Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
ACTIVIDAD EN CONTEXTO
Segunda Entrega
Presentado por:
Maria de los Ángeles Luque Suan - Cod: 2022010392
Nelson Cristóbal Martínez Lamus - Cod. 2022010470
Cristina del Carmen Sanchez Ruz - Cod. 2022010551
Cristian Camilo Vasquez Betancur - Cod. 1611021651
Sergei Ricardo Cetina Molina - Cod. 2022010526
Alba Milena Castañeda Pinto- Cod. 2022010505
Docente
Lopez Alvarez Jhon Alexander
Schlumberger-Private
16 de febrero de 2021
Marco Contextual
Schlumberger es una empresa de servicios petroleros fundada en 1926 por los
hermanos Conrad y Marcel Schlumberger en Alsace, Francia. Esta empresa es
reconocida mundialmente por la invención de las primeras técnicas de registros con cable
usados para la medición de la presencia de hidrocarburos y gas en pozos. Se ubica en el
primer lugar de este tipo de empresas con más de 90 años en el mercado y ofreciendo en
su portafolio todos los servicios asociados desde evaluación sísmica, construcción de
pozos, estudios de reservorios y gerenciamiento de proyectos con el uso de tecnologías
avanzadas y la experiencia necesaria para identificar, desarrollar y manejar los
hidrocarburos eficientemente. Schlumberger inicia el 25 de agosto de 1938 sus
operaciones en Colombia en el campo Tabatinga.
PES Colombia SAS nace en el 2014 y se inicia el camino de los Servicios Compartidos
o GBS (“Global Business Services”) desde Base Cota compartiendo las funciones
administrativas dentro de la base operativa más grande de Schlumberger en
Latinoamérica. La llegada de la pandemia ocasionada por el COVID-19 acelero los planes
de la empresa en cuanto a crecer en Colombia con la migración de los servicios
transaccionales, moviendo al país las actividades realizadas en el centro de Estados
Unidos.
Schlumberger-Private
3) Traer talento extranjero, ya que no existe una limitación legal desde el punto de
vista de la cantidad de trabajadores no colombianos, siempre y cuando se cumpla con el
porcentaje de recurso local.
De acuerdo con ProColombia (2019) existen en Colombia más de 70 Centros de
Servicios Compartidos formalmente establecidos, lo que demuestra la vigencia en el
contexto empresarial del país. “A nivel internacional, hoy Colombia es percibida como
una opción atractiva para establecer operaciones de servicios compartidos comparable
con Costa Rica, México o Chile. El balance entre la calidad profesional y los costos
laborales motivados por la devaluación hace que los casos de negocio sean llamativos
para el país. Estamos trabajando en desafíos relacionados con el bilingüismo, los
incentivos tributarios y los estándares de productividad, los cuales son asuntos clave de
acción tanto del mercado empresarial como de las instituciones de gobierno interesadas
en potenciar el clúster de servicios compartidos y BPO en el país”, comenta Javier
Quintana (2019) socio de EY Advisory Services.
Esto fue relevante para la organización pues representa ahorros anuales en costos de
nómina y compensación de aproximadamente $3.500 USD por empleado (anual $420.000
USD) considerando se presta un servicio a dos países que generan ingresos a la empresa
de $280mm USD anuales con aproximadamente 2800 clientes.
Schlumberger-Private
servicios “End to End” estandarizando procesos más eficientes para asegurar una gran
experiencia a sus clientes.
Schlumberger-Private
Acta de Constitución del Proyecto
Problema
Es evidente que contar con equipos de soporte digital independientes por área o
departamento ocasiona:
Schlumberger-Private
Para GBS, las oficinas en USA que albergan 100 empleados de los equipos digitales,
representan un costo aproximado de USD 150.000 por mes, mientras que tener esas
mismas 100 personas trabajando desde Colombia, tendrán un costo promedio mensual
de USD 45.000; esto ya representa un ahorro en casi 70%. Además, al unificar los
equipos de cada departamento en un solo equipo de soporte digital global, se pueden
ahorrar en costos de nómina y compensación al reducir el número de empleados según lo
que se requiera.
Requisito de negocio
● Personal a contratar que cumplan con los niveles de inglés exigidos por la
empresa.
● Base de datos unificada que permita el acceso fácil a la información y generación
de informes y/o consultas.
● Generar una política colaborativa como estrategia enfocada a mejorar los
procesos y comunicación entre los equipos de trabajo.
Objetivos
Objetivos medibles
Objetivos generales
Objetivos específicos
● Centralizar la operación
● Disminuir costos
● Agilizar la toma de decisiones de negocio por parte de gerencia
● Objetivos definidos
● Alineación con la estrategia de la compañía
● Medios de comunicación eficientes.
● Repartición de tareas.
● Liderazgo participativo
● Gestión adecuada de restricciones
● Beneficios esperados claramente definidos
Schlumberger-Private
Requisitos y límites del proyecto
Schlumberger-Private
Riesgos
Schlumberger-Private
Cronograma
Octubre
Septiem
Febrero
Agosto
Marzo
Mayo
Junio
Fecha Porcentaje
Abril
Julio
bre
Actividades Fecha fin
inicio de avance
Presupuesto preliminar
Schlumberger-Private
PRESUPUESTO CANTIDAD VLR UNIT. USD
Costos de contratación 100 $1,600 $160,000
Costos equipos de cómputo, muebles, entre otros 100 $1,300 $130,000
Costo nómina profesionales Colombia 100 $4,800 $480,000
Costos de transferencias de empleados (USA a
COL) 10 $45,000 $450,000
Costos de liquidación, retención empleados USA 100 $36,000 $3,600,000
TOTAL $4,820,000
Definición de criterios
● Migrar y consolidar las actividades de soporte digital de USA en Colombia
● En cada departamento, realizar unificación de grupos
● Creación de grupos de mejoras continuas
● Cumplir con los perfiles para asignar roles de analistas de negocios por función
● Los grupos deben trabajar de forma colaborativa
● Cada caso de negocio debe ser presentado a la alta gerencia para su aprobación
en el mes de marzo
● Se tendrá una curva de aprendizaje de mínimo 3 meses para la transferencia de
conocimiento
● Para el proceso de selección y contratación se estima un mes
● Para los procesos de entrenamiento se estima un mes
● Para el proceso estabilización del proyecto se estima un mes
● Dos gerentes de proyectos, uno de USA y otro de COLOMBIA serán los que
verifiquen el correcto desarrollo del proyecto, su control y monitoreo de ejecución.
Los Gerentes de Proyecto serán dos: Cristina Sánchez en Colombia y en USA Rafael
Córdoba
● Administrar el presupuesto
● Contratación y salida del recurso humano
● Seguimiento y monitoreo de cada una de las fases del proyecto
Schlumberger-Private
Nombre del patrocinador y nivel de autoridad
Schlumberger a través del Comité Ejecutivo designado que incluye a los siguientes
roles con total autoridad.
- Controller de SL Limited
- Chief Financial Officer (CFO)
- VP de Tesorería
- Director Financiero de GBS
- Presidente de GBS
Schlumberger-Private
Una vez aprobado el proyecto, el gerente asignado debe notificar a todos los
involucrados en el mismo en posiciones gerenciales mediante una reunión presencia y
virtual donde además se les haga firmar un acuerdo de confidencialidad debido a que es
un proyecto que tendrá impacto cierto número de empleados de la organización.
El gerente del proyecto es el encargado de ejecutar y controlar con total poder de toma
de decisiones internas alineadas con el caso de negocio presentado y aprobado. Sin
embargo, es el Comité Ejecutivo de Dirección quien deberá evaluar y aprobar cualquier
cambio en el desarrollo del proyecto.
Respecto del plan de gestión de la configuración el gerente del proyecto debe definir la
forma como se realizará la documentación del mismo y las herramientas a utilizar:
1) Herramientas:
a. Cualquiera disponible en Office 365 (Teams, Planner)
b. Grantt Chart (para el detalle de cada hito en la ejecución de cada fase en el
plan de alcance
2) Documentación:
Con el uso de la herramienta Teams se creará un grupo restringido donde se
almacenará toda la información relativa al proyecto como documentos,
presentaciones, hojas de Excel, etc.
3) Comunicación:
El gerente de proyecto debe establecer un procedimiento para la comunicación
con los involucrados en el mismo:
- Primer medio: correo electrónico
- Segundo medio: llamadas en conferencia agendadas con recurrencia diaria
o semanal o mensual según se requiera para monitorear y validad
entregables.
Schlumberger-Private
Gestión del Alcance del Proyecto
Ilustración 3
Schlumberger-Private
De acuerdo con las fases del ciclo del proyecto a continuación se definen los procesos,
herramientas, técnicas y forma de ejecutar y controlar el trabajo:
Tabla 2
Se define el comité de control de cambios (CCB) quienes estarán en la tarea de revisar, evaluar,
aprobar, retrasar o rechazar los cambios solicitados, todas las solicitudes de cambios deben
quedar documentadas sean aceptadas o rechazadas y el gerente del proyecto debe informar a los
interesados como impactara un cambio al ser aprobado.
Los cambios que deban hacerse por fuerza mayor y no puede esperarse a que sea analizado por el
CCB, se procede a ser autorizados por el gerente del proyecto, las solicitudes de cambios
independientemente sean aprobadas o rechazadas deber quedar documentadas e indicando la
trazabilidad del mismo.
ENTRADAS
HERRAMIENTAS Y TECNICAS
Análisis del Comité de control de cambios (CCB) donde se evaluaran alternativas, costo beneficio.
SALIDAS
Schlumberger-Private
Solicitudes de cambio aprobadas o rechazadas, actualizaciones al plan para la dirección,
actualizaciones de documentos del proyecto.
La empresa GBS, con el ánimo de realizar una gestión adecuada de la documentación del
proyecto, nos dispone un repositorio documental por la herramienta Google drive, nos otorga
permisos de edición y lectura; estos permisos se definen de acuerdo con lo indicado por el
Gerente de Proyecto.
El versionamiento de los documentos, para entendimiento de todas las personas que acceden
a consulta al repositorio documental, se manejarán de la siguiente forma:
V_1.0 → Versión inicial para ENTREGA y posterior REVISIÓN por parte del
aprobador
Schlumberger-Private
PROCEDIMIENTO PARA CREAR Y APROBAR EDT
El primer paso consiste en reunir a todo el equipo de proyecto, y a los interesados clave, para
contar con su participación activa. El equipo posee toda la experiencia y creatividad necesaria
para conseguir detallar cada entregable.
A continuación, tenemos que configurar los dos primeros niveles, el nombre Del proyecto y los
entregables, ambos representan el 100% Del proyecto. Llegado a este punto, es importante
entender y aplicar la Regla del 100%.
La EDT incluye el 100% de todo el trabajo definido en el alcance del proyecto. Debe
incluir todos los entregables del proyecto.
De forma que, cuando se suman los componentes del nivel inferior, que se
descomponen desde el nivel más alto, deben sumar el 100% del alcance.
Schlumberger-Private
VALIDACION DEL ALCANCE
ENTRADAS
De acuerdo con el análisis realizado por GBS, las oficinas en USA representan costos
aproximados de USD150.000 mensuales, y en Colombia las mismas oficinas representan
en costo mensual aproximado de USD45.000, lo cual represente un 705 de ahorro en
costos, generando mayor rentabilidad al negocio manteniendo la calidad de los procesos.
GBS como organización cuenta con planes definidos de capacitación a sus empleados,
salarios competitivos con el mercado y la posibilidad de movilidad geográfica. Estos
proyectos de migración y consolidación de servicios son positivos para la compañía y
viables para llevarlos a cabo con éxito.
HERRAMIENTAS Y TECNICAS
Una vez seleccionados, los gerentes de Proyecto Cristina Sánchez en Colombia y en USA
Rafael Córdoba, en compañía de miembros de proyecto realizaron el diseño del plan de
gestión, incluyendo procesos de contratación, presupuesto, salida de recurso humano, y
planes de seguimiento y monitoreo de cada un de las fases del proyecto.
SALIDAS
Schlumberger-Private
Estudio de tiempos y movimientos para el proceso de contratación y
desvinculación de perfiles en USA
Definición de perfiles, experiencia, conocimiento y nivel de ingles exigido para
aprobar su participación en procesos de selección
Diseño de los Procesos de control y seguimiento de cada uno de los proceso
Diseño de los procesos de control integrado de cambios
● Diseño de base de datos unificada que permita el acceso fácil a la información y
generación de informes y/o consultas.
● Generar una política colaborativa como estrategia enfocada a mejorar los
procesos y comunicación entre los equipos de trabajo.
RECOPILAR REQUISITOS
Requisitos de negocio:
Garantizar los procesos de traslado desde USA a Colombia, cumpliendo con todos los
aspectos económicos, de vivienda y viáticos necesarios para este proceso.
Requisitos de calidad
Schlumberger-Private
Bibliografía
Global Oilfield Services & Equipment | Schlumberger. (s. f.). Schlumberger. Recuperado
https://investincolombia.com.co/es/articulos-y-herramientas/articulos/80-anos-de-
schlumberger-en-colombia
https://www.portafolio.co/negocios/empresas/el-pais-en-top-3-regional-de-
servicios-compartidos-534441
Vallés, A. P. (2021, 19 enero). ¿Qué son los Centros de Servicios Compartidos? OBS
servicios-compartidos
ecuador-colombia-and-peru
Schlumberger-Private
Seis pasos para el Gobierno de Datos. (20212-07-23). IBM Developer.
https://developer.ibm.com/es/articles/gobierno-datos/
Lopez, C. C. I. M., & Perfil, V. T. M. (s. f.). Ventajas y Desventajas del B.I. http://bi-
cordoba-lopez.blogspot.com/p/ventajas-y-desventajas-del-bi.html. http://bi-cordoba-
lopez.blogspot.com/p/ventajas-y-desventajas-del-bi.html
%20para%20la%20Direcci%C3%B3n%20de%20proyectos
%20%E2%80%93%20PMBOK%202013%20PMI
https://enredandoproyectos.com/la-estructura-de-desglose-del-trabajo/
Schlumberger-Private