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EVIDENCIA ACTIVIDAD N° 1

ENSAYO: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

SERVIVIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

JELEN SHARAY GARZON CONTRERAS

CURSO: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

FICHA: 2626811

NEIVA-HUILA 1-SEP-2022
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INTRODUCCION

en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un ensayo utilizando

terminología archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base su
origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio
actual.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS:

Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman
son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve
de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa.

ORIGEN Y EVOLUCION:
El archivo y la documentación es tan antiguo como la escritura, en sus tiempos atrás era
representado en cuero, mármol, madera y piedra. Los archivos aparecen con los primeros
imperios. Los utilizaban como herramienta con la que controlaban la población y las
riquezas. Las culturas que más aportes realizaron al seguimiento documental están los
egipcios estos reflejaban en los tempos del clérigo donde las inscripciones iban dirigidas a
la doctrina, esto también ocurría en china e india. En roma y Grecia dejan por escrito
testamentos y otros documentos lo dejaban en vestigios, en moderna y en mármol. Los
arcadios, sumerios y babilonios los tallaban en pieles, en madera y mármol con
implementos metálicos tallaban en arcillas blandas escrituras con instrucciones en forma de
cuña.
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CUALIDADES:
los archivos poseen cualidades como lo son económicos, simples, funcionales, exactos,
técnicos los cuales permiten que cada organización cuente con herramientas sostenibles de
la información generada, es así donde el archivista juega un papel muy importante dentro
de las organizaciones para cumplir, distribuir y dar un buen manejo de la información
CLASIFICACION:
en su clasificación de los archivos se estableces y organizan por tiempos, los cuales se
clasifican
según su organización: allí se encuentra el archivo centralizado el cual una sola
dependencia controla toda la documentación de la organización, archivo descentralizado
en el cual cada una de la de las dependencias de la organización lleva su documentación,
archivo descentralizado con control descentralizado son los depósitos en el cual cada
documentación la lleva cada dependencia pero la responsabilidad es de cada jefe de cada
oficina, archivo descentralizado con control centralizado este es el deposito el cual es
manejado a base las necesidades de las dependencias con archivo descentralizado, pero a la
vez es controlado por el archivo central
CATEGORIZACION:
Los archivos están clasificados por un orden territorial las cuales se dividen en 3 partes
*archivo general de la nación en el cual se regula la sanciones y responsabilidades del
archivo publico de cada entidad según su jurisdicción como el archivo general del
departamento, archivo general del municipio y archivo general del distrito, *territorialidad
estos archivos se clasifican en:
Archivos de entidades del orden nacional.
Archivos de entidades del orden departamental.
Archivos de entidades del orden distrital.
Archivos de entidades del orden metropolitano.
Archivos de entidades del orden municipal.
Archivos de entidades del orden local.
Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.
Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.

Organización del estado de acuerdo a su organización se clasifican en:

Archivos de la rama ejecutiva.
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Archivos de la rama legislativa.

Archivos de la rama judicial.
Archivos de los organismos de orden de control.
Archivos de los organismos autónomos.
APLICACIÓN EN EL MEDIO ACTUAL:
En el medio actual están aplicadas las TIC, como los softwares para dar orden y una
ubicación eficaz, los documentos tanto como en físico y digitales guardados en discos duros
o sistemas de seguridad