UNIVERSIDAD NACIONAL

AUTÓNOMA DE MÉXICO

FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES

ZARAGOZA

Ingeniería Química

Ingeniería en Proyectos
9° Semestre

.
Sistemas para control de documentos

2020-1
21 de Agosto del 2019
Los sistemas de gestión documental se están convirtiendo en una pieza cada vez más
importante para las empresas. La cantidad de información generada por las compañías
actuales crece de forma exponencial y los antiguos sistemas de almacenamiento
presentan demasiadas carencias. Un sistema de gestión documental asegura una
información organizada y eficiente, que favorezca la productividad empresarial.

¿Qué es un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión documental es en origen, un programa informático para gestionar,

almacenar y controlar el flujo de trabajo de documentos electrónicos, imágenes o
documentos en papel, digitalizados a través de scanners. Según la norma ISO 12651-2 un
documento se define como “información registrada u objeto que puede ser tratado como
una unidad”.

La gestión documental es la forma en la que una organización administra el flujo de

documentos de todo tipo, permite recuperar la información contenida en ellos; determina
el tiempo que los documentos deben guardarse y elimina aquellos que ya no sirven; a la
vez que se conservan los documentos más valiosos.

Hoy en día los software de gestión documental ofrecen la plataforma – adaptable al

tamaño de la organización - que necesitan las empresas, para responder a todas las
necesidades relativas a la gestión de la información; sin que el formato, el origen o la
fuente de la que provienen suponga una barrera para ellas.
Los software de gestión documental permiten:

- que la información necesaria, sea accesible desde un punto central de acceso.

- Permite a múltiples usuarios acceder al mismo documento de forma

simultánea.

- Elimina la necesidad de mantener la documentación en formato físico.

Lo que evita la pérdida de tiempo, de productividad, y competitividad vinculada al hecho

de tener que buscar un documento en particular, entre los archivadores, estanterías y
espacio dedicado a almacén.

Un sistema de gestión documental significa crecimiento profesional

Hoy en día, la mayoría de la gente no entiende por qué tiene que dedicar tiempo y
energías a buscar y trabajar con información en papel. De hecho si lo pensamos, es ésta
dinámica la que mantiene la labor del trabajo manual viva – incluso entre los directivos.

Cuando hablamos de trabajo, el tiempo es dinero. Cuanto más tiempo consumas envuelto
en actividades administrativas asociadas al papel (enviar faxes, imprimir documentos para
 firmar, buscar en archivadores… ) menos serás retribuido por las actividades que
verdaderamente definen tu puesto, y eso resta valor a tu presencia en la empresa; no
importa tu talento, potencial, o lo motivado que estés.

Apostar por la gestión documental, e introducir el sistema de gestión documental

necesario y adecuado para nuestro negocio, puede cambiar no sólo el ambiente de
trabajo, si no la trayectoria profesional de los empleados y la posición de la empresa en el
sector.

¿Qué funcionalidades tiene un gestor documental?

Los programas de gestión documental también pueden ser seleccionados en relación a
las funciones que ofrecen. La mayor parte de los gestores documentales presentan una
serie de características comunes que pueden ser entendidas como básicas, no obstante,
pueden no ser suficientes para algunas compañías. Por ejemplo, el escaneo de
documentos físicos para su digitalización es la primera fase del proceso de trabajo. Esta
función la ofrecen todos los programas del mercado, sin embargo, no todos se
complementan con el reconocimiento óptico de caracteres. Este aspecto permite a la
compañía trabajar el texto procedente de un documento escaneado en el procesador de
textos predeterminado. La lista de funcionalidades que puede ofrecer un programa de
gestión documental es amplia. En la Guía de Gestión Documental 2019 podrá encontrar
un análisis de las características más interesantes para su empresa que no suelen
adquirirse mediante el paquete básico.
Diferentes programas de gestión documental:
 ALFRESCO

Alfresco es uno de los softwares open source (código abierto) que compiten con

las más grandes soluciones propietarias de gestión documental y contenidos. En el
mundo empresarial existe cierta tendencia a dar mayor validez al software
propietario frente a las soluciones código abierto. No obstante, durante la última
década se han desarrollado varias propuestas competentes en este campo y
Alfresco se ha perfilado como una alternativa válida frente a otros productos
comerciales. Al ser de código abierto también favorece la creación de nuevas
funcionalidades mediante programación o a través de un proveedor certificado. Sin
embargo, existen soluciones que incorporan de base distintas aplicaciones y
módulos que pueden resultar más atractivas para las necesidades de su empresa.
Alfresco: ¿ECM, DMS, BPM o todo en uno?
En realidad, Alfresco es un sistema de gestión de contenidos de código abiertoque
permite a las organizaciones capturar, almacenar, buscar y colaborar en documentos de
muchos tipos distintos. Se habla de gestión de contenidos porque no sólo ofrece a las
empresas herramientas de gestión documental, también se ocupa de la gestión de
contenido web, records management, trabajo colaborativo, flujos de trabajo (mediante
 Activiti o jBoss jBPM), etc. Esta versatilidad hace que Alfresco sea un producto dirigido
a grandes y medianas empresas, que puedan aprovechar todas las ventajas que ofrece.
No obstante, hay que tener en cuenta que, como cualquier otro software, también existen
ciertos inconvenientes a la hora de usar este sistema de gestión de contenidos. 

Ventajas
 Añade continuamente nuevas funcionalidades: integraciones (SAP, SharePoint,
Salesforce, etc.), análisis de datos o flujos de trabajo, entre otros.
 Alfresco One incluye una instancia de Alfresco en la nube, dando opciones para
una gestión de contenidos sólida de forma híbrida.
 Alfresco Community es la edición gratuita para desarrolladores, entornos de
testeo o pequeñas instalaciones.
 Gran comunidad de foros de soporte y resolución de dudas.
 El precio de su licencia es de los más bajos respecto a otros gestores de
contenido similares.
Desventajas
 Sus licencias de pago se dirigen más bien a medianas y grandes empresas.
 Para lograr un rendimiento aceptable hace falta un servidor de amplia
capacidad.
 Tener un entorno de alta disponibilidad puede aumentar el coste total de la
propiedad(TCO) al añadir las licencias al hardware necesario.
 Encontrar un buen proveedor o experto es imprescindible para una
implementación correcta. En el Libro Blanco de Alfresco se expone cómo elegir al
proveedor más adecuado para la implementación de este sistema.
¿Qué versiones de Alfresco existen?
Este sistema de gestión de contenidos intenta satisfacer las necesidades de las empresas
ofertando 3 productos con características muy diferentes:

1. Alfresco Community Edition

Community Edition es el nombre de la versión gratuita de este gestor de contenidos,
principalmente destinado a empresas que quieran disponer de una herramienta versátil en
continua evolución. Está creada y desarrollada por Alfresco Software en colaboración con
su comunidad. A través de foros, Alfresco Wiki o Google Groups los desarrolladores
participan compartiendo fallos, correcciones o nuevas características. 
Frente a la ventaja evidente del precio y del acceso al código, existe una desventaja
primordial para las compañías: no ofrece soporte técnico. La empresa deberá confiar en
la comunidad o en su propio departamento de sistemas para solucionar los
inconvenientes que se presenten. Del mismo modo, el programa tampoco ofrece
garantías, sincronizaciones con otros sistemas o la integración con software propietario.
2. Alfresco One
One es el nombre que se le da a la plataforma de gestión de contenido que maneja y
sincroniza el contenido on-premise con Alfresco en la nube. De esta forma se cuentan con
una gestión del contenido híbrida al adquirir esta versión. Esta solución de pago se basa
en la misma tecnología open source que la edición Community pero con mayor soporte y
funcionalidades disponibles. Al contrario que la versión anterior, Alfresco One ofrece
multitud de opciones de integración con software propietario. Aplicaciones como
Microsoft Office, Google Docs, SAP, SharePoint o Autocad pueden conectarse con esta
herramienta. Esta versión ofrece a su vez en dos modalidades
diferentes: Departamental y Enterprise.

 Edición Departmental: enfocada principalmente a solucionar las carencias de

determinados departamentos o empresas con necesidades poco exigentes. La
edición Departmental es la más asequible de las que ofrece Alfresco One. El
precio es una de las ventajas más competitivas en comparación con la edición
Enterprise. A pesar del coste más bajo, la edición Departmental presenta
limitaciones que pueden ser importantes para las empresas. Por ejemplo, en
España muchas compañías continúan en horario laboral después de las 5 p.m. Sin
embargo, Alfresco One Departmental sólo ofrece servicio técnico entre las 9 y las
5 p.m. Si existiese algún problema en el sistema no podría recibirse asistencia
técnica hasta el día siguiente con todos los inconvenientes que eso conlleva.
 Edición Enterprise: esta versión se dirige principalmente a corporaciones con
grandes necesidades de gestión que buscan una herramienta potente y rápida. Al
contrario que en la versión Departmental, Alfresco One Enterprise presenta
características más amplias. Además de un soporte técnico 24 horas, una de las
ventajas principales de esta herramienta es su capacidad de almacenamiento. La
edición Enterprise incluye 1TB de almacenamiento en la nube, frente a los 25 GB
de la edición Departmental. O lo que es lo mismo, unas 85.899.345 páginas
escritas en Microsoft Word aproximadamente.
Además, con Alfresco One se apuesta por la movilidad como una importante oportunidad
de negocio. Su aplicación móvil, Alfresco Mobile, permite que el empleado acceda a
información almacenada on-premise y en la nube desde su dispositivo móvil.
Posteriormente se sincronizarán los documentos en caso de trabajar sin conexión.

3. Alfresco en la nube
Esta solución en la nube permite a los usuarios acceder de forma segura a los
documentos de la empresa desde cualquier dispositivo y ubicación. Gracias a este
gestor de contenido SaaS los empleados podrán disponer de todo el contenido
almacenado de forma local y sincronizarlo con el que está la nube de forma automática. A
su vez, una extranet facilitará la colaboración entre la empresa y sus colaboradores
externos, ya sean proveedores o clientes, a través de una conexión segura teniendo sólo
acceso a los documentos permitidos.
Observando la importancia de la integración, Alfresco en la nube ofrece la posibilidad de
integrarse con otras aplicaciones en la nube como Google Docs o Salesforce. El Libro
Blanco de Alfresco ofrece una comparativa en profundidad de todas las versiones de
este software con la que podrá descubrir cuál de las opciones se adapta mejor a las
necesidades de su compañía.
 GOOGLE APPS FOR WORK

Google Apps for Work ofrece una forma diferente de trabajar dentro de las
empresas. Con un servicio integrado en la nube, ofrece aplicaciones fáciles de usar
y con una interfaz familiar para la mayoría de usuarios.
Actualización 29-09-2016: Google Apps for Work ahora se llama G Suite.
¿Qué es Google Apps for Work?
Google Apps for Work es un servicio de aplicaciones web que proporciona varias
herramientas hospedadas en la infraestructura de Google. Este conjunto de soluciones
están enfocadas a satisfacer las principales necesidades de las empresas en lo que a
gestión de contenidos se refiere.

Las aplicaciones incluidas en este paquete son, para muchos, conocidas en su versión
gratuita. No obstante, Google Apps for Work ofrece herramientas adaptadas al uso
empresarial a cambio del pago de una cuota.
Aplicaciones que ofrece Google Apps for Work
El conjunto de aplicaciones que define Google Apps for Work está dividido a su vez en 4
secciones diferentes atendiendo al área en el que trabajan.

 Comunicación: Gmail, Hangouts, Calendar, Google+

 Almacenamiento: Drive
 Colaboración: Docs, Sheets, Slides, Sites, Forms
 Administración: Admin y Vault
Gmail para empresas
Google le ha dado un giro importante a su herramienta de correo para que responda a las
necesidades de las compañías. Gmail para empresas es una de las aplicaciones que más
cambios ha experimentado para su adaptación al mundo empresarial en comparación con
la versión gratuita.

 30 Gb de almacenamiento frente a los 15Gb de la versión gratuita.

 Posibilidad de trabajar con un domino propio (@tuempresa.es).
 Servicio técnico 24 horas.
 Videoconferencias de hasta 15 personas.
 Compatible con las grandes herramientas de correo electrónico.
Google Drive
Esta herramienta está destinada al almacenamiento online de contenido. Google Drive
permite acceder a la información a través del móvil o el ordenador. Cualquier contenido
almacenado en el sistema local se sincronizará en la nube de forma automática y
viceversa. Esta sincronización automática supone una gran ventaja para empleados con
grandes cargas de documentos. Google Drive para empresas se diferencia de su versión
gratuita principalmente en el volumen de almacenamiento. Al igual que en Gmail, Drive
puede disponer de 30 Gb de almacenamiento compartidos con la aplicación de correo
 electrónico. Esta capacidad puede ser ilimitada gracias a un incremento en el precio de
contratación.
Otra de las características destacables de esta aplicación es la búsqueda. Google es el
motor de búsqueda más popular, pero también el más potente. La tecnología desarrollada
por la empresa americana tras sus años de experiencia en internet ha sido adaptada a
Google Apps for Work. Tan sólo con incluir algunas palabras contenidas en un texto, una
imagen o archivo adjunto al correo la aplicación será capaz de encontrar el archivo
rápidamente.

Docs, Sheets y Slides

Este es probablemente el conjunto más diferenciador de los que ofrece Google. La
posibilidad de que varias personas trabajen en el mismo documento en tiempo real desde
cualquier parte del mundo es uno de los aspectos más atractivos de este paquete. Aun
tratándose de un servicio web, estas aplicaciones permiten la opción de trabajar offline
sincronizándose con el sistema completo una vez se disponga de conexión a internet.
Incluso permite un seguimiento de las versiones que se han ido elaborando a partir del
documento principal. De esta forma, toda la información contenida a lo largo de la historia
de un documento queda guardada en la nube de forma indefinida sin tenerlo en cuenta en
su cuota de almacenamiento.

Limitaciones de Google Apps for Work

Con el desarrollo de las nuevas tecnologías y el mundo de la movilidad participando cada
día más en los procesos empresariales, Google Apps for Work ofrece una forma sencilla
de sacarle el mayor partido a esa tendencia. Sin embargo, todo software tienen algún
límite y Google Apps for Work presenta algunas limitaciones que pueden ser decisivas en
los procesos de selección de un gestor documental.

Los sistemas de gestión documental aportan seguridad :OPENKM

El formato electrónico ha disparado la producción de información y documentación a

niveles nunca vistos hasta ahora.

Gestionar el ciclo de vida de toda esa información significa también hacerla accesible,
particularmente para las personas involucradas – evitando por lo tanto las fugas y brechas
de seguridad - .

El sistema de gestión documental de OpenKM ofrece 3 tipos de filtros de seguridad a

distintos niveles:

1. Sólo los usuarios con login y password podrán acceder al gestor documental, y por
lo tanto a la información contenida de forma segura en él. El gestor documental de
 OpenKM permite integrarse con terceras bases de datos, Active Director y/ o LDAP;
donde se encuentran centralizados los usuarios de la compañía.
2. Cada usuario debe tener asignado un perfil en función de su posición dentro de la
empresa, o en relación a las actividades que realiza. Esto definirá las funcionalidades,
privilegios a su alcance y tipo de documentación a la que tiene acceso - una vez
logueado dentro del sistema de gestión documental -, para desarrollar su labor.
3.  La seguridad en OpenKM es gestionada a nivel granular. Se pueden aplicar
diferentes filtros: acceso grupal (definido por departamento, posición dentro del
organigrama... ) o acceso indivual; y habilitar o deshabilitar privilegios ( lectura,
escritura, descarga, borrado…- el administrador podrá customizar la lista de privilegios-
), de la misma manera. Ésto es aplicable a cualquier tipo de información – carpeta,
documento, correo electrónico (incluido los documentos adjuntos) y registros -.
Control sobre los documentos

Además, el marco legal obliga a muchas empresas que trabajan en determinadas

industrias, a aplicar un control específico sobre sus documentos. Contabilidad, seguridad
alimentaria, aparatos médicos, productos farmacológicos, atención sanitaria, tecnologías
de la información… son sólo algunos ejemplos, de sectores en los que es obligatorio por
ley, tener registrados los procedimientos, las instrucciones y las normas a aplicar (que
además cambian a medida que se actualiza la legislación ) en la empresa.

Un sistema de gestión documental es un software de gestión, que proporciona el

necesario control sobre la documentación y la información en los siguientes aspectos:

 Seguridad: la seguridad es vital en la gestión de documentos. El gestor

documental de OpenKM permite cumplir con las políticas de seguridad más exigentes, a
la par que facilita la aplicación y mantemiento de las mismas.
 Control de versiones: el sistema debe guardar y dar acceso a las diferentes
fases por las que ha pasado el documento. El control de versiones es útil para ejercer la
trazabilidad sobre archivos que cambian con el tiempo o que son actualizados; haciendo
posible acceder a etapas previas, o hacer referencia a versiones anteriores. El gestor
documental de OpenKM ofrece desde su pestaña “Historial” acceso al ciclo de vida
completo del documento. Permite la descarga de versiones previas, la restauración de
versiones diferentes a la actual y además; es capaz de detectar las diferencias de
contenido entre versiones. De esta forma podemos ver muy fácilmente cuáles son las
aportaciones de cada autor.
 Sistema check-in check-out y bloqueo. Para poder registrar las versiones es
necesario, poder editar los documentos desde el gestor documental. El sistema Live
Edit de OpenKM permite editar los archivos con la aplicación que les corresponde
( reconoce la extensión del archivo y en consecuencia abre el archivo dentro de la
aplicación adecuada ), a la vez que registra la apertura del documento en modo edición
(check-in ). Cuando el usuario quiere guardar los cambios efectuados en el documento,
los registra (check–out ) y guarda una nueva versión del documento. El archivo ha sido
accesible en todo momento para el resto de usuarios, evitando que los autores
sobreescriban unos sobre otros. Cuando el documento haya llegado a la versión final, el
usuario – con acceso a la funcionalidad – podrá bloquearlo. De ésta forma se asegura de
que no sea nuevamente modificado.
 Auditoría: la gestión documental debe permitirnos realizar una reconstrucción de
las acciones que han sido realizadas sobre un documento. Desde su creación – ya sea de
un documento creado dentro del gestor documental, o introducido a través de procesos de
digitalización – hasta su versión final, pasando por su distribución o entrega. El gestor
documental de OpenKM ofrece desde la pestaña “Activity Log” acceso a la trazabilidad
completa sobre el archivo. Además el Administrador tendrá la oportunidad de acceder con
detalle, a todo lo acontecido dentro de OpenKM, obteniendo la información que necesita,
en base a cualquier criterio que sea de su interés.
Componentes de un buen sistema de gestión documental

A parte de ofrecernos las utilidades necesarias para tener centralizado el almacenaje de

documentos, ofrecer un punto central de acceso a la información, ejercer un control y
seguridad adecuados a la documentación que tenemos dentro de la empresa; a la hora de
elegir un sistema de gestión documental, debemos tener en cuenta otros elementos:

 Creación: el sistema de gestión documental debe permitirnos crear documentos,

tanto en formato electrónico, como aceptar la introducción de documentos en papel
digitalizados. En este aspecto la suite OpenKM ofrece un asistente de scanner, que
facilita la integración del gestor documental con los dispositivos de digitalización.
 Captura: supone aceptar y procesar la información y documentación que entra
dentro del sistema de gestión documental a través de otras fuentes, como impresoras
multifunción o scanners. Los motores OCR ( Optical Character Recognition )
y OMR ( Optical Mark Recognition ) integrados en OpenKM, permiten capturar la
información contenida en los documentos, para su posterior gestión y recuperación de
documentos, de acuerdo a los intereses y necesidades de la empresa.
 Integración: El gestor documental debe ofrecer facilidades para integrar el gestor
a terceras aplicaciones, de forma que el sistema pueda obtener información de otros
programas, o alimentar esas aplicaciones con información contenida en el sistema.
En este caso el gestor documental de OpenKM ofrece SDK’s para Java, PHP y .NET.
 Indexación: Cuando un documento accede al gestor documental, lo ideal es que
la aplicación sea capaz de identificar el tipo de documento, para así clasificarlo
correctamente y hacer un uso adecuado del archivo. La labor de indexación es de vital
importancia a la hora de la recuperación de documentos almacenados en el sistema.
OpenKM utiliza diversas funcionalidades, desde el OCR, hasta la extracción de texto para
permitir la correcta indexación de la documentación.
 Metadatos: básicamente, se trata de información clave del documento. Puede
estar contenida dentro del archivo ( el código de barras de un producto ) o relacionado
con él ( información almacenada en una base de datos que informa sobre el origen, la
fecha de envío, de entrega… datos que no aparecen de forma explícita en el documento)
El gestor documental de OpenKM con la funcionalidad de Metadatos, permite al
Administrador, crear, actualizar y gestionar los metadatos que los usuarios necesitan,
para llevar a cabo su labor.
 Colaboración: A nivel básico el gestor documental debe permitir al usuario
autorizado, acceder al documento. El documento debe ser protegido de la interferencia de
otros usuarios mientras un compañero está trabajando – editando – el archivo. OpenKM,
gracias a su sistema de edición Live Edit permite a un usuario editar el documento,
mientras éste sigue siendo accesible para consultar su contenido. Además, a través de la
funcionalidad chat, las pestañas Notas, Previsualización, Foro- donde los usuarios
pueden compartir sugerencias o ideas - o Wiki – donde detallan las fuentes bibliográficas
 que están utilizando – del panel de Propiedades del archivo; pueden mantener un canal
de comunicación constante con otros usuarios.
 Validación: Es el proceso que permite identificar los archivos que no cumplen
algún criterio. Errores ortográficos, campos en blanco, archivos dañados... En este
aspecto OpenKM, a través de la funcionalidad Automatización, permite la aplicación de
procedimientos a los documentos; y en caso de que no se cumpla algún criterio, el
gestor depositará los documentos defectuosos en por ejemplo, una carpeta a la que
el usuario validador esté suscrito; para así recibir notificaciones cada vez que exista
documentación.
 Workflow: Los motores workflow permiten construir un flujo de trabajo que hace
posible gestionar la documentación o la información, de forma que se cumplan todos los
requisitos del proceso. OpenKM ofrece un motor workflow embebido capaz de soportar
los procesos de negocio más sofisticados, a la vez que puede integrarse fácilmente con
otras soluciones workflow.
 Búsqueda: el sistema de gestión documental debe permitir localizar rápidamente
la información. OpenKM permite tanto la búsqueda por texto libre, como la más
sofisticada a partir de los metadatos del archivo. En OpenKM se puede buscar
por: contexto – si la información está guardada en el repositorio, o en documentos
personales, plantillas…- por contenido – palabras contenidas en el cuerpo del documento
– por nombre, por palabras clave, por autor, por rango de fechas, por su ubicación en
el directorio de carpetas, por categoría, por tipo – documento, carpeta, correo
electrónico, registro- o por la extensión del archivo entre otros campos de filtrado. En
OpenKM podemos lanzar búsquedas incluso por las notas añadidas al archivo. Y
por metadatos, información específica contenida o asignada a los documentos.
 Recuperación: de un documento almacenado en el sistema de gestión
documental. Aunque la noción pueda parecer simple, la labor de recuperación de un
activo digital puede ser compleja. La búsqueda simple puede permitir la recuperación de
un documento concreto utilizando para ello una indexación básica. Pero para
proporcionar una recuperación más versátil, el sistema debe permitir al usuario
encontrar un documento por datos parciales que respondan al identificador del archivo, o
metadatos. Este es el caso del motor de búsqueda de OpenKM, que a través de la
búsqueda por contenido permite devolver el documento que responde a las palabras
introducidas en el buscador.
 Distribución: Un documento preparado para su distribución debe estar en
un formato que no permita ser alterado y garantizar la longevidad en el tiempo ( long
term document format ). En este aspecto OpenKM permite la conversión de
documentación a PDF, o a cualquier formato que garantize la integridad de la
información.
 Publicación: La puesta a disposición del público de un documento, supone que
ese archivo ha sido revisado, y aprobado para tal fin; de forma que se evita cualquier
inexactitud o error que pueda afectar al público objetivo. En este sentido OpenKM, a
través de la plataforma KCenter ofrece el entorno ideal para poner a disposición del
público en general y de grupos de interés en particular ( proveedores, clientes, entre
otros escenarios…) la información que necesitan en relación a productos y servicios que
ofrezca la empresa.
 Reproducir: A la hora de sacar información del gestor documental, el sistema ha
de facilitarla, en el formato que permita presentarla del modo adecuado. OpenKM permite
la previsualización de documentación en un formato neutro desde la que el usuario
puede lanzar trabajos de impresión, previsualizando el resultado final. Por otro lado el
motor de generación de informes, soporta la creación de informes personalizados en
diferentes extensiones ( PDF, CSV, texto o Excel )
 OTROS SISTEMAS DE GESTION

 MICROSOFT OFFICE 365

 MICROSOFT SHAREPOINT ONLINE
 MICROSOFT SHAREPOINT 2016
 MICROSOFT SHAREPOINT 2013
 OPENTEXT CONTENT SUITE
 DOCUMENTUM

Como puedes comprobar, el concepto de la gestión documental o gestión de contenidos

( que es un término que ha tenido un cierto éxito comercial en los últimos años), ha
cambiado mucho desde sus orígenes; cuando lo que se pedía al programa era
almacenaje, garantizar el acceso a la documentación y minimizar el stockage físico. 
Hoy en día, los sistemas de gestión documental deben no sólo satisfacer estas premisas,
si no estar preparados para servir como sistema de información donde gestionar el trabajo
diario de los usuarios; ofrecer el entorno adecuado donde procesar la información y
documentación que necesitan, para desarrollar su labor y tener el potencial de adaptarse
a diferentes escenarios. Por esto, la tecnología Open Source supone un elemento
estratégico en las empresas, porque les permite amortizar y adaptar en el largo
plazo, la tecnología elegida.

BIBLIOGRAFIA

https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/programas-gestion-
documental

https://www.openkm.com/es/blog/sistema-de-gestion-documental.html