Gestión del Servicio al Cliente

Actividad 4

Tiempo de Ciclo de un Pedido

Entregado Por:

Docente

Ana María Torres

Funza Cundinamarca,

2020

TIEMPO DE CICLO DE UN PEDIDO

Definición

El tiempo del ciclo de pedido es el tiempo transcurrido entre el momento en que se levanta

un pedido de cliente, una orden de compra o una solicitud de servicio y el momento en que

el producto o servicio es recibido por el cliente. Cabe mencionar que los elementos

individuales del tiempo del ciclo de pedido son el tiempo de transmisión, el tiempo de

procesamiento del pedido, el tiempo de ensamblado del pedido, la disponibilidad del

inventario, el tiempo de producción y el tiempo de entrega.

Nombre de la Empresa: Colanta

Sector: Alimenticio

Actividad: Productor y Transformador de alimentos Lácteos.

El ciclo del pedido contiene todas las actividades necesarias para que el cliente reciba los

productos solicitados, entre las cuales se reparte el tiempo que transcurre hasta la recepción.

Tendremos entonces que el tiempo total del ciclo del pedido se reparte en las actividades de

transmisión del pedido, procesamiento, preparación, disponibilidad del stock, producción y

entrega. Todos estos elementos están controlados directa o indirectamente a través del

diseño y de las decisiones tomadas sobre los métodos de transmisión de los pedidos,

política de inventarios y stocks, procedimientos de procesamiento de pedidos, medios de

transporte y métodos de planificación.

En el caso de COLANTA, el proceso inicia en:

Se realiza el pedido en el área de Facturación cuando es servicio TyT, los vendedores van

hasta donde el cliente y toman el pedido, este automáticamente se registra en el sistema

llamado TECNOCEDI, y se ve reflejado en el área de distribución el cual por medio de sus

controladores se hace la respectiva verificación.

Después de este paso, se realiza el pedido al área de producción para la elaboración del

pedido esto siempre cuando el stock en distribución no sea el requerido.

Cuando el pedido es por una empresa mayorista o se requiere para otra ciudad, en este ya

participan los vendedores institucionales los cuales se encargan de tomar los pedidos de los

centros mayoristas en el caso de la leche UHT, se encarga la planta de Funza que es la que

produce solamente este tipo de Leche, si son productos cárnicos o Yogures y quesos son las

plantas de Medellín y Santa Rosa De Osos y para la leche en Polvo la planta de Cerete es la

encargada de tomar estos pedidos.

Para estos pedidos se realiza el mismo procedimiento para la elaboración, pero la entrega si

se toma de dos a tres días dependiendo la ciudad de entrega ya que estos pedidos se envían

por medio de transporte terrestre.

COMPONENTES QUE ALTERAN EL CICLO DE PEDIDO

1.Tipo de transmisión de pedido

Puede descomponerse en varios conceptos, dependiendo del método empleado para la

comunicación del mismo. Los vendedores a través de la herramienta tecnológica que

manejen, preparan y transmitirán el pedido.

En COLANTA el sistema que se maneja es TECNOCEDI, es una herramienta virtual

conectada simultáneamente con el área de Facturación, Producción y Distribución

respectivamente.

2. Procesamiento y preparación del pedido

Abarca actividades como la preparación de la documentación del envió, el registro de la

actualización del inventario, la coordinación con el despacho de aduanas, la comprobación

del pedido para prevenir posibles errores, la comunicación a los clientes y a los

departamentos de la compañía implicados de cuál es la situación de los pedidos, y la

entrega de la información sobre los mismos a áreas como ventas, producción y contabilidad

Para la entrega de pedidos TyT, estos se entregan con tres días de diferencia, después del

envió del pedido a las áreas encargadas.

3. Tiempo de adquisición de inventario

Es el tiempo necesario para que el pedido quede listo para la entrega una vez que se ha

recibido el pedido y que la información respecto al mismo queda disponible en el almacén

o en el departamento de envíos. Las actividades más comunes que componen la preparación

del pedido son:

 Obtención de los artículos solicitados en el stock.

  Traslado de los mismos a la zona de salida del almacén.

 Embalaje de los productos.

Consolidación con otros pedidos que deban ser transportados en la misma dirección. ya

que, en un alto porcentaje, el procesamiento y la preparación de los pedidos son actividades

que se llevan a cabo de (forma concurrente, el tiempo necesario para realizar ambas

actividades no es la suma de los tiempos requeridos por cada una por separado.

Si se requiere pedidos adicionales el cliente se comunica con el promotor de ventas y él se

encarga de la elaboración del pedido y programación de la entrega

4. Tiempo de entrega

Es el tiempo necesario para transportar los productos solicitados desde el punto de

almacenamiento al cliente. Dentro de este concepto se pude incluir también el tiempo de

carga en el punto de origen y el de descarga en destino

Para los clientes TyT y clientes mayoristas en Bogotá y alrededores se hacen entregas

diariamente o si el cliente lo desea se programan las entregas según el requerimiento.

Y para la entrega en las diferentes ciudades si se programan entregas de tres días después

del pedido o según el requerimiento del cliente.

Ajustes al tiempo del ciclo del pedido

En ocasiones las políticas de servicio al cliente distorsionaran los patrones normales del

tiempo del ciclo de pedidos. Muchas de estas políticas se relacionan con las prioridades del
procesamiento de pedidos, la condición del pedido y otras restricciones del tamaño del

pedido.

Prioridades en el procesamiento de los pedidos:

En situaciones en las que hay muchos pedidos pendientes, puede ser necesario distinguir

unos clientes de otros.

Condiciones estándar de los pedidos:

Es necesario establecer estándares en el diseño de embalajes, procedimientos para la

devolución y reposición de productos dañados o defectuosos y métodos de control de

calidad de tratamiento de los pedidos. Cómo se verá afectado el tiempo del ciclo del pedido

depende de cuáles y cómo sean dichos procedimientos y métodos.

Limitaciones en los pedidos:

En ciertas ocasiones, el responsable controlador puede encontrar aconsejable poner algunas

restricciones en los pedidos. Así, puede limitar a los clientes a que hagan pedidos de una

cantidad mínima, restringir la admisión de los mismos a unos periodos predeterminados, o

hacer que los clientes rellenen los pedidos según unas determinadas especificaciones. la

puesta en marcha de este tipo de restricciones puede llevar a conseguir importantes ahorros

en la distribución de los productos

Bibliografía

 http://elibro.uniminuto.edu/Main.php?MagID=84&MagNo=161
 https://colanta.com/corporativo/