INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA DE ACTIVOS

El propósito principal de la Auditoria es determinar la confiabilidad de

la información contable expresada a través de los Estados Financieros.
Es así, como casi todo el esfuerzo del auditor está dirigido básicamente a
formarse una opinión profesional de los Estados Financieros en su conjunto,
para lo cual, examina cada una de las cuentas del activo, pasivo, buscando con
ello elementos de juicio sobre su razonabilidad, los mismos que una vez
evidenciados forman su opinión.
En esta oportunidad nos centraremos en examinar las cuentas del
Activo. Para ello daremos a conocer conceptos generales:
Conceptos generales:
ACTIVO.
Conjunto de Bienes y derechos que posee una empresa.
Clasificación.- Es según NIC 13, ahora NIC 1 en concordancia con la
anterior. El Activo se clasifica en Activo Corriente y Activo no Corriente,
llamado también Circulante y no Circulante. Esta clasificación se determina
teniendo en cuenta su grado de responsabilidad, tomándose como base un año.
El Activo Corriente:
Caja y Bancos Activo Disponible.
El Activo Corriente: Caja y Bancos
Activo Disponible. Cuentas por cobrar comerciales
Activo Exigible .Otras cuentas por cobrar
Activo Exigible. Existencias
Activo Realizable .Gastos Pagados por anticipado
Objetivos de las Cuentas del Activo.
1. Establecer la existencia y propiedad de los activos que se mueven en el
Balance.
2. Determinar si la valuación de los activos refleja la aplicación de
principios contables generales aceptados.
3. Determinar si es adecuado el control interno de la empresa.
4. Determinar con cierto grado de seguridad que las operaciones al contado y
los saldos en bancos son adecuados y válidos
5. Determinar la autenticidad de los derechos adquiridos que se presenten en el
Balance.
6. Asegurarse que las cifras que se muestran como inventarios están
efectivamente representadas por productos, materiales, y suministros que
existen físicamente.
Importancia.-
Partiendo del objetivo de la Auditoria de los Estados Financieros es expresa
opinión sobre la razonabilidad de la presentación de los Estados
Financieros según principios contables generalmente aceptado, para
que el auditor pueda expresar la opinión de los Estados Financieros
debe examinar el Balance General.
ACTIVO DISPONIBLE
Esta clasificación corresponde a aquellos bienes que posee la empresa
que pueden convertirse inmediatamente en efectivo, es decir, de alto grado de
liquidez. Se incluye por lo tanto al efectivo de cualquier otra partida que pueda
convertirse inmediatamente en efectivo, sin trastornar las operaciones
diarias. Ejemplos lo constituyen las existencias en caja; los depósitos en
cuentas bancarias, certificados de depósitos a la vista y valores negociables,
entre otros.
CAJA Y BANCOS. Activo de liquidez inmediata que representa las
existencias en caja y cuentas corrientes bancarias que tienen poder
cancelatorio y son utilizados en el giro habitual de las operaciones que realiza
la empresa. El efectivo tendrá la característica de disponible como
medio de cambio y de fijeza de valor.
El saldo de caja y bancos no suele ser significativo al cierre de cada período
bajo análisis, pero las cuentas que lo integran involucran movimientos
relevantes puesto que tiene una
. Fuentes de ingresos u obtención de fondos (cobranzas). En este punto el
Auditor deberá procurar que su intervención se extienda a comprobar las
diferentes fuentes de ingresos del contribuyente (ventas al contado, cobros a
cuentas, cobros de documentos, cobro de intereses, de otras rentas, ventas
de activos fijos, préstamos o inversiones de los propietarios), con la
finalidad de determinar si alguno de ellos se han omitido en la
contabilidad. En otras palabras, los ingresos de dinero están directamente
relacionados con las cuentas de ingresos.
Incrementos elevados y repentinos en los ingresos a caja podrían llevar a
pensar en fuentes de ingresos no declaradas, por lo tanto, cuando se
susciten ciertas dudas es conveniente hacer las verificaciones pertinentes
respecto a su origen.
b. Egresos de fondos o desembolsos, puede presentarse duplicidad en los
pagos, es decir, se podrían estar duplicando pagos, lo que obligaría la
verificación con los documentos originales, porque puede contabilizarse una
compra por el asiento de diario utilizando la cuenta de Proveedores y por el
libro de Caja como si fuere una operación al contado, además se podrían
presentar retiros particulares de los socios o pagos simulados a
acreedores.
En conclusión la revisión del efectivo y de las transacciones
relacionados con él son importantes porque se trata de un activo que
fácilmente puede ser sustraído, porque la mayoría de las transacciones afectas
a esta cuenta tienen una recuperación sobre ella, por errores en otras pueden
representar errores en las cuentas relacionas con el efectivo y viceversa.
EXAMEN DE CAJA Y BANCOS
a. Concepto de la cuenta :
A esta cuenta se le denomina también rubro del disponible y comprende el
dinero en efectivo en caja o depositado en bancos, cheques, giros, etc.,
que utiliza la empresa como medios de cambios en forma inmediata.
b. Comentario
Muchos de los errores y anormalidades que suceden en las empresas con
respecto al dinero, , tienen su origen principalmente en las deficiencias de
control interno, tanto en el manejo como en su contabilización, tales como:
- Falta de separación de funciones entre caja y contabilidad.- Falta de póliza
de fianza para los empleados que manejan efectivo.- No se registran los
ingresos en forma inmediata, ni se depositan intactos en el banco, a la
brevedad posible.- No se acostumbra como medida de seguridad, pagos con
cheques, sino en efectivo; es decir, no se utiliza fondo fijo para los gastos
menudos y cheques para todo lo demás.- No se practican arqueos de caja en
forma sorpresiva, dejándose constancia escrita de los mismos.
Por tal razón, es sumamente importante la evaluación del control interno que
practica el auditor, no solamente para graduar el alcance de sus
procedimientos de auditoria, sino también para sugerir recomendaciones a la
empresa, que permita fortalecer sus controles en resguardo de sus recursos
financieros.
De otro lado, debe entenderse que nuestro examen de este rubro se orienta
básicamente a obtener suficientes elementos de juicio que nos permita
formar una opinión razonable sobre el dinero en efectivo y en bancos
expuesto en el Balance General, así como su correcto manejo y
contabilización durante el período que se examina.
Asimismo, debemos tener presente que el examen de caja y bancos, no se debe
visualizar como un aspecto aislado, sino más bien, interrelacionado con otras
cuentas, tales como ventas, cuentas por cobrar, gastos, etc. c. Objetivos
Básicos del examen Los objetivos que persigue el auditor al examinar caja y
Bancos pueden resumirse en los siguientes:
1. Determinar si se presentan todos los fondos recibidos o que existen
2. Asegurarse de la corrección de los ingresos y egresos registrados.
3. Asegurarse de que el saldo de Caja - Bancos sea correcto.
 4. Determinar si los fondos o depósitos que se presentan llenan las
condiciones de disponibilidad.
5. Verificar que se presente y clasifique en forma apropiada.
1. PROGRAMA DE AUDITORIA: CAJA Y BANCOS
1. CONTROL DE LA CAJA
La caja constituye el activo que más se presta a que se aplique mal y a que se
cometan errores en su manejo (ejemplo: ingresos que se contabilizan en fecha
posterior en la que se realizan, préstamos ficticios que luego se cancelan) y su
registro, en especial en lo referido a los ingresos de caja por lo cual es
necesario un control detallado de la caja de manera que permita reducir la
posibilidad de que se cometan errores o un mal uso de fondos, debiendo
facilitar el descubrimiento de esos errores y pérdidas tan pronto
ocurran. Las posibles irregularidades que se puedan presentar tendrían el
objeto de disminuir la base imponible del Impuesto a la Renta o
regularizar saldos acreedores generados por ingresos omitidos no declarados
así como préstamos a accionistas, socios o personas vinculadas al
propietario (pagos de gastos personales) o de regularización de saldos
acreedores.
PROCEDIMIENTOS
A. CAJA
1. Aplique el cuestionario de control interno, a efectos de evaluar
el grado de confiabilidad del mismo, teniendo en cuenta que las
respuestas deben ser confirmadas, variando en algunos casos el alcance del
examen.
2. Enumere los fondos que deben recontarse, confirmando su naturaleza y
nombre de los custodios con un funcionario autorizado.
3. Efectúe un arqueo simultáneo de los fondos y valores.
4. Determine el saldo de caja de la siguiente forma: Saldo según libros a la
fecha del último asiento. Más ingresos no registrados desde la fecha del saldo
según libros, a la fecha del arqueo. Menos egresos no registrados desde la
fecha del saldo según libros, a la fecha del arqueo.
Saldo al momento del arqueo.
5. Recuente o inspeccione físicamente:- Billetes y monedas.- Cheques,
observando que estén a nombre de la empresa o debidamente endosados e
investigando cheques de fechas posterior a la del recuento o fuera de lo
normal.- Facturas, recibos o vales provisionales que estén formando parte
de los fondos, observando que estén debidamente aprobados, sean de
fechas recientes y se refieran a desembolsos normales, propios del
negocio. En cuanto, a los no autorizados, obtenga aprobación de las
personas autorizadas.
6. Detalle en sus papeles de trabajo:- Billetes y monedas recontadas.- Cheques
recibidos, indicando: Fecha, banco, girador, beneficiario, endoso e importe.-
Facturas, recibos, vales, indicando: fecha, nombres, concepto, importe y
aprobación.- Cheques girados por la empresa y aún no entregados a los
beneficiados, señalando: fecha, banco, beneficiario, e importe.
7. Si como resultado del arqueo encontrara diferencia (faltante o sobrante),
obtenga una explicación escrita del custodio., tesorero o encargado. En el
caso, de importación escrita del custodio. En el caso, de importes
significativos, investigue esta diferencia después de levantada el acta de
arqueo.
8. Para los distintos fondos arqueados, obtenga declaración del encargado,
donde se ha constar que mostraron todos los fondos, documentos y valores
bajo su custodia y que éstos fueron recontados en su presencia y devueltos
conforme.
9. Controle el monto del fondo fijo arqueado con la cuenta control del mayor
general.
10. Verifique que el último cheque de reposición del fondo fijo emitido antes
del arqueo, haya sido debidamente contabilizado.
11. Tome nota de los últimos documentos girados a la fecha del
arqueo, tales como cheques, facturas, recibos, papeletas de depósitos, partes
de cobradores, etc.
12. Establezca independientemente el monto de las cobranzas pendientes por
depositar, mediante la suma de: Facturas por ventas al contado, partes de
cobradores, totales de cintas de cajas registradoras y los listados de cobros por
correspondencia. Durante esta labor: Observe la fecha y secuencia numérica
de los documentos; Pase revista a los talonarios de los documentos,
verificando el último utilizado y los posteriores aún no usados.
13. Asegúrese posteriormente que los fondos provenientes de
cobranzas fueron depositados intactos, cotejándolos, contra el libro
caja o bancos, papeletas de depósitos y después con los estados
bancarios, investigando cualquier cheque devuelto por el banco.
14. Verifique que los comprobantes de gastos tomados en fondos fijos
arqueados, hayan sido incluidos en la reposición inmediata al arqueo.
15. Indague acerca de los cheques de la misma empresa, incluidos en
los fondos arqueados. Verifique si los cheques de personal tienen un
motivo legítimo de ser (canje autorizado, etc.)
16. Con relación a los cheques de canje, incluidos en el arqueo, verifique
posteriormente que no hayan sido devueltos impagos por el Banco.
17. Si el arqueo de caja se efectúa posteriormente a la fecha del balance,
compruebe la documentación sustentatoria de las transacciones realizadas
desde la fecha a la fecha del arqueo.
2. CONTROL DE LA CUENTA BANCOS .
Debido a su naturaleza de liquidez, certeza y efectividad además que permite
un mejor control de dinero de la empresa, la mayoría de las empresas en la
práctica lo utilizan para todas sus transacciones ya sea por depósito de todas
sus cobranzas diarias o por el pago a sus proveedores o terceros mediante
cheques.
Norma de control es que todo pago debe hacerse por medio de cheques incluso
el pago de remuneraciones (éste puede realizarse también mediante
abonos en una cuenta de ahorros asignada a cada trabajador), a excepción
de las partidas pequeñas para las cuales existe un fondo fijo de caja. Esto
facilita el control puesto que los cheques cancelados son un medio de
verificación eficaz, para lo cual es recomendable que todo cheque deba ser
registrado aunque haya sido anulado. Por lo general requieren de una
contrafirma lo que hace más seguro la salvaguardia de este activo de la
empresa.
Un punto importante a verificar es la no existencia de cuentas bancarias no
contabilizadas, lo cual se puede localizar a través de la revisión de los
comprobantes de pago. Asimismo requiere de revisión las notas de débito
emitidas por los bancos a fin de determinar la procedencia de la deducción.
Debe revisarse además las boletas de depósitos bancarios, porque pueden
aparecer en ella anotados números de facturas, guías, letras, cheques, etc; que
no están registrados en los libros contables.
Herramientas importantes constituyen la solicitud de Confirmación
Bancaria y la Conciliación Bancaria.
PROCEDIMIENTOS
B. BANCOS
1. Aplique el cuestionario del control interno, a efectos de evaluar
el grado de confiabilidad del mismo, teniendo en cuenta que las
respuestas deben ser confirmadas, variando en algunos casos el alcance del
examen.
2. Obtenga de la empresa, una relación de las personas autorizadas a firmar
cheques durante el período bajo examen, comprobando si los cambios
suscitados fueron comunicados oportunamente al banco.
3. Obtenga, asimismo de la empresa, lo siguiente:
a. Conciliaciones bancarias de los meses seleccionados como prueba y de los
subsiguientes.
b. Estados bancarios. c. Talonario de cheques. d. Libro de caja y/o bancos.
e. Archivo de comprobantes de ingresos y egresos y de asientos de diario.
4. Solicite confirmación directa de los saldos con bancos, incluyendo todas las
cuentas que hayan tenido movimiento durante el ejercicio, aún cuando no
tengan saldos al fin del año. La confirmación deberá comprender también
información adicional sobre préstamos por pagar, intereses, gravámenes,
juicios o contingencias de toda clase que el cliente pueda tener.
5. En relación a las conciliaciones bancarias a la fecha del balance, realice lo
siguiente: 5.1 Verifique su corrección aritmética. 5.2 Compruebe las partidas
que aparezcan en la conciliación, comparando el movimiento registrado
durante el mes en el libro auxiliar de bancos contra el que muestra los estados
bancarios. 5.3 Cerciórese que todas las partidas pendientes de tomar por el
banco o por la empresa, estén incluida en la conciliación.
6. Verifique que todas las partidas de conciliación que aparezcan en la
conciliación al final del mes inmediato anterior a la fecha del balance, hayan
sido tomadas por el banco o por la empresa, según correspondan, durante el
curso del siguiente mes, o bien, que aparezcan en la conciliación practicada a
la fecha del balance.
7. Obtenga los extractos de cuentas bancarios, por el mes posterior a la
fecha del balance y confronte contra éstos las partidas de conciliación
no tomadas por el banco a la fecha del balance. Investigue las partidas
importantes no tomadas por el banco durante ese mes, Con respecto, a las
partidas de conciliación no tomadas por la empresa a la fecha del balance,
discutir las de montos significativos con los funcionarios de la empresa
para que dichas prácticas se registren en libros.
8. Compruebe las transferencias bancarias, por el período de 7 días antes y
después de la fecha de la conciliación bancaria del mes
seleccionado, verificando la respectiva carta - orden y su registro contable.
9. Efectúe una comprobación de caja por los meses seleccionados,
conciliando los totales de ingresos y egresos según registros auxiliares, con
los totales de depósitos y retiros según estados bancarios.
10. Sume el libro caja o auxiliar de bancos por el mes durante el cual
se revisa la conciliación y compruebe la corrección de los pases al libro
mayor coteje los saldos según libros que aparezcan en la conciliación.
AUDITORÍA DE LOS EFECTOS Y CUENTAS POR COBRAR
Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la
empresa a través de letras, pagarés u otros documentos por cobrar
proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios y
también no provenientes de ventas de bienes o servicios.
Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los
movimientos referidos a estos documentos, ya que constituyen parte de su
activo, y sobretodo debe controlar que éstos no pierdan su formalidad para
convertirse en dinero.
De ahí la importancia de controlar y de auditar las “Cuentas por Cobrar”.
El auditor financiero establece los objetivos y procedimientos para
realizar el examen previsto en la planeación de la auditoría a estas
cuentas.
CONCEPTO DE CUENTAS POR COBRAR:
Las Cuentas por Cobrar son derechos legítimamente adquiridos por la
empresa que, llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a
cambio efectivo o cualquier otra clase de bienes y servicios.
Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en:
Provenientes de ventas de bienes o servicios y No provenientes de venta de
bienes o servicios.
a) Documentos por Cobrar:
Los documentos por cobrar son cuentas por cobrar documentadas a través de
letras, pagarés u otros documentos, proveniente exclusivamente de las
operaciones comerciales. Esta cuenta debe mostrarse rebajada de las
estimaciones de deudores incobrables por este concepto y por los
intereses no devengados por la sociedad.
b) Deudores Varios (neto):
Corresponde a todas aquellas cuentas por cobrar que no provengan
de las operaciones comerciales de la empresa, tales como cuentas corrientes
del personal o deudores de ventas de activos fijos. La estimación de deudores
varios incobrables debe ser rebajada para su presentación en el balance.
c) Documentos y Cuentas por Cobrar a Empresas Relacionadas:
Documentos y cuentas por cobrar a empresas relacionadas,
descontados los intereses no devengados que provengan o no de
relaciones comerciales y cuyo plazo de recuperación no excede de un año
a contar de la fecha de los estados financieros.
OBJETIVO DE LA AUDITORÍA DE CUENTAS POR COBRAR: ·
Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen origen en
operaciones de ventas.
· Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva.
· Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no
existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba
considerarse.
· Comprobar si hay una valuación permanente –respecto de intereses y
reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance.
· Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo
contable.
OBJETIVO DEL AUDITOR EN EL EXAMEN DE LOS EFECTOS POR
COBRAR
Los objetivos primordiales de una auditoría de las cuentas por cobrar son la
determinación de la exactitud del importe de los valores a cobrar, su
validez y su cobrabilidad. En todas las auditorías de las cuentas por cobrar
es preciso realizar una cantidad mínima de trabajo con objeto de llegar a una
conclusión acerca de estos tres objetivos. Los procedimientos exactos
seguidos para llegar a esta conclusión y la manera en que se apliquen diferirán
entre los auditores y entre las auditorías del mismo auditor.
Antes de proceder a practicar una auditoría de las cuentas por cobrar, el
auditor debe familiarizarse con las condiciones peculiares en que trabaja el
cliente, la organización y eficiencia de su departamento de crédito, la
naturaleza de los productos que vende, los métodos de venta, las condiciones
de crédito que concede a su clientela y el control interno sobre las cuentas por
cobrar y las ventas. La extensión de la auditoría de las cuentas por cobrar
depende de estos factores.
PRINCIPIOS Y PRÁCTICAS CONTABLES SOBRE LA VALUACIÓN
DE LAS CUENTAS Y EFECTOS POR COBRAR Y SU
PRESENTACIÓN EN EL BALANCE GENERAL
CUENTAS POR COBRAR
1. CONCEPTO
Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas.
Servicios prestados, otorgamiento de créditos o cualquier otro concepto
análogo.
2. CLASIFICACIÓN. Las cuentas por cobrar agrupan los conceptos:
Clientes, Documentos por cobrar, Deudores diversos, Clientes por
consignaciones, Comisionistas e intereses y Dividendos por cobrar.
3. TRANSACCIONES EN MONEDA EXTRANJERA. Cuando existan
cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera deberá revelarse este
hecho en una nota a los estados financieros.
Las cuentas por cobrar deberán liquidarse al tipo de cambio vigente al
momento del pago, registrando pérdida o utilidad de acuerdo con el tipo de
cambio.
4. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES. Valor histórico
original. Realización. Período contable. Revelación suficiente.
5. REGLAS DE VALUACIÓN.
Valoración
Los Efectos y Cuentas por Cobrar se valoran a su valor nominal, actualizado
dicho valor, en el caso de los Efectos a Corto Plazo, por el importe de los
efectos descontados y por la provisión correspondiente al estimado de los
efectos incobrables, de autorizarse su creación. El importe por aumento o
disminución de la citada provisión por la pérdida estimada, afectará el
resultado del ejercicio económico. En las Cuentas por Cobrar su valor es
actualizado por la provisión de valuación correspondiente al estimado de las
cuentas incobrables, formando parte del resultado del ejercicio
económico la variación de la citada provisión. Las Cuentas y Efectos por
Cobrar en moneda extranjera se valuarán al tipo de cambio vigente al
momento de su origen y al vigente en la fecha de cierre del ejercicio. Cuando
esto signifique una disminución del valor pactado originalmente, la
pérdida afectará el resultado del ejercicio económico.
6. REGLAS DE PRESENTACIÓN. Considerando su disponibilidad, las
cuentas por cobrar se clasificarán como de corto y largo plazo. Las cuentas de
corto plazo serán aquellas cuya exigibilidad sea menor a un año a partir de la
fecha de presentación de los estados financieros, y las de largo plazo, aquellas
de un año o más.
Las cuentas por cobrar a corto plazo deberán presentarse en el activo
circulante inmediatamente después del efectivo y de las inversiones en
valores negociables. La cantidad a vencer a más de un año deberá presentarse
fuera del activo circulante.
Los saldos acreedores de las cuentas por cobrar deben reclasificarse como
cuentas por pagar, si su importancia relativa lo amerita.
Cuando existan cuentas por cobrar y por pagar a la misma persona física o
moral, deberán cuando sea aplicable, compensarse para efectos de
presentación en el balance general, mostrando el saldo resultante como activo
o pasivo según corresponda.

Se expondrán como Cuentas por Cobrar a Corto Plazo aquellos cuyos

vencimientos se proyecten dentro de los doce meses a partir de la concertación
de la operación que les dio origen. Los que venzan después de los doce
meses de originada la transacción, se expondrán como Efectos y Cuentas
por Cobrar a Largo Plazo, debiendo reclasificarse al cierre del ejercicio
económico los que vencerán en el ejercicio próximo, trasladándose a
Efectos y Cuentas por Cobrar a Corto Plazo. Al presentarse en el Activo del
Estado de Situación se presentará su importe total, deduciéndosele los
importes de las Provisiones para Efectos y Cuentas Incobrables no utilizados.
Asimismo los Efectos y las Cuentas por Cobrar en moneda extranjera
pueden analizarse en subcuentas o análisis complementarios en los
Estados Contables, desglosándose por tipos de monedas. Los Pagos
Anticipados, se clasificarán en dependencia de su término de vencimiento en a
Corto o a Largo Plazo.
IRREGULARIDADES MÁS COMUNES EN CUENTAS POR COBRAR
El Fraude: Podemos afirmar que es un engaño hacia un tercero, abuso de
confianza, dolo, simulación, etc. El término “fraude” se refiere al acto
intencional de la Administración, personal o terceros, que da como resultado
una representación equivocada de los estados financieros, pudiendo implicar:
 Manipulación, falsificación o alteración de registros o documentos.
Malversación de activos Supresión u omisión de los efectos de ciertas
transacciones en los registros o documentos. Registro de transacciones sin
sustancia o respaldo Mala aplicación de políticas contables.
Tipos de fraude: Se considera que hay dos tipos de fraudes: el primero de
ellos se realiza con la intención financiera clara de malversación de activos de
la empresa. El segundo tipo de fraude, es la presentación de
información financiera fraudulenta como acto intencionado encaminado a
alterar las cuentas anuales.  Los fraudes denominados internos son aquellos
organizados por una o varias personas dentro de una institución, con el fin de
obtener un beneficio propio. Los fraudes conocidos como externos son
aquellos que se efectúan por una o varias personas para obtener un
beneficio, utilizando fuentes externas como son: bancos, clientes,
proveedores, etc.
Por Que Hay Fraudes: Se considera que hay fraudes por:
● Falta de controles adecuados.
● Poco y mal capacitado personal.
● Baja / alta rotación de puestos. Documentación confusa
● Salarios bajos.
● Existencia de activos de fácil conversión: bonos, pagares, etc
● Legislación deficiente.
● Actividades incompatibles entre sí. Es un hecho demostrado que evitar
fraudes es responsabilidad de todos los empleados. Por ello, es
importante crear una cultura empresarial encaminada a minimizar el
riesgo de fraude. Oportunidad.- Para que exista un fraude debe existir
una oportunidad. Esta puede ser provocada por la falta de controles.
Como se evita un fraude: La respuesta más sencilla es la de mejorar el control
administrativo, implementar practicas y políticas de control, analizar los
riesgos que motiven a un fraude, tener la mejor gente posible, bien
remunerada y motivada.
Como se detecta un fraude: Existe una infinidad de respuestas a esta pregunta
las más comunes son:
 Observar, probar o revisar los riesgos específicos de control, identificar los
mas importantes y vigilar constantemente su adecuada administración.
 Simular operaciones.
 Revisar constantemente las conciliaciones de saldos con bancos, clientes,
etc
. Llevar acabo pruebas de cumplimiento de la eficacia de los controles.
3. Errores e irregularidades: La presentación adecuada de los estados
financieros depende de varios factores, entre los que se encuentra la aplicación
de los PCGA, el ejercicio de un criterio adecuado en la realización de las
estimaciones necesarias en aquellas áreas en donde existan
incertidumbres y él suficiente desglose de aspectos significativos, además
de los elementos básicos, que son la adecuación y validez de las operaciones y
saldos. Los errores, se consideran que se producen sin intención,
mientras que las irregularidades se producen intencionalmente. Puesto que
es más difícil prevenir o detectar las irregularidades que los errores.
Las posibles irregularidades que efectúan las operaciones de caja y
bancos y de sus saldos pueden clasificarse, desde el punto de vista de su
ejecución de la sgte forma:
A) Desfalcos:
1.- Interceptación – efectuar cobros antes de que estos se registren (ejemplos:
ventas al contado o cobros de cuentas a cobrar no registrados)
2.- Sustracciones – Hacerse con una cantidad en efectivo después de haberla
registrado (Ejemplo: apoderarse de una cantidad de los cobros registrados pero
no depositados, de fondos fijos o cuentas bancarias)
3.- Desviaciones – Hacer que un desembolso que en un principio es
legitimo se desvíe de su destino correspondiente.
B) Distorsiones : Modificación de los estados financieros sin obtener ningún
activo.
4. Los errores pueden ser consecuencia de fallos matemáticos o
administrativos en los registros contables, aplicación errónea de los PCGA
o mal interpretación de los hechos existentes. Las irregularidades en los
estados financieros pueden ser el resultado de una mal interpretación u
omisión deliberadas de los efectos de hechos u operaciones u otros cambios
intencionados en los registros contables básicos.
Errores más comunes:
• En la clasificación del activo que no seria material en cuanto a su cantidad, si
esta afectada a dos categorías de la planta o el equipo.
• Error en un principio, un cambio de un principio debe ser evaluado en cuanto
a sí: el principio contable adoptado es generalmente aceptado, el método
contable por el efecto de cambio esta en conformidad con los PCGA. Error
tolerable: se especifica generalmente como un componente de la precisión
deseada.
El problema de los errores El sistema de control debe ser adecuado para
detectar errores, así como desfalcos. Tipos de Errores:
1. Errores de Omisión: no son intencionales, son errores humanos y los mas
numerosos y costosos en la industria, pues contribuyen en mas al gasto o la
falta de beneficio.
2. Errores intencionales: son los desfalcos y falsificaciones de registros.
El Error de incluida en la muestra como por ejemplo, cuando se lista un saldo
de una cuenta de 87, 65 anotando en su lugar 78, 65.
Las cuentas por cobrar son altamente vulnerables a fraudes. Las modalidades
más comunes en que ocurre el fraude en esta área son la apropiación
indebida de fondos, cuentas por cobrar ficticias y registro indebido de
notas de crédito.
La apropiación indebida de fondos, una modalidad bastante común,
consiste en utilizar ciertas entradas de dinero para sustituir otras
entradas previamente desviadas, postergando así la detección del robo.
ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA DE LOS EFECTOS
y CUENTAS POR COBRAR
El programa de Auditoría de las Cuentas y Efectos por Cobrar, corresponde a
los procedimientos que han de seguirse en la ejecución de la misma:
Procedimientos:
1) Cotéjese un balance de comprobación de las cuentas y efectos por cobrar
con el saldo de la cuenta control.
2) Clasifíquense según vencimientos atrasados las cuentas y efectos por
cobrar.
3) Ratificar las cuentas por cobrar.
4) Determinar la validez de las cuentas por cobrar.
5) Determinar el corte apropiado en la contabilidad de ventas.
6) Verificar las cuentas que se cobran al entregar la mercancía.
7) Comprobar los descuentos.
8) Comprobar las devoluciones, bonificaciones y notas de créditos
correspondientes.
9) Clasificar nuevamente las cuentas de consignación, en su caso.
10) Segregar y eliminar las cuentas por cobrar de las compañías afiliadas.
11) Determinar cuál ha de ser el tratamiento apropiado de las cuentas de las
sucursales.
12) Examinar el tratamiento que se da a los valores a cobrar extranjeros.
13) Segregar los valores a cobrar no comerciales de funcionarios, directores y
accionistas.
14) Analice y segregue otros valores a cobrar no comerciales.
15) Determine las cuentas de los clientes pignorados en Garantía y su valor
líquido.
16) Determine la cobrabilidad de las cuentas.
17) Hágase una lista de las cuentas vencidas pendientes en la fecha
en que se termina la Auditoría.18) Determinar si es suficiente la reserva
para cuentas dudosas. (provisión cuentas incobrables).
Respecto a los Deudores Incobrables
1. Verificar la ubicación física de documentos incobrables.
2. Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables para
verificar que se usaron todas las instancias para el cobro de éstos.
3.Verificar que se ha usado el método adecuado en el cálculo de la
estimación de deudores incobrables.
4. Comprobar si la base para la estimación se ajusta a las disposiciones
legales.
5. Revisar en el Mayor la cuenta Estimación de Deudores
Incobrables.
6. Verificar que los ajustes a la cuenta deudores incobrables por
concepto de inflación y/o corrección monetaria sean calculados y
registrados.
7. Verificar si ha habido deudores incobrables que se hayan presentado a
cancelar una deuda.
8. Comprobar que esta situación aparezca en los registros contables.
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:
PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR:
Respecto al Control Interno.
El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de información
de crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los
estándares de crédito de la empresa.
1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de las
cuentas por cobrar.
2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas por
cobrar.
3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y
de acuerdo a las disposiciones legales.
4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran
adecuadamente.
5. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por
cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.
6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean
correctamente autorizadas por quien corresponda.
8. Verificar que las cuentas por cobrar estés adecuadamente respaldadas.
9. Comprobar que las cuentas por cobrar estén vigentes y que las medidas de
seguridad se apliquen correctamente (ejemplo: aseguradora de cheques)
10. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado
del manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y
cumplimiento de éste por parte de los clientes y deudores.
11. Controlar el efectivo recibido de proveedores.
12. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar.
13. Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas por volúmenes de compras
y otros).
14. Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de
nuevo.