Proyecto Gestión Documental

PROYECTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CONTENIDO
1. ASPECTOS GENERALES....................................................................................................2
1.1. Introducción......................................................................................................................3
1.2. Objetivo general...............................................................................................................3
1.2.1. Objetivos específicos..............................................................................................4
1.3. Alcance.............................................................................................................................4
1.4. Justificación......................................................................................................................5
1.5. Metodología......................................................................................................................6
2. FASE I.......................................................................................................................................8
2.1. Actualización de Tablas de Retención Documental y Levantamiento de
Diagnóstico para Instrumentos Archivísticos...........................................................................8
2.1.1. Actualización de Tablas de Retención Documental-TRD..................................8
2.1.2. Levantamiento de Diagnóstico para Instrumentos Archivísticos.....................16
2.2. Tiempo total de ejecución FASE I...............................................................................18
2.3. Costos totales FASE I...................................................................................................19
3. FASE II....................................................................................................................................19
3.1. Actualización de Instrumentos Archivísticos, desarrollo de software para la
Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo y adecuación de infraestructura para
depósito de archivo central......................................................................................................19
3.1.1. Actualización de Instrumentos Archivísticos......................................................20
3.1.2. Software para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo................24
3.2. Tiempo total de ejecución FASE II..............................................................................29
3.3. Costo total ejecución FASE II......................................................................................30
4. FASE III..................................................................................................................................30
4.1. Intervención de Fondos Acumulados, elaboración de Tablas de Valoración
Documental y Digitalización de documentos.........................................................................30
4.1.1 Intervención de Fondos Acumulados........................................................................30
4.1.2. Valoración Documental- Tablas de Valoración Documental................................33
4.1.3. Digitalización...............................................................................................................37
4.2. Tiempo total de ejecución FASE III.............................................................................40
4.3. Costo total de ejecución FASE III................................................................................40
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1. ASPECTOS GENERALES
1.1. Introducción
La gestión documental se presenta como un requerimiento normativo que busca

eficiencia de la administración pública. Con el ánimo de garantizar el derecho de
los ciudadanos, servidores públicos y las entidades del estado a consultar de
manera oportuna y transparente la información producida en el ejercicio de la
gestión pública.
La ley 594 de 2000, en su artículo 11, expresa. Obligatoriedad de la conformación

de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización,
preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad
archivística. Es entonces imperioso generar estrategias que den cumplimiento a lo
descrito en el marco normativo, aportando esfuerzos que garanticen la gestión de
la información y la protección del patrimonio documental.
Son los archivos fuentes testimoniales de la ejecución de funciones en relación

con la misión institucional, convirtiéndolos en una herramienta de control social y
de buen gobierno. Este documento describe una serie de proyectos que buscan
mejoran las condiciones de los archivos en el hospital, buscando la mejora
continua, además de fomentar los principios generales de la funciona archivística,
descrito en el artículo 4 de la ley general de archivo.
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1.2. Objetivo general
Planear los recursos necesarios para subsanar las necesidades archivísticas

descritas en planes de mejora y normatividad vigente. Optimizando las
condiciones de acceso y consulta para los diferentes ciudadanos, funcionarios y
entidades públicas y privadas.
1.2.1. Objetivos específicos
 Facilitar el acceso y consulta de los ciudadanos

 Velar por la integridad de la información y su correcta gestión durante todo
su el ciclo vital.
 Documentar los instrumentos archivísticos descritos en el Decreto 1080 de
2015.
 incorporar tecnologías que optimicen la gestión de la información.
 Intervenir los distintos fondos acumulados, con miras a la construcción del
patrimonio documental de la entidad.
 Mejorar las condiciones de infraestructura en los depósitos de archivo.
 Fomentar la cultura archivística al interior de la entidad.
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1.3. Alcance
El proyecto descrito en este documento se desarrollará en un lapso de tres años,

dando cobertura a las diferentes necesidades archivísticas, documentadas en
planes de mejora, planes de acción y previamente discutidas en el Comité
Institucional de Gestión y Desempeño. Determinando una inversión de $XXXX
Donde se incluyen tres fases con actividades distintas pero consecuentes entre sí.
Se actualizarán la totalidad de los instrumentos archivísticos descritos en el

Decreto 1080 de 2015, además de incorporar un desarrollo tecnológico que
permita controlar la producción de documentos electrónicos de archivo y la
reproducción documental.
Las distintas fases serán contratadas de forma externa y contarán con supervisión
tal como lo dispone el acuerdo 008 de 2018, articulo 8. << (…) La Entidad pública
o la privada que cumple funciones públicas como contratante, deberá contar con
personal que acredite experiencia para llevar a cabo la Supervisión o interventoría
del contrato y diseñar mecanismos efectivos para ejercer control sobre los
procesos y los servicios contratados. Archivo General de la Nación.>>. Adicional a
lo anterior, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño actuará como ente
asesor en la toma de decisiones durante las distintas etapas contractuales y
ejecución de las fases.
Los detalles de ejecución se describen a lo largo del documento, determinando

cronogramas y entregables, de acuerdo con las diferentes etapas. Aportando una
visión clara acerca del cómo abordar cada una de las actividades propuestas.
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1.4. Justificación.
Los motivos que llevan a la intervención de las diferentes problemáticas

archivísticas se fundamentan en dar cumplimiento a la normatividad vigentes,
buscando garantizar el acceso y consulta de los ciudadanos a la información
pública, producto de la ejecución de funciones misionales, facilitativas y esenciales
de la entidad.
En la actualidad no se cuenta con inventarios que permitan determinar la cantidad

exacta de expedientes asociados a las diferentes fases de archivos,
adicionalmente, los instrumentos archivísticos están desactualizados, ocasionando
un distanciamiento en cuanto la realidad de la gestión documental. Dando como
resultado posibles desgastes administrativos que podrían repercutir en tiempo y
recursos asociados a proyectos poco exitosos.
Es fundamental determinar las necesidades e invertir acertadamente en la

solución de estas, permitiendo la construcción un patrimonio documental consiente
y abierto al ciudadano, pilar de la gestión pública y la transparencia.
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1.5. Metodología
Se define una necesidad general, la cual será denominada en adelante como:

Problemática de Gestión Documental y Archivo. Esta será intervenida a través
de tres fases, con una duración entre 10 y 12 meses cada una, durante las
vigencias 2021-2023.
A continuación, se describe la ejecución general de las fases del proyecto:
Fase I.
 Nombre especifico de la fase, Actualización de Tablas de Retención

Documental y Levantamiento de Diagnóstico para Instrumentos
Archivísticos.
 Año de ejecución, 2021
 Duración, 10 meses
 Costo de la fase, $176.000.000
Fase II.
 Nombre especifico de la fase, Actualización de Instrumentos Archivísticos,

desarrollo de software para la Gestión de Documentos Electrónicos de
Archivo y adecuación de infraestructura para depósito de archivo central.
Fase III.
 Nombre especifico de la fase, Intervención de Fondos Acumulados y

elaboración de Tablas de Valoración Documental.
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2. FASE I.
2.1. Actualización de Tablas de Retención Documental y Levantamiento de

Diagnóstico para Instrumentos Archivísticos.
2.1.1. Actualización de Tablas de Retención Documental-TRD
Definición.
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se

asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Alcance.
Las tablas de retención facilitarán la conformación del expediente en Archivo de

Gestión, evitando los fondos acumulados. Este instrumento permitirá controlar los
espacios destinados para los archivos, además de dar cumplimiento a las
disposiciones normativas.
Beneficios
 Facilita la disposición final de los documentos, durante el clico vital.
 Permite acceso a los documentos de forma ágil.
 Garantiza el control de las transferencias documentales en cada una de las

fases del ciclo vital.
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 Controla el crecimiento documental.
 Agiliza la organización de los archivos de gestión.
 La conformación de expedientes conforme al acuerdo 002 de 2014.
 Fomenta el acceso y consulta de documentos, dando cumplimento a la ley

594 de 2000.
 Contempla diferentes soportes documentales.
 Normaliza las políticas archivísticas al interior de la organización.
Normativa aplicable
 Ley 594 de 2000 << Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos
y se dictan otras disposiciones. >>, ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las
tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y
adoptar las respectivas tablas de retención documental.
 Decreto 1072 de 2015 << Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Trabajo>>
Reglamentario del Sector Cultura>>
 Acuerdo 004 de 2019 << Por el cual se reglamenta el procedimiento para la

elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación,
publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales –
RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración
Documental – TVD>>.
 Mini Manual de Tablas de Retención Documental. Versión No. 4.
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Actividades específicas para la elaboración de Tablas de retención Documental.
1. Conformación de Comité Interno de Archivo e integración en comité de MIPG
Este órgano rector tendrá a cargo la toma de decisiones en cuanto a los aspectos
archivísticos del proyecto, siendo el encargado de aprobar los diferentes
instrumentos.
Este se ejecutará en la primera etapa del proyecto, siendo vital para validar todos
los entregables relacionados en esta propuesta.
Se debe contar con una reunión previa del comité de MIPG, donde se establezca
la necesidad de elaborar este tipo de instrumento, así como cualquier otro que
desee elaborarse o actualizarse por parte de la entidad.
ARTICULO 6°. La administración pública en sus diferentes niveles y las entidades

privadas que cumplen funciones públicas, señaladas en el artículo 1º del presente
Acuerdo, para la contratación de los servicios archivísticos de que trata el artículo
14° de la Ley 594 de 2000, deberán verificar y evaluar que las ofertas cumplan los
requisitos administrativos y técnicos, necesarios para adelantar el proceso de
contratación y su posterior ejecución, regulados en el presente Acuerdo, así como
en las demás normas expedidas por el Archivo General de la Nación. Del estudio
realizado se dejará constancia en el expediente del contrato que se adjudique y en
las actas del Comité de Desarrollo Administrativo, o Comité Interno de Archivo,
según corresponda. Acuerdo 008 de 2014.
ARTÍCULO 11º. En la contratación de cualquier servicio archivístico, la

administración pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas que
cumplen funciones públicas, deberán incluir en el contrato una cláusula de calidad
cuya cobertura garantice que el contratista responderá por la calidad de los
10
servicios o productos contratados, hasta tres (3) años después de la liquidación
del contrato. Acuerdo 008 de 2014.
2. Asignación de supervisor o interventor.
ARTICULO 6°. La administración pública en sus diferentes niveles y las

entidades privadas que cumplen funciones públicas, señaladas en el artículo 1º
del presente Acuerdo, para la contratación de los servicios archivísticos de que
trata el artículo 14° de la Ley 594 de 2000, deberán verificar y evaluar que las
ofertas cumplan los requisitos administrativos y técnicos, necesarios para
adelantar el proceso de contratación y su posterior ejecución, regulados en el
presente Acuerdo, así como en las demás normas expedidas por el Archivo
General de la Nación. Del estudio realizado se dejará constancia en el
expediente del contrato que se adjudique y en las actas del Comité de
Desarrollo Administrativo, o Comité Interno de Archivo, según corresponda.
Acuerdo 008 de 2014.
ARTICULO 7°. Para la contratación de cualquiera de los servicios a que se

refieren los artículos 13° y 14° de la Ley 594 de 2000, así como aquellos otros
derivados de las normas que expida el Archivo General de la Nación, la
Entidad contratante deberá incluir en los estudios previos, de manera expresa,
las normas del Archivo General de la Nación que le son aplicables al proceso o
servicio contratado. Acuerdo 008 de 2014.
<< (…) Parágrafo. La Entidad pública o la privada que cumple funciones

públicas como contratante, deberá contar con personal que acredite
experiencia para llevar a cabo la Supervisión o interventoría del contrato y
diseñar mecanismos efectivos para ejercer control sobre los procesos y los
servicios contratados.>>. Artículo 8, acuerdo 008 de 2014.
La entidad deberá indagar si en su planta de personal cuenta con funcionarios

cuya formación académica o perfil se ajuste a lo requerido por el acuerdo 008
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de 2014, de lo contrario es necesario designar un rubro que pueda cubrir este
requerimiento normativo.
3. Conformar equipo para elaboración o actualización de tablas de retención
documental.
Artículo 7°. Equipo interdisciplinario para su elaboración. Las Tablas de Retención

Documental — TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD deben ser
elaboradas por su equipo interdisciplinario, conformado por personas de
diferentes disciplinas tales como: Archivística, Historia, Derecho, Administración
Pública, Ingeniería Industrial, entre otras. Acuerdo 004 de 2019.
Se debe conformar un equipo designado por la entidad, dejando constancia en la

respectiva acta de comité, donde se indique la naturaleza de la decisión y el
alcance de esta. Es necesario plasmar en dicha acta, el perfil del asesor y el
porqué de su escogencia.
4. Cronograma general de ejecución del proyecto y cronograma de entrevistas

documentales.
Este cronograma deberá ser socializado con el comité y supervisado por la

persona asignada según lo dispone el punto 2, de este documento.
5. Compilación de información.
Manuales de funciones, procedimientos, organigrama y normativa interna, planes

de mejora relacionados con la temática, actos administrativos de creación de los
diferentes comités y en general todos aquellos que validen el accionar interno.
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6. Entrevistas a productores documentales.
Se deberá dar cumplimiento a lo plasmado en los cronogramas, documentando a

partir de las funciones y actividades las posibles series y subseries documentales.
7. Compilación de la información para elaborar cuadro de clasificación

documental y fichas de valoración documental.
Una vez identificadas las posibles series y subseries documentales, estas son
socializadas con las respectivas dependencias, para que estas aprueben en cierta
medida su contenido y estructura. En todo caso, estas deben reflejar lo descrito en
el Banco terminológico del Archivo General de la Nación. Esto dará como
resultado, el cuadro de clasificación documental.
8. Elaboración de Tablas de retención Documental.
Una vez valorada cada una de las series y subseries documentales, se debe
plasmar dicha información en el formato de tablas de retención, el cual debe
estar previamente aprobado por el comité interno de archivo.
9. Glosario de series y subseries misionales.
Este actúa como un diccionario que relaciona el sentido o alcance de las series
y subseries documentales que cuenten con carácter misional, siendo estas el
resultado de ejecutar el objeto social de la entidad.
10. Metodología de elaboración.
Este documento da cuentas del paso a paso en la elaboración del instrumento,

indicando su desarrollo, evidenciando las evidencias que lo acompañan.
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11. Aprobación del instrumento.
El comité interno y archivo o el comité e MIPG, debe aprobar el resultado final de

las TRD, las cuales deben estar previamente firmadas por los responsables.
Artículo 8°. Firmas Responsables. Las Tablas de Retención Documental – TRD y

las Tablas de Valoración Documental – TVD deberán ser firmadas por el
Secretario General o funcionario administrativo de igual o superior jerarquía, y por
el responsable del área gestión documental de la entidad. Acuerdo 004 de 2014.
Una vez aprobado se mite acto administrativo que valide dicha decisión.
12. Convalidación.
Artículo 10°. Presentación de las Tablas de Retención Documental – TRD y

Tablas de Valoración Documental – TVD para evaluación técnica y
convalidación. El Secretario General de la entidad o quien haga sus veces,
presentará las Tablas de Retención Documental – TRD o Tablas de Valoración
Documental – TVD, a la instancia competente para su evaluación técnica y
convalidación, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a su aprobación.
PARÁGRAFO. Las instancias competentes para la evaluación técnica y
convalidación de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de
Valoración Documental – TVD son las siguientes:
 El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado, para las entidades del orden nacional, las Alcaldías
Distritales y las Gobernaciones.
 Los Consejos Territoriales de Archivos, para las entidades del orden
territorial (departamento, distrito y municipio) de su respectiva jurisdicción.
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Este proceso requiere anexos técnicos y demás donde se evidencie el esfuerzo
de la entidad para lograr convalidar el instrumento.
13. Capacitación.
Una vez convalidado el instrumento, se procede a capacitar acerca de su uso y

aplicación.
Primeros Entregables de la fase.
1. Tablas de Retención Documental convalidadas por el Consejo

Departamental de Archivo
2. Cuadro de Clasificación Documental
3. Metodología de elaboración de TRD
4. Fichas de Valoración de Series y Subseries
5. Glosario de serie sy subseries misionales y facilitativas.
6. Instructivo de Uso y Aplicación de TRD
7. Registros de Asistencia.
Tiempo de ejecución.
El tiempo de ejecución será de 7 meses, los cuales son únicamente para la

elaboración del instrumento, adicionalmente, se deberá contemplar el tiempo de
convalidación que es de 90 días y 30 días para correcciones en caso de ser
necesarias según concepto técnico emitido por el Consejo Departamental de
Archivo.
15
Con un tiempo total de 11 meses, este tiempo puede ser susceptible a cambios,
esto dependerá de la agilidad con que se desarrollen las entrevistas para la
identificación de las series y subseries documentales.
Artículo 13. Término para la evaluación técnica. Las instancias competentes

tendrán un plazo máximo de hasta noventa (90) días hábiles, para evaluar y emitir
concepto técnico sobre las Tablas de Retención Documental – TRD y las Tablas
de Valoración Documental TVD que le sean presentadas para convalidación. Este
término inicia desde el día siguiente a la radicación de la solicitud de convalidación
de tales instrumentos archivísticos.
PARÁGRAFO 1. Las entidades no podrán aplicar las Tablas de Retención

Documental TRD y las Tablas de Valoración Documental — TVD a las cuales, una
vez surtido el termino de 90 días, no se les ha emitido concepto técnico. Acuerdo
004 de 2019.
ARTÍCULO 11º. En la contratación de cualquier servicio archivístico, la

administración pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas que
cumplen funciones públicas, deberán incluir en el contrato una cláusula de
calidad cuya cobertura garantice que el contratista responderá por la calidad
de los servicios o productos contratados, hasta tres (3) años después de la
liquidación del contrato. Acuerdo 008 de 2014.
2.1.2. Levantamiento de Diagnóstico para Instrumentos Archivísticos.
Definición
Diagnóstico de archivos: procedimiento de observación, levantamiento de

información y análisis, mediante el cual se establece el estado de los archivos
y se determina la aplicación de los procesos archivísticos necesarios.
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Alcance
Este diagnóstico permitirá determinar las necesidades entorno a los

instrumentos archivísticos.
Beneficios
 Conocer el nivel de madurez de la gestión documental

 Determinar las necesidades de inversión a corto, mediano y largo plazo.
Normativa aplicable
y se dictan otras disposiciones. >>.
Reglamentario del Sector Cultura>>, Artículo. 2.8.2.5.8.
Actividades específicas para el levantamiento del diagnóstico
Se tomará un diagnóstico que permita documentar en la segunda fase los

instrumentos: Programa de Gestión Documental, Plan Institucional de Archivos,
Sistema Integrado de Conservación, Modelo de Requisitos para la Gestión de
Documentación Electrónica de Archivos y Política de Gestión Documental.
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Estas encuestas cuentan con preguntas abiertas y cerradas, estipuladas en
categorías de acuerdo con los lineamientos del Archivo General de la Nación; sé
deberán realizar en un tiempo de 10 días hábiles, en los que requerirá la
participación de los funcionarios de carrera administrativa, provisionalidad, libre
nombramiento y contrato de prestación de servicios.
Segundos Entregables de la fase.
 Diagnostico General de PGD Y PINAR

 Diagnostico por dependencias: su finalidad es captar el estado de los
Archivos de Gestión, necesidades de capacitación, conocimientos
generales de procesos y procedimientos archivísticos existentes
 Encuesta de Archivos de Derechos Humanos y Victimas
 Indicadores de Transparencia
 Modelo de madurez de PGD
 Matriz Dofa de PGD
El tiempo de ejecución será de cinco meses, en los cuales incluyen la toma de

encuesta y elaboración del documento consolidado de diagnóstico.
2.2. Tiempo total de ejecución FASE I
Esta fase contará con un total de 11 meses, contados a partir de la firma del acta
de inicio. Tanto las Tablas de Retención Documental como el diagnostico se
desarrollarán de manera simultánea.
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2.3. Costos totales FASE I
Fase Año de Nombre de la fase Entregables Tiempo Costo

ejecució
n
I 2021 Actualización de 1. Tablas de Retención Documental 10
Tablas de Retención convalidadas por el Consejo meses
Documental y Departamental de Archivo $176.000.00
Levantamiento de 2. Cuadro de Clasificación Documental 0
Diagnóstico para 3. Metodología de elaboración de TRD
Instrumentos 4. Fichas de Valoración de Series y
Archivísticos. Subseries
5. Glosario de serie si subseries
misionales y facilitativas.
6. Instructivo de Uso y Aplicación de TRD
7. Registros de Asistencia.
8. Diagnostico General de PGD Y PINAR
9. Diagnostico por dependencias: su
finalidad es captar el estado de los
Archivos de Gestión, necesidades de
capacitación, conocimientos generales de
procesos y procedimientos archivísticos
existentes
10. Encuesta de Archivos de Derechos
Humanos y Victimas
11. Indicadores de Transparencia
12. Modelo de madurez de PGD
13. Matriz Dofa de PGD
3. FASE II
19
3.1. Actualización de Instrumentos Archivísticos, desarrollo de software para
la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo y adecuación de
infraestructura para depósito de archivo central.
3.1.1. Actualización de Instrumentos Archivísticos
Definición.
Instrumentos Archivísticos: Herramientas con propósitos específicos, que tienen

por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la archivística y la
gestión documental.
Alcance
Consiste en documentar los instrumentos archivísticos señalados en el decreto

1080 de 2015, determinando las inversiones a corto, mediano y largo plazo las
necesidades archivísticas y posibles inversiones.
Beneficios
 Conocer el estado actual de los procesos de archivo y la gestión

documental
 Determinar las necesidades y posibles inversiones futuras
 Integridad en diferentes instrumentos archivísticos.
 Conservación y preservación de documentos en soportes electrónicos

 Facilita el acceso y consulta de documentos
 Gestión de los tiempos de retención contemplados en la TRD.
 Estandarización de metadatos
Normativa aplicable
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Actividades específicas para la elaboración de instrumentos archivísticos
Documento del Programa de Gestión Documental:
Se genera documento a partir del diagnóstico aplicado, este documento se

fundamenta en los diferentes referentes normativos, identificando necesidades y
avances reales en el que hacer archivístico de la entidad, se entrega de formato
PDF, Word e impreso. Su vigencia de elaboración se propone a 10 años, tiempo
suficiente para dar cumplimiento a lo descrito en el documento.
Documento de Plan Institucional de Archivos:
Se genera documento a partir del diagnóstico aplicado, este instrumento

archivístico permite generar cambios planificados, articulando y dando un
ordenamiento lógico a los planes y proyectos que en materia archivística formule
la Entidad. Se entrega de formato PDF, Word e impreso. Su vigencia de
elaboración se propone a 4 años.
21
Sistema Integrado de Conservación:
Se genera documento a partir del diagnóstico aplicado, es un conjunto de

estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado
de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier
etapa del ciclo vital. Se entrega de formato PDF, Word e impreso.
Política de Gestión Documental:
Esta política evidencia las características de cumplimiento del PGD, se entrega de

formato PDF, Word e impreso.
Diagnostico para documentar Modelo de Requisitos para la implementación del

Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo:
 Diagnóstico de Modelo de Requisitos para la implementación del Sistema de

Gestión Documental Electrónico de Archivo.
 Compilación de información requerida para documental el modelo.
 Redacción de documento de Modelo de Requisitos para la implementación
del Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo.
Tablas de control de acceso:
Estas se elaboran a partir de la existencia de las tablas de retención documental,

fundamentadas en la ley 1712 de 2014. Determinan el nivel de acceso de los
documentos. Se entrega de formato PDF, Word e impreso.
22
Banco terminológico de tipos, series y subseries documentales:
Es un registro de conceptos o términos, cuyo fin es brindar una herramienta que

facilita información (desde el punto de vista documental) de la entidad para una
buena comprensión de los términos y conceptos ligados a la actividad misional de
la entidad con fundamento en las temáticas del sector al cual pertenece.
Protocolo de eliminación documental:
Se elabora una cartilla que de cuentas de lo descrito en el acuerdo 004 de 2019,

ilustrada, se entrega en formato PDF, se imprimen 25 ejemplares para distribuir en
las diferentes dependencias, la impresión se genera en laser en formato de
cartilla.
Protocolo de Transferencias Documentales:
Se elabora una cartilla que de cuentas de lo descrito en el acuerdo 004 de 2019,

mini manual de TRD, ilustrada, se entrega en formato PDF, se imprimen 25
ejemplares para distribuir en las diferentes dependencias, la impresión se genera
en laser en formato de cartilla.
Protocolo de préstamo de documentos:
Se elabora con forme a lo establecido en las Tablas de Control de Acceso, la ley

1712 de 2014 y el protocolo de atención al ciudadano del Departamento
Administrativo de la Función Pública, se entrega en formato PDF, se imprimen 25
ejemplares para distribuir en las diferentes dependencias, la impresión se genera
en laser en formato de cartilla.
23
 Documento del Programa de Gestión Documental

 Documento de Plan Institucional de Archivos
 Documento del Sistema Integrado de Conservación
 Política de Gestión Documental
 Diagnostico para documentar Modelo de Requisitos para la implementación
del Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo
 Documento Modelo de Requisitos para la implementación del Sistema de
Gestión Documental Electrónico de Archivo
 Tablas de control de acceso
 Banco terminológico de tipos, series y subseries documentales
 Protocolo de eliminación documental
 Protocolo de Transferencias Documentales
 Protocolo de préstamo de documentos
El tiempo de ejecución será de 10 meses, contados a partir de la firma del acta de

inicio.
3.1.2. Software para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
Definición
Software de GDEA: Software que permite el registro de la información generada,

recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad debido
a sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos.
24
Alcance
Son herramientas de software creadas para la gestión de documentos, suelen

rastrear y almacenar documentos electrónicos e imágenes de documentos
escaneadas o digitalizadas. Combina bibliotecas de documentos con índices
almacenados en una base de datos que permite el acceso a la información
contenida en los documentos.
Beneficios
 Preservar documentos, sin ocupar enormes cantidades de espacio como lo

harían en papel, reduciendo el riesgo de incumplimiento a regulaciones
gubernamentales o directrices internas debido a la retención de documentos
establecidos.
 Disminuir los tiempos de búsqueda de información interna, buscar un

documento sea igual de sencillo que realizar una búsqueda en un buscador.
Normativa aplicable
 Normas Moreq<< modelo de requisitos para la gestión de documentos

electrónicos de archivo >>
 Normas Técnica Colombiana NTC 15489-1 <<Información y documentación –

Gestión de documentos>>
25
 Normas Técnica Colombiana NTC 15489- 2 << Información y documentación
– Gestión de documentos >>
 Normas Técnica Colombiana NTC 30301 <<Información y documentación.

Sistemas de gestión para los documentos>>
 Normas Técnica Colombiana NTC 30302<< Información y documentación.

Sistemas de gestión de registros. Directrices para la implementación>>
 Normas Técnica Colombiana NTC 16175-1<<Información y documentación.

Principios y requisitos funcionales para los registros en entornos electrónicos
de oficina. Parte 1: información general y declaración de principios>>
 Normas Técnica Colombiana, NTC 16175-2<< Información y documentación.

Principios y requisitos funcionales para los registros en entornos electrónicos
de oficina. Parte 2: directrices y requisitos funcionales para sistemas de
gestión de registros digitales >>
 Normas Técnica Colombiana NTC 16175-3 <<Información y documentación.

Principios y requisitos funcionales para registros en entornos de oficina. Parte
3: directrices y requisitos funcionales de los registros en los sistemas de
negocio>>
Actividades específicas para la elaboración de Tablas de retención Documental.
Implementación:
Levantamiento de la información (Usuarios, Perfiles, Dependencias, Tablas de

Retención documental, y demás datos necesarios para la correcta implementación
de la herramienta).
26
Instalación:
Instalación Servidor Web

Instalación Servidor Digitalizador
Instalación Servidor Base de datos
Configuración inicial:
Ingreso Usuarios y perfiles

Configuración de dependencias
Configuración de escáner y formatos predefinidos
Configuración Tablas de Retención Documental
Configuración de tipos documentales
Configuración de backup (copia de seguridad)
Puesta en Marcha:
Capacitación:
20 horas capacitación usuarios finales
2 horas capacitación usuario administrador del sistema
salida, Tipificación de documentos)
Módulo de digitalización.
Es una aplicación cliente servidor que digitaliza los documentos recibidos y los
asocia al registro creado desde el módulo de radicación de externa.
Interfaz de Usuario Final.
27
Es una herramienta de uso intuitivo similar a una bandeja de correo electrónico. La
herramienta le permite al usuario administrar diferentes carpetas predefinidas o
personalizadas, donde se almacenan sus documentos de trabajo. Este módulo
permite ordenar o filtrar documentos, facilitando la ubicación rápida de estos. Así
mismo es posible definir y conformar expedientes que le permitan a la entidad
vincular documentos que están relacionados entre sí.
Desde este módulo, el usuario podrá acceder a la imagen digitalizada de un

documento o ingresar en un módulo de vista general con el fin de conocer más
información de este.
Gestión del Documento.
A través de este módulo, se puede conocer en detalle información del documento,

el flujo de trabajo que ha tenido éste desde su ingreso al sistema, se pueden
modificar algunos datos iníciales del registro, tipificarlo, clasificarlo y asociarlo a
las Tablas de Retención Documental relacionadas con las funciones y procesos de
la entidad. Así mismo se puede asociar aquí un documento a un expediente,
anexarle nuevos documentos.
Tablas de Retención Documental.
Esta herramienta permite crear y/o realizar el cargue, ajuste y administración de

las tablas de retención documental, previamente aprobadas y convalidadas por el
ente rector para cada entidad, realizando una aplicación dinámica con el
administrador y los usuarios del sistema, con enfoque de procesos.
Consultas.
28
Permite a los usuarios consultar cualquier documento, a través de diferentes
mecanismos de filtrado, restringe el acceso de acuerdo con los permisos o perfiles
designados por la entidad.
Expedientes Virtuales.
El módulo de Expedientes virtuales que permite a los usuarios observar en línea

las imágenes de los documentos que reposan en el archivo físico cumpliendo con
el principio de orden y procedencia, es decir que se conservan en el orden en que
suceden los hechos. Con esta funcionalidad se logra que la unidad documental o
expediente virtual se conserve en el mismo orden del expediente físico, se logra la
aplicación dinámica de las Tablas de Retención Documental, haciendo partícipe a
los productores de documentos dentro del proceso documental. Este desarrollo ha
facilitado el seguimiento a las diferentes series documentales (ejemplo: series
contratos, investigaciones, historias laborales, entre otras).
Segundos entregables de la fase.
 Software para la Gestión Documental Electrónica de Archivos
Cinco meses, tiempo designado para instalación y capacitación.
3.2. Tiempo total de ejecución FASE II
29
Esta fase contará con un total de 10 meses, contados a partir de la firma del acta
de inicio. Tanto las intervenciones de esta fase se desarrollarán de manera
simultánea.
3.3. Costo total ejecución FASE II
Fase Año de Nombre de la Entregables Tiempo Costo

ejecución fase
II 2022 Actualización de 1.Documento del Programa de Gestión 10 meses $ 319.800.000

Instrumentos Documental
Archivísticos y 2.Documento de Plan Institucional de Archivos
desarrollo de 3. Documento del Sistema Integrado de
software para la Conservación
Gestión de 4. Política de Gestión Documental
Documentos 5. Diagnostico para documentar Modelo de
Electrónicos de Requisitos para la implementación del Sistema
Archivo de Gestión Documental Electrónico de Archivo
6. Documento Modelo de Requisitos para la
implementación del Sistema de Gestión
Documental Electrónico de Archivo
7. Tablas de control de acceso
8. Banco terminológico de tipos, series y
subseries documentales
9. Protocolo de eliminación documental
10. Protocolo de Transferencias Documentales
11. Protocolo de préstamo de documentos
12. Software para la Gestión Documental
Electrónica de Archivos 13. Depósito con
medidas de conservación según acuerdo 049 de
2000
4. FASE III
4.1. Intervención de Fondos Acumulados, elaboración de Tablas de

Valoración Documental y Digitalización de documentos.
30
4.1.1 Intervención de Fondos Acumulados
Definición
Fondo Acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de

organización archivística.
Alcance
Intervención de un Fondo Acumulado con una totalidad de 1.000 Metros Lineales

(ML), equivalentes en promedio a 32.000 carpetas y 4.000 cajas de referencia
X200, como parte de la información administrativa, contable y de historias
clínicas. Esta intervención incluye el material de archivo necesario, el personal
operativo encargado y la digitalización de la documentación que cuente con
características de conservación.
Beneficios
 Evitar perdida y deterioro de la documentación que se encuentra como parte

del Fondo Acumulado.
 Facilitar la búsqueda y recuperación de la información, minimizando tiempo y
recursos.
 Tomar decisiones concretas sobre los documentos y determinar su
Disposición Final gracias a la valoración acertada de la misma.
 Hacer uso racional del espacio que hoy es ocupado por el Fondo Acumulado.
Normativa aplicable
31
y se dictan otras disposiciones. >>
 Acuerdo 002 de 2004 << Por el cual se establecen los lineamientos básicos
para la organización de fondos acumulados>>
Documental – TVD>>
Actividades específicas para la intervención de fondos acumulados
Compilación de información
Manuales de funciones, procedimientos, organigrama y normativa interna. Que

faciliten la reconstrucción de los documentales y de esta forma poder determinar el
tratamiento que se le ha dado a los expedientes.
Para el cumplimiento de esta etapa, se harán solicitudes formales a través de

correo electrónico, y la información deberá ser entregada en soporte electrónico,
esto con el ánimo de evitar consumo de recursos innecesarios.
El tiempo de ejecución de esta actividad será sé dos semanas, a partir del acta de
inicio del contrato.
Diagnóstico de Fondos Acumulados
Se tomará un diagnostico que complemente la información parcial obtenida en el

diagnostico inicialmente propuesto para el desarrollo de la propuesta, este insumo
es vital para concretar temáticas de la intervención.
Se entregará un documento impreso en formatos PDF y WORD.
32
Elaboración y ejecución de Plan de Trabajo Archivístico Integral
Para esta etapa se pondrán en práctica las diferentes soluciones de acuerdo con
la información obtenida en la compilación de la información y el diagnóstico de
fondos acumulados.
Las soluciones deben estar orientadas a ejecutar el proceso de Organización

Documental, no obstante, antes de realizar las fases de la organización
documental se procederá a levantar un INVENTARIO EN ESTADO NATURAL,
con el fin de conocer el estado en que se encuentran las series o asuntos.
 Diagnóstico en Formato PDF y WORD.

 Inventario en estado natural.
 Expedientes ordenados.
 Inventario documental final.
El tiempo de ejecución será de 6 meses, contados a partir de la firma de acta de

inicio.
4.1.2. Valoración Documental- Tablas de Valoración Documental.
Definición
33
Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de
permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
Alcance
Se llevará a cabo la elaboración de Tablas de valoración por periodos u

organigramas de la entidad, determinando la documentación con valor secundario
y la documentación que deberá ser eliminada posterior a la intervención del fondo
acumulado.
Normativa aplicable
y se dictan otras disposiciones. >>
Documental – TVD>>
Compilación de información.
Manuales de funciones, procedimientos, organigrama y normativa interna, planes

de mejora relacionados con la temática, actos administrativos de creación de los
diferentes comités y en general todos aquellos que validen el accionar interno.
34
Revisión de Inventarios Documentales
Se deberá revisar a los inventarios documentales en estado natural y finales

obtenidos de la intervención del fondo acumulado, siendo estos insumos para el
levantamiento de las tablas de valoración.
Compilación de la información para elaborar cuadro de clasificación documental y

fichas de valoración documental.
Una vez identificadas las posibles series, subseries y asuntos documentales, estas
son socializadas con las respectivas dependencias, para que estas aprueben en
cierta medida su contenido y estructura. En todo caso, estas deben reflejar lo
descrito en la normatividad vigentes de acuerdo con la fecha de producción de la
documentación.
Elaboración de Tablas de Valoración Documental.
Una vez valorada cada una de las series, subseries y asunto documental, se debe
plasmar dicha información en el formato de tablas de valoración, el cual debe estar
previamente aprobado por el comité interno de archivo.
Glosario de series, subseries y asuntos misionales.
Este actúa como un diccionario que relaciona el sentido o alcance de las series y
subseries documentales que cuenten con carácter misional, siendo estas el
resultado de ejecutar el objeto social de la entidad.
Memoria descriptiva de elaboración.
35
Este documento da cuentas del paso a paso en la elaboración del instrumento,
indicando su desarrollo, evidenciando las evidencias que lo acompañan.
Aprobación del instrumento.
El comité interno y archivo o el comité e MIPG, debe aprobar el resultado final de

las TRD, las cuales deben estar previamente firmadas por los responsables.
Convalidación.
Artículo 10°. Presentación de las Tablas de Retención Documental – TRD y

Tablas de Valoración Documental – TVD para evaluación técnica y
convalidación. El Secretario General de la entidad o quien haga sus veces,
presentará las Tablas de Retención Documental – TRD o Tablas de Valoración
Documental – TVD, a la instancia competente para su evaluación técnica y
convalidación, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a su aprobación.
PARÁGRAFO. Las instancias competentes para la evaluación técnica y

convalidación de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de
Valoración Documental – TVD son las siguientes:
 El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado, para las entidades del orden nacional, las Alcaldías
Distritales y las Gobernaciones.
 Los Consejos Territoriales de Archivos, para las entidades del orden
territorial (departamento, distrito y municipio) de su respectiva jurisdicción.
36
Este proceso requiere anexos técnicos y demás donde se evidencie el esfuerzo
de la entidad para lograr convalidar el instrumento.
Entregables números 2 de la fase.
 Tablas de Valoración Documental convalidadas por el Consejo Departamental

de Archivo
 Cuadro de Clasificación Documental
 Memoria Descriptiva de elaboración de TRD
 Fichas de Valoración de Series, Subseries y asuntos
 Glosario de series, subseries y asuntos misionales y facilitativas.
11 meses, la ejecución de este instrumento se desarrolla en paralelo con la

intervención del fondo acumulado.
4.1.3. Digitalización.
Definición
Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada

de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y
otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Alcance
Se digitalizarán los documentos que sean intervenidos durante el fondo

acumulado, es parte de los requisitos de la digitalización contar con la
documentación organizada.
37
Ley 594 de 200. Artículo 19. Soporte documental. Las entidades del Estado
podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación
de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático,
óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
a) Organización archivística de los documentos;
b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta

aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y
operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información
contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.
Alistamiento
Este proceso es posterior a la intervención física de los documentos, es decir

cuando estos cuenten con cualidades de archivo tal como lo estipula el acuerdo
002 de 2014.
Definición técnica de digitalización
 Blanco y Negro.
 Tamaño de acuerdo con la tipología documental.
 300 dpi.
 Formato de comprensión PDF
 Se digitalizarán los anversos en los documentos que contengan información
por ambas Caras.
 Digitalizar con OCR (Por expediente)
Indexación
38
Definición de Variables de recuperación de información(metadatos), hasta cuatro
(6) campos de recuperación de información por documento PDF, Seleccionar de
acuerdo con el tipo de documento. Estos serán definidos una vez se dé inicio a al
proceso de digitalización
La digitalización se ejecutará a través del software de gestión documental

electrónica de archivo, adquirido en la segunda fase de este proyecto.
Generación de índices electrónicos: estos serán generados de acuerdo con lo

estipulado por el Archivo General de la Nación.
Control de calidad
Se elaborarán las fichas técnicas de digitalización, las cuales se ejecutan por

expediente o carpeta digitalizada, estas dan cuenta de la información contenida en
cada unidad documental y su estado de calidad, los metadatos de búsqueda,
recuperación de la información, formato, estructura, pixeles, Entre otras.
Estas fichas deberán ser aprobadas por la entidad.
Almacenamiento
La información será almacenada en el servidor de la institución, no obstante, se

aumentará la capacidad de este para garantizar la custodia de la documentación
digitalizada, haciendo entrega de un disco duro de 8TB de capacidad. Esto
permitirá el almacenamiento prolongado de la información relacionada con los
documentos electrónicos y digitalizados.
39
Entregables números 2 de la fase.
 Expedites digitalizados y acoplados en el software de gestión documental

electrónica de archivos.
 Disco duro de 8TB de capacidad.
Seis meses, esta actividad se efectúa una vez terminada la organización de los
expedientes que hacen parte del fondo acumulado.
4.2. Tiempo total de ejecución FASE III
El tiempo total de ejecución será de 11 meses para la totalidad de intervenciones y

entregables de la fase.
4.3. Costo total de ejecución FASE III
Fas Año de Nombre de la fase Entregables Tiemp Costo

e ejecució o
n
III 2023 4.1. Intervención de 1. Diagnóstico en Formato PDF y 10 meses $598.300.00
Fondos Acumulados, WORD. 0
elaboración de Tablas de 2. Inventario en estado natural.
Valoración Documental y 3. Expedientes ordenados.
Digitalización de 4. Inventario documental final.
documentos. 5. Tablas de Valoración
Documental convalidadas por el
Consejo Departamental de Archivo
6. Cuadro de Clasificación
Documental
7. Memoria Descriptiva de
elaboración de TRD
8. Fichas de Valoración de Series,
Subseries y asuntos
9. Glosario de series, subseries y
asuntos misionales y facilitativas.
10. Expedites digitalizados y
40
acoplados en el software de
gestión documental electrónica de
archivos.
11. Disco duro de 6TB
12. Escáner para digitalización
41

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PROYECTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La gestión documental se presenta como un requerimiento normativo que busca

La ley 594 de 2000, en su artículo 11, expresa. Obligatoriedad de la conformación

Son los archivos fuentes testimoniales de la ejecución de funciones en relación

Planear los recursos necesarios para subsanar las necesidades archivísticas

1.2.1. Objetivos específicos

 Facilitar el acceso y consulta de los ciudadanos

El proyecto descrito en este documento se desarrollará en un lapso de tres años,

Se actualizarán la totalidad de los instrumentos archivísticos descritos en el

Los detalles de ejecución se describen a lo largo del documento, determinando

Los motivos que llevan a la intervención de las diferentes problemáticas

En la actualidad no se cuenta con inventarios que permitan determinar la cantidad

Es fundamental determinar las necesidades e invertir acertadamente en la

Se define una necesidad general, la cual será denominada en adelante como:

A continuación, se describe la ejecución general de las fases del proyecto:

 Nombre especifico de la fase, Actualización de Tablas de Retención

 Nombre especifico de la fase, Actualización de Instrumentos Archivísticos,

 Nombre especifico de la fase, Intervención de Fondos Acumulados y

2.1. Actualización de Tablas de Retención Documental y Levantamiento de

2.1.1. Actualización de Tablas de Retención Documental-TRD

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se

Las tablas de retención facilitarán la conformación del expediente en Archivo de

 Facilita la disposición final de los documentos, durante el clico vital.

 Permite acceso a los documentos de forma ágil.

 Garantiza el control de las transferencias documentales en cada una de las

 Agiliza la organización de los archivos de gestión.

 La conformación de expedientes conforme al acuerdo 002 de 2014.

 Fomenta el acceso y consulta de documentos, dando cumplimento a la ley

 Contempla diferentes soportes documentales.

 Normaliza las políticas archivísticas al interior de la organización.

 Acuerdo 004 de 2019 << Por el cual se reglamenta el procedimiento para la

 Mini Manual de Tablas de Retención Documental. Versión No. 4.

1. Conformación de Comité Interno de Archivo e integración en comité de MIPG

ARTICULO 6°. La administración pública en sus diferentes niveles y las entidades

ARTÍCULO 11º. En la contratación de cualquier servicio archivístico, la

2. Asignación de supervisor o interventor.

ARTICULO 6°. La administración pública en sus diferentes niveles y las

ARTICULO 7°. Para la contratación de cualquiera de los servicios a que se

<< (…) Parágrafo. La Entidad pública o la privada que cumple funciones

La entidad deberá indagar si en su planta de personal cuenta con funcionarios

Artículo 7°. Equipo interdisciplinario para su elaboración. Las Tablas de Retención

Se debe conformar un equipo designado por la entidad, dejando constancia en la

4. Cronograma general de ejecución del proyecto y cronograma de entrevistas

Este cronograma deberá ser socializado con el comité y supervisado por la

Manuales de funciones, procedimientos, organigrama y normativa interna, planes

Se deberá dar cumplimiento a lo plasmado en los cronogramas, documentando a

7. Compilación de la información para elaborar cuadro de clasificación

8. Elaboración de Tablas de retención Documental.

10. Metodología de elaboración.

Este documento da cuentas del paso a paso en la elaboración del instrumento,

El comité interno y archivo o el comité e MIPG, debe aprobar el resultado final de

Artículo 8°. Firmas Responsables. Las Tablas de Retención Documental – TRD y

Artículo 10°. Presentación de las Tablas de Retención Documental – TRD y

Una vez convalidado el instrumento, se procede a capacitar acerca de su uso y

Primeros Entregables de la fase.

1. Tablas de Retención Documental convalidadas por el Consejo

El tiempo de ejecución será de 7 meses, los cuales son únicamente para la

Artículo 13. Término para la evaluación técnica. Las instancias competentes

PARÁGRAFO 1. Las entidades no podrán aplicar las Tablas de Retención

ARTÍCULO 11º. En la contratación de cualquier servicio archivístico, la

2.1.2. Levantamiento de Diagnóstico para Instrumentos Archivísticos.

Diagnóstico de archivos: procedimiento de observación, levantamiento de

Este diagnóstico permitirá determinar las necesidades entorno a los

 Conocer el nivel de madurez de la gestión documental