Lineamientos para la efectiva comunicación

con personas difíciles

Establecer la idea principal de la reunión (el tema a

tratar):
Es clave para no desviarse en otros temas, el camino del
desvió casi siempre culpar otros factores a través de la
excusa, solo resta escuchar la excusa y razonar si se trata
del tema principal o no.
Establecer que las razones de la reunión son netamente
enfocadas en ayudar:
Es importante dejarlo claro para suavizar la
predisposición del oyente.
Preguntar si esta pasando algo en su contexto que le
pueda estar afectando en su desempeño:
Es la oportunidad de que el oyente exprese su malestar
(sea válido o no) la clave es que pueda desahogarse, es
importante la escucha activa en este caso, puesto que en
su respuesta puede haber una intención de desviar el tema
y querer darle atención a otras cosas que no conciernen al
tema principal de la reunión, en este caso solo resta validar
su observación, pero volver a retomar el curso de la
reunión en el tema principal.
 Evitar intercambios de palabras:
Estos intercambios pueden surgir debido a que el
oyente se siente acorralado, puede alterar su tono de voz
o modular con dificultad, el lenguaje gestual puede indicar
estrés, el oyente puede (consiente o no) provocar a otros
integrantes de la reunión que entren al intercambio de
palabras a través de señalamientos ya no de situaciones o
eventos si no personales, señalando a otro integrante del
equipo que pudo hacer cometido alguna falto u ofensa
hacia el oyente, es importante escuchar activamente en
este caso pues el oyente puede tener razón, como no la
puede tener, de tener razón es importante ver si este
hecho esta estrechamente relacionado con la idea
principal de la reunión, (un ejercicio práctico para
identificar si el señalamiento del oyente es válido con
relación al tema principal de la reunión es preguntar: ¿si
eso se corrige, si ya no sucede más, entonces tendrá
solución el tema principal de la reunión?) esto nos ayuda
a enfocarnos en solucionar el tema principal, sin
menospreciar los otros puntos de vista del oyente, los
cuales se puede ofrecer conversarlos en futuras reuniones.
¡NO CAER EN EL INTERCAMBIO DE PALABRAS! (tampoco
alzar la voz cuando el oyente lo hace, solo esperar a que
deje de hablar y aclarar que no es necesario alzar la voz).
 Dar una segunda oportunidad de expresarse al oyente:
Ya en este punto, (recordando que la reunión es para
ayudar) preguntar puntualmente por el bajo rendimiento,
y clarificarlo (describirlo como una lista breve) si hay que
preguntar por cada punto se pregunta y se aclara, lo
importante es que el tema principal de la reunión pueda
ser solucionado y cerrar el tema.

Ejemplo:
“Queríamos reunirnos contigo porque hemos notado que
no estas al 100% en esta actividad y queremos comentarte
que estamos para ayudar en lo que esté a nuestro alcance,
así que coméntanos … entendemos que puedes tener
problemas personales pero todos los tenemos problemas…
Entendemos que tienes tus puntos de vista de cómo
deberían de ser las cosas, de hecho ningún sistema,
empresa o institución es perfecta, ¿si lo que señalas es
fundamental para que las cosas funcionen, quiere decir que
solucionado eso se soluciona el tema principal? sin embargo
en esta oportunidad te reiteramos nuestra ayuda, por eso
te comentamos que hemos notado algunas cosas que son
inconsistentes en el desarrollo de tu actividad :1…2…3…
aclarado cada punto nos gustaría enfocarnos en que los
resultados de esta reunión permanezcan ”