Curso virtual:
Metodología para la Elaboración del
Programa de Gestión Documental
Módulo 2: Formulación del PGD
Unidad 2: Requerimientos para la
Elaboración del PGD
Curso virtual: Metodología para la Elaboración del Programa de Gestión Documental
Módulo 2: Formulación del PGD
Unidad 2: Requerimientos para la Elaboración del PGD
Previo a la elaboración del Programa de Gestión Documental, es necesario identificar los requerimientos normativos,
económicos, administrativos, tecnológicos y gestión del cambio, tal como se presenta a continuación:
Requerimientos Normativos
La entidad debe realizar un reconocimiento y recopilación de la normativa relacionada con la archivística, la ciudadanía
(derechos, protección de datos personales, acceso a la información, restricciones, participación ciudadana, medios electrónicos,
entre otros), la vigilancia y control del estado, la normativa expedida por la entidad o por la cabeza de sector o por la entidad que
vigila y los estándares nacionales e internacionales en Gestión Documental. Como resultado de este requerimiento, es la
construcción de un normograma.
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Unidad 2: Requerimientos para la Elaboración del PGD
Requerimientos Económicos
La entidad debe garantizar la apropiación y ejecución de recursos económicos a través de los planes, programas, proyectos que
desarrolle, por ejemplo, Plan de Acción e Inversión, Plan Institucional de Archivos-PINAR, Planes estratégicos, entre otros. En
este apartado, la entidad debe identificar claramente el presupuesto asignado, la actividad o actividades en las cuales se
invertirá ese presupuesto, permitiendo así, la ejecución, implementación y cumplimiento de objetivos, metas y actividades a
corto, mediano y largo plazo.
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Unidad 2: Requerimientos para la Elaboración del PGD
Requerimientos administrativos
La entidad debe definir un líder y responsables para la elaboración e implementación del Programa de Gestión Documental-PGD,
para esto se elaborará un plan de trabajo y se identificarán los riesgos y controles (Plan de acción). Así mismo, debe contar o
conformar con un equipo interdisciplinario de trabajo (puede ser el mismo del Comité Institucional de Gestión y Desempeño), el
cual debe estar integrado por un miembro de cada una de las áreas o dependencias existentes en la entidad. A este grupo se le
establecen roles, responsabilidades, perfiles y un plan de trabajo con asignación de tiempos y actividades. Así mismo, se debe
asegurar el control, cumplimiento y evaluación de las actividades asignadas y finalmente, la entidad debe definir metodologías
para el aseguramiento de la calidad en gestión documental y de la gestión de las comunicaciones.
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Requerimientos Tecnológicos
La entidad debe identificar las herramientas tecnológicas e infraestructura para la gestión documental, en este caso, se recomienda
apoyarse en el área experta en el tema y verificar si las herramientas existentes son las adecuadas para el sistema. Así mismo, la
entidad debe contar con inventario de sistemas y activos de información; identificar y caracterizar los sistemas de información y
producción documental. También es importante, que la entidad verifique si los sistemas de información electrónica existentes son una
herramienta efectiva que promueva el acceso a la información pública: estrategia de gobierno digital e interoperabilidad; analizar los
proyectos tecnológicos previstos por la entidad y verificar el cumplimiento, restricciones y criterios de aceptación de requisitos
funcionales y no funcionales de medios y herramientas tecnológicas de la entidad.
Dentro de este requerimiento, la entidad debe evaluar los siguientes aspectos: acceso y uso: administración de datos y análisis de
contenidos; captura y administración de correos electrónicos y administrador de contenidos; colaboración y entrega: roles, social
media, información y entorno, mensajería instantánea, teletrabajo y colaboración sincrónica; seguridad y preservación (conexión y
acceso); arquitectura y sistemas: aplicaciones, sitios web, portales; planeación e implantación: planeación estratégica, taxonomía,
gestión de proyectos.
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Unidad 2: Requerimientos para la Elaboración del PGD
Requerimientos de Gestión del cambio
La entidad debe formular las acciones orientadas a las nuevas dinámicas, estrategias y directrices para mejores prácticas; apropiación,
uso y adopción de tecnologías; identificación de obstáculos y adoptar las medidas para eliminar las barreras y la resistencia al cambio;
diseñar mecanismos que reduzcan las percepciones negativas, generen ambientes de confianza para la promoción del cambio. Se
debe coordinar las actividades de capacitación con el área o dependencia que tenga como función y describir los casos de éxito y
mejores prácticas adoptadas por otras entidades.
