ACTIVIDAD 4 – Caso práctico Quala SA

Presentado por:
Felipe Figueroa Cortes
John Edward Rodríguez
Leidy Carolina Páez

Presentado a:
Sandra Medina Barragan

Fundación Universitaria Unipanamericana

Facultad: Ciencias Empresariales
Programa: Contaduría Pública y administración de Empresas
Asignatura: Documentación y manejo de la información
Bogotá DC
2020
 Caso práctico

Quala SA

Quala es una Compañía Internacional dedicada a la producción y comercialización de alimentos

no perecederos, empezó en el año 1980, con una visión clara: ser una de las empresas líderes y
de mayor crecimiento. En el día de hoy cuenta con 17 marcas líderes de excelente calidad, que
están a la cabeza del mercado y que se han convertido en las preferidas de los colombianos.
Quala es una compañía que factura más de 240 mil millones de pesos en el año, ocupando el
puesto número 10 en la producción de alimentos industrializados.

En la actualidad cuenta con 2500 empleados directos y 1.200 empleados indirectos. El

cubrimiento se hace en el territorio nacional con una fuerte distribución y sedes en las principales
ciudades; Bogotá, Cali, Pereira, Bucaramanga, Barranquilla y Medellín. La empresa Quala
atiende 120.000 clientes directos en más de 600 municipios, la empresa se destaca entre las cinco
primeras empresas más grandes de distribución de todo el país.

Quala es una compañía líder en el mercado, sólida, creativa, alegre, con ideas frescas e
innovadoras, dispuesta a contribuir al desarrollo de Colombia y de América Latina. Actualmente
Quala S.A vigila sus documentos operativos mediante la Gestión Documental que se encarga de
controlar y supervisar constantemente los estándares vigentes de manufactura, pero presenta
oportunidades de mejora ya que se maneja un gran volumen de documentos lo que dificulta las
inspecciones en las plantas de producción, complejiza la estructura documental, dificulta la
consulta de la documentación en la red y en el terreno y adicionalmente se tienen procedimientos
de creación y actualización de documentos que debido a su complejidad no son atractivos a la
hora de levantar un documento.

Además, se ha detectado que el problema más grande que existe en las plantas producción, es la
falta de un plan de entrenamiento y capacitación efectivo que permita que los operarios puedan
laborar con la mínima cantidad de información que garantice la seguridad de la persona, la
calidad del producto y completar el programa de producción sin mayores dificultades.

Por lo anterior, es indispensable para la compañía realizar una reestructuración en cuanto al

manejo de los documentos pertenecientes a los Procesos Operativos de Manufactura (POM) y
que el resultado permita una expansión del conocimiento adquirido a nivel de Quala Inc.
(Colombia y filiales). Para garantizar el resultado deseado se realizó un plan piloto en la planta
número 2 de la compañía (que es donde se fabrican productos como Instacrem, Gelatina Frutiño,
Quipitos, Batilado, Baticrema, Light Ya y Activade), que buscaba generar en las personas mayor
sentido de pertenencia por su operación, crear un plan de entrenamiento y capacitación efectivo,
mejorar la información del terreno para generar el hábito de la consulta por parte de los
operarios, alivianar la estructura documental, crear una mejor forma de visualizar los
documentos en la red, agilizar los procesos de creación y actualización de documentos, y crear
mecanismos de control efectivos que permitan mantener bajo supervisión constante los
documentos POM.

1. ¿Cuál es el objetivo principal de la gestión documental en Quala S.A?

Consulte las fuentes referenciadas en el siguiente cuadro o proponga unas fuentes que sean
de carácter académico y tome citas textuales (Ver normas ICONTEC o APA).

Objetivo Principal de la gestion documental

Fuente 1: Jordi Amado Guirado, (2008), Casos practicos para la gestion empresarial de
despachos profesionales, Especial directivos, España
 El objetivo principal de la gestión documental es la eficacia y rentabilidad administrativa.
Su objetivo de eficacia administrativa se consigue cuando la informacion es accesible en
el momento oportuno y en un tiempo razonable.
Fuente 2: Carmen de Pablos Heredero, (2011), Organización y Transformacion de Los Sistemas
de Informacion en La Empresa.
 Su objetivo principal es administrar el flujo de los documentos a lo largo de la
organizacion.
 Organizar y recuperar la informacion que contienen los documentos (efectividad)
 Eliminar los documentos que no sirven, para obtener una mayor optimizacion en el uso
de los recursos de la empresa.
Fuente 3: Fernández L. (2006) Gestión Documental.
 Podemos decir, que “la gestion documental abarca el ciclo de vida de los documentos, es
decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da en los documentos desde que son
producidos oreciben en las distintas unidades hasta el momento en que son eliminados o
conservados, en su funcion de su valor testimonial o historico.”

2. ¿Cuál es la problemática del sistema de gestión documental (SGD) en la empresa del caso de estudio?

El problema en cuanto a la gestión documental en Quala es que manejan una gran cantidad de documentos
lo que dificulta las inspecciones en las plantas de producción, complejiza la estructura documental, dificulta
la consulta de documentación en la red y en el terreno.

Uno de los problemas que se identifica es que los operarios no están los suficientemente entrenados y
capacitados para levantar los diferentes documentos que se requieren en la producción
 Los procedimientos de creación y actualización no son los adecuados para almacenar y llevar un
seguimiento de los documentos, ya que todo documento emitido tiene como ciclo útil y después de esto se
debe realizar su proceso de archivo y clasificación del mismo.

En cuanto a los procesos operativos de manufactura no se le esta dando el manejo pertinente a los
documentos dentro de la compañía lo que no permite una expansión de conocimiento adquirido a nivel de
Quala Inc.

 Los principales problemas de Quala Inc:

 El volumen de documentos impide su consulta y organización
 Dificultad de las inspecciones en las plantas de producción
 Complejidad en la estructura de los documentos
 La consulta de documentos virtualmente
 Falta de capacitación del personal para agilizar el proceso de los documentos

3. ¿Por qué razón se necesita realizar una estructuración del SGD de Quala?

 Se debe realizar una estructuración del SGD de Quala para poder crearlos documentos con un
mínimo de información, pero que dicha información garantice la seguridad de los operarios, la
calidad de los productos y completar las tareas de producción sin ninguna dificulta

 Al mantener un SGD se puede tener un control de los documentos que se ingresan al archivo y si
en algún momento se requiere recuperar el documento sepamos su clasificación y sea de fácil
acceso esto garantiza buscadas fáciles, rápidas y sencillas dentro del archivo.

 El ahorro de papel nos garantiza acceso de documentos en línea tanto para clientes internos como
externos

 Agilidad en la consulta implementando paso a paso el proceso en cual se debe realizar

 Al tener una estructura única el archivo en la empresa, independientemente del área que requiera
hacer uso del mismo y esto evitara que se pierda tiempo buscando sin orden.

4. ¿Qué beneficios recibe una empresa como Quala por implementar un SGD?

 Los benéficos que recibe Quala s.a es que los Procesos Operativos de manufactura les permitan
trasmitir los conocimientos adquirido durante tantos años de una manera fácil de comprender y
los empleados tengan un cultura de pertenencia por la operación del día a día y con un plan de
entrenamiento y de capacitación se tendrá SGD , en el cual se puedan consultar de manera fácil y
que todos los documentos a consultar estén en red , con esto se podrán agilizar la creación y
actualización de los documentos y tener un mecanismos de control.

 Uno de los beneficios de tener implementar un SGD es coste de producción de documentos en

papel se va a reducir entre el 20% y 40% ya que tener una documentación digital será más barata
para realizar la mismas tareas.
  La productividad de Quala s.a se va a incrementar, solo por hecho de reducir Los tiempos y
procesos.

 Los operarios de Quala s.a podrán tener en cualquier momento los documentos que se requieran
ya se encontrar la red y esto evitara que se pierdan tiempos valiosos en todo el proceso de
(POM)4. Explique ¿por qué es importante para cualquier organización tener una excelente gestión
documental? (una cuartilla con letra Arial tamaño 11). La importancia para cualquier
organización de un SGD es que se tener un

4. Explique ¿por qué es importante para cualquier organización tener una excelente gestión documental? (una
cuartilla con letra Arial tamaño 11)

Es importante para cualquier empresa u organización tener un SISTEMA DE GESTIÒN

DOCUMENTAL porque de esta manera es clara la forma de almacenamiento de los

documentos de la áreas, así podremos ser más productivos y tendremos al alcance los

documentos que entran y a los que se les debe dar salida y que deben estar organizados

cronológicamente , alfanumérico y por área geográfica ,esto debe ser prioritario puesto que no

se no debe archivar un documento de manera diferente o errónea y debe darse prioridad a

los que apliquen para la parte administrativas.

En la actualidad las organizaciones ya no emplean archivos en papel, todo se lleva en

digitalizado , ya que se tiene que debemos tener un espacio geográfico y esto puede

incrementar los costos de administración.

Por esta razón es importante de tener claro los conceptos para la estructuración de ingreso de

la documentación, de manera electrónica, así garantizaremos que nuestras áreas tengan claro

el orden y destino de cada uno de los documentos, como se deben registrar en el sistema
como, por ejemplo: documentación tramitada de uso constante, documentos gestionados y

vigentes, y los que fueron eliminados pero que tengan que ser conservados por temas legales.

5. Elaborar un cuadro comparativo en el cual se referencie mínimo tres (3) fuentes con citas textuales en los que se
aborde el concepto de Documentación.

CUADRO COMPARATIVO

DOCUMENTACION 1 DOCUMENTACION 2 DOCUMENTACION 3

FUENTE FUENTE FUENTE
La gestión documental El término documentación para La gestión documental es un
consiste en la captura, designar una disciplina proceso esencial para el
almacenamiento y correcto desempeño de una
académica es un neologismo en
recuperación de documentos. empresa y buen reflejo de su
Cualquier organización ya castellano. El profesor López organización interna. La
captura, almacena y recupera Yepes ha analizado
existencia de grandes
documentos todos los días.Los recientemente el origen volúmenes de información,
documentos llegan a la empresa lingiiístico de la palabra tanto interna como externa
en forma de papel y también en documento y sus distintas
facilita la pérdida de
formato electrónico. Una factura
acepciones en el proceso de la documentos, aumenta la
que viene por correo ordinario
es obviamente un documento en documentación. Resultado dificultad para acceder
papel que se puede leer y general de dicho análisis ha sido rápidamente a la información y
contabilizar. Sin embargo, esa subrayar la importancia de su a su ubicación física y dificulta
factura probablemente comenzó significación como «enseñanza» el control de los flujos de
con un pedido de la empresa. o «precepto» de carácter moral, información.
Ese pedido podría ser un
que ha pervivido hasta bien La gestión de documentos y
registro electrónico y eso
significa que tenemos dos entrado el siglo actual. «El workflow es un proceso que
documentos relacionados que propio término —afirma— ha permite a las empresas
deben mantenerse permanecido en un nivel muy gestionar toda la información
referenciados, y que sin culto y su paso a la lengua no estructurada (documentos),
embargo, son muy diferentes en habitual se ha retrasado factor decisivo para su
la forma en que se almacenan. ostensiblemente hasta que el negocio, poniendo en práctica
A este ejemplo se le podría movimiento documental, en la los siguientes conceptos:
agregar una nota de entrega, un segunda mitad del siglo XIX ha
documento de aceptación o · Desmaterialización -
propagado su uso.» En el latín digitalización de
incluso un contrato. Una vez
más, estos otros documentos medieval, documentatio y documentos en papel,
podrían estar en diferentes documentum, en singular y documentos
formatos o diferentes sistemas. plural, tienen las significaciones electrónicos que se
Peor aún más, podrían estar en de instrumento de prueba en el ordenan y se muestran
diferentes departamentos. Un terreno jurídico o en el de acuerdo con un
contrato puede almacenarse en criterio dado.
un archivador en el
gramático y, sobre todo, las de
· Estandarización - de
departamento legal. La nota de precepto, enseñanza o doctrina
todo tipo de
entrega podría estar en un moral. En castellano, el uso de
documentos de la
almacén. La aceptación podría la palabra documento ha sido
estar en el departamento que comprobado por vez primera a
empresa, métodos de
finalmente recibió el pedido. clasificación y de
Tenemos diferentes grupos de
personas que pueden estar en
diferentes ubicaciones físicas y
que todos están relacionados de
alguna forma con la factura.
https://www.kyoceradocumen
tsolutions.es/es/smarter-
workspaces/business-
challenges/paperless/la-
gestion-documental-definicion-
conceptos-clave-e-importancia-
en-la-actualidad.html
finales del siglo xiv, con el
significado de «ensennamiento»
o consejo moral. En la misma
línea, el Universal Vocabulario
(1490) de Alonso de Palencia
afirma que «Documenta son
eXemplos para saber
semeianga para que meior
entiendan» y Nebrija identifica
documentum y enseñanza
moral.
file:///C:/Users/PELDAR
%20SOACHA/Downloads/2162
4-Texto%20del%20art
%C3%ADculo-21643-1-10-
20110603.PDF
entidades y
estandarización de
procesos, usando
siempre los mismos
procedimientos.
· Indexación -
catalogación y
e clasificación de
documentos
electrónicos. Esta fase
es equivalente al
proceso de archivo
físico, sirviéndose de
las ventajas de los
sistemas de
información y
garantizando una
gestión integrada de
los archivos físicos y
electrónicos.
· Workflow - definición
de los diferentes
estados por los cuales
pasa un documento,
incluida la publicación,
aprobación,
distribución y
circulación o el archivo,
que permite el control
del flujo de circulación
de los documentos.
· Búsqueda -
implementación de un
motor de búsqueda
capaz de buscar
cualquier documento a
través de su contenido
o de sus atributos, lo
que permite
encontrarlos y
entregarlos de
inmediato, cuando sea
necesario y en
cualquier lugar.
· Coste reducido - la
reducción de costes
proviene de una mayor
productividad en la
búsqueda, reenvío y
gestión de
documentos,
reduciendo el coste de
las copias y la
 necesidad de espacio
de archivos.
https://www.filedoc.eu/es/
conceptos-basicos

CONCLUSIONES

· Se elaboró este trabajo de sistema de gestión documental para afianzar los conocimientos
requeridos que debemos garantizar en las organizaciones, con esto comprendemos que al no
saber los correctos procesos de organización y almacenamiento de la información, conlleva a
perdida de la información e incluso problemas legales.

· El conocer estos procesos no s lleva a entender la importancia de la documentación y que no

toda la información se archiva, guarda y gestiona de la misma forma.

· El desarrollo de esta actividad nos ayudó a garantizarla vida útil de todos los documentos y así
evitar perder información valiosa, como también ahorrar espacio sabiendo que algunos de ellos
se pueden conservar digitalizados

REFERENTES CONCEPTUALES

Fuente 1: Jordi Amado Guirado, (2008), Casos practicos para la gestion empresarial de
despachos profesionales, Especial directivos, España

Fuente 2: Carmen de Pablos Heredero, (2011), Organización y Transformacion de Los Sistemas

de Informacion en La Empresa

Fuente 3: Fernández L. (2006) Gestión Documental.