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Metodología para la Elaboración del

Programa de Gestión Documental

Módulo 1: Fundamentos Generales

de la Gestión Documental
Unidad 1: Conceptualización del PGD
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Módulo 1: Fundamentos Generales de la Gestión Documental

Unidad 1: Conceptualización del PGD

Para entender el proceso de elaboración del Programa de Gestión Documental-PGD, se deben entender los
siguientes conceptos:

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Es el instrumento Archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático
de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación (AGN, 2014).
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Módulo 1: Fundamentos Generales de la Gestión Documental

Unidad 1: Conceptualización del PGD
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Módulo 1: Fundamentos Generales de la Gestión Documental

Unidad 1: Conceptualización del PGD

GESTIÓN DOCUMENTAL
La Gestión Documental es entendida como “el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el
objeto de facilitar su utilización y conservación”. (Acuerdo 027 de 2006).

El ámbito de aplicación de la Gestión Documental debe darse en las siguientes instancias:

Entidades del estado en distintas ramas

del poder y demás organismos regulados
por la Ley 594/2020.
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Unidad 1: Conceptualización del PGD

TIPOS DE INFORMACIÓN
La Gestión Documental se aplica a:
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Unidad 1: Conceptualización del PGD

La anterior información puede ser producida en:

• Documentos de Archivo (físicos y electrónicos).
• Archivos institucionales (físicos y electrónicos).
• Sistemas de Información Corporativos.
• Sistemas de Trabajo Colaborativo.
• Sistemas de Administración de Documentos.
• Sistemas de Mensajería Electrónica
• Portales, Intranet y Extranet.
• Sistemas de Bases de Datos.
• Discos duros, servidores, discos o medios portables,
cintas o medios de video y audio (análogo o digital).
• Cintas y medios de soporte (backup o contingencia).
• Uso de tecnologías en la nube
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Unidad 1: Conceptualización del PGD

• La Gestión Documental está asociada a la actividad administrativa del Estado, al

cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas sus entidades, por
lo tanto, la responsabilidad y coordinación están a cargo de:
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Unidad 1: Conceptualización del PGD

Etapas de la Gestión Documental

Para asegurar una adecuada gestión documental en las entidades del estado, se deben tener en cuenta las siguientes etapas:
(Artículo 2.8.2.5.7. del Decreto 1080 de 2015)

• 1. Creación: Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados, en los cuales se
determine su identificación, formato y características.

• 2. Mantenimiento: Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la integridad técnica, estructural y
relacional de los documentos en el sistema de gestión documental, así como sus metadatos.

• 3. Difusión: Abarca el establecimiento de los requisitos para el acceso, consulta, recuperación, clasificación de acceso y
visualización de los documentos.

• 4. Administración: Hace referencia a los procedimientos que permitan administrar todas las operaciones relativas a los
documentos, tanto funcionalmente como dentro del sistema de gestión documental, o cualquier sistema de información.
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Metodología para la Elaboración del
Programa de Gestión Documental

Módulo 1: Fundamentos Generales

de la Gestión Documental
Unidad 2: Normatividad Archivística
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Módulo 1: Fundamentos Generales de la Gestión Documental

Unidad 2: Normatividad Archivística

ACTO ADMINISTRATIVO ASUNTO EXPEDIDO POR

Constitución Política de
Artículo 74. Acceso a los documentos El Congreso de Colombia
Colombia
Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan
Ley 80 de 1989 El Congreso de Colombia
otras disposiciones
Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas
Ley 527 de 1999 El Congreso de Colombia
digitales, y se establecen las entidades de certificación y se
dictan otras disposiciones.
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
Ley 594 de 2000 El Congreso de Colombia
dictan otras disposiciones.
Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
Ley 1474 de 2011 mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de El Congreso de Colombia
corrupción y la efectividad del control de la gestión pública
Por el cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo
Ley 1437 de 2011 El Congreso de Colombia
y de lo Contencioso Administrativo
Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se
Ley 1564 de 2012 El Congreso de Colombia
dictan otras disposiciones
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Unidad 2: Normatividad Archivística

Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de

Ley 1581 de 2012 El Congreso de Colombia
datos personales
Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de
Ley 1712 de 2014 Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras El Congreso de Colombia
disposiciones.
Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y
Decreto 2527 de 1950 se conduce valor probatorio a las copias fotostáticas de los La Presidencia de la República
documentos microfilmados.
Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,
Decreto 019 de 2012 procedimientos y trámites innecesarios existentes en la La Presidencia de la República
Administración Pública
Por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999,
Decreto 2364 de 2012 Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones
Por el cual se establecen los lineamientos generales para la
Decreto 2482 de 2012 La Presidencia de la República
integración de la planeación y la gestión
Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de
Decreto 2573 de 2014 Gobierno en Línea, se reglamentan parcialmente la Ley 1341 de 2009, La Presidencia de la República
y se dictan otras disposiciones

Decreto 1080 de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Ministerio de Cultura de Colombia
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Unidad 2: Normatividad Archivística

Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único
Departamento Administrativo de la Función
Decreto 1499 de 2017 Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el
Pública
Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015.
Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en la
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la República
Administración Pública
Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de
2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación,
Acuerdo 004 de 2013 Archivo General de la Nación
evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención
Documental y las Tablas de Valoración Documental.
Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación,
Acuerdo 005 de 2013 ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y Archivo General de la Nación
privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación,
Acuerdo 002 de 2014 conformación, organización, control y consulta de los expedientes de Archivo General de la Nación
archivo y se dictan otras disposiciones.
Circular Externa 002 de 2012 Adquisición de herramientas tecnológicas de gestión documental Archivo General de la Nación
Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y
Circular Externa 005 de 2012 comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero Archivo General de la Nación
papel
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Programa de Gestión Documental

Módulo 2: Formulación del PGD

Unidad 1: Definición de la Política
de Gestión Documental
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Módulo 2: Formulación del PGD

Unidad 1: Definición de la Política de Gestión Documental

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

En primera instancia, en necesario conocer el término Política, el cual se refiere a las orientaciones o directrices que rigen la
actuación de una persona o entidad en un asunto o campo determinado, según la Real Academia Española.
La Política de Gestión Documental es la visión o norte de lo que quiere lograr la entidad en materia de gestión documental y
su formulación debe realizarse previo a la elaboración del Programa de Gestión Documental.

Para asegurar una adecuada Gestión Documental en las entidades del Estado, se debe formular una Política de Gestión
Documental, ajustada a la normativa que regula la entidad, alineada con el Plan Estratégico, el Plan de Acción y el Plan
Institucional de Archivos-PINAR, y deberá estar documentada e informada a todo nivel.
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Módulo 2: Formulación del PGD

Unidad 1: Definición de la Política de Gestión Documental

Los componentes que debe incluir la Política de Gestión Documental son los siguientes
(Artículo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015):

Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas.

· Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.

· Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información,
independiente de su soporte y medio de creación.

· Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.

· La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de archivo, las oficinas
de planeación y los productores de la información.
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Unidad 1: Definición de la Política de Gestión Documental

PRERREQUISITOS PARA LA ELABORACIÓN DEL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Los principales prerrequisitos para elaborar este instrumento archivístico se mencionan a continuación:

1. Formular la política de gestión documental constituida por los componentes descritos, ajustada a la normatividad
que regula la entidad, aprobada por la alta dirección y documentada e informada a todo nivel.
2. Designar la responsabilidad de la administración y el control de la gestión documental en la entidad al área o
dependencia correspondiente, acorde con el artículo 10 de la Ley 594 de 2000.
3. Conformar un equipo de profesionales de diferentes disciplinas para lograr armonizar el PGD con los demás
sistemas de gestión de la entidad.
4. Realizar un Diagnóstico Integral de Archivo teniendo como marco los procesos archivísticos que permita identificar y
evaluar los aspectos críticos de la gestión documental de la entidad.
5. Contar con el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, como instancia asesora ante la alta dirección de la
entidad.
6. Cuadros de Clasificación Documental-CCD y Tablas de Retención Documental-TRD.
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Módulo 2: Formulación del PGD

Unidad 1: Definición de la Política de Gestión Documental

PARTICIPACIÓN DE LAS ÁREAS PARA LA

ELABORACIÓN DEL PGD
La formulación, aprobación, publicación,
implementación y control del Programa de
Gestión Documental-PGD implica la coordinada
participación del área de archivo con las demás
áreas funcionales:
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Módulo 2: Formulación del PGD

Unidad 2: Requerimientos para la
Elaboración del PGD
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Módulo 2: Formulación del PGD

Unidad 2: Requerimientos para la Elaboración del PGD

Previo a la elaboración del Programa de Gestión Documental, es necesario identificar los requerimientos normativos,
económicos, administrativos, tecnológicos y gestión del cambio, tal como se presenta a continuación:

Requerimientos Normativos
La entidad debe realizar un reconocimiento y recopilación de la normativa relacionada con la archivística, la ciudadanía
(derechos, protección de datos personales, acceso a la información, restricciones, participación ciudadana, medios electrónicos,
entre otros), la vigilancia y control del estado, la normativa expedida por la entidad o por la cabeza de sector o por la entidad que
vigila y los estándares nacionales e internacionales en Gestión Documental. Como resultado de este requerimiento, es la
construcción de un normograma.
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Módulo 2: Formulación del PGD

Unidad 2: Requerimientos para la Elaboración del PGD

Requerimientos Económicos
La entidad debe garantizar la apropiación y ejecución de recursos económicos a través de los planes, programas, proyectos que
desarrolle, por ejemplo, Plan de Acción e Inversión, Plan Institucional de Archivos-PINAR, Planes estratégicos, entre otros. En
este apartado, la entidad debe identificar claramente el presupuesto asignado, la actividad o actividades en las cuales se
invertirá ese presupuesto, permitiendo así, la ejecución, implementación y cumplimiento de objetivos, metas y actividades a
corto, mediano y largo plazo.
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Módulo 2: Formulación del PGD

Unidad 2: Requerimientos para la Elaboración del PGD

Requerimientos administrativos
La entidad debe definir un líder y responsables para la elaboración e implementación del Programa de Gestión Documental-PGD,
para esto se elaborará un plan de trabajo y se identificarán los riesgos y controles (Plan de acción). Así mismo, debe contar o
conformar con un equipo interdisciplinario de trabajo (puede ser el mismo del Comité Institucional de Gestión y Desempeño), el
cual debe estar integrado por un miembro de cada una de las áreas o dependencias existentes en la entidad. A este grupo se le
establecen roles, responsabilidades, perfiles y un plan de trabajo con asignación de tiempos y actividades. Así mismo, se debe
asegurar el control, cumplimiento y evaluación de las actividades asignadas y finalmente, la entidad debe definir metodologías
para el aseguramiento de la calidad en gestión documental y de la gestión de las comunicaciones.
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Módulo 2: Formulación del PGD

Unidad 2: Requerimientos para la Elaboración del PGD

Requerimientos Tecnológicos
La entidad debe identificar las herramientas tecnológicas e infraestructura para la gestión documental, en este caso, se recomienda
apoyarse en el área experta en el tema y verificar si las herramientas existentes son las adecuadas para el sistema. Así mismo, la
entidad debe contar con inventario de sistemas y activos de información; identificar y caracterizar los sistemas de información y
producción documental. También es importante, que la entidad verifique si los sistemas de información electrónica existentes son una
herramienta efectiva que promueva el acceso a la información pública: estrategia de gobierno digital e interoperabilidad; analizar los
proyectos tecnológicos previstos por la entidad y verificar el cumplimiento, restricciones y criterios de aceptación de requisitos
funcionales y no funcionales de medios y herramientas tecnológicas de la entidad.

Dentro de este requerimiento, la entidad debe evaluar los siguientes aspectos: acceso y uso: administración de datos y análisis de
contenidos; captura y administración de correos electrónicos y administrador de contenidos; colaboración y entrega: roles, social
media, información y entorno, mensajería instantánea, teletrabajo y colaboración sincrónica; seguridad y preservación (conexión y
acceso); arquitectura y sistemas: aplicaciones, sitios web, portales; planeación e implantación: planeación estratégica, taxonomía,
gestión de proyectos.
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Módulo 2: Formulación del PGD

Unidad 2: Requerimientos para la Elaboración del PGD

Requerimientos de Gestión del cambio

La entidad debe formular las acciones orientadas a las nuevas dinámicas, estrategias y directrices para mejores prácticas; apropiación,
uso y adopción de tecnologías; identificación de obstáculos y adoptar las medidas para eliminar las barreras y la resistencia al cambio;
diseñar mecanismos que reduzcan las percepciones negativas, generen ambientes de confianza para la promoción del cambio. Se
debe coordinar las actividades de capacitación con el área o dependencia que tenga como función y describir los casos de éxito y
mejores prácticas adoptadas por otras entidades.
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Programa de Gestión Documental

Módulo 3: Procesos de la Gestión

Documental
Unidad 1: Lineamientos para los procesos
de la Gestión Documental
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Módulo 3: Procesos de la Gestión Documental

Unidad 1: Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental

En la Gestión Documental se debe contemplar como mínimo los siguientes procesos estipulados en el Artículo 2.8.2.5.9 del
Decreto 1080 de 2015:
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Módulo 3: Procesos de la Gestión Documental

Unidad 1: Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental

Para comprender los procesos de la Gestión Documental a continuación se realiza la descripción de cada uno de ellos y tenga en cuenta
las siguientes recomendaciones para la redacción:

Para elaborar cada uno de los procesos se debe tener en cuenta el contexto y realidad institucional, en los aspectos
administrativos, tecnológicos, técnicos, normativos y gestión del cambio. (¿Qué hacemos?)

Emplear dentro de la descripción de cada proceso, verbos en presente, puesto que se describe lo que en la actualidad realiza la
entidad en materia de gestión documental (¿Cómo lo hacemos?)
Ejemplo: Se ordena, se cuenta con, se realiza, se usa, etc.

No se deben incluir las definiciones de cada proceso, ya que se cuenta con un documento referente elaborado por el AGN.

Si el proceso de la gestión documental se ha desarrollo en manuales, guías u otros documentos, se debe hacer referencia cruzada
de ellos dentro del proceso; es decir, que no es necesario transcribir la información.
Ejemplo: Proceso de Transferencia: ver en: GSA-I-01 Instructivo de Transferencias Documentales en el Sistema Integrado de
Gestión.
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Módulo 3: Procesos de la Gestión Documental

Unidad 1: Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental

Procesos de la Gestión Documental:

Según el artículo 2.8.2.5.9., los procesos de la Gestión Documental que se deben elaborar son como mínimo los siguientes:

A. Planeación
Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento
con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos,
análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.
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Módulo 3: Procesos de la Gestión Documental

Unidad 1: Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental

Los siguientes son ejemplos del proceso de planeación, que facilitan su comprensión.

ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Todos los documentos de la entidad X están precedidos de un estudio que identifica
los requerimientos de seguridad y preservación, los acuerdos de confidencialidad y los
ADMINISTRACIÓN lineamientos determinados para garantizar el acceso a la información acorde a la
DOCUMENTAL normatividad vigente. Se tendrán en cuenta las siguientes directrices:

1. Se elabora un plan de trabajo para la implementación de los instrumentos

archivísticos de la entidad.
2. Se actualiza el plan de administración de riesgos del PGD.
3. Se crean y se actualizan los procedimientos de la Gestión Documental.
DIRECTRICES 4. Se elabora una matriz de costos para la implementación del PGD.
PRODUCCIÓN
DOCUMENTAL
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Módulo 3: Procesos de la Gestión Documental

Unidad 1: Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental

B. PRODUCCIÓN:
Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad,
área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.
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Unidad 1: Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental

Los siguientes son ejemplos del proceso de producción, que facilitan su comprensión.

• La producción de documentos en los diferentes medios y soportes, papel y digital, corresponde al desarrollo de las
ESTRUCTURA DE LOS actividades de la entidad, en consonancia con los sistemas de gestión existentes.
DOCUMENTOS • Para ello se cuenta con un procedimiento para la creación y recepción de documentos que incluye entre otros
lineamientos los siguientes:
• Para la impresión de documentos en papel se usa papel blanco de 75gr. y tinta negra para las comunicaciones
oficiales o color para informes u otros que así lo requieran.
• No se usan tipos de letra menores de 12 puntos para aquellos documentos que requieran ser escaneados o
FORMA DE PRODUCCIÓN microfilmados.
O INGRESO • La impresión se realiza a doble cara.
• La elaboración de los documentos se hace en soporte papel, formatos carta y oficio.
• Los elementos de diplomática documental que se usa son el logotipo de la entidad y pie de página con información
del contacto institucional.
• El control de versiones y actualizaciones de los formatos se realiza a través del área de calidad o quién haga sus veces
en la entidad.
• Los formularios tienen su instructivo para el diligenciamiento los cuales son controlados de acuerdo con lo
ÁREAS COMPETENTES establecido en el sistema de gestión de calidad.
PARA EL TRÁMITE • Solamente firman los documentos el representante legal de la entidad y los jefes de cada dependencia. El registro y
radicación se hacen conforme con lo establecido en el acuerdo 060 de 2001.
• El registro captura del documento se hace través del sistema.
• Se tiene una sede electrónica para la centralización multicanal de atención al ciudadano.
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Módulo 3: Procesos de la Gestión Documental

Unidad 1: Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental

C. GESTIÓN Y TRÁMITE
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o
delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para la consulta de los documentos, el
control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
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Módulo 3: Procesos de la Gestión Documental

Unidad 1: Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental

Los siguientes son ejemplos del proceso de gestión y trámite, que facilitan su comprensión.
ACTIVIDADES A DESARROLLAR
ASPECTO / CRITERIO
(Acuerdo 060 de 2001, Acuerdo 042 de 2002)

REGISTRO La entidad cuenta con los mecanismos para asegurar el adecuado trámite, acceso y consulta de los
DE DOCUMENTOS documentos a sus usuarios, a través de los lineamientos:

1. Todo documento que ingresa a la entidad, se registra en la Ventanilla Única de Correspondencia con el
DISTRIBUCIÓN formato establecido.

2. Los documentos se deben entregar para su trámite atendiendo a cada una de las funciones de las
dependencias.
ACCESO Y CONSULTA
3. La consulta de los documentos en la entidad se facilita respetando los permisos de acceso a la
información.
CONTROL Y SEGUIMIENTO
4. Todo préstamo de documentos se registra en los formatos establecidos.

5. En la entidad se generan alertas tempranas sobre los tiempos de respuesta a los trámites, según lo
definido por el responsable de la entidad.
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D. ORGANIZACIÓN:
Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el
nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.
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Unidad 1: Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental

Los siguientes son ejemplos del proceso de organización, que facilitan su comprensión.

La organización de los archivos de la entidad se fundamenta en las Tablas de Retención Documental- TRD aprobadas y convalidadas
por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño y de acuerdo con el procedimiento de Control de documentos y registros del
Sistema de Calidad y en los procedimientos e instructivos para cada caso en particular. Para lo anterior, se tienen los siguientes
lineamientos:

1. En la entidad se clasifican los documentos de acuerdo con la estructura orgánica y las funciones de las dependencias.
2. En la entidad se clasifican los documentos de acuerdo con las Tablas de Retención Documental debidamente aprobadas y
convalidadas.
3. Los documentos respetan la secuencia de los trámites.
4. En la entidad, los documentos que componen un expediente se ubican de forma cronológica, en forma de libro.
5. Se realiza la depuración de los documentos de apoyo.
6. Los documentos se ubican en orden, respetando el principio de procedencia y el principio de orden original, para conformar un
expediente.
7. Todo expediente existente en las dependencias de la entidad, se les realiza el proceso de foliación y se elabora el inventario
documental respectivo.
8. Es responsabilidad de todo servidor público, tener todo expediente debidamente inventariado en el Formato Único de Inventario
Documental-FUID.
9. Todo expediente generado debe tener la respectiva hoja de control diligenciada al inicio del mismo.
10. Las cajas y carpetas de archivo se identifican con rótulo definido y establecido por el área de Gestión Documental y el área de
calidad o quien haga sus veces.
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Unidad 1: Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental

E. TRANSFERENCIAS
Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la
estructura, la validación del formato de generación, migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de
formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.
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Unidad 1: Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental

Los siguientes son ejemplos del proceso de transferencias, que facilitan su comprensión.
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F. DISPOSICIÓN DE LOS
DOCUMENTOS
Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su
eliminación, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención o Valoración Documental.
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Unidad 1: Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental

Los siguientes son ejemplos del proceso de disposición de los documentos, que facilitan su comprensión.
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Unidad 1: Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental

G. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión, para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
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Unidad 1: Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental

Los siguientes son ejemplos del proceso de preservación a largo plazo, que facilitan su comprensión.
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Unidad 1: Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental

H. VALORACIÓN
Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual, se determinan sus valores
primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final
(eliminación o conservación temporal o definitiva)
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Módulo 3: Procesos de la Gestión Documental

Unidad 1: Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental

Los siguientes son ejemplos del proceso de planeación, que facilitan su comprensión.

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Programa de Gestión Documental

Módulo 3: Procesos de la
Gestión Documental
Unidad 2: Descripción de los
programas específicos
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Módulo 3: Procesos de la Gestión Documental

Unidad 2: Descripción de los programas específicos

Como parte del Programa de Gestión Documental, se encuentran los Programas Específicos, que tienen como propósito orientar a las
entidades que lo requieran, en aspectos esenciales relacionados con el tratamiento de los tipos de información y documentos físicos y
electrónicos, así como, los sistemas, medios y controles asociados a su gestión.

Cada entidad podrá adoptar los programas específicos o aquellos que considere, de acuerdo con sus propias necesidades o
requerimientos. Es importante establecer un marco metodológico para la elaboración de los programas, dentro del cual, debe incluir
como mínimo:
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Unidad 2: Descripción de los programas específicos

1. PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS

Cada uno de los programas específicos se describen a continuación:

Las directrices para formular este programa van dirigidas a la producción de formas, formularios y documentos electrónicos en
cuanto a los siguientes aspectos:

Cumplan las características de contenido estable, forma documental fija, vínculo archivístico y equivalente funcional.

Sean creados de manera común y uniforme.

Faciliten la interoperabilidad.

Garanticen el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Decreto 1080 de 2015.

Reúnan condiciones de pertinencia y calidad de la información contenida en ellos y claridad de las instrucciones para su
diligenciamiento, consulta y preservación.
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Módulo 3: Procesos de la Gestión Documental

Unidad 2: Descripción de los programas específicos

2. PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES

Con la formulación de este programa, se pretende realizar la identificación, evaluación, recuperación, disponibilidad, aseguramiento y
preservación de:

Los documentos indispensables para el funcionamiento de la entidad.

Los documentos requeridos para la continuidad del trabajo institucional, en caso de un siniestro.
Los documentos necesarios para la reconstrucción de la información que permita reanudar las actividades y la continuidad del objeto
fundamental de la entidad.
Los documentos que posean valores permanentes para fines oficiales y de investigación de la entidad.

Dentro de este programa también se debe contemplar los siguientes aspectos:

Controles de la eficacia de las medidas de protección instauradas.
Medidas de seguridad para restringir el acceso a documentos que contengan datos confidenciales.
Pautas para la elaboración de copias fidedignas ubicadas en lugares diferentes a las sedes de la entidad.
Disposiciones orientadas a garantizar su protección y salvaguarda, evitando su pérdida, adulteración, sustracción y falsificación.
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Módulo 3: Procesos de la Gestión Documental

Unidad 2: Descripción de los programas específicos

3. PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

La formulación de este programa va dirigido a formular acciones encaminadas a garantizar durante todo el ciclo vital de los
documentos electrónicos, los siguientes aspectos:

Atributos de autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad.

Cumplimiento de requisitos funcionales para la preservación a largo plazo, tales como: diseño, creación, mantenimiento, difusión y
administración.
Facilidad de disponibilidad y uso en el desarrollo de las actividades de la entidad.
Apoyo a la formulación de políticas y toma de decisiones de la entidad
Confiabilidad y fiabilidad para la preservación de la memoria institucional.
Aseguramiento para que los documentos conserven sus características mediante fórmulas de autenticación y perfiles de acceso.
Inclusión de metadatos, interacción con otros documentos e interrelación con expedientes físicos y mixtos.
Transferencia documental dotada de medidas de seguridad, que garantice su autenticidad, reproducción completa, así como la
migración y emulación que preserve sus propiedades de manera fidedigna y exacta al original.
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Módulo 3: Procesos de la Gestión Documental

Unidad 2: Descripción de los programas específicos

4. PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS

Con la formulación de este programa, se pretende definir los mecanismos para la administración de los depósitos destinados para la
conservación de los archivos de gestión, central e histórico y aquellos que han sido dejados bajo custodia de un tercero, acorde con el
Decreto 1080 de 2015.

En este programa se debe incluir una evaluación rigurosa en la aplicación y distribución de recursos destinados a la adquisición y uso
de depósitos, equipos, mobiliario, desarrollo tecnológico, entre otros. Así mismo, es pertinente, considerar los principios de
racionalidad, economía y productividad que garanticen la adecuada operación de los archivos en todas sus facetas y niveles.
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Módulo 3: Procesos de la Gestión Documental

Unidad 2: Descripción de los programas específicos

5. PROGRAMA DE REPROGRAFÍA
Con la formulación de este programa, se busca que la entidad formule estrategias encaminadas a la reproducción de
documentos en soporte de microfilm y digitalizado, así como para la captura y presentación en formatos digitales del
contenido informativo más significativo de un único documento original o de una colección de tales documentos.

Para formular este programa es necesario realizar las siguientes actividades:

Realizar un diagnóstico del estado de los equipos de microfilmación.

Describir el grado de avance de los proyectos de microfilmación y digitalización de los documentos de la entidad.
Establecer prioridades de microfilmación y/o digitalización del fondo documental de la entidad.
Elaborar un cronograma de trabajo para implementar el programa.
Precisar los requisitos técnicos e implementación para la digitalización (conversión, atributos, calidad de imagen, resolución,
comprensión, entre otros), en consideración tanto de los procesos técnicos como de los atributos de los documentos originales.
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Módulo 3: Procesos de la Gestión Documental

Unidad 2: Descripción de los programas específicos

6. PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES

La formulación de este programa va encaminado al tratamiento archivístico de los documentos que se encuentran en
soportes y formatos distintos al papel, como documentos cartográficos, fotográficos, sonoros, audiovisuales, entre otros, y
cuyas particularidades obligar a adecuarse a las características y exigencias no convencionales establecidas para los
documentos tradicionales.
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Módulo 3: Procesos de la Gestión Documental

Unidad 2: Descripción de los programas específicos

7. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN

Con la formulación de este plan, se busca articular la gestión documental con el área de personal o quien haga sus veces en la
entidad, con el objetivo de:
Contemplar actividades de formación del talento humano dirigido a los responsables de la gestión documental y en general, a
todos los integrantes de la entidad.
Brindar orientaciones para lograr en la entidad, el máximo nivel de comprensión y conocimiento de las funciones archivísticas y
sus beneficios.
Definir estrategias para explicar las políticas, procesos y procedimientos de la gestión documental.
Definir descripciones sencillas de actividades comprensibles para todas las personas que tengan algún tipo de responsabilidad
de la gestión documental y en general, a todos los integrantes de la entidad.
Establecer acciones de sensibilización sobre el valor patrimonial de los documentos físicos y electrónicos y la preservación a
largo plazo.
Realizar el estudio de necesidades de mejoramiento de competencias y habilidades en los procesos archivísticos, para ser
resueltas mediante el diseño y desarrollo de las actividades de capacitación.
Brindar apoyo para la formación básica y avanzada en gestión documental.
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Unidad 2: Descripción de los programas específicos

8. PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL

Con la formulación de este programa y bajo la coordinación y apoyo de las áreas de control interno o quien haga sus veces, se deben
adelantar las siguientes acciones:

Fortalecer la cultura del autocontrol y evaluación de los procesos archivísticos.

Formular un esquema que determine el grado de conformidad y cumplimiento de cada una de las actividades de los procesos de la
gestión documental.
Identificar y reconocer las debilidades y áreas problemáticas para la aplicación de las acciones correctivas y preventivas.
Conocer el grado de satisfacción de los usuarios y la visibilidad e impacto de los servicios ofrecidos por el área de archivo.
Desarrollar acciones sostenidas de mejora continua para asegurar la calidad de los procesos archivísticos de la entidad.
Concertar con el sistema de gestión de seguridad de la información y otros modelos y estándares, las actividades orientadas al
análisis, evolución y tratamiento de riesgos asociados a la gestión de información de la entidad.
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Metodología para la Elaboración del
Programa de Gestión Documental

Módulo 4: Estructura del PGD

Unidad 1: Elementos del Programa

de Gestión Documental
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Módulo 4: Estructura del PGD

Unidad 1: Elementos del Programa de Gestión Documental

ESTRUCTURA DEL PGD

El Programa de Gestión Documental-PGD
debe obedecer a una estructura
normalizada y como mínimo debe
contener los elementos que se describen a
continuación:
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Módulo 4: Estructura del PGD

Unidad 1: Elementos del Programa de Gestión Documental

Carátula: Debe estar normalizada con el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad y debe contener los siguientes datos:

Título: corresponde a la designación “Programa de Gestión Documental”, para identificarlo dentro de la entidad.

Nombre de la entidad: denominación oficial de la entidad, acorde con el acto administrativo de creación, sigla en caso de que
exista y logo que identifique la entidad.

Fecha de aprobación: fecha de acta de la reunión del “Comité Institucional de Desarrollo Administrativo” o “Comité Interno de
Archivo” según sea el caso, en la que se oficializa la adopción del Programa de Gestión Documental.

Fecha de vigencia: se asignará cuando el PGD establezca actividades que apliquen a un periodo de tiempo concertado para su
ejecución. Igualmente en los casos determinados por la entidad para hacer revisiones y actualizaciones, modificaciones por
razones normativas, cambios administrativos, modificación de procesos, entre otros.

Instancia de aprobación: es el organismo asesor de la entidad competente: “Comité Institucional de Gestión y Desempeño” o
“Comité Interno de Archivo” según sea el caso.
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Módulo 4: Estructura del PGD

Unidad 1: Elementos del Programa de Gestión Documental

Denominación de la autoridad archivística institucional (dependencia): nombre estipulado por la entidad mediante acto
administrativo para el área responsable del archivo y la gestión documental.

Versión del documento: secuencia de actualización aprobada formalmente por la entidad de conformidad con el Sistema de Gestión
de la Calidad y que determina el nivel de control del documento (controlado y no controlado).

Responsables de la elaboración: Líder del área de archivo, secretario general o funcionario administrativo de igual o superior jerarquía
de la entidad y el “Comité Institucional de Gestión y Desempeño” o “Comité Interno de Archivo” según sea el caso.

Fecha de publicación: se refiere a la fecha en la cual la entidad hace visible en la página web el Programa de Gestión Documental. Esta
fecha no podrá superar los treinta días siguientes a la fecha de aprobación.
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Módulo 4: Estructura del PGD

Unidad 1: Elementos del Programa de Gestión Documental

CUERPO Y CONTENIDO
1. ASPECTOS GENERALES:
Debe tener una introducción, alcance, público al que va dirigido y requerimientos para el desarrollo del PGD:

Introducción: debe incluir la definición e importancia del PGD para la entidad; resalte el valor que tienen los documentos para dar
soporte y continuidad a las actividades, responsabilidades y obligaciones de la entidad; así mismo, debe incluir la forma de
articulación e interacción del PGD con la misión, objetivos y metas estratégicas de la entidad y con los planes y sistemas de gestión
de la entidad.

Alcance: Incluye la relación del PGD con el Plan Estratégico Sectorial, Plan Estratégico Institucional, Plan de Acción Anual y Plan
Institucional de Archivos de la entidad-PINAR; planificación estratégica (alcance-tiempo-inversión); formulación de las metas a
corto, mediano y largo plazo, que pretende lograr la entidad con el PGD; identificación de las áreas responsables de establecer los
requerimientos del PGD; los tipos de información existentes en la entidad, independiente del medio y soporte utilizado; los
requisitos y estándares aplicables; descripción de cómo se ejercerá la dirección, gestión, control, evaluación y mejora de cada uno
de los procesos de la Gestión Documental.
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Módulo 4: Estructura del PGD

Unidad 1: Elementos del Programa de Gestión Documental

2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL:

Acorde con lo estipulado en el Decreto 1080 de 2015, los procesos de Gestión Documental:
Se denominan planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de
documentos, preservación a largo plazo y valoración.
Están incluidos dentro de las etapas de creación, mantenimiento, difusión y administración.
Se fundamentan especialmente los principios orientadores de eficiencia, eficacia, economía, transparencia,
medio ambiente, cultura archivística, interoperabilidad, neutralidad tecnológica y orientación al ciudadano, entre
otros.
Se caracterizan por no ser lineales e interactuar de manera simultánea
Requieren ser desarrollados e implementados por las entidades a partir de su propia realidad y contexto.
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Unidad 1: Elementos del Programa de Gestión Documental

3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-PGD

La implementación y seguimiento del PGD debe establecerse a corto, mediano y largo plazo, y está bajo la responsabilidad del
área de archivo de la entidad en coordinación con la oficina de control interno o quien haga sus veces.

4. DESCRIBIR LOS PROGRAMAS ESPECÍFICOS

La entidad debe formular los programas específicos que considere pertinente, conforme a su contexto y realidad institucional en
materia de Gestión Documental.
Si desea ver de nuevo este material, se encuentra desarrollado en el módulo 3 del curso virtual.
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Módulo 4: Estructura del PGD

Unidad 1: Elementos del Programa de Gestión Documental

5. ARMONIZAR CON LOS PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD

En el marco de la política de eficiencia administrativa, la gestión documental está dirigida a identificar, racionalizar, simplificar y
automatizar trámites, así como optimizar el uso de recursos; se articula con
• El Modelo Integrado de Planeación y Gestión
• Plan Estratégico Institucional
• Plan de inversión
• Plan de Acción Anual
• Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR
• Otros modelos de gestión.
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Módulo 4: Estructura del PGD

Unidad 1: Elementos del Programa de Gestión Documental
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Módulo 4: Estructura del PGD

Unidad 1: Elementos del Programa de Gestión Documental
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Metodología para la Elaboración del
Programa de Gestión Documental

Módulo 4: Estructura del PGD

Unidad 2: Fases de Implementación del

Programa de Gestión Documental
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Módulo 4: Estructura del PGD

Unidad 2: Fases de Implementación del Programa de Gestión Documental
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Módulo 4: Estructura del PGD

Unidad 2: Fases de Implementación del Programa de Gestión Documental

FASE DE ELABORACIÓN FASE DE EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA

Dentro de esta fase se realizan las siguientes actividades: En esta fase se contemplan las siguientes actividades y
Verificar el cumplimiento de prerrequisitos. estrategias:
Validar los requerimientos (normativos, económicos, Desarrollar métodos de divulgación de los aspectos
administrativos, tecnológicos, y de gestión del cambio) para metodológicos del PGD.
el desarrollo del PGD. Programar actividades de sensibilización y capacitación para la
Construir un plan de trabajo (cronograma de tiempos, apropiación del PGD.
metas, actividades, roles, responsabilidades). Diseñar estrategias que minimicen el impacto de la resistencia
Revisión de roles establecidos para la formulación del PGD. al cambio
Definir estrategias de gestión de cambio. Desarrollar las actividades definidas en el plan de trabajo.
Diseñar y publicar materiales e instructivos
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Módulo 4: Estructura del PGD

Unidad 2: Fases de Implementación del Programa de Gestión Documental

FASE DE SEGUIMIENTO FASE DE MEJORA

En esta fase se realizan las siguientes actividades: Dentro de esta fase se contempla realizar:
Validar el cumplimiento de metas y objetivos establecidos Plan de mejora orientado a reducir los riesgos
en el plan de trabajo. identificados en los procesos de Gestión Documental.
Supervisar y evaluar el funcionamiento y conformidad de
recursos y aplicaciones dispuestos para la Gestión
Documental.
Evaluar que los documentos hayan sido creados y
organizados de acuerdo con las necesidades de la
entidad.
Realizar controles periódicos para identificar posibles
cambios en el PGD.
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Módulo 4: Estructura del PGD

Unidad 2: Fases de Implementación del Programa de Gestión Documental

ANEXOS
1. Diagnóstico de Gestión Documental.
2. Cronograma de implementación del PGD.
3. Mapa de procesos de la entidad.
4. Presupuesto anual para la implementación anual del PGD.
5. Referentes normativos del PGD.
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Metodología para la Elaboración del
Programa de Gestión Documental

Módulo 4: Estructura del PGD

Unidad 3: Aprobación y Publicación
del Programa de Gestión Documental
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Módulo 4: Estructura del PGD

Unidad 3: Aprobación y Publicación del Programa de Gestión Documental

APROBACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-PGD

El Programa de Gestión Documental-PGD debe ser aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
La implementación y seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la entidad en coordinación con la Oficina de
Control Interno o quien haga sus veces.

Los Consejos Territoriales de Archivo podrán realizar observaciones y solicitar ajustes al PGD, cuando las entidades de su jurisdicción no
cumplan con los lineamientos y normatividad archivística.

PUBLICACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El Programa de Gestión Documental-PGD debe ser publicado en la página web de la respectiva entidad, dentro de los siguientes treinta
(30) días posteriores a su aprobación por parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

Las entidades en sus PGD deberán tener en cuenta la protección de la información y datos personales de conformidad con la Ley 1273
de 2009 y la Ley 1581 de 2012.