PRESENTACIÓN DE TRABAJOS DE

GRADO MODALIDAD PASANTÍAS

Apoyo A La Secretaría De Hacienda En La Dependencia De Tesorería En La Alcaldía
Municipal de Ocaña Norte de Santander

DEXY KATERINE TORRADO GARNICA 221498

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONOMICAS

CONTADURIA PÚBLICA

Ocaña febrero de 2021

Apoyo A La Secretaría De Hacienda En La Dependencia De Tesorería En La Alcaldía

Municipal de Ocaña Norte De Santander

Dexy Katherine Torrado Garnica 221498

Juan Antonio Grecco Zuluaga

DOCENTE

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS

CONTADURÍA PÚBLICA

Ocaña febrero 2021

 1. Tabla de contenido
1. Apoyo A La Secretaría De Hacienda En La Dependencia De Tesorería En La Alcaldía …................................4
1.1 Descripción del sitio de pasantía…………………………………………………………………….4
1.1.1 Misión…………………………………………………………………………………………...4
1.1.2 Visión……………………………………………………………………………………………5
1.1.3 Descripción de la estructura organizacional…………………………………………………….6
1.2 Planteamiento del problema………………………………………………………………………....9
2. Objetivos de la Práctica…………………………………………………………………………….10
2.1 Objetivo General…………………………………………………………………………………....10
2.2 Objetivos Específicos……………………………………………………………………………....10
3. Conclusiones………………………………………………………………………………………..12
Referencias………………………………………………………………………………………………...12
 DELIMITACIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO EN LA EMPRESA

Nombre de la empresa: ALCALDIA DE OCAÑA

NIT: 8905011022

Teléfono: 56363000 EXT 168

Página web: https://ocananortedesantander.co

E-mail: secretariadehacienda@ocana-nortedesantander.gov.co

Dirección de correspondencia: Cra 12n 10-24 Palacio Municipal

Representante legal: Samir Peñaranda Casadiegos

Jefe Inmediato: Cesar Andrés Páez Gamba

Cargo: Auxiliar de secretaria de hacienda

Área de la empresa en la cual se realiza la práctica: Oficina de secretaria de hacienda Área de

tesorería y presupuesto
 1. Apoyo A La Secretaría De Hacienda En La Dependencia De

Tesorería En La Alcaldía Municipal

1.1 Descripción del sitio de Pasantía

Alcaldía Municipal de Ocaña Norte De Santander, se encuentra ubicada Carrera 12 No. 10 - 42 Palacio

Municipal, la cual está encargada de administrar los asuntos municipales y prestar los servicios públicos que

determine la ley. la secretaria de hacienda tiene como fin desarrollar la política fiscal que asegure la

financiación de los programas y proyectos de inversión pública contenidos en el Plan de Desarrollo Municipal,

la gestión integral y eficiente de los ingresos tributarios y rentísticos del Municipio. Y la tesorería municipal es

la encargada de planear, programar, coordinar, dirigir controlar y ejecutar los recaudos y pagos del Municipio;

manejar la deuda pública conforme a las normas y procedimientos vigentes.

1.1.1 Misión
De acuerdo al artículo 311 de la Constitución Política de Colombia, al Municipio de Ocaña como

“entidad fundamental de la división político- administrativa del Estado le corresponde prestar los servicios

públicos que determine la ley, construir las obras que demande el progreso local, ordenar el desarrollo de su

territorio, promover la participación comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes y cumplir

las demás funciones que tengan que le asignen la Constitución y las leyes
 1.1.2 Visión
Ocaña a 2023 se rige como un municipio líder en la región, incluyente, generador

de espacios de participación, equitativo, competitivo e innovador, en el respeto y la

tolerancia sean los principales valores en el camino hacia la construcción de paz y

desarrollo regional.

1.1.3 Objetivos de la empresa

Propender por el desarrollo económico y social del Municipio, para lograr el bienestar de la comunidad,

principalmente la población vulnerable, la niñez, el adulto mayor y las madres cabeza de familia. Administrar

con eficiencia y eficacia los recursos de la entidad territorial con el fin de lograr una óptima calidad de la

presentación de los servicios, teniendo en cuenta el marco legal, en concordancia con el plan de gobierno, las

políticas del plan de desarrollo municipal, departamental y nacional, con el ánimo de alcanzar el bienestar de la

población en general y mejorar su calidad de vida

1.1.4 Estructura organizacional

La estructura organizacional de la Alcaldía Municipal de Ocaña, está estructurada según el decreto 077

del 16 de junio de 2004. El Funcionario responsable de la Alcaldía de Ocaña es el señor Alcalde Municipal

SAMIR CASADIEGOS.
 1.1.5 Descripción de la estructura organizacional

Figura 1. Estructura Organizacional

 1.1Descripción de la dependencia área de Tesorería

La secretaria de hacienda es un departamento bastante extensa con varias dependencias a su cargo las

cuales son: (impuestos, presupuesto, tesorería, contabilidad, cobro coactivo) cuenta con la ayuda de un gran

personal contratado, por su extenso trabajo, ya que en esta área de la alcaldía se genera gran cantidad de

información financiera, manejada por todos estos departamentos que forman la secretaria de hacienda y así

facilitar los procesos de registro de las transacciones para el cumplimiento de la política fiscal del municipio y

el cronograma de actividades dispuestas a realizar durante el año fiscal.

1.2 Diagnóstico inicial de la dependencia asignada

El buen manejo y cumplimiento de las funciones en el Área de tesorería es fundamental para contribuir

en el buen desempeño de La Alcaldía Municipal De Ocaña, como Institución que brinda un buen servicio a la

comunidad.

La dependencia asume grandes responsabilidades con respecto a las actividades, programas y demás

tareas realizadas por parte del área en cuanto a la evaluación y rendimiento de la dependencia para el

cumplimiento de las metas u objetivos previstos. Inicialmente se identificaron las fortalezas, debilidades,

oportunidades y amenazas con las que cuenta el área de las cuales se ha analizado creando estrategias

empleando la Matriz DOFA.

 DOFA

Fortalezas - F Debilidades - D

1. Motivación por el crecimiento 1. Falta de recurso humano

Secretaria de hacienda de
en el área financiera y
la alcaldía de Ocaña N/S
presupuestal

2. Espacio adecuado para la 2. organización de archivo

realización de cada cargo.

3. Sistematización oportuna para 3. La información en ocasiones no es la

el buen desempeño de las que está registrada en el software

necesidades presupuestales

4. Conocimiento financiero 4. los límites de tiempo para la entrega

de cuentas o pagos se exceden de lo

estipulado

5. Talento humano capacitado. 5. falta Cobertura de información

contable
Oportunidades - O
1. Hay potencial en las
personas que ejecutan cada
cargo
2. Crecimiento continuo
3. impartir conocimiento por comunicación directa con los
medio de capacitaciones
4. Uso de las herramientas
tecnológicas.
5. buen análisis de las
situaciones efectuadas
Amenazas - A
1. Problemas de seguridad en
cuanto a la información de
cuentas
2. posibles cuentas en rojo
Estrategia - FO
1. Desarrollar un plan de mejora 1. Creación de cargo laboral para que
para el talento humano O1, O2,
F1, F2
2. Buscar otros espacios para
aumentar la efectividad del área
contable O5, O3, F5, F4
3. Nuevas interfaces de
usuarios y con los programas
financieros. O4, F3
Estrategia - FA
1. Esquemas de seguridad A1,F3
2. Continuar con las difusiones
Estrategia - DO
esté de apoyo a cualquier eventualidad
presupuestal. D1, O1
2.creación de plan de mejora para el
soporte contable físico D2, O2
3. verificación trimestral de soportes
físicos y tecnológicos en cuanto a las
cuentas manejadas por el área de
tesorería. D3, O3,O4
4. Comunicación continua entre los
empleados D5,05
5. verificación y clasificación de
pendientes presupuestales D4, O4
Estrategia - DA
1.Mejoramiento técnico del software
contable D3.A3
2. Penetrar y encontrar hallazgos de los
 de contenido financiero y movimientos bancarios D5, A2

presupuestal A2,F4

3. Contratar personal que esté en

capacidad de desempeñar las 3.Realización de calendario interno para

3. fallas en el TNS
labores y así estar al día con sus la sana en cuenta D1,D4, A5

actividades A3, F5

4. Fidelizar al empleado con el 4. Diseñar una propuesta que brinde

4. Falta de conciliaciones cargo que se le está otorgando seguridad a la información financiera

A4, F1, F2 D5, D2, A1

 1. Planteamiento del problema

La secretaria de hacienda es un departamento bastante extenso con varias dependencias a su cargo las

cuales son: (impuestos, presupuesto, tesorería, contabilidad, cobro coactivo) cuenta con la ayuda de un gran

personal contratado, por su extenso trabajo, además de esto le sumamos el apoyo laboral por parte de

practicantes o pasantes ya que en esta área de la alcaldía se genera gran cantidad de información financiera,

manejada por todos estos departamentos que forman la secretaria de hacienda y así facilitar los procesos de

registro de las transacciones para el cumplimiento de la política fiscal del municipio y el cronograma de

actividades dispuestas a realizar durante el año fiscal. El jefe inmediato delega al pasante que servirán de

apoyo en las funciones tales como: (clasificar pagos de empleados y proveedores, digitar una relación de los

pagos realizados a través del año fiscal, verificación y clasificación de las distintas cuentas bancarias, junto con

esto la realización de un informe de estado de las cuentas bancarias del municipio, revisión de registros

prediales, realización de relación en cuanto a los impuestos, organización física de las cuentas bancarias,

manejo de TNS en cuanto a conciliaciones bancarias, traslados y nómina ,registro de los ingresos propios y la

revisión de soportes contables física y digital) esta asignación de actividades es delegada para la agilizar el

trabajo correspondiente y poder cumplir con el cronograma.

 2. Objetivos de la Pasantía

3.1 Objetivo General

Apoyar el trabajo contable en el área de tesorería de la alcaldía de Ocaña Norte de Santander, con el

cargo de auxiliar contable asignado por el Tesorero Municipal en el primer periodo de 2021

3.2 Objetivos Específicos

● Mejorar el análisis de posibles sucesos durante el tiempo que se esté ejecutando el

trabajo de pasantía.

● Realizar un manejo adecuado a las cuentas Bancarias y una correcta digitación de la

información financiera para lograr la Organización de las cuentas bancarias en forma física y digital.

● Informes mensuales de las actividades planteadas en el Área de Tesorería.

● Difundir la información debidamente autorizada por el Jefe Inmediato en caso de ser

necesaria.
 3. Descripción de las actividades a desarrollar

En la tesorería municipal las actividades a desarrollar en el transcurso de la pasantía son el manejo de

las liquidaciones de seguridad social de empleados y pensionados de la nómina del municipio de Ocaña, la

verificación de los rubros presupuestales en el comprobante de egreso a la hora de realizar el respectivo pago

por los bancos correspondientes, estar al pendiente de las cuentas bancarias en el cual se realizarán los pagos

para evitar posibles rechazos de las transacciones. Realizar conciliaciones bancarias de las cuentas

municipales, organizar e informar novedades en cuanto a las cuentas conciliadas, ejecutar traslados requeridos

por el jefe inmediatos, Dar respuesta a derechos de petición, Apoyo a la realización de certificados en

retención en la fuente, contrarrestar toda información digital con la información física, mantener un orden y

confidencialidad contable, Recolectar la información requerida para los informes trimestrales y bimensuales

del sistema general de regalías, régimen subsidiado, así mismo estar en total disponibilidad para nuevas labores

que sean designadas por el jefe inmediato.


Objetivo General Objetivos Específicos
Mejorar el análisis de
posibles sucesos durante el
tiempo que se esté
ejecutando el trabajo de
pasantía
Apoyar el trabajo contable Realizar un manejo
en el área de tesorería de la adecuado a las cuentas
alcaldía de Ocaña Norte de Bancarias y una correcta
Santander, con el cargo de digitación de la información
auxiliar contable asignado financiera para lograr la
por el Tesorero Municipal Organización de las cuentas
en el primer periodo de bancarias en forma física y
2021 digital.
Informes mensuales de las
actividades planteadas en el
Área de Tesorería.
Difundir la información
debidamente autorizada
por el Jefe Inmediato en
caso de ser necesaria
Actividades a desarrollar en la empresa para
hacer posible el cumplimiento de los Obj.
Específicos
● Presentar informes de la información
procesada durante los meses que se esté
laborando para así tener mayor claridad y
obtener un conocimiento más profundo
del área en función.
● Ordenar los soportes contables realizados
como: libro auxiliar, conciliación y
extracto bancario por la fecha, hora y el
banco de igual manera organizar los oficios
pendientes y traslados para que así se
genere un orden y no se presenten retrasos,
de igual manera estos guardarlos en sus
respectivas carpetas con el Fin de tener un
orden en los documentos y en la oficina.
● Se realizará un esquema de cumplimiento
que ayudará al desempeño y la realización
de las actividades.
● Habrá disposición por parte del pasante
para cualquier tipo de labor asignada y
cualquier información que se débase
difundir con el fin de obtener un óptimo
desempeño.
 P-AC-CPS-001 Rev: D 27-10-2016

2. Conclusiones

Con la ayuda de Dios, realizará la pasantía en la secretaría de hacienda del municipio de Ocaña

en acompañamiento del tesorero del municipio Permitiendo enriquecer cada aprendizaje para tener un

buen desempeño en la vida laboral, adquiriendo buenas bases en cuanto al manejo del sector público de

Ocaña.

Referencias
http://www.ocana-nortedesantander.gov.co/tema/alcaldia