DOCUMENTO E INSTRUMENTO PÚBLICO

DOCUMENTO
 Cuanto consta por escrito o gráficamente
 Todo Aquello que sirve para dejar constancia
 Signos en Imágenes
 Signos escritos
 Monumento
 Del Latín: doceo-documento: Aquello con lo que se instruye o enseña algo.
 Soporte papel, madera, piedra, electrónico u otros
INSTRUMENTO PÚBLICO
Definición:
Es el documento, autorizado por notario, con las formalidades y requisitos establecidos en la ley, se
clasifican en dentro y fuera del protocolo notarial.
Etimología: Del latín instruere – instruir, significa: Instrumento con lo que se prueba o informa algo que ha
ocurrido
Comentario: El término instrumento público está siendo sustituido por el de “Documento Notarial”.
SUJETOS
 El Notario
 Otorgante
 Compareciente
 Parte
 Auxiliares del Notario:
 Testigos
 Intérprete o Traductor jurado
 Interviniente
FINES
Según Miguel Fernández casado:
 Perpetuar los hechos y las manifestaciones de voluntad y
 Servir de prueba en juicio y fuera de él.
AUTORÍA
 El autor del instrumento público es el Notario
 El autor de los acuerdos de voluntades, son las partes.
VALOR
 Valor Formal: en cuanto a los requisitos de forma (caso de actos o contratos solemnes, en donde la
forma es esencial).
 Valor Probatorio: constituye el medio de establecer lo convenido o pactado por las partes, dentro y
fuera de juicio (Art. 186 CPCYM)
CLASES
 Dentro del Protocolo
 Escritura Pública
 Acta de Protocolización
 Razones de Legalización. Art. 8 C.N.
 Otros: Artículo 962 Código Civil
 Fuera del Protocolo
 Actas notariales
 Actas notariales de legalización de copias de documentos
 Actas notariales de legalización de firmas (auténticas)
 Escritura Pública:
DEFINICIÓN:
Es el instrumento público, matriz u original, autorizado por notario, con las formalidades o requisitos
establecidos en la ley, en el que consta la esencia de un contrato, de un acto jurídico o de una declaración
de voluntad.
CLASES
  PRINCIPALES: Son las que se perfecciona en un mismo acto, independientes de cualquier otra
escritura para surtir efectos legales.
 COMPLEMENTARIAS: Conocidas también como accesorias. Complementan una escritura anterior,
entre ellas: (Aclaración, Ampliación, Modificación y Aceptación.) Nota marginal, art. 36 C.N.
 CANCELADAS: No nacen a la vida jurídica por diversas causas, entre ellas, no están firmadas por
todos los otorgantes, por contener errores o estar incompletas. Llevan un número y ocupan un lugar
en el protocolo. Se cancelan mediante una razón al pie de la misma y la firma y sello del notario.
SUS PARTES
 Introducción
 Cuerpo
 Conclusión o cierre
 ESTRUCTURA
1. Introducción
1. Encabezamiento
2. Comparecencia
2. Cuerpo
1. Antecedentes o exposición
2. Estipulaciones
3. Conclusión o cierre
1. Advertencia
2. Otorgamiento
3. Autorización
1. ENCABEZADO
a. Número de instrumento público
b. Lugar y fecha de otorgamiento
c. Nombre del Notario y su calidad
2. COMPARECENCIA
a. Nombre completo, edad, estado civil, nacionalidad, profesión ocupación u oficio, y domicilio
de los comparecientes
b. Identificación de los comparecientes, por los medios legales.
c. La declaración que se encuentra en libre ejercicio de sus derechos civiles.
d. Representaciones que se ejercitan y la descripción y calificación de ésta.
3. CUERPO
a. ANTECEDENTES O EXPOSIÓN: Comprende la descripción del derecho u objeto de la relación
o negocio jurídico.
b. ESTIPULACIONES: También se llama PARTE DISPOSITIVA la más importante porque aquí se
forma la declaración de voluntad que se desea celebrar, modificar o extinguir, aquí también
encontramos advertencias, declaraciones, reservas y la aceptación general del contrato o
acto, renuncias etc.
4. CONCLUSIÓN O CIERRE
a. Advertencias: En esta parte se debe advertir a los otorgantes sobre los efectos legales del
acto o contrato, así como la obligación del registro del testimonio de la escritura si fuera el
caso.
b. Otorgamiento: La lectura del instrumento (es obligación del Notario.) aceptación,
ratificación, de los otorgantes y las firmas.
c. autorización: Cuando el notario firme el instrumento precedida de las palabras “ANTE MI” o
bien “POR MI Y ANTE MI” cuando es él el propio otorgante.

OBLIGACIONES DEL NOTARIO

OBLIGACIONES ANTERIORES
 Previo a autorizar un instrumento público el notario deberá cumplir con obligaciones que se
conocen como anteriores, siendo estas las siguientes:
 1.- Identificación de los otorgantes o comparecientes: Esto solo es posible requiriendo la entrega del
documento personal de identificación, para el caso de guatemaltecos; y pasaporte para el caso de
los extranjeros.
 Con esto el notario podrá establecer que los otorgantes se encuentren en el libre ejercicio de sus
derechos civiles, solamente.
  2.- Cuando se trate de representantes legales el notario debe de constatar que las acreditaciones
que se le presenten deben de cumplir con los requisitos de que las mismas se encuentren
legalmente inscritas en los registros correspondientes.
 3.- Establecer que los requirentes se encuentren en el pleno goce de sus facultades. Que no se
presenten en estado de ebriedad, o bajo el efecto de estupefacientes.
 4.- Cuando se trate de la disposición, o traslación de bienes, que el otorgante acredite
fehacientemente que es el legitimo propietario y poseedor de los mismos.
 5.- Cuando se trate de bienes inmuebles que se encuentre inscritos en el Registro de la Propiedad,
establecer que estos no cuenten con anotaciones, gravámenes, y limitación, esto es posible
realizando las consultas electrónicas a distancia al Registro.
 6.- En la autorización de instrumentos públicos protocolares el notario deberá de asesorar en forma
conveniente a los requirentes.
OBLIGACIONES POSTERIORES
 1.- Hacer la advertencias legales al que dispone de bienes inmuebles, en caso que el inmueble no se
encuentre libre de todo gravamen y limitación.
 2.- Dar lectura a disposición o declaración de voluntad de los otorgantes.
 3.- Extender a los interesados copias, testimonios de lo autorizado.
 4.- Remitir el testimonio especial al Archivo General de Protocolos, dentro del plazo de los 25 días
siguientes a su autorización.
 5.- Calcular en forma conveniente el monto del impuesto en timbres notariales para el efecto del
testimonio especial.
 6.- Calcular el monto de los impuestos en timbres fiscales o los impuestos que cubren el contrato, y
que deberán de pagar el interesado.
 7.- Enviar los avisos correspondientes a las dependencias municipales, cuando se han enajenado
bienes inmuebles urbanos, para obtener la autorización de desmembración, o inscripción catastral,
o para solicitar las solvencias municipales cuando se tengan que inscribir bienes inmuebles en el
Registro de la Propiedad.
 8.- Cuando uno de los otorgantes no sabe o no puede firmar, lo hará un testigo de conocimiento de
confianza del Notario.
 9.- Razonar todos los documentos que amparen bienes inmuebles o derecho reales, y que hayan
sufrido alguna desmembración.
 10.- Cuando se trata de desmembración de bienes inmuebles realizar las conversiones
correspondientes al sistema métrico decimal o al sistema internacional de medidas.
FORMALIDADES ESENCIALES DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS
FORMALIDADES ESENCIALES
 Así se le denomina a todos aquellos requisitos que tienen el carácter de ser básicos, o de aplicación
exclusiva que de hacer falta podrían motivar la invalidación o nulidad de algo. Y en la redacción, o
elaboración de un instrumento publico protocolar, la falta de una formalidad esencial puede
provocar sanciones al Notario autorizante como la Nulidad del Instrumento Público, que fue
autorizada, su fundamento se encuentra contenido en el artículo 31 del Código de Notariado.
SON FORMALIDADES ESENCIALES DEL INSTRUMENTO PÚBLICO
 Artículo 31.- Son formalidades esenciales de los instrumentos públicos.
 1.- El lugar y fecha del otorgamiento.
 2.- El nombre y apellido o apellidos de los otorgantes.
 3.- Razón de haber tenido a la vista los documentos que acreditan la representación legal suficiente
de quien comparezca en nombre de otro.
 4.- La intervención del interprete, cuando el otorgante ignore el español.
 5.- La relación del acto o contrato con sus modalidades.
 6.- Firmas de los que intervienen en el acto o contrato o la impresión digital en su caso.
ACCIÓN DE NULIDAD POR OMISIÓN DE FORMALIDADES ESENCIALES
 ACCIÓN. Es poner en movimiento al órgano jurisdiccional, dicho en otras palabras, es promover una
demanda, cuando en un instrumento público se cumplieron con sus formalidades esenciales, esta
acción solo la podrá promover parte interesada que se vea afectada, pero la misma debe ser
ejercitada dentro del término de cuatro años contados desde la fecha de su otorgamiento, si no lo
hiciere en ese tiempo caducará su derecho de promover su acción. Esta se hace valer en contra del
Notario.
SANCIONES PARA EL NOTARIO POR OMISIÓN DE FORMALIDADES
 Cuando se trata de formalidades esenciales, el Notario deberá responder por la responsabilidad civil
de daños y perjuicios, pero para ello debe de ser citado, oído y vencido en el Juicio Ordinario de
Nulidad de Instrumento Público, que deberá promoverse ante un Juez de Primera Instancia del
Ramo Civil, independientemente de las responsabilidades penales y administrativas que se puedan
derivar.
 Si se trata de omisión de formalidades no esenciales al Notario se le impondrá una multa de Q5 a
Q50.
ENTREGA DE COPIAS A LOS OTORGANTES Y OTROS ASPECTOS
PRÁCTICOS
TESTIMONIO
 Es la copia fiel de la escritura matriz, de la razón de auténtica o legalización o del acta de
protocolación, extendida en el papel sellado correspondiente, sellada y firmada por el notario
autorizante, o por el que deba de sustituirlo, de conformidad con la presente ley.» Artículo 66 del
Código de Notariado.
FORMAS DE EXTENDER LOS TESTIMONIOS
 Los testimonios también podrán extenderse:
 .- Mediante copias impresas en papel sellado que podrán completarse con escritura a máquina o
manuscrita; y
 .- Por medio de copias fotostáticas o fotográficas de los instrumentos casos en los cuales los
testimonios se completarán con una hoja de papel sellado, en la que se asentara la razón final y
colocarán los timbres respectivos. Artículo 67 Código de Notariado.
OBLIGACIONES DE CUMPLIR EN LOS TESTIMONIOS
 .- Las hojas del testimonio serán numeradas, selladas y firmadas por el notario. Al final del
instrumento se indicará el número de hojas de que compone personas a quienes se extiende y el
lugar y fecha en que se compulse. Artículo 70 Código de Notariado.
 «El notario está obligado a expedir testimonio o copia simple legalizada a los otorgantes, sus
herederos cesionarios o a cualquier persona que lo solicite» Artículo 73 Código de Notariado.
TESTIMONIO ESPECIAL
 El notario debe de cumplir con remitir al Director del Archivo General de Protocolos, dentro de los
veinticinco días hábiles siguientes al otorgamiento de cada escritura testimonio especial en papel
sellado del menor valor, con los timbres notariales adheridos de conformidad con la ley» Artículo 37
Código de Notariado.
LA COPIA SIMPLE LEGALIZADA
 Es la transcripción o copia fiel de la escritura matriz, que el notario deberá entregar a los
interesados, con la diferencia que en esta no se pago alguno de algún impuesto, simple y
sencillamente se extiende a petición de parte interesada, con el inconveniente que con la misma por
no pagar impuesto, solo garantiza derechos de propiedad o posesión, pero IMPOSIBILITA algún
trámite de carácter judicial o administrativo que los interesados tengan que efectuar. Debe de llenar
los mismos requisitos del testimonio.
MODELO DE LA RAZÓN DE UN TESTIMONIO
 ES TESTIMONIO: De la escritura pública número cinco de mi registro notarial del año en curso, el
cual enumero, extiendo sello y firmo en dos h0jas de papel bond a las que le adhiero un timbre
fiscal del valor de diez quetzales con número de registro cero cero cinco, y un timbre fiscal del valor
de dos quetzales con número de registro cero cero cero ocho, por lo que el monto que grava el
presente contrato es de DOCE QUETZALES, y para entregar a: LUIS ANTONIO LÓPEZ PÉREZ. En la
ciudad de San Marcos, departamento de San Marcos, doce de agosto del dos mil veinte.
MODELO DE LA RAZON DE UN TESTIMONIO ESPECIAL
 ES TESTIMONIO ESPECIAL: De la escritura pública número veinte, de mi registro notarial del año en
curso, el cual enumero, extiendo, sello y firmo en dos hojas de papel bond, a las que le adhiero un
timbre notarial por el valor de un quetzal, para remitir AL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS, en la
ciudad de San Marcos, departamento de San Marcos, doce de agosto de dos mil veinte.
MODELO DE LA RAZÓN DE COPIA SIMPLE LEGALIZADA
  ES COPIA SIMPLE LEGALIZADA: De la escritura pública número veinte de fecha doce de febrero del
dos mil veinte, la cual enumero, extiendo, sello y firmo en dos hojas de papel bond a las que le
adhiero un timbre fiscal por el valor de cincuenta centavos de quetzal, y para entregar a: LUIS
CARLOS PÉREZ TOVAR. En la ciudad de San Marcos, departamento de San Marcos, el quince de
agosto del dos mil veinte.
MODELO DE UNA RAZÓN CUANDO SE HA DESMEMBRADO UNA FRACCIÓN DE
INMUEBLE
 RAZÓN: Por escritura pública autorizada el día de hoy ante mis oficios al inmueble que ampara el
presente instrumento público le fueron desmembrados, CIENTO VEINTE METROS CUADRADOS a
favor de: CARLOS ANTONIO LÓPEZ DE LEÓN. Conste. En la ciudad de San Marcos, departamento de
San Marcos, diecinueve de agosto del dos mil veinte.
 Firma y sello del notario.
MODELO DE UNA RAZÓN DE CANCELACIÓN DE ESCRITURA PÚBLICA
 RAZÓN: En este momento procedo a cancelar la presente escritura pública en virtud que los
otorgantes no se ha puesto de acuerdo con el precio del inmueble objeto del presente contrato.
Conste. Firma y sello del Notario.
 RAZÓN: En este momento procedo a cancelar la presente escritura por haber una mala impresión.
Conste. Firma y sello del Notario.
MODELO DE UNA RAZÓN MARGINAL EN EL PROTOCOLO
 RAZÓN: El presente instrumento público por voluntad de los otorgantes ha sido rescindido, por la
escritura pública número veinte de mi registro notarial del año en curso. Conste. Firma y sello del
Notario.
 RAZÓN: El presente instrumento público fue modificado mediante escritura pública número
cuarenta de fecha cinco de abril del dos mil veinte. Conste. Firma y sello del Notario.