“El archivo y conservación de documento en el área financiera y contable de las empresas”

Laura Natalia Valencia Bernal

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
TIC
Tabla de contenido
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS....................................................................................................3
DEFINICION....................................................................................................................................3
CLASES.............................................................................................................................................3
Archivo central o intermedio........................................................................................................3
Archivo historico o permanente...................................................................................................3
CARACTERISTICAS......................................................................................................................4
SELECCIÓN DE DOCUMENYOS DE ARCHIVO..........................................................................4
CRITERIOS PARA SELECCIONAR LOS DOCUMENTOS..........................................................5
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DELARCHIVO Y CONSERVACION
DOCUMENTAL EN LAS ÁREAS FINANCIERAS Y CONTABLE DE LA EMPRESA..............5
MANEJO AUTOMATIZADO DE LA INFORMACIÓN FRENTE A LAS AYUDAS DE LA
TECNOLOGÍA, EN INTERNET, LAS REDES SOCIALES, LOS CORREOS
ELECTRÓNICOS Y EL EXCESO DE INFORMACIÓN DISPONIBLE.......................................6
SITUACION DE LOS ARCHIVOS.................................................................................................6
ARCHIVO TRADICIONAL............................................................................................................7
BIBLIOGRAFIA...................................................................................................................................8

Ilustración 1 DEFINICION.........................................................................................................3
Ilustración 2 CLASES.................................................................................................................4
Ilustración 3 SELECCIÓN..........................................................................................................4
Ilustración 4 IMPORTANCIA....................................................................................................5
Ilustración 5 SITUACION...........................................................................................................7
Ilustración 6 ARCHIVO..............................................................................................................7
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

DEFINICION: Conjunto de documentos producidas por personas naturales o jurídicas,

públicas o privadas que se originan en el ejercicio de sus funciones y actividades. Los

mismos son conversados, clasificados, organizados y administrados

Ilustración 1 DEFINICION

Se usa comúnmente para designar el local donde se conservan los documentos producidos

por otra entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.

Sin embargo la palabra archivo se engloba todo lo relacionado con la actividad archivística

hasta el local y muebles.

CLASES:

Archivo central o intermedio

La unidad que administra, custodia y conserva en buen estado los documentos de cualquier

tipo o valor administrativo legal,permanente e histórico que son transferidos por las

diferentes oficinas o entidades.

Archivo historico o permanente

Es el que custodia y gestiona fondos documentos para la tercera etapa o edad de los

documentos del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del

correspondiente comité de archivo debes conservarse permanente dado el valor que

adquiere para la investigación la ciencia y la cultura.

 Ilustración 2 CLASES

CARACTERISTICAS
 Nombre y extensión.

 Contienen diferentes informaciones de archivo de texto, imágenes, audio y video.

 Se organizan en carpetas, directorios,y sub carpeta en forma jerárquica.

 No puede haber archivos con el mismo nombre y extensión de la misma carpeta.

SELECCIÓN DE DOCUMENYOS DE ARCHIVO

Es el proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series

documentales que genera y recibe una entidad para determinar los plazos de conservación

y las disposiciones finales en base a los cuales se elaborarán las Tablas de Plazos de

Conservación de Documentos.

Ilustración 3 SELECCIÓN
Una mala práctica en este campo, ha producido en algunas ocasiones la eliminación

prematura de documentos, y en otras acumulaciones masivas de papeles sin ningún valor;

ambos extremos producen problemas administrativos y legales, desperdicio de recursos

humanos, entre otros.

CRITERIOS PARA SELECCIONAR LOS DOCUMENTOS

 Relevancia

 Frecuencua de la consulta

 Soporte del documento

 Duplicidad de los documentos y de la información.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DELARCHIVO Y CONSERVACION

DOCUMENTAL EN LAS ÁREAS FINANCIERAS Y CONTABLE DE LA
EMPRESA
Para una buena organización de los documentos de una empresa, hace falta una actitud

positiva, querer organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo necesario.

La labor de archivar, organizar y gestionar un archivo de empresa, debe ser llevada a cabo

por un profesional de la materia. Archivar no va a ser mañana más sencillo que hoy pero

cada día que pasa puede hacerlo más difícil.

Ilustración 4 IMPORTANCIA
MANEJO AUTOMATIZADO DE LA INFORMACIÓN FRENTE A LAS
AYUDAS DE LA TECNOLOGÍA, EN INTERNET, LAS REDES SOCIALES,
LOS CORREOS ELECTRÓNICOS Y EL EXCESO DE INFORMACIÓN
DISPONIBLE.

La utilización de las nuevas tecnologías tanto en la vida cotidiana de las personas, como

en las instituciones, ha revolucionado el acceso al conocimiento y a la información. La

globalización ha iniciado la desaparición de las fronteras entre los hombres, pese a las

barreras existentes como las socio-económicas, lingüísticas y culturales. Esto ha dado

lugar a la denominada aldea global con el predominio de la sociedad de la información,

por el papel estratégico que ésta juega como elemento de poder cada vez más

importante.

SITUACION DE LOS ARCHIVOS

Normalmente los archivos no cuentan con presupuestos ni infraestructuras adecuadas ni

con la debida importancia dentro de las instituciones. Casi siempre los documentos se

encuentranalmacenados en depósitos olvidados, llenos de polvo, adquiriendo una

imagen que los sitúa como depositarios de papeles inútiles y mazmorras de castigo.

Realidad de las instituciones públicas o privadas en nuestro país y en cualquier parte del

mundo. ¿Cómo pretender querer implementar las tecnologías de la información si aún

las organizaciones no han tomado conciencia de la importancia que tienen los archivos

y los documentos para su institución.

 Ilustración 5 SITUACION

ARCHIVO TRADICIONAL

Los archiveros tradicionalmente han desarrollado técnicas y procedimientos

adecuadamente estructurados y normalizados de tal manera que permiten una ordenada

y adecuada organización de los archivos y de los documentos. Entre ellos podemos

mencionar La administración de archivos, La organización, descripción, selección y

conservación de documentos. Los servicios archivísticos. El control sobre las tres

edades de los documentos. El uso de catálogos, índices e inventarios como instrumentos

descriptivos y el desarrollo de una legislación que permita la protección del patrimonio

documental.

Ilustración 6 ARCHIVO
BIBLIOGRAFIA

anonimo. (1 de abril de 2014). Valoracion y seleccion documental. Obtenido

de

pdf:http://www.informacionpublicapgr.gob.sv/descargables/sia/acade

mia-de- archivo/Valoración%20y%20selección%20de

%20documentos.pdf

blogspot.com. (30 de mayo de 2010). Obtenido de

http://archivosadminterm- aai.blogspot.com/

Garcia, M. A. (15 de mayo de 2011). Mundoarchivistico.

Obtenido de http://www.mundoarchivistico.com/?

menu=articulos&id=290

Lopez, L. F. (13 de Marzo de 2015). Archivos Adeministrativos. Obtenido de prezi:

https://prezi.com/8kjzvxaggolz/archivos-administrativos/

Rossini, D. (6 de agosto de 2017). Microsoft Word - archivoytecnologias [1]. Obtenido

de
 Microsoft Word - archivoytecnologias[1]:

http://eprints.rclis.org/4651/1/lapaz11.pdf

Rossini, D. (3 de agosto de 2017). Microsoft Word - archivoytecnologias[1].

Obtenido de http://eprints.rclis.org/4651/1/lapaz11.pdf