Plan de Gestión de las adquisiciones

Estructura formal del documento para la entrega del caso de estudio

Este documento presenta las pautas mínimas requeridas para un proceso de plan de gestión de las
adquisiciones; por tanto es una guía útil para la centralización de la información pertinente en los procesos de
planificación y control de adquisiciones (insumos, materia prima y servicios) que pueden ofrecer los proveedores
para el cumplimiento del proyecto.

Paso I. Generalidades del plan de gestión de adquisiciones

Establecer la relación de la gestión de adquisiciones con las estrategias o metas propuestas en la consecución o
cumplimiento del proyecto. (Contrastar los objetivos y metas del proyecto con los principios básicos de la
gestión logística de adquisiciones). Luego de hacer claridad sobre esta relación (desde el punto de vista
conceptual-administrativo), se debe hacer un resumen de las fases del proyecto donde se presente:

Hito del Breve Requerimiento de Proveedor o

proyecto Fases del descripción de insumos, materia proveedores
proyecto la fase del prima o personal asociados al
proyecto de servicio requerimiento
Actividad Subactividad que Un párrafo claro y Definir claramente Identificar el/los
central o hace parte del preciso que los insumos, proveedores que
mayor del hito del proyecto describa la materias primas y pueden cumplir
proyecto (pueden haber subactividad servicios requeridos con el
varias (pueden ser más de requerimiento de
subactividades uno que se requiera cada insumo,
dentro de un en la subactividad) materia prima o
hito de personal de
proyecto) servicio (pueden
existir varios
proveedores que
pueden cumplir
con uno o varios
insumos, materia
prima o servicios)

Paso II. Identificación y clasificación de los proveedores asociados al proyecto

En esta segunda parte del documento del plan de gestión de adquisiciones, se debe desarrolla una especificación
del proveedor (considerando que insumos pueden entregar al proyecto, el tiempo de anticipación “tiempo
requerido para que el proveedor pueda entregar los insumos, materiales o prestar el servicio”) para esto
considerar la siguiente tabla de información:
 Tiempo de
anticipación Tiempo de
Centro de Insumos Materiales Servicios
Proveedor de entrega anticipación
Distribución solicitados solicitados que presta
de insumo o del servicio
materiales
Nombre del Especificar si Escribir los Escribir los Tiempo Escribir los Tiempo
proveedor el proveedor insumos que materiales mínimo servicios mínimo
se encuentra puede suplir que puede requerido que puede requerido
dentro de la el proveedor suplir el para que el prestar el para que el
ciudad o en el proveedor proveedor proveedor proveedor
fuera de la proyecto en el pueda en el pueda
ciudad donde (pueden ser proyecto entregar los proyecto prestar el
se ejecuta el varios (pueden ser insumos o (pueden ser servicio
proyecto insumos) varios materiales al varios asociado al
(dirección e materiales) proyecto servicios) proyecto
información
para
comunicarse
con el
proveedor)

Con esta información se puede obtener una visualización de los proveedores e información básica para el
desarrollo posterior de indicadores o procesos de selección. El paso a seguir es establecer que proveedores
pueden ser especializados, proveedores nuevos o proveedores habituales (grupo de proveedores que pueden
suplir las necesidades de uno o varios insumos, materiales o servicios). Para esto se puede construir una matriz
de valoración que permita identificar si los insumos, materiales o servicios tienen asociados uno o varios
proveedores; tal como se presenta a continuación:
Material o Material o Material o Material o Material o
insumos 1 insumo 2 insumo 3 insumo 4 insumo “n”
Proveedor 1
Proveedor 2
Proveedor 3
Proveedor “m”
Total
Proveedores

Con esta matriz se puede diligenciar con una equis para asociar los proveedores con respecto al material, y
utilizar un color para diferencia el material o insumo. Como se presenta en el siguiente ejemplo:
Material o Material o Material o Material o Material o
insumos 1 insumo 2 insumo 3 insumo 4 insumo “n”
Proveedor 1 X
Proveedor 2 X X
Proveedor 3 X X
Proveedor 4 X
Proveedor 5 X X
Proveedor 6 X
Total Proveedores 3 2 1 1 2
Con esta información se puede hacer agrupación de proveedores por insumo o materiales (al igual en servicio), y
con esto poder establecer que proveedores son habituales, proveedores especializados o proveedores nuevos.
Lo anterior permite hacer el proceso de evaluación y selección de proveedores frente a la definición de criterios
de los proveedores que establezcan los stakeholders del proyecto.

Paso III. Evaluación y valoración de los proveedores (aplicación del método Moora)
En este tercer paso, se aplica el método de evaluación y selección de proveedores (sólo a los grupos que
proveedores que pueden suplir o satisfacer la necesidad de materiales o insumos, y servicios). Se debe
considerar lo siguiente:
a) Definir los criterios de evaluación para los proveedores (cada criterio definido debe asociarse a todos los
proveedores del grupo)
b) Establecer la escala de medición para cada criterio (puede ser un indicador o métrica que se desarrolle
en consenso con el grupo).
c) Considerar si todos los criterios tienen igual relevancia en la evaluación, o si existe un grado de
importancia entre los criterios.
d) Aplicar el método moora para obtener el ranking de los proveedores (utilizar la plantilla que se
encuentra disponible en la plataforma para la evaluación de los proveedores)

Paso IV. Informe final de los proveedores determinados para ejecutar los procesos de adquisiciones
Este paso final, consiste en hacer la relación de los proveedores seleccionados para hacer la negociación y cierre
del proceso de adquisiciones. Para esto considerar la siguiente estructura:

Promesa de
Unidades entrega de
Insumo o Costo unitario Costo total
requeridas los
Proveedor material del insumo o de
del insumo o requerimie
solicitado material adquisición
material ntos
(tiempo)
Nombre del Escribir los Especificar las Tiempo Valor monetario Costo total
proveedor insumos que unidades (en mínimo de la unidad (en asociado a la
puede suplir el cajas, estibas, requerido caja, estiba, cantidad total
proveedor en unidades para que el unidad física) de insumos o
el proyecto físicas) del proveedor del material o materiales
(pueden ser material o pueda insumo requeridos
varios insumo entregar los requerido
insumos) requerido insumos o
materiales al
proyecto

De igual forma se aplica esta tabla resumen para el caso de los servicios:
 Equipos o
Promesa de inicio
Servicio personal Costo total del
Proveedor de prestación del
solicitado requerido para servicio
servicio (tiempo)
el servicio
Nombre del Escribir los Especificar las Tiempo mínimo Valor monetario
proveedor insumos que unidades (en requerido para que de la unidad (en
puede suplir el cajas, estibas, el proveedor pueda caja, estiba,
proveedor en el unidades físicas) entregar los unidad física)
proyecto (pueden del material o insumos o del material o
ser varios insumo requerido materiales al insumo
insumos) proyecto requerido

Finalmente, se debe proponer indicadores de seguimiento para que se pueda hacer el seguimiento y cierre de
las adquisiciones del proyecto. Para esta sección sólo propongan indicadores en consenso que se pueden aplicar
a los proveedores, diferenciado indicadores para proveedores de materiales o insumos; así como indicadores
para los proveedores que prestan servicios.

Espero que este resumen de informe de plan de gestión de adquisiciones les ayude para el desarrollo exitoso del
módulo.

Saludos cordiales,

M.Sc. Orlando Federico González Casallas

Docente Investigador
Facultad de Ingeniería Industrial
Universidad Pontificia Bolivariana
Seccional Bucaramanga