Especialización en Revisoría Fiscal y

Auditoria Forense

Proyecto de Mejoramiento Empresarial u Organizacional

Estructura del Anteproyecto

Estudiante:
Arteaga Cárdenas Stephany Alejandra NCR 901
Chaparro Salgado María Angelica NCR 341
Gutiérrez Diaz Diego Alexander NCR 901
Rojas Tavera Jennyfer Paola NCR 341

Código:
NCR 341 - 901

Programa:
Especialización Revisoría Fiscal y Auditoría Forense

Fecha de Entrega:
25/07/2022

1. NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN

ENVASES SOPLADOS TÉCNICAMENTE SAS (Ensotec S.A.S)

2. ELEMENTOS DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Envases Soplados Técnicamente SAS. (2022), es una pequeña empresa del sector
manufacturero la cual proporciona soluciones al sector de consumo de bebidas en el diseño
industrial de envases PET, a partir del plástico como materia prima. La empresa se escogió
debido a que se evidencia una oportunidad de mejora en el área de recursos humanos y
específicamente en el proceso de seguridad y salud en el trabajo, ya que se ha presentado un
alto índice de ausentismo laboral. Al ser una pyme, se les ha restado importancia a algunos
procedimientos desde el área de control interno, los cuales si bien están descritos dentro de los
mapas de procesos no se ejecutan de forma eficaz en la compañía.

3. ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO

3.1 ENFOQUE POR PROCESOS

a. Procesos estratégicos de la organización u empresa

Los procesos estratégicos definidos para la empresa ENSOTEC SAS están construidos en el
marco legal establecido con la finalidad de ser una herramienta de gestión que facilite la toma

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de decisiones, alineando todos los recursos en un sistema de medición estratégica con su

dirección y ejecución.

1. Normas Internacionales: Al analizar este aspecto se evidencia que a pesar que la

empresa está legalmente constituida, esta no muestra interés por lograr una
certificación de índole internacional, lo cual puede generar la no expansión de su
nicho de mercado.
2. Control Interno Norma ISO 9001: La empresa cuenta con un sistema de control
el cual no se desarrolla eficientemente en algunos procesos, lo que conlleva a que
los mismo sean inestables e ineficientes en la organización en general, aunque unos
con mejores desempeños que otros.
3. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST): Se evidencia
que en la organización no cuenta con las medidas efectivas de documentación en los
formatos establecidos de todos y cada una de las ausencias laborales presentadas.
4. Responsabilidad Social Empresarial: La compañía Ensotec SAS al mantener una
relación distante con el tema de certificaciones internacionales ha dejado de lado
una certificación importante como lo es la Norma ISO 8000, la cual debido a su
actividad económica sería favorable adquirirla para crecer en su segmento de
mercado con el fin de “Fomentar el desarrollo, el mantenimiento y la aplicación de
prácticas socialmente aceptables los puestos de trabajo” (“Responsabilidad social”,
2014).

Tabla 1. Procesos Estratégicos. Fuente: Autoría Propia

b. Procesos operativos de la organización o empresa

Los procesos operativos como administrativos, producción, calidad, ventas y logística de la

compañía se ven afectados por el ausentismo de los colaboradores que se presenta a nivel

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general, debido a esta ausencia se generan retrasos en la producción y entrega de los productos
a los clientes lo que ocasiona una insatisfacción, molestia, mala imagen y referencia en el
mercado, es necesario implementar estrategias para mitigar riesgos en pérdidas.

c. Procesos de soporte de la organización o empresa

Dentro de los procesos de soporte que maneja la compañía actualmente encontramos el

control de calidad, el reclutamiento, selección de personal y su formación empresarial en el
enfoque estructural en el que se desempeñe su labor para cumplir con el objetivo de ofrecer un
producto que satisfaga las necesidades del cliente. Para el caso puntual del presente ante
proyecto de mejoramiento empresarial debemos tener en cuenta los procesos que apoyan el
departamento de recursos humanos y todo el sistema que lo compone y representa, pero
también debemos analizar los procedimientos que se realizan en la compañía para cumplir con
los diferentes procesos de soporte.
Actualmente se evidencia un procedimiento para los ausentismos laborales publicado
en la intranet de la compañía y dentro de sus políticas los cuales abarcan, las vacaciones, los
permisos remunerados, las licencias no remuneradas, Incapacidades y licencias médicas. Los
cuales reciben un tratamiento analítico y periódico para determinar su injerencia e impacto en
los demás procesos y el cliente. Mas sin embargo se evidencia una ruptura en la ruta de proceso
de control interno donde el seguimiento periódico es lapsa o en algunas oportunidades no se
ejecuta, por lo anterior se hace necesario evaluar y reforzar el proceso completo del control
interno en referencia al ausentismo laboral con el único objetivo de mitigar el impacto negativo
que este factor tiene frente a la organización.

3.2 ENFOQUE FUNCIONAL

d. Ambiente de control

La organización objeto de análisis tiene una limitada aplicación de un sistema de

control, si bien lleva mediciones para algunos procesos en específico, lo cierto es que por lo
menos en el área de recursos humanos y específicamente en el indicador de ausentismo laboral,
se evidencia que presenta falencias, inicialmente al desconocer o desatender situaciones de
riesgo, debido a procesos que no están claramente demarcados, o por el contrario así haya una
ruta de acción esta no se ejecuta, y pese a que regularmente se llevan a cabo auditorías internas
las cuales han puesto en evidencia estos hallazgos y por consiguiente un plan de acción para

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levantamiento de las NO conformidades, se evidencia una falta de compromiso para acatar la

planeación estratégica, afianzar la aplicación del control interno y poder dejar el proceso
funcionando dentro de un “deber ser”.
e. Evaluación de Riesgos

Luego del análisis realizado se establece una serie de factores de riesgos ver (Tabla 2)
que dentro del marco de la misión y los objetivos de la empresa ENSOTEC SAS puedan
amenazar el cumplimiento de los mismos afectando al proceso de control interno de la
organización.

FACTORES DE RIESGO
ENSOTEC SAS

RIESGOS CORPORATIVOS 1.Falta de medidas efectivas de documentación de

todos y cada uno de las ausencias laborales presentadas
en la compañía.

2.No cuenta con un plan detallado de capacitación y

entrenamiento por parte del personal de SST.

RIESGOS OPERATIVOS 1. Las instalaciones de la empresa no cuentan con una

iluminación adecuada, sobre todo en las áreas de
almacenamiento de materia prima y en el área de
producto terminado y despacho.

RIESGO S FINANCIEROS 1.El ausentismo laboral en la compañía está

provocando que se incurra en mayores gastos
médicos, baja productividad e incrementos en costos
por personal de reemplazo, aumentando los costos de
nóminas y pagos de seguridad social.

RIESGOS EN PROCESOS 1.No se evidencia acciones de mejora donde se

identifique, analice, prevenga, mitigue, verifique, y
controle los factores de riesgos y accidentes laborales
dentro de la organización.

2.No tienen instrucción en cuanto a las posiciones

ergonómicas que les permiten minimizar los riesgos
motrices a los que están expuestos tanto en áreas
administrativas y de producción.

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Tabla 2. Factores de Riesgos Fuente: Autoría Propia

f. Actividades de control

Las actividades de control se ejecutarán a nivel general en la compañía, con el fin de mejorar
las condiciones y el ambiente de trabajo, así como la salud de los empleados, que conlleva la
promoción y prevención del bienestar físico, mental y social de los colaboradores en todas las
labores para mitigar el ausentismo. “Se requiere supervisar y verificar el cumplimiento y
desarrollo de las actividades lo que involucra las etapas de dirección y control interno” (Pereira,
2019), se realizará en cada uno de los procesos para generar medidas correctivas y cumplir los
objetivos.

ACTIVIDADES DE CONTROL

POLITICAS SISTEMAS PROCEDIMIENTOS

Actualizar a diario la Tener los respectivos RR HH realizara

bitácora de ausentismo soportes que generan el seguimiento a cada una de
laboral por accidentes y ausentismo. las causas que genera el
enfermedades que presentan ausentismo.
los empleados.

Implementar estudios y Se registrará en el formato El SG- SST junto con la

seguimiento a los puestos de generado por el área de ARL inspeccionarán los
trabajo. calidad los hallazgos puestos de trabajo de los
encontrados. colaboradores para detectar
los posibles riesgos que
afectan su integridad para
implementar acciones.
Documentar procesos, Se realizarán entrevistas y El área de RR HH junto con
procedimientos, protocolos, seguimientos a los procesos el COPASST verificara el
establecidos en el manual de de cómo son ejecutados por cumplimiento de protocolos.
funciones. los colaboradores.

Generar estrategias, Se realizarán inducciones, re El SG- SST junto con la

programas, acciones o inducciones y capacitaciones ARL realizara un
servicios de promoción y en los aspectos de SST de cronograma para las
prevención para cada acuerdo a cada puesto de capacitaciones y re
ocupación u oficio y mitigar trabajo. inducciones. Adicional a
los ausentismos. esto se hará un seguimiento
trimestral del cumplimiento
de las mismas.

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Tabla 3. Actividades de Control. Fuente: Autoría Propia

g. Información y comunicación

La compañía actualmente ha diseñado la segmentación de la comunicación interna y

externa y para ello ha presentado diferentes canales informativos, páginas web, canales
electrónicos, intranet, capacitaciones, carteleras informativas entre otros.
Desde el área de control interno se establece la información y el análisis de los datos es
imprescindible para ejecutar acciones de seguimiento y que los canales que la empresa ha
dispuesto son importantes para la comunicación de los mismos, pero al mismo tiempo
consideran se debe enfocar a la mejora continua. Por otro lado, la gerencia fija su
apalancamiento en las cifras que arrojan los diferentes procesos y así trazan metas,
cumplimiento y mejoras, pero para ello es necesario que los empleados de la compañía adopten
como suyo estos sistemas de información.
Con referencia al ausentismo laboral se genera análisis y planes de acción de manera
mensual, los cuales son presentados a la alta gerencia y se establecen planes de acción para el
siguiente periodo y por consiguiente evaluación de la reacción del personal. Aunque no se logra
determinar si los métodos y los registros diseñados desde gestión humana son capaces de
presentar, resumir y procesar la información y si se llega de manera clara y fácil al personal.
El abogado, profesor y escritor Jesús Francisco Molinera Mateos en la segunda edición de su
libro Ausentismo Laboral afirma: “Actualmente la tecnología de la información y las nuevas
técnicas de medición permiten formas mucho más amplias y sofisticadas de vigilancia de
parámetros, que hasta hace poco resultaban difíciles o demasiado costosas de obtener”
(Molinera, 2006). Por lo cual las falencias presentadas por el control interno en términos de
ausentismo podrán ser controladas por una implementación de nuevas tecnologías.

h. Supervisión y seguimiento.

Esta etapa será monitoreada a través del departamento de control interno y los
colaboradores encargados inmersos en el proceso de ausentismo laboral, “se deben proponer
un conjunto de indicadores que tributan a la eficacia y eficiencia” (Vega De La Cruz, 2016) y
a través de estos medir su funcionamiento y acciones para obtener una mejora continua.

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SEGUIMIENTO DE INDICADORES

Estrategia para mitigar Definición Cómo se mide Fuente de

el ausentismo. información
Plan de trabajo mensual. Validar el cumplimiento del (No de actividades Cronograma
cronograma de seguridad y ejecutadas / No de de actividades.
salud en el trabajo. actividades
planeadas)*100

Análisis del índice de Es la relación total de IFAT= (No total de SG- SST
enfermedades laborales accidentes de trabajo con o sin A.T en el año / No
o incidentes de trabajo. incapacidad registrados en un HHT año) * K
periodo.
Tasa de accidentes, TA= No AT / No SG- SST
examinar registros de Corresponde a la relación en promedio de
enfermedades laborales, número de casos por accidente colaboradores.
accidentes y ausentismo de trabajo, durante determinado
por enfermedad tiempo con el número de
colaboradores activos dentro
del mismo periodo.

Tabla 4. Seguimiento de Indicadores Fuente: Autoría Propia

En cuanto a la periodicidad del monitoreo esta se debe realizar con base a la severidad en
caso de materializarse el riesgo.

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Tabla 5. Matriz DOFA Ensotec SAS: Autoría Propia

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PLANES DE CONTINGENCIA

ASPECTOS PLAN DE CONTINGENCIA

DEBILIDADES

1. Carga laboral ante el ausentismo de un Se realiza una distribución equitativa en las labores durante la ausencia de un empleado entre
colaborador. los demás colaboradores del área.

2. Cansancio, fatiga por esfuerzo físico Se mejora las condiciones de trabajo ambientales (iluminación, ruido,
durante la jornada laboral. calidad del aire), se asignan horarios para las respectivas pausas activas y se inspecciona los
puestos de trabajo.

3. Falta de personal. Contratar más personal, para evitar la carga laboral, realizar inducciones y capacitaciones para
apoyar los demás procesos de la compañía ante un ausentismo.

4.Falta de implementación de tecnología en Adquirir equipos y sistemas modernos e implementar capacitaciones en el manejo de
los procesos para disminuir la sobrecarga maquinaria y equipos.
laboral.

5. Desmotivación laboral Se implementan actividades de esparcimiento e integración entre trabajadores de las diferentes
áreas teniendo en cuenta la familia.

6. Aceptación en su zona de confort. Se generan charlas para conocer el plan carrera, con el fin de dar a conocer a los empleados los
diferentes procesos para crecer personal y profesionalmente.

7. Comunicación interna deficiente. Dar a conocer los diferentes canales de comunicación en la empresa, divulgar organigrama y
perfiles de cargo.

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8. Rutina en la labor. Disponer de un cronograma de actividades y capacitaciones para adquirir nuevos

conocimientos en las demás áreas.

9.Falta de retroalimentación sobre el Realizar controles de seguimiento de acuerdo al manual de funciones y procesos que se realiza
desempeño de las funciones. en la labor.

10. Clima laboral hostil. Con ayuda del comité de convivencia y el área de Talento Humano generar espacios de
integración e implementar la batería de riesgo psicosocial.

AMENAZAS

1. Regulación normativa ambiental Certificar con la Norma ISO 8000 para el desarrollo, el mantenimiento y la aplicación de
prácticas socialmente aceptables según la normativa ambiental

2. Emergencias sanitarias Mantener la calidad y precios en una oferta económica lineal para mantener la economía de la
organización.

3. Caída de plataformas transaccionales Aperturar nuevos canales transaccionales con el fin de no perder solicitudes a entidades
bancarias, comercio y realizar pagos de una forma cómoda, ágil y tranquila sin afectar la
operación de la empresa.

4.Ataques cibernéticos y robo de Crear el departamento de tecnología con personal idóneo y competente para la elaboración de
información cadenas de información virtual sobre robo de información y confidencialidad.

5.Crisis económicas Elaboración de presupuestos anuales de compras e inversiones con el fin de no afectar la
economía financiera de la organización.

6.Competencia con músculo financiero Generar alianzas con la competencia directa para fortalecer su nicho de mercado ampliando su
robusto crecimiento económico.

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7.Aumento de costos por ausentismo Implementar estudios de seguimientos a los puestos de trabajo con la finalidad de verificar las
perdiendo competitividad en mercado causas del ausentismo.

8. Incremento en los costos de personal y El SG- SST junto con la ARL inspeccionarán los puestos de trabajo de los colaboradores para
aumento en la carga de trabajo detectar los posibles riesgos que afecten su integridad toda vez minimizar el aumento en la
carga laboral.

9. Descenso de la productividad Incentivar con variables monetarias y bonos a los colaboradores de acuerdo a su productividad
con el fin de aumentar la productividad y robustecer el su mercado financiero.

10. Empeoramiento del clima laboral Generar estrategias, programas, acciones de servicios de promoción y prevención para cada
ocupación u oficio y mitigar los ausentismos.
Tabla 6. Planes de Contingencia Ensotec SAS: Autoría Propia

DESCRIPCIÓN DE EFECTOS E IMPACTOS

PILARES DOFA ASPECTOS EFECTOS E IMPACTOS

Capacitaciones al Su efecto es positivo ya que ayuda a la facilidad para desarrollar actividades complejas,
personal de toda la fortalecimiento del perfil profesional de cada colaborador, incremento en la
organización productividad, prevención en los accidentes, incidentes o enfermedades laborales,
permitiendo que la organización explore nuevos servicios o unidades de negocio,
FORTALEZAS incrementando la capacidad de desarrollar muchas más funciones o tareas al interior de
la organización.

El impacto es positivo ya que mejora las condiciones de vida del trabajador, adicional es
un reconocimiento otorgado por la organización a los empleados por el cumplimiento y

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Incentivos a los consecución de las metas propuestas de manera eficaz y adecuada; lo cual aumentaría la
colaboradores productividad económica.

Evaluar las El impacto será positivo ya que al conocer las necesidades se pueden proporcionar
necesidades actuales productos acordes y ampliar el nicho de mercado.
de los clientes.
OPORTUNIDADES

Actividades por parte Su efecto es favorable en la salud de los colaboradores, ya que al reducir los niveles de
de la ARL con fin de estrés se reducen también los índices de ausentismo y daños en el sistema nervioso.
reducir el estrés

Seguimiento por parte Al realizar el debido seguimiento y control a los colaboradores que presentan
de la ARL a los incapacidades, se puede saber con certeza la causa y en dado caso de ser laboral tomar
colaboradores medidas preventivas y correctivas.
incapacitados

Carga laboral ante el Su efecto es negativo al generar una mayor carga laboral generando estrés, impactando la
ausentismo de un salud de los trabajadores.
colaborador.

DEBILIDADES Cansancio, fatiga por La falta de pausas activas y de capacitaciones en riesgo biomecánico (ergonómico),
esfuerzo físico genera un impacto negativo con la probabilidad de que aparezcan casos de enfermedades
durante la jornada laborales.
laboral.

Desmotivación Afecta negativamente con la desvinculación laboral, lo cual genera rotación del personal,
laboral. ya que la curva de aprendizaje requiere tiempo y dinero generando retraso en los objetivos
de la organización.
Falta
retroalimentación

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sobre el desempeño La falta de control y seguimiento en las actividades de los colaboradores genera un
de las funciones. impacto negativo ya que los errores en los procesos se presentan repetitivamente
generando riesgos en la productividad y costos de la compañía.

Aumento de costos El impacto será negativo ya que aumentaría los tiempos de producción y por ende no se
por ausentismo cumpliría con las premisas establecidas por los clientes causando una disminución
perdiendo significativa en las ventas.
AMENAZAS competitividad en
mercado

Incremento en los Afecta negativamente ya que la empresa incurre en mayores gastos médicos, baja
costos de personal y productividad, incrementos en los costos por personal de reemplazo, cobro de
aumento en la carga incapacidades, detención de procesos, pérdida de oportunidades, pago de nóminas y
de trabajo seguridad social.

Descenso de la Su efecto es negativo con ello hay riesgos y consecuencias realmente graves desde
productividad pérdidas económicas, retrasos y errores en la producción, incumplimiento con el
indicador de los objetivos establecidos y por ende un bajo crecimiento económico para la
organización.

Empeoramiento del El clima laboral repercute con efectos negativos en los empleados, en varios casos pueden
clima laboral surgir conflictos, diferencias y hasta peleas, afectando la imagen corporativa de la
organización y con ello disminuir su rendimiento laboral.
Tabla 7. Efectos e impactos Ensotec SAS: Autoría Propia

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Envases Soplados Técnicamente SAS. (2022). Desarrollo y diseño de envases en PET y

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Molinera, Jesús. (2006). Causas, control y análisis nuevas técnicas para si reducción. Madrid,
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