MANUALES

ADMINISTRATIVOS
Agosto 2022
L i c . H a n s W. J a r o G .
 TÍTULO:

Sistematizar las relaciones entre los

componentes de las organizaciones
para cumplir con eficiencia los
objetivos para los cuales han sido
creados.as

MDG I 1
 TÍTULO:

Instrumentos importantes de
comunicación de todo organismo
moderno racionalmente
administrado.

MDG I 1
 TÍTULO:

Son documentos elaborados

sistemáticamente que indican las
actividades a ser cumplidas por los
miembros de un organismo y la
forma en que las mismas deberán ser
realizadas ya sea conjunta o
separadamente.
MDG I 1
 OBJETIVO
Instruir al personal, acerca aspectos como:
Funciones, relaciones, procedimientos,
políticas, objetivos, normas, etc. Para que se
logre una mayor eficiencia en el trabajo.

MDG I 5
 DEFINICIÓN
Miguel A. Duhalt Kraus
Un documento que contiene, en una forma ordenada y sistemática,
información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y
procedimiento de una empresa, que se consideran necesarios para la
mejor ejecución del trabajo.

Agregar un pie de página 6

 DEFINICIÓN
G . R . Te r r y,
• Un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al
empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un
empleado en una empresa.

MDG I 7
 DEFINICIÓN
G. Continolo
• Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones
necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que
permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal
operativo.

• Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento

administrativo. Se puede comprobar esto si consideramos que, aun
siendo unos simples puntos de llegada, los manuales vienen a ser las
rutas por las cuales opera todo el aparato organizacional; es decir, son
la manifestación concreta de una mentalidad directiva orientada hacia
la relación sistemática de las diversas funciones y actividades.

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 LOS MANUALES COMO MEDIOS DE COMUNICACIÓN
• representan un medio de
comunicación de las decisiones de la
administración, concernientes a
objetivos, funciones, relaciones,
políticas, procedimientos etc.
• En la actualidad, el volumen y la
frecuencia de dichas decisiones
continúa incrementándose.
• Los organismos progresistas han llegado a
considerar que determinados medios
administrativos pueden y deben cambiar
tan seguido como sea necesario para
capitalizar oportunidades y enfrentar a la
competencia.
• Deben, además, coadyuvar a normalizar y
controlar los trámites de procedimientos
y a resolver conflictos jerárquicos, así
como otros problemas administrativos
que surgen cuando el sistema de
comunicación tiende a ser rígido.
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 RAZONES QUE JUSTIFICAN EL
USO DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS
De acuerdo con Continolo , existen las razones siguientes:

• Asegurarse de que sea constantemente respetada la estructura orgánica de la empresa.

• Asegurarse de que se apliquen los procedimientos de manera correcta.

• Percatarse de que se apliquen las políticas fijadas en la empresa.

• Reducir los errores operativos.

• Facilitar el proceso de inducción de los nuevos empleados.

• Apoyar la capacitación del personal.

• Evitar que los cambios del sistema estructural sean resultado de decisiones apresuradas.

• Facilitar un sostenido y correcto nivel de organización.

MDG I 10
 RAZONES QUE JUSTIFICAN EL
USO DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Por su parte, S. Z. Diamond plantea las razones siguientes:

• Proporcionar al usuario un marco de referencia general y

estandarizado.

• Servir como un medio de archivo portátil y fácil de usar.

• Ahorrar tiempo y asegurar respuestas exactas.

• Servir como instrumento de capacitación para nuevos empleados.

• Tienen una influencia definitiva en la actitud de los empleados.

MDG I 11
 OBJETIVOS DE LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS
• Estimular la uniformidad.

• Eliminar la confusión.

• Reducir la incertidumbre y la duplicación de funciones.

• Disminuir la carga de supervisión.

• Servir de base para la capacitación del personal.

• Evitar la implantación de procedimientos incorrectos.

• Presentar de manera clara y concisa el trabajo que se está

haciendo en cada departamento.

MDG I 12
 OBJETIVOS DE LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS
• Instruir al personal acerca de aspectos básicos como: objetivos, funciones,
relaciones de trabajo, procedimientos, políticas, etc., para lograr una
estandarización.

• Precisar la estructura orgánica de toda la empresa, de un área funcional para

deslindar responsabilidades, evitar la duplicidad de funciones y detectar
omisiones.

• Coadyuvar al personal de la empresa para la ejecución correcta de las tareas

asignadas y propiciar uniformidad en el trabajo.

• Servir como medio de integración a la empresa para el personal de nuevo

ingreso.

• Proporcionar información básica para la planeación e implantación de un

programa de reorganización.

MDG I 13
 OBJETIVOS DE LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Presentar una visión de conjunto de la entidad.

• Precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa, para

deslindar responsabilidades.

• Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y

proporcionar uniformidad.

• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo, evitando

la repetición de instrucciones.

• Facilitar el reclutamiento y la selección de empleados.

• Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos.

• Proporcionar información al público para su orientación.

MDG I 14
 POSIBILIDADES Y LIMITACIONES

MDG I 15
 CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES

MDG I 16
 CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES POR SU CONTENIDO

Manual de Manual de Manual de

Manual de historia. Manual de políticas.
organización. procedimientos. contenido múltiple.
• Su objetivo es • Su propósito es • Se propone • Su objetivo es • Un ejemplo de
proporcionar exponer en forma describir en forma expresar en forma manual de
información detallada la detallada los analítica los contenido múltiple
histórica sobre el estructura lineamientos a procedimientos es el de políticas y
organismo: organizacional seguir en la toma administrativos a procedimientos,
comienzos, formal a través de de decisiones para través de los en él se combinan
crecimiento, la descripción de el logro de los cuales se canaliza dos o más
logros, los objetivos, objetivos. la actividad categorías que se
administración y relaciones, operativa del interrelacionan en
posición actual. funciones, organismo la práctica
autoridad y administrativa.
responsabilidad de
los distintos
puestos.

MDG I 17
 CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES SEGUN SU FUNCIÓN ESPECIFICA

Su objetivo es dictar las Su objetivo es definir las Su objetivo es señalar los Su objetivo es Su objetivo es comunicar Su objetivo es explicar
instrucciones necesarias actividades que se aspectos esenciales del determinar las las actividades y políticas los procesos, labores y
para coordinar el relacionan con las trabajo de ventas responsabilidades de la dirección superior rutinas de un puesto en
proceso compras, de (políticas financieras en todos los en lo que se refiere a particular; por lo común
de fabricación; es decir, modo que este manual de ventas, niveles de la personal. Los manuales es más detallado que un
de personal podrán manual de
Manual de producción.

Manual de compras.

Manual de ventas.

o instructivo.
Manual de finanzas.

Manual de personal.

Manual de adiestramiento
la inspección, la representa una útil procedimientos, administración; contiene
ingeniería industrial y el fuente de referencia controles, etc.) con el fin numerosas instrucciones contener aspectos como procedimientos
control de producción. para los compradores, de darle al personal de específicas dirigidas al reclutamiento y
especialmente ventas un marco de personal de la selección,
. administración de
cuando se presentan referencia para tomar organización que tengan
que ver con manejo de personal, lineamientos
problemas fuera de lo decisiones cotidianas para el manejo de
común. dinero, protección de
bienes y suministro de conflictos personales,
información financiera. políticas de personal,
uso de servicios,
prestaciones,
capacitación,

MDG I 18
 SEGÚN SU ÁMBITO DE APLICACIÓN

MDG I 19
 MANUAL GENERAL

Agregar un pie de página 20

 MANUAL ESPECÍFICO

MDG I 21
 GRACIAS

MDG I 22
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN

• Estos manuales contienen

información detallada sobre
los antecedentes, legislación,
atribuciones, estructura
orgánica, organigrama, misión
y funciones organizacionales.
• Cuando corresponden a un
área específica comprenden la
descripción de puestos; de
manera opcional pueden
presentar el directorio de la
organización.
 ESTRUCTURA DEL MANUAL

• Logotipo
• Nombre de la Organización
Identificación •
•
Denominación del manual
Lugar y fecha de elaboración
• Numero de paginas

Índice o • Capítulos o Apartados del

documentos.
Contenido

Prologo o • Es la presentación qu ese hace

del manual.
introducción
 ESTRUCTURA DEL MANUAL

Antecedentes • Origen de la organización o del

área descrita en la
organización.
Históricos • Origen, evolución y cambios
significativos.

• Títulos de los principales

Legislación o ordenamientos jurídicos que
norman las actividades de la
organización, de los cuales
base legal derivan sus atribuciones y
facultades.
• Facultades conferidas a la
organización, de acuerdo a las

Atribuciones facultades conferidas a la

organización, de acuerdo con
las condiciones jurídicas que
fundamentan su uehacer.
ESTRUCTURA DEL MANUAL

Estructura • Descripción ordenada de las unidades

orgánica administrativas de una organización en
función de sus relaciones de jerarquía

• Es la representación gráfica ca de la
Organigrama estructura orgánica de una
organización

Misión
• Es la especificación de las tareas

Funciones inherentes a cada una de las unidades

administrativas que forman parte de la
estructura orgánica
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ESTRUCTURA

Descripción • Es la reseña del

de los contenido básico de los
puestos.
puestos
• Documento en donde
constan los nombres,
puestos, números
Directorio telefónicos y correo
electrónico de las
personas comprendidas
en el manual
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