociados, S. C.
Atentamente.
Aclaración de estado de cuenta
Objetivos:
• Hacer referencia al número de cuenta, nombre del cuentahabiente y fecha del

estado de cuenta donde existe el problema.
• Describir la anomalía, explicando en qué consistió el error y presentar los datos

que se tengan.
• Solicitar un estado de cuenta rectificado.
Ejemplo:
Estimados señores:
El estado de cuenta 34-817, del señor Rafael Barrios Cárdenas, correspondiente a

enero de este año, muestra un cargo por $1 600.00, por concepto de un pasaje
redondo a Acapulco, efectuado el 16 de diciembre. Evidentemente, existe un error
en ese cargo, ya que, en esa fecha, el señor Barrios fue sometido a una delicada
intervención quirúrgica.
Pá g. 39
Les agradeceré investiguen la causa de este cargo, y nos envíen el estado de

cuenta corregido.
Atentamente.
Solicitud de entrevista
Objetivos:
• Manifestar interés por la entrevista.
• Especificar el motivo de la misma.
• Sugerir fecha, hora y lugar de la entrevista.
• Solicitar confirmación de la misma.
Ejemplo:
Se especifica fecha, lugar y hora:
Estimado señor Martínez: Me es grato informarle que el señor Raimundo Estrada

estará en Guadalajara, del 13 de septiembre al 4 de octubre. Tiene mucho interés
en platicar con usted sobre la nueva maquinaria que fabrica su empresa.
Le agradeceré que nos confirme al 55-32-45-67, si le es posible recibir al señor

Estrada, el 20 de septiembre, a las 18:30 horas, en sus oficinas.
Atentamente.
Acceptation para conceder entrevista
Objetivos:
• Confirmar cita, mencionando los datos propuestos.
• Recalcar la finalidad de la entrevista.
Pá g. 40
Ejemplo:
Se aceptan fecha, lugar y hora propuestas:
Estimado señor Estrada: El señor Gonzalo Martínez tendrá mucho gusto en

atenderlo en su oficina, el 20 de septiembre, a las 15:00 horas, para platicar sobre
nuestra nueva maquinaria.
Cordialmente.
Rechazo para conceder entrevista
Ejemplo:
Estimado señor Estrada:
Recibimos su solicitud para entrevistarse con el señor Gonzalo Martínez, en

relación con nuestra maquinaria. Lamentablemente, el señor Martínez no podrá
atenderlo momento, ya que se encuentra el por fuera de la ciudad.
Sin embargo, en cuanto él llegue, le haré saber sus deseos y nos comunicaremos
con usted para concertar una cita.
Cordialmente.
Contestación a los avisos para juntas
Objetivos:
• Hacer referencia al aviso.
• Confirmar o declinar la asistencia.
Pá g. 41
Ejemplo:
Estimado señor Gómez:
Anotamos la fecha (25 de septiembre) en que se llevará a cabo la Junta Anual de

Vendedores Regionales, en esa ciudad. Como supervisor de la zona norte,
confirmo mi asistencia, así como la de 13 de los 15 agentes de esta división, para
que puedan hacer las reservaciones de hotel correspondientes. Anexamos la lista
que solicitaron, con los nombres de los participantes.
Muchas gracias, una vez más, por su amable invitación y estoy a sus órdenes en
caso de requerir información adicional.
Cordialmente.
Se hace notar la omisión de un anexo
Objetivos:
• Identificar la carta y el anexo. Informar que se omitió el anexo.
• Solicitar que se le envíe el anexo o una copia de éste.
Ejemplo:
Estimado señor Paredes:
En su carta (GP-183) del 23 de octubre, dirigida al señor Heriberto Martínez,

indica que acompaña una copia del programa de seminarios para el primer
semestre de 2017. Sin embargo, no se incluyó el calendario.
Como la asistencia del señor Martínez dependerá de que tenga las fechas
disponibles, esperaremos hasta que llegue la nueva copia para hacer su
reservación.
Atentamente.
Pá g. 42
Recordatorio de aceptación de solicitud de empleo
Objetivos:
• Hacer referencia a carta previa.
• Mencionar la razón por la cual nos dirigimos a tal o cual persona.
• Anexar, preferentemente, una copia de la carta que se envió originalmente.
Ejemplo:
Estimado señor Hernández:
El 16 de octubre le solicitamos informes sobre el señor Arturo García Ramírez,

quien desea colaborar como Gerente de Ventas de nuestra empresa, y nos dio su
nombre como referencia personal. Como aún no recibimos respuesta, la solicitud
del señor García Ramírez está pendiente de tramitación. Con objeto de no afectar
los intereses del solicitante, no aceptaremos a otros candidatos hasta que no
recibamos su respuesta, la cual esperaremos hasta el 25 de este mes.
Como puede ser posible que se haya extraviado la solicitud original, anexamos
una copia que le agradeceremos considere como una petición formal.
Atentamente.
Renuncia al empleo
Objetivos:
• Mencionar desde qué fecha se dejará de colaborar en la compañía.
Pá g. 43
• Mencionar que se recibieron el sueldo y las prestaciones pactadas.
• Agradecer la oportunidad de haber colaborado en esa empresa.
Ejemplo:
Estimado Lic. Andrade:
Comunico a ustedes que, por convenir a mis intereses, a contar del 15 de febrero
presento mi renuncia irrevocable al puesto que como secretaria ejecutiva
desempeñé en la Gerencia de Recursos Humanos, desde junio 21, 2014. Hago
constar que, durante el tiempo que presté mis servicios en Psicólogos Industriales
Asociados, S. C., recibí oportuna e íntegramente los sueldos y prestaciones a que
tuve derecho, de acuerdo con el contrato individual y la Ley Federal del Trabajo.
Asimismo, quiero agradecer por su conducto todas las atenciones que recibí de
mis jefes y compañeros, de quienes conservaré un grato recuerdo.
Cordialmente.
Pá g. 44
Pá g. 45
CAPITULO 6. EL CORREO ELECTRONICO
En esta parte nos referiremos al correo electrónico o buzón electrónico, uno de los
recursos tecnológicos actuales más utilizados.
Gracias a que la comunicación es por Internet, podemos enviar y recibir escritos
desde cualquier parte del mundo, y no sólo eso, también podemos enviar y recibir
fotografías videos y todo tipo de documentos.
Correo electrónico
El correo electrónico, también conocido como: buzón electrónico E-mail, e-mail, o
email, es el intercambio de mensajes a través del uso de computadoras ligadas
por una red.
Una persona escribe un mensaje y lo envía a uno o más lectores. A menudo no
existen copias impresas del mensaje, porque ambos, el remitente y el lector,
borrarán este mensaje del sistema, sin imprimir una copia.
Millones de personas utilizan, en la actualidad, el correo electrónico. Sin embargo,
muchos de los usuarios no están muy seguros sobre cómo escribir en este
novedoso medio. El correo electrónico invita a la espontaneidad, a la informalidad,
a lo que se conoce como un "discurso escrito", sin las trabas o estorbos de las
viejas normas de etiqueta, con un tono personal.
Pero, al mismo tiempo, se busca la posibilidad de que se utilice de forma
productiva. En los e-mails se debe adoptar un tono de negocios conversacional.
Algunas redes (networks) existen para asistir a los suscriptores con sitios de
interés especial, por ejemplo, practicantes de medicina, que quieren acceder a una
base de datos médica o analistas financieros, quienes requieren información sobre
la materia, etcétera.
Muchos ejecutivos comprueban que el correo electrónico reduce las llamadas
telefónicas y permite eliminar el papeleo innecesario. Ellos anticipan una oficina
totalmente electrónica, una sin los cientos de expedientes con copias en papel.
También pueden apreciar más eficiencia y rapidez en la toma de decisiones. Otros
gerentes ven los problemas asociados con el correo electrónico, siendo el principal
de ellos una pobre o incompleta documentación.
A menos que las empresas mantengan un control confiable de las decisiones
internas que toman, no estarán en la posibilidad de explicar y defender sus
decisiones. En la medida que se vaya confiando cada día más en el correo
electrónico, las empresas necesitarán lineamientos muy claros acerca de cuáles
deberán conservarse en los medios electrónicos o en papel, y lo que puede ser
borrado o destruido.
Pá g. 46
Un segundo problema se refiere a que el correo electrónico no prevé los malos

entendidos o mensajes erróneos.
Un mensaje escrito no es ni mejor ni menos ambiguo, sólo porque éste se trasmite
de forma electrónica. Por ejemplo, el correo electrónico puede ser menos eficiente
que las negociaciones telefónicas, el correo electrónico no permite la porque
retroalimentación inmediata, que sí es posible en las conversaciones telefónicas. A
pesar de algunos problemas en su uso, el correo electrónico forma parte de la alta
tecnología del mundo de los negocios. Es una valiosa herramienta y será todavía
más valiosa en la medida en que aprendamos cómo utilizar mejor sus fortalezas y
evitar sus debilidades.
Como utilizarlo eficientemente
Información rápida
Emplee el correo electrónico cuando quiera comunicar información de forma
rápida y cuando esto resulte mejor y más eficiente a través de la computadora que
por teléfono, o a través de una copia en papel.
El correo electrónico es especialmente eficiente, cuando las personas con las que
quiere hacer contacto no están disponibles. Le permite enviar un mensaje a una
determinada persona, para que ésta lo tenga cuando el o los receptores regresen
a sus computadoras.
También, es muy útil cuando trasmitir la información por teléfono no resulta tan
conveniente. Por ejemplo, para brindar varios nombres, direcciones y números
telefónicos toma mucho tiempo si se proporcionan tele- fónicamente.
Una copia impresa es una opción, pero una copia impresa tardará en llegar varios
días si se envía por correo normal o interno.
Utilice el teléfono cuando requiera respuesta inmediata o retroalimentación. Por
ejemplo, si tiene una solicitud o si su mensaje requiere tacto extra y el toque
personal, use el teléfono. La pantalla de la computadora puede parecer fría e
insensible, por ejemplo, cuando el escritor tiene que enviar un mensaje
desagradable o negativo.
Utilice copias impresas, cuando usted quiera conservar un registro de su mensaje.
Por ejemplo, usted podría querer hacer un resumen de una reunión en la cual se
tomaron importantes decisiones departamentales.
Un segundo ejemplo serían las decisiones sobre el personal, que potencialmente
se constituiría en parte de un expediente del personal. En cada caso, por
supuesto, usted podría escribir el documento usando un correo electrónico, y
entonces imprimir una copia para sus expedientes.
Pá g. 47
Escriba una línea de asunto que llame la atención

Procure siempre escribir una línea de asunto para cada mensaje que redacte. Ésta
ayudará a que el receptor pueda filtrarlos rápidamente para determinar cuál
requiere su pronta atención. Limite cada mensaje a un asunto.
Es mejor enviar dos mensajes separados que tratar varios asuntos en el mismo.
Asegúrese de que su línea de introducción sobresalga de entre una larga lista de
líneas existentes. Si la suya no cautiva o llama la atención del lector, es posible
que su archivo no sea abierto:
Ejemplo:
Reunión de comité, noviembre 09, 10:00 a.m. Favor de firmar presupuesto antes
de julio 05.
Extensión del mensaje
Limite el correo electrónico a una página. A los lectores de correos electrónicos les
desagrada que los obliguen a leer verdaderos pergaminos. Presente los puntos
principales, rápidamente; limite el contenido del documento a una pantalla
(página).
Trabaje bajo el principio de "no sorpresas". Un lector, al abrir su correo, con sólo
ver la primera pantalla, quiere enterarse de ambos, el asunto principal del mensaje
y el contenido de lo que le sigue.
Siempre que sea posible, diseñe esta pantalla única, usando listas, encabezados
o párrafos de una sola línea, pues son mucho más fáciles de leer. Para
documentos extensos, se recomienda considerar la posibilidad de escribir, al
inicio, un resumen ejecutivo en la primera página o pantalla; incluya, también, toda
la demás in- formación de soporte o antecedentes, como referencia. La mayor
parte de las veces, dicho resumen será suficiente y, tal vez, una copia impresa
servirá para darle seguimiento. Haga breves sus mensajes.
Trate de escribir, como máximo, un promedio de 25 líneas (son las que caben en
una pantalla). Limite cada línea a un máximo de 80 caracteres.
Revise su texto tantas veces como sea necesario, antes de enviarlo a su
lector
La velocidad del correo electrónico es, al mismo tiempo, su fortaleza y su
debilidad, ya que es tan rápido como una llamada telefónica.
El mensaje, por sí mismo, podría tener errores de ortografía, dedazos o contenido
indeseable. Tómese el tiempo necesario para pulir su documento; los errores
pueden deteriorar o destruir su credibilidad y el impacto de su mensaje.
Pá g. 48
Debido a que los e-mails se redactan directamente en la computadora, es muy

fácil cometer y pasar por alto errores gramaticales, de escritura, estilo, etcétera.
No use letras mayúsculas y señale claramente el final de su mensaje

No utilice mayúsculas compactas en sus correos electrónicos sólo las que se
ajusten estrictamente a las reglas ortográficas. Por otra parte, a los lectores les
incomoda que los obliguen a navegar visualmente en una página en blanco.
Termine su mensaje de dos formas muy claras:
1. Concluya con un resumen o revisión de contenido, incluso, podría reestablecer
la petición de una fecha límite, o tal vez, mencionar, una vez más, las razones de
su solicitud.
2. Déle a sus documentos un adiós agradable, como:
Cordialmente.
Raymundo Noriega Sordo
Cuando esté redactando correos electrónicos, mantenga en mente los siguientes
puntos:
1. Cuide el tono. Antes de enviarlo lea y relea el mensaje, desde el punto de vista
del receptor, para estar seguro de que sus palabras y el tono utilizado no sean
antagónicos. Algunos usuarios del correo electrónico intercalan, por ejemplo,
caritas felices en sus mensajes para expresar sus emociones sobre lo que están
escribiendo. Sin embargo, esto le resta formalidad a sus escritos, dejándolo sólo
para asuntos personales.
2. No envíe un e-mail si lo redactó enojado. Si recibe uno así, es mejor ignorarlo
que responder de la misma manera.
3. No utilice el e-mail para enviar propaganda que no le haya sido solicitada ni
ningún mensaje que el receptor pudiera considerar como "basura".
4. Nunca escriba en un e-mail mensajes que usted no quiera que otros lean,
excepto el receptor. Por ejemplo, números de tarjetas de crédito o información
confidencial que pudiera caer en manos extrañas. Recuerde: la privacidad de los
correos que envíe no está garantizada.
5. Respecto de la privacidad de los mensajes que usted recibe, no reenvíe éstos a
otras personas, a menos que esté seguro de que el que envía no tiene ninguna
objeción.
Pá g. 49
Procedimiento para enviar y recibir mensajes

1. Una dirección de correo electrónico tiene dos partes separadas por una @.
2. La parte que precede a la arroba se llama correo ("mailbox"). Esto típicamente
consiste de su nombre de usuario, por ejemplo, luisafvaldes, Ifvaldes, Ifval. Sin
embargo, algunos sistemas le asignan un correo arbitrariamente.
3. La parte que le sigue a la @ se llama dominio. Éste representa el sistema a
través del cual usted recibe su correo. El dominio consiste en dos o más
elementos, separados por puntos, a los que se les conoce como puntos ("dots").
De modo que si usted utiliza América Online, el dominio es aol.com; si usa
Prodigy, el dominio es prodigy.net.mx; si utiliza Compuserve, el dominio es
compuserve. com, y así sucesivamente. Los puntos se usan entre los elementos
del dominio, pero no al final.
4. Aquí se muestran algunas direcciones de correo electrónico, sólo por poner
algunos ejemplos: victor@itesm.edu.mx sandoval@televisa.com.mx
adriana.lima@greenpeace.org El elemento que antecede al final del dominio indica
qué clase de sistema está siendo utilizado. Por ejemplo, com significa comercial;
gob, gobierno; edu, educacional, y org, organizacional.
Formato del E-mail
El formato del correo electrónico es muy parecido al de un memorando:
1. Después de la palabra Para, inserte el nombre del receptor y su dirección de
correo electrónico.
2. Después de la palabra Asunto o Referencia, inserte una línea de asunto que
llame la atención del lector, ya que el receptor es lo primero que leerá para ver qué
tanto le parece importante su mensaje.
3. Su formato preestablecido para los correos electrónicos puede ya tener una
indicación de Copias o Cc, con objeto de que usted ya pueda insertar el nombre y
el correo de cualquier persona y a la que le vaya a dirigir el mensaje, así como
cco, que significa que una o varias copias de ese escrito se estarán enviando a
más personas, pero sin que se entere el receptor del documento generado.
4. Su formato puede también proveerle una palabra guía como: Responder a:.
Haga una referencia aquí, si usted quiere le contesten a otra dirección que no sea
la que aparece en el renglón donde se indica la palabra: De
Pá g. 50
5. No es necesario que indique de quién es el mensaje. Su software,

automáticamente, insertará su dirección de correo, así como su nombre completo
y desplegará la fecha y la hora en que el mensaje fue trasmitido. Además, el
programa desplegará, en forma automática, líneas con información adicional,
como su dirección convencional, número telefónico, y cualquier otra información
que usted desee.
6. En función de la brevedad, los saludos y despedidas pueden omitirse. Sin
embargo, siga sus preferencias a este respecto.
De: Agustín Lara [agustin.lara@alianzasestrategicas.com. mx]
Para: jesusn@sener.gob.mx
Cc: adrianh@sener.gob.mx
Asunto: Propuesta económica curso redacción
Ejemplo:
Estimado licenciado Nava:
De acuerdo con nuestra plática de hoy, le envío la propuesta económica para
impartir los cursos de redacción básico y avanzado, en sus instalaciones. Estoy a
sus órdenes para cualquier aclaración.
Cordialmente.
Agustín Lara
Asesor en Capacitación Alianzas Estratégicas en Capacitación, S. C.
Tels. 5653-6673, 5676-56
Pá g. 51
CONCLUSIÓN
Las comunicaciones escritas en la oficina de hoy requieren que desarrollemos

habilidades más allá de un estilo o un formato. La innovación tecnológica, los
mercados y la competitividad en la que nos movemos nos desafían a atraer la
atención del lector de una manera diferente, es necesario ser eficaces y
contundentes para generar acción.
Dentro de la cultura organizacional es muy importante promover la capacitación

por la lectoescritura, a través de eventos sociales y culturales, que induzcan al
personal hacia la lectura y la correcta redacción de un texto.
Desde siempre las organizaciones han necesitado de personas con habilidades y

competencias según las áreas de acción, sin embargo, hoy en día eso no basta.
Debido al poco o nulo hábito por la lectura las competencias de los profesionales o
aspirantes ya no se resumen en habilidades sólo para cubrir un puesto, ahora se
busca a la persona más capaz, culta, objetiva, positiva y obediente.
Un manual de redacción empresarial sirve para que, en base a los conocimientos,

habilidades y competencias de las personas, éstas contribuyan con los objetivos
de la comunicación, informando de manera eficaz a quienes competa. Una buena
comunicación interna y externa, dará como resultado el logro de las metas
empresariales.
Pá g. 52
Bibliografía
LECTURA 6: FRANQUEO, DEPÓSITO, ENTREGA, RECOGIDA Y DISTRIBUCIÓN DE
CORRESPONDENCIA. LAS NOTIFICACIONES Y SU ENTREGA.
https://www.sspa.juntadeandalucia.es/servicioandaluzdesalud/sites/default/files/
sincfiles/wsas-media-mediafile_sasdocumento/2019/celad_cond_lectura_06.pdfç
MANUAL DE REDACCION PARA LA COMUNICACION EMPRESARIAL
ABUADILI NAHUM, JOSEFINA / ESCRITOR
Editorial:
TRILLAS
Año de edición:
2017
Pá g. 53

Manual de Redaccion

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Manual de Redaccion

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INTRODUCCIÓN

En la actualidad, con el avance de la tecnología, la escritura es la herramienta de

como el memorando, la circular, el informe,

Profesor: Miguel Angel Lopez Conrado

CAPITULO 1. REDACCION Y CORRESPONDENCIA

Redactar proviene del verbo latino redactus, que a su vez

a) Ordenar ideas y expresarlas por escrito

La comunicación oral y escrita

1. La comunicación oral está limitada por el espacio y el tiempo; sin embargo,

- Claridad: Transmitir un pensamiento de manera que se comprenda sin

- Concisión: Significa que debemos expresar nuestro escrito con el menor

- Sencillez: Ausencia de rebuscamiento en la exposición de ideas, que hace

- Corrección: Uso de términos apropiados, tanto por su significado como por

- Cortesía: El tono, el cual debe ser amable, y esta íntimamente relacionado

- Originalidad: Radica en el modo casi exclusivo de expresarnos.

- Tacto: Empleo de la prudencia y discreción, basadas en el conocimiento de

- Adaptación: Consiste en adecuar nuestro mensaje a la personalidad e

CAPITULO 3. CORRESPONDENCIA ESPECIAL

Su propósito fundamental es transmitir información de un departamento a otro,

Sirve para: Indicar actividades diarias, recordar asuntos importantes, dar

Puede utilizarse para: Anunciar un nuevo establecimiento, comunicar un cese o un

Es el resumen de los puntos tratados o acuerdos a los que se llega durante la

También es conocida como certificado, es un documento que redacta y firma una

Constituye una respuesta a la carta anterior, para informar que se recibió al

Se emplea principalmente para recomendaciones o notificaciones especiales.

Se emplean, para comunicar noticias breves. Tienen forma rectangular y son de

Es un mensaje que se redacta cuando se considera necesario dejar constancia de

Empleo de formas impresas (Machotes)

Confiere a la información que se envía, con mejor calidad y presentación, además

Se emplea publicitariamente; tiene la brevedad y el estilo de una sentencia. Por

CAPITULO 4. CARTAS REDACTADAS POR LA ASISTENTE O SECRETARIA,

Aperturas, cierres y medios de enlace.

Algunas frases con las que podemos iniciar nuestra correspondencia:

Con motivo de la inauguración de nuestra sucursal...

Con respecto a...

Confirmamos nuestra conversación...

Contestamos su carta del...

De acuerdo con sus instrucciones...

El personal de esta empresa...

Algunos ejemplos con los que podemos iniciar un párrafo de cierre:

Gracias, una vez más, por...

Gracias por la oportunidad que nos dio de servirle...

La información proporcionada se tratará confidencialmente...

Lamentamos la demora que originó...

Lamentamos no poder servirle en esta ocasión...

Le agradeceremos nos envíe su pago, lo más pronto posible...

Le agradeceré nos envié...

Le agradeceré verifique si...

Lo mantendremos informado sobre...

Mil gracias por su valiosa cooperación...

Muchas gracias por su invitación...

Muchas gracias, una vez más, por sus atenciones...

Nos dará mucho gusto servirle nuevamente...

Como consecuencia de ello,

Con respecto a...

Por ese motivo,

Por esta causa,

Por otra parte,

Por tal razón,

a) Identificar el objetivo del escrito y reunir los antecedentes necesarios para la

b) Familiarizarse con el estilo de redacción del jefe y adoptarlo. Asimismo,

c) Utilizar las frases favoritas de su jefe.

e) Escribir en primera persona del plural.