CURSO VIRTUAL:

Metodología para la Elaboración del

Programa de Gestión Documental

Módulo 1: Fundamentos Generales

de la Gestión Documental
Unidad 1: Conceptualización del PGD
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Módulo 1: Fundamentos Generales de la Gestión Documental

Unidad 1: Conceptualización del PGD

Para entender el proceso de elaboración del Programa de Gestión Documental-PGD, se deben entender los
siguientes conceptos:

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Es el instrumento Archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático
de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación (AGN, 2014).
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Módulo 1: Fundamentos Generales de la Gestión Documental

Unidad 1: Conceptualización del PGD
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Unidad 1: Conceptualización del PGD

GESTIÓN DOCUMENTAL
La Gestión Documental es entendida como “el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el
objeto de facilitar su utilización y conservación”. (Acuerdo 027 de 2006).

El ámbito de aplicación de la Gestión Documental debe darse en las siguientes instancias:

Entidades del estado en distintas ramas

del poder y demás organismos regulados
por la Ley 594/2020.
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TIPOS DE INFORMACIÓN
La Gestión Documental se aplica a:
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La anterior información puede ser producida en:

• Documentos de Archivo (físicos y electrónicos).
• Archivos institucionales (físicos y electrónicos).
• Sistemas de Información Corporativos.
• Sistemas de Trabajo Colaborativo.
• Sistemas de Administración de Documentos.
• Sistemas de Mensajería Electrónica
• Portales, Intranet y Extranet.
• Sistemas de Bases de Datos.
• Discos duros, servidores, discos o medios portables,
cintas o medios de video y audio (análogo o digital).
• Cintas y medios de soporte (backup o contingencia).
• Uso de tecnologías en la nube
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• La Gestión Documental está asociada a la actividad administrativa del Estado, al

cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas sus entidades, por
lo tanto, la responsabilidad y coordinación están a cargo de:
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Etapas de la Gestión Documental

Para asegurar una adecuada gestión documental en las entidades del estado, se deben tener en cuenta las siguientes etapas:
(Artículo 2.8.2.5.7. del Decreto 1080 de 2015)

• 1. Creación: Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados, en los cuales se
determine su identificación, formato y características.

• 2. Mantenimiento: Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la integridad técnica, estructural y
relacional de los documentos en el sistema de gestión documental, así como sus metadatos.

• 3. Difusión: Abarca el establecimiento de los requisitos para el acceso, consulta, recuperación, clasificación de acceso y
visualización de los documentos.

• 4. Administración: Hace referencia a los procedimientos que permitan administrar todas las operaciones relativas a los
documentos, tanto funcionalmente como dentro del sistema de gestión documental, o cualquier sistema de información.