GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GRUPO DE TRABAJO: MYRIAM MEJÍA JEANNETTE CAÑÓN AMANDA BARRERA ALEXANDER MELO C. HERNÁN O. PARADA A. JORGE W. TRIANA T.

GRUPO DE TRABAJO:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS BOGOTÁ 2005

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

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1. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1.1 ANTECEDENTES 1.2 JUSTIFICACIÓN 1.3 OBJETIVOS 8 1.3.1 OBJETIVO GENERAL 8 6 7

6

1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 8

2. CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2.1 MARCO LEGAL 9 12

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2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2.2.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA 2.2.2 CONSIDERACIONES BÁSICAS 2.2.3 ASPECTOS DE PLANEACIÓN 12 13 13

2.2.4 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 15 2.2.5 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2.2.5.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 17 2.2.5.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 2.2.5.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS 2.2.5.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS 21 2.2.5.5 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 2.2.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS: 26 22 19 20 17

2.2.5.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 28 2.2.5.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 30

2.2.6 LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 33 2.2.7 FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS 2.2.7.1 ARCHIVO DE GESTIÓN 2.2.7.2 ARCHIVO CENTRAL 34 34 34

2.2.7.3 ARCHIVO HISTÓRICO 35 2.2.8 FLUJOS DE INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 36 2.2.8.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 36 2.2.8.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 2.2.8.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS 43 37

2.2.8.5 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS: 45 2.2.8.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS 50

2.2.8.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 51 2.2.8.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 2.3 IMPLEMENTACIÓN55 2.4 SEGUIMIENTO 55 53

3. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS

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ANEXOS

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BIBLIOGRAFÍA 59

LISTA DE ANEXOS

ANEXO 1: PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 1.1 FORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD, CONSULTADOS Y ADAPTADOS SEGÚN LA NORMA ICONTEC 3393 O LA QUE LA MODIFIQUE O ACTUALICE) 1.1.1 NOTA INTERNA 1.1.2. MEMORANDO 1.1.3. CIRCULAR 1.1.4 ACTA 1.1.5. CARTAS 1.2. MANUAL DE FORMAS PERTENECIENTE A LA ENTIDAD 1.3. DIRECTRICES GENERALES PARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 1.3.1. DILIGENCIAMIENTO DE SOBRES PARA EL ENVÍO DE DOCUMENTOS 1.3.2. MARCACIÓN DE ETIQUETAS Y RÓTULOS 1.3.3. TÉCNICAS DE IMPRESIÓN

1.3.4. TIPOS DE SOPORTES 1.3.5. DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL 1.4. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - APROBADA O VIGENTE 1.4.1 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN

ANEXO 2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 2.1 MEDIOS DE RECEPCIÓN 2.2 PLANILLA DE REGISTRO Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES (AGN FORMATO DIGITAL) 2.3 PLANILLA DE DOCUMENTOS INFORMATIVOS 2.4 PLANILLA DE DOCUMENTOS INTERNOS 2.5 PLANILLA PARA DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA 2.6 DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS 2.7 DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS 2.8 ALISTAMIENTO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS ENVIADOS 2.9 CONSTANCIAS DE ENVÍO

ANEXO 3: APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 3.1. PROMULGACIÓN DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ADOPCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LAS TRD 3.2. DISEÑO DE INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE TRD 3.2.1 CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN ARCHIVÍSTICA PARA FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 3.2.2 CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN 3.2.3. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL 3.2.4. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO 3.2.5. SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 3.2.6. PLAN DE SEGUIMIENTO DE LA APLICACIÓN DE LAS TRD

EQUIPO Y MOBILIARIO. TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS ANEXO 8.2 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN ANEXO 12.2.1 SISTEMAS DE ORDENACIÓN NUMÉRICOS 5. CRITERIOS PARA LA REALIZACIÓN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 7. SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS 10. SISTEMAS DE ORDENACIÓN 5.1 ÁREAS LOCATIVAS. INSTRUMENTOS DE CONSULTA ANEXO 9.1 TRANSFERENCIAS PRIMARIAS 7. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN .ANEXO 4.2. FOLIACIÓN ANEXO 5. UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y ALMACENAMIENTO 11. INVENTARIO ANEXO 7. SERVICIOS DE ARCHIVO ANEXO 11.3 SISTEMAS DE ORDENACIÓN MIXTOS ANEXO 6. APLICACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ANEXO 10.2 SISTEMAS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICOS 5. ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN 11.1 ACCESO Y REQUISITOS PARA LA CONSULTA 10.

la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total. comprendiendo procesos tales como la producción.1 CONSERVACIÓN TOTAL 13. recibe y debe conservar.3 SELECCIÓN 13. En dicha norma. La Ley General de Archivos en el título V. reguló en su Título V: Gestión de documentos. recepción. establece que: Las entidades públicas deberán elaborar programas de . a la obligación de la elaboración y adopción de las Tablas de Retenció n Documental. Gestión de Documentos.Ley General de Archivos. En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información. para facilitarles la adopción y adaptación del programa. DIRECTRICES PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 13. Con este instrumento el Archivo General de la Nación pretende entonces orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. de acuerdo con sus funciones y procedimientos. recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa. en elaborar programas de gestión de documentos. agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos. instrumento archivístico que identifica para cada entidad. organización. con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa.2 ELIMINACIÓN 13. Programas de Gestión Documental. ELEMENTOS A CONSIDERAR EN EL DISEÑO DE UNA ENCUESTA-ENTREVISTA PARA LA CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PGD EN UNA ENTIDAD INTRODUCCIÓN La Ley 594 de 2000 . Artículo 21. la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. los documentos que produce.4 MICROFILMACIÓN ANEXO 14. distribución. independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal. que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública. refiere entre otros aspectos. consulta.ANEXO 13. y al de racionalidad. o del objeto social para el que fueron creadas.

perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes así como el funcionamiento razonable del sistema. se incluyen los anexos que contienen la debida orientación para la implementación. las condiciones ambientales y operacionales. acorde con los parámetros y normas archivísticas y en caso de automatizar el sistema. consideraciones. hoy se encuentran en la mayoría de las entidades. la seguridad. formatos y elementos que confluyen en el programa. esta situación de los fondos acumulados. empleando cualquier medio técnico. La conceptualización del programa de gestión documental que aquí se ofrece. requisitos. recomendaciones. un sistema de información para el Programa de Gestión Documental. se determine y adopte la plataforma tecnológica adecuada de conformidad con los alcances del proyecto. por desigual desarrollo tecnológico. de acuerdo con las particularidades de desarrollo de la gestión documental en cada entidad. Es por ello que no obstante . el Archivo General de la Nación contempla en este modelo de Programa de Gestión Documental. para que sea corregida y superada por las entidades. fondos acumulados.gestión de documentos. que la carencia de una política archivística en las entidades durante mucho tiempo. para luego definir a partir de una breve reseña. En cumplimiento de lo anterior. informático. los objetivos. . como los procesos. incidió en que los documentos producidos por las instituciones no tuvieran tratamiento archivístico alguno y por lo tanto. requisitos y marco normativo. pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes. involucre y surta una etapa de análisis y diseño conceptual del sistema integral. teniendo en cuenta aspectos como la conservación física. en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos y en el Artículo 19 las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos. óptico o telemático. debe concebirse desde su inicio como un sistema integral que se ajuste conceptualmente a los principios archivísticos y a los objetivos de dicho programa. actividades y flujos de información que se implementan durante el ciclo vital de los documentos Ante la diversidad de instrucciones. justificación e importancia. siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos. que no se pueden desconocer por ser una realidad que se afronta en los archivos de las entidades del país. b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión. como un capítulo aparte para su atención y desarrollo. Por lo anterior. Es de advertir. parte de unas consideraciones generales sobre los antecedentes. se recomienda que la metodología utilizada para el desarrollo o adecuación del sistema de información. electrónico.

la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA) [1]. a mediados del Siglo XX. es una orientación para la aplicación en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. . Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística. La gestión de documentos fue concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50 [2] y de acuerdo con Llanso[3] fue reconocida de forma oficial en ese país. en cualquier organización. En Colombia. transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos. organización de archivos administrativos. sin importar su naturaleza orgánica-funcional. A partir de la Segunda Guerra Mundial. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1. sistemas empleados para la gestión de documentos.1 ANTECEDENTES Dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos: la Organización de las Naciones Unidas para la Educación. y además. 1. en Europa y los Estados Unidos de un modo particular se empiezan a plantear problemas relacionados con la inflación de papel en el seno de las administraciones y la búsqueda de la eficacia y la economía en la gestión de los asuntos públicos y en relación con el ciudadano. pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsitode los documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico. ante esta situación comienzan a adaptar a su idiosincrasia administrativa particular las soluciones formuladas y experimentadas en los Estados Unidos. contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental. se recomienda su implementación. valoración documental. especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos. mediante legislación.Este trabajo además de atender lo expuesto en la Ley. el Reglamento General de Archivos Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación.

2 JUSTIFICACIÓN Teniendo en cuenta que: el artículo 2° de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999. brinda algunos lineamientos generales para la implementación de un programa de gestión documental. pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes. la conservación y preservación del patrimonio documental. la sensibilización y regulación sobre la importancia de los archivos para la administración y la cultura. notariales y otros y la obligación de los inventarios documentales. se señalan los procesos archivísticos. el Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información.En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación Gestión documental : bases para la elaboración de un programa . 1. señala en el literal h) Modernización . así mismo el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 que establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos. el tema de la gestión documental queda consignado en el Título V. conservación y difusión de los documentos. Con la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos. en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. la obligatoriedad de las tablas de retención. Artículos 21 al 26. la reglamentación de metodologías para la organización. En las normas complementarias a la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos. la formación de archivos a partir del concepto de archivo total. hace falta la identificación sistemática de los procesos y actividades inmersos en la implementación de un programa de gestión documental. que el artículo 4° de Ley 594 de 2000. estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos. se continua con la formulación de la política archivística nacional. el desarrollo de elementos técnicos y normativos del Sistema Nacional de Archivos. que pueden recurrir a . la reglamentación de los documentos contables. en los que se establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión documental. carencia que se constituye en un factor de riesgo para las entidades. sobre los principios generales que rigen la función archivística. No obstante lo anterior en cuanto a la existencia de un marco normativo y técnico o metodológico en materia de gestión documental. así como.

mediante la producción.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS . conforme a los principios y procesos archivísticos estableciendo directrices básicas para la elaboración e implementación de programas de gestión documental. la calidad. Entre otros objetivos la Comisión pretende: Optimizar mediante el uso de medios tecnológicos.3 OBJETIVOS 1. Adicionalmente y con el propósito de definir las estrategias y las políticas para la producción de la información necesaria y para lograr una óptima generación de bienes y servicios públicos por parte del Estado. Optimizar la inversión en tecnologías de información y de comunicaciones de la administración pública. Establecer mecanismos tendientes a eliminar la duplicidad de solicitud de información o la solicitud de información innecesaria a los ciudadanos. De acuerdo con lo anterior.falsas soluciones de tipo automatizado. el Gobierno Nacional mediante el Decreto número 3816 de 31 de diciembre de 2003. que racionalicen el uso de recursos destinados a espacios. 1. ha sido convocado para liderar el proceso en lo relacionado con el establecimiento del marco normativo. Ante esta situación el Gobierno Nacional con la asesoría del Archivo General de la Nación de Colombia debe propender porque los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas estén organizados. ya sea por desconocimiento o falta de articulación de los procesos archivísticos con el marco normativo. Asegurar la coherencia. creó la Comisión Intersectorial de Políticas y de Gestión de la Información para la Administración Pública. la eficiencia y la agilidad en las relaciones de la administración pública con el ciudadano.1 OBJETIVO GENERAL Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a las entidades y hacer más eficiente su implantación.3. y de las entidades de la administración pública entre sí. el Archivo General de la Nación como ente rector de la política archivística. 1. Facilitar el seguimiento y evaluación de la gestión pública. muebles. legal. conceptual y técnico de un programa de gestión documental que permita asegurar el éxito de la propuesta estatal. el manejo y el intercambio de información y uso de tecnologías de información y comunicaciones de la administración pública. la coordinación y la ejecución de las políticas definidas para la estrategia Gobierno en Línea a través del Programa Agenda de Conectividad.3. con sus proveedores. equipos y tecnologías en los archivos.

CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2. por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad. . formatos establecidos y aplicables. y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. en términos de procesos durante el ciclo vital del documento. actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación . metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en una institución. Señalar la normatividad vigente. actividades. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial. 2. Artículo 8. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. en los casos y con las formalidades que establezca la ley. A continuación se señalan las normas de carácter general relacionadas con la gestión documental: Constitución Política de Colombia. En la recolección. las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental. De igual modo.Definir el Programa de Gestión Documental (PGD).1 MARCO LEGAL Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada. Artículo 15. tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad. Estructurar el Programa de Gestión Documental. tienen derecho a conocer. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre. flujos de información.

imprescriptibles e inembargables. con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Artículo 23. Artículo 63. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica. Los bienes de uso público. aprendizaje. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional. . Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones. la de informar y recibir información veraz e imparcial. Estos son libres y tienen responsabilidad social. y la de fundar medios masivos de comunicación . . (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003). el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales . por medio de la educación permanente y la enseñanza científica. artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional . a la cultura. técnica.. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. con fundamento en serios motivos. El Estado garantiza las libertades de enseñanza. inembargables e imprescriptibles. No habrá censura . Artículo 71. las tierras de resguardo. en general. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y.. los parques naturales. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. Artículo 70. El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades. son inalienables. Artículo 20. investigación y cátedra . las tierras comunales de grupos étnicos. una ley estatutaria reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella señale. sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar . pertenecen a la Nación y son inalienables. Artículo 74.Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas. Artículo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley . Artículo 27. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Al iniciar cada periodo de sesiones el gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad. puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada. Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo incurrirán en falta gravísima. sin previa orden judicial.

siendo inherentes a la persona humana. Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios. 9. Artículo 112. 7. Propender al logro y mantenimiento de la paz. 8. la ejecutiva y la judicial. Obrar conforme al principio de solidaridad social... Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacífica. Toda persona esta obligada a cumplir la Constitución y las leyes. 5. Además de los órganos que las integran existen otros. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. Los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines . y de participación en los organismos electorales. autónomos e independientes.Artículo 94. 4. Para estos efectos. cívica y comunitaria del país. Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de la justicia. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. Participar en la vida política. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano. La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la Constitución y en los convenios internacionales vigentes. de réplica en los medios de comunicación del Estado frente a tergiversaciones graves y evidentes o ataques públicos proferidos por altos funcionarios oficiales. Son deberes de la persona y del ciudadano: 1. la legislativa. respondiendo con acciones humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas. de uso de los medios de comunicación social del Estado de acuerdo con la representación obtenida en las elecciones para Congreso inmediatamente anteriores. 3. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. no figuren expresamente en ellos . . La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Son Ramas del Poder Público. 2. Artículo 95. salvo las restricciones legales. Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas para mantener la independencia y la integridad nacionales. se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación oficiales. no debe entenderse como negación de otros que. 6. Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de justicia y equidad . Artículo 113.

Artículos Nos. Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Ley 31de 1992. 34. Ley 190 de 1995. Artículo 95.Ley 23 de 1981. Ley 527 de 1999. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Artículos 27 y 79. informáticos y telemáticos en la administración de justicia. Sobre derechos de autor (Reglamentada Dec. se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones. . Los documentos emitidos por los citados medios. Estatutaria de la administración de justicia. Sobre el uso de la tecnología. Artículo 2. Ley 270 de 1996. gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad. Artículo 37. Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982. Factura electrónica. Ley 44 de 1993. cualquiera que sea su soporte. 1369/89 y Dec. Ley 23 de 1995. Artículos 54 y 55. electrónicos. Faltas y delitos en archivos. reserva y conservación de documentos del Banco de la República. medios técnicos. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación. 2145/85) Ley 80 de 1989. 35. Regula archivos de las historias clínicas. Ley 23 de 1982. 33. integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. Publicidad.

Artículo 35. 21. No. No. las convenciones colectivas. Ley 795 de 2003. PROHIBICIONES. los acuerdos distritales y municipales. No. expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. e impedir o evitar la sustracción. los tratados de Derecho Internacional Humanitario. las ordenanzas. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución. No. las leyes. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos. del comercio electrónico y las firmas digitales. los demás ratificados por el Congreso. los decretos. retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades. cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes. 1. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo. y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación. Código Disciplinario Único Artículo 34 1. los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente. los reglamentos y los manuales de funciones. las decisiones judiciales y disciplinarias.22. destrucción. DEBERES. documentos o archivos a personas no autorizadas. Ley 594 de 2000. 13. 8. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera. Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión Ley 962 de 20005 Ley antitrámites . Responder por la conservación de los útiles. ocultamiento o utilización indebidos.5. elementos. No. Omitir. muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. A todo servidor público le está prohibido.Artículos 6 al 13. Artículo 22. Ley 734 de 2002. los estatutos de la entidad. No. equipos. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes. así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 951 de 2005.

Información en medios magnéticos. Artículo 93. Decreto 663 de 1993. Archivos laborales informáticos. Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en Colombia. redención y demás condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los Decretos Leyes 656. y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL . 1 de 1997. Decreto 4124 de 2004. Reglamenta la Ley 527 de 1999. 2 de 1997. Artículo 633. Decreto 1748 de 1995. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales. Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos.Decreto 624 de 1989. Artículo 47. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos. 2. 1299 y 1314 de 1994. Circular AGN No. Circular AGN No. Por el cual se dictan normas para la emisión. Decreto 147 de 2000. Decretos 1094 de 1996. Para efectos del envío de la información que deba suministrarse en medios magnéticos. siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993. Red de oficinas. la Dirección General de Impuestos Nacionales prescribirá las especificaciones técnicas que deban cumplirse. Decreto 1052 de 1998. cálculo. 1165 de 1996. y los artículos 115. 1001 de 1997. Sobre la expedición de licencias de construcción y urbanismo. Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se modifica su titulación y numeración. Sobre uso de la factura electrónica.

conservación de la información y disposición final de los documentos. desde su origen hasta su destino final. radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. . para el funcionamiento de la misma. Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad. soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo. útiles para la administración e importantes para la cultura. organización. trámite. distribución. consulta. la normalización de modelos y formatos para la producción docume ntal. Normalizar la utilización de materiales. como lenguaje natural de la administración pública. elementos necesarios para la participación ciudadana. recepción. se define Gestión documental como el Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación.2. trámites administrativos y flujos documentales. responsabilidad. con el objeto de facilitar su utilización y conservación . seguridad y accesibilidad. conservación y disposición final de los documentos.2. transferencias primarias. Con la implantación de un programa de gestión documental se pretende alcanzar los siguientes objetivos: Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos. recuperación. tales como producción. organización. confidencialidad. en atención a los procedimientos. Procurar la racionalización y control en la producción documental. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad. apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. preservación. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. lo mismo que. manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información.

Debe corresponder a un plan discriminado a corto. 2. se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. oportunidades y objetivos.2.2. mantenimiento. como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. planes de mejoramiento y planes de contingencia. Acuerdo AGN 012 de 1995) y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación. Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos. las cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboración de las tablas de retención documental y de las tablas de valoración documental en los casos en que haya sido abordado dicho proceso.3 ASPECTOS DE PLANEACIÓN Diagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental. mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en cada organización (Comité de Archivo.2. contempla la identificación de problemas. evaluación y documentación del programa. el principio de procedencia y el principio de orden original. .2 CONSIDERACIONES BÁSICAS Para elaborar un programa de gestión documental. la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva. Para realizar este diagnóstico las entidades podrán retomar o actualizar los aspectos metodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar sobre la institución y análisis e interpretación de la información recolectada. Archivísticos: Considerados la base del programa. se deben considerar los siguientes aspectos: Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia. el ciclo vital del documento. Éstos son: El concepto de archivo total. análisis y determinación de los requerimientos de información.

Tener debidamente aprobadas por el Archivo General de la Nación o por la instancia territorial correspondiente. y comités de informática. acceso a los documentos. así como con los sistemas de información. Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad. conservación de documentos. o descentralizado). según sea el caso. con el apoyo de la alta dirección. existencia de la coordinación de la función archivística dentro de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000. adopción de normas técnicas y normatividad en general. . entre otros. basado en el Reglamento General de Archivos del AGN y demás normas complementarias. que garantice el cumplimiento de al menos los siguientes aspectos: Fases de formación del archivo. manual de funciones y tablas de retención documental. adopción de las normas técnicas colombianas que se hayan establecido en materia de archivos y documentos. tablas de valoración documental. gestión de calidad. las tablas de retención y/o las tablas de valoración documental. existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. control sobre la entrada y salida de los documentos. Contar con el Comité de Archivo respectivo el cual deberá tener definido su reglamento y funciones. Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad (centralizado. con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad. se deberán verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones: Centralización de la recepción y envío de los documentos. Definición de procedimientos de distribución de documentos internos y externos. Disponer de un reglamento de archivos para la entidad. en atención a las siguientes consideraciones: La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad. Para ello.Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos. participación de la dependencia en los comités internos relacionados con la definición de procesos y procedimientos. con com pilación de formas o formatos regulados. ordenación y descripción de los fondos de archivo.

en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros. Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional. en relación con las características arquitectónicas y medioambientales.2. e histórico de las entidades. el desarrollo organizacional y el presupuesto. deberán elaborarlas y adoptarlas para la implementación del Programa de Gestión Documental. organigrama vigente. En entidades complejas del orden nacional. mobiliario y equipo. resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo. La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental y la organización de los archivos. Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función. se debe designar un grupo especial que responda por el Programa de Gestión Documental. funciones y manuales de procedimientos.4 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable en la gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión. siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación.Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad. El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a func iones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor.: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. además formación en el área de la auditoria de información y manejo de procesos. . espacio. 2. distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo. siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002: PRIMERA ETAPA. distrital o municipal. departamental. ubicación con relación a las dependencias. éstas. la tecnología. central.

la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente.SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información recolectada. TERCERA ETAPA: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión. la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo y los criterios a aplicar. En todos los casos. jurídicos. legales. Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total. Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad. a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total. Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos. contables y/o fiscales. acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su . selección o eliminación. así como el porcentaje (%) a conservar. El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos. desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final. teniendo en cuenta el uso. Adelantar la valoración documental. a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series.

El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta. identificación de material afectado por biodeterioro. que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad.elaboración. Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces. . remitirán a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su evaluación y aprobación. CUARTA ETAPA: Aplicación Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente. o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos. La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión. así mismo. La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad. siguiendo. para la aplicación de las TRD. el representante legal expedirá el acto administrativo. los procedimientos de limpieza de la documentación. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad. QUINTA ETAPA: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental. el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva. elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales. central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental. Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo. eliminación del material metálico.

5. reformas organizacionales y funciones. para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos. la consulta.2. Distribución de documentos. Procesos Archivísticos. Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia. se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión.5 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Organización de documentos. 6. Recepción de documentos. Consulta de documentos. deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo. 3. 7. Disposición final de documentos. la recuperación y la disposición final de los documentos.2. 2. 2. Conservación de documentos 8. la organización. Trámite de documentos. 5. 4. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total. comprende procesos tales como la producción o recepción. la distribución.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL . Producción de documentos 2. Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental. Archivo Central y Archivo Histórico): 1.

Artículo 123. Código Penal Artículos 218 a 228. Artículo 54. Ley 527 de 1999 Artículo 7. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales medios para el asiento de operaciones Artículo 51. Artículos 262 a 263. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.DEFINICIÓN: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. (GRGA) MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Sobre el valor probatorio de documento público. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos. Código de Procedimiento Penal Artículo 261. Código de Comercio Artículo 48. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Sobre valor probatorio de documento privado. Artículo 231. Soportes contables .

conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. Uso de formatos únicos. NTC 3393. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. (3. Tinta líquida para escribir .13 de 1999. 23 y 24. características dimensionales.Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de Comercio Decreto 2150 de 1995 Artículos 11. . creación y diseño de formatos y documentos. 9 y 14. 6. Elaboración documentos comerciales.5 pulgadas). No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda . 12. Artículos 4. NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad ACTIVIDADES La Producción Documental comprende los aspectos de origen. Acuerdo AGN 060 de 2001. físicas y magnéticas . Circular Interna AGN No. Cartuchos de disco flexible de 90 mm. NTC 1673 Papel y cartón: papel para escribir e imprimir . NTC 2676 Durabilidad soportes. aplicable a los soportes digitales. NTC 2223:1986 Equipos y útiles de oficina.

características internas y externas. Control de la producción de nuevos documentos. Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto). Normalización de la producción documental Identificación de dependencias productoras. Determinación de la periodicidad de la producción documental. CD-ROM. (GRGA) . conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD. gramaje.5. que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad. Instructivos para el diligenciamiento de formularios.En el Anexo 1. firmas autorizadas. sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos. discos ópticos.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. video). tipo de letra. Producción Documental. Adecuado uso de la reprografía. se orientan los formatos que son de uso común a la administración. Definición de tipologías documentales. disquetes. imagen corporativa o logotipo de la entidad. en desarrollo de sus funciones específicas.2. Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas. Directrices relacionadas con el número de copias. 2. 2. tintas. Determinación de uso y finalidad de los documentos. Diplomática en términos de formalidad. discos duros. Creación y diseño de documentos. Determinación de tamaños . microfilme. calidad y tipos de soportes.

Decreto 2150 de 1995. correo tradicional. radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas. página web. 11 y 12. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003. ventanilla única. 11 y 32.MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitución Política Artículo 15. . ACTIVIDADES Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos. fax. otros. 5. correo tradicional. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería. Artículos 1. 10. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial. correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos. fax. 8. correo electrónico. en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Sobre las unidades de correspondencia. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos. que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Artículos 3. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: Identificación de medios de recepción: mensajería. Acuerdo AGN 060 de 2001.

Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

1. Radicación de documentos

Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Impresión de rótulo de la radicación. Registro impreso de planillas de radicación y control.

2. Registro de documentos

Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo. Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.

2.2.5.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. (GRGA)

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.

Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.

Acuerdo 060 de 2001. Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.

ACTIVIDADES

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:

1. Distribución de documentos externos

Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificación de las comunicaciones. Organización de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Reasignación de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribución de documentos internos

Identificación de dependencias.

Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribución de documentos enviados

Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros. Control del cumplimiento de requisitos del documento. Métodos de empaque y embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guías y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organización mensajería externa. Registro de control de envío de documentos.

2.2.5.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS

DEFINICIÓN: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. (GRGA)

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitución Política. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.

Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.

Decreto 2150 de 1995. Artículos 6, 16, 17, 22. Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.

Decreto 1222 de 1999 Artículo 33. Derecho de turno.

Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos administrativos.

ACTIVIDADES

En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.

De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.

En este proceso se señalan las actividades de:

1. Recepción de solicitud o trámite

Los jefes de las Oficinas vigilarán que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Respuesta Análisis de antecedentes y compilación de información. la contabilidad de los fondos públicos y los demás detalles relativos a los mismos. Trámites a que haya lugar con la producción de documentos ha la culminación del sta asunto. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. Proyección y preparación de respuesta. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. 2. como parte integral de los procesos archivísticos (GRGA) MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Ley 4 de 1913. Identificación del trámite. dispondrán lo conveniente respecto del arreglo de los archivos.5 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación.52 y 53 de esta Ley .5.Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. Artículo 289. Al efecto. en los de los Departamentos y Municipios.2. El Gobierno. Sobre régimen político y municipal. 2. Determinación de competencia. para que cumplan con sus deberes. impondrán multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen. Artículo 337. según funciones de las dependencias. Ley 80 de 1993. ordenación y descripción de los documentos de una institución. Estas multas se reputan penas correccionales. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50. y las Asambleas Departamentales.51. Artículo 55. en los asuntos nacionales.

Decreto 1382 de 1995. contados a partir de la ocurrencia de los mismos. A Reglamento General de Archivos que crea el Comité Evaluador de Documentos en los Departamentos. determina su integración y le fija la funciones. "Órganos de Dirección. contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento. Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos. 07 del 29 de junio de 1994. Decreto 254 de 2000. Acuerdo AGN 007 de 1994. Además. y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia. documento o comprobante. Artículo 18. Artículo 36. R . y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. podrán ser destruidos por el comerciante.D. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años. Artículo 60. Transcurrido este lapso. Acuerdo AGN 09 de 1995. se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores. siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Reglamenta la presentación de las TRD. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. Obligatoriedad de la presentación de las T. La acción penal prescribirá en veinte (20) años. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo. Decreto 4124 de 2004. Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional. Código de Comercio. Coordinación y Asesoría . Reglamento General de Archivos".prescribirá en el término de veinte (20) años. Acuerdo AGN 12 de 1995.

Sobre el manejo de archivos públicos de las Cámaras de Comercio. 22. Acuerdo AGN 037 de 2002. Circular AGN 01 de 2003. Acuerdo AGN 041 de 2002. Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relación con la integración del Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación. Circular AGN 07 de 2002. Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados. 23 y 26 de la Ley General de Archivos. Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD. supriman o privaticen. se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21. Acuerdo AGN 16 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Organización y Conservación de los documentos de archivo. Ley 594 de 2000.Acuerdo AGN 09 de 1997. Acuerdo AGN 02 de 2004. fusionen. . Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Acuerdo AGN 015 de 2003. Establece especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de servicios de archivo. Organización y Conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. Acuerdo AGN 039 de 2002. Acuerdo AGN 042 de 2002.

NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos. 004 de 2003. Establece normas para el manejo de la Histórica Clínica. Por la cual se crea el Grupo Técnico de apoyo del Comité de Archivo del Archivo General de la Nación. Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organización de historias laborales. Resolución AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General de la Nación. (Expedida por el Ministerio de Salud) Resolución AGN 081 de 2001. Inventario de documentos a eliminar. ACTIVIDADES El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de: . Circular AGN 01 de 2004. NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística. Organización de historias laborales. Por la cual se modifica la Resolución 1995 de 1999. Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN. Resolución MinSalud 1995 de 1999. Resolución MinProtección Social 001715 de 2005. Resolución AGN 147 de 1997.Circular AGN-DAFP No.

Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones.1. Actividades: Relaciones entre unidades documentales. Foliación. Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo valoración y de los documentos de apoyo. Determinación de los sistemas de ordenación. Actividades: . de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad (GRGA). sección y subsección). Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. para la gestión o la investigación (GRGA). subseries y tipos documentales. 3. Clasificación documental. Control en el tratamiento y organización de los documentos. Conformación de series y subseries documentales. que permite su identificación. localización y recuperación. series. Actividades: Identificación de unidades administrativas y funcionales. 2. Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo. Conformación y apertura de expedientes.

Área de contexto. los elementos se agrupan en siete áreas de información: 1. Norma Internacional General de la Descripción Archivística. Área de identificación. Esta norma ha sido homologada para Colombia por el ICONTEC y el Archivo General de la Nación y es la Norma NTC 4095. Actividades: Elaboración de inventarios documentales. La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes.Análisis de información y extracción de contenidos. es la Tabla de Retención Documental. Área de condiciones de acceso y uso. la retención de documentos: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central. 3. Área de documentación asociada. la ISAD(G). Área de contenido y estructura. transferencia o disposición final. ubicar los documentos para su consulta. 2. Para el caso de la descripción archivística. en ella se determina la formulación de la información mediante veintiséis elementos que pueden ser combinados para constituir la descripción de una entidad archivística. 5. Un instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases. 6. Actualización permanente de instrumentos. Área de control de la descripción. 7. La organización de las reglas refleja la estructura adecuada para cualquier descripción. 4. Para estos efectos. la cual actúa en las entidades como regulador de las decisiones en materia documental. trata las reglas generales aplicables a la descripción archivística sin tener en cuenta la naturaleza o el volumen. Diseño de instrumentos de recuperación como Guías. tal como se consigna en la tabla de retención y de valoración documental (GRGA). Área de notas. Inventarios. valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas. Catálogos e Índices. . y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilización de nuevas tecnologías en los archivos. contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios. En la estructura de la Norma ISAD(G).

pero se reservará en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregársele al interesado. ART. ART. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. que el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse. siempre que no tengan carácter de reserva. . Artículo 20. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las Secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo. ni copia de cualesquiera otros documentos. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones. 320. Los Secretarios de las corporaciones y autoridades públicas dan fe en los certificados que expidan relativamente a los negocios que les están confiados por razón de su empleo. Artículo 112. y la de fundar medios masivos de comunicación. salvo las restricciones legales. aprendizaje. Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas. y que las copias puedan sacarse bajo la inspección de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos de ésta. se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación oficiales. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Sobre régimen político y municipal.5.. (GRGA) MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitución Política. Para estos efectos. ART. pague el amanuense. Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD. Ley 4 de 1913.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS: DEFINICIÓN: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.Organización y entrega de transferencias documentales. sin orden del jefe de la Oficina de quien dependa. 2. 315. Ley 57 de 1985.. De los certificados se dejará copia en un libro de papel común. El Estado garantiza las libertades de enseñanza. Artículo 27. 316. el certificado se extenderá. y los primeros los mandarán dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. Artículo 74. Si lo fuere. Ningún empleado podrá dar copia de documentos que según la Constitución o la ley tengan carácter de reservados. investigación y cátedra. la de informar y recibir información veraz e imparcial.2.

Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias. sobre el Derecho de petición de información. correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente. por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. o al funcionario responsable del Archivo de Gestión. Decreto 01 de 1984. dependencia. Decreto 2126 de 1992. La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área. los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal. ACTIVIDADES: La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos. éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes. Archivo Central o Histórico. etc. telefónica. Estado Colombiano. se debe facilitar con los controles correspondientes.Artículos 1. y 12 al 27. Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos. . Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta. persona natural. Código Contencioso Administrativo. La consulta de documentos en los archivos de gestión. Para el cumplimiento de este propósito.

Formulación de la consulta Determinación de la necesidad y precisión de la consulta. Respuesta a consulta Atención y servicio al usuario. ya sean inventarios. se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos. Uso de testigos y formatos para el control de devolución. Ubicación de los documentos. Sistemas de registro y control de préstamo. 3. Determinación de competencia de la consulta. Estrategia de búsqueda Disponibilidad de expedientes. Reglamento de consulta. Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información.La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta. 2. guías. Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación. los documentos requeridos. catálogos e índices. Las actividades básicas en esta fase son: 1. . Establecimiento de herramientas de consulta. Disponibilidad de fuentes de información. Condiciones de acceso. Infraestructura de servicios de archivo.

El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades.5.2. sellos y. todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo. Defensa y conservación de los bienes muebles e inmuebles. Ley 14 de 1936. etiquetas. adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Artículo 95. sin alterar su contenido (GRGA) MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitución Política. cupones. Artículos 1. monumentos. y las inscripciones en lápidas. Ley 39 de 1981. discos. Artículo 8. planos. Código Procedimiento Civil. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Conjunto de medidas preventivas o correctivas. grabaciones magnetofónicas. edificios o similares .2. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimoniocultural.2. Artículo 251. cintas cinematográficas. Sobre conservación copias mediante microfilmación. dibujos. impresos. radiografías. Distintas clases de documentos. en general. . cuadros. Ley 47 de 1920. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. fotografías. talones. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano. Artículo 22.3 y 4. contraseñas. Son documentos los escritos.

Ley 397 de 1997. Artículo 74. Conservación de libros y papeles de los comerciantes. corresponde a una de las clases de documentos señalados en el Artículo 251 del Código de Procedimiento Civil. Documental y de Imágenes en Movimiento. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. Artículo 4. Artículo 39. Por la cual se expiden normas en materia tributaria. Del Patrimonio Bibliográfico. Artículos 48 y 60. Artículo 12. Ley 80 de 1993. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar contratos.Ley 63 de 1986. Decreto 1798 de 1990 Artículo 31. se dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se dictan otras disposiciones. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio. Decreto 2620 de 1993. Ley General de Cultura. Código de Comercio. exportación y transferencia ilegal de bienes culturales. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos. LEY 6 DE 1992. Hemerográfico. . efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra. Definición de Patrimonio Cultural de la Nación. La reproducción impresa de imágenes ópticas no modificables. Aprueba el tratado que prohíbe la importación. se otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública interna. con su correspondiente valor probatorio".

garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión. organización. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos. Conservación integral de la documentación de archivos. reprografía y conservación de documentos de archivo. Acuerdo 037 de 2002. Acuerdo AGN 056 de 2000.Decreto 2150 de 1995. Reglamento General de Archivos . Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Valoración documental que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. conservación y restauración documental. prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder. Acuerdo AGN 049 de 2000. restricciones por razones de conservación. Artículo 60. custodia. Acuerdo AGN 048 de 2000. durante su período de vigencia. Acuerdo AGN 050 de 2000. prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares. Artículo 23. entre otros. Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos. Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad. para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos. . autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos. prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas. hasta su disposición final. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo. Acuerdo AGN 007 de 1994. Acuerdo AGN 047 de 2000. Conservación preventiva. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito. Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos. Acceso a los documentos de Archivo.

sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS .2. Prevención y atención de desastres. Limpieza de áreas y documentos. Almacenamiento. Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes. el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo. Sensibilización y toma de conciencia. Intervenciones de primeros auxilios para documentos. Establecimiento de medidas preventivas. Implantación de Planes de contingencia. 2. determinación de Unidades de conservación y almacenamiento). realmacenamiento y empaste/ encuadernación (Dete rminación de espacios y áreas locativas.5. Monitoreo y control de condiciones ambientales. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas. Apoyo a la reproducción. determinación de mobiliario y equipo.ACTIVIDADES: En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos. Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia. En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones: Diagnóstico integral. Inspección y mantenimiento de instalaciones. Control de plagas.

Protección del patrimonio documental y artístico. artístico y monumentos públicos de la Nación. el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley. las tierras comunales de grupos étnicos. el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación. Ley 47 de 1920. Ley 39 de 1981. Artículos 1. El Estado promoverá la investigación. la ciencia. o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. Artículo 70. son inalienables. (GRGA) MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitución Política de 1991 Artículo 63.2. Artículo 71. las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. a la cultura. Ley 14 de 1936. Artículo 72. . Ley 80 de 1993. están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional. Ley 163 de 1959. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país.3 y 4. en general. permanente. imprescriptibles e inembargables. CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. los parques naturales. Sobre la microfilmación y certificación de archivos. las tierras de resguardo. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. con miras a su conservación temporal. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservación del patrimonio histórico. Los bienes de uso público.DEFINICIÓN: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y.

Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos. debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad. Artículo 18. Estatuto Notarial. Las entidades estatales establecerán las medidas que demande la preservación. Acuerdo AGN 007 de 1994. Guarda y custodia hojas de vida. Crea el Comité Evaluador de Documentos. Decreto 3354 de 1954. Al someter a la microfilmación cualquier documento. inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales. Decreto 1145 de 2004. enmendaduras o cualquier adulteración. Decreto 998 de 1997. Decreto 2649 de 1993. Artículo 134. Reglamento General de Archivos . Segundo Párrafo. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite. pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados. de acuerdo con su naturaleza. por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad. Decreto 960 de 1970. Conservación y destrucción de libros. Defensa y conservación patrimonio. . de tal modo que queda prohibido hacerles recortes. Decreto 2527 de 1950. dobleces. Transferencias documentales secundarias. Decreto 264 de 1963. con pena de perder su valor probatorio.Artículo 39. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. determina su integración y le fija la función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos. Decreto 2620 de 1993.

legal o fiscal y que no tengan valor histórico. reproducción a través de tecnologías y soportes. Transferencias documentales secundarias. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. NTC 4080. en cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos. Micrografía : microfilmación de series: Procedimientos de operación. Micrografía. NTC 5238. implica que a cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación permanente. Acuerdo AGN 08 de 1995. Circular AGN 03 de 2001. NTC 3723. Eliminación de documentos que se entiende como la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo. Inventario de documentos a eliminar.Artículo 23. Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata. la eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas muestra s representativas. NTC 5174. Artículo 25. Circular AGN 01 de 2004. Valoración documental . Clasificación de Microfilmes. Técnica de operación. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado. ACTIVIDADES Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD para la Administración Pública Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposición Final. . aplicación y localización. Micrografía. Transferencias documentales secundarias.

Microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos originales debe ser una decisión que en la práctica garantice que la información reproducida y guardada por dichos medios será perdurable. accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarán hasta tanto no se venzan los periodos de prescripción aplicables en cada caso. Aun cuando se apliquen técnicas de reprografía válidas sería conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomáticos. La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente. fiel. estructura. procedimientos y políticas de la entidad productora. los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen. P. es decir.manual tabla de retención y trasferencias documentales: versión actualizada. Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. (Mini.88. Conservación y preservación de los documentos. convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. ACTIVIDADES: 1. desarrollo. es una opción válida en casos tales como el de los informes de gestión en los que se conserva una copia en las unidades administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de planeación quienes conservarán el total de la serie y la transferirán al archivo central correspondiente. 2001.) Recepción de transferencias secundarias. son patrimonio documental de la sociedad que los produce. evitando a la vez que la manipulación constante sobre originales pueda facilitar su deterioro. la ciencia y la cultura. utiliza y conserva para la investigación. . Así mismo. AGN. La decisión de eliminar expedientes en los archivos de gestión.Para definir la disposición final se debe tener en cuenta: Además de definir la conservación permanente de una serie se debe analizar la aplicación conjunta de una técnica de reprografía cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información.

Aplicación de método elegido. sonido. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental. Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. (GRGA) Determinación de la metodología y plan de trabajo. Definición de calidad. Valoración avalada por el Comité de Archivo. microfilme y otros) en otra. para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios. cine. para su conservación permanente (GRGA). (GRGA) Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD. Control de calidad durante todo el proceso. 4. (RGA) Determinación de metodología y plan de trabajo. Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación. Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio. Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central.2. Fines en la utilización de la técnica. Control de calidad durante todo el proceso. . 3. video. con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel. según la fase del ciclo vital en la cual se requiere. que sólo puede ser leída o interpretada por computador.

mediante servicios de mensajería interna y externa.6 LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL En el Artículo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 se determina que las entidades deberán establecer conforme a su estructura. Es importante hacer énfasis en que ninguna comunicación oficial podrá salir de las entidades por vía diferente a la de las unidades de correspondencia.2.2. . En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental: Recepción. los servicios de recepción.7 FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS La Ley 594 de 2000. Distribución. 23. 2. centrales e históricos. Formación de archivos: establece que: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos. Trámite. la Unidad de Correspondencia. Archivo Central y Archivo Histórico. Conservación y Consulta de documentos. integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión. que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental. de tal manera. correo electrónico u otros. que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública. en su Art. que permitan recibir. deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios. La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada. enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial.2. los archivos se clasifican en Archivos de Gestión. Además las unidades de correspondencia. fax. radicación y distribución de las comunicaciones.

Distribución. y Disposición final de documentos. Consulta. Conservación. Conservación.2. Trámite. Recepción.7. cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general .7. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados .2. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental: Producción. Organización.3 ARCHIVO HISTÓRICO .1 ARCHIVO DE GESTIÓN Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.7. 2. 2.2. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental: Organización. Ley 594 de 2000.2. Ley 594 de 2000. y Disposición final de documentos. Consulta.2 ARCHIVO CENTRAL En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva.

2.1 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS 2.8.8 FLUJOS DE INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2.2.2.2.2. 2.8. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental: Organización.8.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 2. Ley 594 de 2000.3.8.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS.2 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS.2.2.2.2.8. 2.1 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS 2.2. Conservación. Consulta.3.8. 2.2.8.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 2.8.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS.3. y Disposición final de documentos. . 2.Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente .

1 ARCHIVOS DE GESTIÓN.8.8.3 IMPLEMENTACIÓN Implementación: Se refiere a las actividades necesarias para poner en marcha el programa.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS 2. Implica la manera como se da alcance a los objetivos.2. el cumplimiento de las fechas.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS 2.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 2. por cuanto le da cohesión a las directrices formuladas. la gestión de los recursos y todas las actividades . 2.2. 2.8.2.5.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 2. La implementación significa la asignación de responsabilidades dentro de la entidad.8.8.2.8.8.2.5 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS: 2.2.8.4 SEGUIMIENTO El seguimiento debe ser considerado lo más importante del Programa de Gestión Documental. la definición de roles y el establecimiento del programa.5.2.4 ARCHIVO HISTÓRICO 2.2.2. La implementación es la parte final del programa de gestión documental y se constituye en al prerrequisito para que las entidades puedan convertirlo en una actividad permanente de la administración.3 ARCHIVO CENTRAL 2.5.

Acuerdo No. Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V Acceso a los Documentos de Archivo .8. el Comité de Archivo y la conformación de equipos de trabajo a cargo de esta labor.administrativas de dirección del Programa. 3. . del AGN del Reglamento General de Archivos sobre Restricciones por razones de conservación --------. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 Conservación de Documentos del Reglamento General de Archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos . 047 de 2000. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS Para la organización de los Fondos Acumulados con base en la aplicación de la Tabla de Valoración Documental.5. Acuerdo 049 de 2000.doc BIBLIOGRAFÍA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA.2. Requisitos para la Consulta del capitulo V. así como la adopción de los correctivos y medidas conducentes para reorientarlo en caso de incumplimiento de las metas fijadas. Se debe indicar que este seguimiento requiere de un órgano de coordinación. Por el cual se desarrolla el artículo 45. ANEXOS Ver archivo: Anexos PGD. del reglamento general de archivos.3 Archivo Central. Acuerdo 056 de 2000. específicamente en el Flujo de 2. Acceso a los documentos de archivo . se podría tener en cuenta el siguiente flujo de información y quedaría vinculado al proceso de organización de documentos. --------.

2002. 1998. 22. 23 y 26 --------. 042.--------. se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21. Bogotá : AGN. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. 02 de 2004. Archivos de historias clínicas : memorias. --------. 060 de 2001. Acuerdo No. Metodología para implementar un programa de . Archivos de historias laborales : memorias. 2001 --------. 2002. 039 de 2002. Bogotá : AGN. Bogotá : AGN. --------. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la --------. Acuerdo No. 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas --------. Acuerdo No. --------. Comité Técnico de Gestión de Documentos del SNA. Bogotá : AGN. --------. Archivos bancarios : memorias. Cartilla de clasificación documental. Bogotá : AGN . Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados --------. Archivos de la educación superior : memorias. Acuerdo No.

Gestión documental : bases para la elaboración de un programa. 2003. -------. Circular No. Guía de conservación preventiva de nuevas tecnologías. 2005 . Guía para la conservación preventiva de archivos. Grupo Laboratorio de Restauración. 2004. Gestión de la correspondencia : memorias. 2001 ------. Documento por el cual se establecen las especificaciones técnicas para las unidades de conservación. Proceso de elaboración de instrumentos de consulta en el AGN. Concepto técnico sobre uso de tintas.004 DE 2003 Organización de las historias laborales --------. 2002. --------. y Departamento Administrativo de la Función Pública. Guía para la administración de comunicaciones oficiales. Bogotá : AGN. --------. Sistema Integrado de Conservación. 2004. Grupo Laboratorio de Restauración. División de Clasificación y Descripción. --------. 1996. Bogotá : AGN. Grupo Laboratorio de Restauración. Bogotá : AGN. 1997. -------. 2005 ------. ------. Bogotá : AGN. Bogotá : AGN. --------.gestión de documentos : texto enriquecido. 2004.

Pautas para diagnóstico integral de archivos. --------. 2001. Guía para la organización de los archivos de gestión y transferencias documentales : documento de trabajo. --------.--------. Bogotá : AGN. 2003. 2003 --------. 1998. . 1997. Ordenación documental. Bogotá : AGN. Introducción a la archivología. 53 p. --------. 2003. Los archivos y las nuevas tecnologías: memorias. Manual de organización de fondos acumulados. Bogotá : AGN. Bogotá : AGN. Los archivos y la administración pública : memorias. Grupo de Correspondencia y Archivo. Bogotá : AGN. --------. 2004. --------. Bogotá : AGN. Ley 594 de 2000. 1997. Bogotá : AGN. Bogotá : AGN. --------. Proyecto de cartilla de aplicación de tablas de retención documental. Pautas para el establecimiento de políticas y planes de automatización de archivos. 2004 --------. 2000. Pautas para la organización de archivos municipales. Grupo de Correspondencia y Archivo. --------. --------. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

AGN. Michael. May. Ramón. 4. Directrices para la preparación de programas de estudios sobre la gestión de documentos y la administración de archivos modernos : un estudio RAMP. 1994. Tablas de retención y transferencias documentales : versión actualizada. (Vol. Bogotá : AGN. Madrid : Dirección de Archivos Estatales. 57 p. Resolución Nº 089 de 2003. Bogotá : AGN. La gestión de documentos en el Estado Español. 17-18 Mar. Resolución Nº 026 de 2004. María Luisa. 1994. 2004 --------. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Bogotá : AGN. 2003 --------. Bogotá : AGN. 1992. 2001. Servicios de archivo : acceso y difusión de la información. 1982. Reglamento general de archivos. 1997) 4 h. En : Métodos de información. Relación de normas sobre archivos en Colombia. Bogotá : AGN. Por el cual se expide el reglamento para el uso de Internet y correo electrónico en el Archivo General de la Nación --------. CONDE VILLAVERDE. 92 p. Qué es una transferencia: [folleto]. Pautas para utilización de microfilm. 103 p. . París : UNESCO. 2004) --------.--------. Nos. --------. CRUZ MUNDET. Por la cual se expide y adopta el Reglamento Interno de Correspondencia y Archivo del Archivo General de la Nación --------. 3ª ed. --------. COOK.

Murielle y FRENIERE. 260 p. NTC 2223:1986:. NTC 3393. NTC-BS 7799-2 Sistemas de gestión de la seguridad de la información (SGSI) . --------. París : UNESCO. Carmona : S&C. Archivística general : teoría y práctica. Tinta líquida para escribir --------. NTC 2676 Durabilidad soportes. Documento y archivo de gestión : diplomática de ahora mismo. características dimensionales.5 pulgadas). NTC 4095 Norma general para la descripción archivística --------. Madrid : Fundación Germán Sánchez Ruipérez. André. DOYLE. 1991. ICONTEC. 512 p. 1994. Sevilla : Diputación Provincial de Sevilla. La preparación de manuales de gestión de documentos para las administraciones públicas. 7 ed. Cartuchos de disco flexible de 90 mm. Antonia. 1995. 1994. (3. NTC 1673 Papel y cartón: papel para escribir e imprimir --------. físicas y magnéticas .--------. HEREDIA HERRERA. Manual de archivística. 2 ed. Elaboración documentos comerciales --------. NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad --------. NTC 3369 Elaboración de sobres --------. aplicable a los soportes digitales. Equipos y útiles de oficina.

Murielle y FRENIERE. Joaquim. Gestión de documentos : definición y análisis de modelos. Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación administrativa. 2 LLANSO SANJUÁN. T. 25 : Bogotá : 2002) RHOADS. 53 p MOLINA NORTES. 54 [3] LLANSO SANJUÁN. México : Archivo General de la Nación. 1999. Guadalajara : ANABAD. 216 p. Vol. Juana. [2] DOYLE. París : UNESCO. La función de la gestión de documentos y archivo en los sistemas nacionales de información.Jornadas Provinciales de Archivos (Cadiz : May. 2000). 1993. 14 Congreso Internacional de Archivos (Sevilla : Consejo Internacional de Archivos. Joaquím. Manuel. Bergara : Irargi. SCHELLENBERG. La administración moderna de archivos y la gestión de documentos : Prontuario RAMP. Archivística y archivos. p. Cadiz : Diputación de Cadiz. Archivos modernos. R. En: ALA. James B. 434 p. París : UNESCO. 14 Congreso Internacional de Archivos (Sevilla : Consejo Internacional de Archivos. París : UNESCO. p. 1996. 1991. PALACIOS PRECIADO. 1988. p. 234 . 32. La preparación de manuales de gestión de documentos para las administraciones públicas. 250 LLANSÓ SANJUAN. Sistemas archivísticos y gestión de documentos : ponencia. Jorge. Gestión de documentos en la administración. Joaquim. Joaquim. 1985. p. 1991. 2000). Sistemas archivísticos y gestión de documentos : ponencia. (No. Bergara : Departamento de Cultura del Gobierno Vasco. 1991. André. 81 p. Gestión de documentos : definición y análisis de modelos. Microfilmar o digitalizar?. ----------------------[1] LLANSÓ SANJUAN. ROMERO. 1988).

elige y elabora el documento. Ver Anexo 1. o graba. otros). Circular. medio magnético.1. registro. INICIO Consultar: . electrónico. impresión y el tipo de soporte que requiere (papel.2.----------------------SI ¿Conoce las directrices para su elaboración? Dependencia identifica. Ver Anexo 1. Ver Anexo 1.3 . Dependencia elabora el documento y produce el número copias requeridas e imprime. De igual forma marca el sobre o elabora rótulo o etiqueta según el soporte (cuando se necesite) y adjunta los anexos . . según la aplicación de sus respectivos procedimientos cuando se requiera utilizarlos. NO Dependencia elige los medios de elaboración.4. Acta. Ver anexo 1. Carta.Tabla de retención documental aprobada o vigente.Compilación del Manual de formas de la entidad. Memorando. En caso de no tener tabla de retención deben proceder con la elaboración.Manual de Procedimientos de la Entidad elaborado conforme a la NTC 3393 o la que la modifique o actualice y demás formatos específicos por dependencias. . Ver Anexo. comunes a toda entidad).4 .Directrices sobre conservación preventiva de los documentos. 1.1 (Se aporta como ejemplo el Manual de Procedimientos del Grupo de Correspondencia y Archivo del AGN que contiene los formatos: Nota interna.

devuelve el documento al remitente o lo redirecciona a la entidad competente. dejando constancia mediante comunicación escrita.1 ¿El documento es competencia de la entidad? La Unidad de Correspondencia. (Ver 3. NO SI . NO ¿El documento es interno? SI Aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos internos.3 Distribución de documentos enviados).( Ver 3. FIN INICIO La Unidad de Correspondencia recibe los documentos externos por diferentes medios.2 Distribución de documentos internos ).Aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos externos. Ver Anexo 2.

folletos. Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s). si es competencia de la entidad. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido. se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar. Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita)) y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes.La Unidad de Correspondencia hace la revisión de los documentos que ingresan a la entidad para verificar la competencia. el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite.1 Distribución de documentos recibidos FIN INICIO La Dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos para su trámite. dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente. Nombre del funcionario responsable del trámite. Para estos documentos cada entidad diseñará formatos de control de entrega (Anexo 2. Estos documentos pueden corresponder a las series y subseries documentales registradas en la TRD o en su defecto ser documentos de apoyo. La Unidad de Correspondencia analiza el documento con base en la Tabla de Retención Documental para determinar su direccionamiento e imprime el rótulo de radicación y consigna en la planilla de registro y radicación los datos (Nombre de la persona y/o Entidad Remitente. ¿El documento es competencia de la dependencia? . periódicos.2) La Unidad de Correspondencia excluye de radicación las comunicaciones de carácter informativo. tarjetas. se procederá a la radicación del mismo. donde se determinarán las acciones a seguir. consulta o información. entre otros que no hayan sido remitidos con una comunicación. utilizando los diferentes medios y soportes de la Entidad. al igual que los libros. Número de radicación. los anexos. Ver 3. a la oficina de su competencia. fecha y hora de recibo.3) La Unidad de Correspondencia clasifica y organiza los documentos recibidos y los ubica en las unidades de conservación destinadas para cada depe ndencia. revistas. invitaciones. (Anexo 2.

firmas. La Dependencia receptora registra y radica en la planilla de control de comunicaciones internas el documento. folios.5 ¿Conoce la directriz para la distribución? NO . señalando datos como (Nombre y código de la dependencia remitente. si lo amerita). anexos y tiempo de Respuesta. Trámite de documentos) FIN INICIO La Unidad de Correspondencia genera planilla para la distribución de los documentos a las dependencias correspondientes. devuelve el documento al remitente o lo direcciona a la dependencia competente.NO La Dependencia receptora. Número de radicación. además observa el estado de conservación documental. Ver Anexo 2. Ver Anexo 2. anexos y todos aquellos datos que la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos.4 y (Ver 4. fecha y hora de recibo. SI La Dependencia receptora verifica. copias. Si el documento está incompleto se determina si se puede recibir y pedir lo faltante o devolver a la dependencia remitente el documento. y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes. Nombre del funcionario responsable del trámite.

Consultar: Directriz para la distribución de documentos recibidos. SI La Dependencia deja constancia de recibo de los documentos en la planilla de registro de comunicaciones recibidas. manual de procedimientos de cada dependencia según el caso.6 SI La Unidad de Correspondencia aplica la directriz para la entrega de los documentos a las dependencias. ¿Es competencia de la Dependencia? NO Se devuelve a la Unidad de Correspondencia para su redireccionamiento. . Anexo 2. (Ver 4 Trámite de documentos) FIN INICIO ¿Conoce el procedimiento para la distribución de documentos internos? NO Consultar.

SI Hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay. sobre y demás datos regulados por la entidad) El documento cumple requisitos? . radicación del antecedente destinatario. ¿Conoce la directriz para la distribución? La Unidad de Correspondencia consulta la directriz establecida en la entidad para la distribución de documentos enviados.7 No Si La Unidad de Correspondencia verifica cumplimiento de requisitos conforme a manual de procedimientos (código de serie documental . Ver Anexo 2. a la Dependencia destinataria. sus anexos y el sobre. La Dependencia destinataria recibe el documento. con el número de copias requeridas. copias. firmas. verifica y da constancia de recibido (Ver 4 Trámite de Documentos) FIN INICIO La Dependencia productora remite a la Unidad de Correspondencia para su distribución. anexos. los documentos elaborados en su respectivo soporte.

9 Se entrega a la dependencia el documento devuelto para confirmar. La Unidad de Correspondencia realiza las actividades de alistamiento físico. La Unidad de Correspondencia hace constar a la dependencia del envío de los documentos.No Devuelve a la dependencia para complementar requisitos Si La Unidad de Correspondencia realiza la radicación y el registro con los siguientes datos básicos: radicación. peso y porteo para el envío por los diferentes medios y diligencia y firma planillas para el control de entrega. página web. fax. entre otros. hora. realizar ajustes y volver a enviar. correo tradicional. nombre y car go del funcionario remitente y anexos.8 y 2. Ver Anexo 2. fecha. nombre de la persona o entidad destinataria. Ver Anexo 2. Ver 1 Producción documental El documento fue devuelto? Si No . correo electrónico.9 La Unidad de Correspondencia realiza la distribución de los documentos utilizando medios como entrega personal.

Organización de documentos) Amerita trámite? No Si El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proceda con el trámite. Ver 5 Organización de documentos FIN INICIO La Dependencia recibe documento de la Unidad de Correspondencia o de otra dependencia Se ubica el documento en la carpeta de la serie documental correspondiente (Ver 5. Ver 3.2 Distribución de documentos internos Se ubica el documento en la carpeta de la serie documental correspondiente (Ver 5. Organización de documentos) Amerita respuesta? No .La Unidad de Correspondencia da por concluido el trámite de entrega. las anotaciones de chequeo y control y se entregue el documento a la dependencia respectiva para continuar con el trámite.

No Aporta la información necesaria? Archiva documento y proyecta respuesta.Si El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proyecte respuesta El funcionario de la Dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de respuesta. proyecta respuesta y entrega al Jefe de la dependencia para revisión El Jefe de la Dependencia recibe. revisa y firma la respuesta Si . analiza la solicitud La solicitud es clara? Se solicita ampliar o precisar la información.Producción Documental) No Si El funcionario competente hace acopio de la información necesaria.(Ver 1.

2 ) No Aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos externos. (Ver 3.1 Cada dependencia de la Entidad en desarrollo de sus funciones recibe yenvía documentos para ser tramitados y archivados Se organizan los archivos con base en las TRD? Las entidades deben implementar las Tablas de Retención Documental (Anexo 3) Las dependencias identifican sus series y subseries con los documentos señalados en las Tabla de Retención Documental. Ver Anexo 11.3) FIN INICIO Cada dependencia de la Entidad hace apertura de carpetas con base en su tabla de retención documental y para ello utiliza las unidades de conservación (cajas. Sabe como ordenar las carpetas en los archivadores? Consultar: Anexo 5 Sistemas de Ordenación .(Ver 3.La respuesta es para una dependencia? Aplica directriz para la distribución de documentos internos. carpetas).

2 Organización de documentos : Archivo Central . En primera instancia conservará las series documentales hasta que se cumpla la fecha establecida. Sabe como ubicar los documentos dentro de las carpetas? Consultar: Anexo 3.1) La dependencia remite la transferencia Primaria al Archivo Central de acuerdo con el formato único de inventario documental. teniendo en cuenta los criterios para su elaboración (Anexo 7. siguiendo el método preestablecido.La Dependencia ordena expedientes o carpetas que conforman la serie o subserie. en la fecha establecida en el cronograma de transferencias.4 Criterios para la organización de los archivos de gestión La dependencia ubica los documentos en orden cronológico dentro del expediente o carpeta correspondiente. funcionario y transferencia. Ver Anexo 6 La Dependencia velará por el cumplimiento de su elaboración y actualización. en segundo lugar realizará la eliminación de las series correspondientes (Ver Anexo 13. en cada caso: Dependencia.2) o preparará la transferencia primaria. funcionarlo. transferencia Se aplica lo establecido en la TRD sobre retención y disposición final? Se revisa la TRD y se da cumplimiento a lo señalado. de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites Se elaboran inventarios documentales? Adoptar el formato de inventario único documental y la obligatoriedad de su elaboración tanto por dependencia. Ver 5. además se aplican directrices (Anexo 13) La dependencia aplica el procedimiento establecido en la TRD.

FIN FIN Si No El Archivo Central aplica lo establecido en la TVD sobre retención y disposición final? Si No La recuperación de los documentos es fácil? Si No Sabe ordenar los fondos acumulados en el Archivo Central? Si No Están bien organizados? .

Ver Anexo 3. Ver Anexo 8 .INICIO El Archivo Central recibe de las dependencias.5 Sabe ordenar los documentos en el Archivo Central? Consultar: Organización Archivo Central (Anexo 3.1) y realiza el cotejo. las transferencias documentales primarias en las unidades de conservación (carpetas. subsecciones series y subseries y velará por la correcta organización e instalación de las unidades de conservación y almacenamiento. La transferencia está bien elaborada? Se realizan los ajustes necesarios y se remite nuevamente al Archivo Central El Archivo Central ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgánica y conforme a las TRD.) adoptadas por la Entidad y conforme con las directrices (anexo 7.5) El Archivo central adopta los sistemas de ordenación que permiten ubicar secciones. La recuperación de los documentos es fácil? Consultar Inventario General de Documentos (Ver Anexo 3.5) El Archivo Central a partir de las transferencias primarias mantiene actualizado el inventario general de documentos con todos los elementos que faciliten la localización de los mismos y de ser necesario elaborará los instrumentos de consulta requeridos. cajas.

6 y 5) Sabe ordenar los fondos en el Archivo Histórico? . teniendo en cuenta los criterios para su elaboración (Anexo 7. en segundo lugar realizará la eliminación. Ver 5.2) El Archivo Central remite la transferencia secundaria al Archivo Histórico. con su respetivo inventario (instrumento de consulta. verificando previamente los procesos técnicos de organización de los documento y de acuerdo con el cronograma y en el formato único de inventario documental.6) Consultar Organización Archivo Histórico (Anexo 3. procurando su homogeneización) en las unidades de conservación adoptadas por la Entidad y conforme con las directrices establecidas (Anexo 11. la selección.4 Organización de documentos : Archivo Histórico FIN INICIO Archivo Histórico recibe las transferencias secundarias del Archivo Central. Se implementan mecanismos de alerta para la aplicación de la retención El Archivo Central aplica el procedimiento establecido en la TRD.1) El Archivo Histórico ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgánica de los fondos. además se aplican directrices (Anexo 13). previamente revisadas y cotejadas. teniendo como base los criterios para su organización (Anexo 3. En primera instancia conservará las series documentales hasta que se cumpla la fecha establecida. la microfilmación de las series correspondientes (Ver Anexo 13) o preparará la transferencia secundaria.En el Archivo Central se aplica lo establecido en la TRD sobre retención y disposición final? Se revisa la TRD y se da cumplimiento a lo señalado.

Ver Anexo 8 El Archivo Histórico propenderá mantener disponibles los documentos mediante instrumentos de consulta actualizados e implementación de servicios de archivo (Anexo 10. o entidad que corresponda Se orienta al usuario sobre el procedimiento para acceder a los fondos documentales y se le informa sobre el Reglamento de Consulta de la Entidad Se informa al usuario acerca de los requisitos que debe cumplir para acceder a la consulta de los documentos La información solicitada tiene restricciones de consulta? Se informa al usuario sobre la condición de reserva y se facilita el acceso a otra fuente o soporte . subsecciones.El Archivo histórico adoptará los sistemas de ordenación que permitan la ubicación de fondos. Ver 6 Consulta de documentos Usuario interno o externo hace una consulta sobre un asunto o documento La información es competencia de la entidad? Se remite al usuario a otra fuente. subseries y velara por correcta organización e instalación de áreas de depósito. series. La recuperación de los documentos es fácil? El Archivo Histórico mejorará el instrumento de consulta elaborado por el Archivo remitente y/o conformará otros instrumentos de consulta.2) . secciones. unidades de conservación y almacenamiento.

1). sobre la conservación de documentos en sus diferentes soportes.( ver Anexo 10. (Anexo 12) Se cuenta con espacios para el almacenamiento de documentos? La Entidad conforme con el Sistema Integrado de Conservación (Anexo 12) .2 El usuario diligencia el registro o la solicitud de servicio de documentos y atiende a las instrucciones para el acceso. los archivos de Gestión. el Archivo Central y el Archivo Histórico.1) en los espacios de los documentos prestados. dejando constancias (testigos) (Anexo 10. Además se hace el control de la devolución FIN INICIO La entidad hace un análisis de sus necesidades a partir de un diagnostico en la unidad de Correspondencia.Se facilitan los instrumentos y los medios de consulta para suministrar la información. o en la base de datos. la utilización y reproducción de los documentos.1) La Dependencia registra el préstamo en la planilla de préstamo (Anexo 10. de ser necesario se diseñan e implementan servicios de archivo. Ver Anexo 10. Sabe como hacer el diagnóstico? La entidad explica metodología expuesta en la publicación del AGN Pautas para diagnóstico integral de archivos . La Entidad a partir del diagnostico se diseña el Sistema integrado de Conservación.

3. Se cuenta con equipo y mobiliario requerido? La Entidad suministra el equipo mobiliario adecuado. Anexo 12 La entidad aplica el Sistema Integrado de Conservación y los planes de contingencia y de seguridad de los documentos. Central e Histórico. de acuerdo con los tiempos de retención. Anexo 11.1 Se cuenta con medidas preventivas para la conservación de los documentos? Consultar: Seguridad de la información. 3.4. de acuerdo con los lineamientos dados en el Anexo 11. con el fin de habilitarlas para su utilización en la Unidad De Correspondencia. de acuerdo con lo expuesto en el Sistema Integrado de Conservación (Anexo 12) y lo estipulado en el Anexo 11. los soportes y siguiendo lineamientos establecidos en los Anexos 3.1 Cada dependencia organiza y distribuye el equipo y mobiliario en las respectivas áreas administrativas destinadas al Archivo de Gestión y las áreas para procesos técnicos y depósitos en el Archivo Central e Histórico.2 Sistema Integrado de Conservación. siguiendo lineamientos expuestos en los Anexo 11.La Entidad hace la debida señalización y adecuación de estas afeas.5. los formatos.1 La dependencia respectiva ubica los documentos en las unidades de conservación establecidos para cada fase de archivo.2 y 12 (Ver 5 Organización de documentos) .6 y 11.1 y Anexo 12 Se cuenta con unidades de conservación? La entidad suministra las unidades de conservación en las condiciones establecidas e el n Sistema Integrado de Conservación (Anexo 12) y los lineamientos dados en el Anexo 11. los archivos de Gestión.

Anexo 13.4 Si El Archivo Central verifica y aplica lo dispuesto en la TRD o TVD para las series y subseries . Aplica metodología y criterios básicos para la eliminación de documentos. Aplica metodología y criterios básicos para la microfilmación y/o digitalización.FIN INICIO Cada dependencia de la entidad con el aval del comité de archivo identifica y determina la disposición final de las series y subseries documentales con base en la tabla o en los asuntos de la tabla de valoración documental.2 Se ha hecho eliminación en el archivo de gestión? No No La dependencia realiza la respectiva transferencia primaria del Archivo Central Se requiere microfilmar y/o digitalizar los documentos? El Archivo Central adopta la técnica de microfilmación y/o digitalización. en los términos establecidos en la TRD o TVD o para los casos requeridos. Anexo 13.

en los términos establecidos en el Anexo 13.3 Se requiere hacer selección documental? No El Archivo Central realiza la transferencia de los documentos con valores secundarios al Archivo Histórico. Anexo 13.1 FIN No Si No Si . Anexo 13. -Aplica metodología y criterios básicos para la selección documental. en los términos establecidos en la TRD o TVD o de acuerdo con el procedimiento establecido en la Entidad.Existen documentos para eliminar en el Archivo Central? Aplica metodología y criterios básicos para la eliminación de documentos.2 El Archivo Central hace la revisión de las series y subseries Si -Se realiza la valoración correspondiente.

No Si Si No Si No Si Se implementarán las TVD. los fondos acumulados con su respectivo inventario y en las unidades de conservación y almacenamiento adoptadas conforme con las directrices establecidas (Anexo 11. Ver Anexo 9 El Archivo Central recibe de una dependencia o entidad.1) El Archivo Central verifica los procesos técnicos de la organización de los fondos acumulados con base en los criterios expuestos en el Anexo 9 INICIO El Archivo Central propenderá por mantener disponibles los documentos y el inventario para efectos de consulta y actualización .

unidades de conservación y almacenamiento. además se aplican directrices (Anexo 13).El Archivo Central mejorará el instrumento de consulta elaborado por la dependencia o entidad remitente El Archivo Central adoptará los sistemas de ordenación que permiten la ubicación de las unidades documentales y velará por correcta organización e instalación de áreas de depósito. Consultar Sistemas de ordenación (Anexo 5) Se revisa la TVD y se da cumplimiento a lo señalado. Se implementan mecanismos de alerta para la aplicación de la retención No Si No Si No Si No Si No .

Si No Si FIN INICIO No Si No Si No Si No Si .

No Si No Si Si No Si Si No .

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