DOCUMENTOS COMERCIALES

Los documentos comerciales, también llamados documentos

mercantiles, son todos los comprobantes y títulos extendidos por escrito
en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la
actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados
y las disposiciones de la ley.

A continuación, se explorará su importancia, cuáles son sus principales

funciones, tipos y características, además, se presentarán algunos de los
documentos comerciales más comúnmente empleados en las
operaciones diarias del comercio y la industria.

Importancia de los documentos comerciales

La relevancia de los documentos comerciales está dada, entre otras, por

las siguientes propiedades:

 En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que

intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y
obligaciones.
 Constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de
los actos de comercio
 Componen el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones.
 Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa
o el comerciante y la comprobación de los asientos de
contabilidad.

Tipos de documentos comerciales

Primero se tiene la clasificación básica, documentos comerciales

negociables y no negociables:

 Negociables. Aquellos que se pueden convertir en efectivo o

representan una promesa de pago, su poseedor puede realizar
operaciones comerciales con base en ellos. Los más comunes
son: el cheque, la letra de cambio, el pagaré, la libranza y la
factura cambiaria.
 No negociables. Su finalidad es únicamente la de servir
como soporte a una transacción comercial o brindan la información
necesaria para hacerla. Los principales documentos comerciales
no negociables son: la cotización, el pedido, la remisión, la factura,
el recibo de caja, el comprobante de pago, el recibo de
consignación y las notas débito y crédito.
En segundo lugar, se les llama de la siguiente manera:

 Privados. Son los suscritos entre las partes sin intervención de

notarios, jueces o funcionarios.
 Públicos. Al contrario de los privados, han sido legitimados por
notarios o funcionarios judiciales.

Por último, se les considera informativos y de soporte:

 Informativos. Aquellos que suministran información sobre el

estado de la mercancía y sus generalidades como su valor,
condiciones de pago, etc.
 De soporte. Son todos los documentos utilizados como prueba de
una acción realizada y para pagar o respaldar una obligación
monetaria.

Características de los documentos comerciales

Los siguientes son elementos que se observan en cada uno de los

documentos comerciales que se emplean a diario en el ámbito
empresarial y mercantil. Los hay de dos niveles, en primer lugar están los
que configuran las características generales y, en segundo lugar, los que
conforman las particulares:

 Generales:
1. Nombre propio del documento.
2. Lugar y fecha de emisión.
3. Número de orden.
4. Nombres de las personas o empresas que intervienen en el
negocio.
5. Cantidades escritas en números y letras.
6. Concepto de la transacción con todos sus detalles.
7. Firmas de las personas autorizadas.
 Particulares
1. Nombre del documento.
2. Tamaño del documento.
3. Rayado de acuerdo con el tipo de documento.
4. Vencimiento.
Tipos de documentos comerciales

Cotización
Una cotización es un documento contable en donde se detalla el precio
de un bien o servicio para el proceso de compra o negociación. A este
proceso también se le conoce como presupuesto, y es cuando un cliente
pide a cierta empresa que le indique el valor de un pedido de mercancía.
Este documento informativo lo utiliza el área de compras de una empresa
para entablar una negociación. Su importancia se da a nivel
administrativo, debido a que una cotización permite la generación de
informes que comparan los productos cotizados con los facturados.

Partes de la Cotización:

 El producto, bien o servicio de interés.

 Referencia del producto
 Descripción del producto o del servicio.
 Precio por unidad y por el número deseado.
 Fecha de expedición de la cotización
 Logo, número de identificación y nombre de la empresa.
 Fecha, ciudad y lugar de la sucursal o centro de costes.
 Nombre de la persona a quién va dirigida.
 Notas adicionales (dependiendo).
Orden de Compras
Las órdenes de compra son útiles tanto para el comprador como para el
vendedor, ya que mantienen la comunicación clara y evitan cualquier tipo
de confusión en los procesos de compraventa. Al realizar una orden de
compra se mantienen las operaciones de la empresa de manera
organizada. Esto permite que los proveedores visualicen el pedido y
comprueben si se puede llevar a cabo, antes de que se comprometan a
cumplirlo. 

Una vez que el proveedor acepta que puede garantizar la venta de esos
productos o servicios, la orden de compra se convierte en un contrato
que deberá efectuarse en el tiempo establecido en el documento. 

Cuando una empresa requiere algún bien o servicio se crea una orden de
compra en la que se describe de manera detallada lo que necesita,
cuándo y dónde quiere que se lo envíen. Una orden de compra sirve para
que ambas partes tengan un registro detallado de la compra.
FACTURAS

Una factura es un documento de carácter mercantil que indica una

compraventa de un bien o servicio y que, entre otras cosas, debe incluir toda la
información de la operación.

Podemos decir que es una acreditación de una transferencia de un producto o

servicio tras la compra del mismo.

Obligación de emitir una factura

Emitir facturas tiene carácter obligatorio para dejar constancia y poder

comprobar la realización de la operación comercial.

Omitir la emisión de la factura puede significar un delito tributario, perseguido

por las autoridades fiscales del país.
BOUCHER
Es un documento que acredita el pago de un producto o de un servicio y que
puede intercambiarse, llegado el momento, por aquello que se adquirió. Un
Boucher, en este sentido, también puede ser cedido a otra persona: es decir,
alguien contrata el servicio o compra el producto y luego le obsequia el Boucher
correspondiente a otro sujeto para que este último haga uso del mismo.
Tarjetas de Créditos
La tarjeta de crédito es un instrumento material de identificación bancaria, que
puede ser una tarjeta de plástico con una banda magnética, un microchip y un
número en relieve.
Es emitida por un banco o entidad financiera que autoriza a la persona a cuyo
favor es emitida a utilizarla como medio de pago en los negocios adheridos al
sistema, mediante su firma y la exhibición de la tarjeta.
Es otra modalidad de financiación; por lo tanto, el usuario debe asumir la
obligación de devolver el importe dispuesto y de pagar los intereses,
comisiones bancarias y gastos.
Entre las más conocidas del mercado están: Visa, MasterCard, American
Express, Discover, Diners Club, JCB, UnionPay y Mir, entre otras.
Los usuarios tienen límites con respecto a la cantidad que pueden disponer de
acuerdo con la política de riesgos existente en cada momento y a las
características personales y de solvencia económica de cada usuario.
Generalmente no se requiere abonar la cantidad total cada mes.
En lugar de esto, el saldo (o "revolvente") acumula un interés. Se puede hacer
solo un "pago mínimo", así como pagar intereses sobre el saldo pendiente. Si se
paga el saldo total, no se pagan intereses.
La mayor ventaja es la flexibilidad que le da al usuario, quien puede pagar sus
saldos por completo en su fecha límite mensual o puede pagar una parte. La
tarjeta establece el pago mínimo y determina los cargos de financiación para el
saldo pendiente.
Las tarjetas de crédito también se pueden usar en los cajeros automáticos o en
un banco para servirse de un adelanto de efectivo, aunque a diferencia de
las tarjetas de débito, se cobra un interés por la disposición, comisión y, en
algunos países, un impuesto porque se trata de un préstamo.
Letras Bonos y Descuentos
La diferencia entre letras y bonos radica en los plazos estipulados entre la
fecha de emisión y el vencimiento. Las letras son instrumentos de corto plazo
con vencimiento menor a un año mientras que el plazo de vencimiento de
los bonos es mayor a un año.

¿Qué son los bonos?

Es un título que representa el derecho a percibir un flujo de pagos periódicos en
un futuro a cambio de entregar, en el momento de su adquisición, una cantidad
de dinero. Dicho título puede ser emitido por un Estado, un gobierno local, un
municipio o una empresa, con la finalidad de endeudarse.

Registro Nacional de Contribuyentes RNC y su Uso

Documento PDF RNC

Impuesto a la Transferencia de Bienes Industrializados

ITBIS
Documento PDF ITBIS

Uso del Número de Comprobante Fiscal

Documento PDF ITBIS