Pasos para correcto registro

de entregas de pedidos a domicilio

 Como organización queremos y debemos cumplir con
las metas de venta, atención y servicio que nos indica
la organización.

En lo que respecta a cumplimiento de entregas a

domicilio, uno de los aspectos clave para el
Entregas cumplimiento en la información y entender
internamente cual es la meta y como debemos realizar
el registro para la medición, análisis y mejora del
a domicilio proceso.

Te invitamos a realizar esa capacitación y así asegurar

que en tu tienda no se tenga duda de la meta y de
como se deben registrar en el sistema las entregas a
domicilio.
 Objetivos: ¿Qué se requiere?:
• Contar con unidades
en buen estado, y
En LA FERRE tenemos dos objetivos, 1. Garantizar la entrega a acorde a la demanda
respecto a: domicilio en todas de toneladas para
nuestras tiendas y entrega a domicilio.

Entregas Centros de Distribución.

• Contar con los
productos que
requiere el cliente.

a domicilio 2. Entregar a domicilio el

mismo día o el día indicado
por el cliente.
• Contar con choferes
con conocimiento de
la zona.

• Saber realizar el
registro de entregas
para medición del
servicio.
Entregas a domicilio:

A continuación, te vamos a mostrar:

1. ¿Qué se entiende por entrega mismo día?.

2. Cómo se deben hacer los registros de entrega

a domicilio, en el Sistema.
 Entregas Parte 1: ¿Qué se entiende por
entrega “mismo día”?
a domicilio
Entregas a domicilio:
1. ¿Qué se entiende por entrega “mismo día”?

Es cuando el pedido se entrega el mismo día que se colocó en estatus PENDIENTE.

Se entiende que cuando el pedido está en estatus PENDIENTE, ya está listo para ser embarcado, es decir, ya
se registró de forma correcta la información del cliente, ya se validó que el material solicitado es el registrado
en el sistema, ya se validó el pago.
 1. ¿Qué se entiende por entrega “mismo día”?

Sabemos también que hay situaciones donde por más que se quiera, no se puede entregar el mismo
día, bien sea porque:

1. El pedido llegó luego de las 3 p.m. y la zona de entrega esta muy retirada o el tiempo de entrega a
ese lugar sobre pasa el horario de cierre de la tienda.

Ejemplo: Pedido llega a las 4 p.m. y a esa hora se coloca en estatus PENDIENTE.
El tiempo de ir a entregar el pedido a las instalaciones del cliente son 3 horas (sumando la ida y el regreso).
La tienda cierra a las 6 p.m. y tu unidad, estará de regreso a las 6 o 6:30 p.m. (ya que se considera el tiempo de descarga de material
en las instalaciones del cliente.

En este caso, debes entregar el pedido al día hábil siguiente antes de las 3 p.m. y colocar el motivo # 7 que explique
la razón por la cual se entrega al día siguiente.

2. El cliente realiza el pedido, lo paga, se confirma su pago como OK, pero te indica que requiere la
entrega para dos o tres días después.

En este caso, debes entregar el pedido el día exacto que te indicó el cliente, que debe ser la misma fecha colocada
en el campo “fecha requerida”, antes de colocar el pedido en estatus PENDIENTE.
Adicional, deberás indicar el motivo #9 que explique la razón por la cual se entrega ese día.
Entregas a domicilio:
1. ¿Qué se entiende por entrega “mismo día”?

1. Los pedidos entregados literalmente el mismo día que se colocan en estatus

PENDIENTE.

2. Los pedidos en estatus PENDIENTE que llegaron luego de las 3 p.m.

Entonces, qué se va y que únicamente por temas de distancia son entregados al día hábil
a considerar como siguiente antes de las 3 p.m. y se les colocó el motivo #7 Distancia de
entrega sobrepasa el horario de cierre de la tienda. (*)
cumplimiento de
entrega Mismo día
3. Los casos donde es el cliente es quien solicita la entrega en un día especifico
y se cumple con esa entrega en ese día (ni antes ni después) y además tienen
el motivo # 9 Cliente solicitó la entrega en un día especifico). (*)

Nota: el día especifico indicado por el cliente es la fecha que coloquen en el

capo “Fecha Requerida” antes de afectar el pedido a PENDIENTE.

*La ruta para el registro de los motivos de NO entrega el mismo día, se encuentra en la lamina # 16 de este archivo.
Entregas a domicilio:
1. ¿Qué se entiende por entrega “mismo día”?

1
Entrega literal el mismo día desde
que se coloca en Pendiente

Colocar Motivo # 7:
“Distancia de entrega sobrepasa el horario de cierre de la tienda” Pedidos llegan después de las 3 p.m.
2 Y por distancia larga se entrega
al día siguiente antes de las 3 p.m.
y que tienen la etiqueta # 7

Colocar Motivo # 9:
“Cliente solicitó la entrega en un día especifico (posterior al mismo día del pedido”.
3 Pedidos entregados en la fecha indicada
por el cliente y que tienen etiqueta # 9
 Entregas Parte 2: ¿Cómo se deben hacer los
registros de entrega a domicilio,
a domicilio en el sistema?
 Entregas a domicilio:
2. ¿Cómo se deben hacer los registros de entrega a domicilio, en el sistema?.

Primeramente, para el registro que vas a realizar de las entregas a domicilio debes
considerar 2 registros principales:

1 2

¿Quién debe realizar el registro? Jefe de Almacén Jefe de Almacén

 1

1. Registro de embarque
Este primer registro se realiza para indicar
al sistema lo que se va a embarcar (notas o
facturas) y donde se va a entregar.
Entregas a domicilio:
2. ¿Cómo se deben hacer los registros de entrega a domicilio, en el sistema?.

Registro de embarque:

✓ Todas las entregas a domicilio deben registrarse en el módulo de embarque de Intelisis.

✓ La ejecución del registro de entregas recae sobre el jefe de almacén.
✓ La responsabilidad que se ejecuten los registros, recae sobre el Gerente de tienda.
✓ Para nuevos ingresos de jefe de almacén, se debe solicitar al área de RH el acceso al
módulo de embarque de Intelisis y RH posteriormente lo solicitará al área de Sistemas.
✓ Importante que para iniciar el proceso de registro de entregas, el gerente de tienda o
CEDIS debe asegurar que la unidad de transporte interna este registrada en Intelisis. (*)

(*) Se debe solicitar al gerente de operaciones (Emanuel Omar Vázquez Hernández (evazquez@laferre.com.mx)), el alta de la
unidad. Se debe enviar correo indicando el número económico de la unidad.
Entregas a domicilio:
2. ¿Cómo se deben hacer los registros de entrega a domicilio, en el sistema?.
Registro de embarque:
1 Seleccionar movimiento: Embarque
Ruta: Intelisis / Logística / Embarques / Nuevo
2 En el campo “Vehículo”, hacer clic en los tres puntos y
seleccionar la unidad que llevará el pedido. Las tres
primeras letras indican la zona de donde es la unidad.
El asterisco verde en el número económico indica que la
unidad esta disponible para el embarque.
Nota: Es importante aclarar que la unidad tiene que estar con un * en color verde para indicar
que esta disponible.
En caso contrario, se tendrá que concluir el embarque para liberar la unidad. Para ese caso,
luego que la unidad regrese a la sucursal y haber entregado el material, se debe ir al
movimiento de embarque, luego a la pestaña Estadística y colocar la fecha y hora de entrega
del material y así la unidad queda liberada
Entregas a domicilio:
2. ¿Cómo se deben hacer los registros de entrega a domicilio, en el sistema?.

3 En el campo “Ruta”, seleccionar el ASO de la 4 En el campo “Tarifa”, colocar el monto del seguro o flete a
zona donde se encuentra la tienda o CEDIS. cobrar según la zona. Si la unidad se embarca con unidad
externa y no se le cobrar flete, dejar este campo en blanco.
(Si el sistema aún así te pide un moto, coloca 1)

Sólo colocar 1 (no 100)

Entregas a domicilio:
2. ¿Cómo se deben hacer los registros de entrega a domicilio, en el sistema?.

Ir a pestaña superior “Estadística” y colocar fecha y hora de 6 Luego ir al icono “asignar embarques” y se
5 mostraran todas las facturas generadas hace 120
embarque y fecha y hora de salida del material de la sucursal
(por lo general es la misma fecha). De igual forma colocar el horas ( 5 días). Podrás también colocar las siglas
kilometraje de la unidad. de la factura en el campo buscar.

Al visualizar las facturas, seleccionas aquellas que

vas a embarcar.

Nota: si se quiere embarcar una factura que tiene mas de 120 hrs de
generada, no se va a poder visualizar en esta pantalla, por ende no se
podrá realizar el embarque.
Nota importante: debes hacer un solo clic en el
icono “asignar embarque”, si haces mas de dos clic
se te bloqueará el sistema
Entregas a domicilio:
2. ¿Cómo se deben hacer los registros de entrega a domicilio, en el sistema?.

El módulo de embarque sólo te permite registra una factura por entrega. Esto quiere decir,
que si tienes que hacer más de una entrega de una misma factura (entregas parciales), el sistema no te lo
va a permitir ya que al seleccionar una factura esta ya no se puede volver a utilizar para embarque.

Para esto, debes registrar en el DRIVE de contingencia las entregas parciales de esa factura.

Ejemplo:

Tiene la factura # ABC1234; que tiene varios productos que suman en total 5 ton.
El cliente quiere que se entreguen los productos en una misma dirección.

Tienes una unidad de transporte de 3 ton. La capacidad de tu unidad, sobrepasa la capacidad de las toneladas de la
factura # ABC1234.

En ese caso, vas a tener que hacer varios viajes para entregar ese material, probablemente 2 viajes.
El viaje o entrega 1 lo realizas en el módulo de embarque de Intelisis y la entrega 2 la vas a registrar en el DRIVE.

Ya que cuando quieras registrar el viaje 2 en Intelisis, el sistema te va a indicar que la factura ya fue utilizada.
Entregas a domicilio:
2. ¿Cómo se deben hacer los registros de entrega a domicilio, en el sistema?.

7 Hacer clic en “Asignar Selección” para que el sistema
finalice la toma de facturas a embarcar.
Estas aparecerán en la parte de debajo de la pantalla (*)
Luego hacer clic en “Aceptar”
8 Luego de visualizar todas las facturas, seleccionar el icono
de la bandera roja
El sistema mostrará esta ventana donde se debe
seleccionar “Salida Embarque”, y luego Aceptar

Luego afectar el movimiento para que el sistema

concluya el embarque.

(*)
Entregas a domicilio:
2. ¿Cómo se deben hacer los registros de entrega a domicilio, en el sistema?.

9 El sistema mostrará el movimiento en “Pendiente”. 10 El sistema mostrará el Formato de Embarque.

Hacer clic en el icono de Impresión para imprimir el Es el que debe llevar el chofer para saber que
formato de embarque. entregar y a donde.

Se sugiere, imprimir dos copias. Una copia del formato debe

entregarse al jefe de Almacén y el otro debe entregarse al
Chofer de la unidad que realizará el reparto de los pedidos.
 2

2. Registro de Entrega:
En este paso se registra en el sistema
los pedidos que fueron entregados o
devueltos, indicado fecha y hora de
entrega.
Entregas a domicilio:
2. ¿Cómo se deben hacer los registros de entrega a domicilio, en el sistema?.

Registro de entrega:

11 Una vez que la unidad haya entregado el pedido al cliente, se debe registrar la fecha y hora en el módulo de embarque.
Se deben completar los campos de “Fecha Prog. Llegada” y “Kilómetros de retorno”.

También colocar acá la fecha y hora de entrega de cada factura o nota.

Entregas a domicilio:
2. ¿Cómo se deben hacer los registros de entrega a domicilio, en el Sistema?.

12 En el campo de “Estado”, se debe colocar “Entregado”, únicamente para los casos donde el pedido haya sido entregado.

En ese momento la unidad de transporte queda liberada para asignar otro embarque.
Es importante finalizar el proceso de entrega, afectando el pedido para que la unidad (a nivel del sistema) quede
disponible para otra entrega.

Hacer click en el icono de la flecha verde para culminar el embarque

Entregas a domicilio:
2. ¿Cómo se deben hacer los registros de entrega a domicilio, en el sistema?.

13 Si el pedido no puedo ser entregado y regresa a la tienda o CEDIS, en el mismo campos de “Estado”, se debe colocar
“Desembarcar”. Y se deberá programar con el cliente una nueva fecha de entrega. Ese nuevo registro deberá
registrarse en el DRIVE:
https://laferrecommxmy.sharepoint.com/:x:/r/personal/jzundel_laferre_com_mx/_layouts/15/Doc.aspx?sourcedoc=%7BB01181C0-
C7B6-45A3-93CB 867F8D39733E%7D&file=DRIVE%20REGISTRO%20DE%20ENTREGAS.xlsx&action=default&mobileredirect=true

Hacer click en el icono de la flecha verde para culminar el embarque

Entregas a domicilio:
2. ¿Cómo se deben hacer los registros de entrega a domicilio, en el sistema?.

El DRIVE:
https://laferrecommxmy.sharepoint.com/:x:/r/personal/jzundel_laferre_com_mx/_layouts/15/Doc.aspx?sourcedoc=%7BB01181C0-C7B6-
45A3-93CB 867F8D39733E%7D&file=DRIVE%20REGISTRO%20DE%20ENTREGAS.xlsx&action=default&mobileredirect=true

Se creó para:

1.- Usarlo como contingencia en caso que no puedan hacer el registro de embarque y entrega en el
sistema Intelisis (caídas o lentitud del sistema).

2.- Usarlo cuando en Intelisis el pedido nació como cliente recoge y luego el cliente te pide la entrega a
domicilio. (Registrar en el DRIVE colocando la fecha y hora original de cuando quedó en estatus
PENDIENTE, luego en fecha requerida colocar la nueva fecha indicada por el cliente y además colocarle
el motivo (ahí en el DRIVE) # 9 Cliente solicitó la entrega en un día especifico)

3.- Para los casos de entregas parciales de una misma factura.

Si de una misma factura se van a realizar más de una entrega a la misma dirección, la primera entrega se
registra en Intelisis y el resto en el DRIVE.
Ya que en el módulo de embarque al embarcar una factura ya esta no estará disponible para otros
embarques.