ADMINISTRACION DE ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTAL

Instructora: Lic. Haidee Cabrera

1- ARCHIVO HISTÓRICO
El Archivo Histórico es el cúmulo de documentos con valor histórico que una nación
atesora a través de instituciones especializadas con el fin de conservar su memoria
cultural e histórica. De esta manera, según su función, tiempo, permanencia y
contenido, se conciben varias clases de Archivo, entre ellos el Archivo Histórico

2- TABLA DE RETENCIÓN
Las Tablas de Retención Documental - TRD, constituyen un instrumento archivístico
que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su estructura orgánico -
funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la
valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.

3- INVENTARIO DE DOCUMENTOS
Inventario Documental: Instrumento de recuperación de información que describe de
manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental

4- MANIPULACIÓN DE DOCUMENTOS
La manipulación de documentos se refiere a la forma en que usamos las manos o un
instrumento para tocar, revisar, leer, etc un libro o papeles ya sean nuevos o antiguos.
Actualmente existe también el formato digital de estos que facilita encontrar las
informaciones que precisamos para ciertas actividades, este formato ayuda a que se
preserven de mejor manera los documentos.

Algunas recomendaciones a la hora de manipular los documentos y libros con las manos
son:

 Disponer de espacio suficiente al retirar los documentos de sus cajas y colocarlos sobre
la mesa de trabajo.
 Poner la caja en horizontal sobre una superficie plana para extraer los documentos sin
provocar tensiones.
 Consultar los documentos lo mínimo imprescindible. Si la obra está dañada es mejor
consultar una copia o facsímil.
 La encuadernación de los documentos supone un buen método de protección, pero se
deben usar materiales libres de ácido y de elementos nocivos.
 Lavarse las manos antes y después de manipular los documentos. El uso de guantes no
es necesario si tenemos las manos limpias y sin crema hidratante ni laca de uñas. Sin
embargo, es una práctica recomendable, ya que a veces los documentos pueden contener
microorganismos y otras sustancias nocivas para el ser humano.
 No se deben hacer marcas ni borrar o corregir nada escrito en los documentos.
 No se debe afilar los lápices cerca de los documentos para evitar ensuciarlos.
 No comer, beber ni fumar cerca de los documentos.
 Las hojas de los documentos no se deben arrugar, plegar ni doblar, ya que estás
acciones debilitan el papel pudiendo producir su rotura.
 Al tomar notas no hay que apoyar el papel sobre el documento ni inclinarse sobre el
mismo.
 No usar instrumentos cortantes cerca de los documentos.

Lic. Rocio Marin Cabral Celular: 0981 106762 ID 44.350

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Instructora: Lic. Haidee Cabrera
 Cuando se saca un libro de gran tamaño almacenado horizontalmente, los volúmenes de
encima deben ser transferidos a una balda vacía o a un carrito.
 Las obras de gran tamaño deben ser levantadas con ambas manos.
 Se deben evitar los marca páginas ajenos, es decir, los no originales.
 No usar clips, grapas ni gomas para agrupar documentos.
 No usar celo para repararlos, porque el celo debilita el papel y lo amarillea.

5- FUNCIONES DEL ARCHIVO

La función genérica de un archivo es reunir, organizar/conservar y difundir/servir
documentos. Estas funciones se resumen en las siguientes tareas llevadas a cabo por el
personal de archivo:
• Organizar la documentación administrativa.
• Asegurar la transferencia periódica a archivos donde su uso no es periódico.
•Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su conservación o destrucción.
• Clasificación de fondos.
• Descripción para facilitar el acceso a los documentos utilizando aquellos instrumentos
necesarios.
• Adecuación de las instalaciones donde se conservan los documentos.

Lic. Rocio Marin Cabral Celular: 0981 106762 ID 44.350