MÓDULO GESTIÓN

DOCUMENTAL

DOCENTE MARTA LIBIA CÓRDOBA G.

 GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 185

Esta guía técnica colombiana (GTC) tiene como propósito

brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las
organizaciones, con el fin se simplificar y organizar la
presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y
electrónicas. A su vez, busca contribuir con la disminución del
tiempo y los costos, con buena calidad.
 OBJETO

Esta GTC está dirigida a empresarios, directivos, instructores,

asistentes administrativos, secretarios y todas aquellas personas
involucradas en la generación de documentos, para
Facilitar su elaboración y presentación.
 ICONTEC

Es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es

fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al
consumidor . Colabora con el sector gubernamental y apoyo al sector
privado del país, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno
y externo.
DOCUMENTOS
CARTAS
NORMA GTC 185
01
ACTAS

INFORMES
MEMORANDOS
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

HOJA DE VIDA CORPORATIVA

02
SOBRES COMERCIALES

CIRCULARES
03
MENSAJES ELECTRÓNICOS

TARJETAS PROTOCOLARIAS
 CARTAS
La carta u oficio tiene
como objetivos
fundamentales informar
y persuadir a su
destinatario.
 RECOMENDACIONES
Tratar un solo tema por comunicación.
Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
Usar tratamiento respetuoso y cortés.
Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de
usted en singular o plural.
Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
 USOS DE LA CARTA

Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer

solicitudes.
Regular o aclarar una situación.
Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.
Dar respuesta a una comunicación recibida.
 CLASES DE CARTAS U OFICIOS

❑Organizacionales: Se producen en el desarrollo de las

actividades de la organización.

❑ Oficiales: Se producen en las oficinas públicas y

organizaciones del Estado.

❑Personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas

se permite utilizar un lenguaje informal.
 PARTES DE LA CARTA
Código.
Lugar de origen y fecha de elaboración
Destinatario.
Asunto
Saludo
Texto
Despedida
 PARTES DE LA CARTA
Remitente y firmas responsables
Anexos
Copias
Transcriptor
Paginas subsiguientes
 MÁRGENES

Se recomienda los siguientes

márgenes.

➢ Superior entre 3 cm y 4 cm

➢ Inferior entre 2 cm y 3 cm

➢ Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

➢ Lateral izquierdo entre 3 cm y 4

cm
 ESTILOS

1 ) Bloque extremo

2) Bloque

3) Semibloque
 MEMORANDOS

Son comunicaciones
escritas que se utilizan para
transmitir información,
orientaciones y pautas entre
las dependencias locales,
regionales, nacionales e
internacionales y las líneas
de coordinación jerárquica
de la organización .
 RECOMENDACIONES

Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y

en modo impersonal o en primera persona del plural.
Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
 USOS DEL MEMORANDO

Informar sobre un hecho breve

Expresar necesidades.
Dar repuesta a una comunicación recibida.
Solicitar o remitir información, documentos u objetos.
Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias.
Hacer llamados de atención.
 PARTES DEL MEMORANDO
Denominación del documento
Código
Fecha
Destinatario y remitente
Asunto
Despedida
Remitente y firmas
 BIBLIOGRAFÍA

ICONTEC. (2009). GTC 185. En GTC 185(96). Bogotá:

ICONTEC.