Gsabprevpoli016 V5

VERSIÓN: 5
POLÍTICAS
CÓDIGO: GSAB-PREV-POLI-016
POLÍTICA DE GESTIÓN DEL RIESGO ARL FECHA: 1/Jul/2022
0. LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN

Creación de documento por actualización operativa y administrativa en
0 03/Oct/2019 servicios de prevención de acuerdo con la nueva estructura organizacional
ARL.
Actualización del documento, inclusión de políticas modelo de gobierno,

1 15/Dic/2020
gestión fiscal, operación, gestión documental, KPI’s y auditorías.
Actualización Perfiles Área Técnica de Prevención y Área Servicios

2 19/Feb/2021 Administrativos de Prevención. Modificación RADAR. Inclusión delegaciones
órdenes PYME.
3 05/Mar/2021 Actualización montos de delegación.
Actualización del documento incluyendo la ampliación del contenido en

4 27/Ago/2021
algunos ítems del documento.
Actualización por alienación de procesos con el Proyecto De Optimización y
5 1/Jul/2022 Control del Gasto De Prevención, y las diferentes reingenierías realizadas a
los procedimientos por necesidad del negocio.
El siguiente documento establece los lineamientos relacionados con los procesos a cargo del Área de
Prevención ARL:
I. Modelo de actuación de gobierno

II. Gestión fiscal
III. Solicitud de usuarios para acceso a las plataformas
IV. Operación gestión del riesgo
V. Gestión documental
VI. KPI’S operación gestión del riesgo
VII. Auditoría al modelo de gestión del riesgo
Vigente desde: 2022-01 GSAB-PREV-POLI-016 Actualización No: 5

Una vez impreso este documento se considera como documento no Página 1 de 25
controlado.
RESPONSABLE DE
POLÍTICA
CUMPLIMIENTO
• Líder Técnico
Nacional ARL
• Líder Técnico
Regional
Zona/Sector
• Líder de Prevención y
Servicios
Es obligación del área de prevención cumplir con todos los procesos, procedimientos y la • Auditor Regulación
política misma de Gestión del riesgo publicada en Isolucion de Seguridad y Salud
en el Trabajo
• Área de Gestión y
Control
• Profesional de
Prevención y Servicio
• Asesor de Nómina de
Producto
1. MODELO DE ACTUACIÓN DE GOBIERNO
• Líder Técnico
El área de Prevención a nivel nacional tiene dependencia del Líder Técnico Nacional de Nacional ARL
ARL, quien es el responsable de garantizar la gestión de los Líderes Técnicos Regionales • Líder Técnico
de Zona/Sector, quienes a su vez deben gestionar al Líder de Prevención y Servicio, Regional
quienes son los responsables de la supervisión, seguimiento y control de los Profesionales Zona/Sector
de Prevención y Servicio y Profesionales de Nómina de Producto. • Líder Prevención y
Servicio
Es responsabilidad del Líder Técnico Regional Zona/Sector y Líder de Prevención y Servicio
garantizar el cumplimiento del macroproceso establecido, para el manejo integral de la • Líder Técnico
administración de los colaboradores a cargo, en cuanto a las políticas de contratación, Regional
cambios laborales, novedades internas y demás procesos de la nómina de Profesionales Zona/Sector
de Prevención y Servicio y Profesionales de Nómina de Producto. • Líder de Prevención y
Servicio
Ver política de macroproceso nómina de prevención (GSAB-PREV-POLI-015).
Es responsabilidad de los Líderes coordinar y ejecutar la inducción y reinducción para todo • Líder Técnico
el personal nuevo y antiguo del área de Prevención y Producto. En esta inducción se deben Nacional ARL
incluir temas como lineamientos de prevención del fraude, código de ética, línea de ética • Líder Técnico
y todos los temas concernientes al negocio. Regional
Zona/Sector
Es responsabilidad de los colaboradores que ingresen a la compañía realizar la inducción • Líder de Prevención y
que se encuentra en el Campus Virtual. Servicio
Es responsabilidad del Líder Técnico Nacional de ARL establecer un comité Técnico ARL
con la participación de los Líderes Técnicos Regionales de Zona/Sector, Área de Servicios
de Prevención, Medicina laboral empresarial e Inteligencia de negocios, el cual se lleva a
cabo 1 (una) vez al mes y su objetivo es:
✓ Realizar el seguimiento de los indicadores de gestión, análisis del gasto y todos
los temas concernientes a prevención.
• Líder Técnico
✓ Es responsabilidad del área de Gestión y Control presentar los indicadores de Nacional ARL
gestión como: • Líder Técnico
→ Internalización visitas Técnicas Profesionales de Prevención. Regional
→ Cobertura empresas afiliadas a la ARL. Zona/Sector
→ Cobertura visitas profesionales de prevención. • Servicios de
→ Oportunidad en la asignación de UPR y profesional de prevención. prevención ARL
→ Planeaciones para empresas nuevas y vigentes. • Área de BI
→ Oportunidad de Respuesta Requerimientos. • Área de Gestión y
→ Cobertura visitas líderes de prevención. Control
✓ Buscar el cumplimiento del marco legal, generando compromisos y planes de

acción para el equipo de prevención de la ARL.
Este comité contará con un acta de los resultados presentados y los planes de acción
definidos con los respectivos responsables.
controlado.
Es responsabilidad de los Líderes Técnicos Regionales Zona/Sector y Líderes de Prevención
y Servicio definir las reuniones periódicas con sus respectivos reportes directos, teniendo
en cuenta la aplicación de la metodología de equipos productivos definida por AXA
COLPATRIA, donde se debe revisar:
✓ El resultado de cómo vamos en los KPI.

✓ Hacer seguimiento a todos los procesos de carácter obligatorio definido en este
documento. • Líder Técnico
✓ Definir los planes de acción a los hallazgos encontrados. Regional
Zona/Sector
Estas sesiones deben contar con un acta donde se evidencien los temas tratados y • Líder de Prevención y
compromisos entre el equipo. Servicio
NOTA: En esta sesión se debe aplicar la metodología de equipos productivos.
Es responsabilidad de los Líderes Técnicos Regionales Zona/Sector y Líderes de Prevención

y Servicio realizar las sesiones de one to one con sus respectivos, reportes directos con el
objetivo de revisar la gestión individual de los mismos, se analizarán los resultados de los
KPI’S y los procesos de obligatorio cumplimiento en el presente documento.
El Líder de Prevención y Servicio es el responsable de garantizar el análisis global de los
diagnósticos técnicos de todos los negocios nuevos, mediante el análisis de la
siniestralidad contemplando aspectos como Tasa de AT, EL, mortalidad e invalidez, días
perdidos, siniestralidad del sector, entre otros, datos que le permitirán analizar el
comportamiento del cliente y definir las actividades de gestión del riesgo de acuerdo con
su delegación. Así mismo, debe aprobar las ofertas comerciales según su delegación y lo
permitido por la ley y políticas internas definidas, garantizando el cumplimento de los ANS
(3 días hábiles) en cuanto a la revisión de los diagnósticos y ofertas comerciales por CRM.
Los Líderes Técnicos Regionales Zona/Sector son los responsables de aprobar las ofertas
comerciales de los negocios nuevos que superen las delegaciones del Líder de Prevención
y Servicio.
El Líder Técnico Nacional ARL es el responsable de aprobar las ofertas comerciales de los
negocios nuevos que superen las delegaciones de los Líderes Técnicos Regionales
Zona/Sector, previamente validados en el siguiente comité.
• Líder Técnico
Es responsabilidad del Líder Técnico Nacional de ARL establecer un comité de negocios Nacional ARL
nuevos con la participación de los Líderes Técnicos Regionales de Zona/Sector, Área de • Líder Técnico
Servicios de Prevención, Medicina laboral empresarial, líderes de equipo de distribución e Regional
Insurance Procurement el cual se lleva a cabo cada 8 (ocho) días donde se revisa: Zona/Sector
✓ Todos los negocios que requieran una delegación (% de gasto gestión del riesgo) • Líder de Prevención y
superior a la establecida para los Líderes Técnicos Regionales Zona/Sector. Servicio
✓ Todos los negocios que requieran una delegación que supere el recaudo mes para
los Líderes Técnicos Regionales Zona/Sector para cada Zona.
✓ Los negocios que contemplen servicios diferenciales de prevención como
proveedores exclusivos dentro de la oferta comercial.
✓ Todos los casos donde se deben llegar a acuerdos entre el área de Distribución y
el área Técnica en base al porcentaje de gasto gestión del riesgo solicitado.
✓ Se presentan todas las empresas con una prima superior a $4.000.000 con
intención de traslado o carta de desafiliación, para conocer las causales de
deserción, en caso de poder retractar la decisión del cliente y de requerir una
solicitud especial se debe solicitar la aprobación comité.
Este comité contará con un acta de las aprobaciones que se definan.
En la política de negocios nuevos de ARL se encuentra la descripción de las delegaciones

y las especificaciones del comité de negocios nuevos y deserción. Ver política de negocios
nuevos de ARL (GSAB-PREV-POLI-017).

controlado.
El Líder Técnico Regional Zona/Sector es el encargado definir la rotación de los clientes
• Líder Técnico
asignados entre los Líderes y Profesionales de Prevención y Servicio de su Zona, como
Nacional ARL
parte del modelo de actuación garantizando una adecuada gestión de todos los servicios
• Líder Técnico
ofertados de cara al cliente. Adicionalmente, deberá analizar sus propias capacidades con
Regional
el fin de garantizar la oferta establecida con el cliente. Para aplicar la rotación de los
Zona/Sector
Profesionales ver instructivo de rotación de asesores de prevención (GSAB-PREV-INST-
053).
Es responsabilidad del Profesional BI ARL establecer al inicio del año las empresas PMP • Líder Técnico
(Portafolio Management Process) teniendo en cuenta los comportamientos de la Nacional ARL
siniestralidad de los últimos tres años. • Profesional BI ARL
• Líder Técnico
Se valida cuales empresas ya vienen en dicho programa y han mejorado su Regional
comportamiento para retirarlas del mismo. Zona/Sector
Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicios reorientar el plan de trabajo Servicio
de prevención para las empresas nuevas que ingresen al programa el cual debe contribuir • Profesional de
a la disminución de la siniestralidad. Prevención y Servicio
Los pagos de todas las facturas de producto y prevención están a cargo del área de
Cuentas Médicas conforme lo estipulado en la política para la devolución de facturas de
gastos de prevención (GSAB-PP-POLI-004).
La validación del cumplimiento de los requisitos de las ordenes de servicio habilitadas para
ser cobradas por el proveedor son responsabilidad de la unidad administrativa de servicios
• Líder Cuentas
en prevención.
Médicas
Requisitos:
• Líder unidad
• La orden de servicio que haya sido realizada por el proveedor se debe encontrar
administrativa de
en estado REA en AS400.
servicios en
• La orden de servicio debe contar con la aprobación del recibo a satisfacción en el
prevención
portal transaccional de clientes.
• Profesional de
Como resultado de las validaciones de los requisitos, se cargará un Query a ATHENTO
para que únicamente permita la radicación de facturas que incluyan ordenes de servicio a
los proveedores que cumplan con los requisitos.
Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio, acompañar y asesorar a la

empresa con el fin de garantizar la aprobación del recibo a satisfacción en el portal
transaccional por parte del responsable de seguridad y salud en el trabajo de la empresa,
lo cual es un requisito para que el proveedor pueda facturar el servicio.
2. GESTIÓN FISCAL
• Líder Técnico
Regional
Es responsabilidad de los Líderes Técnicos Regionales Zona/Sector, Líderes de Prevención Zona/Sector
y Servicio, Profesionales de Prevención y Servicio y Profesionales de Nómina de Producto • Líder de Prevención y
realizar las actividades básicas o especializadas de acuerdo con lo que determina la Ley Servicio
1562 de 2012 artículo 11 para la (s) empresas (s) clientes. Esto está enmarcado con los • Profesional de
perfiles de cargo que tiene el área de Gestión Humana. Prevención y Servicio
• Profesional de
Nómina de Producto
Servicio
Ningún colaborador de la Dirección ARL está autorizado para suscribir acuerdos a nombre
• Profesional de
de AXA COLPATRIA con actividades por fuera del marco legal, únicamente se enfocará
dentro del concepto de gestión del riesgo, con indicadores de impacto, horas de gestión,
• Profesional de
cumplimento del plan y cobertura de las empresas clientes.
Nómina de Producto
• Profesional PYMES

controlado.
Para las empresas afiliadas a la ARL en las que se requiera realizar acompañamiento
técnico de las actividades del sistema de gestión y seguridad salud en el trabajo con un
colaborador de nómina de producto para la asesoría y/o capacitación en el control de los
riesgos, es responsabilidad del Líder de Prevención y Servicio presentar el profesional
designado en la empresa cliente y entregar la carta ley 1562 prestablecida por el área de
Gestión Humana, a fin de informar tanto la relación laboral entre AXA COLPATRIA • Líder de Prevención y
SEGUROS DE VIDA S.A. y el profesional asignado a la compañía, como el alcance del Servicio
colaborador en el acompañamiento técnico de acuerdo con lo establecido en la ley 1562
de 2012 en cuanto a las obligaciones de la ARL , la carta deberá ser firmada por el
representante de Seguridad y salud en el trabajo en señal de aceptación e información,
firmada la carta deberá cargarse en el repositorio digital designado por cada zona en un
plazo no mayor 5 días hábiles, después del ingreso del profesional de nómina de producto
a la empresa.
AXA COLPATRIA SEGUROS DE VIDA como Administradora de Riesgos Laborales en
cumplimiento de la normatividad vigente aplicable bajo vigilancia de la Superintendencia
Financiera y otros entes de supervisión, está comprometida con la prevención del fraude
en la organización y en todos sus procesos, en especial los relacionados con la adecuada
gestión fiscal de los dineros de la seguridad social y es consciente de la importancia de
trabajar de forma conjunta con su equipo de colaboradores en este propósito, por ende
teniendo en cuenta las políticas de contratación establecidas por la compañía (GSAB-
PREV-POLI-010):
✓ No se puede contratar actividades a ningún proveedor sin orden de servicio
previamente aprobada para su ejecución.
✓ El único canal autorizado para realizar cotizaciones a proveedores para el desarrollo

de las actividades de prevención es el área de Insurance Procurement.
✓ Cuando las empresas requieran la implementación de un proyecto con un alto costo

es responsabilidad del área de Insurance Procuremente solicitar como mínimo 3
(tres) cotizaciones las cuales permiten definir la mejor alternativa en cuanto a costos,
calidad y eficiencia; estas cotizaciones deben ser solicitadas al área de Insurace
Procurement por el equipo de Prevención y Servicio.
✓ Las actividades aprobadas son las descritas específicamente en la orden de servicio,

por lo tanto, las actividades que se presten y que no estén descritas en la misma no
• Dirección de ARL
se consideran autorizadas por la compañía.
✓ El Líder de Prevención y Servicio y/o Líder Técnico Regional Zona/Sector son el único
canal de comunicación en caso de requerir variaciones del plan de trabajo con
modificaciones en proveedores asignados proveedor externo a proveedor externo
exclusivo, cuando el cliente lo requiera. Una vez los líderes analicen y estén de
acuerdo con la solicitud del cliente en caso de requerirse un escalamiento que no esté
en la delegación se debe tramitar ante el comité de contratación el caso de acuerdo
con lo establecido en la política proceso de contratación de proveedores de
prevención (GSAB-PREV-POLI-010).
✓ En caso de que el área Técnica de ARL no encuentre actividades en los Core

relacionadas con los proveedores, el área de Insurance Procurement es la única
autorizada para incluir y cotizar proveedores.
✓ El único canal oficial para la entrega de órdenes de servicio a los proveedores es el

Portal del Proveedor y en caso de presentar fallas en el portal para descargar la OS
(orden de servicio), la única área autorizada para entregar una OS es la unidad
administrativa de servicios de prevención. Ningún colaborador, podrá comunicar o
enviar de forma directa las órdenes de servicio a los proveedores.

controlado.
Se debe garantizar que las órdenes de servicio autorizadas tienen gestión por parte del
proveedor y ejecución con las empresas; si no se ha tenido contacto con la empresa o la
actividad no se ha ejecutado, el Profesional de Prevención y Servicio y el líder de
prevención y servicio determinaran el tiempo de ejecución de la orden, de acuerdo con la
programación de la ejecución del plan de trabajo.
3. SOLICITUD DE USUARIOS PARA ACCESO A LAS PLATAFORMAS

La solicitud de creación de usuarios y habilitación de perfiles en las plataformas de apoyo
para los colaboradores del área de Prevención deben solicitarse oportunamente al área de
Servicios de Prevención de ARL una vez gestión humana confirme formalmente el ingreso
del colaborador a la compañía, el área de Servicios de Prevención ARL tendrá 2 (dos) días
hábiles a partir de la solicitud para tramitar por gestión de usuarios los permisos
necesarios. Los permisos de acuerdo con los perfiles serán los siguientes:
Anexo 1. Perfiles
• Grupo perfil: Se crean con el fin de definir las opciones y permisos que se otorgan • Director ARL
a cada perfil desde la creación en AS400. • Líder de Prevención y
• Grupo usuario: Se crea a cada usuario con el fin de acceder a las delegaciones Servicio
definidas para cada usuario.
Cada persona que ingresa a la Línea de Capital Humano tendrá su propio usuario para
AS400 y el director ARL será el único que puede autorizar el cambio de los perfiles
definidos en la tabla anterior o las excepciones para los perfiles de usuario.
Los perfiles se certifican anualmente de acuerdo con la política de certificación de accesos

(GTI-MS-POLI-001).
El área de servicios de prevención es el responsable de mantener la tabla de perfiles

validada de acuerdo con el Anexo 1. Perfiles Área Técnica de Prevención y Área Servicios
Administrativos de Prevención.
4. OPERACIÓN GESTIÓN DEL RIESGO
Es responsabilidad del Líder Técnico Regional Zona/Sector hacer la asignación de los

negocios nuevos a la unidad de prevención de riesgo (UPR) y a su vez definir el Profesional
de Prevención que estará a cargo del manejo de la cuenta, dicha asignación debe hacerse
en Core de negocio AS400 en un plazo no mayor a 5 (cinco) días calendario después del
inicio de cobertura.
Para las empresas vigentes, es responsabilidad del Líder Técnico Regional Zona/Sector
garantizar que todas las empresas de su UPR estén asignadas a un Profesional de
• Líder Técnico
Prevención y Servicio activo en la compañía.
Regional
Zona/Sector
Cuando ingrese una empresa que por ciudad y ubicación se requiera cambiar la
regional/zona es responsabilidad del Líder Técnico Regional Zona/Sector hacer la solicitud
Servicio
de cambio de acuerdo lo definido en el proceso de cambio de regional.
Es responsabilidad del Líder Técnico Regional Zona/Sector hacer revisiones periódicas

garantizando que todas las empresas NO PYME y PYME NO paramétrica tengan asignación
de UPR.
La asignación se debe hacer con base al grupo económico, capacidad instalada, ubicación
geográfica de las empresas, primas entre otros factores.

controlado.
Las empresas de los segmentos verde y azul cuentan con un avance superior en la
implementación de su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y
adicionalmente tienen programas de gestión puntuales dónde el acompañamiento técnico
requiere de perfiles especializados. Debido a lo anterior es responsabilidad del Líder
Técnico Regional Zona/Sector garantizar que estos segmentos sean atendidos por los
Profesionales con la experiencia y el perfil especializado que se requiere.
La segmentación de las empresas se realiza de acuerdo con la política proceso comercial

nacional ARL (VGD-OC-POLI-001).
El contacto con las empresas nuevas debe ser en el mes de pre-cobertura con el fin de
presentar al equipo de trabajo y coordinar el plan de trabajo.
• Líder Técnico
Regional
El equipo de trabajo visita a la empresa de acuerdo con el segmento. Ver el proceso
Zona/Sector
asesoría en prevención de riesgos (GSAB-PREV-PRDM-015).
Servicio
El Profesional de Prevención y Servicio deberá garantizar que este actualizada la
• Profesional de
información del cliente y los datos de la persona responsable del sistema de seguridad y
salud en el trabajo, solicitando la actualización en caso de requerirse a través del área de
operaciones (afiliaciones).
PLAN DE TRABAJO:
Es responsabilidad de los Profesionales de Prevención y Servicio o Profesionales de Nómina
de Producto elaborar el plan de trabajo anual para las empresas teniendo en cuenta el
resultado de la autoevaluación de los estándares mínimos del SG-SST, aplicada por la
empresa cliente. En los casos en los que no se cuente con la autoevaluación aplicada por
el cliente se debe aplicar el RADAR.
Cuando la empresa tiene la autoevaluación de los estándares mínimos NO será necesario

la aplicación del diagnóstico RADAR, no obstante si la empresa requiere conocer cómo se
encuentra su SG-SST y solicite la aplicación del RADAR será responsabilidad del
Profesional de Prevención y Servicio o Profesional de Nómina de Producto la aplicación de
este en la herramienta virtual destinada para tal fin, una vez finalizado debe imprimir el
informe de hallazgos y recomendaciones para el SG-SST – RADAR el cual debe ser
entregado a la empresa. Cuando exista una aplicación de RADAR, es indispensable cargar
el resultado de este en AS400.
• Profesional de
En los casos en que la empresa requiera una constancia del avance de la implementación
• Profesional de
del sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, será necesario la aplicación del
Nómina de Producto
Radar.
Servicio
Para la elaboración del plan de trabajo se deben tener en cuenta los siguientes
• Líder Técnico
parámetros:
Regional
Zona/Sector
✓ Accidentalidad: Se debe realizar un breve resumen del análisis de la causalidad
de Accidente de Trabajo o Enfermedad Laboral (ATEL) y regístralo en el acta de
visita.
Para aquellas empresas cuyos accidentes y enfermedades sean nulos, se debe
tener un análisis de la matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración
de los riesgos que permita orientar el plan de trabajo al control de los peligros
identificados.
✓ Análisis de la matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de los

riesgos, incluyendo los de trabajo en altura y espacios confinados, de acuerdo con
la normatividad vigente en los casos en que los colaboradores estén expuestos a
estos riesgos, lo anterior debe ser registrado en el acta de visita.
NOTA: Cuando es una empresa nueva el Profesional de Prevención y Servicio deberá

revisar la oferta de CRM y la tendrá en cuenta como un input del plan de trabajo.

controlado.
Teniendo como base los resultados de los análisis anteriores los Profesionales de
Prevención y Servicio o Profesionales de Nómina de Producto deben realizar el plan de
trabajo, el cual debe contener los requisitos mínimos del artículo 11 de la Ley 1562 del
2012 o la que haga sus veces de acuerdo con las directrices del gobierno.
El plan de trabajo debe contar con actividades de prevención, asesoría y evaluación de
riesgos conforme a lo establecido en la normatividad vigente, tales como: trabajo en
alturas y espacios confinados, y a su vez en la asesoría de compra y adquisición de los
elementos requeridos para la protección personal en los casos en que aplique.
Dado que el plan de trabajo es dinámico por los accidentes presentados en el año,
normatividad vigente y/o evaluaciones del sistema de gestión, de requerirse una
modificación al plan de trabajo inicial, lo cual consiste en cambiar, adicionar o eliminar
una actividad, se deberá dejar registrada la actividad en el acta de visita cuando realice
el seguimiento con el cliente, como soporte a la solicitud del ajuste al plan de trabajo.
Para lo anterior, es responsabilidad del Profesional Prevención y Servicio modificar en el
Core de negocio AS400 la planeación de la actividad requerida (ver subproceso GSAB-
PREV-PRDM-035).
Es responsabilidad del Líder de Prevención y Servicio o por el Líder Técnico Regional

Zona/Sector, revisar para aprobar o denegar la modificación de la planeación, según con
el nivel de delegación, indicado en la siguiente tabla.
APROBACIÓN
Líder de Prevención y Servicio Hasta $100’000.000
Líder Técnico Regional Zona/ Sector A partir de $100’000.001
La programación y registro de OS en el aplicativo de AS400 solo se podrá llevar a cabo

hasta que se realice la aprobación de la modificación realizada a la planeación por el
profesional de prevención.
El Profesional de Prevención y Servicio debe acordar y presentar el plan de trabajo con el

cliente y una vez este definido, se deberá cargar en el sistema AS400, así mismo, es
responsabilidad del Líder de Prevención y Servicio preaprobarlo o devolverlo en AS400 en
un máximo de 3 (tres) días hábiles después de recibido, finalmente el Líder Técnico
Regional Zona/Sector deberá realizar la aprobación o rechazo correspondiente.
Una vez el plan de trabajo haya sido concertado con la empresa cliente y aprobado por el
Líder Técnico Regional Zona/Sector en AS400, el cliente deberá aprobar el plan de trabajo
a través del portal transaccional de clientes ARL (ver subproceso GSAB-PREV-PRDM-034).
Este plan de trabajo quedará almacenado en PDF en ATHENTO relacionado con el número
de afiliación de la empresa cliente, este se notifica por correo electrónico al Líder de
Prevención y al Profesional de Prevención y Servicio, así mismo, el cliente lo podrá
consultar en el portal transaccional.
Para los Profesionales de Nómina de Producto la elaboración del plan de trabajo se debe
dejar registrado en el formato informe (GSAB-PREV-FORM-016), una vez sea asignado el
profesional a la empresa cliente, el cual debe contener la firma de la empresa y el rol que
desempeña la persona que está aprobando este documento.
• Líder Técnico
PLANEACIÓN:
Nacional ARL
Es responsabilidad del Líder Técnico Nacional ARL definir el porcentaje mínimo de la
• Líder Técnico
planeación que debe cargar el área de prevención en AS400.
Regional
Zona/Sector
Para grabar el plan de trabajo es necesario que las empresas cuenten con los resultados
de la autoevaluación del año anterior conforme a lo establecido en la norma y entreguen
Servicio
copia de la autoevaluación realizada.
• Profesional de
controlado.
Se permitirá que el profesional de prevencion y servicio grabe una planeación inicial sin
contar con el plan de trabajo, solamente para las actividades técnicas ejecutadas en su
Rol con el fin de grabar las horas de la visita inicial de concertación del plan de trabajo
con el cliente y para las actividades de gestión fallida en los casos de las empresas que
no ha sido posible localizar. No obstante, para grabar las actividades y visitas siguientes,
es necesario contar con la aprobación del plan de trabajo por parte del cliente en el portal
transaccional.
Las empresas nuevas deben contar con su plan de trabajo en AS400 en un plazo máximo
de 30 días después de la fecha de inicio de cobertura y las empresas vigentes deben contar
con su plan de trabajo en AS400 en un plazo máximo de 30 días después del inicio del
año, es decir que el plazo máximo para cargar la planeación de las empresas vigentes es
hasta el último día del mes de Enero.
Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio grabar la planeación en AS400

posteriormente a la aprobación del plan de trabajo por parte del cliente, la planeación no
debe superar el presupuesto proyectado de acuerdo con las primas registradas en AS400.
Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicios para cada periodo (año

corriente) definir los objetivos específicos en la planeación para cada empresa en el
sistema AS400, de acuerdo con el análisis de los resultados del año inmediatamente
anterior; para el planteamiento de los mismos se debe especificar el porqué de dicho
objetivo, buscando siempre la mejora continua; estos harán parte integral de los informes
de gestión que se presenten en las empresas y son fuente importante para la aprobación
de la planeación.
Es responsabilidad del Líder de Prevención y Servicio cerrar la planeación en AS400

posteriormente a la grabación de la planeación por parte del Profesional de Prevención y
Servicio, de no estar de acuerdo con el planteamiento debe sugerir las modificaciones
para que la planeación ingrese nuevamente al flujo de cierre.
Es responsabilidad del Líder Técnico Regional Zona/Sector aprobar en AS400

posteriormente al cierre de la planeación por parte del Líder de Prevención y Servicio, de
no estar de acuerdo con el planteamiento debe sugerir las modificaciones para que la
planeación ingrese nuevamente al flujo de aprobación.
El Líder de Prevención y Servicio y el Líder Técnico Regional Zona/Sector, no podrán

aprobar un plan de trabajo que claramente este incompleto, 1 sola actividad, ya que debe
contemplar las actividades del plan anual. Por otra parte, de encontrarse que no es posible
el contacto con la empresa o realizar la visita, ser permitirá cargar la planeación con una
sola actividad, solamente para estos casos “empresa no concreta visita”, “empresa
ilocalizada”.
Para realizar la planeación ver el instructivo cómo planear en AS400 (GSAB-PREV-INST-

045).
EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES PROFESIONAL DE PREVENCIÓN Y SERVICIO Y
PROFESIONAL DE NÓMINA DE PRODUCTO
Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio o Profesional de Nómina de

Producto definir actividades de asesoría para las empresas enmarcadas en programas de
Servicio
gestión de riesgos, de manera que los recursos se utilicen en forma más eficiente según
• Profesional de
lo contemplado en la Ley 1562 de 2012, Decreto 1072 de 2015 y Resolución 0312 de 2019
y demás normativas o las que hagan sus veces de acuerdo con las directrices del gobierno.
• Profesional de
Nómina de Producto
Bajo ningún motivo se podrá dejar de dar cobertura a las empresas, en aquellos casos
donde la gestión a realizar es limitada por su lugar de ubicación o porque se considere
que su ubicación está en zona roja, el Profesional de Prevención y Servicio debe realizar
la asesoría de manera virtual la cual debe estar documentada y grabada en AS400 como

controlado.
“Gestión Virtual” lo anterior soporta la gestión realizada independientemente del tipo de
negocio o segmento de la empresa. La cobertura no incluye a las empresas que en AS400
aparecen con 0 (cero) trabajadores o que en la sábana de siniestralidad el tipo de empresa
es Sin Recaudo (SR).
Es responsabilidad del Líder y Profesional de Prevención y Servicio revisar de manera

permanente sus empresas asignadas con el fin de identificar posibles agrupadoras las
cuales se deben reportarse tanto al Ministerio de Trabajo, la Unidad de Gestión Pensional
y Parafiscales (UGPP) y a la misma empresa afiliada de acuerdo con lo establecido en el
proceso. Ver proceso de identificación de agrupadoras (GSAB-PREV-PRDM-028).
Después de la identificación y reporte a entes de control de una empresa agrupadora,

para la Zona Centro es responsabilidad del área de PYMES y para las demás regionales es
responsabilidad de los Líderes Técnicos Regionales Zona/Sector la atención técnica y
asesoría de estas.
Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio registrar en las actas de

seguimiento actividades de prevención firmadas por el cliente en señal de aprobación
todas las actividades que se ejecuten en las empresas asignadas y posteriormente
grabarlas semanalmente en el módulo de gestión de gasto empresarial de AS400.
Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio registrar las actividades en

AS400 semanalmente acorde a la ejecución. Para el corte de cierres mensuales, las horas
se deberán registrar a más tardar el último día del mes, el no registrar las horas tiene un
impacto en la medición de los diferentes indicadores de la gestión técnica de la ARL.
Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio registrar las actividades en

AS400 semanalmente, de las empresas a las cuales no se ha logrado dar cobertura por
aspectos como: empresa Ilocalizada, Gestión Visita Fallida, Empresa no concreta visita,
entre otros, lo anterior con el fin de tener las estadísticas de No cobertura en las empresas
afiliadas.
ACTIVIDADES QUE SOPORTAN LA GESTIÓN DEL PROCESO DE ASESORÍA EN

PREVENCIÓN
Los Profesionales de Prevención y Servicio nuevos deben registrar sus horas un mes
después teniendo como referencia el día de ingreso con contrato a la ARL, mientras surte
el proceso de inducción y presentación en las empresas, las horas a cargar en el mes
serán proporcional a la meta del mes, de acuerdo con el día que inicia su registro, los
meses posteriores debe cargar el total de las horas establecida de acuerdo con la meta.
Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio para las empresas nuevas de

acuerdo con el decreto 1530 de 1996 realizar la revisión de los centros de trabajo de la
empresa afiliada y dejar soporte en el acta de visita de prevención el estado de dicha
revisión.
Es responsabilidad del Profesional de Nómina de Producto registrar el informe mensual de

gestión (GSAB-PREV-FORM-016) el cual debe ser firmada por el cliente en señal de
aprobación y este debe ser enviado a más tardar el 5 (quinto) día hábil de cada mes a su
Líder de Prevención y Servicio.
Para los Profesionales de Nómina de Producto que estén asignado a varias empresas de
un mismo grupo, podrán realizar un informe mensual por grupo.
Para los Profesionales de Nómina que están asignados a más de 3 empresas que no sean
de un mismo grupo, podrán elaborar y presentar un informe trimestral, cerrado el
trimestre tiene 5 (cinco) días hábiles para presentar en informe a su Líder de Prevención
y Servicio.

controlado.
Para la empresa que tiene asignada varios profesionales de Nómina de Producto, estos
podrán registrar el detalle de las actividades en un mismo informe de manera consolidada.
Ver instructivo dentro del proceso de asesoría en prevención de riesgo informe gestión
Profesional de Nómina de Producto (GSAB-PREV-FORM-016).
Cuando una empresa no esté conforme con la asesoría brindada por el Profesional de
Prevención y Servicio y solicite un cambio, este se realizará una vez culmine el mes en
curso con el fin de no afectar la gestión, las cifras y los reportes internos realizados. Si el
cambio fue dado por incumplimientos en la gestión del Profesional, se deben generar
planes de acción que garanticen el mejoramiento de esta.
GASTOS DE VIAJE:
Cuando el Profesional de Prevención y Servicio o el Profesional de Nómina de Producto
requieran para la ejecución de sus actividades gastos de traslado deben seguir los
lineamientos de la compañía establecidos en los siguientes documentos:
✓ Políticas gastos de viajes aéreos y/o terrestres, alojamiento, anticipos y cuentas de

cobro (GCSG-SA-POLI-014).
✓ Políticas gastos de viajes para contratistas o terceros y asesores en misión
contratados por temporal (SSA-SA-POLI-002).
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL (EPP):
Las características y referencias de los EPP para los colaboradores que realizan actividades
técnicas de gestión del riesgo están definidas y publicadas en el Marco de la Política de
Seguridad y Salud en el Trabajo de la compañía (FORM-GH-SST-AC-0052-1),
estableciendo la matriz de EPP de acuerdo con las necesidades y roles técnicos en las
actividades con las empresas/clientes.
Es responsabilidad del Líder de Prevención y Servicio identificar las necesidades y solicitar • Líder de Prevención y
oportunamente al área Administrativa de Servicios de Prevención los EPP que son Servicio
requeridos para los colaboradores de gestión del riesgo de acuerdo con su rol técnico. Esto • Profesional
excluye a colaboradores que están contratados por una empresa temporal. Administrativo de
La adquisición de los EPP se realiza a través del área de Compras de la compañía, de Servicios de
acuerdo con el procedimiento administrativo vigente. Ver políticas compras Prevención
administrativas (GSAB-CA-POLI-001).
Es responsabilidad del Profesional Administrativo de Servicios de Prevención garantizar la

logística de la entrega de EPP a los Líderes de Prevención y Servicio.
NOTA: Se requiere mantener actualizada la base de información de los EPP asignados a

los colaboradores de Gestión del riesgo para fines de control administrativo y
presupuestal.
EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES PROVEEDOR
• Líder Técnico
Nacional ARL
Ningún proveedor puede ejecutar alguna actividad sin una orden de servicio aprobada;
• Líder Nacional
por esta razón es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio generar las
Servicios de
órdenes de servicio en AS400 de acuerdo con las solicitudes presentadas por las empresas
Prevención ARL
en un plazo máximo de 3 (tres) días calendario de realizada dicha solicitud. Es
• Líder Técnico
responsabilidad del Líder de Prevención y Servicio revisar, preaprobar y aprobar de
Regional
acuerdo con su delegación en un plazo máximo de un 2 (dos) días hábiles y finalmente el
Zona/Sector
Líder Técnico Regional Zona/Sector deberá gestionar todas las solicitudes que estén en su
delegación antes de finalizar la semana en curso.
Servicio
• Profesional de
El registro de horas en una orden de servicio se deberá realizar por sede o empresa
usuaria, lo anterior con el fin de garantizar la trazabilidad de la actividad, así mismo, se

controlado.
deberá incluir en las observaciones de la orden de servicio, el nombre, cargo, sede,
teléfono y la información adicional que el profesional considere pertinente.
Una vez generada la OS en AS400 el proveedor contará con 90 días para alimentar los
estados REC (recibido), CON (contacto) y PRO (programación) en el portal del proveedor,
de no ser así, se procederá con la eliminación automática de la OS.-Esta en Desarrollo
para Agosto, semaforización generar un listado con OS que no tienen fecha de
programación, habrá una fecha de vigencia de la Orden.
Las ordenes de servicio con actividades múltiples se componen con una única actividad
técnica y hasta 5 actividades adicionales que soporten la prestación de la actividad técnica.
Los montos autorizados para el registro y aprobación de órdenes de servicio en el sistema

de información AS400, de acuerdo con el perfil del usuario, serán los siguientes y se
actualizarán anualmente por el director ARL:
REGISTRO
Profesional de Prevención y Servicio Monto ilimitado
Líder de Prevención y Servicio Monto ilimitado
APROBACIÓN
Líder de Prevención y Servicio Hasta $500.000
Líder Técnico Regional Zona/ Sector Desde $500.001 Hasta $50’000.000
Líder Técnico Nacional ARL $50’000.001 hasta $200’000.000
Director ARL A partir de $200’000.001
FRACCIONAMIENTO:
Para el trámite de aprobación de estas órdenes, es necesario que el Líder de Prevención

y Servicio justifique el monto de la contratación mediante correo electrónico con la
siguiente información: número de orden de servicio, empresa/cliente, proveedor,
cantidades, actividad técnica y valor de la contratación. Adicionalmente se debe adjuntar,
el plan y cronograma de trabajo convenido con la empresa/cliente como soporte de la
contratación en cuestión y mencionar los entregables y soportes técnicos que deberá
entregar el proveedor al finalizar las actividades como evidencia de la gestión realizada.
Una vez se organice la información el Líder Técnico Nacional de ARL revisara y aprobara
la orden de servicio.
El Profesional de Prevención y Servicio deberá registrar las ordenes de acuerdo con los
montos permitidos sin fraccionar las mismas, entendiendo por fraccionamiento las órdenes
de servicio elaboradas en la misma fecha (mes y año), con un mismo proveedor, para la
misma empresa, en la misma ciudad, en el mismo centro de trabajo y la misma actividad.
Las únicas actividades permitidas para ser fraccionada deben ser evaluadas por el área de
Servicios de Prevención ARL y se deben autorizar en el sistema AS400, algunos ejemplos
de fraccionamiento de ordenes son: una orden de desplazamiento para municipios
cercanos a la ciudad, ordenes individuales por trabajador, entre otras.
El control de fraccionamiento aplica para un periodo técnico entendiéndose del 24 del mes
anterior al 23 del mes actual y en el mes de Enero del 1 al 23, a excepción del mes de
Noviembre cuando se cierra el sistema de AS400 para la generación de ordenes de servicio
y el Profesional de Prevención y Servicio podrá generar las ordenes correspondientes al
mes de noviembre y diciembre para el cierre de los planes de trabajo de las empresas
cliente, dejando la observación en las ordenes generadas que la actividad se ejecutará
para el mes de diciembre.
APROBACIÓN DE INFORMES PROVEEDOR EXTERNO:
El Profesional de Prevención y Servicio es el responsable de garantizar la adecuada

destinación de los recursos, para lo cual es necesario validar que los informes técnicos
controlado.
estén desarrollados conforme a los parámetros exigidos por la compañía, así mismo,
verificar la correlación de los informes técnicos vs los servicios contratados con los
proveedores, esta evidencia es insumo para la facturación. Para esta revisión el Profesional
de Prevención y Servicio cuenta con 3 (tres) días hábiles para dar respuesta por correo
electrónico al proveedor con las siguientes condiciones:
1. Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio, para las ordenes de

Servicio menor o igual a 16 horas remitir un correo electrónico con la aprobación o
negación de la ficha de gestión técnica remitida por el proveedor y en el correo,
deberá ir con la firma corporativa y contar con el registro de los datos indicados en
la proforma del cuerpo del correo.
2. Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio, para las ordenes de

servicio mayor a 16 horas, remitir un correo electrónico al proveedor con la
aprobación o negación del informe técnico remitido por el proveedor, este deberá ir
con la firma corporativa y se deberá dejar la imagen de la “Lista de Chequeo”
diseñada para que el Profesional de prevención valide que los parámetros exigidos
por la compañía en el informe.
Los informes técnicos desarrollados conforme a los parámetros exigidos por la compañía
que soporten la gestión realizada con la empresa cliente cargados por los proveedores en
el portal del proveedor y guardados en el repositorio SEVENET pueden ser consultados
teniendo en cuenta:
Leer el aviso de confidencialidad – La información contenida en los informes es de carácter

CONFIDENCIAL, por consiguiente, debe ser conocida únicamente por usuarios
autorizados, solo se utilizará para fines técnicos y académicos, se entregará al cliente si
él lo requiere, todo lo anterior bajo los principios de seguridad de la información de AXA
COLPATRIA (GTI-SI-POLI-A5-002), su exposición al público podría causar impactos
negativos al negocio.
ÓRDENES OTROS GASTOS GESTIÓN DEL RIESGO:
En el sistema de información AS400, para el caso de las órdenes de Otros Gastos Gestión
del Riesgo, el registro de las ordenes estará a cargo del área Administrativa de Servicios
de Prevención.
REGISTRO
Analista Administrativo Servicios de Prevención Monto ilimitado
APROBACIÓN
Líder de Desarrollo de Producto e Intervención Hasta $50’000.000
Líder Administrativo de Servicios de Prevención
Líder Técnico Nacional ARL $50’000.001 hasta
Líder Nacional Servicios de Prevención $200’000.000
Director Técnico ARL A partir de $200’000.001
NOTA 1: El backup de cada líder está definido de la siguiente forma:

✓ Líder Técnico Nacional ARL – Líder Nacional Servicios de Prevención.
✓ Líder Nacional Servicios de Prevención – Líder Técnico Nacional ARL
✓ Líder de Desarrollo de Producto e Intervención - Líder Técnico Nacional ARL.
✓ Líder Administrativo de Servicios de Prevención - Líder Nacional Servicios de
Prevención.
NOTA 2: Los rubros de otros gastos gestión del riesgo se categorizan en las siguientes
tipologías y otros a necesidad del negocio que serán definidos por el área de servicios de
prevención ARL, tales como: Capacitación, capacitación logística, centro de entrenamiento
– GAREC, congresos internacionales, consumo, desarrollo tecnológico, desplazamientos,
diseño, Nixus servicios, reunión técnica.
controlado.
ORDEN EXTERNA (EXT) O INTERNA (INT) PARA ÁREA PYME:
Es responsabilidad del Profesional PYME planear, programar y seleccionar la actividad y el

proveedor para el servicio ofertado al cliente. Es responsabilidad del área de Servicios de
Prevención generar la orden de servicio solicitada por correo electrónico por el Profesional
PYME. Esta solicitud debe ir en copia al Líder de Prevención PYMES para conocimiento, los
montos de registro y aprobación son los siguientes:
Registro
Analista de Servicios de Prevención Monto ilimitado
Aprobación
Líder Técnico Regional Zona/ Sector Hasta $50’000.000
Líder Técnico Nacional ARL $50’000.001 hasta $200’000.000
Director ARL A partir de $200’000.001
ORDENES AUTOMÁTICAS:
Para el producto “Tu salud al día” ofertado a los clientes afiliados a la ARL el cual tiene
contemplado un contrato por 12 (doce) meses se tienen procesos automáticos de
generación de ordenes de servicio, el cual se denomina en tecnología “ORDENEME”, una
vez al mes se ejecuta el proceso de manera automática y se genera la orden de servicio
por el monto mensual previamente registrado en AS400, de acuerdo a lo anterior para
este proceso no se tienen niveles de monto para generación y aprobación de orden de
servicio.
PORCENTAJE DE GASTO GESTIÓN DEL RIESGO:
Desde el momento de la oferta comercial se define un presupuesto destinado a servicios

de gestión del riesgo en términos de porcentaje sobre sus aportes, cuando se requiera un
ajuste del porcentaje de gasto gestión del riesgo inicial negociado (aumento o disminución
y/o modificación de empresa de costo a precio o viceversa), es responsabilidad del Líder
Técnico Regional de Zona/Sector solicitar con los argumentos técnicos la aprobación al
Líder Técnico Nacional ARL.
En los casos en que se haya solicitado la modificación del porcentaje de gasto de gestión
de riesgo o cambios de COSTO O PRECIO en el comité de negocios nuevos no será
necesaria la aprobación por parte del Líder Técnico Nacional ARL, ya que con la aprobación
de este comité el Líder Técnico Regional Zona/Sector puede tramitar con el acta soporte
ante el área de Servicios de Prevención la modificación en el Core AS400.
Cuando se identifiquen empresas de atención específica que no hayan tenido oferta en

CRM es responsabilidad del Líder Técnico Regional Zona/Sector solicitar al área de servicio
administrativos de prevencion la asignación del gasto gestión del riesgo de acuerdo con
su delegación es de 1,25% O 14,2%. Cuando se requiera un porcentaje diferente se debe
escalar la solicitud al Líder Técnico Nacional ARL.
Para las empresas grupo que requieran ser atendidas con el mismo porcentaje de gasto
de gestión del riesgo (GGR) o Tipo de PYG (Precio o Costo), el Líder Técnico Regional
Zona/Sector podrá solicitar al área de servicios de prevención ARL, la unificación del GGR
que se aplicará de acuerdo con el porcentaje máximo que tenga una empresa del grupo y
así mismo, solo se podrá unificar el tipo de PYG a “costo”, siempre y cuando la(s)
empresa(s) más grandes del grupo estén a “costo”.
SOBRE EJECUCIONES DE GASTO GESTIÓN DEL RIESGO:
En los casos en que se requiera una sobre ejecución por un tiempo determinado, es
responsabilidad del Profesional de Prevención y/o líder de Prevención registrar la solicitud
de sobre ejecución en AS400 en la opción “solicitud de sobre ejecuciones”. Se debe
controlado.
detallar la fecha de habilitación del presupuesto, el valor máximo a sobre ejecutar, el
periodo de nivelación y los argumentos técnicos correspondientes, es responsabilidad del
Profesional y/o el Líder de Prevención y Servicio, validar y radicar la solicitud de sobre
ejecución en AS400, el Líder Técnico Regional Zona/Sector deberá validar, preaprobar y/o
rechazar la solicitud y, finalmente, es responsabilidad del Líder Técnico Nacional ARL
aprobar o rechazar la solicitud (ver subproceso GSAB-PREV-PRDM-036).
Una vez aceptada la sobre ejecución, es responsabilidad del Profesional de Prevención y

Servicio registrar la orden de servicio en AS400 a través de la opción “registro ordenes de
servicio sobre ejecuciones”, la OS quedará enlazada con el consecutivo de sobre ejecución
bajo la cual es generada.
MATERIAL DE CAPACITACIÓN:
Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio seleccionar el material de

capacitación cuando la actividad lo requiera de acuerdo con el documento Instructivo
Técnico de Sistemas de Vigilancia Epidemiológico o programas de gestión del riesgo y
posteriormente diligenciar la solicitud de acuerdo con el formato establecido por el área
• Profesional de
de Insurance Procurement.
NOTA: Lo que no esté contemplado en el documento anterior es responsabilidad del Líder
de Prevención y Servicio escalar al Líder Técnico Regional Zona/Sector la solicitud con los
argumentos técnicos del material solicitado.
Para la entrega del material de capacitación definido por la compañía se debe tener una
orden de servicio en AS400 aprobada.
PQR:
Es responsabilidad del Líder de Prevención y Servicio radicar a través del Work Flow todas
las peticiones, quejas o reclamos relacionadas con los servicios técnicos prestados por los
Servicio
proveedores internos como externos con el fin de dar respuesta en los tiempos
• Área de Servicios de
establecidos por el aplicativo de acuerdo con la tipología.
Prevención
Es responsabilidad del área de Servicios de Prevención gestionar y resolver el PQR de
proveedores internos y externos.
SEGUIMIENTO DE GESTIÓN
Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicios hacer seguimiento

permanente en la gestión de las empresas afiliadas, dejando como soporte:
✓ INFORME GERENCIAL: Cada carpeta debe contener el informe gerencial (no aplica
para PYMES), este se debe realizar como mínimo una vez al año en todas las
empresas asignadas (cuando son empresas grupo es suficiente con un informe), para
la generación de este informe el Profesional de Prevención y Servicio puede hacerlo • Profesional de
mediante la herramienta de AS400 o en una presentación en Power Point. Ver Prevención y Servicio
instructivo informe gerencial (GSAB-PREV-INST-044). • Área de Gestión y
Control
NOTA: Cuando la empresa requiera el informe en una periodicidad diferente a la • Líder Técnico
establecida es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio acordar con Regional
la empresa la periodicidad de entrega de este. Zona/Sector
✓ SISTEMA DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA (SVE): Para aquellas empresas a Servicio
las que se les desarrollen tamizajes en el individuo, se debe adjuntar en la carpeta
virtual definida por la UPR el resumen del Programa de Sistema de Vigilancia
Epidemiológica (PSVE) que soporte la asignación del tamizaje, donde se clarifique
su metodología, gestión y población expuesta; cuando la empresa por reserva de la
información no entregue su SVE es responsabilidad del Profesional de Prevención y
Servicio solicitar a la empresa cliente una carta donde se evidencie que se tiene
implementado el SVE y las fases de acuerdo a su metodología. Ver Instructivo
Técnico de Sistemas de Vigilancia Epidemiológico (GSAB-PREV-INST-067).

controlado.
Para generar una orden de servicio se debe tener el soporte mencionado
anteriormente.
✓ CERTIFICADO PARA EL TRÁMITE DE PERMISO DE HORAS EXTRAS ANTE EL

MINISTERIO DE TRABAJO (GSAB-PREV-FORM-101): Para aquellas empresas
que la requieran conforme a lo definido por el ministerio, el Profesional de Prevención
y Servicio debe llevar a cabo la verificación de cada ítem del documento y constatar
el cumplimiento de la información con la respectiva evidencia suministrada por la
empresa cliente.
✓ CERTIFICACIONES O CONSTANCIAS: Toda aquella certificación o constancia

solicitada por las empresas (accidentalidad/enfermedades laborales, trámite de
permiso de horas extras, avance de la implementación del sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el trabajo, estándares mínimos y para centros de formación y
entrenamiento) deberán ser elaboradas y firmadas por el Profesional de Prevención
y Servicio o Profesional de Nómina de Producto (quienes garantizarán la información)
y hará parte del seguimiento de la gestión realizada por la ARL.
NOTA: Toda aquella solicitud que en su referencia mencione un derecho de petición

debe ser resuelta en un plazo no mayor a 15 (quince) días calendario.
✓ RECLASIFICACIÓN: Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio

realizar la reclasificación conforme a lo definido en el procedimiento de reclasificación
de empresas afiliadas (GSAB-PREV-PRDM-013).
NOTA: Cuando se realice una reclasificación se debe validar que el área de

Operaciones realice dentro del aplicativo conforme a la solicitud radicada.
✓ VERIFICACIÓN DE TASAS: De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1530 de

1996 y de acuerdo con lo definido en el procedimiento, es responsabilidad en el
Profesional de Prevención llevar a cabo la verificación de tasas para las empresas
nuevas o de traslado pasados 3 (tres) meses después de la vinculación de la empresa
y para las empresas vigentes 1 (una) vez al año.
✓ ESTÁNDARES MÍNIMOS: Como parte del ejercicio de vigilancia delegada que

realiza la ARL y con el fin de contar con la información para reportar a las diferentes
Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo según lo dispuesto en la
normatividad legal vigente.
Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio solicitar al inicio de cada

año la información de los resultados de la autoevaluación de los estándares mínimos
y los planes de mejoramiento para los casos con resultados de autoevaluación
inferior al 85%, revisar el plan de mejora para emitir la Carta de Recomendaciones
Plan de Mejora (GSAB-PREV-FORM-118),así mismo, el Profesional de Prevención y
Servicio debe consolidar la información de las empresas asignadas en Formato Para
Reporte de Estándares Mínimos (GSAB-PREV-FORM-114).
Así mismo, el Profesional de Prevención y Servicio debe solicitar al inicio de cada año
el informe del avance del plan de mejoramiento de la vigencia anterior y consolidar
la información de las empresas asignadas en Formato Para Reporte De Estándares
Mínimos (GSAB-PREV-FORM-114).
Para el avance del plan de mejora de la vigencia actual, es responsabilidad del
Profesional de Prevención y Servicio, solicitar y consolidar la información de las
empresas asignadas en el Formato Para Reporte De Estándares Mínimos (GSAB-
PREV-FORM-114).

controlado.
Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio remitir la información
consolidada de todas las empresas asignadas al Líder de Prevención y Servicio quien
debe consolidar la información de las empresas de la UPR en el Formato Para Reporte
De Estándares Mínimos (GSAB-PREV-FORM-114) y remitir la información al Líder de
Zona/Sector, según lo definido en el Procedimiento de Estándares Mínimos (GSAB-
PREV-PRDM-041).
Es responsabilidad del Líder Técnico Regional Zona/Sector del área de prevención

enviar a gestión y Control los 18 primeros días del mes de febrero y los 18 primeros
días calendario de agosto de cada vigencia anual, el consolidado por zona del
Formato Para Reporte De Estándares Mínimos (GSAB-PREV-FORM-114), con la
respectiva información según lo definido en el Procedimiento de Estándares Mínimos
(GSAB-PREV-PRDM-041).
El área de gestión & Control reportará la respectiva información a las Direcciones

Territoriales del Ministerio del Trabajo según lo definido en el marco legal vigente y
en el Procedimiento de Estándares Mínimos (GSAB-PREV-PRDM-041).
✓ CONCEPTO TÉCNICO DE INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES DE TRABAJO O

ENFERMEDAD LABORAL CON MUERTE DEL TRABAJADOR (GSAB-PREV-
PRDM-042)
• Para los accidentes graves y fatales:
Es responsabilidad del Líder de Prevención y Servicio realizar la marcación y

asignación del profesional para los siniestros de AT grave en el aplicativo de
Prestaciones Económicas y en un plazo no mayor a 5 días hábiles después del envió
del reporte de siniestros compartido por el área de Gestión & Control.
Es responsabilidad del Líder de Prevención y Servicio asignar al Profesional de

Prevención los siniestros fatales en el aplicativo de Prestaciones Económicas en un
plazo no mayor 5 días hábiles.
Es responsabilidad del Profesional de Prevención y servicio gestionar el concepto

técnico de la investigación elaborada por la empresa, para posterior aprobación del
Líder de Prevención y Servicio, una vez se tenga esta aprobación el Profesional de
Prevención y Servicio debe radicar ante el ministerio dicha investigación, todo esto
debe hacerse antes de 35 (treinta y cinco) días calendario contados desde la fecha
de radicación de la empresa, la fecha de la muerte del trabajador o la fecha del
accidente de trabajo; en caso de no presentar muerte en la fecha de ocurrencia la
fecha de muerte posterior.
Todo concepto técnico debe ser realizado a por el Profesional que haya tenido
asignada la empresa en el momento en el que ocurrió dicho accidente; en caso de
que el Profesional ya no se encuentre en la compañía la investigación deberá
realizarse por el Profesional actual en acompañamiento del Líder de Prevención y
Servicio de la Unidad de Prevención de Riesgo (UPR) que tenía asignada la empresa
en el momento de la ocurrencia. Para los seguimientos en la implementación de las
medidas preventivas y correctivas deberán ser efectuados por el Profesional de la
UPR que tenga la empresa asignada al momento de generarse.
• Para enfermedad laboral con muerte del trabajador: Es responsabilidad del

Profesional de Prevención y servicio gestionar el concepto técnico de la
investigación elaborada por la empresa, para posterior aprobación del Líder de
Prevención y Servicio en los tiempos definidos en este mismo numeral.

controlado.
NOTA: Ante el ministerio de deben radicar únicamente los accidentes fatales y
enfermedad laboral con muerte del trabajador.
✓ SINIESTROS SEVEROS:
Para los accidentes tipificados como severos el profesional de prevención realizará
reuniones con la empresa cliente para:
• Revisar la investigación realizada por la empresa.

• Validar que las medidas establecidas por la empresa sean suficientes.
• Generar recomendaciones teniendo en cuenta las causas del evento en caso de
ser necesario.
• Validar el cumplimiento de la implementación de las medidas establecidas que
generaron el evento.
• Relacionar en el acta los soportes y las medidas establecidas e implementadas
por la empresa.
• Consolidar y archivar la documentación soporte de la implementación de las
medidas establecidas.
Para los accidentes tipificados como severos se llevará a cabo una verificación por
parte del área de Gestión & Control al acompañamiento realizado por el profesional
de prevención a estos casos.
NOTA 1: Los accidentes tipificados como severos serán informados por Gestión &
Control.
NOTA 2: Los AT Severos, no serán manejados en el aplicativo de prestaciones
económicas y no surtirá proceso de solicitud de investigación a la empresa afiliada.
✓ SEGUIMIENTO A LAS MEDIDAS PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS:

Para los accidentes graves, fatales y enfermedades laborales con muerte del
trabajador, el Profesional de Prevención y Servicio debe hacer seguimiento a las
medidas preventivas y correctivas a partir de la activación del primer seguimiento
en el aplicativo de prestaciones económicas, una vez aprobada el concepto técnico
de la investigación, el primer seguimiento se activa después de 3 meses.
Cuando el Profesional de Prevención y Servicio esté realizando el primer

seguimiento, este debe definir en el sistema una fecha de compromiso acordada con
el cliente para el cierre de todas las medidas, la cual no puede ser mayor a un (1)
año desde la fecha de aprobación del concepto.
Después del primer seguimiento, el aplicativo activará automáticamente los próximos

seguimientos cada 3 meses, el Profesional de Prevención y Servicio debe hacer los
siguientes seguimientos y registrar el cumplimiento de las medidas hasta la fecha de
compromiso definida con el cliente, el aplicativo no permitirá registrar seguimientos
posteriores a la fecha fin definida con el cliente.
Para las empresas que se desvinculen durante el periodo de seguimiento a las

medidas preventivas y correctivas, el Profesional de prevención debe diligenciar en
las observaciones de cada una de las medidas "Empresa desvinculada", "fecha de
desvinculación" y dejar el porcentaje de cumplimiento del último seguimiento.
El área de Gestión & Control reportará la respectiva información a las Direcciones

Territoriales del Ministerio del Trabajo según lo definido en el marco legal vigente y
en el Concepto Técnico de Investigación de Accidentes de Trabajo o Enfermedad
Laboral con Muerte del Trabajador (GSAB-PREV-PRDM-042).
5. GESTIÓN DOCUMENTAL
• Profesional de
Repositorio virtual actividades técnicas de prevención:
Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio y Profesional de Nómina de
• Profesional de
Producto organizar la información y garantizar el control documental en el repositorio
Nómina de Producto

controlado.
virtual definido, de acuerdo con el Instructivo repositorio actividades técnicas de
prevención (GSAB-PREV-INST- 054) y contenido de las carpetas:
✓ ACTAS SEGUIMIENTO ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN: Debe tener la

información en cuanto a fechas, hora inicial, hora final y descripción de las
actividades, debe ser firmada por el Profesional de Prevención y Servicio y por el
representante de la empresa. En los casos que el Profesional de Prevención y Servicio
sea el que ejecute la actividad virtual puede dejar un correo electrónico corporativo
del cliente donde se evidencie la aprobación del acta de soporte de visita, el cual
debe contener la firma de la empresa y el rol que desempeña la persona que está
aprobando este documento.
Las actas de seguimiento actividades de prevención no pueden tener tachones ni

enmendaduras, cuando existan errores debe incluirse una nota aclaratoria en el
mismo documento o en el acta de la siguiente visita debe quedar escrita la aclaración
del acta anterior, cualquier corrección del acta debe estar aprobado por el cliente.
Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio registrar la información

en AS400 que debe ser congruente con la información del acta de visita.
✓ LISTADO DE ASISTENCIA A CAPACITACIONES: Se debe tener el listado de

asistencia de las capacitaciones desarrolladas por el Profesional de Prevención y
Servicio y Profesional de Nómina de Producto.
✓ INFORME DE GESTIÓN PROFESIONAL DE NÓMINA DE PRODUCTO: Debe

digitalizar el informe de gestión en la carpeta virtual del cliente de acuerdo con la
periodicidad definida en el documento.
✓ INFORME GERENCIAL DEL PROFESIONAL DE PREVENCIÓN Y SERVICIO: Debe

guardar el informe gerencial en la carpeta virtual del cliente.
✓ CERTIFICACIONES: Tales como accidentalidad/enfermedades laborales, horas

extras, sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, entre otras deben estar
digitalizadas en la carpeta del cliente.
✓ CONSTANCIAS: Para el registro de los centros de formación y entrenamiento, para

estándares mínimos, para al avance de la implementación del sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el trabajo, solo en los casos en que la empresa los haya
solicitado.
✓ SOPORTE DEL SISTEMA DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA: Corresponde tener

el soporte digital cuando existe una orden de servicio aprobada de tamizajes, según
lo definido en el Instructivo Técnico de Sistemas de Vigilancia Epidemiológico (GSAB-
PREV-INST-067).
✓ SOPORTES DE RECLASIFICACIÓN: En la carpeta virtual de cada empresa debe

quedar consignada toda la información soporte que fue objeto de aprobación o no
para la reclasificación de un centro de trabajo de acuerdo con lo descrito en el proceso
de Reclasificación de empresas afiliadas (GSAB-PREV-PRDM-013), solo en los casos
en que la empresa se le esté llevando a cabo este proceso.
✓ AGRUPADORAS: En la carpeta virtual de cada empresa debe quedar consignada

toda la información soporte de identificación de acuerdo con el procedimiento, solo
en los casos en que la empresa se le esté llevando a cabo este proceso.
✓ EVIDENCIA PROVEEDOR INTERNO Y EXTERNO:
Esta subcarpeta debe contener los soportes de la gestión realizada con la empresa
cliente, tales como:

controlado.
Para proveedor externo:
• La ficha de gestión técnica remitida por el proveedor para las ordenes de Servicio
menor o igual a 16 horas.
• El informe técnico remitido por el proveedor para las ordenes de servicio mayor a
16 horas.
Para proveedor Interno:
• Informes técnicos desarrollados conforme a los parámetros exigidos por la
compañía y las diferentes evidencias que se consideren importantes de los
proveedores.
✓ SEGUIMIENTO EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES MÍNIMOS: En la carpeta virtual

de cada empresa debe contener los diferentes soportes de la gestión realizada con
la empresa, según lo definido en el Procedimiento de Estándares Mínimos (GSAB-
PREV-PRDM-041), tales como: Copia de la autoevaluación de estándares mínimos
firmada por el representante legal y entregada por el cliente, plan de mejoramiento
entregado por el cliente, en caso de aplicar; el documento con las recomendaciones
emitidas en cuando al plan de mejoramiento y Carta de Recomendaciones Plan de
Mejora (GSAB-PREV-FORM-118).
NOTA 1: Cuando el Profesional de Prevención y Servicio realiza la asesoría virtual a

la empresa debe dejar los soportes en la carpeta del cliente.
NOTA 2: La Zona de Antioquia garantiza el control documental de los documentos

mencionados anteriormente en el aplicativo de ATHENTO.
Aplicativo Prestaciones Económicas:
Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio garantizar la siguiente

información en el aplicativo de Prestaciones Económicas:
✓ Concepto técnico de investigación de accidentes de trabajo o enfermedad laboral con

muerte del trabajador (GSAB-PREV-FORM-026):
Una vez culminado el proceso y a más tardar en los próximos 3 (tres) calendario, el
Profesional de Prevención y Servicio debe cargar los siguientes documentos soporte
por “utilidades acuse recibido” en el aplicativo:
• Carta de solicitud de investigación del cliente.

• Investigación del cliente del accidente de trabajo.
• Carta de radicación al ministerio.
• Carta de medidas preventivas y correctivas.
• Carta Remisión de Concepto Técnico Del Accidente Ocurrido.
• Acta de visita donde se evidencie el seguimiento de las medidas preventivas y
correctivas, especificando el caso revisado, nombre y número de sinestro del
trabajador.
Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio y Profesional de Nómina
de Producto documentar dentro de la carpeta de los clientes que hayan tenido AT
fatales y/o graves lo referente a:
• Asesoría al COPASST en investigación de AT.

• Brigadas de emergencia.
• Capacitaciones y/o asesorías dadas a las empresas en los riesgos prioritarios.
• Capacitaciones en fomento de estilos de vida y trabajo saludables.
• En caso de ser necesario un acta de visita que soporte el replanteamiento del
plan de trabajo.

controlado.
CAMBIOS DE TIPO DE NEGOCIO (TN)
Para llevar a cabo los cambios de TN se tendrá en cuenta lo definido en la Matriz de Cambio
de TN, Ver tabla:
TN TIPO DE NÚMERO DE TRABAJADORES
NEGOCIO
MIC MICRO Empresas con cantidad de trabajadores <= 10
PMA PYME Empresas con cantidad de trabajadores entre >10 & <=200
PARAMÉTRICA Cantidad de recaudos según el tope máximo estipulado por
ciudad.
PNP PYME NO Empresas con cantidad de trabajadores entre >10 & <=200
PARAMÉTIRCA Cantidad de recaudos superiores al tope estipulado por
ciudad.
NPY NO PYME Empresas con cantidad de trabajadores >200

*Ver Matriz Cambio de Tipo de Negocio.
Es responsabilidad del área de Gestión y Control identificar mensualmente las empresas
que requieran cambios de tipo de negocio y realizar los cambios previamente analizados
o que sean requeridos por el área de Prevención.
• Líder Técnico
Se tendrá en cuenta los recaudos de 3 meses para analizar si la empresa debe o no Regional Zona/Sector
cambiar su tipo de negocio. • Líder de Prevención y
PYME Zona Centro
Para aquellas empresas que requieran un nuevo cambio de tipo de negocio se tendrá en • Líder de Prevención y
cuenta un periodo mínimo de 3 meses con relación al último cambio efectuado, lo anterior, Servicio
con el fin de mantener una data estable. • Profesional de
Para las empresas nuevas que no estén marcadas en el CRM como empresa en proyección, • Profesional de
se requiere como mínimo 3 meses de comportamiento para realizar un cambio de TN. Prevención PYME
• Analista Gestión y
Para el cambio de tipo de negocio de las empresas en proyección no se evaluará el criterio Control
de recaudo. • Analista Servicios
Administrativos de
Para las empresas que cambian de tipo de negocio en cuanto a los % GGR se tendrán en prevención
cuenta los siguientes parámetros:
TIPO DE NEGOCIO TIPO DE NUEVO % GESTIÓN

ACTUAL NEGOCIO NUEVO DEL RIESGO
NPY PNP Se mantiene %GGR
PNP NPY Se mantiene %GGR
NPY o PNP PMA o MIC 1.25%
PMA o MIC NPY o PNP 14.2 %
MIC PMA No se asigna %GGR
PMA MIC No se asigna %GGR
El único % GGR autorizado para asignar por parte del área de Gestión y Control es de
1,25% O 14,2% y solo por cambio de tipo de negocio. De requerir la UPR un %GGR mayor
se debe aplicar lo definido en el procedimiento de cambio de tipo de negocio (Código:
GSAB-PREV-PRDM-027) y no será el área de Gestión y control quien tramite dicha
solicitud.
Es responsabilidad del Líder de prevención y Servicio, informar a Gestión y Control el

profesional asignado cuando aplique recibir una empresa que cambia de oferta y tipo de
negocio.

controlado.
Cuando se lleve a cabo el cambio de TN antes del 5° mes para las empresas en proyección,
es responsabilidad del Líder de Prevención y Servicio o el Líder Técnico de Zona aprobar
la oferta comercial por el CRM y garantizar que el TN y el %GGR asignado a la empresa
sean los mismos que se aprobaron antes del 5° mes.
Es responsabilidad del área de servicios de prevención realizar los cambios en el Core de

negocio AS400 del Profesional de Prevención asignado y gasto gestión del riesgo en un
máximo de 2 (dos) días hábiles después de recibir la base consolidada por parte del área
de Gestión y Control.
NOTA: Cuando se identifique una empresa nueva o en proyección requiera cambio de tipo
de negocio por aumento de trabajadores o recaudos será el Líder de prevención y Servicio
quien remita la solicitud al área de Gestión y Control, para el trámite respectivo, no
obstante, en el análisis que se haga mensual por parte del área de Gestión y Control si es
identificada se aplicara el cambio sin previa solicitud.
EMPRESAS GRUPO
Cuando se identifiquen que un grupo de empresas no cumplen los parámetros definidos
en la política comercial Política Comercial ARL Código: VGD-OC-POLI-001 para grupo
económico, es necesario que el Líder Técnico de Zona valide la aplicabilidad de estas
empresas para conformar el grupo asociativo y solicitar mediante correo electrónico al
Profesional de Prevención la gestión de la creación del grupo, según lo definido en el
Procedimiento de Creación de Empresas Grupo.
Cuando se identifique la necesidad de crear un grupo o de grabar una empresa vinculada

en un grupo, es responsabilidad del Profesional de Prevención generar la respectiva
novedad, según lo definido en el Procedimiento de Creación de Empresas Grupo.
Desde Gestión & Control se garantizará para la empresa vinculada en el grupo, grabar el
tipo de negocio y el %GGR de la empresa más grande del grupo.
6. KPI´S OPERACIÓN GESTIÓN DEL RIESGO
Es responsabilidad del Líder Técnico Nacional ARL definir anualmente los indicadores y
metas de desempeño para el área de Prevención y Servicio, los cuales se miden una vez
se cierre el trimestre en la primera semana del mes siguiente, los indicadores se miden
de la siguiente forma:
• Líder Técnico
Nacional ARL
✓ Es responsabilidad del Profesional BI de ARL medir los resultados de cada Zona.
• Profesional BI de ARL
✓ Es responsabilidad de los Líderes Técnicos Zona/Sector medir el desempeño de
• Líderes Técnicos
los Líderes de Prevención y Servicio.
Zona/Sector
✓ Es responsabilidad de los Líderes de Prevención y Servicio medir el desempeño de
• Líderes de Prevención
los Profesionales de Prevención y Servicio y Profesionales de Nómina de Producto.
y Servicio
NOTA: Existes unos indicadores previamente establecidos, sin embargo, se pueden incluir
nuevos indicadores de desempeño de acuerdo con los análisis del negocio.
INDICADOR GASTO GESTIÓN DEL RIESGO
Anualmente se define el presupuesto en valor absoluto y el indicador vertical del gasto

gestión del riesgo para el desarrollo de las actividades técnicas, teniendo como input el
• Líder Técnico
análisis de la siniestralidad en las empresas cliente, es responsabilidad del Líder Técnico
Nacional ARL
Nacional ARL definir este presupuesto para cada Zona en una tarea conjunta con el área
• Profesional BI de ARL
de Servicios de Prevención teniendo como base las primas emitidas presupuestadas por
• Área de Servicios de
cada Zona.
Prevención
Sin embargo, el cumplimiento de este indicador está ligado al monitoreo del presupuesto
de las primas ejecutadas vs el indicador vertical.

controlado.
INDICADOR DE DESERCIÓN
El Líder Técnico Nacional de ARL es el responsable de establecer la meta anual de

deserción, validando las deserciones del año inmediatamente anterior, este indicador se
calcula sobre las primas emitidas mensuales y acumuladas.
• Líder Técnico
Nacional de ARL
Es responsabilidad del Líder de Prevención y Servicio y Profesional de Prevención y Servicio
• Líder Técnico
hacer un acompañamiento a las empresas con el fin de establecer planes que logre evitar
Regional Zona/Sector
su desvinculación y mitigar posibles deserciones futuras por las mismas causales. Si se
requiere hacer una contra oferta esta debe ser elaborada por todo el equipo de prevención
Servicio
que atiende la cuenta, debe asistir el Líder de Prevención y Servicio y cuando sea necesario
el Líder Técnico Regional Zona/Sector para la presentación de esta; si la oferta supera las
delegaciones establecidas para los líderes (definidas en este documento) se debe solicitar
el aval correspondiente antes de presentar la nueva propuesta al cliente.
INDICADOR INTERNALIZACIÓN VISITAS TÉCNICAS PROFESIONALES DE

PREVENCIÓN Y COBERTURA
Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio garantizar la cobertura de las

visitas y/o reuniones virtuales a las empresas que le fueron asignadas de acuerdo con la
clasificación de recaudo establecida en la siguiente tabla:
VISITAS PROFESIONAL
Clasificación por recaudo Periodicidad de visita
1
2 Mínimo 1 (una) vez al mes
3
4 Mínimo una vez cada 2 (dos) meses.
5 Mínimo una vez cada 3 (tres) meses.
6
7 Mínimo una vez cada 6 (seis) meses.
8
• Líder Técnico
En la siguiente tabla se encuentra la clasificación por recaudo asignada a cada zona. Nacional ARL
Servicio
• Profesional de
• Área de Gestión y
Control
Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio grabar las actividades definidas

para la identificación de la Gestión Fallida (Empresa Ilocalizada, Gestión Visita Fallida, No
Concreta Visita), estas actividades no serán sumadas al indicador, pero serán tenidas en
cuenta para identificar porque las empresas afiliadas no cuentan con cobertura.
Es responsabilidad del Líder de Prevención y Servicio garantizar las visitas y/o reuniones
virtuales y/o llamadas telefónicas de relacionamiento y servicio a las empresas que le
fueron asignadas de acuerdo con la clasificación de segmento establecida en la siguiente
tabla:

controlado.
VISITAS LÍDER
Segmento Periodicidad de visita
Verde y Azul Mínimo una vez al cuatrimestre.
Segmento amarillo con recaudos Mínimo una llamada telefónica
superiores a $ 80’000.000 en el cuatrimestre.
MEDICIÓN DE LA GESTIÓN PARA LA INTERNALIZACIÓN DE VISITAS

PROFESIONALES DE PREVENCIÓN:
Para los Profesionales de Prevención y Servicio asignados a cada zona (Zona Centro, Zona
Norte, Santander, Zona Sur y Antioquia) el estándar de horas definidas para la gestión en
las empresas es igual a 80 horas.
Es responsabilidad del área de Gestión y Control medir los indicadores definidos en la

siguiente tabla:
INDICADOR DESCRIPCIÓN META

Internalización Monitorear la gestión del Ejecutar el 100% de las horas
visitas Técnicas período realizada por los definidas en la meta mensual.
Profesionales de profesionales de prevención a
Prevención través de las actividades
técnicas con costo realizadas
a los clientes.
Cobertura empresas Mide la cantidad de empresas El 90% de las empresas
afiliadas a la ARL cubiertas por zona con los afiliadas cuenten con cobertura
diferentes servicios que tiene de algún servicio ofrecido en la
la ARL. ARL y/o acompañamiento
técnico.
Cobertura visitas Verificar que las empresas Realizar el 100% de la cobertura
profesionales de cuenten con cobertura de las de visitas y/o reuniones
prevención visitas y/o reuniones virtuales virtuales a las empresas por
con el profesional de acuerdo parte del profesional de
con el lineamiento. prevención de acuerdo con el
lineamiento.
Oportunidad en la Verificar que las empresas El 100% de las empresas
asignación de UPR y nuevas cuenten con la unidad nuevas tengan la asignación de
profesional de de prevención de riesgo (UPR) UPR y Profesional de Prevención
prevención y el Profesional de en un plazo no mayor a 5
Prevención. (cinco) días calendario después
del inicio de vigencia.
Planeaciones para Verificar que las empresas El 100% de las empresas
empresas nuevas y cuenten con un plan de cuenten con un plan de trabajo
vigentes. trabajo vigente de acuerdo vigente de acuerdo con el
con el lineamiento. lineamiento.
Oportunidad de Representa el porcentaje de Responder el 100% de los
Respuesta cumplimiento en los tiempos requerimientos en los tiempos
Requerimientos definidos para respuesta a definidos a Autoridades
Autoridades Administrativas, Administrativas, Órganos
Órganos Judiciales y Judiciales y Derechos de
Derechos de Petición. Petición.
Cobertura visitas Verificar que las empresas Realizar el 100% de la cobertura
líderes de cuenten con cobertura de las de visitas y/o llamadas a las
prevención visitas y/o llamadas de empresas por parte del líder de
servicio con el líder de prevencion y servicio de
prevención de acuerdo con el acuerdo con el lineamiento.
lineamiento.

controlado.
7. AUDITORÍA AL MODELO DE GESTIÓN DEL RIESGO
El Auditor Regulación Gestión y Control ARL y el Líder del área de Gestión y Control son los
responsables de definir e implementar anualmente el plan de auditoría técnica de gestión
del riesgo ARL, con el fin de monitorear y gestionar los controles a los procesos
establecidos dentro de este documento, adicionalmente se debe contemplar los demás
procesos que el negocio requiera auditar.
Es responsabilidad del Auditor de Regulación Gestión y Control ARL ejecutar el plan de

acuerdo con el cronograma y elaborar un informe con los hallazgos encontrados, estos
informes harán parte de los tableros de control. • Líder de Gestión y
Estos hallazgos se deben divulgar en los comités establecidos o en reuniones concertadas, Control
con el fin de tomar acciones y establecer planes de trabajo, adicionalmente debe enviarse • Auditor Regulación
al dueño del proceso auditado con el fin de establecer los planes de acción. Gestión y Control ARL
Una vez se definan los planes de acción es responsabilidad del Auditor de Regulación
Gestión y Control ARL hacer el seguimiento con el fin de garantizar la correcta
implementación de estos, dejando soportes como evidencia de esta acción.
Cuando se finalicen los planes de acción es responsabilidad del Auditor Regulación Gestión
y Control ARL gestionar los controles con los que se regularan los procesos auditados y dejar
evidencia documentada.
La presente rige a partir de su divulgación y publicación, lo que no esté consignado en la misma deberá ser
consultado para aprobación a los dueños del proceso.
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Nombre: Carlos Andres Trujillo Castillo Nombre: Deyssy Catherine Arias Meza Nombre: Liliana Aldana Guevara
Analista Documental Gestión y Profesional Sist. de Gestión Líder Gestión y Control
Cargo: Cargo: Cargo:
Control ARL Control y Gestión ARL ARL
Fecha: 1/Jul/2022 Fecha: 1/Jul/2022 Fecha: 1/Jul/2022

controlado.

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VERSIÓN: 5

POLÍTICA DE GESTIÓN DEL RIESGO ARL FECHA: 1/Jul/2022

VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN

Actualización del documento, inclusión de políticas modelo de gobierno,

Actualización Perfiles Área Técnica de Prevención y Área Servicios

3 05/Mar/2021 Actualización montos de delegación.

Actualización del documento incluyendo la ampliación del contenido en

I. Modelo de actuación de gobierno

Vigente desde: 2022-01 GSAB-PREV-POLI-016 Actualización No: 5

✓ Buscar el cumplimiento del marco legal, generando compromisos y planes de

✓ El resultado de cómo vamos en los KPI.

NOTA: En esta sesión se debe aplicar la metodología de equipos productivos.

Es responsabilidad de los Líderes Técnicos Regionales Zona/Sector y Líderes de Prevención

Este comité contará con un acta de las aprobaciones que se definan.

En la política de negocios nuevos de ARL se encuentra la descripción de las delegaciones

Vigente desde: 2022-01 GSAB-PREV-POLI-016 Actualización No: 5

Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio, acompañar y asesorar a la

Vigente desde: 2022-01 GSAB-PREV-POLI-016 Actualización No: 5

✓ El único canal autorizado para realizar cotizaciones a proveedores para el desarrollo

✓ Cuando las empresas requieran la implementación de un proyecto con un alto costo

✓ Las actividades aprobadas son las descritas específicamente en la orden de servicio,

✓ En caso de que el área Técnica de ARL no encuentre actividades en los Core

✓ El único canal oficial para la entrega de órdenes de servicio a los proveedores es el

Vigente desde: 2022-01 GSAB-PREV-POLI-016 Actualización No: 5

3. SOLICITUD DE USUARIOS PARA ACCESO A LAS PLATAFORMAS

Los perfiles se certifican anualmente de acuerdo con la política de certificación de accesos

El área de servicios de prevención es el responsable de mantener la tabla de perfiles

Es responsabilidad del Líder Técnico Regional Zona/Sector hacer la asignación de los

Es responsabilidad del Líder Técnico Regional Zona/Sector hacer revisiones periódicas

Vigente desde: 2022-01 GSAB-PREV-POLI-016 Actualización No: 5

La segmentación de las empresas se realiza de acuerdo con la política proceso comercial

Cuando la empresa tiene la autoevaluación de los estándares mínimos NO será necesario

✓ Análisis de la matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de los

NOTA: Cuando es una empresa nueva el Profesional de Prevención y Servicio deberá

Vigente desde: 2022-01 GSAB-PREV-POLI-016 Actualización No: 5

Es responsabilidad del Líder de Prevención y Servicio o por el Líder Técnico Regional

La programación y registro de OS en el aplicativo de AS400 solo se podrá llevar a cabo

El Profesional de Prevención y Servicio debe acordar y presentar el plan de trabajo con el

Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio grabar la planeación en AS400

Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicios para cada periodo (año

Es responsabilidad del Líder de Prevención y Servicio cerrar la planeación en AS400

Es responsabilidad del Líder Técnico Regional Zona/Sector aprobar en AS400

El Líder de Prevención y Servicio y el Líder Técnico Regional Zona/Sector, no podrán

Para realizar la planeación ver el instructivo cómo planear en AS400 (GSAB-PREV-INST-

Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio o Profesional de Nómina de

Vigente desde: 2022-01 GSAB-PREV-POLI-016 Actualización No: 5

Es responsabilidad del Líder y Profesional de Prevención y Servicio revisar de manera

Después de la identificación y reporte a entes de control de una empresa agrupadora,

Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio registrar en las actas de

Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio registrar las actividades en

Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio registrar las actividades en

ACTIVIDADES QUE SOPORTAN LA GESTIÓN DEL PROCESO DE ASESORÍA EN

Es responsabilidad del Profesional de Prevención y Servicio para las empresas nuevas de

Es responsabilidad del Profesional de Nómina de Producto registrar el informe mensual de

Vigente desde: 2022-01 GSAB-PREV-POLI-016 Actualización No: 5

✓ Políticas gastos de viajes aéreos y/o terrestres, alojamiento, anticipos y cuentas de

Es responsabilidad del Profesional Administrativo de Servicios de Prevención garantizar la

NOTA: Se requiere mantener actualizada la base de información de los EPP asignados a

Vigente desde: 2022-01 GSAB-PREV-POLI-016 Actualización No: 5

Los montos autorizados para el registro y aprobación de órdenes de servicio en el sistema

Para el trámite de aprobación de estas órdenes, es necesario que el Líder de Prevención

APROBACIÓN DE INFORMES PROVEEDOR EXTERNO:

El Profesional de Prevención y Servicio es el responsable de garantizar la adecuada