ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS,

FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y OTROS DELITOS, SECTORES

DE CONSTRUCCIÓN, INVERSIÓN E INTERMEDIACIÓN INMOBILIARIA,
COMERCIALIZADORA DE VEHÍCULOS, COURIER, Y TRANSFERENCIA
DE DINERO.

Acorde con el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por procesos,

publicado en el Registro Oficial No. 420 de 28 de marzo del 2013, última
modificación 15 de diciembre del 2020, la misión de la Dirección Nacional de
Prevención de Lavado de Activos es:

“Establecer mecanismos de control para verificar el cumplimiento y aplicación

de la normativa y procedimientos de prevención de lavado de activos,
financiamiento de delitos y control de riesgos.”

La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, a través de la Dirección

Nacional de Prevención de Lavado de Activos, expone un modelo de Estructura
de Manual de Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo
y Otros Delitos para que sea desarrollado por las compañías cuya actividad sea
construcción, inversión e intermediación inmobiliaria, comercializadora de
vehículos, courier y transferencia de dinero.

El manual es un reflejo del desarrollo de la actividad y estructura de la

compañía, y es donde debe constar el sistema de riesgos desarrollado por la
compañía en atención a su tamaño, al número de clientes, al nivel de
exposición al riesgo de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y otros
delitos.

1 INTRODUCCIÓN
Deberá incluir una descripción de la compañía desde su constitución, su
domicilio, la actividad que realiza y productos y/o servicios que ofrece, fecha de
actualización del Manual, así como sus objetivos generales y específicos acorde
a la normativa vigente.

2 MARCO LEGAL
Referencias Locales e Internacionales así como las normas conexas o
secundarias que guarden relación con la prevención de lavado de activos.
Detallar las referencias normativas en función a la actividad económica de cada
caso.

 La Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del delito de lavado

de activos y financiamiento de delitos.
 Reglamento a la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del
delito de lavado de activos y financiamiento de delitos y sus reformas.
 Código Orgánico Integral Penal.
  Resoluciones de la UAFE respecto al sector.
 Normas de Prevención de Lavado de activos, financiamiento del terrorismo y
otros delitos, según Resolución No. SCVS-INC-DNCDN-2021-0002, publicada
en Registro Oficial Suplemento 411 de 16-mar.-2021.

3 GLOSARIO DE TÉRMINOS
La compañía realizará un listado de términos que permitan al usuario del
manual conocer y entender los temas tratados en el Manual de Prevención
elaborado por la compañía. Estos términos deben ser propios al sector al que
pertenecen, pueden utilizar los que se encuentran en el artículo 2.-
Definiciones de la norma vigente.

4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
El manual deberá incluir todas las funciones descritas que se encuentran en la
normativa vigente tanto para oficial de cumplimiento, Junta General de
accionista /Directorio y representante legal, auditor externo y comisario, las
cuales deben estar acorde a las actividades que efectivamente realiza la
compañía.

Debe constar los roles y responsabilidades delas diferentes áreas y/o

empleados respecto a la prevención de lavado de activos.

Respecto a los oficiales de cumplimientos debe incluir lo relacionado a los

requisitos para su designación y quienes no podrán ser designados como
oficiales de cumplimiento.

5 POLÍTICAS
Esta sección contendrá las políticas que han sido adoptadas por la compañía
para prevenir el de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros
delitos.

Es importante tener en cuenta que respecto a las políticas de conocimiento a

clientes, empleados, socios/accionistas, proveedores, mercado y corresponsales
deben considerar como mínimo lo siguiente:

a. Política “Conozca a su Cliente”.- Deben identificar, verificar, soportar la

información del cliente según lo señalado en el artículo 12, desde el inicio de
la relación o cuando existan cambios, para lo cual deberá requerir un
formulario cuyo contenido se encuentra descrito en el artículo 13 de la
normativa vigente.

Debe indicar el tipo de debidas diligencias a utilizar, detallando los requisitos

establecidos para cada una de ellas, según el artículo 16 de la norma
vigente.
 Detallar los casos cuando el sujeto obligado se abstendrá de realizar o
continuar con las transacciones comerciales, según el artículo 14 de la
norma vigente.

Señalar las revisiones que se harán de clientes en las listas de información

nacionales e internacionales, y los procedimientos en caso de encontrar
coincidencia.

El tiempo de actualización de la información de los clientes.

Se debe dejar claro quiénes son los responsables de la ejecución de las

políticas y procedimientos que se efectúen para el cumplimiento del plan
preventivo.

Se debe incluir el proceso a aplicar para la identificación del Beneficiario

Final.

Incluir la metodología y aplicación de la matriz de riesgo para establecer el

perfil de riesgo del cliente y su debida diligencia a aplicar.

b. Política “Conozca a su empleado socio/accionista”.- Indicar que las

debidas diligencias se efectuarán a empleados, socios/accionistas, miembros
del directorio u organismo que haga sus veces, representantes legales,
administradores, apoderados, incluyendo el personal temporal, el
conocimiento a empleado o colaborador se debe realizar a través de la
utilización de un formulario, cuyo contenido se encuentra en el artículo 19
de la norma vigente.

Debe especificar la frecuencia de la actualización de la información y las

personas responsables de efectuarla.

Detallar la documentación requerida para el ingreso del personal y

actualizaciones de información.

Indicar en el caso de que socios/accionistas sean compañías y posea el 25%

o más de capital social se deberá llegar hasta la persona natural en la
estructura de la propiedad.

Indicar la revisión de los empleados o colaboradores en las listas de

información nacionales e internacionales.

Incluir la metodología y aplicación de la matriz de riesgo para establecer el

perfil del empleado, socio / accionista y su debida diligencia a aplicar.

Incluir la metodología del análisis patrimonial a su empleado,

socio/accionista, y la periodicidad que la compañía estableció, esto es,
anualmente, o cada dos años, de acuerdo al Artículo 19 de la norma
vigente.
 c. Política “Conozca a su proveedor”.- Se debe establecer las políticas
desde el inicio de la relación comercial, detallar la documentación requerida
para efectuar su debida diligencia la cual se encuentra detallada en el
artículo 20 de la norma vigente.

Indicar la revisión de los proveedores en las listas de observados nacionales

e internacionales.

Incluir la metodología y aplicación de la matriz de riesgo para establecer el

perfil de riesgo del proveedor y su debida diligencia a aplicar.

d. Política “Conozca a su mercado”.- Detallar las políticas utilizadas para la

segmentación del mercado. (Art. 18 norma vigente).

e. Política “Conozca a su corresponsal”.- En los casos que cuenten con

corresponsales, deben incluir las políticas que le permitan conocer y
mantener actualizada la información sobre la actividad comercial que
realizan, permisos funcionamiento, productos y servicios que ofrece, etc.
(artículo 21 normativa vigente).

Indicar la revisión de los corresponsales en las listas de información nacional

e internacional.

Incluir la metodología y aplicación de la matriz de riesgo para establecer el

perfil de riesgo del corresponsal y su debida diligencia a aplicar.

6 PROCEDIMIENTOS Y REPORTES
Los procedimientos adoptados por el sujeto obligado deben permitir:

Identificar, verificar la información de clientes, empleados, socios/accionistas,

proveedores, corresponsales, además de:
- Detectar operaciones o transacciones económicas inusuales e
injustificadas para reportarlas a la UAFE.
- Envíos a la UAFE de reportes previstos en la Ley.
- Mecanismos para conservar la información generada para el
cumplimiento de la Ley, Reglamento y Norma Vigente.
- Atención de requerimientos de autoridades competentes

Para el caso de los reportes considerar lo siguiente:

- Se debe detallar todos los reportes que la compañía envía a la Unidad de
Análisis Financieros y Económico, desde la obtención de la información,
elaboración, aprobación y envío de los mismos y plazos de entrega.
- Adicionalmente, en el caso del Reporte RESU, deberá incluir los artículos
22 y 23 del reglamento a la Ley Orgánica de Prevención, Detección y
erradicación del delito de lavado de activos y financiamiento de delitos,
 respecto a los casos en que no se pueda efectuar la carga en línea; o
cuando requiera algún tipo de corrección.
- Respecto al ROII, se debe expresar los parámetros considerados para
calificar una operación como inusual e injustificada.

Es importante recalcar que se debe establecer los responsables de llevar a cabo

cada uno de los procedimientos que descritos en el manual.

Deberá detallar cada procedimiento, quien revisa el formulario, su verificación

de la información mediante la revisión en las listas (Detallar las listas
determinadas en la Política para ser revisadas) y dejará constancia de la
verificación realizada. Deberá incluir procedimiento en casos de encontrarse
coincidencias, en la búsqueda en las listas nacionales e internacionales tales
como OFAC y ONU en el conocimiento de clientes, empleados, proveedores e
incluir procedimiento para los PEPS.

7 CONSERVACIÓN DE INFORMACIÓN Y ARCHIVOS

Debe de constar la política sobre la conservación de la información, acorde a lo
establecido en el Reglamento a la Ley Orgánica de Prevención, Detección y
Erradicación del delito de lavado de activos y otros delitos.

8 SOBRE LA RESERVA Y SECRETO DE LA INFORMACIÓN

Debe especificar la obligatoriedad de los representantes legales,
administradores, socios/accionistas, empleados de mantener reserva y
confidencialidad respecto a la información relacionada con las transacciones y
operaciones reportadas a la Unidad de Análisis Financiero y Económico y demás
información relacionada con la prevención de lavado de activos y
financiamiento de terrorismo y otros delitos

9 MATRIZ DE RIESGOS
Se debe definir la metodología que se utilizará para el diseño y elaboración de
la matriz de riesgos.

Dadas las características particulares de los riesgos de LA/FT, se sugiere utilizar

en la matriz, metodologías de carácter cualitativo y cuantitativo. En efecto, en
relación con este tipo de riesgos, por su propia naturaleza, este análisis resulta
adecuado para la toma de decisiones. Adicionalmente debe contemplar las
siguientes etapas:
• Identificación de riesgos en LA/FT (tipo, ubicación geográfica, actividad
económica, volumen de transacciones, etc.);
• Medición y evaluación de riesgos (valoración del riesgo);
• Adopción de controles (medidas a tomar por parte de la compañía);
• Seguimiento (de los controles y medidas sugeridas);
 • Resultados obtenidos (mapa de riesgo).

La matriz de riesgo debe efectuarse a clientes, empleados, socios/accionistas,

proveedores, y corresponsal en caso de tenerlo.

10 SISTEMA DE CAPACITACIÓN
Deberá establecer un sistema de capacitación interna y evaluación que utilizará
el sujeto obligado respecto a temas relacionados a prevención de lavado de
activos y financiamiento del terrorismo, manteniendo un registro de los
participantes.

11 ATENCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN

Se deberá incluir procedimientos para atender los requerimientos de
información que realicen: la Superintendencia de Compañías, Valores y
Seguros y otras autoridades competentes, señalando los cargos de las personas
responsables y los tiempos establecidos para la atención de dichos
requerimientos.

12 CANALES DE COMUNICACIÓN
El manual deberá incluir los canales de comunicación e instancias de reporte
entre el oficial de cumplimiento y demás áreas de la compañía.

13 SANCIONES
Establecerá las sanciones a las que se está sometido en base a la Ley Orgánica
de Prevención, el reglamento a dicha ley y sus reformas, la norma vigente,
Código Integral Penal.

Deberá incluir las sanciones que la compañía aplicará a los empleados y

funcionarios que incumplen con las disposiciones establecidas en el manual o
conforme lo establezca el reglamento interno de cada empresa.

14 SEÑALES DE ALERTA
Incluir las señales de alerta que la compañía ha detectado dentro de sus
actividades, las existentes dentro del sector al que pertenecen y que las que
puedan presentarse posteriormente.
15 CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES
El Manual debe contemplar los procesos de prevención para no caer en la
afectación del Certificado de Cumplimiento de Obligaciones de la SCVS,
señalado en el Artículo 47 de la norma vigente.

Es importante considerar que la observación en el Certificado de Cumplimiento

de Obligaciones deberá ser considerada una señal de alerta para las compañías
con las que realicen algún tipo de operación comercial.

16 AUDITORES EXTERNOS
Incluir el alcance, procesos y cronograma de la elaboración de la auditoría
externa en prevención de lavado de activos, según normativa y resoluciones
vigentes, así como el personal responsable de colaborar con los auditores
externos en la información que requieran.

17 RESPONSABILIDADES DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

Incluir lo señalado en las funciones, requisitos y prohibiciones del Oficial de
Cumplimiento, señalar que es un actor fundamental en la lucha contra el lavado
de activos, ya que representa la primera línea de control dentro de cada sujeto
obligado, deberá capacitarse constantemente, todos los años y estar
actualizado en materia de Prevención de Lavado de Activos, lo cual le permitirá
reforzar los procesos de control en la materia, mitigar el riesgo, garantizar la
imagen corporativa y fortalecer la credibilidad internacional de las compañías.

18 ANEXOS
En esta sección debe incluir los formularios elaborados que se utilizaran en las
políticas de conocimiento al cliente, empleados, socios/accionistas,
proveedores, corresponsal, listado de revisión y formato de matriz de riesgo,
cumpliendo la normativa vigente.

19 ACTA DE ENTREGA – RECEPCIÓN

Se recomienda elaborar un formato de acta de entrega para los colaboradores,
con el fin de que cada uno tenga un registro de haber recibido el manual o en
su defecto si la sociabilización fue virtual deberá constar un respaldo electrónico
de la entrega.