Relaciones comerciales con proveedores y clientes

Las relaciones comerciales que mantiene una empresa

con proveedores, clientes o agencias de transporte
generan, por una parte, un flujo físico de materiales y,
por otra, una actividad administrativa.
 Un documento es una información
estructurada en soporte material
(papel) o medios electrónicos, cuyo
objetivo es dejar constancia de las
operaciones realizadas y las personas
que han intervenido en las mismas.
Intercambio de documentos e información entre comprador y vendedor
Los documentos, justificantes, órdenes o partes de trabajo
reflejan los acontecimientos de la actividad empresarial y
transmiten la información entre las secciones o
departamentos de la empresa o entre las personas que
emiten las órdenes y aquellas que las ejecutan.
 Clasificación de los documentos de compraventa

❖ Documentos de carácter externo sirven para que el cliente y

el proveedor puedan justificar la operación de compraventa
o servicio, como: pedido, albarán de entrega, factura, tique
de caja, nota de abono…
❖ Documentos de carácter interno contienen información
para la empresa que los emite, como: registro de pedidos
emitidos; hojas de solicitud, recepción o expedición; las
órdenes de envío, expedición, fabricación o partes de
actividad; fichas control de existencias; inventarios y
registros.
 Documentos que justifican la recepción de mercancías

❖ Pedido, emitido por el cliente y enviado al proveedor.

❖ Registro de pedidos emitidos.
❖ Hoja de solicitud de mercancías, entre almacenes o
secciones de la misma empresa.
❖ Albarán o nota de entrega, que recibe el comprador junto
con la mercancía.
❖ Hoja de recepción, registro de los pedidos recibidos.
❖ Factura de compraventa, acredita la operación realizada.
 Contenido del pedido

❖ Datos del comprador y del vendedor.

❖ Número de orden y fecha de expedición.
❖ Plazo o fecha de entrega.
❖ Dirección del almacén o lugar de entrega.
❖ Relación detallada de los artículos solicitados.
❖ Condiciones comerciales y firma del comprador.
Modelo de pedido emitido por el comprador
 Contenido del registro de pedidos emitidos

❖ Número de pedido y fecha de emisión.

❖ Proveedor, nombre y código o NIF.
❖ Fecha o plazo de entrega.
❖ Almacén o lugar de entrega.
❖ Fecha de recepción de las mercancías.
❖ Número de albarán o documento de entrega.
❖ Observaciones de incidencias.
Libro Registro de pedidos emitidos
Hoja de solicitud, enviada desde el almacén central a la fábrica de la propia empresa
 Contenido del albarán

❖ Datos del vendedor.

❖ Número de orden y fecha de emisión.
❖ Datos del cliente o comprador.
❖ Número de pedido o documento de solicitud.
❖ Forma de envío o transportista que hace la entrega.
❖ Descripción de las mercancías y cantidad de cada producto.
❖ Observaciones o incidencias.
❖ Firma de la persona que recibe las mercancías.
Modelo de albarán, emitido por el vendedor y firmado
por la persona que ha recibido las mercancías
Nota de entrega al transportista
Hoja de recepción o registro de entrada de mercancías
 La factura es el documento que
acredita legalmente la operación de
compraventa o prestación de
servicios y se confecciona partiendo
de los datos que figuran en el
pedido y en la copia del albarán que
acepta el comprador.
 Contenido de la factura y sus copias

❖ Datos del vendedor o emisor (suministrador de los bienes o servicios).

❖ Número de la factura (numeración correlativa y serie cuando se emite
desde varios centros o sucursales).
❖ Lugar, fecha de emisión y ciudad donde se emite.
❖ Datos del comprador o destinatario.
❖ Descripción de la operación (compraventa o prestación de servicios).
Otros datos como descuentos, embalajes o gastos, base imponible (BI);
tipo impositivo de IVA y recargo de equivalencia (RE), importe total de
la operación.
❖ Referencia del pedido y albarán que ha originado la factura.
❖ Observaciones: condiciones de pago, forma y plazo, las cantidades que
el cliente entrega a cuenta, la domiciliación bancaria (en su caso)…
Modelo de factura emitida por el vendedor
 Tipos de facturas

❖ Factura simplificada: en formato papel, se puede confeccionar en un

impreso de forma manual o con aplicaciones informáticas. El vendedor la
envía al comprador por correo ordinario o por fax.
❖ Factura electrónica, digital o telemática: es equivalente a la factura en
papel. Se diferencian dos tipos:
✓ Formato estructurado, se genera automáticamente con programas de
facturación y se trasmite a los sistemas informáticos del receptor.
✓ Formato no estructurado, se emiten en papel y se escanean para
enviar a los sistemas informáticos del receptor.
❖ Factura recapitulativa o factura resumen: es la que incluye varias compras
(albaranes con distintas fechas) por un mismo destinatario y durante el
mismo mes natural.
 La factura digital o telemática se define legalmente
como “aquella factura que se ajusta a lo establecido en el
reglamento de facturación para cualquier factura en
papel y que haya sido expedida y recibida en formato
electrónico”.
Todas las facturas (electrónicas o en papel) deben garantizar:
❖ Legibilidad de la factura, que el receptor pueda descifrar y
entender el contenido.
❖ Autenticidad del origen de la factura, garantizar la identidad
del obligado de su expedición y del emisor.
❖ Integridad del contenido de la factura, garantizar que su
contenido no ha sido modificado.
 Factura rectificativa: se confecciona para hacer una
corrección de una factura anterior, ya sea por un error
en la base imponible, por una devolución
(mercancías, envases, etc.) o por no cumplir con los
requisitos recogidos en la normativa vigente.

La factura rectificativa debe identificar a la factura

que rectifica, rectificaciones realizadas, causas de
la rectificación y se numeran con series especiales.
Factura rectificativa por devolución de envases