CARTA COMPROMISO PROVEEDORES DE

BIENES Y SERVICIOS AUTORIZADOS O NO JUR-for-016

COMO OPERADOR ECONOMICO Octubre 2021
AUTORIZADO (CONTRATISTAS Y Versión No. 01
SUBCONTRATISTAS)

_________________________________, mayor de edad, identificado con la cédula de

ciudadanía N°__________ actuando en calidad de representante legal de la sociedad
___________________ con NIT N° ________________ en calidad de proveedor de
servicios o vendedor de bienes y materiales para MAYAGÜEZ S.A. en adelante EL
CONTRATISTA, por medio del presente se compromete a cumplir durante la ejecución de
su contrato u órdenes de servicios con los requisitos aquí contemplados en la medida que
le apliquen a la sociedad y así mismo responderá en caso de que la actividad fuera
subcontratada o ejecutada total o parcialmente por un tercero a:

1. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES APLICABLES A SU ACTIVIDAD: EL

CONTRATISTA es el único responsable ante MAYAGÜEZ S.A. y ante las autoridades
internacionales, nacionales y locales por el cumplimiento de los requisitos y obligaciones
de acuerdo a la naturaleza de su actividad económica. EL CONTRATISTA acepta dar
cumplimiento a normatividad legal vigente y a los requisitos exigidos por la ley de acuerdo
con la actividad realizada por él y reconoce tener disposición para permitir las
inspecciones, visitas, solicitud de documentación pertinente, para que los funcionarios o
delegados de MAYAGÜEZ S.A. puedan verificar su cumplimiento de acuerdo a la
normatividad aplicable siempre que sea requerida. Las verificaciones pueden realizarse
dentro de las instalaciones de MAYAGÜEZ S.A. o en su empresa. EL CONTRATISTA es
el único responsable por garantizar que toda la información y documentación que
presenta es legible, completa y exacta brindando la confianza para MAYAGÜEZ S.A.
sobre la actividad realizada. Obligación que también será aplicable cuando así se requiere
a sus asociados de negocio que ejecuten total o parcialmente alguna actividad para
MAYAGÜEZ S.A.

2. CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO: EL CONTRATISTA es responsable de

asegurar que el personal a su cargo esté calificado para desarrollar con seguridad el
trabajo contratado, incluyendo las metodologías utilizadas para analizar los riesgos
inherentes a los trabajos a ejecutar y definir las medidas de seguridad que se deben
observar en la ejecución de los mismos, y en cómo reaccionar frente a situaciones de
emergencia. El personal de EL CONTRATISTA y SUBCONTRATISTA debe contar con la
acreditación y certificación de competencias para las especialidades que así lo requieran
de acuerdo con la legislación colombiana vigente. Las certificaciones deben ser expedidas
por instituciones avaladas nacional o internacionalmente, de conformidad como lo
requiera la actividad contratada.
3. CUMPLIMIENTO LEGAL: EL CONTRATISTA, durante toda la ejecución del Contrato,
debe contar con una matriz de identificación de los requisitos legales en Seguridad
Industrial, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y riesgo LAFT aplicables según la
normatividad vigente y de acuerdo con el objeto del Contrato. Igualmente, se obliga a
establecer los mecanismos para el cumplimiento de requisitos presentes o futuros que
requiera la actividad; y mantener la información actualizada. Deberá comunicar la
información pertinente sobre requisitos legales y de otra índole a todos sus empleados y
demás partes interesadas. Lo anterior también aplicar para su SUBCONTRATISTA.

4. INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN: EL CONTRATISTA debe asegurar que su personal y

el del SUBCONTRATISTA estarán debidamente capacitados para temas de riesgo LAFT.
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SUBCONTRATISTAS)

5. PROCEDIMIENTOS Y PRÁCTICAS SEGURAS: EL CONTRATISTA debe contar con

procedimientos y practicas seguras para las actividades y tareas críticas referentes al
riesgo LAFT, cuando realice contratación de terceros para realizar un trabajo a
MAYAGÜEZ S.A. EL CONTRATISTA deberá ejecutar actividades de verificación en listas
del personal directo, igualmente su asociado de negocio deberá validar que el personal
contratado por medio el SUBCONTRATISTA se verificara como mínimo en las siguientes
fuentes de información:
 Designación de terroristas de las Naciones Unidas.
 Designación de Organizaciones Terroristas Unión Europea
 Lista de Personas designadas como Terroristas de la Unión Europea
 Lista de Organizaciones Terroristas por los Estados Unidos
 Lista de Personas designadas como Terroristas por los Estados unidos
 Specially Designated Nationals List (SDN) – Lista OFAC
 Comité de Sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas
 Antecedentes Policía Nacional.
 Antecedentes Contraloría General de la Republica.
 Antecedentes Procuraduría General de la Nación.

6. BUENAS PRÁCTICAS DE SEGURIDAD A CARGO DEL CONTRATISTA Y

SUBCONTRATISTA: el siguiente es un listado enunciativo más no taxativo de las buenas
prácticas para mitigación de riesgo LA/FT/FPADM
 Mantener como prioridad permanente el monitoreo del personal vinculado.
 Tener procedimientos para la selección y evaluación de sus proveedores y
colaboradores así como revisar las listas obligatorias para Colombia.
 Inspeccionar los contenedores antes del cargue, además de realizar inspecciones
a los vehículos y tráileres que transportan la mercancía. (Si aplica).
 Garantizar que toda la información y documentación utilizada para despachar
mercancías sea legible, completa y exacta.
 Describir con exactitud las características de las materias primas o productos,
indicando el peso, unidad de empaque, etiquetas, marcas; así mismo realizará un
conteo de las piezas o unidades frente a los documentos de la carga. La carga que
se está enviando deberá compararse con las órdenes de compra o de entrega.
 Identificar positivamente a los conductores antes de que reciban o entreguen la
carga.
 Mantener protocolos o procedimientos para reportar oportunamente a las
autoridades en caso de detectar anomalías o discrepancias respecto a la
mercancía transportada, o actividades ilegales o sospechosas.
 Disponer de procedimientos para la selección del personal, el cual debe incluir la
verificación de referencias, de antecedentes y realización de visitas domiciliarias.
 Estos acuerdos entre EL CONTRATISTA y MAYAGÜEZ S.A. podrán ser
verificados por ambas partes en el momento en que se considere necesario y
serán evaluados cuando situaciones extraordinarias se presenten. Además,
servirán como parámetro evaluador dentro de los sistemas de gestión como
proveedores confiables y serán retroalimentados de manera oportuna.
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7. ASOCIADO DE NEGOCIO OEA: Para el cumplimiento de los requisitos relacionados

con los asociados de negocios del programa OEA, del cual MAYAGÜEZ S.A. en su
calidad de usuario exportador, en la categoría de Seguridad y Facilitación Sanitaria
(INVIMA) se considera que toda persona o empresa contratada o subcontratada en la
venta de bienes o realización de servicios, serán aquellos cuya acción pueda tener efecto
en la seguridad de la cadena logística de MAYAGÜEZ S.A. en especial los servicios de:
 Producción, empaque.
 Almacenamiento y deposito.
 Cargue de mercancía.
 Exhibición, distribución y venta.
 Transporte
 Agenciamiento aduanero.
 Preparación de documentos.
 Consolidación de carga.
 Comercialización.
 Seguridad.
Por lo cual EL CONTRATISTA y eventualmente el SUBCONTRATISTA que ejecute una
actividad de la cadena logística de comercio exterior, aplicara los requisitos exigidos en el
Capítulo I Disposiciones Generales en la Categoría OEA Seguridad Y Facilitación 1 en los
módulos:
 Análisis y administración del riesgo
 Asociados de negocio
 Seguridad del contenedor y demás unidades de carga
 Entrenamiento En Seguridad Y Conciencia De Amenaza
 Controles de acceso físico
 Seguridad del personal
 Seguridad de los procesos
 Seguridad física
 Seguridad en tecnología de la información
 Entrenamiento en seguridad y conciencia de amenaza

En calidad de representante legal garantizo el cumplimiento de los requisitos exigidos en

este documento como CONTRATISTA ante MAYAGÜEZ S.A. Para constancia se firma a
los ______ días del mes de ________________ del año dos mil veintiuno (2021)

EL CONTRATISTA
Razón social:________________________________

_________________________________
Firma representante Legal
NIT.
1
En cumplimiento del Decreto 1894 de 2015 de la Republica de Colombia, reglamentado mediante
Resolución 015 de 2016, Circular 0006 de 2016 y Resolución 048 de 2020 expedida por la Direccion de
impuestos y Adunas Nacionales DIAN