Página 1 de 24

DESCRIPCIÓN BREVE
Las transferencias documentales se deben
realizar mediante la aplicación de las Tablas de
Retención Documental, TRD y Tablas de
Valoración Documental, TVD vigentes y la
elaboración de inventarios documentales; solo
podrán transferirse los expedientes que una
vez cerrados, han cumplido su tiempo de
retención en la respectiva etapa o fase de
archivo

Camila Andrea Ricardo Alvarez

PROCEDIMIENTO DE
FICHA:2393297
GESTION DOCUMENTAL

TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
TRANSFERNCIAS PRIMARIAS Y
SECUNDARIAS
 Página 2 de 24

Tabla de contenido
INTRODUCCION................................................................................................................................3
OBJETIVO GENERAL......................................................................................................................4
OBJETIVOS ESPECIFICOS.........................................................................................................4
TERMINOS..........................................................................................................................................4
NORMATIVIDAD................................................................................................................................6
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS.......................................................................................20
TRANSFERENCIAS PRIMARIAS.................................................................................................20
Las transferencias documentales permiten:.......................................................................20
PASOS PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA..............21
TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS..........................................................................................21
8.1 PROCESO PARA REALIZAR LA TRANSFERENCIA SECUNDARIA.........................22
8.2 Preparación Física De Los Documentos Limpieza de los documentos.................22
1. ARCHIVO DE GESTION O DE OFICINA.............................................................................23
2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.......................................................................................23
3. conclusión............................................................................................................................23
 Página 3 de 24

INTRODUCCION

El siguiente trabajo tiene como objetivo entender el valor de las transferencias

documentales, para lo que se necesita hacer un recorrido por distintas fases de la
diciplina archivística.
Es necesario comprobar las tablas de retención documental y tablas de valoración
documental, verificar el inventario documental, verificar las unidades de
conservación con el inventario documental. Por igual, se debería elaborar actas de
recibo de transferencias documentales. Ubicación topográfica de los documentos en
las estanterías y comprobar el cumplimiento del cronograma de transferencia
documentales.
 Página 4 de 24

OBJETIVO GENERAL
Establecer el procedimiento para las transferencias documentales de los archivos de
Gestión al archivo Central y de este al archivo Histórico., así como las condiciones
para la eliminación de documentos. Previo concepto del comité de archivo de la
entidad en relación con las normas vigentes.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Transferir los documentos del archivo de gestión al archivo central que hayan
cumplido los tiempos de retención establecidos en la tabla de retención
documental y lograr que la documentación reciba el tratamiento apropiado
para evitar la aglomeración de los documentos.
 Establecer las responsabilidades y acciones que las entidades y
dependencias que deberán llevar a cabo en la preparación de las
acumulaciones documentales establecidos por sus valores secundarios
 Determinar las responsabilidades y acciones que el AGN observara en la
recepción de acervos documentales enjuiciados con valores secundarios y
puestos al favor del publico

TERMINOS
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que las soliciten y su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
Archivo Central: Unidad administrativa en donde se agrupan documentos transferidos por
los distintos Archivos de Gestión de la Entidad, cuya consulta no es frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general, preserva y conserva la Memoria Institucional.
Archivo Histórico: Lo constituye aquella documentación que ha sido transferida desde el
archivo central, la cual debe conservarse permanentemente dado el valor informativo e
histórico que cobra para la ciencia, la investigación y la cultura
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por la entidad pública, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando el orden, para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia
EXPEDIENTE: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un
mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad
administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la
integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva
SERIE: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas. Ejemplo: Historias laborales, Contratos. Actas, Informes, entre otros.
SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se
jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos
documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto Ejemplo. Actas Comité
de Dirección, Contratos de Prestación de Servicios.
 Página 5 de 24

Ciclo Vital del Documento: es la denominación que se le da a las distintas fases o etapas
que pasa el documento, desde su creación hasta su eliminación o selección para su
custodia permanente y se establece en función de los valores de los documentos y
frecuencia de uso
Depuración Documental: operación que consiste en sustraer del archivo de concentración
los expedientes cuyo término de conservación ha prescrito, a fin de darlos de baja
definitivamente
Organización documental: Proceso mediante el cual se desarrollan actividades de
clasificación, ordenación y descripción de los fondos documentales de las entidades,
respetando el principio de procedencia y orden original de los documentos de archivo
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Es la remisión de los documentos del Archivo de
Gestión al Archivo Central, Transferencia Primaria, y de este al Archivo Histórico,
Transferencia Secundaria.
TRANSFERENCIA PRIMARIA: Es la remisión de los documentos del Archivo de Gestión al
Archivo Central.
TRANSFERENCIA SECUNDARIA Es el traslado de documentos del Archivo Central al
Histórico. Estas transferencias concluyen los procesos de valoración documental secundaria
en las instituciones y tienen como fin garantizar la protección de los documentos con valores
secundarios: social, cultural, patrimonial, investigativos e histórico. En este sentido, el ciclo
vital del documento es evidenciado en su última fase, al conservar o preservar en el Archivo
Histórico los documentos con valores secundarios para su custodia permanente.
Tabla de retención documental: constituyen un instrumento archivístico que permite la
clasificación documental de la entidad acorde a su estructura orgánico - funcional, e indica
los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada
una de las agrupaciones documentales.
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, TVD: Listado de series documentales o
asuntos a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el Archivo Central, así como
una disposición final. Las TVD se elaboran para documentos ya producidos, que han
pasado a su segunda o tercera etapa del ciclo vital, es decir, a documentación semiactiva
de uso administrativo y legal ocasional o inactiva que ha dejado de emplearse con fines
legales o administrativos
 Página 6 de 24

NORMATIVIDAD
 Ley 594 del 2000: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación
 Ley 594 del 2002, ARTÍCULO 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos
públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los
archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de
los documentos y la normatividad archivística.
 Decreto 1382 de 1995: Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la
transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al
Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones
 Decreto 998 de 1997: Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación
histórica de los archivos de los organismos del orden nacional, al Archivo General de la
Nación, ordenada por el Decreto 1382 de 1995
 Acuerdo 08 de 1995 ARTÍCULO 1. De conformidad con lo señalado en el artículo 2º. Del
Decreto 1382 de 1995 y en concordancia con los artículos 5 y 24 del Acuerdo 07 de 1994, al
archivo general de la nación, deberán transferirse, bajo la responsabilidad de los secretarios
generales
 Acuerdo 039 de 2002 Artículo 1º Establecer los tiempos de retención o permanencia de
las series y subseries documentales en cada fase de archivo: Gestión, central e histórico
con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental
de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición
final.
 Acuerdo 09 de 1995: ARTICULO PRIMERO. La presentación de las Tablas de Retención
Documental al Archivo General de la Nación, por los organismos del orden nacional, tiene
un ámbito de aplicación en las tres (3) Ramas del Poder Público
 Página 7 de 24

ACTIVIDADES
Descripción de las actividades del procedimiento
FLUJOGRAMA
ACTIVIDADES RESPONSABLE SOPORTE

Identifi car l os ti empos de

retención defi nidos para cada Técni cos Admini strativos de REGISTRO
seri e /subserie de las Tablas de
Retención Documental /Tablas de
° ° ° los
Archivos de Gestión
CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL
Valoración Documental

Limpiar la documentación, de
manera que el material esté li bre
de pol vo, uti lizando elementos Técnicos
como brochas de cerdas suaves o
l anillas pref eriblemente blancas; el
° ° Administrativos de los
Archivos de Gestión
N/A

personal debe disponer de batas,

l entes, tapabocas y guantes.

El iminar el materi al metálico, con

el fi n de contri bui r a l a
conservación de los documentos,
de manera que el material que va Técnicos
a ser transferido no tenga Admini strativ
presenci a de ganchos clip,
ganchos de cosedora o ganchos
° ° os de los
Archivos de
N/A

de l egajar metáli cos, ya que Gestión

generan oxi dación. Para su retiro
tener cuidado de no rasgar o
hacer rotura de l os documento

Identifi car y separar el material

que se detecte afectado por hongos y/o insectos, con
Técnicos
una
cartulina desaci difi cada ya que el
contacto con la documentación
° ° Administrativos de los
Archivos de
N/A

que se encuentra en buen estado Gestión

puede termi nar infectado.

Tener en cuenta que los documentos impresos en

papel termoquími co ( de fax) , deben ser fotocopiado
en papel bond, para asegurar la permanencia de l a
información. Los documentos de apoyo pueden ser
el iminados cuando pi erdan su uti li dad o vigencia,
° ° Técni cos Admi ni strati v os de
l os Archivos de Gestión
N/A

dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo

jefe de la Dependenc

Realizar foliaci ón, con el fi n de faci litar l a

ordenación, consulta y control de los documentos.
Estos deben estar fol iados con l ápiz en la parte
superior derecha en el sentido de la orientación del
texto. Cada carpeta debe tener en promedio
dosci entos foli os. Si en al gún momento se encuentra
° ° Técni cos Admi ni strati v os de
l os Archivos de Gestión
N/A

error en la foliación, esta deberá corregirse anulando

con una línea obli cua registrando el número que le
corresponde

Identifi car l as carpetas, con la

i nformaci ón que soli cita el rótul o
insti tucional , de manera completa, ° ° Técni cos Admi ni strati v os de
l os Archivos de Gestión
N/A

sin tachones ni enmendaduras.

Legajar todos los documentos de
manera que coi ncidan en la parte
superior al papel tamaño ofi cio.
Los expedi entes o grupo de
documentos no se deben amarrar,
° ° Técni cos Admi ni strati v os de
l os Archivos de Gestión
N/A

pues el contacto con la pita,

cordel o el ásticos genera la rotura
La cantidad de carpetas a
i ntroducir en cada caja debe ser
de acuerdo al volumen de las
mismas, con el fi n de evitar el
deteri oro de l os documentos.
El promedio de carpetas por caja
es de 6 unidades, no obstante,
pueden ser más, o menos la ° Técni cos Admi ni strati v os de
l os Archivos de Gestión
N/A

cantidad. Lo ideal es no queden ni

muy ajustadas ni sueltas.
El i ngreso de las carpetas a l a caja
debe mantener el orden descri to
en el Formato de Inventari o
Documental
Diligenciar el FORMATO UNICO
DE INV ENTARIO DOCUMENTA
FUID, en ori gi nal para el Archi vo
Central, detallando l as series
documentales o carpetas a
REGISTRO
transferir junto con su ARCHIV O
FORMATO UNICO DE INVENTARIO
MAGNÉTICO FUID, en formato xls.
DOCUMENTAL (FUID)
Cada Uni dad Administrativa abrirá
una carpeta electrónica y/o física
CARPETA “TRANSFERENCIAS
° ° Técni cos Admi ni strati v os de
l os Archivos de Gestión
- ARCHIV O MAGNÉTICO
FUID
- CARPETA“TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES” que conservará
DOCUMENTALES
en su Archivo de Gestión físi co o
electróni co, de tal forma que sirva
de referenci a para efectuar con
precisión la solicitud de préstamo
de documentos al Archi vo Central
en un f uturo.
Identifi car cajas que se van a
transferir, numerándose
consecuti vamente en un lugar
visible.
Para entregar l as cajas se debe
tener en cuenta que l a primera REGISTRO
caja deberá corresponder al FORMATO UNICO DE
primer número de la remisión y así
sucesivamente, esto con el fi n de
° ° Técni cos Admi ni strati v os de
l os Archivos de Gestión
INVENTARIO DOCUMENTAL
FUID
confrontar el ingreso de la
transf erencia con el FORMATO
UNICO DE INVENTARIO
DOCUMENTA FUID, manteniendo
el orden en la ubicación física de
las mismas.
Entregar al Técnico Admini strati vo
del Archivo Central la
documentación preparada,
solicitando a través del correoi nsti tucional l a revi si ón
pertinente,
El responsable del Archivo Central
realizará la veri fi caci ón de la
documentación en cuanto a la MEMORANDO
organi zación técnica contra el REVISIÓN
registro realizado en el f ormato Técnicos DE LA DOCUMENTACIÓN LISTA A SER
del FUID, remitido por la Unidad
Admini strativa.
° ° Administrativos de los
Archivos De gestion
TRANSFERIDA
- REGISTRO
En caso de existi r inconsistencias FORMATO UNICO DE INVENTARIO
en el REGISTRO FORMATO UNICO DOCUMENTAL (FUID)
DE INV ENTARIO DOCUMENTA
FUID entregado o de no
encontrarse l a documentación
organizada, el responsable del
Archi vo Central, responderá el
memorando inf ormando que se
deben reali zar ajustes
Una vez cumplidos los términos
anteriores proceder a programar
la transf erencia de los
documentos al Archivo Central de
acuerdo a su disposición.
Transferida la documentación el Técnico
REGISTRO
Técni co Administrativo del Archi vo
Central procede a la ubi cación ° ° Administrati vo del Archivo
Central
FORMATO UNICO DE INVENTARIO
DOCUMENTAL (FUID)
física de los archivos, col ocando el
reordenami ento de l as cajas
conforme a l a secuencia
estableci da. Esta numeración debe
ser ali mentada en el FUID del
Archi vo Central.
 Página 8 de 24

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS

DESCRIPCION RESPONSABLE SOPORTE

INICIO 1. Elaboración del cronograma de

Elaboración del cronograma
de transferencia primaria
anual de acuerdo con las
TRD y circularlo en todas las
dependencias.
transferencias anuales de acuerdo con
Archivo central Cronograma.
Tabla de Retención Documental para su
Comunicado interno.
remisión y entrega en las respectivas
dependencias de la entidad.

2. Preparar la documentación que se va a Cronograma

reparar la documentación de
la transferencia primaria.
transferir al archivo central siguiendo los
procedimientos de organización de
documentos por aplicación de la TRD Archivo de gestión.
(Tabla de Retención Documental), los
principios de procedencia y orden original.
Tabla de Retención Documental
(TRD) y el procedimiento de la
organización de documentos
 Página 9 de 24

3. Valida físicamente los documentos de Tabla de Retención

acuerdo con los criterios de organización Documental (TRD).
Alistamiento de la archivística según “Manual de
documentación de la Organización Documental Archivos de Archivo de gestión.
transferencia primaria. Gestión de acuerdo con la TRD, rotulación
de carpetas según series y subseries de la
oficina productora.

4. Corregir, ajustar carpetas y el Formato Formato de revisión y Observación.

Único de Inventario Documental, de Procesos o -Formato Único de Inventario
Revisar la documentación Subprocesos de
acuerdo con las observaciones registradas Documental.
De la transferencia primaria.
en el formato de revisión y observación a Gestión.
la transferencia documental.

Cumple con
los
parámetros
establecidos
NO

2
SI

Recibir la documentación
De la transferencia primaria.
Legalizar transferencia
primaria documental
Ubicar físicamente la
documentación al Archivo
Central
Crear registro en base de
datos
Página 10 de 24
Recibir la documentación proveniente de Archivo central Tabla de Retención Documental
los procesos o subprocesos de gestión de (TRD).
acuerdo con el cronograma establecido.
-Identificar y separar las unidades Acta de recibo
documentales (expedientes) a transferir de
acuerdo con la TRD. Inventario Documental
Firmar formato de revisión y observación a Auxiliar de Gestión
la transferencia documental, para legalizar Documental Acta
la entrega de documentos en la
transferencia al Archivo Central.
Diligenciar el campo de la signatura Auxiliar de Gestión
topográfica, numero de modulo, entrepaño Documental Rótulos de unidades de conservación
y caja
Crear registro de cada carpeta en la base de Auxiliar de Gestión
datos del Archivo Central Documental
Crear inventario actualizado en base
de datos
 Página 11 de 24

FIN
 Página 12 de 24

TRANSFERENCIA SECUNDARIAS

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SOPORTE

v 1. Identifica las series y subseries

INICIO documentales objeto de las
-Archivo Central
transferencias documentales
en las Tablas de Retención -Tablas de Retención
Documental y/o Tablas de Documental
Valoración Documental, las
series de valor histórico, -Tabla de Valoración
culturales, científicos entre Documental.
CRONOGRAMA Y/O otras, que aplican para la
PLAN DE transferencia al Archivo
TRANFERENCIAS
TRANSFERENCIA
DOCUMENTALES Histórico Departamental
DOCUMENTALES
SECUNDARIAS
SECUNDARIA

2. Creación del cronograma de -Tablas de Retención

transferencias documentales Documental
del Archivo Central al archivo
-Tabla de Valoración
histórico
Documental.
Archivo Central

IDENTIFICACIÓN DE LAS
SERIES Y SUDSERIES
DOCUMENTALES PARA LA 3. La documentación de valor histórico
TRANFERENCIAS quedará en el Archivo Histórico de la
SECUNDARIAS
entidad

Archivo Central
Las series y
SI subseries son
de interés
cultural

NO

4. Generar comunicación al Archivo
Generar comunicación
al Archivo Histórico
Departamental sobre la
transferencia
secundaria
Prepara los documentos
para la transferencia
Entregar la documentación de la
documentación
Página 13 de 24
Comunicación al
Histórico Departamental sobre la Archivo Histórico
intención de realizar una Departamental
transferencia
secundaria, solicitando las Archivo Central
indicaciones para realizarla.
5. Prepara los documentos de
acuerdo con los parámetros
-Procedimiento
establecidos en el
organizacional de la
procedimiento de
entidad
organización de los
documentos de archivos de la Archivo Central
entidad
6. Entregar la documentación -Procedimiento
para su revisión y posterior organizacional de la
formalización del recibo de la entidad
documentación para la Archivo Central
-Acta de entrega
transferencia secundaria,
elaborar Acta de entrega
 Página 14 de 24

7. Revisa que la documentación

se encuentre debidamente
Revisa que la organizada, encarpetada,
documentación se rotulada y registrada en el Formato único de
encuentre debidamente Formato Único de Inventario Inventario documental.
organizada Archivo Histórico.
Documental.

Entrega, revisión y formalización

del recibo de la documentación

8. Entregar la documentación
física o electrónica según el
Archivo Histórico -Formato Único de
procedimiento de
Inventario Documental
NO organización de archivo.
-Acta de entrega
Los documentos Para su revisión y formalización de
cumplen con los 5 recibo
parámetros de
organización para Y ubicación de la documentación en el
la transferencia Archivo Histórico,
secundaria
Firma del FUID y Acta de recibo
SI

9. Elabora comunicado al Archivo

Elabora comunicado al
General de la Nación,
Archivo Histórico Archivo Histórico Comunicado
solicitando el recibo de los
Departamental
documentos que se

han preparado para la

transferencia.
 Página 15 de 24

Elabora Acta de 10. Elabora Acta de transferencia Acta de

transferencia de documentos al Archivo
Transferencia
General de la Nación, según
fecha acordada con el Archivo Archivo Histórico
Histórico Departamental.

Trasladar los documentos

a las instalaciones del 11. Trasladar los documentos a las Archivo Histórico
Archivo Histórico instalaciones del Archivo
Departamental General de la Nación, según
fecha acordada con el AGN

12. Actualiza la base de datos que

Actualiza la base de datos contiene el inventario de
documentos, registrando los
cambios presentados en los Archivo Histórico Base de datos Actualizada
números de cajas y en el
campo de observaciones,

hay que indicar que carpetas han sido

transferidas al Archivo General de la
Nación
 Página 16 de 24

Archiva acta de transferencia

de documentos y los
respectivos inventarios.

13. Archiva acta de transferencia Archivo Histórico Acta de Inventario Archivar

de documentos y los según TRD
FIN respectivos inventarios
 Página 17 de 24

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
De acuerdo con la norma vigente, la transferencia documental consiste en la remisión de los
documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central y de éste al Archivo Histórico,
una vez, éstos hayan cumplido con las normas establecidas y el tiempo de permanencia
fijado en las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental en
cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos; para ello, se elabora un plan de
transferencias incluyendo cronograma y se sigue la metodología y recomendaciones que
sobre el particular que haga el Grupo de Gestión Documental, diligenciando del Formato de
Inventario Documental GDFT11

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
Transferencia documental: Proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual
sea los archivos (transferencia primaria) o a los archivos históricos (transferencia
secundaria), los documentos que de conformidad con las tablas de retención
documental han cumplido su tiempo de retención en la etapa archivo de gestión o
de archivo central respectivamente; implica un cambio en el responsable la tenencia
y administración de los documentos archivo que supone obligaciones del receptor
de transferencia, quien asume la responsabilidad integral sobre los documentos
transferidos.
Las transferencias documentales permiten:
- Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información. - Evitar la producción y
acumulación irracional de documentos.
- Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
- Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de
documentos en las dependencias e instituciones productoras.
- Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o
para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
- Guardar precaucionar o definitivamente la documentación, en las mejores
condiciones de conservación.
En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los archivos de gestión
o de oficinas al central y, finalmente, al histórico o permanente. Este proceso se
realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que
establezcan las TRD en cada entidad, como se explica a continuación.

PASOS PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

PRIMARIA
1. Tenga en cuenta la fecha programada en el cronograma de transferencias
documentales concertado y elaborado para la Administración Municipal.
 Página 18 de 24

2. Solicite la visita del Profesional, Técnico o Auxiliar del Proceso de Gestión

Documental, para revisar y orientar el procedimiento de transferencia, de acuerdo
con las normas y procedimientos que estén establecidos.
3. Siguiendo la metodología y recomendaciones que haga el Archivo General del
Municipio, y con el tiempo oportuno para dar cumplimiento al cronograma, prepare
la transferencia primaria teniendo en cuenta lo establecido en la T.R.D. o T.V.D.
4. Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que según la
TRD deben transferirse porque ya han cumplido su tiempo de retención en el
archivo de gestión.
5. Retire el material metálico y aquellos documentos que no son esenciales en el
expediente: Impresos o publicaciones periódicas (revistas, folletos, periódicos),
formatos, hojas en blanco, borradores, copia o fotocopia cuyos originales se
encuentren en el expediente, fotocopia de leyes y decretos, cuando no formen parte
integral del expediente, colillas de envío de fax, borradores, etc.
6. Ordenar los tipos documentales uno detrás del otro en el orden en que se van
generando o recibiendo, de tal manera que el último documento recibido sea el
último que contenga la carpeta

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS
Las Transferencias Documentales Secundarias, estarán a cargo de los
responsables del Archivo Central de la Dirección General y Archivos Centrales de
las Direcciones Regionales, con el acompañamiento y asistencia técnica del Grupo
de Gestión Documental; donde el primer filtro es realizado por el referente
documental del Grupo de Gestión Documental de la Dirección General.
La organización de archivos deberá ajustarse a lo establecido en:
✓ Las Tablas de Retención Documental, para la identificación de series, subseries
y/o asuntos, tiempos de retención en los archivos centrales
✓ Procedimiento de selección de Documentos por Aplicación Tablas de Retención
Documental
✓ Procedimiento de Transferencias Documentales Secundarias
✓ Protocolo de Transporte para transferencias primarias y secundarias
✓ Metas establecidas en el cronograma

Para la documentación que haya cumplido el tiempo de retención establecido en la

Tabla de Retención Documental, y cuya disposición final sea la eliminación, se debe
aplicar el “Procedimiento de Eliminación por Aplicación de TRD.

8.1 PROCESO PARA REALIZAR LA TRANSFERENCIA SECUNDARIA

• Una vez leída la metodología y el manual, de manera inicial se requiere que la
entidad que entregará la información solicite una reunión, para brindar la asesoría y
asistencia técnica necesaria que requieran para la oportuna y correcta transferencia
secundaria de los documentos.
 Página 19 de 24

o La entidad que entregará la documentación debe elaborar un acta para formalizar

la transferencia relacionando:
✓ Los archivos físicos y electrónicos en el inventario documental FUID.
✓ Tablas de retención y/o valoración documental
✓ Listado de los documentos que requieren medidas especiales para su protección
✓ Los listados de los documentos para eliminación y las actas que harán parte
integral de los archivos.
✓ Listado de documentos sometidos a procesos de desinfección documental .

8.2 Preparación Física De Los Documentos Limpieza de los documentos

Retirar bandas elásticas, clips metálicos grandes o pequeños, ganchos de cosedora,

limpiar los documentos con plumilla o tela suave, arreglar folios y legajar
documentos sueltos dentro de las carpetas. (Con el fin de no separar los
documentos, se puede cambiar el material metálico por elementos elaborados en
material plástico o con recubrimiento que eviten la oxidación.
En su defecto puede emplearse como barrera un fragmento o trozo de papel entre el
material metálico y el documento).

No debe usarse la cinta adhesiva conocida como Diurex, Masking-Tape o tela

adhesiva, por que tiende a amarillarse, se vuelve quebradiza y mancha el
documento.

No se debe escribir sobre el contenido de los documentos o alterar sus originales.

Hacer las aclaraciones a los documentos preferiblemente en las copias, para

conservar la integridad del documento original. Cuando sea indispensable
realizarlas en el original, utilizar lápiz blando de grafito.

Identificación del material afectado por biodeterioro: Si se detecta material afectado

por hongos o insectos, debe identificarse en un lugar visible, informando en el Acta
de transferencia secundaria la relación de folios afectados, para que el Archivo
General de la Nación determine las acciones correctivas o dejar aclaraciones en la
casilla de notas del respectivo inventario documental diligenciado.
Se debe efectuar una revisión por lo menos anual de la documentación en estantes,
para detectar presencia de hongos, deterioro de esta o controles en caso de
faltantes.
Cronograma de Transferencias Secundarias
en este documento se indica la fecha en que se deben transferir la documentación
dando cumplimiento a los tiempos estipulados en la vigencia correspondiente. Los
procedimientos anteriormente expuestos para la transferencia documental, son de
obligatorio cumplimiento por parte de los funcionarios del Grupo de Gestión
Documental.
 Página 20 de 24

ARCHIVO DE GESTION O DE OFICINA

En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión

administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende
fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para
luego decidir su traslado al archivo central. Las oficinas deberán transferir al Archivo
Central aquellas series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de
retención señalado en la TRD correspondiente. Deberán transferirse los expedientes
con sus tipos documentales ordenados -respetando la secuencia de su producción,
y previamente depurados extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares,
memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios.

Conclusión
En conclusión, para la programación de las Transferencias documentales se debe
primero aplicar las Tablas de Retención Documental, identificar por oficina
productora las series y subseries que por tiempo de retención estén en el Archivo de
Gestión y una vez finalizado el trámite se cuenta a partir de ahí los tiempo
asignados. Se debe elaboran el cronograma anual de transferencias con las
Oficinas Productoras y transferir toda la documentación con fechas anteriores si no
las han realizado. Por ejemplo si se programa la transferencia para el año 2018 se
deben incluir los documentos con trámites finalizados o cerrados de 2016 hacia
atrás por registrar en la TRD 2 años en Archivo de Gestión AG. El objetivo de este
proceso es transferir todas las series y subseries incluidas en las TRD de los
Archivos de Gestión al Archivo Central para su disposición final una vez cumplido su
ciclo vital.
 Página 21 de 24

ANEXO
ACTA DE ENTREGA
ACTA No._____ de 20__

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA ____

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL SECUNDARIA ____

En la ciudad de _________________, el día ____ del mes ___________, de _____, se reunieron en la

sede de_________________________, los señores__________________________________
cargo_______________________________ por parte de ______________________ y
______________________________ cargo______________________ por parte de
______________________, para formalizar el traslado de la documentación del ICBF y en
cumplimiento de lo establecido en la Tabla de Retención Documental, las series y/o subseries
documentales descritas en el inventario documental anexo, el cual hace parte integral de la presente
Acta, se procede a la entrega oficial de _____ Cajas, _____Carpetas para un total de ( )
_________________________ metros lineales entregados.

El Delegado de Gestión Documental de la Sede de la Dirección General y/o Dirección Regional

verifica con el Inventario anexo, el total de metros lineales de documentos relacionados y
entregados por el responsable de Gestión Documental. Así mismo, el Delegado se compromete a
enviar la base de datos del archivo aquí transferido.

**Quien entrega:

____________________________________ ____________________________
Nombre Responsable entrega transferencia Nombre Jefe de área.
Cargo: Cargo:

Quien recibe:

____________________________________________
Nombre Delegado Grupo Gestión Documental
De la sede de la Dirección General/Dirección Regional

Anexo: Inventario Documental – FUID en ____ folios.

 Página 22 de 24

**Firma de la persona responsable de entrega del archivo del Centro Zonal, Regional y/o Área de Sede la Dirección General.

TABLA DE RETENCION DOCUMETAL

CRONOGRAMAS DE TRANSFERENCIAS
 Página 23 de 24

FORMATO UNICO DE INIVENTARIO DOCUMENTAL

BIBLIOGRAFIA
https://es.calameo.com/read/00298253650072eeb5a2f.
https://slideplayer.es/slide/5303520.
https://www.icbf.gov.co/system/files/procesos/
pl37.sa_plan_de_transferencias_documentales_secundarias_v1.pdf.
https://www.santamarta.gov.co/sites/default/files/
procedimiento_de_transferencia_documental.pdf-
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/
2_Politica_archivistica/Instrumentos_Archivisticos/
Formatotablasretenciondocumental.pdf.
https://historico.santander.gov.co/intra/index.php/antico/viewdownload/629-gestion-
documental/4476-acta-de-transferencia-documental.
http://www.sabanagrande-atlantico.gov.co/publicaciones/formato-nido-de-inventario-
documental.
https://www.unidadvictimas.gov.co/es/formato-cronograma-de-transferencias-
documentales-v1/64790
Página 24 de 24