Primera hoja

3.1 Actividad de reflexión inicial:

¿Qué son las tecnologías de la información?

tecnología de la información refiere al uso de equipos de telecomunicaciones y computadoras

(ordenadores) para la transmisión, el procesamiento y el almacenamiento de datos. La noción
abarca cuestiones propias de la informática, la electrónica y las telecomunicaciones.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje.

Introducción -la introducción es una sección inicial cuyo propósito principal es contextualizar el
texto fuente o reseñado y que está expuesto a continuación, en general en forma de cuerpo o
desarrollo del tema, y posteriormente conclusiones.

Propósito-Un propósito es la intención o el ánimo por el que se realiza o se deja de realizar una
acción.

gestión documental-, es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los
documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización.

Objetivos-el fin al que se desea llegar o la meta que se pretende lograr. Es lo que impulsa al
individuo a tomar decisiones o a perseguir sus aspiraciones.

Alcance-El alcance de un proyecto es la suma de todos los productos y sus requisitos o

características. Se utiliza a veces para representar la totalidad de trabajo necesitado para dar por
terminado un proyecto.

archivos total-referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

sistema de información-Un sistema es "un objeto complejo cuyas partes o componentes se

relacionan con al menos alguno de los demás componentes puede ser material o conceptual.

• ¿para qué se debe implementar un PGD en cualquier institución pública o privada?

Un PGD se debe implementar para asegurar que el manejo y organización de la documentación
que es producida por las entidades sea llevado a cabo de manera eficiente, eficaz y efectiva, con el
objeto de cerciorar la producción, trámite, utilización y durabilidad de la misma.

• ¿Cuáles son los objetivos del programa de gestión documental?

Los objetivos de un SGD son los siguientes: Coordinar y controlar las actividades específicas que
afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.
Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.

•La gestión documental comprende procesos que integran el concepto del archivo total

La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de
documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción
o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los
documentos.

¿Por qué es conveniente contemplar en ellos el uso de nuevas tecnologías?

Actualmente las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) están presentes en todos

los ámbitos de la vida cotidiana. Su uso extensivo ha revolucionado las formas tradicionales de
acceder a la información, de comunicarse y de relacionarse, facilitando mucho las tareas del día a
día.

¿Qué pasos seguiría para el desempaque de la correspondencia que llega?

•En que consiste el proceso de radicación de documentos?

Es un proceso por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o de
envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos que establezca la ley.

•Que es el manual de gestión documental y cuál es su importancia.

El Manual de gestión documental se establece como un instrumento de información en el que se

consignan en forma metódica las técnicas de organización de la información registrada en
documentos soporte papel; técnicas que se deben seguir para la realización de los procesos de
gestión documental de la Institución.

APRENDIZ

Arnold estiven Rendón Martínez.