EVIDENCIA DOCUMENTOS COMERCIALES

DATOS GENERALES
Centro de Formación: Centro de Desarrollo Agroempresarial Chía sede CHIA
Regional / Seccional: Cundinamarca
Nombre Completo del Aprendiz:
__Nidia Caterin Peña Arguello _______
Nombre del Instructor: LITS ASTRID CHACON HOYOS
Estructura Curricular TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Fecha: _18-11.2022__
DOCUMENTOS COMERCIALES

Son documentos mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de

compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la
operación. Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en
poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al
vendedor.

El aprendiz debe investigar los documentos comerciales y realizar la explicación de su aplicación.

Factura- Cheque - Letra de cambio – Pagaré -Orden de compra - Cotización - Orden de

servicio - Recibo de pago - Recibo caja menor

Elaborar un ejemplo o modelo de cada documento

Lits Astrid Chacón Hoyos

Instructor

No puedes evitar que los pájaros de la tristeza vuelen sobre ti, pero si puedes
evitar que aniden en tu cabello. Proverbio chino
 FACTURA

Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha
vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta. Con este
documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor.
Para el comprador es el documento que justifica la copra y con su contabilización queda
registrado su compromiso de pago. Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El
original queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con él se
contabiliza la venta y el cargo al comprador.
La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y
concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal
 CHEQUE

Llámese cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador
tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en
descubierto.
Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como el caso del
pagare; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentación del documento
con las modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque.

Modos de extender un cheque.

 Al portador
 A favor de una persona determinada, con la cláusula "a la orden o sin ella".
 A favor de una persona determinada, con la cláusula "no a la orden u otra equivalente".
 LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio es un título valor a la orden de contenido crediticio, que consiste en la

orden incondicional dada al deudor o aceptante de la letra, de pagar un valor determinado
en favor del girador.
En la letra de cambio, quien la acepta se compromete a pagar el valor incluido en la letra
en el plazo fijado en ella.
La letra de cambio se utiliza como respaldo o garantía, en razón a que el aceptante de la
letra se compromete a pagar el valor en ella incluido, y sino no lo hace, el girador puede
demandarlo y embargarle sus bienes.
 PAGARÉ

Documento Literal o Titulo de valor o Instrumento Financiero, documento escrito mediante el

cual una persona (Emisor) Se compromete a pagar a otra persona (El Beneficiario) Una
determinada cantidad de dinero en una fecha acordada.
Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir de un tercero
los pagarés pueden emitirlos los individuos particulares de empresas o estados.

Personas que Intervienen el pagaré:

1.- Librador es quien se compromete a pagar la suma de dinero, a la vista o en una fecha futura
fija o determina.
2.- El beneficiario o Tenedor, es aquel cuya orden debe hacerse el pago de la suma de dinero
estipulada en el pagare
3.-El fiador o Avalista. La persona que garantiza el pago del pagare.
 ORDEN DE COMPRA

Una orden de compra (también conocida como pedido de compra o nota de pedido) es un
documento emitido por el comprador para solicitar mercancías al vendedor.
Una orden de compra detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, precio y
condiciones de pago, y forma de entrega. El vendedor deberá conservar el documento
original y el comprador el duplicado.

Es útil para el comprador para saber el tipo y la cantidad del gasto, y para el vendedor para
poder preparar el pedido y hacer facturas en caso de aceptar el pedido. Cuando el
proveedor acepta dicha orden de compra, existe inmediatamente un contrato entre las dos
partes.
 COTIZACIÓN

Una cotización es un documento contable en donde se detalla el precio de un bien o

servicio para el proceso de compra o negociación. A este proceso también se le conoce
como presupuesto, y es cuando un cliente pide a cierta empresa que le indique el valor de
un pedido de mercancía.

Este documento informativo lo utiliza el área de compras de una empresa para entablar una
negociación. Su importancia se da a nivel administrativo, debido a que una
cotización permite la generación de informes que comparan los productos cotizados con
los facturados.
 ORDEN DE SERVICIO

La orden de servicio es un documento que sirve para registrar toda la información

relacionada con las solicitudes de servicio. De esta forma, todas las solicitudes se
formalizan dentro de un determinado estándar para facilitar el seguimiento de pedidos, ya
sean internos (empleados) o externos (clientes).

También se la llama “orden de compra web” porque es un documento muy utilizado en

el comercio electrónico. Dado que existe un período de tiempo entre que se realiza la
transacción y el cliente obtiene efectivamente el producto, es la forma de plasmar los términos
de la operación y el precio por escrito.
 RECIBO DE PAGO

Los recibos de caja son los documentos que respaldan entradas de dinero a la empresa.

Cada vez que se registre un ingreso, ya sea como pago de una factura de venta o por otros
ingresos asociados a cuentas contables, automáticamente quedará registrado un recibo de
caja para dicho dinero recibido.
Recibo de caja es un documento contable que se utiliza para registrar los diferentes
recaudos de dinero que tenga la empresa por concepto de cualquier transacción comercial.
Este documento contabiliza un debito a la cuenta caja y el crédito de acuerdo con el
concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los anticipos, abonos o pagos
que realizan los clientes a la empresa por conceptos diferentes al de ventas al contado.
 RECIBO CAJA MENOR

Los recibos de caja son los documentos que respaldan entradas de dinero a tu empresa.
Cada vez que registres un Ingreso, ya sea como pago de una factura de venta o por otros
ingresos asociados a cuentas contables, automáticamente quedará registrado un recibo de
caja para dicho dinero recibido para poner un número consecutivo que permite llevar un
control.
El fondo inicial se crea mediante la emisión de un cheque por la cantidad deseada. La
entrada para este fondo inicial sería debitar caja menor y acreditar efectivo. Cuando los
gastos se hacen, el administrador del fondo ‘’0rembolsará a los empleados y emitirá un
recibo de caja menor.