ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

TIPOS DE COUMENTOS
APRENDIZ: MILEIDIS JULIO

El objetivo de la norma GTC 185 es proyectar una adecuada imagen corporativa a

partir de los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones.
Cada tipo de documento presenta un orden para las partes y tiene en cuenta los
aspectos generales de las comunicaciones.
Esta GTC esta dirigida a todas aquellas personas involucradas en la generación
de documentos para facilitar su elaboración y presentación.

• MEMORANDOS:
Son comunicaciones escritas utilizadas para transmitir información. Estos suelen
ser breves y están diseñados para ser entendido fácil y rápidamente. Los
memorandos se utilizan normalmente en un entorno laboral.

PARTES DE UN MEMORANDO:
1. Lugar y fecha.
2. Código.
3. Destinatario.
4. Asunto.
5. Cuerpo.
6. Despedida o antefirma.
7. Firma o posfirma.
8. Con copia.

ESTRUCTURA DE UN MEMORANDO:
La estructura del documento consta de las siguientes partes:
• Nombre(s) de a quien se dirige.
• Nombre(s) del remitente(s).
• Fecha.
• Asunto.
• Escrito redactado brevemente.
EJEMPLO:
 CONSTANCIA.
Es un documento de carácter probatorio que asegura la veracidad y la legalidad
de un hecho o acto.

PARTES DE LA CONSTANCIA:

• Código.
• Lugar de origen y fecha de elaboración.
• Cargo.
• Identificación de documento.
• Texto.
• Remitente y firmas responsables.
Las constancias pueden ser de estudio, documental, constancia de promedio
general, entre otros.
Ejemplo de constancia de estudio.
MENSAJES ELECTRONICOS
Es un mensaje que permite intercambiar información con uno o mas usuarios de
cualquier lugar del mundo a través del internet, este medio se puede utilizar para
enviar documentos adjuntos como cartas, circulares, memorandos y cualquier otro
documento que sea necesario.

CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN:
• Tratar un solo tema por comunicación
• Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
• Usar tratamiento respetuoso y cordial.
• Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en
singular o plural.
• Utilizar un estilo gramatical, natural y sencillo.
• Distribuir estéticamente el texto de acuerdo con su extensión.

PARTES:
• Encabezamiento (remitente del mensaje)
• Para (indica la dirección del destinatario)
• Asunto (contenido del mensaje)
Ejemplo de mensajes electrónicos