NOTARIADO Y REGISTRO

960 de 1970 notariado

1260 de 1970 registro civil de las personas
Quiz lunes 21- lo que se ha visto hasta la clase del 21.
¿Qué es la protocolización?
Incorporarlo al protocolo de la notaría mediante una escritura pública. El documento
protocolizado no adquiere mayor fuerza de la que tiene por el hecho de la
protocolización.
ESCRITURA PÚBLICA
Es un instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos emitidas ante el
notario con los requisitos previstos en la ley y que se incorporan al protocolo.
El protocolo es el archivo de la notaría, de ahí que el insertar un documento con una
escritura pública se denomina protocolizar.
Los actos que deben celebrarse por escritura pública todos los actos y contratos que
versen sobre disposición o gravamen de bienes inmuebles y en general para aquellos
que la ley exige esa solemnidad o, por voluntad de las partes. Por ejemplo, un
divorcio, un testamento. Porque de lo contrario estos actos no tienen ninguna validez
al no ser celebrados con dicha solemnidad.
En relación con la voluntad de las partes, es posible que las personas quieran
protocolizar un documento mediante una escritura pública.
PROCESO DE PERFECCIONAMIENTO DE LA ESCRITURA PÚBLICA
Para perfeccionar una escritura pública se requiere:
1. Recepción: recibir las declaraciones de los interesados. Identificación, datos
en general y datos del inmueble objeto del negocio jurídico.
2. Extensión: plasmar en el documento las declaraciones que hacen ante el
notario los interesados. Versión escrita de las declaraciones de los interesados
3. Otorgamiento: el asentimiento expreso que los interesados prestan al
documento ya extendido
4. Autorización: la fe que le imprime el notario al documento en vista de que se
han llenado todos los requisitos de ley las declaraciones han sido emitidas por
los interesados.
El decreto 960 nos dice que en medios manuales o – con caracteres claros y
procurando la mayor ---
No se pueden dejar espacios en blanco.
Cuando se escriben cantidades deben estas ir en letras y posteriormente en
números, prevaleciendo la cantidad en letras.
El papel es el papel notarial, de seguridad, este viene numerado, producido por
imprentas especiales.
Hay casos en los que el notario debe negarse a expedir escritura pública, cuando
el acto a protocolizar sea nulo.
 Las escrituras públicas se numeran consecutivamente cada año, empezando por
la escritura 001 hasta el 31 de diciembre, esto de manera repetitiva cada año.
Hay ye tener en cuenta que con la primera firma de la escritura se fecha y se
paga.
A los dos meses, si los otorgantes aun no firman, la escritura se archiva y por ende
se debe volver a pagar la escritura.
PARTES DE UNA ESCRITURA PÚBLICA
1. Encabezamiento: primera parte donde va el número de escritura, fecha,
nombre del notario, municipio, departamento y república. También van los
números de matrícula inmobiliaria y catastrales de inmuebles involucrados
en el acto jurídico.
2. Comparecencia: identificación de los comparecientes, está hecha con
base en los documentos de identificación. Si no tiene cédula de ciudadanía
y es necesario firma la escritura ese día, el notario puede con fundamento
en otro documento público donde aparezca foto de la persona e
identificación, aceptar ese como documento de identificación. Así mismo,
se encuentra el estado civil, domicilio de las partes y domicilio de los
otorgantes.
Si se va a actuar con poder, esto se debe establecer en la comparecencia.
Haciendo referencia a la clase de poder que tenga o, si es un padre de
familia que compra bien a un menor.
Esta representación también aplica para gerentes, alcaldes y demás,
certificando con el documento pertinente.
Cuando se otorgue poder, debe especificarse el inmueble, nomenclatura,
delimitación, municipio, vereda si aplica, el sector, la mayor identificación.
3. Estipulaciones: Son las declaraciones de los otorgantes, donde se
establece qué es lo que van a hacer,
4. Otorgamiento: asentimiento dado por los otorgantes mediante su firma.
5. Autorización: la fe que le imprime el notario al documento en vista de que
se han llenado todos los requisitos de ley las declaraciones han sido
emitidas por los interesados.
6. Advertencias: que la escritura debe registrarse en oficina correspondiente
dentro del término que es. En caso de ser compraventa es de 2 meses.
Una hipoteca o patrimonio de familia son 90 días.
Firma: debe ser de la de los otorgantes, si no puede firmar debe hacerlo a ruego, que
es que otra persona a quien se le solicita que firme con él. Se debe poner huella, en el
caso del rogado, también se debe poner la huella y dejar anotación de la huella
impresa. Se deja testimonio escrito de que fue firma a ruego.
Por último, la firma del notario que es con la que se autoriza la escritura pública.
Cuando un otorgante firma y los demás no, trascurridos 2 meses desde la primera
firma, se archiva la escritura dejando nota del por qué del archivo.
COMPROBANTES FISCALES
Son el comprobante del pago de los impuestos, para todas las escrituras donde se
enajene o grave un bien habrá que presentar los comprobantes fiscales. Acá en el
socorro será el recibo de pago del impuesto predial, en otras ciudades se exigen otros
paz y salvos. No es el recibo de pago, es el paz y salvo expedido por la tesorería. Ese
paz y salvo es el que se presenta ante notaria.
Los comprobantes fiscales deben presentarse a la notaria en el momento de solicitar
el servicio, el notario no puede permitir que se firme una escritura si no está la
totalidad de documentos que deban ser protocolizados con esa escritura. Los
comprobantes que se anexan a la escritura son los originales, se podría una copia de
un paz y salvo cuando está protocolizado n otra escritura pública de esa u otra notaria.
No se requiere comprobante fiscal para na escritura de partición material de un bien
inmueble (un loteo o parcelación) a menos que dentro de la misma escritura se
enajene un bien fruto del loteo. Tampoco cuando hay ampliaciones de hipoteca.
Tampoco cuando se vayan a cancelar gravámenes.
CANCELACIÓN DE ESCRITURAS
Las escrituras se pueden cancelar por voluntad de los interesados o por orden judicial
en los casos de ley. Ejemplo, si una persona otorga testamento y en este reconoce a
un hijo que no había reconocido, esta persona puede, mediante otro testamento, dejar
sin efecto el testamento anterior, pero lo que no va a suceder es que se cancele el
reconocimiento, ese reconocimiento permanece así la escritura del testamento sea
cambiada por un testamento posterior.
Cuando se cancele por orden judicial, la entidad correspondiente debe remitir oficio al
notario donde le comunique la cancelación de determinada escritura. Entonces, el
notario debe emitir un certificado para la oficina de instrumentos públicos para que en
esta entidad también quede cancelada la escritura pública.
Cuando se trate de la cancelación de una hipoteca, se cancela por escritura pública.
Esta debe ser firmada por el acreedor.
El lugar donde se cancela la hipoteca debe ser el mismo lugar donde se constituyó.

COPIAS DE LA ESCRITURAS
El notario puede expedir copias parciales o puede expedir copias totales de una
escritura. Todas las personas tienen derecho a obtener copias auténticas de escrituras
que reposan en la notaría. Las copias pueden ser simples o copias auténticas. Cuando
se trate de copias en las cuales conste una obligación como por ejemplo una escritura
de hipoteca, cuando se suscribe la escritura de hipoteca, el notario está en la
obligación de expedir las copias dentro de los ocho días siguientes para llevar al
registro.
Al expedir las copias de una hipoteca, dentro de las 2 o 3 copias, si se adquirió un bien
y en la misma escritura--.La primera copia que presta merito ejecutivo que va con
destino al acreedor, a esta se le inscribe que esta presta merito ejecutivo con destino
al acreedor.
En caso de desaparecer esta copia que es el título ejecutivo, se debe solicitar por
parte del interesado mediante escrito al notario una copia sustitutiva de la primera
copia que presta merito ejecutivo, manifestando si fue perdida, que si llega a aparecer
no hará uso de esa copia.
La hipoteca se constituye por escritura pública. Cuando las copias son auténticas
deben ir rubricadas.
¿Cómo se cede una hipoteca?
La entidad cede el crédito y cede la garantía. Para ceder la hipoteca, se hace
mediante una nota en la que la entidad cede los derechos de la hipoteca a X, el
representante legal de la entidad cede la hipoteca a X y esto se adhiere a la escritura
de hipoteca.

Cuando se transfiere una escritura de una unidad dentro de una propiedad horizontal,
esta debe llevar anexo el reglamento de propiedad horizontal, si la venta es la misma
en la que se elevó a escritura pública el reglamento, no hay necesidad de anexarlo; en
caso de hacerse en otra notaria debe anexarse la parte pertinente del reglamento.
NOTAS DE REFERENCIA
Cuando se aclara una escritura, debido algún error como la nomenclatura y hay que
hacer una aclaración, se hace por otra escritura pública diciendo que se aclara la
escritura de tal fecha y, la escritura que se aclaró debe contener la referencia de la
escritura que la aclaró.
RECONOCIMIENTO DE DOCUMENTOS PRIVADOS Y FIRMAS
La persona que haya suscrito un documento privado, por ejemplo, un contrato de
arrendamiento, o un poder; entonces se llevaba a la notaría para que el notario de fe
de que yo reconocí el contenido de ese documento y que esa firma que está ahí es la
mía. De eso da fe el notario mediante su firma autógrafa.
Cuando el documento conste de varias hojas, se unen con un sello de unión.
El notario puede dar fe de la autenticidad de una fotografía.

CERTIFICADOS NOTARIALES
Como los de cancelación de hipoteca, también pueden certificar que en su notaría
reposa tal documento.

Los notarios también pueden dar testimonio de actos que se hayan dado en su
presencia, pero de los cuales no quedó en la notaría ningún documento. Por ende, un
acta de no comparecencia es ejemplo de este.
En el decreto 960 de 70 hay maneras de corregir errores y demás, pero no es tan
aplicable debido a la fecha de expedición de este decreto.
Este decreto enumera actos notariales inválidos, contenidos estos en el artículo 99.
Dentro de estos se encuentra:
COPIAR Y PEGAR ARTICULO
Art 10 decreto 960 del 70
ARTÍCULO 10. El ejercicio de la función notarial es incompatible con el de todo
empleo o cargo público; con la gestión particular u oficial de negocios ajenos; con el
ejercicio de la profesión de abogado; con el de los cargos de representación política;
con la condición de ministro de cualquier culto; con el de los cargos de albacea,
curador dativo, auxiliar de la justicia, con toda intervención en política, distinta del
ejercicio del sufragio, y en general, con toda actividad que perjudique el ejercicio de su
cargo.
ARTÍCULO 99. Desde el punto de vista formal, son nulas las escrituras en que se
omita el cumplimiento de los requisitos esenciales en los siguientes casos:
1. Cuando el Notario actúe fuera de los límites territoriales del respectivo Círculo
Notarial.
2. Cuando faltare la comparecencia ante el Notario de cualquiera de los otorgantes,
bien sea directamente o por representación.
3. Cuando los comparecientes no hayan prestado aprobación al texto del instrumento
extendido.
4. Cuando no aparezcan la fecha y el lugar de la autorización, la denominación legal
del Notario, los comprobantes de la representación, o los necesarios para autorizar la
cancelación.
5. Cuando no aparezca debidamente establecida la identificación de los otorgantes o
de sus representantes, o la forma de aquellos o de cualquier compareciente.
6. Cuando no se hayan consignado los datos y circunstancias necesarios para
determinar los bienes objeto de las declaraciones.

Ley 598/2000

 Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el

Catálogo Unico de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Unico de Precios de
Referencia, RUPR, de los bienes y servicios de uso común en la
Administración Pública y se dictan otras disposiciones.
Ley 527 del 99

 Ley de comercio electrónico, todo uso de tecnologías atribuye consecuencias

jurídicas
 Los notarios certifican transmisión de mensajes de datos
Ley 640 del 2001
ley de conciliación
art 19. Faculta a los notarios para que sean centros de conciliación en materias
transigibles, exigibles y conciliables. Si de conformidad con la ley el asunto es
conciliable, la audiencia de conciliación extrajudicial en derecho deberá intentarse en
el menor tiempo posible y, en todo caso, tendrá que surtirse dentro de los tres (3)
meses siguientes a la presentación de la solicitud. Las partes por mutuo acuerdo
podrán prolongar este término.
El acta de conciliación presta mérito ejecutivo
El acta debe contener

 Día
  Hora
 Lugar y
 Donde se hará el pago de las obligaciones en el caso de haberlas
En el momento de presentación de la solicitud de conciliación se suspenden los
términos de prescripción y caducidad
Ley 794 de 2003
Se autorizó para comisionar a las notarías para llevar el remate de bienes. En la
notaria hay tarifad para estas diligencias.
Está para elaborar aviso de remate, efectuar diligencias de remate, recibir las
constancias del pago del impuesto de remate.
Decreto 2668 del 88
Autorizó la celebración del matrimonio civil ante notario
Decreto 902 del 88
Liquidación de herencias de cualquier cuantía y las sociedades conyugales cuando
hubiere lugar a ello dentro de la sucesión
Esto todo tiene que ser de común acuerdo, todos tienen que ser plenamente capaces
Decreto 1557 del 89
Autorizó ante notario las declaraciones con fines extraprocesales
Decreto 1712 del 89
Autorizó la celebración de donaciones mediante escritura pública, de más de 50 smlmv
Decreto 999 del 98
Por la cual se señala la competencia para correcciones del registro del estado civil, se
autoriza el cambio de nombre ante notario público, y se dictan otras disposiciones
Se autoriza la supresión de la partícula DE del apellido del marido.
Art 34 de la ley 962 de 2005
Se puede convenir ante notario y por mutuo acuerdo el divorcio de matrimonio civil y
cesación de efectos civiles de matrimonio religioso
Ley 779 de 2005 modificado por la ley 54 del 90
Con Acuerdo de los compañeros se puede declarar o disolver la sociedad patrimonial.