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POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS EN INTELIGENCIA DE


NEGOCIOS
Gerencia de proyectos I

ACTIVIDAD EN CONTEXTO
Segunda Entrega

Migración y unificación geográfica de actividades de soporte digital y centralización

de datos e información contable y financiera desde Houston (USA) a Bogotá

(Colombia) para la empresa de servicios petroleros Schlumberger y su filial en

Colombia: PES Colombia SAS.

Presentado por:
Maria de los Ángeles Luque Suan - Cod: 2022010392
Nelson Cristóbal Martínez Lamus - Cod. 2022010470
Cristina del Carmen Sanchez Ruz - Cod. 2022010551
Cristian Camilo Vasquez Betancur - Cod. 1611021651
Sergei Ricardo Cetina Molina - Cod. 2022010526
Alba Milena Castañeda Pinto- Cod. 2022010505

Docente
Lopez Alvarez Jhon Alexander

Schlumberger-Private
16 de febrero de 2021

Gestión de Integración del Proyecto

Marco Contextual
Schlumberger es una empresa de servicios petroleros fundada en 1926 por los
hermanos Conrad y Marcel Schlumberger en Alsace, Francia. Esta empresa es
reconocida mundialmente por la invención de las primeras técnicas de registros con cable
usados para la medición de la presencia de hidrocarburos y gas en pozos. Se ubica en el
primer lugar de este tipo de empresas con más de 90 años en el mercado y ofreciendo en
su portafolio todos los servicios asociados desde evaluación sísmica, construcción de
pozos, estudios de reservorios y gerenciamiento de proyectos con el uso de tecnologías
avanzadas y la experiencia necesaria para identificar, desarrollar y manejar los
hidrocarburos eficientemente. Schlumberger inicia el 25 de agosto de 1938 sus
operaciones en Colombia en el campo Tabatinga.
PES Colombia SAS nace en el 2014 y se inicia el camino de los Servicios Compartidos
o GBS (“Global Business Services”) desde Base Cota compartiendo las funciones
administrativas dentro de la base operativa más grande de Schlumberger en
Latinoamérica. La llegada de la pandemia ocasionada por el COVID-19 acelero los planes
de la empresa en cuanto a crecer en Colombia con la migración de los servicios
transaccionales, moviendo al país las actividades realizadas en el centro de Estados
Unidos.

Se llevo a cabo la evaluación de los costos operativos, capacidad de crecimiento en


Base Cota y sus instalaciones. Además, de la revisión de los salarios y beneficios a
ofrecer en el proceso de contratación local bajo un nuevo ciclo de mercado por la
pandemia que permitía el robo del talento humano de empresas que se vieron en la
necesidad de reducir su personal y finalmente la inversión en tecnología y evaluación de
servicios o paquetes óptimos de servicios de internet. Schlumberger es una empresa que
apuesta cada día a la importancia y el valor agregado de la tecnología para automatizar
procesos; en adición a un proceso de implementación del sistema SAP que se estima
finalizar en diciembre del 2022.

La organización aposto su CSC en Colombia debido a:


1) La oportunidad de reclutar excelente talento humano.
2) Costos laborales y de compensación más bajos en comparación con otros países
como México y Brasil; pero con la capacidad de ofrecer salarios y beneficios competitivos
con el mercado colombiano.

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3) Traer talento extranjero, ya que no existe una limitación legal desde el punto de
vista de la cantidad de trabajadores no colombianos, siempre y cuando se cumpla con el
porcentaje de recurso local.
De acuerdo con ProColombia (2019) existen en Colombia más de 70 Centros de
Servicios Compartidos formalmente establecidos, lo que demuestra la vigencia en el
contexto empresarial del país. “A nivel internacional, hoy Colombia es percibida como
una opción atractiva para establecer operaciones de servicios compartidos comparable
con Costa Rica, México o Chile. El balance entre la calidad profesional y los costos
laborales motivados por la devaluación hace que los casos de negocio sean llamativos
para el país. Estamos trabajando en desafíos relacionados con el bilingüismo, los
incentivos tributarios y los estándares de productividad, los cuales son asuntos clave de
acción tanto del mercado empresarial como de las instituciones de gobierno interesadas
en potenciar el clúster de servicios compartidos y BPO en el país”, comenta Javier
Quintana (2019) socio de EY Advisory Services.

Activos de los procesos de la organización:

El último proyecto similar ejecutado por Schlumberger de esta naturaleza se inició en


mayo y culmino en agosto 2020 con la reubicación de los servicios de facturación a
clientes en Canadá/Alaska desde Bogota. Servicios prestados por las oficinas de USA. Se
llevo a cabo la contratación de 10 personas, siendo el riesgo más considerado al inicio la
dificultad de encontrar personal en Colombia con un nivel fluido de inglés y con el perfil de
un contador. El proceso de entrenamiento y transferencia de conocimiento se completó en
2 meses y el mes de agosto fue considerado el periodo de estabilización y culminación.

Esto fue relevante para la organización pues representa ahorros anuales en costos de
nómina y compensación de aproximadamente $3.500 USD por empleado (anual $420.000
USD) considerando se presta un servicio a dos países que generan ingresos a la empresa
de $280mm USD anuales con aproximadamente 2800 clientes.

Factores ambientales de la empresa

En 2011 Schlumberger inicia la creación de los Centros de Servicio Compartidos o


Hubs a nivel región:

- Tyumen, Rusia (Finanzas, HHRR, IT, Compras/Logística)

- Kuala Lumpur, Singapur (Finanzas, HHRR, IT, Compras/Logística)

- Bucharest, Romania (Finanzas, HHRR, Compras/Logística y Legal)

- Bogotá, Colombia (HHRR, IT, Procura/Compras/Logística y Legal)

Para el 2019 y en línea con los cambios globales de organizaciones y estructuras


similares cambia su nombre a Servicios de Negocios Globales o Global Business Services
(GBS). GBS cuenta hoy día con un equipo de casi 3.000 empleados que proveen
servicios de IT, estados financieros, contratos de servicios y clientes, nómina, procura,
logística y distribución. Estas estructuras centralizadas aseguran la correcta ejecución de

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servicios “End to End” estandarizando procesos más eficientes para asegurar una gran
experiencia a sus clientes.

GBS como organización cuenta con planes definidos de capacitación a sus


empleados, salarios competitivos con el mercado y la posibilidad de movilidad geográfica.
Estos proyectos de migración y consolidación de servicios es un proceso que ha llevado a
cabo con éxito desde entonces.

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Acta de Constitución del Proyecto

Nombre del Proyecto


Migración y unificación geográfica de actividades de soporte digital y centralización de
datos e información contable y financiera desde Houston (USA) a Bogotá (Colombia) para
la empresa de servicios petroleros Schlumberger y su filial en Colombia: PES Colombia
SAS.

Justificación del proyecto


Se pretende con la integración de los servicios digitales lo siguiente:

● Agilizar los proyectos de estandarización de procesos entre departamentos.


● Hacer uso y ejecutar la adopción de técnicas de automatización y BOT’s
(programas informáticos que efectúan automáticamente tareas reiterativas a través
de una cadena de comandos o funciones autónomas previas para asignar un rol
establecido).
● La unificación de información contable y financiera en tableros o “Dashboards”
con el uso de Power BI.
● Permitirá la disminución de costos.
● Reducciones en tiempos de procesos evitando reprocesos usando la
simplificación.
● Disminuir tiempos en transacciones y facilitando más el análisis de la información.
● Permitirá a cada departamento y a la organización de GBS operar más
eficientemente y dar valor agregado a cada unidad de negocio en las operaciones.

Problema

Es evidente que contar con equipos de soporte digital independientes por área o
departamento ocasiona:

● Ineficiencias en el uso y manejo de la información


● Costos adicionales en la implementación de proyectos
● Redundancia de datos
● Costos adicionales por las oficinas rentadas en USA comparado con menores
costos en Colombia, ya que se cuenta con la infraestructura en Base Cota.
● Falta de agilidad para la gerencia en la toma de decisiones de negocios debido a
la gestión inadecuada de la información.
● No existe trabajo colaborativo con los grupos ubicados en Bucarest o KL, esto
ocasiona brechas en los procesos de validación de control interno de acuerdo con
los manuales y procedimientos establecidos en cada departamento

Schlumberger-Private
Para GBS, las oficinas en USA que albergan 100 empleados de los equipos digitales,
representan un costo aproximado de USD 150.000 por mes, mientras que tener esas
mismas 100 personas trabajando desde Colombia, tendrán un costo promedio mensual
de USD 45.000; esto ya representa un ahorro en casi 70%. Además, al unificar los
equipos de cada departamento en un solo equipo de soporte digital global, se pueden
ahorrar en costos de nómina y compensación al reducir el número de empleados según lo
que se requiera.

Requisito de negocio

● Personal a contratar que cumplan con los niveles de inglés exigidos por la
empresa.
● Base de datos unificada que permita el acceso fácil a la información y generación
de informes y/o consultas.
● Generar una política colaborativa como estrategia enfocada a mejorar los
procesos y comunicación entre los equipos de trabajo.

Objetivos

Objetivos medibles

● Mitigar costos por arrendamiento de oficinas en USA


● Reducción de reprocesos en la generación de informes por parte de cada
departamento.

Objetivos generales

● Migrar y consolidar las actividades de soporte digital existentes hoy en USA a un


solo lugar: Colombia.
● Unificar estos grupos de USA y Colombia en un solo equipo.
● Unificar la información en una sola base de datos.

Objetivos específicos

● Centralizar la operación
● Disminuir costos
● Agilizar la toma de decisiones de negocio por parte de gerencia

Criterios para que el proyecto sea exitoso

● Objetivos definidos
● Alineación con la estrategia de la compañía
● Medios de comunicación eficientes.
● Repartición de tareas.
● Liderazgo participativo
● Gestión adecuada de restricciones
● Beneficios esperados claramente definidos

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Requisitos y límites del proyecto

● Contratación de profesionales de diferentes áreas con buen nivel de inglés


● Garantizar la infraestructura y equipos adecuados para el desarrollo de las
actividades
● Garantizar la correcta capacitación para una curva de aprendizaje corta

Schlumberger-Private
Riesgos

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Cronograma

Octubre
Septiem
Febrero

Agosto
Marzo

Mayo
Junio
Fecha Porcentaje

Abril

Julio

bre
Actividades Fecha fin
inicio de avance

1. Investigación teórico 8/02/2021 5/03/2021 0%                  


1.1. Planeación 8/02/2021 19/02/2021 0%                  
Consulta empresa temas
1.2. técnicos y viabilidad del 22/02/2021 26/02/2021 0%
proyecto. .                  
Ajustes y definiciones,
1.3. 1/03/2021 5/03/2021 0%
aprobación                  
2. Diseño del Proyecto 8/03/2021 30/06/2021 0%                  

2.1. Consecución información 8/03/2021 19/03/2021 0%                  


Investigación interna y externa
2.2. 22/03/2021 31/03/2021 0%
en la empresa de la propuesta                  
Prototipo /Piloto 5/04/2021 31/05/2021 0%                  
2.3 Recolección de lecciones
aprendidas de proyectos 1/06/2021 11/06/2021 0%
similares                  
Emisión documento con
2.4. alcance técnico y 15/06/2021 30/06/2021 0%
administrativo.                  
3. Desarrollo 1/07/2021 15/09/2021 0%                  
3.1. Ambiente de Producción 1/07/2021 31/07/2021 0%                  
3.2. Confección de las entregas 2/08/2021 20/08/2021 0%                  
Cálculos presupuestos del
3.3. 23/08/2021 31/08/2021 0%
proyecto                  
3.4. Revisiones con asesorías. 1/09/2021 15/09/2021 0%                  

Presupuesto preliminar

Para el proyecto se tiene un presupuesto estimado al momento, según como se muestra


en la siguiente tabla:

Schlumberger-Private
PRESUPUESTO CANTIDAD VLR UNIT. USD
Costos de contratación 100 $1,600 $160,000
Costos equipos de cómputo, muebles, entre otros 100 $1,300 $130,000
Costo nómina profesionales Colombia 100 $4,800 $480,000
Costos de transferencias de empleados (USA a
COL) 10 $45,000 $450,000
Costos de liquidación, retención empleados USA 100 $36,000 $3,600,000
TOTAL $4,820,000

Definición de criterios
● Migrar y consolidar las actividades de soporte digital de USA en Colombia
● En cada departamento, realizar unificación de grupos
● Creación de grupos de mejoras continuas
● Cumplir con los perfiles para asignar roles de analistas de negocios por función
● Los grupos deben trabajar de forma colaborativa
● Cada caso de negocio debe ser presentado a la alta gerencia para su aprobación
en el mes de marzo
● Se tendrá una curva de aprendizaje de mínimo 3 meses para la transferencia de
conocimiento
● Para el proceso de selección y contratación se estima un mes
● Para los procesos de entrenamiento se estima un mes
● Para el proceso estabilización del proyecto se estima un mes
● Dos gerentes de proyectos, uno de USA y otro de COLOMBIA serán los que
verifiquen el correcto desarrollo del proyecto, su control y monitoreo de ejecución.

Director del proyecto e interesados


Director del proyecto designado

Los Gerentes de Proyecto serán dos: Cristina Sánchez en Colombia y en USA Rafael
Córdoba

Responsabilidades y nivel de autoridad:

● Administrar el presupuesto
● Contratación y salida del recurso humano
● Seguimiento y monitoreo de cada una de las fases del proyecto

Interesados identificados al inicio

Schlumberger y su división de Global Business Services (GBS)

Schlumberger-Private
Nombre del patrocinador y nivel de autoridad

Schlumberger a través del Comité Ejecutivo designado que incluye a los siguientes
roles con total autoridad.

- Controller de SL Limited
- Chief Financial Officer (CFO)
- VP de Tesorería
- Director Financiero de GBS
- Presidente de GBS

Plan para la dirección del Proyecto

Ciclo de Vida del Proyecto

A continuación de indica el ciclo de vida del proyecto durante la etapa de integración


referido a la migración y unificación geográfica de actividades de soporte digital y
centralización de datos e información contable y financiera; así como el proceso a llevar a
cabo en cada fase.

Schlumberger-Private
Una vez aprobado el proyecto, el gerente asignado debe notificar a todos los
involucrados en el mismo en posiciones gerenciales mediante una reunión presencia y
virtual donde además se les haga firmar un acuerdo de confidencialidad debido a que es
un proyecto que tendrá impacto cierto número de empleados de la organización.

El gerente del proyecto es el encargado de ejecutar y controlar con total poder de toma
de decisiones internas alineadas con el caso de negocio presentado y aprobado. Sin
embargo, es el Comité Ejecutivo de Dirección quien deberá evaluar y aprobar cualquier
cambio en el desarrollo del proyecto.

Respecto del plan de gestión de la configuración el gerente del proyecto debe definir la
forma como se realizará la documentación del mismo y las herramientas a utilizar:

1) Herramientas:
a. Cualquiera disponible en Office 365 (Teams, Planner)
b. Grantt Chart (para el detalle de cada hito en la ejecución de cada fase en el
plan de alcance
2) Documentación:
Con el uso de la herramienta Teams se creará un grupo restringido donde se
almacenará toda la información relativa al proyecto como documentos,
presentaciones, hojas de Excel, etc.
3) Comunicación:
El gerente de proyecto debe establecer un procedimiento para la comunicación
con los involucrados en el mismo:
- Primer medio: correo electrónico
- Segundo medio: llamadas en conferencia agendadas con recurrencia diaria
o semanal o mensual según se requiera para monitorear y validad
entregables.

Schlumberger-Private
Gestión del Alcance del Proyecto

Planificación de la gestión de alcance

La solución al alcance presentado es la migración y unificación geográfica de


actividades de soporte digital y centralización de datos e información contable y financiera
desde Houston (USA) a Bogotá (Colombia).

Esto es relevante para la organización debido a que:

● Permitirá la disminución de costos.

● Reducciones en tiempos de procesos evitando reprocesos usando la


simplificación.

● Disminuir tiempos en búsqueda y recopilación de datos para elaboración de


informes, facilitando más el análisis de la información.

● Permitirá a cada departamento y a la organización de GBS operar más


eficientemente y dar valor agregado a cada unidad de negocio en las operaciones.

● Demostrando que su comunidad global de expertos hace uso de tecnología digital


de vanguardia y modelos de trabajo líderes en la industria para ayudar a definir cómo será
la excelencia en el futuro.

Ilustración 3

Schlumberger-Private
De acuerdo con las fases del ciclo del proyecto a continuación se definen los procesos,
herramientas, técnicas y forma de ejecutar y controlar el trabajo:

Tabla 2

Fuente: Elaboración Propia

PLAN DE GESTION DE CAMBIOS

Se define el comité de control de cambios (CCB) quienes estarán en la tarea de revisar, evaluar,
aprobar, retrasar o rechazar los cambios solicitados, todas las solicitudes de cambios deben
quedar documentadas sean aceptadas o rechazadas y el gerente del proyecto debe informar a los
interesados como impactara un cambio al ser aprobado.

Los cambios que deban hacerse por fuerza mayor y no puede esperarse a que sea analizado por el
CCB, se procede a ser autorizados por el gerente del proyecto, las solicitudes de cambios
independientemente sean aprobadas o rechazadas deber quedar documentadas e indicando la
trazabilidad del mismo.

ENTRADAS

Migración y unificación de las bases de datos de la empresa GBS, Información contable y


financiera.

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

Análisis del Comité de control de cambios (CCB) donde se evaluaran alternativas, costo beneficio.

SALIDAS

Schlumberger-Private
Solicitudes de cambio aprobadas o rechazadas, actualizaciones al plan para la dirección,
actualizaciones de documentos del proyecto.

Etapa Registro Responsable


Generar solicitud de cambios Documentar Partes interesadas en el proyecto
Análisis, convocar a sesión para su análisis Documentar Comité de control de cambios (CCB)
Solicitudes de cambios aprobadas o rechazadas Documentar CCB
Registro de cambios e impacto sobre el proyecto Documentar Gerente del proyecto
Actualización documentos del proyecto Documentar CCB

PLAN DE GESTION DE LA CONFIGURACION

La empresa GBS, con el ánimo de realizar una gestión adecuada de la documentación del
proyecto, nos dispone un repositorio documental por la herramienta Google drive, nos otorga
permisos de edición y lectura; estos permisos se definen de acuerdo con lo indicado por el
Gerente de Proyecto.

El versionamiento de los documentos, para entendimiento de todas las personas que acceden
a consulta al repositorio documental, se manejarán de la siguiente forma:

V_0.1 → Versión borrador: sin revisión del aprobador

V_0.x → Versión Preliminar: sin revisión del aprobador (luego de revisiones


Internas)

V_1.0 → Versión inicial para ENTREGA y posterior REVISIÓN por parte del
aprobador

V_1. → Versión YA APROBADA por el cliente y en proceso de cambios solicitados


X por el mismo

V_2.0 → Versión siguiente aprobada por el cliente (manteniendo la consecución de


las entregas oficiales)

V_3 → Modificaciones a la versión aprobada


…4

Los cambios y modificaciones generados en la tabla de control de documentos “Control


Documentación Proyecto”, solo los realizará el equipo a cargo de la Gerencia de proyectos,
para este caso el Gerente de Proyecto o cualquier miembro del equipo que cuente con los
permisos para realizar esta acción.

Schlumberger-Private
PROCEDIMIENTO PARA CREAR Y APROBAR EDT

El primer paso consiste en reunir a todo el equipo de proyecto, y a los interesados clave, para
contar con su participación activa. El equipo posee toda la experiencia y creatividad necesaria
para conseguir detallar cada entregable.

A continuación, tenemos que configurar los dos primeros niveles, el nombre Del proyecto y los
entregables, ambos representan el 100% Del proyecto. Llegado a este punto, es importante
entender y aplicar la Regla del 100%.

Regla del 100%


Esta regla establece que:

 La EDT incluye el 100% de todo el trabajo definido en el alcance del proyecto. Debe
incluir todos los entregables del proyecto.
 De forma que, cuando se suman los componentes del nivel inferior, que se
descomponen desde el nivel más alto, deben sumar el 100% del alcance.

Schlumberger-Private
VALIDACION DEL ALCANCE

ENTRADAS

De acuerdo con el análisis realizado por GBS, las oficinas en USA representan costos
aproximados de USD150.000 mensuales, y en Colombia las mismas oficinas representan
en costo mensual aproximado de USD45.000, lo cual represente un 705 de ahorro en
costos, generando mayor rentabilidad al negocio manteniendo la calidad de los procesos.

De acuerdo con el acta de constitución del proyecto, se estableció un cronograma de


actividades, estimación del presupuesto y evaluación de los riesgos, todo con el fin de
tener claridad en cada aspecto del proyecto.

GBS como organización cuenta con planes definidos de capacitación a sus empleados,
salarios competitivos con el mercado y la posibilidad de movilidad geográfica. Estos
proyectos de migración y consolidación de servicios son positivos para la compañía y
viables para llevarlos a cabo con éxito.

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

Schlumberger y su división de Global Business Services (GBS) realizaron comités para la


selección del personal calificado encargado de liderar el proyecto para la migración y
unificación geográfica de actividades de soporte digital y centralización de datos e
información contable y financiera desde Houston (USA) a Bogotá (Colombia).

Una vez seleccionados, los gerentes de Proyecto Cristina Sánchez en Colombia y en USA
Rafael Córdoba, en compañía de miembros de proyecto realizaron el diseño del plan de
gestión, incluyendo procesos de contratación, presupuesto, salida de recurso humano, y
planes de seguimiento y monitoreo de cada un de las fases del proyecto.

SALIDAS

 Definición de fases y actividades del proyecto


 Diseño del proceso de selección y contratación
 Diseño del proceso de entrenamiento, capacitación y acompañamiento de nuevos
colaboradores en Colombia
 Definición de proceso para el traslado de colaboradores de USA a Colombia,
estimando duración, costos, tiempo y demas requerimientos.

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 Estudio de tiempos y movimientos para el proceso de contratación y
desvinculación de perfiles en USA
 Definición de perfiles, experiencia, conocimiento y nivel de ingles exigido para
aprobar su participación en procesos de selección
 Diseño de los Procesos de control y seguimiento de cada uno de los proceso
 Diseño de los procesos de control integrado de cambios
● Diseño de base de datos unificada que permita el acceso fácil a la información y
generación de informes y/o consultas.
● Generar una política colaborativa como estrategia enfocada a mejorar los
procesos y comunicación entre los equipos de trabajo.

PLAN DE GESTION DE LOS REQUISITOS

RECOPILAR REQUISITOS

 Requisitos de negocio:

Schlumberger y su división de Global Business Services (GBS) plantearon la necesidad


de reducir los costos en los servicios transaccionales, además la llegada de la pandemia
acelero los planes de crecimiento en Colombia.

 Requisitos de las soluciones:

Seleccionar y contratar profesionales en áreas de TI, Finanzas, RRHH, compras y toras


con un nivel de ingles alto, fluido que permita el correcto desarrollo del colaborador y de
los procesos.

Garantizar la infraestructura, equipos de cómputo, software y hardware necesarios,


permitiendo el desarrollo correcto de las actividades.

Garantizar el correcto acompañamiento y capacitación del personal contratado,


garantizado una curva de aprendizaje positiva.

Garantizar los procesos de traslado desde USA a Colombia, cumpliendo con todos los
aspectos económicos, de vivienda y viáticos necesarios para este proceso.

 Requisitos de calidad

Garantizar el resultado positivo de la curva de aprendizaje mediante una evaluación de


desempeño, habilidades y aptitudes, asegurando el óptimo desarrollo del proceso.

Mantener los beneficios ofrecidos a los colaboradores y entregar estímulos y


reconocimientos que permitan mantener una estabilidad dentro del proceso.

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Bibliografía

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Estructura de Desglose del Trabajo

https://enredandoproyectos.com/la-estructura-de-desglose-del-trabajo/

Schlumberger-Private

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