AA2 E2. ENSAYO. APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.

Las TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL –  TRD, que actualmente sirven para formular, orientar,
coordinar y controlar la política archivística de nuestro país. Promueve la organización y el
fortalecimiento de los archivos públicos del país, para garantizar así una eficacia de la gestión del
Estado y la conservación del patrimonio documental, No solo es importante para las
organizaciones gubernamentales, sino también para la administración de control y gestión, para
los ciudadanos en particular, para la ciencia, la investigación y la cultura en general.

Las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos;
quiere decir que nos facilitan en primera instancia el manejo de la información,
contribuyen a la racionalización de la producción documental, nos permiten la administración
proporcionar un servicio eficaz, facilita el control y acceso a los documentos a través de los
tiempos de retención estipulados.

A veces no somos capaces de identificar que es un documento, lo cual nos obliga a comprender las
funciones del archivo, integrar los procesos archivísticos para el manejo de los documentos,
identificar también los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y como
pueden eliminarse.

Es por lo mismo que el nombre dado a las series documentales debe guardar cierta relación con
una o varias funciones de la dependencia, lo mismo que con los tipos documentales que se
generan en relación con un asunto.

Por ejemplo

 Los contratos estatales, las historias clínicas, las órdenes de pago, las actas, las sentencias, los
certificados, etc. Lo contrario a los oficios enviados, recibidos, gobernación, presidencia,
contraloría, ministerio, pedidos, cotizaciones, memorandos, etc.

El asunto es que la Tabla de Retención Documental, es meramente un instrumento de

depuración. En él se evidencia y justifica la necesidad de prescindir de un grupo documental luego
de transcurrido el tiempo. En sí, es una responsabilidad gigantesca la que guarda la TRD y por ello
que su elaboración debe ser una tarea de disciplina con el fin de que las decisiones que se tomen,
sean certeras y se evite de esta forma, la eliminación de documentos importantes para las
organizaciones. Una buena Tabla de Retención Documental identifica y relaciona los documentos
de archivo de toda la empresa, Esto da como resultado que cada documento producido por la
empresa, se encuentre respaldado por unas actividades y funciones de la realidad administrativa.
Para precisar una descripción con respecto a la aplicación de tablas de retención documental, se
hace necesario en primera instancia una definición de documento, para la cual se tomando
como base la descripción dada por el diccionario de la Real Academia Española “RAE” con su
origen en el latín documentum, con varias acepciones la primera hace referencia a
“Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente
de los históricos”, la segunda “Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser
empleados como tales para probar algo”, la tercera “Cosa que sirve para testimoniar un hecho o
informar de él, especialmente del pasado”, por ultimo “Instrucción que se da a alguien como aviso
y consejo en cualquier materia” caída en desuso actualmente.

Esta concepción también la podemos conceptualizar desde dimensiones antropológicas,

culturales, sociales y económicas, las que consideran al documento como un invento de la
humanidad el cual permite conservar registros de sus actividades, sentimientos y anécdotas de
manera esquemática e imprimirles cierta lógica, con su revelación histórica del pasado y su
testimonio de su trasegar a través del tiempo, sirviendo de fuente de información en la
transmisión de hechos individuales y colectivos que afectan su pensar y por defecto su
comportamiento.

Podemos suponer entonces que los documentos poseen un valor intrínseco para todo tipo de
organización y su valor depende en gran medida de la fase en la cual se encuentre. Dichas etapas
se crean con el momento que se recibe, produce o se tramita dicho contenido; siendo esta su
primera faceta, posteriormente como fase dos se genera su permanencia por el uso continuo
cumpliendo la función por la cual fue creado y soportando las actividades organizacionales
o personales desde lo funcional, por último en el estado tres se define su exclusión o conservación
permanente pero garantizándose su preservación. En el contexto institucional de Colombia los
documentos se relacionan desde su ciclo vital con diferentes tipos de archivo los que integran las
características y relaciones con las dependencias de la organización a la cual respaldan,
implicando una estructuración orgánica en su funcionamiento, la cual define además de su
estado las labores en las funciones que debe cumplir el documento; podremos hablar entonces
de un destino de estos en donde se conjugan normas como definidas en la Ley 594 del 14 de
julio del 2000, la cual sustenta las reglas y principios generales en el manejo de los archivos, con
procedimientos técnicos con soporte en el Acuerdo 004 de 2013. Para la utilización obligatoria de
las tablas de retención documental (TRD) y su correcta aplicación en la elaboración,
presentación, evaluación e implementación.

Se desarrollan entonces unos niveles para la conformación de los archivos, según criterios de
administración, se describen entonces de la siguiente manera archivo de gestión conformada
por todos los documentos usados y gestionados por cada sección o departamento de la
organización de manera permanente y cuya responsabilidad recae sobre el jefe de sección.

Archivo de central, conformado por todos los documentos provenientes de las diferentes
dependencias de la organización y cuya valoración aun no pierde relevancia, si bien su utilización
no sea tan frecuente como en la etapa anterior, por ultimo pero no menos importante se
encuentra el archivo histórico.
Las tablas de retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos. Desde la creación del Archivo General de la nación por medio de la Ley 80 del 2
de diciembre de 1989, se empieza a fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para la
organización y la conservación de los documentos. El primer acuerdo que hablo frente a la
presentación de tablas de retención documental es el Acuerdo No.12 de 1991” por el cual se fija el
plazo de seis meses para la presentación de las tablas de retención documental de los órganos
nacionales del orden central. Años más adelante en el Acuerdo No.7 de 1994 por el cual se adopta
y se expide el reglamento general de archivos en el Articulo 23 Valoración documental, dice “las
entidades oficiales elaborarán las respectivas tablas de retención de documentos a partir de su
valoración y será adoptada por el comité de Archivo”, más adelante se expide el acuerdo No. 9 de
1995 en el cual se reglamenta la presentación de las tablas de retención documental al archivo
general de la nación.

Ordenado por el decreto No. 1382 de 1995”, más adelante se extiende el plazo para la
presentación de las tablas según el acuerdo No. 2 de 1997. Otras normas que tienen relación con
la elaboración y presentación de las tablas de retención documental son: Acuerdo No. 5 de 1997
“por el cual establecen los requisitos mínimos para las personas naturales jurídicas de derechos
privados, que presten los servicios de organización de archivos, elaboración de tablas de
retención, almacenamiento o bodegaje de la documentación de las entidades públicas.

Acuerdo No. 9 de 1997 “por el cual se reglamenta el procedimiento para la evaluación de las
tablas de retención documental”. Ley 594 de 2000, “por medio de la cual se dicta la ley general de
archivos y se dictan otras disposiciones” mencionando en el artículo 24 la obligatoriedad para las
entidades del estado en elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

Circular externa No 001-2001, elaboración y adopción de las tablas de retención documental.

Acuerdo 39 del 2002, “por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las
tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la ley 594 del 2000.

Circular externa 01 del 2009. “presentación de las tablas retención documental y tablas de
valoración documental al archivo general de la nación”.

Circular externa 02 del 2009. “Tablas retención documental”.

Resolución No. 0128 del 2010. “por la cual se actualiza la metodología de evaluación de tablas de
retención documental y de tablas de valoración documental.

Acuerdo 4 del 2013. “por el cual se reglamenta parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y
se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e
implementación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental”.

Lo anterior es un recorrido en la historia de la normatividad que se ha escrito para la organización

y la conservación de los documentos producidos por las entidades frente a la elaboración y
aplicación de las tablas de retención documental. De todas las normas expuestas nos centraremos
en el acuerdo 9 del 2002.
El acuerdo 39 del 2002 es la norma que nos muestra las 5 etapas para la elaboración y aplicación
de las tablas de retención documental, los cuales son

PRIMERA ETAPA. Investigación preliminar sobre la Institución y fuentes documentales. Esta

primera etapa busca reconstruir toda la información respecto a disposiciones legales y actos
administrativos, relativos a la creación y cambios de estructura de la entidad (decretos, acuerdos,
resoluciones). También se consultaron los manuales de funciones y procedimientos actualizados
dentro de la estructura orgánica de la compañía identificando las secciones y subsecciones dentro
del organigrama. También se debe realizar una Encuesta documental mediante una entrevista a
los funcionarios que conforman la sección y subsecciones, esto con la finalidad de identificar y
definir las unidades documentales que se producen. Para esto se puede utilizar el formato de
encuesta documental que puso a disposición el Archivo General de la Nación en sus publicaciones.

SEGUNDA ETAPA. Análisis e interpretación de la información recolectada. Con la recopilación de la

información expuesta en la primera etapa mediante los estatutos, manuales de funciones y
procedimientos, organigrama de la entidad y la entrevista documental se realizará el respectivo
análisis identificando los valores de los documentos y creando: 1. Codificación de la estructura
orgánica de la entidad. 2. Conformación de series y subseries 3. Elaboración del cuadro de
clasificación documental 4. Diagrama de flujo documental.

TERCERA ETAPA. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su

aprobación. En esta etapa se consolido toda la información expuesta en el Cuadro de Clasificación
Documental en la Tabla de Retención, estableciendo los tiempos 4. de permanencia de la
documentación dentro del concepto de archivo total. Una vez elaborada la Tabla se presenta a los
productores de la información y al comité de archivo acompañada de la información recogida en la
etapa 1 y 2 para que ellos aporten las diferentes correcciones que se le debería realizar. La Tabla
de Retención Documental deberá ser adoptada por la entidad mediante resolución, después de su
aprobación y aplicada por las diferentes áreas involucradas con obligatoriedad de cumplimiento.

CUARTA ETAPA. Aplicación. Después de aprobada la tabla de retención documental los

encargados del archivo deberán capacitar a todos los funcionarios de la entidad.

QUINTA ETAPA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental. Los

encargados del archivo establecerán un cronograma de seguimiento para la verificación de la
aplicación de las tablas de retención documental. Estos son los pasos que hay que seguir para la
elaboración y aplicación de la tabla de retención documental según el acuerdo 39 del 2002. Para
concluir podemos decir que hay que seguir unos pasos metodológicos muy precisos para la
elaboración de las tablas de retención documental de una entidad sea de razón privada o pública.
BIBLIOGRAFÍA COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL. Acuerdo 09 (18, octubre, 1995). Por el cual se
reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la
Nación, ordenadas por el Decreto No. 1382 de 1995. Bogotá: El Archivo, 1995. COLOMBIA.
ARCHIVO GENERAL.

Acuerdo 039 (31, octubre, 2002). Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración de las
Tablas de Retención Documental en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

Bogotá: El Archivo, 2002. COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL.

Acuerdo 07 (29, junio, 1994). Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de

Archivos. Bogotá: El Archivo, 1994. COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA.

Ley 80 (22, diciembre, 1989). Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras
disposiciones. Diario Oficial. Bogotá, D.C, 1989. no. 39116. COLOMBIA.

CONGRESO DE LA REPÚBLICA.

Ley 594 (14, julio, 2000). Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras
disposiciones. Diario Oficial. Bogotá, D.C, 2000. no. 44084. P.

CONCLUSIÓN:

Mi concepto de Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus

correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de
una entidad o institución, En cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de
permanencia en cada fase de archivo. Las T.R.D. nos brindan los siguientes beneficios:

1. Facilita la recuperación de la Información.

2. Racionaliza la producción Documental.
3. Facilita el control y acceso de los Documentos.
4. Regula la transferencia de los Documentos en las Oficinas al Archivo central.
5. Permite realizar adecuadamente la disposición final sin correr el riesgo de eliminar
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