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ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS
Dra. Adm. Jacqueline Carbonell Infante
 Conceptos Básicos

¿Qué es la Administración de Proyectos?

La aplicación racional de
conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas para
alcanzar los objetivos de un
proyecto, a través de una serie
de actividades
interrelacionadas. 2
  Son las actividades que permiten
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
asegurar que el proyecto se lleve a
cabo a tiempo y de acuerdo a la
planificación.
 Eficiencia y Eficacia.
 La Administración de Proyectos
se basa en las principales
funciones de la Administración:
 Planeación, Organización,
Dirección y Control.

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Planeación: Se decide
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
anticipadamente, qué,
quién, como, cuando y por
que se hará el proyecto.
Las tareas mas
importantes son:
Pronosticar situaciones
futuras, Determinar los
recursos que se
necesitarán, Revisar y
ajustar el plan de acuerdo
con los resultados de
control, Coordinar
durante todo el proceso 4

de Planeación.
 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Organización: Se identifica, define y divide el

trabajo a realizar, se agrupan y definen los
puestos, se proporciona los recursos
necesarios y se asigna el grado de autoridad y
responsabilidad. 5
Dirección: Conduce
el comportamiento de
los entes involucrados
hacia las metas
establecidas. Se
comunican y explican
los objetivos de todos
los participantes, se
asignan estándares.
Motivación, Liderazgo
y Comunicación.
6
Control: Medir el rendimiento obtenido en
relación a las metas
ADMINISTRACIÓN fijadas. En caso de haber
DE PROYECTOS
desviaciones se determinan las causas y se corrige
lo que sea necesario.

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 Conceptos Básicos

Componentes de la Administración de proyectos

1. Habilidades clave:
• Liderazgo,
• Comunicación,
• Negociación,
• Solución de problemas,
• Lograr objetivos,
2. Conocimientos:
• Técnicos,
• Administrativos,
3. Herramientas.
4. Técnicas. 8
 Conceptos Básicos
Elementos relacionados con el Proyecto

• Tiempo,
• Calidad,
• Alcance,
• Entorno,
• Recursos,
• Costo.
BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE TODOS LOS 9

INTERESADOS
 Conceptos Básicos
Ciclo de vida del Proyecto

3. Ejecución*
NIVEL DE ACTIVIDAD

*Etapas del
proyecto

2. Planeación*

1. Inicio* 5. Cierre*

4. Control*

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INICIO TIEMPO TERMINO

 Conceptos Básicos

Instalación Operación
100% completa completa
$, HH
Entrega

Grado de influencia en
resultados

Avance

Decisión de
arranque

Decisiones
trascendentes

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4

Inicio Planeación Ejecución Pruebas y
Diseño Arranque 11
 Administración de Proyectos
Etapas de la Administración de Proyectos

origen equipo del Proyecto

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

perfil plan avance entrega

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aceptación PRODUCTO
alcance
 Administración de Proyectos
Áreas de conocimiento

Definición de proyecto y las áreas involucradas desde el

Integración plan de administración, la ejecución, al cierre.

Administración, definición de productos y actividades y

Alcance su seguimiento.

Presupuesto y su control.
Costos

Planeación de recursos, desarrollo y administración de

Recursos equipos del proyecto.
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 Administración de Proyectos

Definición de actividades interrelacionadas y

Tiempo cronogramas,

Planeación, aseguramiento y control de la calidad.

Calidad

Definición de la distribución de información del

Comunicaciones proyecto.

Planes y administración.
Riesgos

Planeación de adquisiciones, contrataciones, manejo

Suministros de proveedores 14
 Administración de Proyectos

Organización para el Proyecto (Estructuras)

POR PROYECTOS MATRICIAL FUNCIONAL

• El personal reporta • Reporta al Líder del • Varios responsables
directamente al proyecto y al Mando
Mando Superior funcional • Superior
identificado
• Control total sobre el • Líder de proyecto de
presupuesto, recursos tiempo completo • Actúan por
materiales especialidad
• Autoridad y toma de
• El Mando Superior decisiones • Enfoque
tiene responsabilidad compartida fragmentado
administrativa sobre el
personal
15
• Puede disponerse de
un pool de recursos
 Administración de Proyectos
Organización para el Proyecto

Competencias técnicas
Alto

Competencias humanas
Bajo

Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores

Habilidades de los equipos de trabajo 16

 Etapas de la Administración de
Proyectos

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

17
 Etapas de la Administración de Proyectos
Técnicas y herramientas

• Mecanismos de selección
de proyecto
• Definición del proyecto
INICIO

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

• Perfil del proyecto
• Alcance del proyecto
18
Etapas de la Administración de Proyectos

Origen del Proyecto

NECESIDADES DEL
SECTOR O DE LA
INDUSTRIA

AVANCES
TECNOLÓGICOS REQUERIMIENTOS
DEL CLIENTE

PROYECTO

REQUERIMIENTOS NECESIDADES DE
LEGALES LA INSTITUCIÓN 19
 Etapas de la Administración de Proyectos
Perfil del Proyecto

• Formaliza el inicio del proyecto

• Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados
• Proporciona información general

¿Qué? ¿Por qué?

¿Quién? ¿Para qué?
¿Cómo? ¿Cuándo?
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Etapas de la Administración de Proyectos

CARTA DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO:

RESPONSABLE DEL PROYECTO::

OBJETIVO:

BENEFICIOS:

DESCRIPCIÓN:

PRIORIDAD:

JUSTIFICACIÓN:

PRODUCTOS:

APROBACIÓN:
21
 Etapas de la Administración de Proyectos
Técnicas y herramientas

• Estructura de Descomposición
del Trabajo

PLANEACIÓN • Tabla de precedencias

• Ruta critica
• Matriz de roles

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

• Plan del proyecto 22

 Etapas de la Administración de Proyectos
Procesos de planeación

• Plan de Administración de Proyecto

• Alcance, definición y plan de administración

• Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o

Work Breakdown Structure ( WBS )

• Definición de actividades, de hitos o milestones.

• Secuencia de actividades

– Diagramas de red, lista de actividades

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 Las actividades en un proyecto deben ser organizadas para
producir resultados tangibles para que la administración
pueda juzgar el progreso.
ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES
 Los “Milestones” son los puntos finales de alguna actividad.
 Los “deliverables” son los resultados del proyecto que serán
entregados a los clientes.
 El proceso de “cascada” permite una definición precisa de
los “milestones”.

24
 MILESTONES Y DELIVERABLES
Actividades

Estudio de Análisis de Desarrollo del Estudio del Especificación de

Factibilidad Requerimientos Prototipo Diseño Requerimientos

Reporte de Definición de Reporte de Diseño de la Especificación de

Factibilidad Requerimientos Evaluación Arquitectura Requerimientos

MILESTONES

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 PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

 Distribuye el proyecto en tareas y estima el tiempo y los recursos requeridos para

completar cada tarea.
 Organiza las tareas de forma concurrente para hacer mejor uso de la fuerza laboral.
 Minimiza dependencias entre tareas para evitar retrasos debidos a que una tarea
espere a la terminación de otra.
 Depende de la intuición y experiencia de los administradores.

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Etapas de la Administración de Proyectos
Procesos de planeación
• Estimación de recursos

• Estimación de la duración de actividades

• Desarrollo del cronograma

• Estimado de costos y desarrollo de

presupuesto

• Planeación de:
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– Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos

Etapas de la Administración de Proyectos
Plan de administración del Proyecto
• Guía la ejecución y control del proyecto; define
referencias para evaluar el avance y cumplimiento del
programa
• Contempla elementos de las áreas de conocimiento,
tales como:
– Definición del alcance
– Organización del Proyecto
– Mecanismos y programas de comunicación
– Programa de Proyecto
– Estimados de costos
– Procesos de administración de riesgos 28

– Procedimientos de control de cambios

Etapas de la Administración de Proyectos
Estructura de Descomposición del
Trabajo

¡ En partecitas !
Suficientemente pequeñas
que quepan en el plato y lo
suficientemente grandes
que no indigesten.

¿Cómo se come un 29

elefante?
Etapas de la Administración de Proyectos

¿Qué es?
• Representación de la jerarquía del proyecto
• Identifica todo el trabajo a realizar
• Es un producto de la definición de alcance

Características
• Organiza y define el alcance total del proyecto
• Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para
seguimiento
• Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para
• Estimación de costos
• Distribución de roles y funciones
• Planes técnicos
• Lista de productos a entregar
• Informes sobre el avance y análisis de problemas 30
 SEGUNDA SEMANA

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 MUCHAS GRACIAS

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