Importancia de la Redacción Comercial.

La Comunicación escrita es imprescindible en la vida comercial y,

puede afirmarse que sin este elemento no existirían los negocios ni
las empresas. La cantidad de operaciones que se resuelven
exclusivamente por medio de la correspondencia, es enorme y son
las empresas que mantienen relaciones comerciales, conociéndose
solo a través de ella.

La correspondencia comercial es un factor insustituible para el

progreso económico, lo que hace necesario preparar Recepcionistas
expertos, capaces de redactar en cualquier momento, cualquier
comunicación escrita.

La Redacción Comercial tiene formas y modalidades completamente

diferentes de las que se emplean en la correspondencia familiar o en
la literaria.

Las cartas con términos rebuscados ya no se usan, hoy en día la

redacción es directa, los términos que se usan son conocidos
aplicando el respeto, cortesía, sentido común y tacto.
Estilo de la Correspondencia Comercial
La Carta Comercial debe ser redactada en forma clara, precisa,
breve, sencilla, y de acuerdo con las normas gramaticales.

A continuación, señalamos las cualidades fundamentales que deben

tener en cuenta al redactar una carta.

1. Claridad: se entiende por claridad la característica que

presenta un contenido, por medio del cual este se presta solo
para una interpretación, permitiendo así al lector su
comprensión inmediata.
2. Precisión: se refiere a la exactitud en la expresión, dejando de
lado las palabras innecesarias.
3. Brevedad: Las cartas deben hacerse tan cortas como sea
posible, pues las comunicaciones excesivamente largas hacen
perder el tiempo al que las escribe y al que deberá leerla.
4. Sencillez: significa redactar en forma espontánea, utilizando
palabras de uso normal y de fácil comprensión, evitando el
empleo de términos vulgares o muy rebuscados.
5. Propiedad: es el uso de las palabras más adecuadas, de
acuerdo con su real significado.
6. Corrección: Es el empleado adecuado de los signos y normas
gramaticales que le permiten el uso correcto de nuestro idioma.
Documentos Comerciales.
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos
por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se
realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.

La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma

importancia, conforme surge de lo siguiente:

❖ En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes

que intervienen en una determinada operación, o sea sus
derechos y obligaciones.

❖ Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la

realización de los actos de comercio.

Tipos de Documentos.
Los documentos comerciales son:

1. Factura
2. Orden de compra
3. Remito
4. Recibo
5. Nota de débito
6. Nota de crédito
7. Nota de crédito
 Factura

Una factura es un documento que respalda la realización de una

operación económica que, por lo general, se trata de una compra-
venta. En otras palabras, una factura es el documento a través del
cual una persona que vende puede rendir cuentas, de
forma instrumentalizada, al contrato de compra-venta comercial.
La factura además reemplaza a la boleta en las transacciones de una
organización o negocio, para efectos impositivos; estas son válidas
para los organismos fiscalizadores dada la completa información que
dan de cada transacción, como un registro detallado de cada compra
y venta.
 Orden de Compra.
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a
un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar
una factura.

Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de
compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.

Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

• Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido

• Número de orden de compra
• Nombre y dirección del proveedor
• Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
• Términos de
entrega y de
pago
• Cantidad de
artículos
solicitados
• Número de
catálogo
• Descripción
• Precio unitario y
total
• Costo de envío,
de manejo, de
seguro y
relacionados.
• Costo total de la
orden
• Firma
autorizada.
 Nota de Remisión

La Nota de Remisión es un documento que extiende el vendedor para

documentar la entrega y/o remisión al cliente de las mercaderías. La
persona que recibe dichas mercaderías, mediante su firma, reconoce
haber recibido las mismas según el detalle efectuado en el remito,
con lo cual queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la
obligación del comprador a pagar.
La nota de remisión o remito se utiliza, aunque no haya orden de
compra extendida en formulario ni nota de venta, y sirve de base para
la confección de la factura si la entrega de las mercaderías es previa
a la facturación.
Los datos fundamentales de la nota de remisión son los siguientes:
1. Fecha de emisión.
2. Número de orden de
compra y nota de venta (si se
han utilizado estos
comprobantes).
3. Detalle de las mercaderías
entregadas (sin precio).
4. Lugar de entrega.
5. Conformidad del
comprador (en el ejemplar
que queda en poder del
vendedor).
 Recibo
El recibo es el documento que acredita el pago de una determinada
cantidad de dinero, emitido por la persona acreedora (quien recibe el
dinero o emite la factura por un bien o servicio), y dirigido a la persona
deudora (quien paga, es decir al receptor del bien o el servicio).

Nota de Debito
La nota de débito es un comprobante que una empresa envía a su
cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta
una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la
misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo
de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora
en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento
del saldo de una cuenta.
Nota de Crédito

La Nota de Crédito es un documento administrativo que sirve de

comprobante entre una empresa y un cliente, y, ofrecerá una serie
de ventajas a ambos.

En este documento se debe reflejar toda la información referente a

este saldo a favor que se le ha concedido al cliente.

Es muy usado por los proveedores y las empresas, ya que, sirve para
corregir errores cometidos en alguna factura. También ofrece
ventajas al cliente, ya que, dejará a los usuarios más conformes y
asegurará futuras ventas para la empresa.