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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

SEGUNDA FASE PARAMETROS PARA UN PROYECTO DE AUTOMATIZACION

Autor
AMANDA BARRERA PEREZ

Colaboradores:
MYRIAM MEJIA ECHEVERRI
LILIA JEANNETTE CAÑON RODRIGUEZ
JORGE WILLIAM TRIANA TORRES
ALEXANDER MELO CASTRO

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA


2005
OBJETIVO

ABORDAR LOS ASPECTOS CONCEPTUALES,


METODOLÓGICOS Y NORMATIVOS, QUE COMPRENDEN
LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PARA
CONJUGAR LAS POSIBILIDADES QUE BRINDAN LAS
TECNOLOGÍAS EN EL DESARROLLO DE LOS ARCHIVOS
I. DEFINICION Y OBJETIVOS DE UN PGD
El Archivo General de la Nación, como rector de la política archivística y
con miras a dotar a las entidades de una herramienta metodológica,que les
permita hacer mas eficiente la implantación de su Programa de Gestión
Documental, emitió el documento “GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE
UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL“.(Agosto 2005)
Se describe en dicho documento el Programa de Gestión Documental
como:
“2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
2.2.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión
documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Un programa de gestión documental se define como el conjunto de


instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de
los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales
como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,
conservación y disposición final de los documentos.”
… Definicion y objetivos de un PGD
Con la implantación de un Programa de Gestión Documental se pretende
alcanzar los siguientes objetivos:

 Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos,


como lenguaje natural de la administración pública, para el
funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la
participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y
el control de la gestión pública y garantía de los derechos
individuales y colectivos.
 Procurar la racionalización y control en la producción
documental, en atención a los procedimientos, trámites
administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la
normalización de modelos y formatos para la producción
documental.
 Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de
calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente.
… Definicion y objetivos de un PGD

Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el


recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante
la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.
 Regular el manejo y organización del sistema de administración
de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y
los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad,
seguridad y accesibilidad.
 Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de
la tabla de Retención Documental, organización, transferencias
primarias, recuperación, preservación, conservación de la
información y disposición final de los documentos.
 Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y
oportuna.
 Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de
información, útiles para la administración e importantes para la
cultura.

Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental - AGN


II. ANTECEDENTES

En torno al tema de la aplicación de un PGD y de los


principios y procesos archivísticos teniendo en
cuenta que los documentos están contenidos en
diversos soportes, se han generado vacíos e
inquietudes planteados por profesionales y
estudiosos en la materia, particularmente en lo que
corresponde al tratamiento de los documentos
electrónicos.
La siguiente es una mirada general hacia las diversas
inquietudes planteadas durante los últimos años
… Antecedentes
Inquietudes encontradas y fuentes de información
REVISTA DE LA ASOCIACIÓN LATINOAMERICANA DE ARCHIVOS – ALA 22
JULIO DICIEMBRE DE 1999

“POLITICAS NACIONALES DE AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS”


SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS,, SANTIAGO DE CHILE - ALA ABRIL DE 2002

REVISTA DE LA ASOCIACIÓN LATINOAMERICANA DE ARCHIVOS – ALA 25


ENERO DICIEMBRE DE 2002

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN


“GUÍA DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE NUEVAS TECNOLOGÍAS . BOGOTÁ, D.C.
MARZO 2004
SOPORTES DOCUMENTALES ALTERNATIVOS EN ARCHIVOS Y CENTROS DE
INFORMACIÓN”
Mario Javier Santander Suárez. Químico, Laboratorio de Restauración

“PARTICIPACIÓN DEL CRALC (Programa Memoria del Mundo) EN LA REUNION REGIONAL DE


CONSULTA SOBRE PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO DIGITAL ”
INFOLAC, REVISTA TRIMESTRAL DEL PROGRAMA DE LA SOCIEDAD DE LA
INFORMACIÓN PARA AMERICA LATINA Y EL CARIBE. . SEPTIEMBRE 2004

“GESTIÓN DOCUMENTAL EN INTRANET”


DOCUMENTO INFORÁREA –CONSULTORES EN INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
ESPAÑA
…Inquietudes encontradas y fuentes de información
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
“LOS ARCHIVOS Y LAS NUEVAS TECNOLOGIAS”
MEMORIAS DÉCIMO SEMINARIO SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
COLOMBIA - 2001

“EL DESAFÍO DEL MILENIO Y LAS NUEVAS TECNOLOGIAS”


Dr. DAN HAZEN. Bibliotecario, Universidad de Harvard, Estados Unidos

“PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL MARCO DE LAS NUEVAS


TECNOLOGIAS”
Dr. ALEXANDER MELO. Archivo General de la Nación

“EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO”


Ing. ADALGISA ABDALA BARCENAS. Subdirectora del Departamento de
Documentación Editorial – Banco de la República

“DISPOSICIONES LEGALES Y NORMAS TÉCNICAS RELACIONADAS CON EL


EMPLEO DE NUEVAS TECNOLOGÍAS”
Dr. JOSE ALBERTO GIRALDO LOPEZ. Abogado, Asesor externo del Archivo
General de la Nación

“IMAGEN INTEGRADA”
Ing. LUIS GUILLERMO PEREZ MONTOYA. Ingeniero de Sistemas
Eastman Kodak company
III. REQUISITOS PARA INICIAR UN
PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DE
UN PGD
La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló
en su Título V: Gestión de documentos, la obligación
que tienen las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas, en elaborar programas de
gestión de documentos, independientemente del
soporte en que produzcan la información…

Con miras al proceso de automatización del PGD y


con fundamento en la norma, se identifican aspectos
que se constituyen en un requisito previo, dado su
valor conceptual o metodológico, a saber:
...
... REQUISITOS PARA INICIAR UN PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DE UN PGD

CONCEPTUALIZACIÓN DEL PGD

Formulación de lineamientos y normalización de los aspectos


involucrados en un PGD, contemplando: Procesos, flujos de
información, formatos y normatividad.
El AGN elaboró el documento: “GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL”

ELABORACIÓN , APROBACIÓN Y APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE


3.1
RETENCIÓN DOCUMENTAL
IV. PGD AUTOMATIZADO

Para abordar el proyecto de automatización, vamos a considerar


tres puntos principales, a partir de los cuales se efectuará un
análisis tendiente a identificar las áreas o aspectos mínimos que
deberán estar contemplados en una herramienta de software,
desarrollada para automatizar el Programa de Gestión Documental.

Adicionalmente, para llegar a la formulación de los aspectos


mencionados, se integrará en el proceso del análisis, las
conclusiones obtenidas como resultado del estudio de
antecedentes (Capítulo II), ya que constituyen una necesidad a
resolver con la herramienta de automatización.
… PGD AUTOMATIZADO

PUNTO DE PARTIDA
Análisis de los aspectos relevantes del panorama inicial de 4.1
la Entidad y determinantes en el proceso de automatización

ESQUEMA GENERAL
Se DEL
busca plantear la conformación general del sistema
SISTEMA
4.2
automático, teniendo en cuenta un marco conceptual y
normativo

COMPONENTES DEL
SISTEMA
Corresponde a un análisis particular de los componentes
4.3
mínimos que integrarán el sistema, al igual que en el punto
anterior, partiendo de un marco conceptual específico
4.1 PUNTO DE PARTIDA

Generalmente se presenta un panorama inicial de la Gestión Documental en la


Entidades, que integra elementos como los siguientes:
INTERNET AMBIENTE REAL
AMBIENTE VIRTUAL

EXTRANET

INTRANET

FORMATOS SOPORTES
Textos
Cuadros Papel
Imágenes digital
Bases de datos Videos
Datos Sonido
Portales Fotografías
4.1.1 CARACTERÍSTICAS

La información se produce con el empleo de variedad de


HERRAMIENTAS. Para el caso de información digital: Software
de oficina (procesadores de texto, mensajería), software de
diseño, soft. de digitalización, Bases de Datos, etc., generándose
diversidad de FORMATOS en diversidad de SOPORTES.

En todo proyecto de automatización, se surte una etapa de


análisis en donde se identifican las características iniciales del
sistema y de la información involucrada.

Se puede considerar que para el caso de un PGD, se cuenta con


algunos productos que constituyen ya una parte fundamental en
el levantamiento de información inicial o etapa de análisis así:
a. Documento “GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL” publicado por el AGN
aporta los siguientes elementos:
 Conceptualización general del PGD
 Procedimientos: Flujos de información y Formatos
 Normatividad

EL DOCUMENTO ES UN INSTRUMENTO DE ANÁLISIS PARA LA ETAPA


DE DESARROLLO DEL SOFTWARE
b. LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Este instrumento
aporta los siguientes elementos:
Organización de los documentos (Series, subseries, etc)
Identificación de los tipos documentales
Identificación de tiempos de permanencia en cada fase del
ciclo vital
Disposición final del documento

POR LOS ELEMENTOS QUE INVOLUCRA , LA TRD CONSTITUYE NO


SOLO EL PRIMER ELEMENTO OBJETO DE AUTOMATIZACIÓN, SINO
EL PUNTO DE REFERENCIA EN EL SISTEMA
c. Finalmente para la proyección adecuada de la herramienta de
software que se ajuste a la gestión documental de la Entidad, es
importante complementar la etapa de análisis, con la generación de
un tercer producto que denominaremos MAPA DOCUMENTAL. El
objetivo de este cuadro es precisar información sobre los tipos
documentales como se describe a continuación
MAPA DOCUMENTAL

Producción de documentos

Por cada tipo documental especificar:


 Herramienta de producción
 Formato (si se trata de herramientas para
producción digital, el formato se puede
especificar con la extensión del archivo)
 Soporte para producción (Digital,…)
 Reproducción
. Soporte en el cual se reproduce (Papel,
Microfilm,...)
 Motivo (Valor probatorio, Trámite,
Conservación, Para el acceso futuro )
 Etapa del ciclo en que se debe efectuar la
reproducción
 Aproximación de volumen documental en un
periodo
… MAPA DOCUMENTAL

Recepción de documentos
Identificar los siguientes elementos con respecto a tipos
documentales que se reciben y están identificados en la
TRD de la Entidad:

 Vía de recepción
 Tipo Documental
 Reproducción
. Soporte en el cual se reproduce (Papel, Digital,
Microfilm)
. Motivo (El tipo documental se encuentra en la TRD
y difiere del soporte original, por trámite, por
conservación, para el acceso futuro)
. Etapa del ciclo en que se efectúa la reproducción
 Dependencia que recibe
 Dependencia que efectúa el trámite
 Aproximación de volumen documental en un periodo
… MAPA DOCUMENTAL

Diseño de Tipos Documentales.

Un segundo aspecto objeto de automatización, se presentará en


el Archivo de Gestión, mas exactamente en el proceso de
PRODUCCIÓN.

Para este punto, un insumo fundamental lo constituye la


definición previa de la forma como se aplicarán en la Entidad los
aspectos relativos a la DIPLOMATICA DOCUMENTAL.
Básicamente especificaciones en cuanto a formas, impresión y
firmas de los documentos. (ver Marco Conceptual 4.1.2)
… MAPA DOCUMENTAL
 El diseño y estandarización de formas de presentación de tipos
documentales.
Para el efecto se requiere revisar y/o rediseñar o crear las nuevas
formas necesarias para la presentación de los documentos,
tomando como fuente las normas existentes para producción
documental.
 Mecanismos de impresión de documentos (Papel, Tinta)
 Definición del procedimiento a adoptar para firma de los
documentos en que esta sea requerida:
Tipo de firma: Posibilidad de implementar la firma digital
certificada o continuar con firma manuscrita
Definición de cargos que están autorizados para firmar la
documentación externa e interna

 Numeración de Actos Administrativos


… MAPA DOCUMENTAL

LOS ELEMENTOS QUE INVOLUCRA EL MAPA DOCUMENTAL,


PERMITIRÁN IMPLEMENTAR CONTROLES RESPECTO A SOPORTES,
FORMATOS Y MECANISMOS DE REPRODUCCIÓN DE LOS
DOCUMENTOS, POR LO CUAL ES OBJETO DE AUTOMATIZACIÓN

Sobre los resultados iniciales del análisis, se efectuará una


estandarización o normalización para producir el mapa documental
definitivo. Esta herramienta constituye un insumo importante para
dos fines, de una parte el proyecto de automatización del PGD y de
otra, definir las políticas de eliminación, almacenamiento,
reproducción y conservación de la documentación en los diferentes
soportes, lo cual contribuye a la: Actualización del SISTEMA
INTEGRADO DE CONSERVACIÓN. Es recomendable diseñar e
implementar paralelamente este sistema con el sistema de
información automatizado del PGD.
4.1.2 MARCO CONCEPTUAL

NORMAS ARCHIVÍSTICAS AGN


NORMAS TECNICAS
4.1.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTÁNDARES
NORMAS LEGALES

DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL
4.1.2.2 CONCEPTOS
FIRMA DIGITAL

SISTEMA INTEGRADO DE
4.1.2.3 TEMAS RELACIONADOS CONSERVACIÓN
4.1.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTANDARES

FORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD, consultados y adaptados


según la norma ICONTEC 3393 o la que la modifique o actualice
MANUAL DE FORMAS PERTENECIENTE A LA ENTIDAD
DIRECTRICES GENERALES PARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS. AGN, 2004.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL. AGN, 2003.
Resolución No. 089 de 2003 - Reglamento para el uso de Internet y Correo
Electrónico en el AGN.
Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o
esferos de tinta húmeda .
Guía para la administración de comunicaciones oficiales. Bogotá : AGN, 2003.
Concepto técnico sobre uso de tintas. 2001. Grupo Laboratorio de Restauración
AGN
Código Procedimiento Civil. Artículo 251. “Distintas clases de documentos.
Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros,
fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas,
radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general,
todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las
inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares”.
Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
Ley 527 de 1999 Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.
Decreto 2150 de 1995 Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.
Acuerdo No. 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la
administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas
Código de Procedimiento Penal
Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los
documentos públicos.
Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.
Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público.
Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.
Código de Comercio
Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas
comerciales - medios para el asiento de operaciones
Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.
Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.
Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se
expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Artículo 123. Soportes contables
Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras
de Comercio
NTC 1673 ICONTEC. “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”
NTC 2223:1986:, “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir
NTC 3369 “Elaboración de sobres”
NTC 3393. Elaboración documentos comerciales
NTC 2896: “Sistemas de procesamiento de la información. Estructura de archivo y
rotulado de cintas magnéticas para intercambio de información”.
NTC 2676: “Elementos para informática. Cartuchos de disco flexible de 90 mm (35
pulgadas) características físicas y dimensionales”, numeral 6.1.4

AL CONCLUIR EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN A TRAVÉS DEL


MAPA DOCUMENTAL, SE ENCONTRARÁ LA NECESIDAD DE MODIFICAR
NORMAS, DADA LA ACTUALIZACIÓN DE TIPOS DOCUMENTALES,
FORMATOS Y SOPORTES
4.1.2.3 SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN (SIC)
El PGD, requiere del funcionamiento en paralelo de un sistema integral para
conservación de documentos en los diferentes soportes. Como resultado de
la etapa de análisis y conformación de un Mapa Documental, con miras al
proyecto de automatización del PGD, se hace necesario la revisión y ajuste
del sistema de conservación, acorde a la nueva situación de la Entidad en
cuanto a soportes documentales.
o PROYECTO DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA
o INVESTIGACIONES
o ESTADÍSTICAS
o HISTORIAS CLÍNICAS
PRINCIPALES o DIAGNOSTICO DE LA DOCUMENTACIÓN
OBJETIVOS DEL o MONITOREO DE CONDICIONES AMBIENTALES
SIC. o OBRAS INTERVENIDAS
o EXPOSICIONES
o CONTRATOS
o REGISTRO DE PROVEEDORES Y ESPECIFICACIONES
TÉCNICAS DE PRODUCTOS Y MATERIALES
o INVENTARIO DE PRODUCTOS QUIMICOS
o REGISTRO DE PROFESIONALES
o CENTRO DE DOCUMENTACIÓN ESPECIALIZADO
o MATERIAL DIDÁCTICO
Grupo de Laboratorio y Restauración AGN
4.2 ESQUEMA GENERAL
DEL SISTEMA

Para este punto se van a considerar los siguientes


elementos: cuales son las características que
debe presentar el sistema, se hace un esquema de
su conformación general y se incluyen algunos
aspectos teóricos relacionados
4.2.1 CARACTERÍSTICAS

“La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos.


Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de
Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o
recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación
y la disposición final de los documentos.
Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión
documental, se determinan los siguientes procesos que estarán
interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de
correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento
(Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico):
Producción,
Recepción,
Distribución,
Trámite,
Organización,
Consulta,
Conservación, y
Disposición final de documentos.”
4.2.2 ESQUEMA

PROCESO
ENTRADA SALIDA
TABLA DE RETENCIÓN MAPA
DOCUMENTAL DOCUMENTAL

DISTRIBUCIÓN Y TRÁMITE

ORGANIZACIÓN CONSULTA CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL


DOCUMENTOS
ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO
GESTIÓN CENTRAL HISTÓRICO

DOCUMENTOS

AREAS QUE INTEGRAN EL SISTEMA AUTOMÁTICO


El sistema automatizado del PGD integrará como mínimo los
siguientes aspectos:
a. El principal insumo lo constituyen los documentos. Los
documentos se producen y se reciben en la Entidad en diferentes
formatos y soportes. El sistema debe admitir vincular todo tipo de
documentos en la producción y en la recepción, efectuando la
validación de formatos y soportes frente a lo establecido en la
TRD y en el MAPA DOCUMENTAL.
b. Conformar una central automática de correspondencia recibida y
producida
c. Requerir un registro de información que identifica el documento
producido o recibido
d. Involucrar los procedimientos automáticos necesarios para la
Distribución, Trámite y Organización electrónica de los
documentos
e. Involucrar los procedimientos automáticos para consulta de los
documentos, en cualquiera de las fases del ciclo vital
f. Incluir mecanismos de seguridad de la información
ARCHIVO DE GESTIÓN

SISTEMA ARCHIVO CENTRAL


PGD
ARCHIVO HISTÓRICO

USUARIOS INTERNOS AREA DE


(DEPENDENCIAS DE LA USUARIOS EXTERNOS
ENTIDAD)
CORRESPONDENCIA
4.2.3 MARCO CONCEPTUAL

4.2.3.1 NORMATIVIDAD Y ESTÁNDARES

4.2.3.2 CONCEPTOS INTEROPERABILIDAD

SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA
4.2.3.3 TEMAS RELACIONADOS SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
4.2.3.1 NORMATIVIDAD Y ESTÁNDARES

 PAUTAS PARA EL ESTABLECIMIENTO DE POLÍTICAS Y PLANES


DE AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS. BOGOTÁ : AGN, 1998. 53 P.
 REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS. 3ª ED. BOGOTÁ : AGN,
2003
 NTC-BS 7799-2 SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DE
LA INFORMACIÓN (SGSI)

 ESTÁNDARES PARA INTEROPERABILIDAD. (VER 4.2.3.2)


4.3 COMPONENTES
DEL SISTEMA
SE EFECTUARÁ UN ANÁLISIS DE CARACTERÍSTICAS DE LOS
PROCESOS DEL PGD, EN CADA UNA DE LAS FASES DEL CICLO
VITAL, CON LA FINALIDAD DE IDENTIFICAR ELEMENTOS
RELEVANTES PARA EL SISTEMA AUTOMATIZADO.
4.3.1. PROCESOS EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN:
PRODUCCION
RECEPCIÓN
DISTRIBUCIÓN
TRÁMITE
4.3.2. PROCESOS PRESENTES EN TODO EL CICLO
VITAL DEL DOCUMENTO:
ORGANIZACIÓN
CONSULTA
CONSERVACIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
4.3.1 PROCESOS EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN

4.3.1.1. CARACTERÍSTICAS

A. PRODUCCIÓN
DEFINICIÓN: Generación de documentos de las instituciones en
cumplimiento de sus funciones. (GRGA)

CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUAL

1.Creación y diseño de documentos.

a. Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de


escribir y procesadores de texto).
b. Determinación y selección de soportes documentales (cintas
magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros,
microfilme, video).
c. Determinación de tamaños , calidad y tipos de soportes, gramaje,
tintas.
d. Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
… CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUAL

e. Determinación de uso y finalidad de los documentos.


f. Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de
la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas
autorizadas.
g. Adecuado uso de la reprografía.

2. Normalización de la producción documental

a. Identificación de dependencias productoras.


b. Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y
formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e
identificados en la TRD.
c. Directrices relacionadas con el número de copias.
d. Control de la producción de nuevos documentos.
e. Determinación de la periodicidad de la producción documental.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO
EN EL PROCESO DE PRODUCCIÓN

ANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO

PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.


Para el proceso de producción del documento, el sistema automático
del PGD, en adelante SAPGD, debe contar con los siguientes
elementos implementados:
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CUADRO O MAPA DOCUMENTAL
FORMULARIOS O FORMATOS (a manera de plantillas de
acuerdo a lo identificado en el mapa)
DEFINICIÓN DE USUARIOS HABILITADOS PARA LA
PRODUCCIÓN (Opciones para administración de usuarios con
identificación de perfiles y niveles de acceso)
MENU U OPCION PARA IDENTIFICACION Y DESCRIPCIÓN
DEL DOCUMENTO
ESQUEMA DEL PROCESO DE PRODUCCIÓN DEL DOCUMENTO EN EL
SISTEMA AUTOMÁTICO DEL PGD

PRODUCCIÓN

EFECTÚA VALIDACIONES PARA DATOS


BÁSICOS DEL DOCUMENTO
SAPGD
OFRECE PLANTILLAS PARA
PRODUCCIÓN DEL DOCUMENTO

HABILITA MENU PARA CARGUE DE INFORMACIÓN DE


IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

ASIGNA FECHA Y NÚMERO DE RADICACIÓN AL


DOCUMENTO

SI SE REQUIERE EL SOPORTE FÍSICO (Ej: Impreso y


firmado, según lo establecido en el mapa documental), se
registra la información sobre reproducción
B. RECEPCIÓN
DEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que
una institución debe realizar para la admisión de los documentos
que son remitidos por una persona natural o jurídica. (GRGA)
CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUAL
Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos,
que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad
para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio
a los trámites correspondientes.
Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de
diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax,
correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal
fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben
estar regulados en los manuales de procedimientos.
En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo
tradicional, correo electrónico, página web, otros.
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo
1. Radicación de documentos
Asignación de un número consecutivo a los documentos en los
términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
Impresión de rótulo de la radicación.
Registro impreso de planillas de radicación y control.

2. Registro de documentos
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo.
Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060
de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o
destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s)
competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario
responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo
amerita), entre otros.
Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales
despachadas.
Establecimiento de controles de respuesta a partir de la
interrelación de documentos recibidos y enviados.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO
EN EL PROCESO DE RECEPCIÓN

ANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO

PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.


El proceso de Recepción de documentos se da en dos vías, los
documentos que generan las dependencias para el envío a una
Entidad externa y los documentos que llegan de Entidades externas.
En este punto el SAPGD, debe contar con los siguientes elementos
implementados:
CUADRO O MAPA DOCUMENTAL
DEFINICIÓN DE USUARIOS HABILITADOS PARA LA
RECEPCIÓN (Opciones para administración de usuarios con
identificación de perfiles y niveles de acceso)
MENU U OPCION PARA IDENTIFICACION Y DESCRIPCIÓN
DEL DOCUMENTO
ESQUEMA DEL PROCESO DE RECEPCIÓN EN EL SA PGD
HABILITA MENU PARA CARGUE DE
INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DEL
DOCUMENTO EN CORRESPONDENCIA
INGRESO DE DOCUMENTOS
UBICA EL DOCUMENTO EN UN BUZÓN
VIRTUAL PARA LA DEPENDENCIA
DESTINATARIA Y LO HABILITA PARA
CONSULTARLO EMITIENDO MENSAJE AL
SAPGD DESTINATARIO
USUARIO CONSULTA EL BUZÓN, VALIDA TIPO
DOCUMENTAL

SI EL DOCUMENTO NO ESTÁ IDENTIFICADO


COMO UN TIPO DOCUMENTAL DE LA
DEPENDENCIA, EL SISTEMA DEBE OFRECER
LA OPCIÓN DE UBICARLO EN UN BUZÓN
TEMPORAL PARA ACTUALIZACIÓN DE TRD (
ÁREA DE La Entidad debe efectuar un análisis para
CORRESPONDENCIA determinar si se requiere actualización de la
TRD, así como un tiempo de permanencia de
los documentos en este buzón )

HABILITA MENU PARA CARGUE DE


ENVÍO DE DOCUMENTOS
INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DEL
DOCUMENTO POR EL DESTINATARIO
C. DISTRIBUCIÓN
DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario. (GRGA)

CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUAL

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y


al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los
documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación
de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen
actividades como:

1. Distribución de documentos externos


Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la
competencia.
Clasificación de las comunicaciones.
Organización de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignación de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.
2. Distribución de documentos internos
Identificación de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
CARACTERÍSTICAS SISTEMA
Registro de control de MANUAL
entrega de documentos internos.

3. Distribución de documentos enviados

Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional,


correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
Métodos de empaque y embalaje.
Peso y porteo de documentos.
Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
Control y firma de guías y planillas de entrega.
Control de devoluciones.
Organización mensajería externa.
Registro de control de envío de documentos.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO
EN EL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN

ANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO

PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.


Como consecuencia del proceso de Recepción, la Distribución se
efectúa desde tres puntos:
REMITIDOS A UNA DEPENDENCIA
INTERNA
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
PRODUCIDOS EN LA ENTIDAD
REMITIDOS A UNA ENTIDAD
EXTERNA

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
RECIBIDOS DE UNA ENTIDAD
EXTERNA
EL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN EN EL SAPGD, QUEDA SURTIDO CON
LAS SIGUIENTES ACTIVIDADES.

AL CONCLUIR EL REGISTRO DE INFORMACIÓN DEL


DOCUMENTO EN LA ETAPA DE PRODUCCIÓN EL SAPGD:
UBICA EL DOCUMENTO EN UNA ESTRUCTURA DISEÑADA
CONFORME A LA TRD, LO HABILITA PARA CONSULTA Y TRÁMITE,
IMPLEMENTANDO MECANISMOS DE SEGURIDAD QUE IMPIDAN SU
ALTERACIÓN Y ENVÍA MENSAJE AL DESTINATARIO

SI EL DESTINATARIO ES EXTERNO A LA ENTIDAD, UBICA EL


DOCUMENTO Y LO HABILITA PARA CONSULTA, IMPLEMENTANDO
MECANISMOS DE SEGURIDAD QUE IMPIDAN SU ALTERACIÓN. ENVIA
MENSAJE AL AREA DE CORRESPONDENCIA, DONDE REGISTRARÁN
EL ENVÍO.

CUANDO SE RECIBE DOCUMENTACIÓN EXTERNA A LA


ENTIDAD, Y EL DESTINATARIO CONCLUYE EL REGISTRO DE
INFORMACIÓN, EL SAPGD:
UBICA EL DOCUMENTO EN UNA ESTRUCTURA DISEÑADA
CONFORME A LA TRD, LO HABILITA PARA CONSULTA y TRÁMITE,
IMPLEMENTANDO MECANISMOS DE SEGURIDAD QUE IMPIDAN SU
ALTERACIÓN
A PARTIR DE LA UBICACIÓN, EL SAPGD, DEBE INICIAR UN
REGISTRO DE OPERACIONES (LOG) REALIZADAS CON CADA
DOCUMENTO, DONDE LOS PRIMEROS REGISTROS SE
PRODUCIRÁN CON EL MENSAJE ENVIADO AL DESTINATARIO
INTERNO O EXTERNO
FECHA DE No. DE TIPO DE FECHA Y DESCRIPCIÓN
RADICACIÓN RADICACIÓN OPERACIÓN HORA DE LA DE LA
DEL DEL REALIZADA OPERACIÓN OPERACIÓN
DOCUMENTO DOCUMENTO

DISTRIBUCIÓN (documentos internos o documentos MENSAJE DE AVISO AL


externos recibidos) DESTINATARIO

DISTRIBUCIÓN (envío de documento externo) •Forma de envío a Entidad externa: personal,


fax, correo tradicional, correo electrónico,
apartado aéreo
•Métodos de empaque y embalaje.
ACCESO A DOCUMENTO (CONSULTA /
•Peso y porteo de documentos.
ACTUALIZACIÓN PARA EL CASO DE
•Gestión del correo tradicional: Normal,
DOCUMENTOS BORRADOR )
certificado, especial.
•Fecha de entrega.
•Autor
•Fecha de recepción por el destinatario
•Versión del documento
•Devolución.
D. TRÁMITE DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Curso del documento desde su producción o recepción
hasta el cumplimiento de su función administrativa. (GRGA)

CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUAL

ACTIVIDADES
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de
documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran
sus respectivas series documentales.
De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta
los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las
comunicaciones.
En este proceso se señalan las actividades de:

1. Recepción de solicitud o trámite


•Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del
trámite.
•Identificación del trámite.
•Determinación de competencia, según funciones de las
dependencias.
•Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

2. Respuesta
•Análisis de antecedentes y compilación de información.
•Proyección y preparación de respuesta.
•Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta
la culminación del asunto.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO
EN EL PROCESO DE TRÁMITE

ANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO

PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.

Los elementos del trámite automático de los documentos, se


determinan en el curso de los procesos señalados previamente.
El SAPGD, podrá generar reportes o informes con los datos que
se requieran respecto a los documentos producidos en el curso
de un determinado trámite
4.3.1.2. MARCO CONCEPTUAL

4.3.1.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTÁNDARES


CONSIDERACIÓN DE LAS NORMAS DESCRITAS EN EL DOCUMENTO
PRODUCIDO POR EL AGN : ““GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL“.(Agosto 2005)

4.3.1.2.2 CONCEPTOS LA DESCRIPCIÓN DE OTROS SOPORTES


4.3.2 PROCESOS PRESENTES EN TODO EL CICLO
VITAL DEL DOCUMENTO
4.3.2.1. CARACTERÍSTICAS

A. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación
y descripción de los documentos de una institución, como parte integral
de los procesos archivísticos (GRGA)
CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUAL
ACTIVIDADES
Comprende los procesos archivísticos de:

1. Clasificación documental. “Proceso archivístico mediante el cual se


identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental
(fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional
de la entidad” (GRGA).
Actividades:
•Identificación de unidades administrativas y funcionales.
•Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia.
•Conformación de series y subseries documentales.
•Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y /o
valoración y de los documentos de apoyo.
•Control en el tratamiento y organización de los documentos.
2. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las
respectivas series en el orden previamente acordado.

Actividades:
•Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos
documentales.
•Conformación y apertura de expedientes.
•Determinación de los sistemas de ordenación.
•Organización de series documentales de acuerdo con los pasos
metodológicos.
•Foliación.

3. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de


archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y
recuperación, para la gestión o la investigación (GRGA).

Actividades:
•Análisis de información y extracción de contenidos.
•Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios,
Catálogos e Índices.
•Actualización permanente de instrumentos.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO
EN EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN

ANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO

PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.


En el SAPGD, las actividades que comprenden el proceso de organización de
documentos se desarrollan así:

CLASIFICACIÓN AL “REGISTRAR LOS DATOS BASICOS” EN EL


DOCUMENTO PRODUCIDO O RECIBIDO

ORDENACIÓN CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES

DESCRIPCIÓN SE DAN NIVELES DE DESCRIPCIÓN


DEL DOCUMENTO DESDE EL MOMENTO MISMO DE
SU PRODUCCIÓN O RECEPCIÓN (LO QUE
DENOMINAMOS IDENTIFICACIÓN DEL
DOCUMENTO)
ESQUEMA DEL PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN
EL SAPGD

SERIE 1

SUBSERIE 1
SAPGD
EXPEDIENTE A

DOCUMENTO UNO
“METADATOS”

DOCUMENTO DOS

EXPEDIENTE B

DOCUMENTO UNO
DOCUMENTO EN
EL SAPGD:
Metadatos, Datos,
Anexos

La ordenación de documentos se puede establecer por cualquier


criterio que se desee: Fechas, Tipos Documentales, etc
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Previo a la definición del Proceso de Consulta, es importante tratar


el tema de las Transferencias

DEFINICIÓN: Con base en la “Guía para la organización y manejo de los


archivos de gestión del Archivo General de la Nación”, elaborada por el
Grupo de Correspondencia y Archivo AGN, 2004. La transferencia
documental es un proceso mediante el cual, una vez cumplidos los
tiempos de retención estipulados en la Tabla de Retención Documental,
se trasladan los documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central
y/o de éste, al Archivo Histórico.

Todas las dependencias deberán preparar los documentos a transferir,


de conformidad con las series, subseries y tiempos de retención
estipulados en la TRD vigente
ESQUEMA DE LOS PROCESOS DE TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS
EN EL SAPGD EMITE INFORMES AL AREA DE ARCHIVO RESPECTO A
TRANSFERENCIAS PREVISTAS SEGÚN LAS TRD
SAPGD
HABILITA OPCIÓN PARA QUE EL AREA DE ARCHIVO
PROGRAME EN EL SISTEMA EL CRONOGRAMA DE
TRANSFERENCIAS PARA UN PERIODO REQUERIDO

EMIITE MENSAJES DE ALERTA A LAS ÁREAS INVOLUCRADAS EN


LA TRANSFERENCIA

EMITE REPORTE A LA DEPENDENCIA QUE EFECTUARÁ LA


TRANSFERENCIA, CORRESPONDIENTE AL INVENTARIO DE
DOCUMENTOS QUE DEBEN SER TRANSFERIDOS (FORMATO UNICO
DE INVENTARIO DOCUMENTAL)
PARA LOS DOCUMENTOS QUE SE ENCUENTRAN ADEMÁS EN SOPORTE
FÍSICO, HABILITA MENU PARA QUE LA DEPENDENCIA PUEDA
COMPLEMENTAR LA INFORMACIÓN DEL INVENTARIO.
SE REGISTRA INFORMACIÓN SOBRE LAS UNIDADES DE ALMACENAMIENTO
EN QUE SERÁN ENTREGADOS ESOS SOPORTES
LA TRANSFERENCIA AUTOMÁTICA SE EFECTÚA MEDIANTE LA IDENTIFICACIÓN
O “MARCADO” DE LOS DOCUMENTOS OBJETO DE LA TRANSFERENCIA. ESTA
OPERACIÓN CONSISTE EN AGREGAR EN FORMA AUTOMÁTICA UN DATO AL
DOCUMENTO, QUE IDENTIFICA EN QUE FASE DEL CICLO VITAL SE ENCUENTRA.
ASI MISMO ESTE DATO SE ENLAZA CON LA INFORMACIÓN DE LA
TRANSFERENCIA EN EL CRONOGRAMA PROGRAMADO.

LA TRANSFERENCIA AUTOMÁTICA, NO REQUIERE TRASLADO DE LOS


DOCUMENTOS DIGITALES, SU ORGANIZACIÓN NO SE MODIFICA Y LA
TOTALIDAD DE LA INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO PUEDE ESTAR DISPONIBLE
EN CUALQUIERA DE SUS FASES.

DOCUMENTO UNO I. T.
“METADATOS”

FECHA TIPO DE DEPENDENCIA FECHA DE FECHA DE IDENTIFICACION


PROGRAMADA TRANSFERENCIA QUE TRANSFIERE TRANSFERENCIA TRANSFERENCIA DE TRANSFERENCIA
PARA AUTOMÁTICA SOPORTES FISICOS
TRANSFERENCIA
RESULTADOS DE LAS TRANSFERENCIAS EN EL SAPGD Y
OPCIONES QUE OFRECE EN LOS ARCHIVOS CENTRAL E HISTÓRICO

ARCHIVO CENTRAL
POSIBILIDAD DE ACCEDER A LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS, PARA
ACTUALIZAR EN ELLOS LA INFORMACIÓN CORRESPONDIENTE A LA
UBICACIÓN DE LOS SOPORTES FÍSICOS

PARA LOS CASOS EN LOS CUALES SE TENGAN DOCUMENTOS EN FONDOS


ACUMULADOS, EL SAPGD DEBERÁ OFRECER MECANISMOS PARA
VINCULACIÓN AUTOMÁTICA O REGISTRO DE LOS DOCUMENTOS AL ARCHIVO
CENTRAL. PARA ESTE EFECTO ES FUNDAMENTAL EFECTUAR LA VALORACIÓN
DOCUMENTAL Y UN ANÁLISIS ARCHIVÍSTICO PREVIO (Mapa Documental),
SOBRE:

√ Nivel de Decripción a implementar para los documentos del fondo


√ Esquema de organización de los documentos

POSIBILIDAD DE CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS, POR EL


CRITERIO QUE SE REQUIERA, PRODUCCIÓN DE INFORMES, ATENCIÓN DE
SOLICITUDES DE REPRODUCCIÓN DE LOS DOCUMENTOS
ARCHIVO HISTÓRICO

POSIBILIDAD DE ACCEDER A LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS, PARA


AMPLIAR LA DESCRIPCIÓN, SEGÚN COMO LO DETERMINE LA ENTIDAD.
EL SAPGD DEBE CONTEMPLAR EN SU ESTRUCTURA TODOS LOS ÍTEMS
INCLUÍDOS EN LAS NORMAS INTERNACIONALES Y NACIONALES DE
DESCRIPCIÓN (ISAD-G -NTC 4095-, ISAAR-CPF) Y LA ENTIDAD REGISTRA LOS
DATOS HASTA EL NIVEL QUE CONSIDERE PERTINENTE

EL SAPGD, OFRECERÁ MECANISMOS PARA VINCULACIÓN AUTOMÁTICA O


REGISTRO DE INFORMACIÓN POR TRANSFERENCIA, DONACIÓN, ETC.. DE
OTRAS ENTIDADES. ES IMPORTANTE ESTABLECER PREVIAMENTE:
√ El nivel de descripción a implementar
√ Esquema de organización de los documentos

POSIBILIDAD DE CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS, POR EL


CRITERIO QUE SE REQUIERA, PRODUCCIÓN DE INFORMES, ATENCIÓN DE
SOLICITUDES DE REPRODUCCIÓN DE LOS DOCUMENTOS
DISPOSICIÓN FINAL

DE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN LA TRD, EL SAPGD, DEBE EMITIR


LISTADOS DE LOS DOCUMENTOS CUYA DISPOSICIÓN FINAL ES LA
ELIMINACIÓN

EL SISTEMA HABILITARÁ OPCIÓN O PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR


AJUSTES SI SE REQUIEREN

EL SISTEMA PERMITIRÁ PRODUCIR ACTA DE LA ELIMINACIÓN, CON LA


INFORMACIÓN QUE SE REQUIERA RESPECTO A LOS DOCUMENTOS
ELIMINADOS

EL SISTEMA HABILITARÁ OPCIÓN O PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR


ELIMINACIÓN O BORRADO AUTOMÁTICO DE DOCUMENTOS

PARA LAS SERIES DOCUMENTALES, CUYA DISPOSICIÓN FINAL SEA LA


SELECCIÓN, EL SAPGD DEBE CONTAR CON UN MECANISMO DE SELECCIÓN
ALEATORIA. PARA LA ADOPCIÓN E IMPLEMENTACIÓN AUTOMÁTICA, ESTE
MECANISMO DEBE SER ESTUDIADO Y APROBADO POR EL COMITÉ DE
ARCHIVO DE LA ENTIDAD.
B. CONSULTA
DEFINICIÓN: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de
conocer la información que contienen. (GRGA)

CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUAL

ACTIVIDADES

La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia,


persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información
contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de
los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben
atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo
electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente.
La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de
funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar
con los controles correspondientes.

Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán


ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá
cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la
Constitución y a las leyes.

La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al


jefe del área, o al funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo
Central o Histórico.

La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de


obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos
requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos, ya
sean inventarios, guías, catálogos e índices.
Las actividades básicas en esta fase son:

1. Formulación de la consulta
Determinación de la necesidad y precisión de la consulta.
Determinación de competencia de la consulta.
Condiciones de acceso.
Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o
por conservación.
Reglamento de consulta.

2. Estrategia de búsqueda
Disponibilidad de expedientes.
Disponibilidad de fuentes de información.
Establecimiento de herramientas de consulta.
Ubicación de los documentos.

3. Respuesta a consulta
Atención y servicio al usuario.
Infraestructura de servicios de archivo.
Sistemas de registro y control de préstamo.
Uso de testigos y formatos para el control de devolución.
Implantación de medios manuales o automáticos para localización de
información.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO
EN EL PROCESO DE CONSULTA

ANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO

PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.


Desde el punto de vista de la Consulta, El SAPGD, debe considerar los
siguientes aspectos:

HERRAMIENTAS DE Debe ofrecer mecanismos para establecer


CONSULTA criterios, que permitan la mayor precisión, y
satisfagan la finalidad de consulta al usuario

FINALIDAD DE LA CONSULTA Conocer información del documento


Actualizar información del documento

PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS Posibilidad de registro de información


CON LA CONSULTA sobre:
La solicitud de consulta
Reproducción de documentos
ESQUEMA DEL PROCESO DE CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS EN EL
SAPGD
EL SISTEMA HABILITA OPCIONES PARA QUE EL USUARIO
ESTABLEZCA CRITERIOS DE BUSQUEDA
SAPGD
EL SISTEMA PRESENTA LA INFORMACIÓN QUE SE AJUSTA A
LOS CRITERIOS DE BUSQUEDA

PERMITE EL ACCESO A LA
INFORMACIÓN PARA CONSULTA,
PREVIA VERIFICACIÓN DE LOS
PRIVILEGIOS DE USUARIO Y DE
LAS CONDICIONES DE RESERVA
QUE PUEDAN PRESENTAR LOS
DOCUMENTOS

ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO


DENTRO DE LOS CRITERIOS DE BUSQUEDA, SE PUEDEN CONSIDERAR LOS
SIGUIENTES ASPECTOS:

EL SAPGD DEBE INCLUIR OPCIONES PARA BUSQUEDA DE DATOS


CONCRETOS O RANGOS DE VALORES, POR LAS DIFERENTES VARIABLES
DE IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. Ej: Fecha de Radicación, Autor,
Remitente, Formato, Soporte, …

PARA LA BUSQUEDA ESPECIALIZADA POR LOS CONTENIDOS DE LOS


DOCUMENTOS, ES IMPORTANTE LA IMPLEMENTACIÓN DE TESAUROS EN EL
SISTEMA

EL SISTEMA DEBE HABILITAR OPCIONES PARA EL REGISTRO DE LAS SOLICITUDES


DE CONSULTA REALIZADAS ASI COMO DE LAS SOLICITUDES DE REPRODUCCIÓN
DE DOCUMENTOS

FECHA DE FASE DE MOTIVO DE DOCUMENTO IDENTIFICACIO SOLICITUD DE REPRODUCCIÓN


CONSULTA ARCHIVO CONSULTA CONSULTADO N DEL DEL DOCUMENTO
(G/C/H) USUARIO

SERIE SUB EXP FORMATO SOPORTE CANT


SERIE
4.3.2.2. MARCO CONCEPTUAL

4.3.2.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTÁNDARES

CONSIDERACIÓN DE LAS NORMAS DESCRITAS EN EL DOCUMENTO


PRODUCIDO POR EL AGN : ““GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL“.(Agosto 2005)

4.3.2.2.2 CONCEPTOS NORMALIZACIÓN DEL LENGUAJE