“Año del Fortalecimiento de la Soberanía Nacional”

REQUERIMIENTO PARA LA ADQUISICION DE BIENES

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

1. DENOMINACION DE LA ADQUISICIÓN
Adquisición de un aplicativo del Sistema de Gestión Documental con firma digital, para la gestión administrativa
de la Municipalidad Distrital de Megantoni.

2. FINALIDAD PÚBLICA
Con la Adquisición de un aplicativo web, la Municipalidad Distrital de Megantoni, se obtendrá una herramienta de
gestión empresarial que ayudará a controlar todos los documentos recibidos y emitidos que la municipalidad
maneja, utilizando tecnologías de firmas digitales para lograr que con este proceso se llegue a Cero Papel,
también será accesible para todos los ciudadanos, quienes de esta manera podrán realizar el seguimiento a sus
trámites vía internet, desde la comodidad de sus casas.

ANTECEDENTES
La Oficina de Tecnología de Información de la municipalidad Distrital de Megantoni actualmente no cuenta con
Sistema de Gestión Documental con firma digital.
Debido al avance tecnológico se hace necesario contar con un Sistema de Gestión Documental con firma digital
que se encuentre instalado en el servidor de la institución y así asegurar un funcionamiento ininterrumpido al
servicio de la institución y comunidad en general.

3. OBJETIVO DE LA ADQUISICIÓN
Adquisición de un aplicativo del Sistema de Gestión Documental , que permita al ciudadano pueda realizar el
seguimiento de sus documentos desde cualquier parte de internet. tener una Mesa de Partes Virtual para que el
personal de la Oficina de Trámite Documentario pueda recepcionar documentos virtuales y permita firmar
documentos digitalmente.

4. CARACTERISTICAS Y CONDICIONES DE LOS BIENES A ADQUIRIR.

Descripción y Especificaciones Técnicas

ADQUISICIÓN DE UN APLICATIVO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ÍTEM CANT. CARACTERÍSTICAS

1 01 ADQUISICIÓN DE UN APLICATIVO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El producto debe cubrir mínimamente los siguientes requisitos:

- Aspectos técnicos:
● Entorno servidor:

▪Linux kernel 5.x.

▪ Servidor web: Apache 2.4.x.

● Desarrollo en capas:

▪ Desarrollo sobre la base de MVC 3 o superior.

▪ Lenguaje de programación PHP 7.x o Java

● Base de datos:

▪ SQL estándar.

● Comunicación con el Servidor:

▪ Rest Full
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● Motor de Firma Digital:

▪ Refirma Reniec u otro software de firma digital

● Seguridad:

▪ Cumplir mínimamente con las recomendaciones de seguridad del Top Ten

de Owasp.

El producto debe cubrir mínimamente los siguientes requerimientos:

- MANTENIMIENTOS:

● Gestión de oficinas y dependencias.

Permite el registro de la estructuración orgánica de la entidad y los jefes o
responsables.
● Gestión de personas a través de servicios de RENIEC.
Permite el registro de datos personales tales como nombres, apellidos, dni, etc y datos
laborales como a que oficina pertenece.
● Gestión de tipos de documentos.
Permite el registro de Informes, Oficios, Memorandums, Cartas, Solicitudes, etc
● Gestión de TUPA.
Permite la integración con el TUPA (Texto Único de Procesos Administrativos) de la
entidad, plazos de atención y ruta del recorrido.
● Gestión de trámites directos.
Permite la gestión de tipos de trámites que van a las oficinas de manera directa.
● Gestión de responsables por oficina y dependencia.
Registro de Personas que pueden ser responsables y manejar varias oficinas /
dependencias a la vez.
● Gestión de dependencias externas.
Registro de entidades externas a las que se le puede enviar documentos
● Gestión de plantillas de documentos.
Permite el diseño de formatos de documentos para facilitar la elaboración de
documentos

- SEGURIDAD:
● Gestión de usuarios del sistema.
A través de este módulo se podrá generar usuarios, dar alta y baja de ellos y habilitar el
perfil respectivo.
● Gestión de perfiles y roles de usuario del sistema.
Permite crear perfiles dinámicos, que distintos tipos de usuario tengan acceso a
distintos módulos.
● Gestión de accesos al sistema
Registra todos los accesos y módulos que el Sistema tiene.
● Gestión de tickets de soporte técnico HelpDesk.
Gestión de Tickets de ayuda, los cuales se registran por todos los usuarios, teniendo
banderas de estado para indicar cuales fueron atendido y cuáles no.
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● Gestión y automatización de backups.
Gestión automática de Backups para que estos sean sacados manual (cuándo se
requiera) y automáticamente.(tiempos periódicos)

- PROCESOS:
● Gestión de mesa de partes virtual.
Plataforma pública de acceso al ciudadano para recibir sus documentos escaneados,
incluye el registro de requisitos y seguimiento de cada expediente.
● Gestión y registro de expedientes externos.
Permite el registro de expedientes provenientes de entidades que están fuera
(externas).
● Gestión y registro de documentos emitidos.
Permite que se emita, envíe documentos hacía otras oficinas.
● Gestión y registro de documentos recibidos.
Permite que se gestione y registre todos los documentos que llegan a una oficina,
teniendo 2 bandejas, los nuevos documentos y los documentos recibidos.
● Gestión y registro de trámites personales.
Permitirá el registro de trámites propios del personal hacía oficinas distintas a las que
pertenece para ciertos trámites fijos (configurados) ejemplo: Solicitud de Constancias de
Trabajo hacia la Oficina de Recursos Humanos, etc
● Gestión de la derivación / asignación de documentos.
Permite que el sistema pueda ser enviado (derivado) a otra oficina para su atención y
asignado al personal que pertenece en la oficina para su posterior atención.
● Búsqueda de documentos recibidos/emitidos.
El sistema deberá tener la opción de buscar los documentos de manera rápida, y con
los filtros respectivos.

● Consulta del seguimiento de trámites y expedientes administrativos

Deberá contar con el seguimiento interno / externo de los documentos y expedientes
registrados, para el seguimiento externo no será necesario tener usuario y será abierto
al público.
● Subida/Adjuntar archivos digitalizados.
El sistema permitirá subir documentos digitalizados, los cuales deberán tener la
seguridad requerida para que sólo se pueda subir extensiones de archivos permitidos.
● Generación y edición de documentos para su exportación a formato PDF.
Deberá contar con plantillas para los tipos de documentos los cuales se podrán editar y
generar en formato PDF.
● Control de TUPA y plazos de atención.
El sistema permite el registro de los procedimientos administrativos, los plazos de
atención y la ruta del recorrido del sistema.
● Firma digital de documentos a través de la plataforma Refirma de RENIEC.
Gestionar la firma digital mediante la plataforma Refirma el cuál deberá estar integrada
al sistema.
● Chat interno institucional.
El sistema deberá contar con un medio de comunicación interna / institucional para
todos los usuarios.
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- PROCESOS:
● Uso del Firmador Re Firma integrado al sistema.
El sistema deberá integrar un firmador gratuito, en este caso el ReFirma de Reniec, el
cual deberá estar configurado para su uso dentro del sistema.
● Bandeja de documentos firmados digitalmente.
Deberá contar con una bandeja de los documentos que están firmados y los pendientes
de firma.

- REPORTES:
● Estadísticas en formato gráfico:

▪ Documentos recibidos / documentos emitidos.

▪ Documentos recibidos por estado.

▪ Documentos recibidos / emitidos por rango de fechas y personas.

▪ Cantidad de documentos emitidos por oficina / dependencia y persona.

● Documentos recibidos por rango de fecha, estado y oficina / dependencia.

● Documentos emitidos por rango de fecha, estado y oficina / dependencia.

● Documentos no respondidos.

● Alerta de documentos con silencio administrativo.

● Exportación de reportes a Excel, PDF.

- CARACTERÍSTICAS ADICIONALES:

● Uso del Firmador Re Firma integrado al sistema.

El sistema deberá integrar un firmador gratuito, en este caso el ReFirma de Reniec, el
cual deberá estar configurado para su uso dentro del sistema.
● Bandeja de documentos firmados digitalmente.
Deberá contar con una bandeja de los documentos que están firmados y los pendientes
de firma.

- DOCUMENTACIÓN
● Código Fuente

● Documentación Técnica

● Manuales de Uso

4.01. Obligaciones de Contratista

 El contratista es el único responsable de cumplir con la contratación, no pudiendo transferir esa
responsabilidad a terceros.
 El contratista deberá de entregar los bienes, conforme a las características técnicas requeridas y
condiciones establecidas.
 El contratista se hará cargo de los costos que ocasiones el traslado al lugar de entrega y la
instalación de los bienes.
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4.02. Transporte del Material o Bien
El contratista se hará cargo del transporte con maquinaria servida y transportar el material con el cuidado
respectivo, afín de evitar deterioro, así como de las inclemencias de la naturaleza (lluvia, exposición al sol y
otros).

4.03. Lugar de la Entrega

 En el almacén central de la Municipalidad Distrital de Megantoni.
 La entrega de los bienes es única.
4.04. Plazo de Entrega del Bien
El plazo de entrega de los bienes no excederá los treinta (30) días calendario contabilizados a partir del día
siguiente de notificación de la orden de compra, según el siguiente detalle:

Plazo de
Ejecución
Producto Inicio del Plazo
(días
calendario)
Día siguiente de la notificación de orden de
Plan de trabajo 5
compra.
Entregable del aplicativo del Sistema de Día siguiente de la notificación de orden de
Gestión Documental con firma digital para 25 compra y facilidades a ser provistos por La
la Municipalidad Distrital de Megantoni.. Entidad.

4.05. Reposición de Bien Defectuoso

El cambio del bien por defectos de fábrica, debe ser remplazado en un plazo no mayor a 20 días calendario,
a partir del día siguiente de la observación.

5. REQUISITOS Y RECURSOS DEL PROVEEDOR O CONTRATISTA

 El Postor o Proveedor deberá cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:
 Ficha RUC activo y vigente.
 DNI.
 Estar inscrito y habilitado dentro del registro nacional de proveedores (RNP).
 Ficha de CCI autorizado.
 Declaración jurada (de no estar impedido a contratar con el estado).

6. OTRAS CONSIDERACIONES PARA LA EJECUCION DE LA ADQUISICIÓN

6.01. Confidencialidad

El Postor o Proveedor deberá guardar confidencialidad sobre los aspectos relacionados a la adquisición no
encontrándose autorizado por la entidad para la divulgación de información referida a la adquisición, todo
dentro del marco legal.

6.02. Medidas de Control (Supervisión del cumplimiento de la adquisición)

El Postor o Proveedor deberá ceñirse dando cumplimiento a las especificaciones técnicas, control
de calidad que se dará al momento de la entrega de los materiales y a los protocolos sanitarios
establecida por la oficina de almacén central de la municipalidad distrital de Megantoni.

6.03. Conformidad

La conformidad de la adquisición será otorgada por el área usuaria, mediante informe, con firmas
del jefe de la Oficina de Tecnología de Información y verificación del área de Almacén Central de
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la Municipalidad Distrital de Megantoni (MDM), dentro de un plazo máximo de (5) cinco días
calendario de producida la recepción de los entregables.
Para que el Material sea considerado como una entrega conforme, el proveedor deberá haber
cumplido con las especificaciones técnicas de lo solicitado y haber entregado el bien.
6.04. Forma de Pago
Pago único.

6.05. Penalidades
En caso de retraso injustificado en la ejecución de las prestaciones objeto del contrato, la
Municipalidad Distrital de Megantoni le aplicará al contratista una penalidad por cada día de atraso,
hasta por un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato vigente, o,
de ser el caso del ítem que debió ejecutarse.

La penalidad diaria se aplicará automáticamente y se calculará de acuerdo a la siguiente

fórmula:

Penalidad diaria = 0.10 x Monto Vigente

F x Plazo Vigente

Donde F:
Para plazos menores o iguales a 60 días F=0.40.
Para plazos mayores a 60 días F=0.25.

6.06. Protocolos y medidas sanitarias

Lineamientos para su entrega y/o recepción – COVID 19
- De acuerdo a los lineamientos de prevención y control frente a la propagación de COVID -19 en
la ejecución de obras de construcción, establecidos según resolución ministerial N.º 085-2020-
vivienda y D.S N.º 103-2020-EF, tanto para entidades públicas y privadas
- Es necesario que en cada una de las fases de movimiento de material desde su carguío,
transporte y entrega en almacén de la entidad; el contratista ha de cumplir con las medidas de
protección necesarios al fin de evitar cualquier tipo de contagio R.M. N.º 239-2020-MINSA.