1.

Plan de gestión de los recursos

1.1. Roles y responsabilidades

ROLES Y RESPONSABILIDADES

COMPETENCIAS/HABILIDADES
ROL NOMBRE AUTORIDAD RESPONSABILIDAD
REQUERIDAS
Kevin Pope
*Asignar recursos
*Respaldo a Gerentes
Stepan *Toma de
del proyecto *Técnicas: partes interesadas,
Chauvert decisiones
*Controller de SL alcance y entregables, comunicación,
*Firmar
Limited cierres, resolución de problemas,
Claudia aprobaciones
Comité *Chief Financial *Comportamiento: liderazgo,
Fajardo *Aceptar
Ejecutivo Officer (CFO) compromiso, motivación, apreciación
entregables
*VP de Tesorería de valores, negociación.
Muhamed *Convocar a
*Director Financiero *Contextuales: dirección de
Akhar reuniones sobre
de GBS personal, orientación hacia proyectos
avance del
*Presidente de GBS
Carmen proyecto
Rondon
*Administrar el
presupuesto
*Contratación y salida
del recurso humano
*Seguimiento y
monitoreo de cada
una de las fases del
proyecto
*Análisis de
*Asignar recursos Factibilidad y riesgos
*Toma de del negocio
*Técnicas: partes interesadas,
decisiones *Diseño de estrategias
Cristina alcance y entregables, comunicación,
*Firmar de trabajo colaborativo
Sánchez cierres, resolución de problemas,
aprobaciones *Diseño de equipos de
Gerente de (COLOMBIA) *Comportamiento: liderazgo,
*Aceptar trabajo
Proyecto Rafael compromiso, motivación, apreciación
entregables *Equipo de Apoyo
Córdoba de valores, negociación.
*Convocar a USA
(USA) *Contextuales: dirección de
reuniones sobre *Sedes locales
personal, orientación hacia proyectos
avance del *Resultados al Comité
proyecto Directivo
*Obtener la
responsabilidad y
compromiso de los
recursos
*Designar
responsables durante
la ejecución de
transferencia de
conocimiento

*Capacitación sobre la
*Toma de operación *Técnicas: organización, trabajo en
decisiones *Capacitación sobre equipo, controles e informes.
*Preparar servicios *Comportamiento: autocontrol,
Equipo en
 Radu Fiippe entregables *Métricas de control actitud abierta, consulta, orientación
Houston
*Seguimiento a de progreso hacia resultados.
tareas para *Test de validación de *Contextuales: organizaciones
validar avances conocimiento al permanentes
personal

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 *Diseño de Dashboard
de información
*Técnicas: organización, trabajo en
*Datos de las
*Preparar equipo, controles e informes.
diferentes
Especialista entregables *Comportamiento: autocontrol,
 Daron dependencias
en diseño de *Seguimiento a actitud abierta, consulta, orientación
Gabriel *Solicitudes técnicas
sistemas tareas para hacia resultados.
*Capacitación sobre el
validar avances *Contextuales: organizaciones
sistema
permanentes
*Validación datos de
los Dashboard
*Técnicas: organización, trabajo en
 Diana *Preparar equipo, controles e informes.
Sanchez entregables *Comportamiento: autocontrol,
Recursos *Equipo de Apoyo
*Seguimiento a actitud abierta, consulta, orientación
humanos Colombia
Margarita tareas para hacia resultados.
Pelaez validar avances *Contextuales: organizaciones
permanentes
*Técnicas: organización, trabajo en
 Fernando *Preparar equipo, controles e informes.
Personal de Camacho entregables *Comportamiento: autocontrol,
*Instalaciones de
área de *Seguimiento a actitud abierta, consulta, orientación
Herramientas
sistemas Joshua tareas para hacia resultados.
Smith validar avances *Contextuales: organizaciones
permanentes
*Equipo en Colombia
*Toma de *Técnicas: organización, trabajo en
operando
 Carlos decisiones equipo, controles e informes.
independiente
Gonzalez *Preparar *Comportamiento: autocontrol,
Equipo en *Pruebas de
entregables actitud abierta, consulta, orientación
Colombia operatividad del
Fernando *Seguimiento a hacia resultados.
Dashboard con los
Camacho tareas para *Contextuales: organizaciones
usuarios de la
validar avances permanentes
operación
*Capacitación de todo
el recurso que
interviene en el
*Toma de *Técnicas: calidad, cambios de
proyecto
 Cristina decisiones información, alcance y entregables.
*Identificar las
Sanchez *Preparar *Comportamiento: autocontrol,
Coordinadores necesidades y
entregables actitud abierta, consulta, orientación
de calidad expectativas de los
Rafael *Seguimiento a hacia resultados.
clientes internos
Cordoba tareas para *Contextuales: organizaciones
*Redactar manuales
validar avances permanentes
de calidad y
procedimientos de ser
necesarios

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 1.2. Organigrama

1.3. Perfil y Matriz RACI

Coordinado Líder
Gerente Líder Coordinado Líder de
MATRIZ RACI r de Gestión Líder de
s Finanzas r calidad compras
proyecto Humana sistemas
Análisis de factibilidad y riesgos del negocio A R I C I I I
Diseño de dashboard de información I R I C A I I
Diseño de entregables de trabajo colaborativo R R I C A I I
Diseño de equipos de trabajo C R I A I I I
Definición de equipo de apoyo USA R C I I A I I
Definición de equipo de apoyo COLOMBIA R C I I A I I
Definición de necesidades por dependencias I A I C R I I
Solicitudes técnicas a compras C R C I I A I
Implementación del proyecto (infraestructura) C A C I C R R
Control del presupuesto I C R I I A I
Solicitudes de recurso humano y perfiles I R I C A I I
Definición del proceso de selección I R I A R I I
Definición del proceso de capacitación I A I I R I I
Pruebas de operatividad de dashboard y
I R I I A C R
usuarios
Plan de ajustes y control C A I R C C C
Definición de métricas de control (Curva de
I A I C R I C
aprendizaje)
Pruebas de validación del conocimiento I A I C R I I
Presentación de resultados A R C C C C C

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 1.4. Plan para la gestión del personal
Los recursos provienen de la propia organización, serán traslados desde las oficinas
de Houston (USA), ya que cuentan con el conocimiento y experiencia para el manejo del
proyecto, dentro del presupuesto del proyecto están incluidos los viáticos y gastos de
vivienda para el gerente de USA, el coordinador del proyecto y su equipo para la
capacitación de los recursos.
Los líderes de calidad, finanzas, y sistemas serán de fuentes extremas contratadas, los
cuales serán ubicados directamente en Colombia.
El líder de compras proviene de la propia organización, pero no necesitara trasladarse,
ya que realizaría las gestiones desde Houston (USA) de manera remota, apoyado por los
recursos que estarán en Colombia, Bogotá.
El marco temporal necesario para el proyecto ira creciendo de forma gradual, los
primeros 3 meses las horas de trabajo estarán destinadas para la planeación, consultas
técnicas, viabilidad del proyecto y ajustes y aprobaciones finales.
Posteriormente se iniciará con la investigación interna y externa de la compañía, el
diseño y elaboración de un plan piloto, perfeccionando y evidenciando las lecciones
aprendidas para plantear las mejoras.
A partir del sexto mes el proyecto iniciara su desarrollo en ambiente de producción,
entregables de manuales, instructivos, desarrollos e inicio de selección, pruebas y
contratación del nuevo equipo, igualmente que la adquisición y programación de equipos
e infraestructura.
Finalmente, en el mes 8 se realizará el seguimiento y mejoras correctivas y preventivas
a los procesos, realizando seguimiento de la curva de aprendizaje asegurando la
estabilización de la operación, a continuación, se muestra un histograma de recursos,
donde se presentan las horas aproximadas del personal en cada mes.

Histograma de recursos

2400

1760
1600

1120
960 960 960

480
360
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9

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 A medida que se vaya cumpliendo con cada una de las fases y el cumplimiento de
objetivos, los recursos serán liberados o ingresaran en el momento que sean necesarios,
con el objetivo de no sobre costear el proyecto, por ejemplo los líderes de compras solo
serán necesarios cuando esté definido el número de personas a contratar y la fecha de
ingreso para realizar la adquisición de equipos, igualmente los de sistemas cuando se
tengan los computadores y se puedan realizar las respectivas instalaciones.
El plan de capacitación está definido y será apoyado por los recursos que se traerán
desde Houston (USA), quienes serán los encargados en trasferir el conocimiento y
asegurar el cumplimiento de calidad y requisitos de los recursos a contratar.
Los gerentes del proyecto, tanto el de Houston (USA) como el de Colombia (Bogotá)
deberán asegurar el cumplimiento normativo del país, convenios y leyes establecidas en
Colombia.

2. Plan de Gestión de las Comunicaciones

2.1. Requisitos de comunicación de los stakeholders
Los requisitos de comunicación están relacionados con las necesidades de los
stakeholders del proyecto de esta debidamente informados de su avance, desde el inicio
hasta la fase de culminación.

La gestión de la comunicación es el área de conocimiento que emplea los procesos

requeridos para asegurar la adecuada generación, recolección, distribución, almacenaje,
búsqueda y disposición final de la Información en un Proyecto.

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2.2. Roles en las comunicaciones del proyecto
El plan de comunicación del proyecto esta a cargo del Gerente del Proyecto quien
deberá realizar una actualización de este en los siguientes eventos:

 Cuando se generen cambios de personal dentro del proyecto y/o stakeholder.

 Cuando se generen cambios en los roles dentro del proyecto.
 Cuando cambien las necesidades de información de los interesados.
 Su durante el proyecto surgen necesidades adicionales a las planteadas en este
documento.
Para realizar la actualización del plan de comunicación se deben realizar los siguientes
pasos:
1. Determinar si las necesidades de información de los Stakeholder tienen variación
2. Realizar la actualización al plan teniendo en cuenta necesidades, roles,
responsables
3. Actualizar la matriz de comunicaciones del proyecto
4. Publicarla en el servidor de documentación del Proyecto o en el lugar definido
5. Difundir el plan actualizado a todos los interesados

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2.3. Proceso de Escalamiento
El siguiente plan de gestión de comunicaciones define los medios, frecuencias y
contenidos formales que deben ser considerados al momento de compartir información
relacionada con el proyecto, con el fin de que los interesados puedan transmitir y recibir la
información de forma oportuna y accesible.

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2.4. Directorio del equipo del proyecto y de los principales stakeholders del
proyecto
A continuación, se presenta el directorio de todos los puntos focales del proyecto

2.5. Reglas básicas para reuniones

Dentro del proyecto se establecen las siguientes reglas básicas para las reuniones,
estas pueden ser presenciales, virtuales o mixtas.
Debido a la situación actual por la pandemia y por el proyecto como tal que implica que
haya involucradas personas de diferentes países y locaciones, es la forma de reunión
más utilizada y para la cual se establecieron las siguientes normas y reglas básicas.

- Organizarlas y prepararlas con anticipación, ya que se debe contar con la

disponibilidad y participación de, en lo posible, todas las personas que tengan que
ver con los temas a tratar, también garantizando la programación semanal de cada
uno.
- Usar la herramienta de software estipulada por la compañía para el tipo de
reunión, no utilizar software no avalado o utilizado por la empresa.
- Las reuniones deben estar bien estructuradas, tener claros los temas a tratar y un
orden del día. En caso de que haya temas que no sean de importancia para la
mayoría del equipo se sugiere agendas otro encuentro.

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 - Verificar siempre las condiciones técnicas de audio, video, micrófono, fondo de
imagen, conectividad, entre otros, para garantizar la adecuada comunicación.
- Se sugiere el uso del video ya que permite que la comunicación no sea sólo
verbal, también en caso de no conocer a personas de la reunión, permitir hacerlo.
- Ser respetuosos de la palabra, los turnos para hablar y concretos para que las
reuniones sean efectivas.
- No dejar el micrófono abierto, garantizar estar en un entorno sin ruidos
ambientales
- Se debe realizar siempre un acta de la misma, ya que esta será parte del
repositorio del proyecto o de la socialización de los compromisos según se
determine.

2. 6 MATRIZ DE COMUNICACIONES
A continuación, se muestra la matriz de comunicaciones desarrollada para el proyecto,
donde para nuestro caso el gerente de proyecto es el único responsable de las mismas

Migración y unificación geográfica de actividades de soporte digital y centralización de datos e

NOMBRE DEL PROYECTO
información contable y financiera
RESPONSABLE
NIVEL DE FRECUENCIA DE
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATO DE GRUPO RECEPTOR METODOLOGÍA
DETALLE COMUNICACIÓN
COMUNICAR
Patrocinadores, Documento en
Documento
Inicio del PROJECT equipo del repositorio
Datos del proyecto constitución del Medio Una vez
proyecto MANAGER proyecto, documental
proyecto
interesados del proyecto
Patrocinadores, Documento en
Inicio del Información del alcance Enunciado del PROJECT equipo del repositorio
Muy alto Una vez
proyecto general y detallado del alcance MANAGER proyecto, documental
proyecto interesados del proyecto
Plan de trabajo por áreas para
Documento en
el alcance, cronograma, Patrocinadores,
Planificación Plan de gestión PROJECT repositorio
costo, calidad, RH, Muy alto equipo del Dos veces
del proyecto del proyecto MANAGER documental
comunicaciones, riesgos y proyecto
del proyecto
adquisiciones
Estado de avance usando
valor ganado, curva S, Informe del Patrocinadores, Documento
Estado del PROJECT
progreso del cronograma. avance y Alto equipo del por correo de Semanal
proyecto MANAGER
Análisis de inconvenientes y rendimiento proyecto acta de avance
retrasos.
Patrocinadores, Documento
Coordinación PROJECT
Información de monitoreo Acta de reunión Alto equipo del por correo de Semanal
del proyecto MANAGER
detallado semanal proyecto acta de avance
Patrocinadores,
Documento
Cierre del Datos e información del Cierre del PROJECT equipo del
Medio informe final Una vez
proyecto cierre del proyecto proyecto MANAGER proyecto,
de cierre
interesados

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