DOCUMENTOS MERCANTILES

INTRODUCCIÓN
Los documentos mercantiles, son aquellos documentos que estipulan una serie de
requisitos, los cuales son llenados con información personal, tanto de la empresa o de la
persona que la que se le otorga dicho documento. Esta información, es utilizada por el
encargado del departamento de contabilidad, para el registro en los libros
correspondientes de la empresa. Así como también, para el registro del cliente que
realiza alguna operación, en donde sean utilizados estos documentos.

Estos documentos tienen suma importancia, ya que muchos representan una garantía por
la venta de algún bien, o por la compra de algún producto. Además de ser, un medio de
cambio que permita a la persona que posea el documento cambiarlo por dinero en
efectivo, en alguna entidad bancaria o financiera…

Los documentos mercantiles son muy importantes en el área de Contabilidad, ya que la

información que contienen estos, son utilizados por los contadores y auxiliares de
contabilidad para efectuar los asientos en los libros formales y auxiliares y sirven como
soporte de los mismos. Además la documentación mercantil es tal que ha creado normas
especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y
conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles.

La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los

simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la
constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo de los
negocios cualquier paso que se dé en el campo mercantil se hace constar en algún
documento y, en caso de que su importancia lo justifique, el documento en cuestión
puede llevar la firma de algún funcionario calificado. De lo expuesto se infiere que las
continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisión y recepción de
documentos de diversas índoles.

 
DOCUMENTOS MERCANTILES
Son documentos comerciales que merecen confianza, credibilidad. En lenguaje
mercantil es un modo especial para realizar una serie de operaciones comerciales. Estos
pueden ser negociables y no negociables.
Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se
realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que
han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de
ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un
complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa
maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita,
reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los
interesados.

Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los

papeles revestidos de características formales, sino todos los que puedan sustituirlos y
tomen otra forma como ocurriría en último extremo con la correspondencia.

CARACTERÍSTICAS
Los documentos mercantiles son los documentos comerciales que merecen confianza,
credibilidad. Estos se dividen en: negociables y no negociables. Los documentos
mercantiles negociables sustituyen al dinero en efectivo y se pueden intercambiar por él,
dentro de esta categoría están las: letras de cambio, pagarés y cheques.

Estos documentos entran en funcionamiento una vez que se realiza una operación
comercial, su objetivo principal es certificar el acuerdo que existe entre las dos partes
que han efectuado un convenio. Por ejemplo, en una tienda de ropa se puede emitir una
factura la cual describe el nombre del producto, la fecha de la compra, la cantidad de
mercancía comprada y el total a pagar por el cliente. Este ticket lo registra la
computadora y se le entrega al cliente que ha realizado la compra, reduciendo así las
posibilidades de inconformidad por parte del cliente.

IMPORTANCIA
Su uso en las transacciones es vital, pues actúa como elemento probatorio de la
conformidad de las partes que intervienen, brinda más seguridades que acuerdos de
palabra y garantiza que se cumpla lo establecido en el lugar, modo y fecha pactados,
reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancias futuras por parte de los
interesados.

CLASIFICACIÓN
Los documentos que se utilizan en las empresas mercantiles son tan variados y
complejos como las propias operaciones, pero aquí solo se explicarán los que más
comúnmente se utilizan, atendiendo a la siguiente clasificación:

Corrientes o Comunes:
  Requisición de Compra: Una requisición de compra es una autorización del
Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es
originada y aprobada por el Departamento que requiere los bienes o servicios.
La requisición de compra puede ser emitida por cualquier área de la empresa tal como:
Producción, Marketing, Almacén, Logística, etc.

 Solicitud de cotización: La solicitud de cotización es la carta por medio de la cual se

solicita una cotización a cierta empresa, la cual le deberá de responder dicha cotización
especificándole: Los precios de los productos o elementos que se solicitan, tiempo de
entrega, forma de pago, entre otras especificaciones necesarias, las cuales le ayudaran a
tomar la mejor decisión de compra.
 Cotización: Aquel documento o información que el departamento de compras usa en
una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable.
Cotización son la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o
algo en relación con un fin, pagar una cuota).
 Orden de Compras: Una orden de compra es un documento que se expide a un
vendedor por parte de un comprador y que contiene los detalles de la compra, como el
tema, la cantidad, el precio y fecha de entrega.
 Factura de Compra: Consiste en una relación detallada de las mercancías compradas,
debe contener los nombre y domicilios tanto del vendedor como del comprador, la
fecha, las condiciones, las instrucciones del embarque y las cantidades, descripción y
precios de las mercancías.
 Factura de Venta: Es el documento soporte donde se transfiere los derechos de
dominio y propiedad de la mercancía o servicio al cliente.
 Nota de Despacho: Es un documento mercantil que acredita la entrega de un pedido. El
receptor de la mercancía debe firmarlo para dar constancia de que la ha recibido
correctamente. Este documento justifica la salida de los almacenes y su posterior
entrega al comprador. Sea como sea, se constituye en un elemento de prueba esencial a
los efectos de acreditar la entrega o puesta a disposición del material vendido.
 Nota de Debito Comercial: Llamase así a la comunicación que envía un comerciante a
su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada
suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la
deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc.
 Nota de Crédito Comercial: Es el documento en el cual el comerciante envía a su
cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada
cantidad, por el motivo expresado en la misma.
Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios,
devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturación. Es el
documento que el vendedor confecciona y remite al comprador para ponerlo en
conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado.

DOCUMENTOS NEGOCIABLES DE CRÉDITO

Los documentos mercantiles negociables sustituyen al dinero en efectivo; en
consecuencia son negociables. Estos son:

 Letra de Cambio: Es el instrumento negociable que constituye una orden escrita en

virtud de la cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la cantidad
de dinero que exprese.
 Documento mercantil mediante el cual una persona (el librador) concede un crédito a
otra (el librado) comprometiéndose esta última a pagar el importe señalado a la fecha de
 vencimiento acordada. Como documento mercantil es un instrumento negociable cuya
propiedad puede transferirse, de forma que el librador puede diferir del tenedor de la
letra.
 El Pagare: Es un documento de crédito en virtud del cual una persona promete
formalmente pagar una deuda en determinada fecha posterior. Es un título valor o
instrumento financiero; documento escrito mediante el cual una persona el emisor se
compromete a pagar a otra persona el beneficiario una determinada cantidad de dinero
en una fecha acordada previamente.
Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un
tercero. Los pagarés pueden emitirlos individuos particulares, empresas o el estado.    
 La Carta de Crédito : Documento en el que se registra un título, derecho u obligación.
Carta de crédito Documento que un banco u otra empresa expide a favor de alguien para
que le sea entregada una cantidad de dinero.
 Certificado de Depósito: El Certificado de Depósito conocido o identificado como CD
ó CeDe, es un documento financiero que acredita la propiedad de mercancías o bienes
depositados en el almacén que lo emite.
 Bono de Prenda: El Bono de Prenda es un documento financiero que acredita el
vínculo o la existencia de un crédito prendario sobre las mercancías o los bienes
indicados en el Certificado de Depósito al que el Bono de Prenda está adherido.
 El Cheque: Un cheque es un mandato escrito de pago que permite a la persona que lo
recibe cobrar una cierta cantidad de dinero que está estipulada en el documento y que
debe estar disponible en la cuenta bancaria de quien lo expide.
El cheque, por lo tanto, es un título a través del cual se autoriza a una persona a extraer
dinero de una cuenta, sin necesidad de que este individuo sea el titular de dicha cuenta.
Por tal motivo, el cheque se utiliza como medio de pago, reemplazando al dinero en
efectivo. Los cheques deben cumplir con distintos requisitos, como la inclusión de la
fecha y el lugar en que se expide, la orden de pagar una suma determinada de dinero, el
nombre de la institución de crédito y el lugar de pago, entre otros.

CONCLUSIONES
Los documentos mercantiles, son documentos de créditos que poseen una gran
importancia a la hora de realizar una operación en cualquier área del país. En Venezuela
existe un organismo legal que se encarga del registro de estos documentos, este
organismo es el Código de Comercio Vigente.

Muchos de estos documentos representan una garantía o permiten ser intercambiados

por efectivo, como el cheque, el pagaré o la letra de cambio. Sin embargo también
pueden ser un comprobante a la hora de realizar una compra u operación bancaria, como
por ejemplo el recibo y la factura. Todos estos documento, fundamentales para el
registro tanto de una empresa, como del cliente que realiza una operación, ya que
representan de forma escrita y palpable, los gastos o ventas realizados por estos.
Es recomendable almacenar o archivar estos documentos, ya que a la hora de
presentarse algún daño de un material comprado, el cliente tendrá un justificativo que
compruebe el lugar, el día y el precio, en el cual se realizó la compra. Así como también
la empresa registra el nombre del cliente para comprobar que la información es
verdadera.

 
 
 
 
 
 
 
BIBLIOGRAFÍA
* De Definiciones.com
* Gil, Arianny Vanessa (2001) Documentos mercantiles.

* Monografías.com
* Ortiz, Mary Carmen (2011) Documentos comerciales.

* Wilkipedia.com
* Zorrilla, Cecilia (2005) Definición de letra de cambio.